Sunteți pe pagina 1din 98

Management de proiect

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1. Introducere. Cadrul conceptual.


1.Introducere. Cadrul conceptual.
1.1 Definiia Proiectului
1.2 Caracteristicile proiectelor
1.3 Clasificarea proiectelor
1.4 Managementul de proiect. Scurt istoric. Relaia cu alte discipline
1.5 Managerul de proiect. Rol i responsabiliti
1.6 Abordri n managementul proiectelor
1.7 Fazele proiectului
1.8 Domeniile de expertiz n managementul proiectului

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

2. Conceperea i iniierea proiectelor


2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului
2.2 Ciclul de proiect
2.3 Concepia proiectului
2.4 Planificarea proiectului

2.5 Implementarea proiectului


2.6 Controlul proiectului
2.7 Monitorizarea
2.8 ncheierea i evaluarea

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1.1 Definiia Proiectului

Proiect Project Management Institute (PMI) = ansamblu de aciuni


derulate ntr-un timp limitat pentru aproduce un produs/ rezultat/
serviciu unic

Proiect = o problem (pozitiv sau negativ) planificat n vederea/ cu


scopul rezolvrii. Proiectele eueaz atunci cnd problema nu este
corect definit la debutul proiectului.

Proiect = efortul de a crea un produs/ serviciu unic, rezultat definit i


msurabil

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1.1 Definiia Proiectului

Caracteristica definitorie pentru un proiect = noutatea. Proiectul = pas n


necunoscut, incertitudini, riscuri, context n permanent modificare, concure.

Proiectul = misiune cu un punct final cunoscut. Ex. construirea unei case


proiect al crui punct final este terminarea casei, ex. crearea unui soft nou,
lansarea unui produs. Termenul este aplicat misiunilor cu un anumit grad de
complexitate.

Proiectul = realizeaz un obiectiv clar definit, ntr-o perioad de timp


planificat i cu un cost planificat. Terminarea proiectului presupune o
schimbare.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1.1 Definiia Proiectului

Proiectul ideal se termin la timp, respect bugetul iniial,


respect specificaiile iniiale ntocmai proiectele ideale sunt foarte
rar ntlnite n realitate 30% din proiecte nu sunt terminate
niciodat, proiectele pot fi afectate de greeli, depiri de costuri sau
termene limit.

Conceptul de proiect = serie de activiti derulate temporar pentru a


genera un scop unic.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1.1 Definiia Proiectului

Realizare = terminarea proiectului la dat i n costul planificat, cu


rezultatul dorit

Rezultat = cea ce realizeaz un proiect de ex. o cas nou, un


produs nou, un program de computer nou

Proces serie de activiti orientate ctre obinerea unui rezultat

Nu sunt proiecte activiti ncheiate care sunt repetate n


acelai mod sau care nu au un scop clar definit sau care pot
fi repetate sau replicate oriunde i n orice moment,
activitile n derulare.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

1.2 Caracteristicile proiectelor

Orientate ctre un scop obiectivele i rezultatele sunt clar definite


Realiste scopurile trebuie s fie realizabile n condiiile tehnice i de resurse existente sau atrase
n proiect

Unicitate obiectivul trebuie bine definit

Limitate n timp i spaiu nceputul i sfritul proiectului sunt bine definite i sunt
implementate ntr un context i loc stabilit i specific

Complexitate necesit abiliti de planificare i implementare variate i implic parteneri diferii


Colective proiectele sunt produsul unui efort de echip, sunt derulate de echipe
Unicitate toate proiectele pornesc de la o idee nou, furnizeaz rspunsuri specifice la o
problem ntr-un context specific. Sunt inovatoare

Pot fi evaluate sunt planificate i descompuse n scopuri msurabile care permit evaluarea
Resurse din domenii diferite de activitate
Are un finanator i un client principal

Risc i incertitudine fiecare proiect este diferit i o aventur


Alctuite din etape au componente distincte, identificabile etape, faze

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

Restriciile unui proiect

Aria de acoperire / Scopul proiectului care este rezultatul/


serviciul sau produsul realizat de proiect i ateptat de client

Timpul care este durata de terminare/ finalizare a proiectului i


planul detaliat al proiectului pe zile, luni, ani

Costurile care sunt costurile de realizare a proiectului

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

Obiectivele proiectului - Performan i calitate,


Timp, Cost sunt de regul reprezentate sub forma unui
triunghi
.

Performan (P)

Cost (C)

21.01.2015

Timp (T)

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

10

Situaiile n care unul din obiective primeaz


afecteaz organizarea proiectului/ structura de
organizare. P = performan, C = cost, T = timp
P

T C

T C

Costuri ex. organizaii cu fonduri limitate


Performan/ calitate ex. companii private meninerea reputaiei
Timp ex. organizarea unei expoziii, data fixat i spaii nchiriate
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

11

Relaii cerine cost timp performan scop

Proiectele eueaz atunci cnd finanatorul dicteaz/ impune condiii legate de Cost Timp
Performan i Scop SIMULTAN!

Finaatorul poate dicta/ impune cel mult 3 dintre restricii (P,C,T,S) iar managerul de proiect
dicteaza/ impune cel puin una dintre restricii (P,C,T,S)!

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

12

1.3 Clasificarea proiectelor


Proiecte de construcii, petrochimice, miniere, extractive

faza de finalizare la distan mare de sediul central al contractorului


riscuri i probleme speciale de organizare i comunicaii
necesit investiii mari de capital necesit control riguros al
activitii, fondurilor/ resurselor financiare, i al calitii

volumul finanelor i alte resurse de obicei mare mai multi


contractori organizarea i comunicaiile devin complicate
contractorii coopereaz n joint-venture

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

13

1.3 Clasificarea proiectelor


Proiecte industriale

scop producere echipamente sau maini, vase, vehicule, utilaje


produs construit pentru un anumit client sau pentru companie n

vederea realizrii unui nou produs executat/ vndut n cantiti mari

derulare n spaiul care aparine contractorului la distan mic


activitate de management derulat direct la faa locului un mediu

optim de lucru

excepii faza de instalare, instruire iniial, service i nteinere


deriulate la distan sau produsele complexe dezvoltate n consoriu de
companii probleme de risc, dificulti contractuale, comunicaii,
coordonare, control

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

14

1.3 Clasificarea proiectelor


Proiecte de management

derulate la schimbarea sediilor centrale, dezvoltarea de noi sisteme


informatice, pregtirea de trguri comerciale, producerea de studii
de fezabilitate sau de alt tip, la restructurare, organizarea de
demonstraii publice

la realizarea de noi produse diferite de cele descrise mai sus


nu conduc ntotdeauna la produse vizibile sau tangibile
rezolvarea proiectelor consecine importante

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

15

1.3 Clasificarea proiectelor


Proiecte de cercetare

consum resurse financiare importante, timp de realizare mare ani, pot conduce la
rezultate spectaculoase sau la pierderi

au cel mai mare grad de risc presupun producerea de cunotine


au obiective finale greu de definit sau imposibil de definit
presupun utilizarea altor metode de management fa de celelalte 3 tipuri de proiect
bugetele trebuie corelate cu fondurile disponibile, cheltuielile trebuie controlate prin
evaluri periodice i autorizarea i eliberarea de fonduri n trane controlate i
motivate/ justificate

ies din sfera de acoperire a metodelor uzuale de control al proiectelor dar pentru
achiziii, comunicaii, echipare i aprovizionare cu materiale necesare se exercit un

management de proiect adecvat

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

16

1.4 Managementul de proiect. Scurt istoric. Relaia cu


alte discipline

Managementul proiectelor - metod tiinific de gestionare a proiectelor


dezvoltat n ultimii ani.

Scopul managementului de proiect = terminarea proiectului i realizarea


punctului final/scopului/produsului/serviciului n condiiile previzionate sau ct
mai aproape de acestea.

Succesul = organizare, control, atenie la detalii i ritm susinut

Managementul proiectelor = aplicarea cunotinelor, abilitilor, aptitudinilor i


tehnicilor necesare pentru a atinge cerinele proiectului (P,T,C,S).

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

17

Istoric

momentul apariiei este greu de stabilit a se vedea ridicarea


Marelui Zid Chinezesc sau construirea catedralelor - apariia/
aplicarea metodelor, instrumentelor i tehnicilor moderne n cadrul
Proiectului Manhattan care a condus armata SUA la construirea
bombei atomice.

Armata = industria cheie care a dezvoltat tehnici de management de


proiect.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

18

1917 Henry Gantt dezvolt graficul Gantt ca instrument de programare a


activitilor arat modul n care sarcinile sunt realizate prin comparaie cu un plan
prestabilit.

1958 diagramele de tip reea n proiectul de realizare a rachetelor Polaris, SUA


modeleaz relaiile dintre sarcinile proiectului adic s creeze sarcini mai realiste
arat sarcinile interconectate.

1970 armata utilizeaz instrumente software pentru gestionarea proiectelor de


mare anvergur.

Ultima parte a secolului 20 toate domeniile de activitate utilizeaz tehnici i metode


de management de proiect.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

19

Relaia cu alte discipline i domenii

Management de
proiect

Management general

Domeniul de
activitate

Cunotine teoretice i practice

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

20

Managementul proiectelor = sinteza a cel puin 5 elemente:

21.01.2015

pregtirea i lansarea proiectului,


conducerea proiectului,
organizarea dezvoltrii i a implementrii proiectului,
asigurarea coerenei aciunilor,
evalurii i monitorizrii cu scopul realizrii unui plan.

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

21

Managementul de proiect este o activitate cu un scop specific, se


refer la conducerea activitii de realizare a unui plan, se
desfoar n timp, din momentul n care este nceput activitatea
de elaborare a planului proiectului.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

22

1.5 Managerul de proiect. Rol i responsabiliti

Manager de proiect - rolul de a

aplica rigoarea i structura managementului de proiect,

asigur terminarea cu succes a proiectului n limitele de timp i cost


necesare.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

23

Rolul managerului de proiect

se asigur c este neles clar motivul realizrii proiectului i care este


rezultatul acestuia

planific procesul cunoate costurile i durata proiectului

gestioneaz proiectul asigur atingerea obiectivelor definite n timpul


i cu costurile previzionate

termin corespunztor proiectul se asigur c rezultatele au calitatea


ateptat i funcioneaz conform cerinelor

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

24

Conducerea/ managementul unui proiect nu este management


de proiect atunci cnd o singur persoan este implicat n
proiect!

i
Managementul proiectului nu se realizeaz de la sine i de aceea

managerul de proiect nu face parte din echipa de realizare


a proiectului riscul este de a nu finaliza proiectul n parametrii
dorii!

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

25

Aptitudinile eseniale

= capacitatea de a comunica i de a lucra n echip,


aptitudinile tehnice nu sunt eseniale dei sunt importante.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

26

Profesia Manager de proiect

1996 managementul proiectelor cea mai bun alegere pentru o carier


revista Fortune

1990 apar departamente speciale pentru managementul proiectelor,

colegiile i universitile ofer cursuri legate de diferite aspecte ale


managementului proiectelor.

Internaional profesia este atestat de PMI (Project Management

Institute) condiii acces = numr de ore exercitare profesie, accesptarea


unui cod etic, cunotine n domeniu dovedite prin examen vezi
www.pmi.ro

Romnia certificarea este realizat de Ministerul Muncii, Ministerul


Educaiei absolvirea de cursuri + examen

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

27

1.6 Abordri n managementul proiectelor

Sunt cunoscute dou abordri n managementul proiectelor

1. Abordarea bazat pe faze i

2. Abordarea bazat pe domenii sau arii de expertiz.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

28

Domeniul de
expertiz
0

Iniiere
1

Managementul
Integrrii
Managementul
Ariei de acoperire

Managementul
Timpului
Managementul
Costurilor
Managementul
Calitii
Managementul
Resurselor umane
Managementul
Comunicrii

Managementul
Riscului

Managementul
Achiziiilor

Iniiere

Grupurile de procese ale proiectului


Planificare
Execuie
Control
2
3
4
Execuia
Control integrat
Realizarea planului de proiect
planului
al schimbrii
deproiect
Verificarea ariei
Planificarea ariei de acoperire
de acoperire
Controlul ariei de
Definirea ariei de acoperire
acoperire
Definirea activitilor
Succesiunea activitilor
Controlul
Estimare durata activiti
programului
Realizarea programului
Planificarea resurselor
Controlul
Estimarea costurilor
costurilor
Bugetarea costurilor
Asigurarea
Planificarea calitii
Controlul calitii
calitii
Planificare organizaional
Dezvoltarea
Recrutare personal
echipei
Diseminarea
Raportarea
Planificarea comunicrii
informaiei
performanei
Planificarea managementului
riscului
Identificarea riscului
Monitorizarea i
Analiza riscului calitativ
controlul riscului
Analiza riscului cantitativ
Planificarea rspunsului la
risc
Planificarea achiziiilor
Efectuarea
cererilor de
Planificarea cererilor de
ofert
ofert

nchidere
5

nchiderea
administrativ

Finalizarea
contractelor

Relaiile dintre grupurile de procese, activitile i domeniile de expertiz ale proiectului.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

29

1.7 Fazele proiectului

1.

specificarea detaliat a scopului proiectului

2.

planificarea proiectului i stabilirea modului n care proiectul

este realizat

3.

realizarea proiectului i obinerea rezultatelor planificate

4.

verificarea obinerii rezultatelor planificate, control

5.

ncheierea proiectului

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

30

Ciclul de via al proiectului - distribuia efortului de planificare corespunztoare pe durata proiectului. Prelucrare dup
Joseph Heagney, Fundamentals of Project Management, American Management Association, 2012

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

31

1.8 Domeniile de expertiz n managementul proiectului

descriu competenele cheie pe care managerul de proiect trebuie s


le dein

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

32

Prima categorie grupeaz domeniile eseniale sau principale, care conduc la realizarea de obiective i
activiti specifice din proiect dup cum urmeaz:

1.

Managementul Ariei de acoperire a proiectului - definirea activitilor necesare realizrii

proiectului dar i gestionarea acestora

2.

Managementul Timpului - stabilirea timpului necesar pentru finaizarea activitilor proiectului,


ntocmirea unui plan al proiectului dar i asigurarea finalizrii proiectului n timpul stabilit

3.

Managementul Costurilor - ntocmirea bugetului alocat proiectului dar i gestionarea acestuia

4.

Managementul Calitii - satisfacerea nevoilor identificate de proiect, fie ca acestea sunt


exprimate sau subnelese

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

33

Cea de a doua categorie reunete domeniile de expertiz suport sau facilitatoare dup cum urmeaz:

5.

Managementul Resurselor umane - stabilirea modalitilor de utilizare eficient a resursei umane

6.

Managementul Comunicrii - producerea, colectarea, stocarea i diseminarea informaiilor legate de


proiect

7.

Managementul Riscului - identificarea, analiza, formularea i aplicarea de msuri contra riscurilor

8.

Managementul Achiziiilor - achiziionarea de servicii i bunuri care sunt utilizate n proiect i care
provin din afara organizaiei i echipei care realizez proiectul.

Managementul Integrrii - cel de al 9-lea domeniu de expertiz, influeneaz i este influenat de toate
celelalte domenii sau arii de expertiz.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

34

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

35

2. Conceperea i realizarea proiectelor

2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului


2.2 Ciclul de proiect
2.3 Concepia proiectului
2.4 Planificarea proiectului
2.5 Implementarea proiectului

2.6 Controlul proiectului


2.7 Monitorizarea
2.8 ncheierea i evaluarea

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

36

2.1 Structurarea proiectului. Fazele proiectului


Pai n managementul de proiect.
Corespondena cu fazele proiectului

FAZA DE CONCEPIE
Input de marketing
Monitorizarea competiiei

FAZA DE DEFINIRE I PROIECTARE


Definirea problemei
Dezvoltarea viziunii
Scrierea Misiunii

FAZA DE PLANIFICARE
Dezvoltarea strategiei
Implementarea planificrii
Managementul Riscului

FAZA DE EXECUIE
Monitorizarea tuturor activitilor
Aciuni de corectare a evoluiei

FAZA DE NCHIDERE

21.01.2015

Rapoarte finale
management de proiect 2014-2015
Revizuirea leciilor nvate
conf.dr.arh. monica radulescu

37

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

38

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

39

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

40

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

41

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

42

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

43

2.2 Ciclul de proiect

eviden 3 principii majore:


1.

Programare

Identificare

criteriile de luare a deciziilor i

procedurile sunt definite n fiecare


faz i includ informaii cheie asupra

cerinelor, i criterii de evaluarea a


calitii

2.

fazele n ciclul proiectului sunt

progresive i trebuie ncheiat


fiecare faz pentru a putea aborda Evaluare i
cu succes urmtoarea faz

3.

Formulare

audit

identificarea de noi proiecte i

activiti de programare este un rezultat


al monitorizrii i evalurii face parte

dintr-un proces structurat de feedback

Implementare

i nvare la nivel instituional

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

44

4 faze comune abordrilor i anume

I. Concepie,
II. Planificare,
III. Implementare,
IV. ncheiere.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

45

Ciclul de proiect principale documente i responsabiliti n proiectele cu


finanare european Sursa Project Cycle Management Guidelines 2004
European Commission p.19

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

46

n cazul proiectelor care primesc finanare

fazele proiectului sunt de regul definite dup cum urmeaz:

Identificare (stabilirea ideii de proiect n funcie de cerinele programului de finanare)

Formulare (dezvoltarea ideii de proiect ntr-o structur coerent ce conine identificarea scopului,
obiectivelor proiectului, planificarea activitilor, identificarea rezultatelor i a beneficiarilor proiectului,
planificarea resurselor necesare proiectului, inclusiv stabilirea bugetului)

Finanare (faza ce cuprinde mai multe etape, de la depunerea proiectului spre finanare, evaluarea

proiectului, perioada de precontractare, culminnd cu ncheierea contractului de finanare)

Implementare (punerea n aplicare a celor formulate i planificate, aa cum sunt descrise n cererea de
finanare)

Evaluare (analizarea progresului proiectului prin compararea celor obinute la un moment dat cu cele
propuse n cererea de finanare pentru a vedea n ce msur obiectivele proiectului au fost atinse)

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

47

2.3 Concepia proiectului. Planul proiectului


I.1. Analiza nevoilor

Determinarea problemei reale - ntrebri de verificare:

- De ce este o problem?

- Cine este afectat de problem?


- A cui este problema?
- Care este impactul problemei asupra beneficiarilor organizaiei?
- Care este impactul asupra relaiilor organizaie-beneficiari?

- Cnd se manifest efectele negative ale acesteia?


- Este urgent rezolvarea problemei i de ce?
- Ce s-ar ntmpla dac problema nu este rezolvat?
- Este rezolvabil problema cu resursele disponibile?
- n ce stadiu se va afla problema dup terminarea proiectului?

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

48

I.2 Determinarea problemei prioritare


Determinarea problemei prioritare - ntrebri de verificare:

- Cine sunt componenii/membrii grupurilor-int?


- Este nevoie de acest proiect?
- Reflect proiectul nevoile reale ale comunitii?

- Este comunitatea de acord c aceasta problem este real?


- Dorete comunitatea acest proiect? Care ar fi soluiile lor?
- Care ar fi oportunitile proiectului? Ce are el nou, inovator?

- Ce anume (situaie, stare de fapt, comportament...) va schimba proiectul?

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

49

Determinarea problemei prioritare

se poate face utiliznd tabelul de mai jos n care sunt enumerate problemele
identificate, i se acord punctaje de la 1 la 5 pentru fiecare din urmtoarele criterii:

Enunul
problemei
1

Criteriu

Enunul
problemei
2

Enunul
problemei
3

Importana problemei
Urgena problemei
Fezabilitate
Suport din partea celor interesai
Punctaj final

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

50

I.3 Analiza
SWOT

21.01.2015

Puncte tari
S
- Avantajele unei propuneri?
- Capacitate?
- Avantaje fa de concuren?
- Resurse, echipamente, oameni?
- Experiena, cunotine, date, informaii?
- Resurse financiare? Locaia?
- Aspecte inovative?
- Calitatea proiectelor derulate, experiena?
- Acreditri, recunoateri, certificri?
- Sistemul de comunicare din interiorul
organizaiei?
- Cultura organizaional?
- Conducere, management?
- Filosofia i valorile organizaiei?

Puncte slabe
W
- Dezavantajele unei propuneri?
- Lipsa capacitii?
- Lipsa avantajelor fa de concuren?
- Reputaia?
- Lipsa resurselor financiare?
- Propriile puncte sensibile ale organizaiei?
- Termene limita, resurse limitate?
- Lipsa unui flux de numerar acceptabil?
- Efectele asupra activitilor principale ale
organizaiei?
- Experiena anterioar n domeniu lips
sau irelevant?
- Angajamentul sczut al membrilor?
- Acreditri, certificri lips?
- Conducere defectuoas?
- Lipsa unor canale clare de comunicare?
- Cultur organizaional nepotrivit?

Oportuniti
O
- Dezvoltarea sectorului?
- Lipsa unor organizaii concurente?
- Tendinele actuale benefice?
- Dezvoltarea tehnologic?
- Influene globale
- Legislaie favorabil
- Surse de finanare pentru domeniul vizat?

Ameninri
T
- Efecte politice?
- Efecte legislative?
- Efecte ale mediului?
- Lipsa surselor de finanare?
- Cererea?
- Dezvoltarea economic?
- Competiie n domeniul vizat foarte
puternic?

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

51

Matricea SWOT
Puncte tari (S)

Puncte slabe (W)

Oportuniti (O)

Cadranul SO decizia va fi luat n sensul


valorificrii punctelor tari n atragerea
oportunitilor

Cadranul WO decizia va fi luat n sensul


eliminrii punctelor slabe pentru
valorificarea oportunitilor

Ameninri (T)

Cadranul ST decizia va fi luat n sensul


valorificrii punctelor tari n contracararea
pericolelor

Cadranul WT decizia va fi luat n sensul


eliminrii punctelor slabe pentru
contracararea pericolelor

Analiza competenei organizaiei de a rezolva problema identificat, prin intersectarea


punctelor tari cu oportunitile i ameninrile precum i a punctelor slabe cu
oportunitile i ameninrile.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

52

I.4 Grupul int al proiectului

Grupul int al proiectului este compus din persoanele vizate de proiect

I.5 Beneficiarii proiectului

Reprezint persoanele sau categoria de persoane care vor avea de ctigat


de pe urma proiectului, n viziunea iniiatorilor proiectului.

I.6 Definirea scopului proiectului

Scopul proiectului este soluia pentru problema identificat - situaia la


care dorim s ajungem n urma implementrii proiectului (evident, o
situaie mai bun pentru beneficiarii proiectului).
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

53

I.7 Definirea obiectivelor proiectului

Obiectivul este un rezultat caree trebuie obinut n efortul de atingere a


scopului i care trebuie s fie formulate SMART:

specific

msurabil

abordabil

realist

ncadrat n timp

I.8 Definirea activitilor

Obiectivele sunt aduse atinse prin derularea unui set de activiti specifice care
prezint urmtoarele caracteristici - un rol bine determinat, un consum de
resurse fizice i umane ntr-un interval de timp bine determinat, i un moment
de nceput i un moment de ncheiere.
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

54

2.4 Planificarea proiectului

II.1. Planificarea activitilor

Planul = reprezentarea grafic a activitilor ordonate logic i


analizate temporal de obicei n forma de analiz de reea dar i n
formule grafice cu impact vizual bun utilizate n comunicarea ctre

echipa de proiect diagrame.


Programul = reprezentarea planului n relaie cu resursele proiectului
= document de lucru.
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

55

Planificarea activitilor rspunde la ntrebrile: Ce trebuie


fcut? Cnd? Unde? De ctre cine? Cum? Cu ce resurse?

Nr.
Activ

Denumire Activitate

Perioada de
desfurare

Mod de realizare

Resurse alocate

A1
A2
A3
A4
A5
A6
A7
Ax
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

56

Tipuri de planificare

planificarea liber libertate total n alegerea calendarului de proiect


pericole costuri mari

planificarea orientat ctre obiectiv termenul de realizare este


predeterminat pericol = consumul de resurse timp

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

57

II.2. Diagrame
Diagramele cu bare deriv din diagramele Gantt

Avantajul = simplitatea i claritatea n transmiterea informaiilor.


Dezavantajul = nu arat dependenele dintre dou activiti.

Diagramele cu panouri mobile

= panouri care se fixeaz pe o ram fix

Diagramele cu bare interconectate

= sunt utilizate la proiecte de mic anvergur

Diagramele liniilor de echilibru

= complexe, efort de concepere, dificil de interpretat, rar ntlnite

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

58

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

59

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

60

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

61

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

62

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

63

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

64

II.3. Structura Work Breakdown (WBS)

avantaje

dezavantaje

Reprezint munca sub forma de activiti


Munca are un rezultat tangibil
Reprezentare ntr-o structur ierarhic
Grupare de elemente orientate ctre rezultate

Insuficient detaliat
Realizat de o singur persoane
Omite activiti importante - administrare,
monitorizare, evaluare, raportare etc
Poate rmne la stadiul iniial - fr modificrile
ulterioare

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

65

II.4. Rezultatele unui proiect

Rezultatele reprezint ceea ce se obine efectiv n urma derulrii


unui proiect i sunt direct legate de obiective.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

66

II.5. Matricea cadru logic

Sintetizeaz informaii asupra obiectivelor - ce ncearc s realizeze proiectul, modul n care le


realizeaz -cum realizeaz, elemente necesare pentru succesul proiectului, dar i problemele care
pot aprea pe parcursul derulrii.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

67

II.6. Planificarea resurselor umane

managerul proiectului

1.
2.

descrie activitile elementare pentru fiecare obiectiv;


transform activitile n sarcini i competene necesare realizrii

acestora;

3.
4.
5.

transform sarcinile n responsabiliti;


realizeaz fie de post pentru membrii echipei;
selecteaz membrii echipei.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

68

II.7. Planificarea financiar a proiectului (bugetul de proiect)

Etape n planificare

1. planificarea activitilor proiectului


2. estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate
3. estimarea surselor de venit
4. reechilibrarea diferenelor ntre cheltuieli i venituri
5. realizarea planificrii n timp pentru cheltuieli i venituri
6. identificarea soluiilor pentru evitarea crizelor de lichiditi; dac deficitul
temporar nu poate fi suportat de organizaie, ntreg bugetul sau planificarea lui n
timp vor trebui modificare

7. aprobarea bugetului de ctre instituii i finanator

8. stabilirea procedurilor de supraveghere permanent a cheltuielilor comparativ cu


bugetul pe parcursul implementrii

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

69

Exemplu pentru structura unui buget

Categorie de cheltuieli

Numr
uniti

Cost unitar
(ron)

Nr.
Persoane

Cost total
(ron)

Contribuie
organizaie
(ron)

Alte
contribuii
(ron)

Contribuie
(ron)

RESURSE UMANE
TRANSPORT
ECHIPAMENTE;
MATERIALE
ALTE CHELTUIELI
(specifice proiectului)
Mncare
Cazarea
ALTE SERVICII
(telefon/fax, Internet,
electricitate)
CHELTUIELI DE REGIE
(costuri administrative)
TOTAL
TOTAL PROIECT:

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

70

2.5 Implementarea proiectului

Provocri:

Respectarea obiectivelor proiectului;

Coordonarea i organizarea;

Luarea deciziilor;

Monitorizarea i evaluarea;

Meninerea contactelor cu partenerii;

Delegarea responsabilitilor;

Formarea echipei, managementul resurselor umane

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

71

2.6 Controlul proiectului

Controlul timpului

Problemele:

nerespectarea termenelor pentru aciuni


prea multe sarcini aproape gata
prea multe aciuni prioritare

numr mare de ntlniri cu caracter extraordinar ntre membrii


echipei

utilizarea de resurse suplimentare pentru a sprijini sectoarele critice

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

72

Controlul resurselor umane


Necesit

planificare flexibil la schimbri

planuri de rezerv
selectarea unei fore de munc flexibile

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

73

Probleme tipice pentru controlul resurselor umane, posibile cauze i rezolvri

muncesc prea mult peste programul


iniial agreat
sau
nu mai ajung s-i termine treburile

membri ai echipei de proiect


care

mai au i alt loc de munc/ contract

prsesc echipa
devin brusc indisponibili (boal,
probleme personale)
21.01.2015

problema de planificare
nu au fost bine alese responsabilitile
numrul de ore de munc sau
ocupantul postului
problema de planificare de control
monitorizarea respectrii fielor de post
evaluarea performanei lor
planificarea n timp a utilizrii lor n cadrul proiectului
punerea de acord privind programul lor de lucru
respectarea ct mai mult posibil a planificrii n timp a
activitilor
monitorizarea permanent a proiectului pentru a putea
prevedea ct mai din timp schimbrile
timp pentru reconsiderarea programului cu celelalte obligaii
pe care le au
se aplic i n cazul n care este angajat un expert pentru o
parte a proiectului, cu disponibilitate limitat
bune relaii
bun sistem de comunicare
alegerea unei echipe flexibile
dezvoltarea de planuri de contingen

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

74

Controlul costurilor
Cerine
a). bugetul iniial bine gndit
b). monitorizarea bugetului - existena unui sistem clar de raportare financiar

c). nivelul de responsabilitate i limitele de autoritate privind cheltuielile proiectului


clar stabilite
Alternative pentru criza financiar:
- suplimentarea surselor de finanare pentru proiect - de exemplu, acelai proiect

poate fi depus spre finanare la un alt finanator.


- nerealizarea n ntregime a obiectivelor
- nerespectarea calitii
- nerespectarea planificrii n timp
- oprirea proiectului

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

75

2.7 Monitorizarea
Se monitorizeaz

resursele investite n proiect: umane, materiale, financiare,


informaionale, de timp

activitile: respectarea planificrii i a standardelor cantitative i


calitative pentru fiecare din ele.

procesul de luare a deciziilor:


o

ce decizii sunt luate

cine este implicat n luarea deciziilor

cine nu este implicat n luarea deciziilor

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

76

Monitorizarea i evaluarea presupun stabilirea


unor criterii i indicatori de performan

Criteriile

Criteriile reprezint aspectele considerate relevante pentru aprecierea


performanei activitii pe care o evalum.

Aspectele ce se pot msura n timpul activitii vor face obiectul


monitorizrii, n vreme ce altele care in de impact vor fi abordate prin
evaluare.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

77

Monitorizarea i evaluarea presupun stabilirea


unor criterii i indicatori de performan
Indicatorii

cantitativi - cantitatea (de servicii, de clieni, de timp, etc.)


financiari -costurile directe (transport, cazare, salariul unui angajat,

etc.) i indirecte (chirie, ntreinere, administrare).

calitativi - ct de bine sau ct e bun este produsul sau serviciul.


Indicatorii de calitate pot fi interni sau externi.

de proces - cum se iau deciziile privind managementul proiectului (cine


este implicat n luarea deciziilor i cum, cum se iau deciziile, cum se
transmit celor interesai, etc.)

de impact - efectele produse prin activitatea proiectului i beneficiile


obinute. Efectele i beneficiile pot fi pe termen scurt i pe termen lung.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

78

Etape ale monitorizrii:

colectarea permanent a informaiilor (ceea ce se ntmpla n timp ce se


ntmpl)

punerea laolalt a informaiilor i datelor pentru a vedea ce s-a realizat


pn la un moment dat

evaluarea msurii n care obiectivele au fost atinse sau problema


rezolvat

tragerea concluziilor i folosirea experienei pentru viitor

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

79

Cine

Monitorizare
&
Revizuire obinuit

Evaluare

Audit

Responsabilitate
management intern
toate nivelurile

De obicei implic input


extern obiectivitate

Conine input extern

n derulare

Periodic la termen
intermediar, la
terminarea
proiectului,ex-post
derulare i asupra

Ex-ante terminare proiect


(revizuire sistem)

Unde

De ce

Verificare progres
Aciuni remediere
Planuri actualizare

Corespondena
cu matricea
logic a
proiectului

Inputuri
Activiti
Rezultate

Concluzii generale
aplicabile altor proiecte/
programe i ca input
pentru revizuire de
politici
Furnizeaz
responsabilitatea

Furnizeaz sigurana i
dovedete
responsabilitatea n faa
actorilor interesai
Furnizeaz recomandri
pentru mbuntire
proiectul n derulare
proiecte viitoare

Rezultate
Scop
Obiectiv general

Inputuri
Activiti
Rezultate

Definiia Monitorizrii, Evalurii, Auditului. Sursa Project Cycle Management Guidelines 2004 European
Commission p.40

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

80

Surse de informaii pentru monitorizare

Statistici: ct de mult? ci / cte?

Informaiile calitative: ce am fcut? ce efecte a avut ceea ce am fcut?

Jurnalele: cine a fcut? ce? i cnd?

Observarea: ce vd ? i ce aud?

- Interviuri i chestionare
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

81

2.8 ncheierea i evaluarea


Evaluarea = emiterea de judeci privind progresul nregistrat pe calea atingerii
obiectivelor propuse.

Ce evalum?
n ce msur proiectul si-a atins obiectivele i dac nu, de ce nu?
n ce msur activitile au fost ndeplinite?
n ce msur munca a fost bine fcut?
n ce msur resursele au fost utilizate n mod eficient?
care a fost impactul proiectului? Ce a schimbat proiectul?
ce ai nvat pe parcursul proiectului?
cum vei utiliza experiena dobndit prin proiect pentru proiectele viitoare?

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

82

Raportarea

Raportul de evaluare:
1.
obiectivele avute n vedere;
2. informare - necesitatea atingerii obiectivelor;
3. informaii i date colectate i analizate;
4. ce demonstreaz informaiile colectate;
5. cum a fost fcut evaluarea i cine a fost implicat;
6. daca au fost atinse obiectivele fixate la nceput;

7. rezultate atinse;
8. ce noi necesiti, din care ar rezulta noi obiective au aprut pe parcursul
proiectului i ce anume i propune instituia sa ntreprind n legtur cu ele;
9. ce recomandri se fac pentru viitor?
21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

83

nchiderea proiectului i acceptarea oficial a


rezultatelor acestuia
managerul de proiect :

obine aprobrile pentru acceptarea rezultatelor finale;

ntocmete i nainteaz rapoartele finale;

informeaz partenerii n legtur cu nchiderea proiectului i cu rezultatele obinute;

se asigur c se nchid conturile proiectului (n cazul n care au fost deschise conturi

speciale pentru proiect);

ajut echipa de proiect s se dizolve, ajut fiecare membru n parte s i asume noi

responsabiliti n organizaia respectiv;

realizeaz o evaluare a proiectului pentru uz intern;

evideniaz performanele;

anun public nchiderea proiectului i rezultatele care au fost obinute;

subliniaz eventualele inte care nu au fost atinse.

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

84

STRUCTURA LUCRARII SPATIU PENTRU FUMAT


UAUIM

1/ Scopul i obiectivele lucrrii


2/ Necesitatea i oportunitatea lucrrii
3/ Analiza SWOT a sistemului abordat n cadrul proiectului. Interpretare. Concluzii.
4/ Prezentarea cilor de aciune i descrierea activitilor i operaiunilor care trebuie
desfurate - descriere succint a fiecrei operaiuni, durat i resurse necesare.

5/ Diagrama Gantt.
6/ Echipa de management a proiectului. Fia postului sarcini, competene i
responsabiliti. Diagrama de responsabiliti.

7/ Riscurile proiectului capacitatea echipei de management de a gestiona proiectul


managementul riscului.

8/ Indicatori finali urmrii. Impactul cuantificabil al activitilor proiectului asupra

indicatorilor de output i de rezultat.

BIBLIOGRAFIE

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

85

Bibliografie

Joseph Heagney, Fundamentals of Project Management, American Management Association, 2012


Richard Newton, Management de proiect pasa cu pas, Cum s planificai i s conducei un proiect de succes,
Meteor Press

Dennis Lock, Management de proiect, Editura CODECS 2000


Eurocor, curs Manager de proiect
Project Management T-kit - Council of Europe DG IV and European Commission 2000 disponibil la adresa
http://www.youthinaction.nl/youthinaction/download/documenten/TKIT_ProjectManagement.pdf accesat n
30.12.2014

Project Cycle Management Guidelines 2004 European Commission, disponibil la adresa


http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-

200403_en_2.pdf

accesat n 30.12.2014

Project Cycle Management Handbook EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office General Affairs
Evaluation, 2004 disponibil la adresa http://www.sle-berlin.de/files/sletraining/PCM_Train_Handbook_ENMarch2002.pdf accesat n 30.12.2014

Project Management Methodology Manual Council of Europe, European Commission disponibil la adresa

http://www.coe.int/T/DG3/RomaTravellers/archive/JP3/regions/PMMGuide.pdf Accesat n 30.12.2014

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

86

Va multumesc!

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

87

anexe

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

88

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

89

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

90

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

91

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

92

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

93

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

94

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

95

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

96

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

97

21.01.2015

management de proiect 2014-2015


conf.dr.arh. monica radulescu

98