informaional al unei uniti economice. Barcelona Sagrada Familia Gaudi. 1 A. Sajin SI n turism 2 Planul: Planul leciei:
1. Noiune de sistem. Caracteristici. Clasificarea sistemelor. 2. Conceptul de informaie. Clasificarea informaiei. Informaia economic (IE), particulariti. IE utilizat n turism. 3. Sistem economic. Componente. 4. Sistem informaional. Definire, componente. A. Sajin SI n turism 3 1. Noiune de sistem. Tipuri de sisteme. Caracteristici. Sisteme economice. Caracteristici. Definiie (conform DEX): Ansamblu de elemente (principii, reguli, fore etc.) dependente ntre ele i formnd un tot organizat, care pune ordine ntr-un domeniu de gndire teoretic, reglementeaz clasificarea materialului ntr-un domeniu de tiine ale naturii sau face ca o activitate practic s funcioneze potrivit scopului urmrit. Definiie I . Sistemul este un ansamblu de elemente condiionate ntre ele sau de ctre un alt element. Definiie I I . Sistemul este un ansamblu de elemente ce se afl n anumit concordan ntre ele, care formeaz un tot ntreg i care funcioneaz pentru atingerea unui scop comun. A. Sajin SI n turism 4 1.2. Caracteristici: Orice sistem are urmtoarele caracteristici:
1. Intrri influena mediului extern asupra sistemului 2. Ieiri influena sistemului asupra mediului 3. Structur modul de organizare a sistemului 4. Stare gradul de organizare sau dezorganizare a sistemului la un moment anumit. A. Sajin SI n turism 5 A. Sajin SI n turism 6 I . Origine Sisteme naturale organismele vii Sisteme artificiale sunt create i funcioneaz doar datorit activitii umane
I I . Mod de funcionare Sisteme nchise nu permit modificarea structurii Sisteme deschise permit modificarea structurii
I I . Comportament Sisteme deterministe rezultatul activitii cunoscut de la bun nceput. Un sistem determinist este unul previzibil, stabil i complet cunoscut. Sisteme probabilistice - rezultatul activitii nu este cunoscut de la bun nceput. Aceste sisteme depind de careva intrri ce se pot schimba pe parcursul activitii sistemului. A. Sajin SI n turism 7 Intrrile reprezint resursele introduse n sistem din mediul extern, acestea urmnd a fi supuse unui proces de prelucrare (transformare).
Prelucrrile sau Procesul de transformare reprezint modificrile pe care sistemul le produce asupra intrrilor astfel nct s se ating scopurile pentru care sistemul a fost creat.
Ieirile reprezint produsele sistemului, rezultatele procesului de transformare a intrrilor, ele putnd s corespund ntr-o msur mai mare sau mai mic scopurilor sistemului. A. Sajin SI n turism 8 A. Sajin SI n turism 9 2. 1. Conceptul de date, informaii, cunotine. Rolul informaiilor n procesul de luare a deciziilor. Informaia red ntr-un mod specific imaginea realitii economico-sociale, fiind destinat funciei de gndire umane n vederea descifrrii semnificaiilor sale i transformarea ei prin intermediul factorului uman-decizional n decizii menite s regleze ntregul sistem condus. Conceptul de informaie reprezint o noiune de maxim generalitate care semnific o comunicare, o veste, o tire, un mesaj, un semnal etc. despre fapte, stri, obiecte, forme de manifestare a realitii care ne nconjoar. Datele reprezint elemente de intrare n procesul de prelucrare. Data este forma de reprezentare a informaiei prelucrate. Ea reprezint suportul formal al informaiei, concretizat n cifre, litere, simboluri. Datele pot fi de dou categorii: date primare culese special pentru scopul analizei sau rezultate din activitatea curent a firmei date secundare date preexistente n diferite surse de stocare i utilizate la un moment dat pentru obinerea unor informaii. Conform DEX, cunotinele reprezint totalitatea noiunilor, ideilor, informaiilor pe care le are cineva ntr-un domeniu oarecare. Cunotinele reprezint o nsumare a tuturor informaiilor dobndite ntr-un anumit domeniu, sau care se refer la un anumit obiect. Ele sunt elementele abstracte i individuale despre obiectele i domeniile lumii reale, nsuite i /sau dobndite.
Rolul informaiilor n procesul de luare a deciziilor decurge din doi factori pe care i deine informaia: Factorul regulator, care reiese din caracterul dinamic al conducerii, fapt care necesit un schimb permanent de informaii. Deoarece decizia i aciunea sunt interdependente, apare necesitatea unui flux informaional permanent n ambele sensuri (ascendent i descendent) pe baza cruia conductorul s poat aprecia corelaia dintre obiective i cheltuieli i s adopte msuri adecvate pentru reglarea activitii sistemului. Exemplu: ndeplinirea unui contract dintre furnizori i magazin);
Factorul catalizator, desfurarea unei activiti fiind determinat esenial de calitatea informaiilor primite. Informaiile pot declana desfurarea activitilor, mai ales dac calitatea informaiilor este la nlime, informarea se face la timp, informaiile vor fi prelucrate i vor fi transformate n timp real ca suport pentru luarea unei decizii.
A. Sajin SI n turism 10 Adevrata valoare a informaiilor este dat de msura n care acestea pot conduce la mbuntirea procesului decizional. Utilitatea informaiilor poate fi msurat n funcie de 4 caracteristici: 1. Relevana 2. Calitatea 3. Momentul de timp 4. Completitudinea 1. Relevana informaiilor. Informaiile sunt relevante dac rspund necesitilor factorilor decizionali. Informaiile relevante clarific ntrebrile decidenilor n diverse situaii cu care acetia se confrunt. 2. Calitatea informaiilor. Informaiile de calitate dispun de acuratee, validitate i ncredere. Ele reprezint o bun redare a realitii, calitatea informaiilor fiind un aspect critic al activitilor economice. 3. Actualitatea informaiei. Economia este un domeniu dinamic n care informaiile care nu mai sunt de actualitate pot conduce la decizii inadecvate sau total greite. 4. Completitudinea informaiei. Pentru luarea unor decizii corecte este nevoie ca managerii s dispun de ntreaga cantitate de informaii necesar. Absena unor informaii relevante pentru procesul decizional poate conduce la decizii eronate.
A. Sajin SI n turism 11 A. Sajin SI n turism 12 2.2. Informaia economic i particularitile ei. Particularitile IE utilizate n turism. Una dintre varietile cele mai importante ale informaiei este informaia economic (IE). Ea este tratat ca un instrument de dirijare a economiei naionale, a ramurilor ei i altor componente, inclusiv unitile social-economice. IE este prezent n toate activitile economice de la orice nivel al conducerii, ncepnd de la cea mai mic ntreprindere sau firm i terminnd cu nivelul rii.
Ea dispune de o serie de particulariti i anume:
este concomitent i obiect al prelucrrii i rezultatul ei;
nu poate fi dispersat de procesele economice pe care le descriu, astfel o anumit informaie economic este legat i caracterizeaz un anumit proces economic pentru o unitate concret;
forma de prezentare este de obicei numeric sau sub form de caractere, cu toate c n ultimii anii poate fi prezentat i sub form de imagini i sunet;
operaiile predominante care se efectueaz asupra informaiei economice sunt cele aritmetice i logice, deoarece natura IE este preponderent numeric;
rezultatele prelucrrii IE sunt reprezentate de obicei sub form de documente percepute uor de ctre om;
IE, att cea iniial, ct i care este prelucrat au volume considerabile. A. Sajin SI n turism 13
Clasificarea informaiei economice poate fi fcut dup mai multe criterii i anume:
1. Dup nivelul conducerii: informaii micro i macroeconomice;
2. Dup natur i destinaie: informaii necesare: lurii deciziilor de importan major sau deciziilor specifice; conducerii proceselor economice repetitive; ntocmirii periodice a rapoartelor, drilor de seam, etc. aprofundarea acestei clasificri evideniaz patru categorii principale de beneficiari. Prima conducerea superioar, a doua conducerea mijlocie, a treia conductorii nemijlocii ai produciei i a patra personalul operativ care elaboreaz informaiile;
3. Dup aciunile care le declaneaz: informaii de comand (sarcini concrete); de reglare (dispoziii, instruciuni); de cunoatere a volumului i nivelului activitii (informaii statistice, contabile); de prognoz i planificare;
4. Dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
5. Dup modul de definire: formale (reglementate) i ne formale, spontane;
6. Dup relaia cu mediul: interne i externe;
7. Dup direcia i sensul vehiculrii: informaii verticale(descendente i ascendente), orizontale i oblice;
8. Dup locul n timp: active, referitoare la activitatea curent; pasive referitoare la activitatea trecut i previzionale referitoare la activitatea n viitor. A. Sajin SI n turism 14
Particularitile IE utilizat n TSH.
Activitile desfurate n unitile turistice i hoteliere -i au specificul sau, fapt care determin anumite particulariti ale IE utilizate n aceste activiti. O descriere i o clasificare n literatura de specialitate nu exist, de aceea vom aduce careva particulariti eseniale evidente. Astfel, particularitile IE utilizat n TSH sunt:
Volumul informaiilor prelucrate este relativ (n dependen de mrimea USE), deoarece unele dintre activiti (venit, cheltuieli) sunt legate de SI n contabilitate; Spre deosebire de IE, mai ales cea contabil i financiar, n TSH poate predomina informaia textual, sub form de buclete, prospecte, afie sau alte tiprituri; Pentru activitatea de promovare sunt utilizate tehnici speciale de publicitate, care cer alte tipuri de informaii imagini statice sau n micare, sunete; Informaia rezultant n activitile desfurate n TSH poate fi nu neaprat sub form de documente pe hrtie, ca de obicei. Exemplu un site al hotelului; O importan deosebit se acord calitii informaiilor, care joac un rol decisiv la alegerea clienilor. Exemplu un prospect viu, calitativ este atractiv pentru turiti; n prelucrarea informaiilor legate de turism i activitatea hotelier sunt pe larg utilizate tehnologiile moderne, n primul rnd reelele de calculatoare,n special Internet-ul. A. Sajin SI n turism 15 3.1. Sistemul economic. Definire. Noiunea de sistem economic desemneaz un ansamblu de elemente interdependente, prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei entiti economice. Orice unitate social economic (ntreprindere de stat, firm, organizaie, etc.) reprezint un sistem economic. Sistemul economic are o serie de caracteristici: caracter complex reunete un tot unitar de factori ntre care se stabilesc multiple legturi datorit crora se realizeaz funcionalitatea ntreprinderii; caracter dinamic ntreprinderea i adapteaz necontenit activitatea sa sub impulsul progresului tehnico-tiinific, fiind receptiv la influenele din interior i din exterior; caracter probabilistic deoarece ansamblul ntreprinderii este supus unor factori aleatori care-i perturb echilibrul; are stabilitate dispunnd de mijloace materiale i financiare proprii, personal permanent de execuie i conducere, ntreprinderea este capabil s-i menin funcionarea ntre anumite limite; caracter cu reglare proprie permite ntreprinderii s-i organizeze singur activitatea, respectiv s se autoconduc, autofinaneze, autogestioneze i n felul acesta s se integreze n ansamblul economiei naionale; are o finalitate se concretizeaz n realizarea obiectivelor stabilite, prin fabricarea unor produse sau executarea unor lucrri/servicii, ceea ce presupune integralitatea elementelor componente i a obiectivelor pariale ale unitii.
Sistemele economice au careva particulariti, care le deosebesc de alte tipuri de sisteme:
Existena unor componente separabile pentru care pot fi stabilite scopuri funcionale distincte, dar care sunt subordonate scopului ntregului sistem;
Existena unor legturi funcionale interioare, tehnico economice (materiale, informaionale, financiare, etc. ) ntre diferitele componente ale sistemului, precum i a unor legturi cu mediul extern (cu alte sisteme);
Prezena n sistem a nor resurse, cum ar fi oamenii, echipamentelor, materialelor, prin care se asigur funcionarea sistemului.
16 A. Sajin SI n turism 3.2. Sistem economic. Componente. Conform structurii organizatorice i funcionale un sistem economic complex este compus din trei componente: Subsistemul de conducere; Subsistemul executiv sau de execuie; Subsistemul informaional. Subsistemul de conducere este format din factorii de decizie nsrcinai cu buna funcionare a sistemului economic, coordonarea i controlul activitilor astfel nct s fie realizate obiectivele stabilite. Subsistemul executiv sau de execuie este format din totalitatea structurilor organizatorice i procedurilor de procesare a resurselor materiale, financiare, umane, informaionale, prin care se realizeaz efectiv ieirile sistemului economic (bunuri, servicii). Subsistemul informaional (SIF) reprezint o legtur ntre subsistemul de conducere, subsistemul executiv i mediul extern, asigurnd culegerea datelor, prelucrarea i transformarea acestora n informaii, crearea fluxurilor i circuitelor informaionale transmiterea deciziilor, etc. 17 A. Sajin SI n turism 4.1. Sistem informaional. Definire. Sistemele informaionale au existat, ntr-o form sau alta, la toate treptele dezvoltrii societii omeneti, informarea constituind o condiie fundamental de realizare a oricrui proces de conducere. Un sistem informaional reprezint un ansamblu complex, alctuit din oameni, echipamente, programe, proceduri i activiti practice desfurate n compartimentele ntreprinderii, prin intermediul crora se elaboreaz i se folosesc informaiile. Altfel spus, sistemul informaional este o component a unui sistem economic care elaboreaz sau procur informaiile, le transform ntr-o form acceptabil de a fi utilizate la orice treapt a conducerii, transmite i prelucreaz deciziile, urmrete efectele acestora, att n timpul execuiei, ct i dup finalizarea acestora. 18 A. Sajin SI n turism Definiie: SI F poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei. 19 A. Sajin SI n turism Prin intermediul SIF se asigur o legtur permanent ntre subsistemul de conducere i cel de execuie n ambele direcii ale conducerii: de sus n jos i de jos n sus.
SI F prelucreaz i transmite deciziile de la sistemul de conducere la cel executiv i nregistreaz, prelucreaz i transmite informaiile despre starea i dinamica sistemului condus de la el spre sistemul de conducere. Structura unui sistem economic complex poate fi reprezentat n felul urmtor (figura 1.3.). 20 A. Sajin SI n turism Sistem de conducere Sistem informaional Sistem de execuie Obiective Raportri Resurse Bunuri, servicii Decizii
Decizii Informaii Informaii
Fig. 1.3. Structura unui sistem economic 21 A. Sajin SI n turism 4.2. SIF. Componente. Conform definiiei, SIF este alctuit din ase componente: Date Informaii Circuite informaionale Fluxuri informaionale Proceduri informaionale Mijloace de tratare a informaiilor 22 A. Sajin SI n turism Datele i informaiile reprezint componentele primare ale SIF, organic interdependente, de acea ele sunt abordate mpreun.
Potrivit opiniilor specialitilor, data reprezint descrierea cifric sau letric a unor aciuni, procese, fapte, fenomene, referitoare la organizaie sau la procese din afara ei, care se refer la managementul acesteia.
Unele date prelucrate au caracter de informaii.
Din punct de vedere al managementului, prin informaie desemnm acele date care aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct i indirect organizaia respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor organizaiei respective[3].
Partea preponderent a informaiilor din cadrul SIF sunt informaiile economice.
Unele informaii au un coninut decizional, lund forma unor decizii. 23 A. Sajin SI n turism Utilizarea informaiilor n procesele decizionale i de execuie a unitilor social-economice implic ajungerea lor la adresat sau la beneficiarul de informaii, adic este necesar un circuit informaional.
Prin circuit informaional desemnm drumul (traseul) pe care l parcurge o informaie sau o categorie de informaii ntre emitor i destinatar. Circuitul informaional poate fi caracterizat prin anumite caracteristici: Lungime Vitez de deplasare Fiabilitate Cost De menionat, c anume lungimea circuitelor informaionale i debitul lor (cantitatea de informaii ce poate fi transportat ntr-o unitate de timp prin circuit informaional) determin gradul de funcionalitate i eficacitate a SIF.
Caracteristica organizaiilor moderne este folosirea ntr-o proporie din ce n ce mai mare a circuitelor informaionale electronice, bazate pe calculatoare i telecomunicaii. 24 A. Sajin SI n turism Fluxurile informaionale reprezint informaia sau categoria de informaii care este vehiculat ntre emitor i destinatar pe circuitul informaional. Clasificare fluxuri informaionale: 1. Dup locaie: Interne (vehiculeaz informaii doar n cadrul USE) Externe (vehiculeaz informaii ntre USE i mediul extern) Exemplu: Catedra CIE Catedra Statistic Contabilitate ASEM Contabil ef ASEM Flux informaional intern Inspectoratul fiscal de stat Filiala Centru Filiala Botanica Filiala Rcani Filiala Ciocana Flux informaional extern 25 A. Sajin SI n turism
2. Direcia de vehiculare: Orizontale (se stabilesc ntre posturi i compartimente situate pe acelai nivel ierarhic);
Verticale (se stabilesc ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care exist relaii de subordonare nemijlocit);
Oblice (se stabilesc ntre posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care nu exist relaii de subordonare nemijlocit). Exemple: Direcia sintez, diseminare a informaiei i relaii cu publicul Direcia statistica macroeconomic Secia cercetri prin sondaj Flux informaional intern orizontal 26 A. Sajin SI n turism Flux informaional extern oblic Flux informaional extern vertical Ministerul Educaiei i Tineretului ASEM USM UTM UMF ASEM VictoriaBank Inspectoratul Fiscal de Stat BNS 27 A. Sajin SI n turism
3. Dup frecvena producerii:
Periodice (se repet la anumite intervale (trimestru, lun, etc.)
Ocazionale (se stabilesc cu o frecven aleatoare)
Exemplu: Flux periodic - Transmiterea sptmnal a datelor privind volumul produciei din secii la inginerul ef
Flux ocazional - Transmiterea informaiei managerului general despre blocarea contului la banc 28 A. Sajin SI n turism Prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc:
modalitile de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare i arhivare a unei categorii de informaii, cu precizarea operaiilor de efectuat i a succesiunii lor, a suporturilor, formulelor, modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.
Procedurile informaionale din organizaiile moderne prezint un set de caracteristici prezentate n figura 1.4. 29 A. Sajin SI n turism Caracteristici Detaliate Sofisticate Formalizate Informatizate Operaionale Economice 1 2 3 4 5 6 Fig. 1.4. Caracteristicile procedurilor informaionale moderne 30 A. Sajin SI n turism Mijloace de tratare a informaiilor sunt n cadrul SIF, mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor sau reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performanele tehnice i funcionale ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz ntr-o msur apreciabil performanele SIF. Caracteristic perioadei de fa este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informaiilor, care se mpart n trei categorii: Mijloace manuale (instrumente clasice (stilou, pix, creion), main de calcul manual); Mijloace mecanizate (echipamente mecanografice (main cu cartele perforate, maini de cas, main de dactilografiat) pe cale de dispariie; Mijloace automatizate (PC, servere). 31 A. Sajin SI n turism SIF asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate mijloacele de care dispune. n funcionarea unui SIF coninutul i calitatea informaiilor poate fi afectat de o serie de erori i anume: Filtrajul modificarea intenionat a informaiei, nainte ca ea s ajung la destinaie; Distorsiunea - modificarea neintenionat a coninutului informaiilor pe parcursul circuitelor informaionale; Redundana nregistrarea repetat a unora i acelorai informaii sau a unor informaii cu caracter asemntor; Suprancrcarea canalelor de informaii, volumul prea mare de informaii care este transmis nu pentru nivelul respectiv de conducere. 32 A. Sajin SI n turism
Aplicaie Identificai n cadrul firmei n care lucrai sau pe care o cunoatei, trei categorii distincte de date i informaiile care pot fi obinute n urma prelucrrii acestor date. Date Informaii
33 A. Sajin SI n turism Exemple 1. Un ntreprinztor caut informaii cu privire la preul produselor de mobilier pe o pia internaional. Printre altele el afl c preurile la aparatele electrocasnice sunt foarte sczute ntr-o anumit ar. Aceast informaie este irelevant ntruct preul electrocasnicelor nu fcea obiectul cercetrii sale. 2. Dac n cadrul unei cercetri de marketing se ajunge la concluzia c procentul celor care cumpr produsele unei firme poate lua valori ntre 25% i 70%, informaia are o calitate sczut ntruct eroarea de estimare a rezultatelor este foarte mare. 3. Un investitor la burs afl c sptmna trecut s-a vndut pachetul majoritar de aciuni la o firm important, ceea ce ar putea genera o scdere a valorii aciunilor acesteia la burs. Aceast informaie nu mai este de actualitate ntruct preul aciunilor este posibil s fi sczut deja. 4. Un productor afl c produsele similare cu ale sale se vnd foarte bine pe o pia internaional, ns el nu cunoate faptul c pentru respectivele produse taxele vamale au un nivel foarte ridicat. O astfel de informaie este incomplet. 34 A. Sajin SI n turism