SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CUNOSTINTELOR INTREPRINDERII

(ENTERPRISE KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM (EKMS))

Rezumat
Desi calculatoarele sunt instrumente foarte utile pentru colectarea cunostintelor specifice care
au fost generate in cadrul intreprinderii, managementul efectiv al cunostintelor se bazeaza
inca pe capacitatea lucratorilor cu cunostinte ( knowledge workers), inclusiv managerii, de a
folosi aceste cunostinte intr-un mod cat mai eficient cu putinta. Pentru atingerea acestui scop,
activitatile de management al cunostintelor ar trebui efectuate intr-o asa maniera incat
cunostintele potrivite sa fie disponibile persoanei potrivite la momentul potrivit.
Mai mult, cunostintele generate trebuie sa fie adecvate si reale. Exista aceasta nevoie de
existenta a unui model care sa permita lucratorilor cu cunostinte sa utilizeze cunostintele
disponibile ce sunt compatibile cu scopurile si obiectivele companiei si sa furnizeze o
modalitate prin care sa se creeze un cadru de management al cunostintelor efectiv. Cu toate
acestea, este dificil sa se construiasca un model care sa acopere pe de-a-ntregul activitatile
din cadrul unei intreprinderi si activitatile conexe.
1.

Introducere

In economiile traditionale, Cunostintele (Knowledge) devin acum unul dintre motoarele de

baza ale productiei, alaturi de pamant, bani si forta de munca. Cunostintele pot fi definite
pornind de la toate datele si informatiile dintr-o intreprindere ce au fost imbunatatite prin
intermediul talentelor, indemanarii, ideilor si perceptiilor angajatilor companiei si genereaza
informatie valoroasa pentru intreprindere.
Cunostintele si managementul cunoasterii sunt cu atat mai importante cu cat societatile ce
actionau pana de curand in era industriala sunt nevoite sa se transforme profund pentru a intra
in noua era, acea a cunostintelor. Managementul cunoasterii este la fel de important ca si
generarea de cunostinte. Managementul cunoasterii include: crearea, stocarea,
implementarea, imbunatatirea, diseminarea si inregistrarea cunostintelor. Altfel spus,
cunostintele pot fi utilizate in cadrul unei intreprinderi printr-o serie de procese si activitati
specifice ce pot fi considerate activitati de management al cunoasterii.
Davenport si Prusak (2000) definesc KM ca: identificarea, administrarea si evaluarea
lucrurilor pe care o organizatie le stie sau le-ar putea sti: competente si experienta
personalului, arhivele, documentele, relatiile cu clientii, furnizorii si alte persoane sau
materiale, de multe ori incluse in baze de date electronice.
Aceasta definitie arata in mod clar importanta managementului cunoasterii intr-o intreprindere
deoarece acesta afecteaza aproape toate unitatile organizationale si activitatile firmei. Acesta
este motivul principal pentru care managementul cunoasterii reprezinta unul dintre subiectele
preferate ale cercetatorilor ce urmaresc imbunatatirea sistemelor prin furnizarea modalitatilor
de lucru cu cunostintele intr-o maniera care sa permita cunostintelor potrivite sa fie la
persoanele potrivite in momentul potrivit.

Cateva avantaje ale activitatii de management al cunoasterii formale dintr-o organizatie sunt
redate mai jos:
-

se poate mentine expertiza cu adevarat importanta in cadrul organizatiei;

creste capacitatea de adaptare si flexibilitatea;
furnizeaza un randament mai mare al investitiilor;
creste avantajul competitiv;
protejeaza drepturile de proprietate intelectuala;
ajuta la dezvoltarea organizatiei orientata spre clienti.

Prin urmare, managementul cunoasterii cuprinde acele procese care culeg si utilizeaza
informatia in scopul crearii valorii pentru intreprindere.
Deoarece scopul fundamental al unei intreprinderi este de a observa oportunitatile de a castiga
si mentine clienti, patroni si angajati prin valoarea a ceea ce ofera, managementul cunoasterii
devine unul din principalele motoare de realizarea a acestui scop.
Organizatiile genereaza valoare mai mare prin sintetizarea capitalului si tehnologiei
cunoasterii si utilizarea lor in mod efectiv avand ca rezultat crearea dinamicii inovatiei (un
curent rapid de produse si procese mai bune, mai ieftine si mai sigure), obtinandu-se astfel
performante superioare. Acest lucru poate fi realizat doar printr-un management al
cunostintelor orientat spre obtinerea de rezultate, in care outputul managementului
cunostintelor trebuie sa furnizeze toate cele necesare lantului valorii dintr-o organizatie.
Multe studii au aratat ca tehnologiile cunoasterii se extind de-a lungul procesului cunoasterii
in cadrul intreprinderii pentru a sublinia faptul ca ele sunt cele ce permit fiecare proces
[Nasseri, 2006]. Nasseri [2006] a prezentat un model (Figura 1) in care nu sunt luate in
considerare cateva din activitatile de baza ale managementului cunoasterii precum:
- cateva procese de cunoastere,
- prezentari de cunostinte,
- planificari de cunostinte,
- organizari de cunostinte
- mecanisme de cunostinte.

Figura 1: Elementele de baza ale unui Sistem de Management al Cunostintelor

Modelul propus se concentreaza asupra managementului cunostintelor dintr-o companie si

acopera aspecte legate de managementul cunoasterii de la nivelul de varf pana la nivelul
operational al companiei.
2.

Enterprise Knowledge Management (EKM)

Un model de Enterprise Knowledge Management (EKM) este o retea ierarhica de reguli

ce permit agentului sa explice, anticipeze si previzioneze pattern-urile evenimentelor si
interactiunilor:
a) in Procesele de Cunoastere sau in Procesele de management al Cunoasterii;
b) in mediul intreprinderii.
Un model EKM reprezinta sau modeleaza Sistemul de Management al Cunoasterii Naturale
(Natural Knowledge Management System (NKMS)) al unei intreprinderi [Firestone, 1999].
Cunostintele intreprinderii includ orice cunostinta ce a fost produsa inauntrul sau in afara
intreprinderii, indiferent daca aceasta a fost sau nu inregistrata.
Ex. cunostintele ce se acumuleaza/ formeaza in mintea oamenilor ca urmare a diverselor
actiuni dintr-o intreprindere dar care nu este inregistrata in format electronic sau fizic. O
parte din aceste cunostinte stocate in mintea oamenilor care s-au dezvoltat ca rezultat al
activitatii intreprinderilor trebuie de asemenea evaluata in cadrul conceptului de cunoastere a
intreprinderii. Acestea pot fi de tipul: experienta managerilor sau a personalului calificat sau
orice alta idee a unui angajat legata de intreprindere.
Cunostintele intreprinderilor pot fi, deci, considerate ca un scop direct sau indirect al
intreprinderii de a afla, evalua si organiza orice cunostinta ce a avut loc in cadrul
intreprinderii, fie ea inregistrata sau nu.
Cunostintele intreprinderii includ si orice tip de idee, concept si orice tip de document care au
fost furnizate ca rezultat al activitatilor legate de imbunatatirea rezultatelor, a controlului, a
unui management profitabil si a unui service mai bun.
De asemenea, activitatile, cercetarile, proiectele, instalatiile si toate documentele legate de
acestea si locul in care toate aceste cunostinte si documente sunt pastrate reprezinta parti ale
managementului intreprinderii.
Definitia de mai sus indica in mod clar scopul si importanta managementului cunoasterii.
Organizarea, controlul, executarea si evaluarea activitatilor legate de cunostinte din cadrul
unei organizatii este, prin urmare una dintre prioritatile managementului. Acest lucru este
posibil prin utilizarea unui model proiectat special pentru managementul cunoasterii la nivelul
intreprinderii, model ce este absolut necesar pentru a asigura succesul intreprinderii pe
ansamblu.

3.

Modelul propus pentru Enterprise Knowledge Management

Elementele componente ale unui model de EKM sunt redate in Figura 2 si acestea sunt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Leverajul Cunostintelor;
Evaluarea Managementului Cunostintelor;
Cultura Cunostintelor (Knowledge Culture);
Organizarea Cunostintelor (Knowledge Organization);
Strategiile bazate pe Cunostinte (Knowledge Strategies);
Planificarea bazata pe Cunostinte (Knowledge Planning);
Infrastructura Cunostintelor (Knowledge Infrastructure);
Reprezentarea Cunostintelor (Knowledge Representation);
Procesul Cunostintelor (Knowledge Process).
a. Cautare;
b. Urmarire si Obtinere;
c. Productie si Utilizare;
d. Depozitare;
e. Actualizare;
f. Transfer si Diseminare;
g. Control.

Control
Transfer&
Sharing

Search

Knowledge Processes

Update
Storage

Follow&
Obtain

Production&
Utilization

Figura 2: Modelul propus al Enterprise Knowledge Management

Modelul sugereaza in mod implicit faptul ca fiecare membru al organizatiei( de la nivelul de

varf la nivelul de baza) are un rol efectiv in cadrul activitatilor de management al cunoasterii.
Ideea principala din spatele acetui model poate fi descrisa astfel: lucratorii operationali sunt
cei ce trebuie sa lucreze cu procesele de management al cunoasterii.
Pentru a fi capabili sa creeze relatii eficiente si efective intre procese si cei ce detin procesele
(process owners) exista nevoia unei reprezentari standard a cunostintelor. Odata ce
cunostintele sunt reprezentate intr-o maniera care poate fi inteleasa de toti in acelasi fel din
acelasi context, exista nevoia de planificare a cunostintelor disponibile in scopul atingerii
scopurilor si obiectivelor intreprinderii.
Pentru a putea sa tinem cont de scopuri si obiective, este necesar sa formulam strategiile
privind cunostintele la nivelul strategic al intreprinderii. Acest lucru va ajuta in mod cert la
aranjarea cunostintelor disponibile intr-o maniera organizata (organizarea cunostintelor).
Odata ce cunostintele bine definite si intelese au fost organizate, focusul principal al
managementului va fi de a crea o cultura a cunoasterii in intreaga intreprindere pentru a face
astfel incat toata aceasta structura bine definita si inteleasa sa fie raspandita si activa
permanent. Acest lucru va conduce in mod cert la cresterea motivarii si eficacitatii
operationale.
Managementul cunostintelor nu poate fi mentinut la acest nivel. Este necesar sa aiba loc un
proces de evaluare si revizuire pentru a ne asigura ca toate structurile legate de
managementul cunoasterii sunt functionale asa cum au fost proiectate si cum ne asteptam sa
fie. Este posibil insa sa existe cativa oameni din cadrul intreprinderii care sa nu aiba suficiente
cunostinte sau care au nevoie sa-si imbunatateasca nivelul acestora pentru a putea face fata
cerintelor modelului de management al cunostintelor.
Acest aspect nu trebuie ignorat si este bine sa se imbunatateasca nivelul de cunoastere al
celorlalti mai degraba decat sa se ajunga la situatia in care eforturile lor scad sau pleaca in alta
parte. Aceasta este ceea ce se numeste leveraj al cunoasterii in cadrul acestui model.
Modelul propus are o arhitectura ce are in centru personalul operational iar echipa
manageriala este pe exterior. Fiecare componenta a modelului este descrisa mai jos, incepand
cu procesul cunoasterii si terminand cu leverajul cunoasterii.
Procesul Cunoasterii
Procesul Cunoasterii (Knowledge process) poate implica aspecte operationale ale
managementului cunoasterii. Acest lucru indica faptul ca in fiecare intreprindere urmatoarele
procese sunt in mod special construite pentru a lucra cu/prelucra cunostintele disponibile:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Cautarea cunostintelor
Monitorizarea, dobandirea si extragerea cunostintelor,
Producerea si utilizarea cunostintelor,
Depozitarea cunostintelor,
Actualizarea cunostintelor,
Transferul si diseminarea cunostintelor,
Controlarea cunostintelor.

Sistemele traditionale de management al informatiilor pot fi foarte utile pentru a folosi

procesele de mai sus.
Reprezentarea cunostintelor
Reprezentarea cunostintelor se refera la crearea unor anumite standarde pentru cunostinte
astfel incat toti sa inteleaga acelasi lucru din acelasi context. Reprezentarea poate fi facuta in
2 feluri si anume:
1. Reprezentarea manuala a cunostintelor:
a)
Format liber in care fiecare defineste structura cunostintelor sale,
b)
Format text in care toate rapoartele si alte cunostinte sunt prezentate in format
text,
c)
Format raport in care toate cunostintele pot fi reprezentate in formate specifice
predefinite, inclusiv text, desene, grafice.
2. Reprezentari ale cunostintelor bazate pe calculator:
a)
Formate libere ca cele descrise mai sus,
b)
Formate text ca cele descrise mai sus,
c)
Formate raport ca cele descrise mai sus.
d)
Formate definite special pentru calculatoare, astfel incat acestea sa inteleaga
cunostintele. Acestea sunt foarte importante, mai ales atunci cand sunt implicate
sisteme suport de decizie sau sistemele de luare a deciziilor inteligente. Cele mai
uzuale tipuri de metodologii de reprezentare includ:
i. Retele semantice,
ii. Reguli,
iii. Cadre (Frames),
iv. Clase
Infrastructura cunostintelor
Activitatile de management al cunoasterii nu pot fi realizate fara o infrastructura a
cunostintelor potrivita. Cunostintele vor fi stocate in locuri diferite, in diferite baze de
cunostinte si baze de date. De asemenea trebuie sa poate fi transferate catre alte locuri la
momentele potrivite. Toate activitatile legate de cunostinte trebuie indeplinite intr-o maniera
integrata. Toate activitatile intreprinderii ce contribuie la, produc sau utilizeaza cunostinte
trebuie integrate astfel incat sincronizarea si utilizarea in timp util a cunostintelor sa fie
garantata. Infrastructura cunostintelor contine atat elemente de hardware cat si software.
a) Software: Procesele de cunostinte pot fi efectuate in mod activ utilizand software
proiectat in mod special.
b) Hardware: Aici sunt incluse toate echipamentele necesare pentru activitatile de
management al cunostintelor, inclusiv retelele de calculatoare si perifericele aferente.
Planificarea cunoasterii
Planificarea cunostintelor se refera la crearea planurilor de cunoastere astfel incat cunostintele
potrivite sa poate fi utilizate de catre persoana potrivita la momentul potrivit. Planificarea
cunoasterii defineste rutele de cunostinte care ar trebui sa sustina retelele de calculatoare si
sistemele de management al informatiei traditionale. Planificarea defineste ce fel de

cunostinta urmeaza sa fie produsa, cand si unde. Un plan de cunoastere defineste de asemenea
cand va fi necesar un anumit tip de cunostinta si identifica timpul la care o cunostinta este
gata a fi utilizata si timpul la care ea inceteaza a fi folosita. Aceasta inseamna de fapt ca
planificarea cunoasterii creaza un program/orar al cunostintelor.
Strategii privind cunoasterea
Strategiile privind cunostintele definesc politicile si strategiile la nivel de intreprindere
referitoare la managementul cunostintelor si afecteaza comportamentul intreprinderii.
Urmatoarele sunt cateva dintre exemplele cel mai des intalnite desi orice intreprindere poate
construi propriile sale strategii specifice de afaceri:
1. Trebuie sa existe un ghid pentru producerea cunostintelor, asigurandu-se astfel faptul

ca acestea sunt cele potrivite;

2. Cunostintele trebuie pastrate in locul potrivit si sa fie acesibile celor care sunt

indreptatiti sa le aceseze;
3. Cunostintele potrivite trebuie transferate doar la cererea persoanelor autorizate;
4. Cunostintele primite la cerere trebuie analizate, utilizate sau ignorate dar in mod corect

si ar trebui generate feedback-uri posibile;

5. Conostintele trebuie pastrate in cadrul intreprinderii si nediseminate in exterior fara

autorizare;
6. Pastrarea si respectarea drepturilor asupra proprietatii intelectuale.

Obs.: strategiile intreprinderii ar trebui sa afecteze si strategiile privind cunostintele.

De ex., daca o intreprindere decide sa implementeze tehnici de management al proceselor,
atunci strategia cu privire la cunostinte ar trebui sa includa revizuiri si actualizari periodice
ale cunostintelor pentru a permite celor ce controleaza aceste procese sa efectueze revizuiri
si analize ale performantei.
In mod similar, daca intreprinderea decide sa nu mai investeasca in constructia de noi fabrici
si in utilaje, atunci strategiile privind cunostintele trebuie sa includa mentinerea
cunostintelor privind investitia intr-o forma statica sau intr-o baza de date iar acestea nu
vor fi comunicate in exterior fara autorizare.
Planul strategic al intreprinderii implica toate strategiile de afaceri si ar trebui de asemenea sa
includa strategii de management al cunostintelor. Aceste informatii sunt vitale pentru
planificarea cunostintelor si implementarea proceselor privind cunostintele.
Organizarea cunostintelor
Organizarea cunostintelor defineste unitatile organizationale si activitatile, determinand
urmatoarele:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Unitatile organizationale de tipul departamentelor de tehnologie a informatiei

Responsabilul de departament sau proces ( knowledge workers)
Atributiile si responsabilitatile,
Regulamentele privind munca,
Resursele de munca,
Instrumentele si metodele (hardware-ul si software-ul necesare)

Cultura cunoasterii
Cultura cunoasterii reprezinta un concept referitor la construirea unei intelegeri active,
confidentiale, sigure si productive a managementului cunoasterii prin permiterea tuturor
angajatilor de a-si expune parerile in legatura cu adevarata cunoastere.
Poate include crearea unei societati bazate pe cunoastere foarte motivata in cadrul
intreprinderii. Cultura in sine trebuie sa fie bazata pe increderea ca aceste cunostinte sunt
singura sursa de putere iar implementarea activa a acesteia consta de fapt in
diseminarea/impartasirea acestei experiente catre ceilalti. Imbogatirea cunostintelor
intreprinderii prin monitorizarea si actualizarea constanta este un alt motto cultural al
managementului cunostintelor. Cultura privind cunostintele care sustine toate aceste aspecte
poate fi caracterizata prin:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Valori
Flexibilitate
Motivatie,
Activitate,
Productivitate,
Incredere,
Discretie.

Managerii ar trebui sa fie responsabili de pastrarea permanent vie si activa a acestei culturi,
ceea ce poate imbunatati in mod continuu atat calitatea cunostintelor dar si utilizarea lor.
Evaluarea Managementului cunostintelor
Managementul cunostintelor (KM) nu poate fi complet sau suficient fara evaluarea
activitatilor KM. Organizatiile au nevoie sa creeze metode de evaluare pentru a masura
efectele activitatilor managementului lor de cunostinte. ztemel si Arslankaya [2004] au
prezentat 19 criterii ce au fost dezvoltate in acest scop, criterii clasificate in 5 grupe numite
factori de evaluare. Ei au definit un scop pentru fiecare factor si prin urmare pentru fiecare
criteriu si au efectuat un studiu pentru a confirma aplicabilitatea acestora. Rezultatul obtinut
de ei confirma beneficiile abordarii propuse de ei si faptul ca se pot obtine imbunatatiri la
nivel de firma prin utilizarea lor. Modelul propus aici necesita definirea si masurarea unor
astfel de criterii, ceea ce va permite practicienilor luarea unor masuri corective in cazul
aparitiei unei probleme sau a unei insuficiente in implementarea uneia dintre elementele de
KM de mai sus.
Leverajul cunostintelor
In final, modelul propus incurajeaza managementul cunostintelor printr-o serie de activitati de
leveraj al cunostintelor. Aceasta poate asigura faptul ca nivelul cunostintelor si utilizarii
acestora poate fi sincronizat in cadrul intreprinderii. Acest lucru poate preveni in mod evident
intarzierile in luarea deciziilor si creste nivelul contributiilor la procesul de luare a deciziilor.
Pe masura ce toti oamenii se vor intelege intre ei si vor utiliza acelasi limbaj al cunostintelor,
se va ajunge la imbunatatirea efectelor rezultate dar si a eficientei in definirea sau localizarea
cunosintelor potrivite. Principalele elemente ale leverajului cunostintelor sunt:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Definirea canalelor de comunicare potrivite

Furnizarea mediilor de transfer al cunostintelor
Organizarea activitatilor de service
Crearea echipelor de rezolvare a problemelor
Organizarea unor sesiuni de brain storming specifice
Stabilirea unor sesiuni de leveraj de cunostinte specific
Furnizarea personalului care sa se ocupe de back-up

4. Concluzii
Modelul de management al cunostintelor la nivelul intreprinderii furnizeaza o abordare
coerenta de la nivel de top la nivel operational in care obiectivele si strategiile la nivel de
intreprindere sunt dominante si ghideaza activitatile bazate pe cunostinte incepand cu
planificarea cunostintelor si stabilirea infrastructurii adecvate.
Modelul propus impune profesionistilor implementarea schemelor de reprezentare a
cunostintelor specifice in scopul crearii unui mediu bine definit si inteles de utilizare,
implementare si diseminare a cunostintelor. Unul dintre cele mai importante elemente ale
acestui model il reprezinta modul de manevrare a cunostintelor si al tuturor activitatilor
conexe la nivel organizational si sa propuna o cultura motivata bazata pe cunostinte. In plus,
nu trebuie neglijata importanta suportului furnizat de leverajul de cunostinte pentru atingerea
scopului propus: succesul intreprinderii.