PLAN PROIECT (1)

1. Identificarea beneficiarului evenimentului, descrierea scopului i a tipului de

eveniment care se dorete s se organizeze.
2. Detalierea conceptului evenimentului:
a) Prezentarea conceptului (maxim o pagin A4);
b) Detalierea conceptului:
Cine? (detalierea grupului-int)
Ce? (prilejul care st la baza organizrii evenimentului)
Cnd? (momentul nceperii, durata evenimentului)
Unde? (destinaia i locaia)
De ce? (obiectivele)
Cum? (Ideea, motto, transpunerea n practic: cltoria, catering))
Ct de mare? (buget)
Ce nc? (elementele mediului exterior)

Coninutul conceptului
Grupul-int

Mediul exterior
prilejul

CINE?

CE NC?

CE?
mom
entul

buget

CT DE
MARE?

Coninutul
conceptului

CND?

Intervalul de
timp

UNDE?

CUM?

DE CE?
ideea
Destinaia i
locaia

obiectivele

Caseta morfologic
Ex: Manifestaie n scopul motivrii pentru firma de asigurri OXO
Grupul-int:
300 reprezentani de asigurri:
-

90% brbai

10% femei

Obiective:
-

Informarea cu privire la produs

Motivarea

Creterea cu 10% a vnzrilor de asigurri de via

Pasul 1.
MOTTO
IDEEA
LOCAIA
CATERING
DEPLASAREA
Pasul 2.
Pe orizontal sunt trecure soluiile posibile, aa cum sunt ele generate liber n
fluxul creativ, corespunztor ntrebrii formulate.
MOTTO
IDEEA

Totul va fi bine! nainte!

Succesul

Ajutor sigur!

istorioare

conteaz!
Hamlet

Atac

crashtest

LOCAIA

nchisoare

Centrul

CATERING

Buctrie

congrese
Alimente bio

pentru
gurmanzi
DEPLASAREA Automobile

Avion

de hotel

asupra

unei bnci
Rut-test

Mncare

Simplu

proprie

preuri

autobuz

modeste)
tren

(cu

proprii
Pasul 3
La final, pot fi remarcate dintr-o privire tot felul de combinaii posibile i astfel
pot fi urmrite n aceast matrice una sau mai multe soluii-ci.

MOTTO

Totul va fi bine! nainte!

Succesul

Ajutor sigur!

IDEEA

istorioare

crashtest

conteaz!
Hamlet

Atac

LOCAIA

nchisoare

Centrul

Buctrie

congrese
Alimente bio

CATERING

gurmanzi
DEPLASAREA Automobile

unei bnci
rut-test

de hotel

pentru
Avion

Mncare

Simplu

proprie

preuri

autobuz

modeste)
tren

proprii

Ajutor
sigur
nainte

Succesu
l
contea

Motto

asupra

Totul va
fi bine

(cu

Crashtes
t

Isto
rio

ar
e
Cum?

Ideea

autobuz

Automobile
proprii

tren

Hamlet

Atac asupra
unei bnci

deplasarea

Motivaia
OXO

avion

Transpunerea
n practic
Alimen

Unde?

Mncare
proprie

te bio

hotel

catering
gourmet

locaia
simplu

nchis
oare

Centru
congrese

Ruttest

Harta minii organizat dup preferinele de soluionare corespunztoare

STRUCTURA CONCEPTULUI UNUI EVENIMENT

Grupint

Prilej
Situaia iniial
(cine, cum,
unde, cnd, ce,
de ce?)
Copyrightul

Grupul-int

Obiective

Misiunea
(obiective)

Bugetul

Conceptul
Mediul

Derularea

Ideea (motto)

Transpunerea n
practic

Dramaturgie

Strategia

Motto

Msuri

Model de tabl de materii pentru organizarea proiectului

1. ORGANIGRAMA
2. LISTA DE CONTACTE

Responsabilul de proiect cu funciile i

competenele lui
Numele, adresele, telefoanele, fax-urile i
adresele de e-mail ale responsabililor de
proiect, prestatorilor de servicii i

3. CLIENII
4. CONCEPTUL

5. PROTOCOLUL
6. SARCINILE
7. DESFURAREA
8. PLANURILE
9. FINANELE
10. MECANISMELE

persoanelor de contact
Corespondena
4.1 Briefing
4.2 Rebriefing
4.3 Schia ideeii
4.4 Conceptul
4.5 Cercetarea
4.6 Prezentarea
5.1 Protocolul ntlnirilor
5.2 Rapoarte asupra vizitelor
5.3 nsemnri pe documente
6 Lista de verificare
7.1 Planul regiei
7.2 Scenariul
7.3 Firul conductor al moderrii
8.1 Planurile locaiei
8.2 Planurile amplasrii scaunelor
8.3 Descrierea cilor de acces
9.1 Calculaia
9.2 Facturile iniiale
9.3 Facturile intrrilor
10.1 Participanii
10.2 PR-ul i publicitatea
10.3 Programul/Aciunile
10.4 Locaia
10.5 Dotarea (construcia
scenei/decorarea)
10.6 Sonorizarea
10.7 Iluminarea
10.8 Mijloacele de comunicare
10.9 Hotelul
10.10 Cateringul
10.11 Transportul
10.12 Personalul
10.13 Suvenirurile, indicatoarele,
programele evenimentului pentru
participani, etc.
10.14 Documentaia
10.15 Aprobrile
10.16 Asigurrile
10.17 Asociaiile de breasl ale
organizatorilor i ale artitilor
10.18 Impozitele

n cuprinsul prii a 3-a vei detalia urmtoarele aspecte:

a) Evidenierea tipului programului;
b) ntocmirea orarului evenimentului;
c) Identificarea moderatorilor i a aciunilor la care acetia vor participa;
d) Managementul moderatorilor;
e) Detalierea activitilor de agrement ce se vor defura;
f) Fixarea datei ntlnirii postconvenie, a celor care vor participa la aceasta i a
subiectelor care vor fi discutate;
g) Managementul activitilor de alimentaie (dac sunt activiti relevante pentru
evenimentul pe care l organizai);
h) Determinarea costurilor totale ale evenimentului.