-MODEL-

ANEXA

DM - PM - 1 Editie … Revizie ….

PROCEDURA
CONTROLUL DOCUMENTELOR
Data aprobarii                     …………..
Data emiterii                       …………..
Data intrarii în vigoare       ……………

                                                                                                         Controlul difuzarii

         Nr. exemplare listate.____

                                                                                                  Exemplar nr.____

Nivel decizional Functia Numele Nivel de Data Semnatura

 autoritate
Directia de Metodologie Responsabilul
Calitatii Elaborare
Economist
Directia de Metodologie Sef serviciu Verificare

Directia de Metodologie Director Verificare

executiv
Unitatea Managementul Director Avizare
Calitatii Totale executiv SMQ
Directia Juridica Director Avizare de
executiv legalitate
Unitatea de protecţie şi Director Avizare
securitate executiv
Unitatea de Conformitate Director Avizare de
executiv conformitate
Managementul la cel mai Vicepresedinte Avizare
inalt nivel executiv
Comitetul executiv Secretar general
Aprobare

Cuprins :

Capitolul 1. Dispozitii generale………………………………………………

1.1. Scopul procedurii……………………………………………….…………
1.2.Cadrul general de desfasurare a procesului………………….………
1.3. Domeniul de aplicare………………………………………………….….
1.4. Definitii si abrevieri……………………………………………………….
1.5. Documente de referinta………………………………………………….

Capitolul 2. Obiectivele procesului………………….………………………

Capitolul 3. Fluxul activitatilor / etapelor procesului………….…………

Capitolul 4. Indicatori de performanta…………………………..…………

Capitolul 5. Metode de masurare a indicatorilor………………….………

Capitolul 6. Dispozitii finale…………………………….…….………………

Capitolul 7. Anexe

Anexa 1 ………………………………………………………..………..………..
Anexa 2 ………………………………………………………………..…..……..
Anexa 3 …………………………………………………………………………..
Anexa 4…………………………………………………………………………...
Anexa 5……………………………………………………………………………

Capitolul 1. DISPOZITII GENERALE

1.1. Scopul procedurii

Scopul procedurii este de reglementare a modului de elaborare unitara a documentelor si de
mentinere in conformitate cu reglementarile interne si externe în vigoare.

1.2. Cadrul general de desfasurare a procesului

Clauza 4.2.3. din Standardul SR EN ISO 9001:2001.
Clauza 4.4.5 din standardul OHSAS 18001:2004

1.3. Domeniul de aplicare

1.3.1. Procedura controlul documentelor se aplica în cadrul tuturor structurilor organizatorice

din administratia centrala si unitatile teritoriale.
1.3.2. Responsabilul procesului este Directorul executiv al Direcţiei de Metodologie.
Responsabilitati pentru desfasurarea operatiunilor revin persoanelor implicate in procesul
descris, potrivit limitelor de autoritate aprobate, atributiilor prevazute in Regulamentul de
Functionare si fisa postului, precum si matricei responsabilitatilor.

1.4. Definitii si abrevieri

Controlul documentelor conform standardelor de management adoptate reprezintă:

-a aproba documentele pentru adecvare de către personal autorizat, înainte de emitere,
a analiza, a actualiza, daca este cazul, şi a reaproba documentele, a se asigura ca sunt
identificate modificările şi stadiul revizuirii curente ale documentelor, a se asigura ca
versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare
pentru funcţionarea eficace a SMI, a se asigura ca documentele raman lizibile şi identificabile
cu uşurinţă, a se asigura ca documentele de provenienţa externă sunt identificate şi distribuţia
lor este controlata, a preveni utilizarea documentelor perimate şi a le aplica o identificare
adecvată dacă sunt pastrate indiferent în ce scop.

Documente: informatii împreuna cu mediul lor suport; acte scrise care atesta un fapt
(dispozitie, prevedere, informatie), confera sau recunosc un drept

Documente disponibile: documente care pot fi gasite, consultate, accesate in scopul

obtinerii cu maxima operativitate a informatiilor necesare

Documente conforme: documente care respecta cerintele standardelor ISO si ale

documentelor de reglementare interne si externe

Documente perimate: documente ale caror informatii nu mai corespund reglementarilor

interne si externe in vigoare sau practicilor in domeniu ori cerintelor pietei, devenind
inaplicabile

Documente externe: documente de reglementare emise de catre BNR si/sau alte autoritati
de reglementare

A mentine documente: a urmari difuzarea, multiplicarea, pastrarea, aplicarea, imbunatatirea

documentelor prin revizii, abrogare si arhivare

Entitate functionala din administratia Centrala - departament/directie

generala/directie/unitate
Initiator: persoana din cadrul unitatilor teritoriale sau entitatilor functionale din administratia
centrala care propune argumentat, emiterea unui nou document de reglementare sau
modificarea/completarea celor existente sub aspect procedural sau a modului de operare.

1.4.2. Abrevieri

CC - Coordonatorul Calitatii
DM - Directia de Metodologie
DM-SAM - Directia de Metodologie-Serviciul Avize Metodologice
DJ - Directia Juridica
DE - Directia Economica
RC - Responsabilul Calitatii
PM - procedura - proces de management
SMI- Sistem de management integrat
SMSSM - Sistem de management al securităţii şi sănătăţii în muncă
SSM-DORU - compartimentul Securitate, Sănătate în Muncă din cadrul Direcţiei de
Organizare şi Resurse umane
SMQ - Sistem de management al calitatii
MCT -  Unitatea Managementul Calitatii Totale
I1 - Indicator de performanta
UPS - Unitatea de protecţie şi securitate
UC - Unitatea de Conformitate

1.5. Documente de referinta

1.5.1. SR EN ISO 9000:2001

1.5.2. SR EN ISO 9001:2001
1.5.3. Manualul Sistemului de Management al Calitatii
1.5.4. Ghidul de elaborare a procedurilor
1.5.5. Procedura proiectarea, implementarea si functionarea SMQ: MCT- PM -….
1.5.6. Procedura privind protectia informatiilor clasificate-clasa de  secretizare - secret de
serviciu: PU…
1.5.7. Politici pentru securitatea informatiei
1.5.8. Norma tehnica de arhivare
1.5.9. Legea nr. 24/2000 privind normele de tehnica legislativa pentru elaborarea actelor
normative, republicata
1.5.10. Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare
1.5.11. Actul Constitutiv
1.5.12. Regulamentul de Functionare
1.5.13. Procedura   privind protecţia informaţiilor cu caracter restricţionat : UPS - PU …..

Capitolul 2. OBIECTIVELE PROCESULUI

2.1. Asigurarea mentinerii si administrarii corespunzatoare a documentelor in vigoare si

eliminarea posibilitatilor de utilizare a celor perimate.

Capitolul 3. FLUXUL ACTIVITATILOR/ETAPELOR PROCESULUI

In conformitate cu SMQ documentele utilizate se clasifica in documente de reglementare si
de planificare, conform anexei nr. 3.

3.1. Documentele de reglementare interna/externa

3.1.1. Necesitatea elaborarii unui document de reglementare interna

Necesitatea elaborarii unui document se impune: (i) ca urmare a solicitarii de catre clientii
interni/externi a unor produse/servicii noi si a imbunatatirii produselor /serviciilor existente
sau renuntarii la unele dintre cele existente, a imbunatatirilor procedurale sau a modului de
operare prin aplicatii informatice in conformitate cu strategia de afaceri , precum si a
cerintelor de eficientizare a procesului de control; (ii) ca urmare a aparitiei unor reglementari
legale care determina modificarea reglementarilor proprii existente; (iii) datorita evolutiei
practicilor in domeniu sau a cerintelor pietei; (iv) aparitiei de noi tehnologii etc.
3.1.1.1. Elaborarea unui nou document de reglementare se poate face si in baza unor cereri
adresate entitatii functionale elaboratoare / responsabilului de proces prin formularul "Cerere
de optimizare a activitatii ” completat de catre initiator, pe suport electronic, cuprins in Anexa
nr. 5 la prezenta procedura. Entitatea functionala elaboratoare / responsabilul de proces
analizeaza propunerile primite si transmite solicitantului raspunsul la cererea sa.

3.1.2. Planificarea elaborarii unui document presupune:

3.1.2.1. Stabilirea persoanei/echipei responsabile care participa la elaborarea documentului; in
functie de complexitatea procesului supus reglementarii, pot fi stabilite si echipe
multidisciplinare.
3.1.2.2. Stabilirea termenelor aferente elaborarii documentului, avizarii si aprobarii, precum si
data emiterii, data intrarii în vigoare.
3.1.2.3. Stabilirea formei documentului si a textului, in conformitate cu prevederile
reglementarilor interne in domeniu: Ghidul de elaborare a procedurilor, Circulara ….,
Manualul de identitate vizuala .

3.1.3. Elaborarea efectiva a unui proiect de document si stabilirea domeniului de aplicare

3.1.3.1. Documentele trebuie sa fie redactate intr-un limbaj specific, concis, clar si precis,
care sa excluda orice echivoc si sa instituie reguli necesare si suficiente, care sa conduca la o
cat mai mare stabilitate si eficienta legislativa . Enumerarile in textul documentelor de
reglementare se realizeaza cu cifre arabe, in continuare, de la inceputul documentelor pana la
sfarsitul acestora. La enumerarile in cadrul unui articol/ punct/alineat se utilizeaza de regula
literele alfabetului romanesc si nu liniute sau alte semne grafice.

3.1.3.2. Elaborarea documentelor de reglementare trebuie sa fie precedata, in functie de

importanta si complexitatea acestora, de o analiza in scopul cunoasterii domeniului
reglementat  (scop si obiective, aspecte tehnice, cerinte ale pietei, practici in domeniu ale
concurentei, prevederi legale in vigoare, inclusiv ale reglementarilor interne conexe sau care
s-au aplicat pentru procesul respectiv si urmeaza, dupa caz, a fi abrogate, inlocuite,
completate sau modificate etc.).

3.1.3.3. La elaborarea documentelor nu se vor institui aceleasi prevederi, cu formulari identice

sau diferite, in aceeasi reglementare interna ori in doua sau mai multe reglementari interne.
3.1.3.4. In capitolul “Dispozitii finale”, trebuie precizat daca documentul abroga, inlocuieste,
completeaza sau modifica un alt document propriu in vigoare, mentionandu-se detaliat
prevederile care se abroga, inlocuiesc, completeaza sau modifica.

3.1.4 Transmiterea de observatii si propuneri la proiectul de document

3.1.4.1. Proiectul de document se transmite pe suport electronic la entitatile direct implicate în
procesele aferente domeniului reglementat si, in functie de importanta si complexitatea
proceselor, la o zona pilot de utilizatori, respectiv unitati bancare teritoriale reprezentative
pentru procesul in cauza.
Entitatile functionale elaboratoare pot prezenta pe Intranet proiecte de documente de
reglementare pentru obtinerea de propuneri concrete de la un numar cat mai mare de
utilizatori, cu precizarea termenului maxim de transmitere pe suport electronic a acestor
propuneri.
3.1.4.2. Pentru exprimarea punctului de vedere, in scopul obtinerii avizului de specialitate,
proiectul documentului de reglementare se transmite la DM, DJ si in functie de prevederile
Ghidului de elaborare a procedurilor si Ghidului de elaborare al regulamentelor, se vor
solicita avizele de specialitate si altor entitati functionale din administratia centrala.
3.1.4.3. Observatiile si propunerile facute la proiectul de document trebuie sa fie transmise pe
suport electronic la entitatea functionala elaboratoare intr-un termen de maxim 7 zile
lucratoare in cazul normelor si procedurilor, editie noua, respectiv maxim 5 zile lucratoare
pentru revizii (inclusiv in cazul elaborarii circularelor /scrisorilor circulare), fiiind inscrise
direct pe textul documentului respectiv, cu caractere/culori diferite, si/sau transmise cu adresa
(electronic).

3.1.5. Entitatea functionala elaboratoare modifica proiectul de document cu propunerile

primite si realizeaza forma finala a acestuia.

3.1.6. Avizarea si aprobarea proiectului de document

3.1.6.1. Forma finala a proiectului de document, inainte de emitere, pentru adecvarea acestuia,
se supune de catre entitatea functionala elaboratoare nivelelor decizionale de avizare si
aprobare in functie de tipul documentului elaborat. Fisele de produs/serviciu, dupa aprobarea
lor potrivit nivelelor decizionale stabilite, vor fi semnate de catre Vicepresedintele executiv
coordonator al entitatii functionale elaboratoare.
3.1.6.2. Data intrarii in vigoare a documentului se stabileste in functie de data emiterii (data
emiterii reprezinta data inregistrarii in Registrul unic de evidenta a documentelor interne de
reglementare). Data intrarii in vigoare a documentului se stabileste intr-un termen care sa
asigure timpul necesar pentru transmiterea, prelucrarea documentului de catre utilizatori si
aplicarea acestuia incepand cu data intrarii in vigoare, evitandu-se totodata si intarzierile in
punerea in practica.
3.1.6.3. Documentele de reglementare, in original, aprobate se parafeaza spre neschimbare pe
fiecare pagina de catre DJ. Responsabilitatea prezentarii documentelor de reglementare la DJ
pentru parafare revine entitatii functionale elaboratoare.
3.1.6.4. In functie de importanta si complexitatea proceselor, procedurilor sau sistemelor,
care implica inclusiv schimbari IT, documentele se pot testa pe o zona pilot de utilizatori,
respectiv unitati teritoriale reprezentative pentru procesul in cauza.
Dupa aprobarea conform nivelelor de autoritate stabilite prin reglementarile interne si/sau
reglementarile externe in vigoare, documentul se inregistreaza la DM-SAM, primind numar
din Registrul unic de evidenta a documentelor interne de reglementare, care se aloca pe
categorii de documente si care constituie elementul unic de identificare al documentului
respectiv. Dupa inregistrare, exemplarul original al documentului, avand rol de martor, se
pastreaza la DM-SAM in „arhiva documentelor de reglementare interna ”. In aceasta arhiva se
pastreaza si documentele prin care s-au efectuat revizii ale editiilor anterioare.

3.1.7.  Difuzarea electronica a documentelor de reglementare interna

3.1.7.1. Difuzarea documentelor de reglementare interna in entitatile functionale din
administratia centrala si in unitatile teritoriale se va face numai electronic, prin intermediul
aplicatiei informatice specializate in domeniul legislativ EUROLEX, modulul Acte interne,
utilizata in acest scop.
3.1.7.2. In acest sens, entitatea functionala elaboratoare din administratia centrala va transmite
catre DM-SAM, fisierul cu documentul de reglementare interna pe suport electronic.
Introducerea fisierelor in aplicatia informatica specializata se va face de catre persoanele
desemnate prin fisa postului cu actualizarea documentelor de reglementare interna din cadrul
DM-SAM.
In cazul elaborarii unei revizii, entitatea functionala elaboratoare va transmite atat fisierul
continand revizia aprobata, cat si forma actualizata a documentului de reglementare interna, in
care sunt marcate cu culoarea rosie paragrafele revizuite.
3.1.7.3. Entitatea functionala din administratia centrala elaboratoare a reglementarii isi asuma
responsabilitatea privind identitatea de continut a fisierului pe suport electronic cu
documentul pe suport hartie aprobat, fiind obligata sa transmita si informatii privind data
aprobarii, emiterii si intrarii in vigoare a documentului respectiv.

3.1.8. Consultarea si utilizarea documentelor de reglementare interna

3.1.8.1. Accesul la documentele de reglementare interna existente in aplicatia informatica
EUROLEX, modulul Acte interne, se face prin intermediul Intranet-ului.
3.1.8.2. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala,
precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din 
sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale, vor avea ca atributie in fisa postului, controlul
documentelor de reglementare interna, in vederea luarii masurilor care se impun pentru
cunoasterea de catre personalul din subordine a reglementarilor interne.
3.1.8.3. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala,
precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din 
sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale sunt obligati sa isi activeze, pentru fiecare zona
de interes, sistemul automat de atentionare al aplicatiei Intranet, pentru a fi atentionati
despre actualizarea documentelor de reglementare interna printr-un mesaj e-mail transmis
automat de catre aplicatia Intranet.
3.1.8.4. Directorii executivi adjuncti din entitatile functionale din administratia centrala,
precum si directorii executivi adjuncti/directorii executivi financiari/contabilii sefi din 
sucursalele judetene/SMB/unitati teritoriale au obligatia:
3.1.8.4.1. Sa informeze imediat personalul din subordine despre reglementarile aparute;
3.1.8.4.2. Sa stabileasca utilizatorii, care trebuie sa consulte si sa cunoasca aceste reglementari
in vederea aplicarii lor;
3.1.8.4.3. Sa dispuna listarea documentelor de reglementare interna, doar in situatii
deosebite. In aceste cazuri, controlul documentelor se va efectua prin intocmirea unei liste
de difuzare (anexa 4) in cadrul fiecarei entitati functionale/unitati teritoriale;
3.1.8.4.4. Sa interzica copierea documentelor de reglementare interna pe suport
electronic.
3.1.8.5. Utilizatorilor le revine obligatia de a consulta documentele de reglementare interna
din aplicatia informatica, asigurandu-se totodata ca acestea nu sunt perimate, prin consultarea
rubricii „Starea actului selectat” (abrogat, modificat etc.).
3.1.8.6Compartimentul SSM-DORU analizează aplicabilitatea noilor acte normative în
domeniul sănătăţii şi securităţii în muncă, actualizează lunar Registrul legislativ SSM şi după
caz, documentele specifice SMSSM, care după aprobare, sunt transmise electronic/pe suport
hârtie conducerii şi responsabilului cu protecţia muncii din sucursale, spre aplicare.

3.1.9. Revizuirea/reeditarea documentelor de reglementare interna

3.1.9.1. Avand in vedere modificarile intervenite in legislatie, tendintele pietei sau alte
cerinte, documentele de reglementare interna (proceduri, manuale, norme, regulamente,
ghiduri, fise de produs) trebuie sa fie revizuite periodic sub aspect procedural sau al modului
de operare prin aplicatiile informatice utilizate; in acest scop se stabileste persoana/echipa
responsabila pentru actualizarea documentului; daca modificarile asupra documentului  sunt
mai mari de 50% este necesar sa se intocmeasca o noua editie. In cazul celorlalte documente
de reglementare (circulare, scrisori circulare) modificarea, completarea, inlocuirea, abrogarea
unor prevederi ale acestora se va face prin acelasi tip de documente de reglementare.
3.1.9.2. Indiferent de mediul lor suport, pe prima pagina a documentelor abrogate se inscrie
cuvantul „PERIMAT”, cu culoarea rosie, pentru prevenirea utilizarii neintentionate a
documentelor perimate si a le aplica o identificare adecvata.

3.1.9.2.1. Mentiunea „PERIMAT” se inscrie pe documentul respectiv, in aplicatia informatica

de catre persoanele responsabile din cadrul DM-SAM la data intrarii in vigoare a
documentului care abroga actul in cauza;
3.1.9.2.2. In cazul documentelor de reglementare interna listate in cadrul unitatilor teritoriale,
directorii executivi adjuncti/ directorii executivi financiar/ contabilii sefi din entitatile
functionale din administratia centrala/SMB/unitati teritoriale au obligatia sa dispuna masuri
pentru inscrierea corespunzatoare a mentiunii „PERIMAT” pe documentele respective. In
cazul unitatilor teritoriale care nu au prevazute in organigrama functiile mentionate anterior,
responsabilitatea privind dispunerea de masuri pentru inscrierea corespunzatoare a mentiunii
„PERIMAT” pe documentele respective revine directorilor executivi adjuncti/directorilor
executivi financiari/contabililor sefi din sucursalele coordonatoare.
3.1.9.3. Elaborarea unei noi revizii/editii a documentului se poate face si pe baza cererilor de
modificare, prin completarea formularului din Anexa nr. 5 la prezenta procedura transmisa
electronic entitatii functionale elaboratoare / responsabilului de proces.
3.1.9.4. Se stabileste responsabilul pentru analiza si aprobarea cererii de modificare si
responsabilul pentru efectuarea modificarilor aprobate; se va transmite solicitantului raspuns
la cererea sa.

3.1.10. Obligativitatea respectarii conditiilor de securitate a documentelor in conformitate cu

regulile privind pastrarea, modificarile neautorizate, multiplicarile neautorizate, virusi,
incendii sau furtul documentelor în timpul utilizarii acestora stabilite prin Politicile pentru
securitatea informatiei si alte reglementari interne in domeniu.
3.1.10.1. In cazul unor reglementari cu caracter deosebit (respectiv incadrate in clase de
restrictionare superioare celei de “proprietate”), acestea nu se vor introduce in aplicatia
informatica specializata destinata documentelor de reglementare interna. In astfel de cazuri, in
Nota de fundamentare, entitatea functionala elaboratoare din administratia centrala va inscrie
modalitatea de difuzare a documentului.
3.1.10.2. Directia de Metodologie transmite documentele de reglementare interna si
amendamentele la acestea, pe suport hartie, la Banca Nationala a Romaniei, in conformitate
cu prevederile art. 54 din Legea nr. 58/1998 privind activitatea bancara si ale art. 29 din
Normele BNR nr. 11/2004.

3.1.11. Conditiile de arhivare trebuie sa respecte reglementarile legale in vigoare in domeniul

arhivarii si Normele tehnice de arhivare.
 
3.2. Documentele de planificare
Elaborarea, aprobarea, gestionarea si utilizarea documentelor de planificare se realizeaza in
conformitate cu reglementarile interne .

Capitolul 4. INDICATORI DE PERFORMANTA

          Nr. neconformitati clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-rezolvate

I1   = -------------------------------------------------------------------------------------------    x 100
       Nr. neconformitati clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-identificate
          Nr. observatii clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-rezolvate
I2   =        --------------------------------------------------------------------------------------    x 100
       Nr. observatii clauza 4.2.3 inregistrate in audituri-identificate

Frecventa de masurare:
- anual la nivelul DM pe baza auditurilor interne si de terta parte ale calitatii.

Capitolul 5. METODE DE MASURARE A INDICATORILOR

Indicatorii se monitorizeaza pe baza Registrului ON-LINE de corectii si actiuni corective

(pentru neconformitati) si a Registrului ON-LINE de actiuni preventive din Intranet (pentru
observatii).

Capitolul 6. DISPOZITII FINALE

6.1. Prezenta procedura abroga procedura manageriala Controlul documentelor DM - PM

… Editie …. Revizie …. si fisa de proces Asistenta metodologica DMMR - FPS .. Editie
..Revizie….
6.2. In cazul in care o prevedere a prezentei proceduri este modificata /completata/abrogata de
o dispozitie legala, se vor aplica dispozitiile acesteia din urma.

Capitolul 7. ANEXE
7.1 Anexa 1 - Logigrama
7.2 Anexa 2 - Matricea responsabilitatilor
7.3 Anexa 3 - Clasificarea documentelor
7.4. Anexa 4 - Lista de difuzare
7.5. Anexa 5 - "Cerere de optimizare a activitatii "

PRESEDINTE

          
Anexa 1/Procedura

LOGIGRAMA
 Anexa
2/Procedura

                                         MATRICEA RESPONSABILITATILOR                                                     

Activitatile din Directori Sef Pers. Persoana Directori ex. Sef serviciu Personal Comitet Client
cadrul ex. din serv Exec. desemnat adj/ unitate executie Executiv intern
procesului Entitatea Entitate Entit. a DM- directori Ex. teritoriala unitate
(conform funct. funct. funct. SAM Financiari/ teritoriala
etapelor din Contabili sefi
logigrama)

1. Identificarea I I I I I I I I
necesitatii
elaborarii unui
document de
reglementare

2. Planificare         P
emitere
document

3. Elaborare V El
proiect
document

4.Ancheta PE PE
proiect
document

5. Revizuirea V EL V V EL
proiect
document

6. Avizarea si AV Ap
aprobarea 
documentelor

7. Difuzarea D Int.; D
electronica a
documentelor

8.consultarea  C;PE;A C;PE C;P C; C;PE;A C;PE C;PE C

si utilizarea E
documentelor
de
reglementare
interna de catre
utilizatori

9. Revizuirea V V El V V El
reeditarea
documentelor

10. Securitatea S S S S S S S S S
documentului

11. Arhivarea E E
documentului

Legenda:A-dispune accesul la fis;C-consultare;D-difuzeaza;E-executa;El-elaboreaza;

PE-primestespreexecutie;Ap-aproba;Av-avizeaza;S-securitate doc.;I-identifica;V-verifica;
Int-introduce;P- planificare                                     

                                      
Anexa 3/Procedura

Clasificarea documentelor utilizate in cadrul organizatiei

1. in functie de provenienta:
1.1 documente externe
1.1.1 reglementari legale (nationale si internationale)
1.1.2 corespondenta cu clientii externi
1.1.3 sesizari, reclamatii ale clientilor externi
1.2 documente interne
1.2.1. documente de reglementare
1.2.1.1. documente de management (Statut, Hotarari, Ordine ale Presedintelui, Manual);
1.2.1.2. documente de organizare (RF, RI, Regulamente, Contractul colectiv de munca, state de personal, norme
de munca, coduri)
1.2.1.3. documente de reglementare in domeniul sistemului de management al calitatii (proceduri manageriale);
1.2.1.4. documente de reglementare a activitatii specifice (norme, manuale, ghiduri, proceduri, circulare, scrisori
circulare, fisele de produs)
1.2.2. documente de planificare
1.2.2.1. strategia
1.2.2.2. bugetul de venituri si cheltuieli
1.2.2.3. politici
1.2.2.4. planuri
1.2.3. inregistrari

2. in functie de mediul suport:

2.1. pe suport de hartie
2.2. pe suport electronic (inclusiv e-mail, modem etc.)
2.3. pe suport magnetic (dischete, CD, casete audio-video etc.)
2.4. pe suport optic, telecomunicatii (fax, telex, Swift etc.)

3. in functie de scopul utilizarii:

3.1. informare
3.2. raspuns
3.3. reglementare
3.4. evidenta
3.5. planificare

4. dupa posibilitatea modificarii:

4.1. revizuibile
4.2. nerevizuibile

5.  dupa gradul de acces:

5.1 documente secret de stat
5.2 documente secret de serviciu
5.3 documente secret profesional
5.4 documente nesecrete

6. Dupa clasa de clasificare a informatiei cu regim restrictionat:

6.1. foarte secret
6.2. strict confidential
6.3. confidential
6.4. proprietate 
6.5. de uz intern
                                                        

Anexa 4/Procedura

                                                                                                     

Nr...................... (alocat din Registrul de intrare-ieşire)

De la:.................(emitentul listei de difuzare)

Aprobat,
Lista de difuzare 
...................................................................
(completare denumire şi codul documentului de reglementare)

Nr.        Denumire compartiment Nume/prenume Semnatura

.
.
.
.
                                                                                                                                                                             

                                                                                                                Întocmit,

                                                           
 Anexa 5/ Procedura
    

Nr. Z..Z. -nr. / data

De la:      Denumirea structurii organizatorice emitente

Către:       Denumirea structurii organizatorice destinatare

"Cerere de optimizare a activitatii "

Nr. Cerinta Argumente Sursele cerintei

crt. emiteredocumente;
modificare/completare
documente existente
0 1 2* 3**
……..
……..

Director executiv/executiv adjunct,                        Sef serviciu/birou,