Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Proiectarea rapoartelor.................................................................................................2
1.1
Crearea rapoartelor cu aplicaia Report Wizard..................................................2
1.2
Crearea rapoartelor n modul Design View.......................................................11
1.3
Adugarea automat a obiectelor grafice la raport............................................16
1.3.1
Adugarea automat a cmpurilor.............................................................16
1.3.2
Selectarea controalelor...............................................................................17
1.3.3
Stergerea i mutarea obiectelor grafice......................................................18
1.4
Introducerea formulelor n rapoarte...................................................................22
1.4.1
Introducerea formulelor.............................................................................22
1.4.2
Numerotarea paginilor...............................................................................23
1.4.3
Introducerea datei i timpului....................................................................25
1.4.4
Utilizarea funciilor de agregare standard..................................................28
1.5
Formatarea rapoartelor.......................................................................................34
1.5.1
Formatarea textului....................................................................................34
1.5.2
Formatarea condiionat a rapoartelor.......................................................35
1.5.3
Adugarea unei figuri de fond la raport.....................................................38
1.6
Probleme propuse..............................................................................................39
1.7
Intrebri de control............................................................................................41
1 Proiectarea rapoartelor
Rapoartele se realizeaz pe baza tabelelor din baza de date sau a celor rezultate din
interogrile bazei de date. Rapoartele sunt create pentru a fi tiprite i distribuite unor
persoane. Ele nu pot fi editate. La fel ca i n cazul formularelor, rapoartele se pot crea:
cu o aplicaie vrjitor,
prin proiectare direct n care cmpurile sunt aranjate i formatate manual (n modul
Report Design).
Menionm c rapoartele pot conine pe lng tabele cu date i diagrame.
La crearea unui raport utilizm urmtoarele informaii:
1. tabela sau interogarea surs de date,
2. cmpurile din tabel sau interogare utilizate,
3. modul de aranjare a cmpurilor n formular,
4. stilul formularului.
3. pasul I. Lista Tables / Queries conine toate tabelele de date i tabelele rezultate din
interogri; se selecteaz din aceast list tabela sau interogarea (Query) ale crei
coloane vor fi folosite n raport. Cmpurile tabelei selectate apar n lista Available
Fields. Se vor selecta pe rnd cmpurile ce vor aprea n raport i se vor muta din
lista Available Fields n lista Selected Fields cu butoanele
, ,
; n cazul
nostru am selectat numele agentului i datele privind vnzrile. Dup selectarea
tuturor cmpurilor necesare, clic pe butonul Next care afiaz caseta din Figura 4,
4. pasul II. Se selecteaz nivelele de grupare n raport. Gruparea se poate face dup
diverse reguli. Pentru fiecare grup putem aduga antete i subsoluri i la fiecare
subsol putem calcula totaluri. Pentru a defini un nivel de grupare clic pe cmp i clic
pe butonul
sau, direct dublu clic pe cmp. In partea dreapt va aprea o diagram
cu structura raportului. Pentru a terge un nivel de grupare clic pe antetul grupului i
apoi pe butonul
. Cu butonul
Butonul
mut un grup n sus, butonul
mut un grup n jos. In cazul nostru
am definit un grup cu toate facturile aparinnd unui agent. Dup alegerea modului de
grupare a cmpurilor clic pe butonul Next ce afiaz caseta din Figura 5,
5. pasul III. Se alege modul de sortare a rezulatelor ascendent sau descendent, dup
maxim patru cmpuri. Putem s adugm totaluri cu clic pe butonul Summary
Options,
Caseta Summary Options afiaz cmpurile numerice din raport i funciile de sumarizare
ce se pot aplica asupra lor. In cazul nostru am ales s adunm vnzrile pe ani. Dac
marcm opiunea Details and Summary, se afiaz liniile de detaliu i totalurile. Dac
marcm opiunea Summary Only se vor afia doar totalurile. Este posibil s calculm
procentul sumelor din total dac marcm opiunea Calculate percent of total for sums.
Clic pe butonul OK i se revine la pasul III. Clic pe butonul Next ce afiaz caseta din
Figura 7,
6. pasul IV. Se alege modul de aranjare n pagin a rezultatelor i clic pe butonul Next
care afiaz caseta din Figura 8,
7. pasul V. Se alege stilului raportului, clic pe butonul Next care afiaz caseta din
Figura 9,
8. pasul VI. Se alege titlul raportului; se poate examina raportul creat marcnd opiunea
Preview the report sau se poate modifica raportul proiectat marcnd opiunea
Modify the reports design; clic pe butonul Finish care salveaz raportul.
Opiunea Preview the report afiaz raportul n vederea Print Preview ca n Figura 10.
In partea de jos stnga a raportului apare un cursor cu care pot fi afiate paginile.
La fel ca n cazul formularelor, un raport poate fi examinat dou vederi: Print Preview,
care afiaz raportul i Design View n care se proiecteaz raportul. Cele dou vederi au
bare de meniu i bare de instrumente diferite.
In formularul creat numele cmpurilor sunt cele din proiectarea tabelei deoarece nu am
completat proprietatea Caption a cmpurilor. Dac dorim alte nume pentru cmpuri,
trebuie s completm proprietatea Caption a cmpurilor din definiia tabelei cu aceste
nume.
Exerciiu. Se va completa proprietatea Caption a cmpului NUME_ANG cu ANGAJAT
i se va crea din nou raportul.
Bara de instrumente a aplicaiei n vederea Print Preview este cea din Figura 11. Ea
conine butoane pentru vizualizarea, punerea n pagin i tiprirea documentului. Aceleai
opiuni se pot selecta i cu opiunile meniului contextual al raportului sau ale meniului
View din Tabelul 1.
a) meniul View
b) meniul contextual
a) opiunea Zoom
b) opiunea Pages
10
Caseta de instrumente Toolbox poate fi mutat oriunde pe ecran prin tragere cu mousul i
poate fi ancorat n bara de instrumente a aplicaiei
Obiectele grafice au proprieti ce pot fi prescrise dup necesiti. O serie de proprieti
sunt comune: limea (Width) i nlimea (Height) obiectului, culoarea fondului (Back
Color), coordonatele obiectului fa de colul stnga sus al ferestrei formularului, (Left,
Top), etc. Alte proprieti sunt specifice diverselor obiecte: tipul fontului (Font Name),
dimensiunea fontului (Font Size), etc., sunt specifice obiectelor tip Label, Text Box, List
Box, etc. Proprietile importante ale diverselor obiecte au fost prezentate n cadrul
proiectrii formularelor.
Pentru exemplificare vom crea un raport din tabela PROIECT_ANGAJAT de mai jos.
11
12
13
Un clic dublu pe bara seciunii, pe butonul de selectare sau ntr-un punct al seciunii
afiaz caseta cu proprieti a seciunii.
b) meniul View
Dac n lista Choose the table or query where the object's data comes from nu
selectm o surs de date, tabel de date sau interogare, caseta Field List nu se afiaz.
Pentru a o afia trebuie ca proprietarea Record Source a raportului s aib ca valoare
tabela sau interogarea ce este sursa de date a raportului. Pentru aceasta procedm astfel:
1. se selecteaz raportul cu clic pe butonul ,
14
Riglele ferestrei de proiectare se pot afia sau ascunde cu opiunea View Ruler, iar cu
opiunea View Grid se poate afia sau ascunde grila de desenare.
Un raport are dou vederi, Design View i Print Preview, ce pot fi afiate cu opiunile
meniului View sau cu butoanele barei de instrumente din Figura 17.
Bara de instrumente conine butonul Print Preview, , ce afiaz vederea cu acelai
nume i caseta View,
, ce permite comutarea vederilor raportului, Design View i
Print Preview. Aceleai opiuni sunt disponibile i n meniul View.
Obiectele (seciunile) Page Header / Footer i Report Header / Footer se pot insera /
terge cu opiunile cu acelai nume ale meniului View i ale meniului contextual al
formularului din Tabelul 3. In cazul raportului din Figura 16, nu apar antetul i subsolul
raportului. Dac marcm n meniul View sau n meniul contextual opiunea Report
Header / Footer, fereastra devine cea din Figura 19.
Obiectele grafice ale raportului conin la rndul lor alte obiecte grafice, etichete (Label),
casete de text (Text Box), liste (List Box), etc.
Toate obiectele grafice ale unui raport sunt afiate ntr-o caset din stnga barei de
instrumente a aplicaiei. In caset este afiat obiectul selectat. Iniial, n caset este afiat
obiectul Report,
, vezi Figura 17.
Raportul i seciunile lui au aceleai butoane de selectare ca i formularele,
raport i pentru seciuni.
pentru
15
..
Numele coloanelor de date vor aprea n seciunea Page Header, iar coloanele de date n
seciunea Detail. Adugarea unui cmp din tabela de date la raport se face astfel:
1. se afiaz caseta Field List dac este cazul,
2. se selecteaz butonul Text Box, , n caseta Toolbox,
3. se selecteaz un cmp din caseta Field List i se trage cu mousul n zona Detail a
raportului cu butonul stng al mousului apsat,
4. se repet pasul anterior pentru toate cmpurile necesare.
Pentru fiecare coloan al tabelei tras pe formular se insereaz un obiect de tipul Text
Box compus din dou casete: caseta gri din stnga de tip Label este eticheta cmpului,
cea din dreapta va conine valoarea cmpului, ca n Figura 20.
16
la plasarea cursorului pe unul din marcajele mici, cursorul ia forma unei sgei cu
dou sensuri, ; cu acest cursor modificm dimensiunile obiectului,
la plasarea cursorul pe obiect, acesta ia forma unei mini deschise; cu acest cursor
deplasm simultan cele dou obiecte,
la plasarea cursorului pe marcajul de deplasare din stnga sus, acesta ia forma unei
mini ce indic o direcie; cu acest cursor putem deplasa obiectul separat de cellalt.
17
18
b) meniul Edit
Operaiile Cut, Paste i Delete se pot anula cu clic pe meniul Edit Undo.
Se mut etichetele cmpurilor din seciunea Detail n seciunea Page Header sau se terg
etichetele i se adaug alte etichete n seciunea Page Header din caseta Toolbox.
Mutarea etichetei unui cmp n seciunea Page Header astfel :
1. se mut eticheta cmpului n Clipboard ca mai sus, (se selecteaz eticheta i apoi
Cut),
2. se selecteaz seciunea Page Header cu clic,
3. clic pe meniul Edit Paste sau pe opiunea Paste a meniului contextual.
Stregerea etichetei unui cmp se face ca mai sus.
Adugarea unei etichete n zona antetului paginii din caseta de instrumente Toolbox se
face astfel. Etichetele sunt marcate n caseta Toolbox cu
vezi Figura 20.
Reamintim c, n caseta din stnga barei de instrumente cu obiectele grafice ale
raportului, este afiat totdeauna obiectul selectat.
1. se execut un clic cu butonul stng al mousului pe obiectul etichet,
, din caseta
Toolbox; n acest moment apare un cursor n form de +A,
2. se mut cursorul n zona de desenare unde se va insera eticheta i se traseaz un
dreptunghi. Dup eliberarea butonului mousului apare un cursor de inserare i
introducem textul dorit pentru etichet,
3. se repet pasul anterior pentru toate etichetele.
Raportul cu etichete adugate n zona Page Header este cel din Figura 22.
In zona Report Header se adaug o eticheta cu titlul raportului. Dup aceasta, fereastra
raportului arat ca n Figura 22.
Deplasarea obiectelor grafice i alinierea lor a fost prezentat la proiectarea formularelor.
19
20
Menionm c se pot aduga la rapoarte i obiecte grafice care nu sunt afiate n caseta
Toolbox. Pentru a afia i alte obiecte grafice disponibile se procedeaz astfel:
1. clic pe butonul
din colul dreapta jos al casetei Toolbox, care afiaz o list cu
controlurile disponibile,
2. se selecteaz din list controlul dorit cu un clic,
3. se mut cursorul n zona de desenare i se deseneaz un dreptunghi; dup eliberarea
mousului apare controlul n dreptunghiul desenat.
Pentru exemplificare am adugat la raportul proiectat un calendar n zona Page Footer.
Raportul rezultat este cel din Figura 24.
21
22
Obiectul n care apare numrul paginii curente din raport este o caseta text n zona Page
Footer a raportului, vezi Figura 22 pentru proiectare i Figura 23 pentru afiare. Caseta de
proprieti a acestui obiect este cea din Figura 26.
23
24
Semnificaia
Page Number
Total Pages
Page N of M
Expresia
Page & Page
Pages
Page & Page & of Pages
25
In al doilea mod vom crea manual obiectul grafic ce afiaz data i timpul n felul
urmtor:
1. se afiaz raportul n vederea Design View,
2. se insereaz un obiect tip caseta text pentru dat, ab| i un obiect de acelai tip pentru
timp,
3. n obiectul tip etichet din stnga introducem numele cmpului, Date, Time, respectiv
Date/Time,
4. n caseta text din dreapta introducem respectiv funcia Date(), funcia Time() i
funcia Now() sub forma:
=Date()
=Time()
=Now()
Semnificaia acestor funcii este cea din Tabelul 6.
Funcia
Date()
Time()
Now()
Semnificaie
Data curent, LL/ZZ/AAAA
Timpul curent, HH:MM:SS PM
Data curent i timpul curent
Tabelul 6. Funcii de timp.
Raportul n vederea Design este cel din Figura 29. Formatul datei i timpului se aleg din
caseta de proprieti a obiectului text afiat n Figura 30. Alegem de exemplu formatul
pentru dat General Date, iar pentru timp Long Time. Se va remarca n caseta de
proprieti a obiectului din Figura 30, c sursa datelor pentru control (Control Source)
este chiar funcia Date(), respectiv Time(), vezi i Tabelul 5. Raportul final este artat n
Figura 31.
26
27
Semnificaie
Suma
Valoare medie
Minim
Maxim
Numarul de linii selectate
Fie tabela VANZARI de mai jos ce conine cifrele de vnzri ale unor angajai pe civa
ani.
VANZARI
ID_ANG
NUME_ANG
VANZARI_2001
VANZARI_2002
VANZARI_2003
VANZARI_2004
Vrem s facem un raport cu vnzrile anuale ale fiecrui angajat i s calculm suma
vnzrilor anuale, prin nsumarea vnzrilor individuale anuale.
Proiectarea tabelei VANZARI este cea din Figura 32, iar tabela cu date cea din Figura 33.
28
Vom calcula suma vnzrilor anuale, prin nsumarea vnzrilor individuale anuale. Pentru
nceput vom proiecta un raport care conine vnzrile anuale ale fiecrei persoane cu
aplicaia Report Wizard. Raportul proiectat de aplicaie n vederea Design View este cel
din Figura 34, iar n vederea Report View n Figura 35. A se vedea Tabelul 5 pentru
funciile din zona Page Footer.
Figura 34. Raport proiectat cu aplicaia Report Wizard n vederea Design View.
29
Figura 35. Raport proiectat cu aplicaia Report Wizard n vederea Report View.
Vom aduga la acest raport n zona Report Footer o etichet cu numele TOTAL i patru
casete text, ca n Figura 36. Totalurile din rapoarte trebuie s apar n zona Report Footer.
Cele patru casete de text din Figura 36 conin textul Unbound deorece nu sunt conectate
la nicio surs de date. Proprietatea Control Source a acestora este vid, vezi Figura 37.
Aceast proprietate ar putea primi ca valoare orice cmp al tabelei de date din lista
afiat.
30
Figura 38. Caseta Properties completat a unui obiect tip caset de text.
Putem crea aceeai expresie cu aplicaia Expression Builder din Figura 39. Aplicaia
Expression Builder este lansat cu clic pe butonul
vezi Figura 38.
31
32
33
Un raport poate fi salvat ntr-un fiier Word. Pentru aceasta clic pe meniul Tools,
opiunea Office Links, apoi se alege opiunea Publish It with Microsoft Word, vezi
Figura 44. Se lanseaz aplicaia Word ce creaz automat un fiier Word ce conine
raportul, care este salvat n directorul dorit.
Pentru a formata un obiect din raport se selecteaz obiectul cu clic apoi se aleg opiunile
de formatare dorite cu butoanele barei de formatare. Culorile se aplic cu butoanele din
Tabelul 8. In dreapta fiecrui buton exist o sgeat ce afiaz o palet de culori din care
se alege culoarea dorit.
34
Buton
Descriere
Aplic culoarea fondului controlului selectat
Aplic culoarea fontului controlului selectat
Aplic culoarea marginilor controlului selectat
Tabelul 8. Butoane pentru aplicarea culorilor.
35
Condiiile ce se pot pune asupra cmpurilor sunt cele din Figura 49.
37
La un clic pe butonul Options se afiaz o caset cu trei opiuni: Font, Color, Border ce
pot fi marcate pentru a aplica opiunile tipului de raport ales.
NUME
Ionescu
Popescu
Georgescu
Vasilescu
Nicolae
PRENUME
Vasile
George
Nicolae
Ioan
Vasile
ADRESA
Craiova
Iasi
Bucuresti
Timisoara
Cluj
COMENZI
ID_COMANDA NUMAR_COMANDA
124
78235
DATA
1/10/2009
SUMA
2232
ID_CLIENT
4481
39
238
331
214
174
229
12984
44962
15734
23655
14766
12/20/2008
7/14/2009
03/08/2007
5/14/2009
11/3/2008
149
3200
844
982
504
1956
4481
2396
2341
4481
Cheia primar a tabelei CLIENTI este ID_CLIENT, cea a tabelei COMENZI este
ID_COMANDA. Coloana ID_CLIENT a tabelei COMENZI este cheie extern. Cmplul
DATA va fi de tipul Date/Time, iar cmpul SUMA de tipul Currency.
se vor proiecta cele dou tabele; regulile de validare sunt: ID_CLIENT >= 1000 i
ID_CLIENT <= 9999, ID_COMANDA >= 100 i ID_COMANDA <= 999, SUMA >
50,
se vor introduce datele cu ajutorul unui formular,
se va crea legtura corespunztoare cheii externe,
se va crea o interogare care s afieze
NUME, PRENUME, ADRESA,
NUMAR_COMANDA, DATA i SUMA,
se va crea un raport cu datele rezultate.
3. Fie tabela DATE_CONTABILE de mai jos cu datele contabile ale unei intreprinderi.
DATE_CONTABILE
AN
VENITURI
CHELTUIELI
PROFIT_BRUT
IMPOZIT
PROFIT_NET
2001
2002
2003
2004
2005
2006
470
495
602
714
890
860
412
430
495
530
620
610
58
65
107
184
270
250
17.4
19.5
32.1
55.2
81
75
40.6
45.5
74.9
128.8
189
175
IMPOZIT
PROFIT_NET
40
2003
2004
2005
2006
2007
550
620
705
690
670
500
548
590
620
685
41