CUM ASIGUR

MANAGEMENTUL
PROIECTULUI?
Fiind vorba despre reguli noi, cerine de conformitate diferite, beneficiarul unei
finanri din instrumente structurale trebuie s i asigure un management al
proiectului foarte bine gndit astfel nct s poat ajunge la rezultatele dorite n
parametrii descrii n cererea de finanare.
Acelai lucru este valabil i pentru mediul de business i iniiativele private. Fie
c se adreseaz unui finanator public sau privat (de tipul bncilor) un beneficiar
privat trebuie s dezvolte un proiect i s se asigure c l implementeaz cu
succes, n condiiile i perioada de timp stabilit de finanator.
Din aceste considerente, nc din faza de iniiere a ideii de proiect, beneficiarul
finanrii trebuie s gndeasc i s planifice cteva etape eseniale pentru
managementul proiectului.
O parte dintre acestea vizeaz, n mod obligatoriu, elementele abordate n
coninutul acestui articol.
[button link=http://www.traininguri.ro/curs-acreditat-cnfpa-manager-de-proiectweekend/ type=big color=green newwindow=yes] Curs MANAGER DE
PROIECT ACREDITAT, Bucuresti[/button]
1. a.

STABILIREA ECHIPEI DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

nc din faza de scriere a cererii de finanare vei fi pui n situaia de a defini

echipa de implementare a proiectului. Chiar dac n aceast etap nu este
obligatorie nominalizarea unor persoane cu responsabiliti n echipa de proiect,
trebuie definite rolurile de care avei nevoie i atribuiile detaliate pentru fiecare
rol.
Stabilirea rolurilor
n general se recomand ca o echip de implementare a proiectului s includ
persoane care s ndeplineasc urmtoarele roluri:
1.

managerul de proiect: este recomandat ca manangerul de proiect s fie

ales dintre persoanele care au contribuit la scrierea ideii de proiect, cunoate

obiectivele i rezultatele propuse i are abiliti manageriale de implementare a
acestora; n cazul n care managerul de proiect este adus din afar sau nu
cunoate proiectul care urmeaz s fie implementat, apare riscul unor ntrzieri
n implementare generate n primul rnd de lipsa coeziunii echipei i
necunoaterea ideii de proiect care trebuie implementat;
2.

responsabilul financiar: n aceast situaie se recomand includerea n

echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, deoarece, pe de o

parte, angajaii din aceste departamente dein abilitile necesare pentru
ndeplinirea acestui rol, iar pe de alt parte, dein i atribuiile necesare n acest
domeniu. n cazul n care nu este posibil includerea n echipa de proiect a unei
persoane din departamentul financiar, selectai din departamentul
dumneavoastr o persoan cu specializare n acest domeniu, dar este indicat
stabilirea unui contact ct mai timpuriu al acestei persoane cu departamentul
specializat din departamentul financiar pentru familiarizarea cu procedurile
interne de lucru.

responsabil tehnic: acest rol urmrete atragerea de persoane cu abiliti i cunotine n

3.

domeniul achiziiilor publice, organizare, logisitic, etc. Se recomand ca pentru aceast poziie s
atragei o persoan cu specializare juridic sau tehnic.

Cele trei roluri prezentate mai sus sunt eseniale pentru implementarea
proiectului. Pe lng acestea mai pot fi incluse roluri distincte n domeniul
comunicrii, relaiilor publice, promovrii, juridic. Alegerea acestor roluri se face
de ctre dumneavoastr n funcie de natura activitilor pe care le implementai
n proiect, ct i de complexitatea acestora.
De asemenea, este important de reinut c, pentru un singur rol de exemplu cel
financiar- putei nominaliza una sau mai multe persoane, cu condiia s detaliai
i s distingei ntre atribuiile fiecreia. Alegerea numrului de persoane rmne
la latitudinea dumneavoastr dar justificarea trebuie s se bazeze pe
complexitatea activitilor din proiect i volumul de munc presupus pentru
fiecare post din echipa de proiect.
Stabilirea fielor de post
Dup primirea finanrii pentru ideea noastr de proiect, una din primele activiti
demarate const n definirea fielor de post pentru rolurile desmenate n echipa
de proiect, conform cererii de finanare.
Astfel, n calitate de manager de proiect, va trebui s parcurgei urmtorii
pai:

Realizai o analiz detaliat a posturilor;

Stabilii tipurile de competene necesare pentru fiecare post;

Detaliai atribuiile fiecrui post n funcie de aceste analize;

Includei aceste date n fia de post specific rolului din echipa de proiect;

n cazul n care persoanele incluse n echipa de proiect sunt deja angajate

n instituia dumneavoastr includei aceste atribuii ntr-o anex la fia lor
de post anex cu valabilitate limitat;

Realizai o separare clar a atribuiilor specifice postului din cadrul

instituiei i al postului ocupat n echipa de proiect i cuantificai, n
procente, volumul de munc zilnic pentru fiecare tip de atribuie.

1. b.

STABILIREA PROCEDURILOR DE MANAGEMENT DE PROIECT

I PROCESUL DE IMPLEMENTARE
n aceast etap trebuie s utilizai ct mai mult analizele pe care le-ai realizat
n momentul elaborrii cererii de finanare, de tipul: arborele problemei, analiza
obiectivelor, alegerea strategiei de implementare, planificarea activitilor etc.
Astfel, pornind de la obiectivele pe care le avei incluse i aprobate n cererea de
finanare i a planului de activiti care decurge din acestea, va trebui s realizai
o serie de analize i de planificri, astfel nct s v asigurai c distribuirea
resurselor i metodele de implementare pe care le alegei sunt cele mai adecvate
pentru atingerea indicatorilor.
Imediat dup semnarea contractului de finanare, n calitatea de manager de
proiect, va trebui s organizai o edin cu echipa de proiect i s stabilii
mpreun urmtoarele elemente:

Care sunt activitile proiectului?

Defalcai fiecare activitate n subactiviti i vedei ct timp presupune

ndeplinirea acestora;

Stabilii numrul de persoane necesar pentru ndeplinirea fiecrei

subactiviti i abilitile necesare acestor persoane;

Stabilii interdependena dintre subactiviti i cea dintre activiti, astfel

nct s putei identifica din timp unde pot aprea elementele critice ale
proiectului;

Stabilii ce activiti pot fi demarate independent;

Stabilii alte tipuri de resurse necesare pentru implementarea fiecrei

activiti i subactiviti:

n funcie de rezultatul acestor analize vei stabili strategia exact prin care vei
implementa proiectul: alegei metodele de implementare, resursele umane,
planificai n timp fiecare activitate i subactivitate.
De ce este important aceast analiz?

V permite s v estimai corect i s alocai eficient resursele umane,

materiale, tehnice, de timp;

V permite s stabilii atribuiile n cadrul echipei de implementare a

proiectului;

Permite stabilirea clar a responsabilitilor n echip i evitarea

suprapunerilor;

V permite s identificai acele activiti eseniale pentru implementarea

proiectului, astfel nct s alocai din timp resursele potrivite pentru
implementarea acelor activiti;

V permite s estimai drumul cel mai lung i drumul cel mai scurt
pentru implementarea proiectului, printr-o analiz i planificare riguroas a
activitilor n timp.

Care sunt riscurile care pot aprea i cum le gestionez?

n baza analizei realizate mai sus sunt determinate principalele riscuri care
pot influena derularea proiectului;

Se realizeaz o list cu aceste riscuri, cu identificarea activitii n care pot

aprea, precum i cu estimarea n timp a apariiei acelui potenial risc;

Odat cu determinarea acestora, mpreun cu echipa de proiect, vei stabili

msurile de evitare a riscurilor;

Vei elabora un sistem de monitorizare al acestora i vei desemna

persoanele cu responsabiliti n acest domeniu;

Principala responsabilitate de monitorizare i gestionare a riscurilor revine

managerului de proiect.

Elaborarea planului de management al proiectului

Urmtorul pas n implementarea proiectului va fi reprezentat de elaborarea unei

proceduri specifice acestei etape n care vor fi stabilite n mod clar urmtoarele
aspecte:

Operaionalizarea activitilor din proiect i modalitile de implementare;

Stabilirea programului de ntlniri/edine/dezbateri ale echipei de proiect;

Stabilirea sistemului de raportare i monitorizare periodic a implementrii

proiectului: n aceast etap este important s se stabileasc periodicitatea
raportrii, formatul raportrii, persoanele responsabile, domeniile supuse
monitorizrii (ex. financiar, achiziii publice, comunicare, etc);

Stabilirea responsabilitilor n cadrul echipei de proiect;

Stabilirea indicatorilor pentru sistemul de monitorizare i control exercitat

de manager n timpul implementrii proiectului.

Fiecare dintre aceste etape presupune realizarea de analize i aplicarea de

metode de analiz variate pentru a putea ajunge la un tablou de bord ct mai clar
i ct mai relevant pentru proiectul dumneavoastr.
Ce este important de neles este faptul c fiecare pas realizat de dumneavoastr
trebuie s se raporteze la nevoia/problema creia v adresai, la obiectivele pe
care dorii s le atingei, la timpul i resursele pe care le avei la dispoziie.