Ghid practic de planificare i construire a unui buget

de training aliniat strategic

Cosmina Coman

Bugetul de training de ce s fie mai mare?

n perioadele de reduceri de costuri ale organizaiilor, managerii de training
i/sau HR sunt afectai masiv de reducerea bugetelor de formare profesional.
Acest impact negativ se datoreaz de multe ori i faptului c bugetul de training
este calculat incremental, pe baza istoricului din anii trecui sau ca o alocare a
unor sume rmase n urma alocrii prioritare pentru zonele de business.

Un factor determinant, ns, n redirecionarea prioritar a unor bugete suficiente

pentru activitile de training i dezvoltare o are
PLANIFICAREA
ACESTORA PORNIND DE LA NEVOILE DE BUSINESS.

Care este ordinea cronologic corect?

1. Plan

2. Buget

Concluzie

Alocarea eficient a resurselor

organizaiei
Alinierea aciunilor de learning la
obiectivele strategice
Asigurarea suportului
conducerii i directorilor
n derularea planului

1. Buget

2.Plan

Neasigurarea creterii performanei

organizaionale prin neacoperirea
unor nevoi de pregtire
Lipsa de aliniere la obiectivele
strategice organizaionale
Derularea deficitar a
planului datorat suportului
slab al managerilor

Planificarea activitilor de L&D pornind de la obiectivele organizaiei v asigur

alocarea unui buget corespunztor, bazat pe prioritile reale ale organizaiei.

Bugetarea se face pe baza a 2 FACTORI CHEIE

Structura organizaional i sistemul financiar i de control intern

Poate afecta modul in

care funcia de L&D
interacioneaz cu
restul organizaiei
De ex., unele
departamente pot fi
centre de profit fa
de alte departamente
i contracteaz extern
training. Acestea i
vor plti singure.

Sistemul
financiar
Structura

Bugetarea de la zero
n care se pornete de
la o pagin goal i se
aloc bugetul pe baz
de prioriti, n
anumite limite
Bugetarea anual n
care se ine seam de
mai muli factori
(profitabilitatea
companiei, importana
funciei de dezvoltare
HR etc.)

Paii principali n construirea unui buget de training

A.

Etapa de colectare a informaiilor

Colectarea datelor de la CXO

Colectarea datelor de la directori

Colectare date din surse adiionale

Introducere date din planurile HRD

A.1. Colectarea datelor de la CXO (CEO, CFO, COO etc.)

ntreab despre:

Sumarizeaz:

Problemele organizaionale

Asigur-te c ai aflat tot

Obiectivele organizaiei

Valideaz interviurile prin

transmiterea unui sumar cu
prioritile

Pentru template-uri de Ghid-uri de interviuri i instrumente de analiz a nevoilor de

training trimite-ne un mesaj aici i i vom rspunde bucuroi.

A.2. Colectarea datelor de la directori de linie

ntrebri despre problemele i
obiectivele diviziei/departament i
despre traininguri existente

Scopul interviurilor
Validarea cunotinelor/abilitilor
necesare angajailor
Colectarea informaiilor referitoare la
alte aspecte cu impact pe performan

Pregtirea pentru
interviuri

Comunicarea
problemelor i
obiectivelor
organizaionale
receptate de la
CXO

Concluzionare, sumarizare date

A.3. Colectarea datelor din surse adiionale

Contacteaz
Sponsori ai training-urilor intra-departamentale
(ex: calitate, conformitate etc.)

Comunic unde ai decis c nu

este o nevoie de training

Supervizori i angajai ca s te determini c

training-ul este sau nu strategia potrivit pentru
rezolvarea problemei de performan.

Determin dac
training-ul este
soluia potrivit

Identific nevoile de training care

trebuie analizate mai complex

ntreab de training-urile interdepartamentale existente

A.4. Introducerea datelor din planurile de dezvoltare a resurselor

umane
Cadrul de Competene
Ia n considerare cadrul de
competene folosit de
organizaia ta n
determinarea competenelor
necesar a fi dezvoltate prin
cursuri pentru fiecare
categorie de poziii.

Planul de recrutri/ieiri din organizaie

Preia datele de la colegii de
la Recrutare pentru a
construi corespunztor
planul din punct de vedere
al numrului de angajai i
al nivelului de competene a
fi de dezvoltat.
Altfel, riti s bugetezi n
plus sau n minus!

Planul de dezvoltare a RU
ine cont i de planurile de
dezvoltare a resurselor
umane (promovri,
extindere reea, introducere
noi servicii, subsidiare etc.).
E posibil s fie nevoie s
introduci n plan programe
de leadership i/sau
management.

Evalurile de
performan
Rezultatele evalurilor de
performan reprezint un
radar pentru detectarea
nevoilor individuale de
dezvoltare. n cele din
urm, planul de training
trebuie s arate cum
fiecare intervenie de
learning contribuie la
creterea performanelor.

Identificarea i analiza nevoilor de training

Nevoi

Nevoi
operaionale

Nevoi
Nevoi

Nevoi de dezvoltare

Nevoi

Nevoi
individuale/personale

Nevoi de
conformitate

Paii principali n construirea unui buget de training

B.

Etapa de creare a planului de training

nregistrarea cursurilor existente

Determinarea cursurilor noi

Decizia de cumprare sau realizare

Crearea bugetului i prezentarea lui

B.1. nregistrarea i bugetarea cursurilor existente

Determin componentele
planului, n funcie de criteriile
pe care le stabileti. Ele pot fi
n funcie de departamentele
sau liniile de business din
organizaie.
Fiecare component a
planului trebuie mprit n
dou: 1. cursuri existente 2.
cursuri care trebuie dezvoltate
sau achiziionate

Introdu cursurile
existente n Planul de
Training

Introdu apoi cursurile

existente i bugeteaz-le
Folosete-te de datele din
anul anterior pentru a bugeta
realist planul de training

Determin
componentele planului

B.1. nregistrarea i bugetarea cursurilor existente

Ia n considerare urmtoarele:
Numrul angajailor pe care planuieti s i pregteti n anul pentru care faci planul comparativ cu
numrul angajailor pregtii n anii trecui
Numrul sesiunilor de training pe care plnuieti s le oferi pe anul urmtor comparativ cu ceea ce a
fost oferit n anii trecui
Costul pe sesiune al unei livrri
Costul mediu al unei actualizri care trebuie fcute la un curs existent

Exemplu extract dintr-un Plan de training:

Training-uri inter-departamentale existente:
Obiectivul/
Audiena Cursul
Metoda de
Problema
int
Propus
livrare
Orientarea noilor
angajai la
cultura i
politicile
companiei

Angajai
noi, 100 p.
Agenii,
Central,
Centrul de
procesare

Smart Start

Durata
cursului

Existent/Dezvolta
re/ Cumprare

Bugetul

Training

2 zile

Existent

10.000
EUR

E-learning

3 ore

B.2. Determinarea cursurilor noi

TIP
Scrie fiecare nevoie de nvare
inter-departamental, mpreun cu
descrierea audienei i nr. de
angajai pe un Post-it i lipete-l pe o
tabl mare sau o u. Apoi combin
nevoile de nvare cu Problemele
sau Obiectivele.

Adaug noile cursuri la planul de training

Determin noile cursuri departamentale

Identific nevoile de nvare

departamentale
Determin noile cursuri
inter-departamentale
Identific nevoile de nvare interdepartamentale (ex: coaching)

B.2. Determinarea cursurilor noi metoda de livrare

n determinarea tipului de training (n grup sau
individuale) ine cont dac e vorba de:
Studiu n grup
-

Oamenii sunt obinuii s lucreze mpreun n proiecte i le face plcere

Oamenii nu i pot face timp s nvee dect dac sunt departe de locul de
munc

Organizaia permite oamenilor s i ia din timpul lor de munc s nvee

Cererea pentru cursuri este suficient de mare ca s umpli o sal

Studiu individual
- Oamenii sunt obinuii i prefer s lucreze individual

- Oamenii sunt foarte motivai s i fac timp s finalizeze cursul

- Oamenii nu i pot lua din timpul lor de munc s nvee

- Cererea pentru curs e mic i nu poi umple o sal de clas

B.2. Determinarea cursurilor noi metoda de livrare

Selecteaz metoda de livrare. Poi alege dintre urmtoarele:
Training la sal
Cursuri interne

Cursuri externe

TIP

Criterii de decizie:
Compatibilitatea cu obiectivele
Estimarea probabilitatii de
transfer a cunostintelor la job
Resursele disponibile
Factori legati de cursant

E-learning (sincron sau asincron)

Coaching
EPSS (Electronic Performance Support System) ex: Help-uri la diferite aplicaii IT
Studiu individual (presupune dezvoltarea i livrarea de materiale pe hrtie sau electronice, ex: manuale)

Tele / video conferine

De asemenea, mai jos ai un link la un grafic care reprezint alte metode de nvare organizaional care nu se pot include
n bugetul de training la categoria cursuri pentru c ele fac parte din noul arsenal de metode aflat de multe ori gratis la
dispoziia managerului de L&D. Trebuie luate n considerare n exploatarea acestor metode mai multe elemente cum ar fi
cultura organizaiei, abilitile de utilizare a soft-urilor etc. http://www.upsidelearning.com/blog/wpcontent/uploads/2009/12/blended-learning-formal-to-informal.jpg

B.2. Determinarea cursurilor noi durata lor

Evalueaz coninutul
Ia n considerare metoda de livrare
Vorbete cu SME (Subject
Matter Expert) despre
complexitatea coninutului.
Cursurile tehnice i de
cunotine de produs pot fi
mai eficient livrate pe elearning. Cursurile de soft
skill ofer un transfer mai
eficient prin metoda n sal.

Examineaz mrimea
clasei

Metodele sincrone unde

interaciunea ntre cursani i
trainer are loc n timp real iau La grupurile mai mari
mai mult timp dect metodele metodele sincrone vor lua
de studiu individual.
mai mult timp dect grupurile
mai mici, datorit lungimii
sesiunilor de Q&A, i inclusiv
revenirii mai greoaie din
pauze.

n plus, nu uita s iei n considerare i constrngerile organizaionale, cum ar fi politicile interne

n privina alocrii de timp pregtirii profesionale!

Resursa

Probleme posibile

Expertiza de design instrucional

Evit alocarea de responsabiliti de dezvoltare la SME (Subject

Matter Expert). Ei pot cunoate foarte bine subiectul, ns nu tiu
cum s transfere temele astfel nct altcineva s nvee s aplice.
D-i SME-ului o resurs cu experien n design instrucional.

Timpul

Dac ai multe livrri de fcut ntr-un timp scurt ai putea avea nevoie
de resurse externe

Expertiza de coninut

Dac nu ai expertiza de coninut n interior, poi achiziiona un curs

standard de la un furnizor extern sau serviciile unui furnizor extern
pentru personalizarea unui coninut dorit pe contextul organizaiei
tale.

In-house
Externalizare

Cursul se face in-house dac ai urmtoarele resurse la dispoziie:

Cumprare

B.3. Decizia de cumprare sau de dezvoltare intern

Trebuie s pregteti angajaii ntr-un domeniu specific strict organizaiei tale i nu ai un expert n design
instrucional intern

Nu ai timpul necesar s dezvoli training-ul in-house

Nu ai expertiza de coninut s dezvoli un curs in-house, dar ai buget

Costul pe persoan nu este exagerat de mare (un numr mare de angajai vor avea nevoie de acelai training
n acelai timp sau training-ul va fi repetat periodic n viitorul apropiat)

Dac nu vei oferi angajailor nite cunotine/coninuturi pe care organizaia ta are drepturi de proprietate intelectual
este mai rezonabil s cumperi sau s customizezi un curs de la un furnizor extern. Poate fi mai ieftin i livrarea s
aib loc mai repede.

In-house
Externalizare
Externalizare

Alege externalizarea dezvoltrii unui curs dac:

Cumprare

B.3. Decizia de cumprare sau de dezvoltare intern

Gseti un curs care i acoper nevoile fr customizare sau foarte puin

Ai buget i vrei un curs care a fost testat i a produs rezultate

Nu ai expertiza de design instrucional s dezvoli training-uri in-house

Costul pe persoan nu este exagerat de mare (un numr mare de angajai vor avea nevoie de acelai training
n acelai timp sau training-ul va fi repetat periodic n viitorul apropiat)

Dac ai doar civa angajai care au nevoie de un anumit curs oferit extern este preferabil s gseti un curs deschis
unde s i trimii pe acei angajai.
Vrei s tii cum s alegi un program de calitate?

In-house
Externalizare

Determin ce training s cumperi de la un furnizor astfel:

Cumprare

B.3. Decizia de cumprare sau de dezvoltare intern

B.4. Crearea bugetului i prezentarea lui

Dup ce, pe baza unor recomandri sau consultri ale
unor baze de informaii, ai identificat poteniali furnizori,
contacteaz-i pentru a le cere nite preuri informative
pornind de la cteva coordonate pe care le vei oferi (nr.
cursani, audiena int, tematica cursului, obiectivele
acestuia, durata i metoda de livrare).
Pentru cursurile care le vei dezvolta in-house, pe lng
salariile angajailor care vor fi designeri instrucionali mai
bugeteaz:
Transport pentru designerul instrucional s i colecteze
informaiile
Achiziionare cri, rechizite, CD-uri cu filme educaionale etc.
Multiplicarea materialelor
Achiziionare soft-uri de authoring pentru cursuri online

B.4. Crearea bugetului i prezentarea lui

Bugeteaz costurile de livrare a cursurilor. Ele pot include:
Costuri cu oamenii

Costuri administrative

Salarii ale trainerilor

Salariile personalului administrativ

Salarii ale supervizorilor/managerilor atunci cnd

fac coaching angajailor

Telefoane, pot

Cheltuieli de transport i mas pentru traineri i

cursani
Costuri cu echipamente

Echipamente i materiale de training

Amortizarea cldirilor i echipamentelor de training

nchiriere de sli
Costuri cu materiale
Filme i DVD-uri
Pachete educaionale IT
Materiale utilizate n timpul sesiunilor practice
mbrcminte sau echipamente de protecie
Cri i manuale

B.4. Crearea bugetului i prezentarea lui

Dup ce ai completat fiecare coloan pe modelul indicat prin tabelul de la B.1. introdu
toate costurile i pregtete-l acum pentru prezentare la factorii decizionali pentru
aprobare.

Gndete prezentarea ca o vnzare! Nu uita s accentuezi

beneficiile financiare i non-financiare ale investiiilor!

SUCCES I ATEPTM S NE MPRTETI DIN

PROVOCRILE TALE la:

provocari@learningpro.ro

TIP

ntreab-te: Dac cineva

s-ar uita la planul de training i
eu nu a fi acolo s i explic, ar
fi evident modul n care
cursurile propuse ajut la
rezolvarea problemelor sau
atingerea obiectivelor?