De la achiziie la plat

Harta procesului la nivel nalt

nceput
Estimare
i
Necesitatea
Planului

Final
Clarificarea/Cer
erea
nevoilor

Identificarea/
Selecia
Furnizorului

Generarea
Ordinului
de
Contract/
cumprare
Indeplinirea
Necesitilor
de ctre
Furnizor

Enablers: Finance, Legal, HR, IT

Proiecte

Clieni Interni

Operaiuni

Chitana
Materialelor
sau a
Serviciilor
i a
documentelor

Stabilirea,
Plata,
i
Msurarea
Performanelo
r

Sunt dou lucruri de care trebuie s inem cont atunci cnd descriem
procesul de cumparre. n primul rnd, efortul depus de o companie n aceast
activitate difer foarte mult de la o situaie la alta. Procesul de cumprare care duce
la un contract n valoare de $30 de bilioane pentru avioane militare este foarte
diferit de o cumprare obisnuit a unor resurse pentru birou.
n al doilea rnd, n timp ce va uitai la paii din procesul de la achiziie la
plata prezentai (Procure to Pay) n Exponatul 2.1, recunoastei c companiile
pot castig uneori un avantaj competitiv prin ndeplinirea acestor activiti mai bine
dect concurenii acestora. Multe organizaii, de exemplu, folosesc sisteme de
informaii pentru a automatiza pregtirea de obinuit a ordinelor de cumprare, n
timp ce altele folosesc echipe de sourcing management pentru a mbuntii
rezultatul evaluarii furnizorului i eforturile seleciei.
Seciunea aceasta prezint procesul de cumprare ca un ciclu care const n
ase etape majore:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Estimarea i necesitatea planului

Clarificarea nevoilor (cerere)
Identificarea/selecia furnizorului
Generarea ordinului de contract/cumprare
Chitana materialelor sau a serviciilor i a documentelor
Stabilirea, plata, i msurarea performanelor

Aceste etape ar putea varia de la o organizaie la alta, acest lucru depinde de:
dac cumpararea is sourcing un obiect nou sau cumparat n mod repetat, i
deasemenea daca este un proces detaliat de acord pentru cumparrile care
depaesc o suma specific de dolari. Noile obiecte necesit ca cumpararea s
consume mult mai mult timp n faa evalund potenialele surse. Obiectele care se
repeta de obicei au surse aprobate deja disponibile. Exponatul 2.1 ilustreaza un
process de cumprare tipic folosit n multe firme, cu cteva elemente tipice de
contingenta artate.
Cursul procesului artat n Exponatul 2.1 este deseori numit procesul de la
achiziie la plata (Procure to Pay), pentru c documenteaz toate etapele de la
iniierea unei nevoi, pan la elementul de plat. Cursul unui document acompaniaz
micarea ordinelor i a materialului prin procesul de la achiziie la plata. Istoric,
pregtirea i administrarea documentelor de cumprare convenabile a fost un
proces care consuma mult timp. Majoritatea firmelor au optimizat procesul fluxului
de documente pentru a reduce hrtiile i mnuirea necesar pentru fiercare
cumprare. irul de unelte folosite pentru a obine eficiena n tranzaciile de
cumprare este n larg denumit e-procurement. Companiile folosesc unelte eprocurement pentru a manevra fluxul de documente prin (1) automatiznd procesul
generrii de documente i (2) transmiand electronic documentele de cumparare la
furnizori. Beneficiile generrii i transmiterii electronice a documentelor de
cumprare le includ pe urmatoarele:
1. O eliminare virtual a hartiilor i manevrarea hrtiilor

2. O reducere n timpul petrecut ntre recunoaterea nevoilor i a eliberrii i

chitana unui ordin.
3. Comunicare mbunatit n interiorul companiei dar i cu furnizorii
4. O reducere n numrul de erori
5. O reducere n cheltuielile generale n zona de cumprare
6. O reducere n timpul petrecut de personalul purchasing pentru ordinele de
cumprare i facturii, i mai mult timp petrecut pentru activitile strategice
de cumprare cu valoare adaugat.
Documentele electronice des folosite n proces sunt reprezentate in Exponatul
2.1 de cutii, despre care vom vorbi acum.

Estimarea si Necesitatea Planului

Ciclul de cumprare ncepe cu identificarea unei nevoi (unei necesitai). n
majoritatea cazurilor, personalul care se ocupa de achiziionare au un proces de
planificare anual sau bianual, prin care ei vor examina tiparul de cheltuieli a
organizaiei (printr-o analiza a cheltuielilor, discutata mai tarziu n capitol), i
pregtesc o anticipare a ce va fi cumprat. n unele cazuri, poate fi un set nou de
necesiti care nu au fost planificate (cum ar fi introducerea unui produs nou). n
asemenea cazuri, personalul cumpr se ntalnesc cu clienii interni pentru a
discuta nevoile acestora pentru anul viitor. n multe firme astzi, cumprarea este
vehiculul principal pentru a obine furnizrii externe (produse sau servicii) de la
furnizori, asta inseamn c personalul pentru cumparare trebuie s munceasc cu
un numar mare de clieni interni, care uneori includ comercializarea, operaiuni,
finane, tehnologia informaiei, i alti clieni interni. Printr-un dialog structurat,
cumprtori vor inelege i vor planifica pentru ce vor cumpar clieni i vor
interpreta asta intr-o estimare care este impartasit cu furnizorii. (n capitolul
urmator, vom discuta despre procesul de sourcing care are loc pentru a identifica
care furnizori trebuie s primeasc aceasta afacere asociat cu ndeplinirea acestei
nevoi).

Honeywell: nelegerea Cererii din Viitor

Multe sisteme de analiza a cheltuielilor capteaza date doar dupa ce banii s-au
dus. Honeywells OneSource, n contrast, este ca un univers n expansiune, care
acopera backward- i forward-looking spend data. Le d administratorilor de
mrfuri ale companiei o cale sa identifice strategic sourcing i oportuniti de
administrare a cheltuielilor n timp real.
Propulsat de tehnologia i2 SRM, achiziionarea platformei, OneSource aduna
n mod automat date de achiziionare de la 107 (in cele din urma 152) locaii
Honeywell. Datele disponibile pentru analiza i suportul pentru decizii se intinde pe
ultimii doi ani i anul curent. Fiecare loc ofera ase feed-uri discrete de date: ordine
de cumparare deschise, chitane, rebuturi, cerere neplasat sau anticipare (cerere
de la sistemul MRP dar nu nca cumparat), furnizorul administrator, i cheltuieli
conturi creditor, ncluzand off-purchase order MRO spend. Al aptelea i al

optulea feed de date capteaz contractele manofacturiere, bacnotele (lista prilor

i prile componente acceptate listei vnztorilor de afaceri care se ocup cu
cheltuiala contractelor de analiz.
OneSource este diagnosticat tehnologic, n sensul c unitaile de afaceri
Honeywell nu au nevoie s schimbe modul n care ele capteaz i stocheaz datele
despre cheltuieli. Datele ntr-un format stabilit sunt luate din sisteme pe care le are
site-ul---de la foile de calcul din Excel la o gramad vasta de sisteme ERP i MRP,
incluzand Avalon, BPICS, Cullinet, JD Edwards, MacPac, Oracle, SAP dar si niste
versiuni locale, spune Dennis Lemon, director corporativ la calitatea furnizorului si
administrare sanatoasa. Asta este important pentru o companie diversificata ca
Honeywell, unde achizitionarea este decentralizata.
Clasificarea i curarea datelor este facut ca i parte a prezentrii
proiectului i continu s foloseasc aplicaii de intreinere a datelor administrate de
site-uri desemnate sau resurse de afaceri. Pe msura ce implementarea
continu, spune Lemon, curaarea datelor a identificat pana la 25% suprapunere
pariala cu alte site-uri n timp ce alte site-uri sunt adugate. Raionalizarea
global a furnizorului a permis Honeywell s realizeze reduceri la aprovizionarea de
baza ntr-un interval de 40-50%.

Tipic, dup prerea lui Lemon, dureaz aproape trei luni s aduci un site nou
la bord cu OneSource. Un factor cheie a fost dezvoltarea unui proces formal pentru
a face asta. Folosim un proces definit care specific cu cine lucrm i cum.
mplicm sourcing-ul lor, IT, i oameni de calitate. i ajutm s creeze feed-uri de
date, s testeze, i s-si valideze datele, i i instruim s foloseasc sistemul. i
educam cu adevarat pe msura ce ncep s foloseas OneSource.

O nevoie proiectata poate lua forma unei componente(e.g., un set de

elemente de fixare), material brut (e.g., rasini), subansamblu (e.g., motor), sau
chiar si un obiect terminat (e.g., un computer). n alte cazuri, nevoia poate fi un
serviciu, cum ar fi nevoia de a intra in contact cu o agentie de publicitate pentru o
campanie de comercializare nou, sau un serviciu de hrana pentru a aproviziona
prnzuri la cantina companiei. Deoarece cumprarea este responsabil pentru
achiziionarea produselor i a serviciilor pentru ntreaga organizaie, cursul de
informaii ntre funcia de cumprare i alte zone ale organizaiei pot fi extinse.
Bineneles, nu toate nevoile pot fi anticipate din timp. Exist situaii cnd un
client intern are o nevoie care apare pe subit, ceva ce nu a fost planificat i pentru
care nu este nici un furnizor existent identificat pentru a oferi produsul sau serviciul
de care este nevoie. Asemenea nevoi sunt de obicei sunt rezolvate prin abordarea
spot buy, care este de asemenea discutat in contextul procesului P2P. De exemplu,
marketing are nevoie s cumpere un set de stilouri i cni pentru o promoie
special i ar putea alerta cumprarea ntr-o instiinare subit pentru aceasta
nevoie. Daca nu ar fi fost planificat, atunci cumprtori trebuie s lucreze cu
marketing s identifice rapid un furnizor care s aprovizioneze cu aceste produse n

termen scurt la cel mai mic posibil pret cu un nivel acceptabil de calitate i timp de
livrare.
Cnd se creeaz o prevedere pentru un produs sau un serviciu necesar,
clienii interni s-ar putea s nu fie capabili s exprime exact de ce vor avea nevoie
la un moment dat n timp. De exemplu, grupul de ntreinere a unei centrale chimice
ar putea spune c vor avea nevoie de pari de nlocuire pentru echipament, dar n-ar
putea oferi detalii exacte despre prile specifice de care vor avea nevoie, nici
despre momentul cnd vor avea nevoie de ele. n asemenea cazuri, cumprtorul ar
putea negocia nelegeri cu distribuitorii de pri care ar putea aproviziona un set
total diferit de produse care ar putea satisface nevoia. n alte cazuri, un client intern
ar putea spune c trebuie s munceasc cu un furnizor de servicii particular pentru
servicii temporare, servicii de consultare sau programare software, dar ei nu pot
exprima n avans de care tip de serviciu vor avea nevoie. Cumprtorul se va duce
dupa aceea i va ncerca s asigure un contract cu nite costuri predefinite pentru
diferitele clase de muncitori care pot oferi aceste servicii ntr-un timp scurt.

Clarificarea nevoilor: Revendicarea

La un moment dat, ns, clienii interni i identific nevoia pentru un produs
sau serviciu i comunica cu cumprtorul exact de ce au ei nevoie si cand au
nevoie.
Utilizatori interni comunica nevoile lor cumprarea ntr+ o varietate de cai
ncluznd reichiziiile de cumprare de la utilizatori interni, anticipri i ordine ale
clienilor, sisteme obinuite de reordonare, verificri de stoc, i necesitile
materiale identificate n timpul dezvoltrii de produse noi. S privim mai cu atenie
la aceste documente electronice (sau de hrtie) care transmite necesitile
clientului intern la cumprare.

Revendicarile de cumprare/Declaraie de Munc

Ceea mai comuna metoda de informare a cumprari despre nevoile
materiale i printr-o revendicare de cumprare (Un exemplu este artat n
Exponatul 2.2.). Utilizatorii ar mai putea transmite nevoile lor prin telefon, prin viu
grai, sau prin metode generate de computer. Dei sunt o varietate de formate de
revendicri de cumprare, orice revendicare trebuie s conina urmatoarele:
-Descrierea materialului sau a serviciului necesar
-Cantitatea i data la care este necesar
-Costul estimat
-Contul de lucru care s fie incarcat
-Data revendicarii (aceasta ncepe ciclul de urmarire)
-Data la care este necesar

-Semnatura autorizat
Cu toate c varietai a formatelor exist, o revendicare de cumprare ar
trebui sa conina cel puin o descriere detaliat a materialului sau serviciului,
cantitatea, data la care este necesar, costul estimat, i autorizaia. Forma aceasta
de comunicare pentru o nevoie particulara este numit revendicare. Revendicarea
este un formular electronic sau de hartie care ofer cateva...
Necesitat
ile crearii

Necesitati
le
autorizarii
Generarea
ordinului
de
cumparare
din

Ordin de
cumpara
re
Trimiterea
ordinului
de
cumparar
e la

Furniz
or
Produsul
Ordinul
primit

Factura
Plata

Chitanta
de
confirm
are

Potrivire
a facturii
cu
ordinul
de

Rambursa
re

Conturile
platibile
pentru
achitare
a facturii

Capitolul 2

Prcedeul de cumprare

Informaia critic despre nevoie.O reachiziionare tipic va oferi o descriere a

produsului.
(e.g.,a valve),materialul i culoarea (alama, supapa,rou), cantitatea necesar (20
supape de alama), destinaia (20 suape de alama rosii vor fi folosite pentru
ntreinerea proiectului cu echipamentele XYZ ), data necesar pentru livrare ( trei
saptamani ).

Uneori un service este trebuincios. De exemplu , marketingul va dori sa

achiziioneze o campanie reclama , R&D , nevoia de un studiu clinic, sau resurse
umane,ar putea avea nevoie pentru imprimarea unei brosuri. n accest caz
utilizatorul va trebui s completeze o declaraie de munc care specific locul de
munc n care urmeaz s fie finalizat,cand este nevoie ,si ce tip de furnizor de
servicii este necesar.

Un standard de cumparare rechiziionare sau SOW este folosit des n rutinele

mai puin complexe care cresc fiind transmise prin intermediul sistemelor de
cumprari i rechiziii online. Sistemul de rechiziii online este un sistem intern
destinat n primul rnd pentru a salva timp printr-o eficien de comunicare i
urmrirea de cereri materiale. Este posibil ca utilizatorii s aibe acces i la alte
sisteme care permit achiziionarea produselor direct de la producator cum ar fi un
card de achiziie corporativ. n accest caz rechiziiile transmise de achiziii sunt
inutile.

Exist diferene mari n ntreaga organizaie n calitatea i utilizarea

sistemelor electronice de cumprare de rechiziie. Un sistem care pur i simplu cere
utilizatorilor s remit achiziii care au nevoie pentru transmiterea electronic este
similara unei/unui email. Acest tip de sistem ofer o valoare adaugat mic cu
exceptia de a accelera procesul de cumparre. Invers un sistem studiat este atat de
complex ncat utilizatorilor le este team s l foloseasc. Au ocolit rechiziiile online
i s-au bazat pe telefon i mail.

Expunerea 2.3 ofer detalii suplimentare cu privire la modul n care o

rechizitie, achiziie este aprobat ransformat intr-o comanda de achizitie,si nu in
ultimul rand pregatita pentru a fi trimisa si platita. Desi utilizatorul ii poate sugeraa,
un furnizor are o autoritate final de selecie. Totusi, pentru punctul de vedere
tehnic complex sau nestandart, achizitiile necesita informatii aditionale sau
specificatii despre rechizitii. Exemple de astfel de specificatii includ gradul de
materiale metode de manofacturiere , masuratori detaliate si tolerante. Procesul de
cumprare poate trimite o confirmare de primire a rechizitiei de achizitie pentru
solicitant. Aceast recunoastere ia adesea forma confirmarii de rechizitie.
Recunoasterea poate fi separat de la notificarea utilizatorului care a primit de a
achizitiona si se proceseaz rechizitiionarea, sau poate fi o copie a rechizitiiei
originale. Confirmarea verifica acurateea utilizatorului n materialul cerut.

Rechiziii cumprari calatorii / coduri de bare

Nevoile materiale sunt, de asemenea, comunicate printr-o cltorie de

cumprare a rechiziiilor, o form constnd ntr-o carte imprimata sau un cod de
bare, cu informatiile locului de unde au fost achizitionate. Aceasta metoda este
folosita in primul rand pentru companiile mici care nu au procese de management
automate de achiziie sau inventar.
Informaii cu privire la card sau la intrarea bazei de date asociate cu cod de bare
poate include urmtoarele:
-

Descrierea articolului
Lista furnizorilor aprobai