Sunteți pe pagina 1din 8

5.

EXEMPLE DE DOCUMENTE ALE SMM


n acest capitol, cerinele referitoare (a documente
sunt
aplicate
practic
cu
ajutorul
cerinelor
standardului referitor ia prevederi legale i alte
cerine".
5.1 Identificarea
cerine

prevederilor

legale

altor

Identificarea prevederilor legale i a altor cerine


este reglementat de o procedur, care arat cine
este
responsabil
i
cum
se
face
aceast
identificare.
n afar de aceasta, trebuie s se in cont de
documentarea prevederilor de mediu aplicabile i n
alte domenii ale SMM. Modificrile importante ale
cadrului
legal
trebuie
transmise
celor
responsabili. Pentru aceasta contribuie:
Mijloacele de raportare de mediu
Sistemul informaiilor de mediu
Instruirea
n continuare, trebuie ca legile, reglementrile i
celelalte cerine s fie inute sub control ca orice
document.
Diferitele reguli pot fi descrise att n manualul
de mediu, ct i printr-o procedur.
Actualizarea prevederilor legale
o
Cine? Cum? Ct de des?
Comunicarea cerinelor aplicabile:
o
Mijloace de raportare, sistemul de comunicare a
informaiilor
Controlul textelor de lege:
o
Locul
originalului,
copiilor,
controlul
documentelor
Realizarea instruirii:
o
Cine este afectat de modificri?
Fig.
5.1:
Reguli
prevederilor legale

referitoare

la

identificarea

Cum poate arta o procedur pentru identificarea


prevederilor legale i a altor cerine?

5.2 Registrul cerinelor legale i al altor cerine


ISO 14001 solicit ca prevederile legale i alte
cerine s fie identificate i fcute accesibile. De
obicei, aceast cerin este pus n practic prin
realizarea unui registru al prevederilor legale. Prin
acest registru pot fi gestionate i autorizaiile sau
alte documente.
Registrul prevederilor de mediu trebuie s sprijine
transpunerea
operativ
a
cerinelor
legale
n
ntreprindere. O configurare corespunztoare i o
adaptare
a
registrului
la
responsabilitile
existente pot crete uurina utilizrii acestuia.
Marcarea prevederilor legale (Lege, Ordonan,
Autorizaie,...)
Domeniul juridic:
Ex. legislaia apei, a deeurilor
Versiunea n vigoare:
Ex. data emiterii
Competene interne:
Responsabili de implementare
Difuzare:
Locul unde se afl originalul
Coninut:
Paragrafe
aplicabile,
obligaiile
care
reies
Control:
Conformare/neconformare?
Fig.
05.2:
Informaii
prevederilor legale

posibile

din

registrul

Odat
cu
colectarea
informaiilor,
crete
i
efortul pentru gestionarea i actualizarea acestui
registru, trebuind gsit o soluie optim n acest
sens.
5.3. Structur organizatoric i responsabilitate
Atribuiile,
responsabilitile
i
competenele
trebuie stabilite, descrise i fcute cunoscute,
pentru a putea gestiona eficient problemele de mediu.
ISO 14001 solicit la Punctul 4.4.1 Structur i
responsabilitate:
Pentru a facilita eficiena managementului de

mediu, atribuiile, responsabilitile i autoritatea trebuie s fie definite, documentate i


comunicate
n mod explicit se cere numirea unuia sau mai multor
reprezentani ai conducerii, care sunt nvestii cu
autoritatea de a implementa i menine sistemul de
management de mediu. Pentru aceasta, reprezentantul
trebuie s se regseasc foarte sus n ierarhia
organizaiei. El trebuie s aib o decizie de numire.
Dincolo de asta, acest reprezentant trebuie s
realizeze raportarea cu privire la SMM, pentru ca
acesta s poat fi evaluat i s poat fi stabilite
msurile de mbuntire.
n standard nu este precizat sub ce form sunt
stabilite
atribuiile,
responsabilitile
i
autoritatea. n practic, se folosesc frecvent
organigrama
fiele de post
Organigrama este o form ierarhic de prezentare a
unei organizaii. Dac organizaia are o structur
foarte plat" (de ex. o coal), organigrama este
greu de realizat. n cazul acesta, se poate face o
listare a domeniilor de mediu i a persoanelor
desemnate pentru acestea (lista responsabililor).
Responsabilii din domeniul mediului trebuie s aib
responsabilitile descrise n legi, reglementri i
autorizaii. Se renun la realizarea descrierii
detaliate a atribuiilor acolo unde acestea sunt
reglementate prin documente externe.
Fiele de post. La fel ca i n cazul organigramei,
nici n cazul fielor de post nu exist o cerin n
ISO
14001.
Pentru
documentarea
atribuiilor,
responsabilitilor i autoritii funciilor cheie
relevante pentru mediu, se folosesc fiele de post.
Ca alternativ, este posibil inserarea acestor
informaii n proceduri sau n manualul de mediu.
Acest lucru poate fi avantajos n special n
organizaiile mici, n care documentaia trebuie s
fie mult mai puin stufoas.
Trebuie
evitat
descrierea
atribuiilor,
responsabilitilor i autoritii att n fiele de
post, ct i n alte documente. Descrierea dubl duce
la
apariia
n
timp
a
unor
reglementri
contradictorii.

n continuare este prezentat o posibil fi de post:

Fi de post

Denumirea postului
Poziia

Subordonare ctre:
Sarcini de conducere:
nlocuire
Lociitor al:
Are ca lociitor:
Obiectivele postului
Sarcini
Competene i autoriti
Bugetare:
Drept de semntur:
Cerine pentru deintorul postului

Deintorul postului se oblig s colaboreze activ


pentru implementarea
sistemului de management de mediu.
Politica de mediu a fost comunicat deintorului
postului.
Data:
Semntura superiorului:
Semntura de luare la cunotin:
5.4
Instruire, contientizare l competen
5.4.1. Cerine pentru instruire
Cerinele lui ISO 14001 pot fi rezumate astfel:
Identificarea necesitilor de instruire
Realizarea instruirilor, formarea contiinei de
mediu
Gestionarea nregistrrilor instruirii
Trebuie s se asigure c ntregul personal a crui
munc poate avea un impact semnificativ asupra
mediului trebuie instruit corespunztor.
Organizaia trebuie s stabileasc proceduri pentru

ca angajaii si din toate funciile relevante pentru


mediu s fie contientizai de:
a) Importana conformitii cu politica de mediu, cu
procedurile i cerinele sistemului de management de
mediu
b) Impacturile reale sau posibile asupra mediului ale
activitilor lor i de efectele benefice aduse
mediului
prin
mbuntirea
performanei
lor
individuale
c) Atribuiile
i
responsabilitile
lor
n
legtur cu politica de mediu, procedurile i
cerinele sistemului de management de mediu
d) Consecinele
posibile
ale
abaterilor
de
la
procedurile operaionale specificate.
Implementare. Prin instruirea de mediu trebuie
asigurat competena participanilor. Realizarea
instruirii adecvate diferitelor grupuri int dintro ntreprindere este o posibilitate de comunicare de
sus n jos a informaiilor i sarcinilor n
interiorul ierarhiei ntreprinderii. Instruirile
interne sunt adecvate atunci cnd o grup de
angajai, provenind din diferite sectoare, ar trebui
instruit cu privire la o tematic ce nu ine de
munca depus fn mod obinuit, fn orice caz,
instruirife trebuie s fie sprijinite prin
utilizarea unor materiale de instruire
corespunztoare. Astfel de materiale fac posibil,
pe de o parte, lecturarea ulterioar de ctre
cursani a celor nvate i, pe de alt parte,
dovedesc instruirea unui anumit coninut, mai ales
n cazul instruirilor obligatorii prevzute de
legislaie. Instruiri tipice n cursul implementrii
SMM, sunt:
Instruirea
de baz a tuturor angajailor cu
privire
la
impactul
asupra
mediului
al
activitilor desfurate pe un amplasament,
politica de mediu i cerinele generate ale SMM
Instruiri
specifice pe compartimente cu privire
la documentaia nou sau modificat (ce se
ntmpl n cazul abaterilor de la aceasta?)
Instruire
special pentru auditorii interni ai
SMM

Instruire special pentru angajaii de la vnzri


Instruiri pentru situaiile de urgen
Toate
aceste
instruiri
trebuie
repetate
i
aprofundate n cursul implementrii SMM. Se recomand
sau introducerea de instrumente pentru identificarea
necesitilor
de
instruire
sau
realizarea
de
instruiri regulate de mprosptare" pentru toi
angajaii.

Identificarea necesitilor de instruire


Posibile
instrumente
pentru
identificarea
necesitilor de instruire sunt:
chestionarea
observarea
discuii cu angajaii
analizarea
ofertelor organizaiilor externe de
instruire
Necesitile
de
instruire
identificate
pot
fi
gestionate sub forma unui plan de instruire, care nu
este ns solicitat de ISO 14001. Instruirile
efectuate trebuie documentate prin nregistrri:
convocatoare, fie de instruire, fie de evaluare,
etc.
5.5. COMUNICAREA
5.5.1.
Comunicarea n sistemele de management
ntr-un sistem de management trebuie comunicate
informaiile necesare pentru conducerea acestuia. n
modelele pentru evaluarea performanei de mediu1, n
faza de implementare sunt prevzute raportarea i
comunicarea rezultatelor.
ISO 14001 solicit proceduri pentru comunicarea
intern i extern. Pentru comunicarea de mediu
trebuie
realizate
mecanisme
pentru
raportarea
intern i extern asupra activitilor organizaiei
i rezultatelor obinute.
Comunicarea are urmtoarele scopuri:
Prezentarea
obligaiilor de protecia mediului
ale conducerii de vrf
ntrirea
contientizrii
cu
privire
la
politica,
obiectivele,
intele
i

programul de mediu
Informarea
cu
privire
la
sistemul
de
management
de
mediu
i
performana organizaiei
Dovedirea
preocuprii
organizaiei
pentru
aspectele
de
mediu
ale
activitilor, produselor i serviciilor sale.
Punctul
de plecare al raportrii de mediu este
ntrebarea Cine are nevoie de informaii i de
care anume informaii?". Pentru asta trebuie
luate
n
considerare
cerinele
prilor
interesate
interne
(conducere,
efi
compartimente, angajai) i cele ale prilor
interesate
externe
(proprietari,
vecini,
autoriti,...)
Punerea la dispoziie a informaiilor, n funcie de
domeniul raportrii (informaii de mediu succinte
despre anumite subiecte, pn la rapoarte de mediu
sistematizate) servete la motivarea angajailor i
la stimularea nelegerii publice i a acceptanei
referitor
la
eforturile
organizaiei
pentru
mbuntirea performanei de mediu.
5.6.
Controlul operaional
Este
atribuia
conducerii
unei
organizaii
s
cunoasc activitile cu impact asupra mediului i
s stabilesc succesiunea i interaciunea dintre
acestea.
5.6.1.

Cerinele standardului

n ISO 15.6001, Punctul 4.4.6 Control operaional"


este foarte general tratat:
Punct 4.4.6 Control operaional
Organizaia trebuie s identifice acele operaii
i activiti care sunt asociate aspectelor de mediu
semnificative
Organizaia trebuie s planifice aceste activiti
pentru a se asigura c acestea se realizeaz n
condiii specificate...
Controlul operaional se ocup de procesele care, de
obicei, cauzeaz impacturi de mediu. Dei la acest
punct nu sunt prea multe precizri, aici este punctul
care ofer multe posibiliti pentru mbuntirea

performanei de mediu a organizaiei.


Standardul precizeaz n continuare
asigura acele condiii specificate:

cum

se

pot

Proceduri operaionale (documentate)


Criterii de operare
Proceduri
pentru
utilizarea
bunurilor
serviciilor
Proceduri pentru furnizori i contractani

5.6.2.
Exemple pentru controlul operaional
ISO 14004 enumera urmtoarele proceduri i activiti
care
pot
fi
relevante
pentru
impacturile
semnificative de mediu:
Cercetare i dezvoltare, proiectare
Aprovizionare
Realizarea contractrii
Manipularea i depozitarea materiilor prime
Proceduri de producie i ntreinere
Laboratoare
Depozitarea produselor
Transport
Marketing, publicitate
Serviciul cu clienii
Realizarea i modificarea instalaiilor
Decizia privind care operaii i activiti trebuie
inute
sub
control
prin
proceduri
documentate
aparine organizaiei.
La stabilirea procedurilor necesare trebuie luate n
considerare rezultatele identificrii i evalurii
aspectelor de mediu. O alt corelaie este fcut la
capitolul Monitorizare i msurare".