Sunteți pe pagina 1din 41

Proiectarea rapoartelor

Proiectarea rapoartelor.................................................................................................2
1.1
Crearea rapoartelor cu aplicaia Report Wizard..................................................2
1.2
Crearea rapoartelor n modul Design View.......................................................11
1.3
Adugarea automat a obiectelor grafice la raport............................................16
1.3.1
Adugarea automat a cmpurilor.............................................................16
1.3.2
Selectarea controalelor...............................................................................17
1.3.3
Stergerea i mutarea obiectelor grafice......................................................18
1.4
Introducerea formulelor n rapoarte...................................................................22
1.4.1
Introducerea formulelor.............................................................................22
1.4.2
Numerotarea paginilor...............................................................................23
1.4.3
Introducerea datei i timpului....................................................................25
1.4.4
Utilizarea funciilor de agregare standard..................................................28
1.5
Formatarea rapoartelor.......................................................................................34
1.5.1
Formatarea textului....................................................................................34
1.5.2
Formatarea condiionat a rapoartelor.......................................................35
1.5.3
Adugarea unei figuri de fond la raport.....................................................38
1.6
Probleme propuse..............................................................................................39
1.7
Intrebri de control............................................................................................41

1 Proiectarea rapoartelor
Rapoartele se realizeaz pe baza tabelelor din baza de date sau a celor rezultate din
interogrile bazei de date. Rapoartele sunt create pentru a fi tiprite i distribuite unor
persoane. Ele nu pot fi editate. La fel ca i n cazul formularelor, rapoartele se pot crea:
cu o aplicaie vrjitor,
prin proiectare direct n care cmpurile sunt aranjate i formatate manual (n modul
Report Design).
Menionm c rapoartele pot conine pe lng tabele cu date i diagrame.
La crearea unui raport utilizm urmtoarele informaii:
1. tabela sau interogarea surs de date,
2. cmpurile din tabel sau interogare utilizate,
3. modul de aranjare a cmpurilor n formular,
4. stilul formularului.

1.1 Crearea rapoartelor cu aplicaia Report Wizard


Aplicaia vrjitor de creare a unui raport este asemntoare celei de creare a formularelor.
In continuare vom exemplifica crearea unui raport din tabela VANZARI a crei
proiectare este cea din Figura 1. Tabela conine date asupra vnzrilor unor ageni pe ani.

Figura 1. Proiectarea tabelei VANZARI.

Tabela cu date VANZARI este cea din Figura 2.

Figura 2. Tabela VANZARI.

Vrem s crem un raport cu vnzrile i s le nsumm pe ageni.


Etapele de creare a unui raport introduc informaiile de mai sus, sursa de date, cmpurile
utilizate, modul de aranjare a cmpurilor, stilul.

1. n fereastra Database clic pe opiunea Objects Reports,


2. clic pe opiunea Create report by using wizard care afiaz caseta Report Wizard
din Figura 3,

Figura 3. Pasul I. Selectarea tabelelor, interogrilor i coloanelor utilizate n raport.

3. pasul I. Lista Tables / Queries conine toate tabelele de date i tabelele rezultate din
interogri; se selecteaz din aceast list tabela sau interogarea (Query) ale crei
coloane vor fi folosite n raport. Cmpurile tabelei selectate apar n lista Available
Fields. Se vor selecta pe rnd cmpurile ce vor aprea n raport i se vor muta din
lista Available Fields n lista Selected Fields cu butoanele
, ,
; n cazul
nostru am selectat numele agentului i datele privind vnzrile. Dup selectarea
tuturor cmpurilor necesare, clic pe butonul Next care afiaz caseta din Figura 4,

Figura 4. Pasul II. Gruparea rezultatelor.

4. pasul II. Se selecteaz nivelele de grupare n raport. Gruparea se poate face dup
diverse reguli. Pentru fiecare grup putem aduga antete i subsoluri i la fiecare
subsol putem calcula totaluri. Pentru a defini un nivel de grupare clic pe cmp i clic
pe butonul
sau, direct dublu clic pe cmp. In partea dreapt va aprea o diagram
cu structura raportului. Pentru a terge un nivel de grupare clic pe antetul grupului i

apoi pe butonul

. Cu butonul

se modific ordinea grupurilor definite.

Butonul
mut un grup n sus, butonul
mut un grup n jos. In cazul nostru
am definit un grup cu toate facturile aparinnd unui agent. Dup alegerea modului de
grupare a cmpurilor clic pe butonul Next ce afiaz caseta din Figura 5,

Figura 5. Pasul III. Sortarea rezultatelor.

5. pasul III. Se alege modul de sortare a rezulatelor ascendent sau descendent, dup
maxim patru cmpuri. Putem s adugm totaluri cu clic pe butonul Summary
Options,

. Se afiaz caseta Summary Options din Figura 6,

Figura 6. Caseta Summary Options.

Caseta Summary Options afiaz cmpurile numerice din raport i funciile de sumarizare
ce se pot aplica asupra lor. In cazul nostru am ales s adunm vnzrile pe ani. Dac
marcm opiunea Details and Summary, se afiaz liniile de detaliu i totalurile. Dac
marcm opiunea Summary Only se vor afia doar totalurile. Este posibil s calculm
procentul sumelor din total dac marcm opiunea Calculate percent of total for sums.
Clic pe butonul OK i se revine la pasul III. Clic pe butonul Next ce afiaz caseta din
Figura 7,

Figura 7. Pasul IV. Alegerea aranjrii n pagin a rezultatelor.

6. pasul IV. Se alege modul de aranjare n pagin a rezultatelor i clic pe butonul Next
care afiaz caseta din Figura 8,

Figura 8. Pasul V. Alegerea stilului raportului.

7. pasul V. Se alege stilului raportului, clic pe butonul Next care afiaz caseta din
Figura 9,

Figura 9. Pasul VI. Alegerea titlului raportului.

8. pasul VI. Se alege titlul raportului; se poate examina raportul creat marcnd opiunea
Preview the report sau se poate modifica raportul proiectat marcnd opiunea
Modify the reports design; clic pe butonul Finish care salveaz raportul.
Opiunea Preview the report afiaz raportul n vederea Print Preview ca n Figura 10.
In partea de jos stnga a raportului apare un cursor cu care pot fi afiate paginile.
La fel ca n cazul formularelor, un raport poate fi examinat dou vederi: Print Preview,
care afiaz raportul i Design View n care se proiecteaz raportul. Cele dou vederi au
bare de meniu i bare de instrumente diferite.

Figura 10. Raport cu angajaii unei intreprinderi.

In formularul creat numele cmpurilor sunt cele din proiectarea tabelei deoarece nu am
completat proprietatea Caption a cmpurilor. Dac dorim alte nume pentru cmpuri,
trebuie s completm proprietatea Caption a cmpurilor din definiia tabelei cu aceste
nume.
Exerciiu. Se va completa proprietatea Caption a cmpului NUME_ANG cu ANGAJAT
i se va crea din nou raportul.
Bara de instrumente a aplicaiei n vederea Print Preview este cea din Figura 11. Ea
conine butoane pentru vizualizarea, punerea n pagin i tiprirea documentului. Aceleai
opiuni se pot selecta i cu opiunile meniului contextual al raportului sau ale meniului
View din Tabelul 1.

Figura 11. Bara de instrumente Print Preview.

a) meniul View

b) meniul contextual

Tabelul 1. Meniurile vederii Print.

Semnificaia butoanelor i opiunilor este urmtoarea:


opiunea Print i butonul
tipresc raportul,
opiunea One Page i butonul
afiaz raportul o pagin pe o foaie,
opiunea Multiple Pages i butonul
afiaz raportul ca mai multe pagini pe o
foaie,
opiunea Page Setup i butonul
afiaz o caset de dialog n care alegem
marginile paginii, orientarea hrtiei, dimensiunea paginii, etc.
opiunea Export export raportul n alt baz de date.
butonul Office Links,
, permite crearea unui document Word cu raportul,
opiunea Zoom permite alegerea scrii de afiare a documentului.
Opiunile Zoom i Pages sunt cele din Tabelul 2.

a) opiunea Zoom

b) opiunea Pages

Tabelul 2. Opiunile Zoom i Pages.

Opiunile Design View i butonul Design View,


proiectare, Design.

, afiaz raportul n vederea de

10

1.2 Crearea rapoartelor n modul Design View


Crearea unui raport cu aplicaia Design View este asemntoare cu utilizarea acestei
aplicaii la crearea de formulare.
Raportul este un obiect grafic de tipul Report, ce conine cinci obiecte grafice (seciuni):
antetul raportului, (Report Header),
antetul paginii, (Page Header),
corpul paginii, (Detail),
subsolul paginii, (Page Footer),
subsolul raportului (Report Footer).
Obiectul Detail exist totdeauna, celelalte obiecte sunt opionale. Ele se pot insera sau
terge cu opiunile Form Header / Footer, respectiv Page Header / Footer, ale meniului
View.
Obiectele de mai sus conin alte obiecte grafice (controale): tip etichet (Label), caset de
text (Text Box) , caset tip List (List Box), caset combinat (Combo Box), etc.
Pentru fiecare control ce poate fi adugat unui formular exist un buton n caseta de
instrumente (Toolbox), din Figura 12.

Figura 12. Caseta Toolbox.

Caseta de instrumente Toolbox poate fi mutat oriunde pe ecran prin tragere cu mousul i
poate fi ancorat n bara de instrumente a aplicaiei
Obiectele grafice au proprieti ce pot fi prescrise dup necesiti. O serie de proprieti
sunt comune: limea (Width) i nlimea (Height) obiectului, culoarea fondului (Back
Color), coordonatele obiectului fa de colul stnga sus al ferestrei formularului, (Left,
Top), etc. Alte proprieti sunt specifice diverselor obiecte: tipul fontului (Font Name),
dimensiunea fontului (Font Size), etc., sunt specifice obiectelor tip Label, Text Box, List
Box, etc. Proprietile importante ale diverselor obiecte au fost prezentate n cadrul
proiectrii formularelor.
Pentru exemplificare vom crea un raport din tabela PROIECT_ANGAJAT de mai jos.

Figura 13. Proiectarea tabelei PROIECT_ANGAJAT.

Numele departamentului se va introduce cu o caset combinat (Combo Box).

11

Figura 14. Tabela PROIECT_ANGAJAT.

Pentru a genera un raport se procedeaz astfel:


1. clic pe opiunea Objects Reports n fereastra Database,
2. clic pe butonul New, sau clic pe meniul Insert Report; se afiaz caseta New
Report din Figura 15,

Figura 15. Caseta New Report.

3. se selecteaz opiunea Design View,


4. n lista Choose the table or query where the object's data comes from din josul
casetei se selecteaz tabela din baza de date sau rezultat dintr-o interogare; clic pe
butonul OK i se afiaz fereastra de proiectarea a raportului (Design View) din
Figura 16.

12

Figura 16. Fereastra de proiectare a raportului.

Fereastra de proiectare are numele NumeRaport: Raport.


Butonul de la intersecia riglelor, , se numete selectorul raportului. Un clic pe
acest buton selecteaz ntregul raport.
Fiecare seciunea are o bar cu numele seciunii i un buton de selectare a seciunii,
, n stnga barei. In Figura 16 exist trei seciuni, Page Header, Detail, Page Footer,
cu barele respective i butoanele de selectare n stnga barei.
O seciune poate fi selectat n trei moduri :
cu clic pe bara seciunii,
cu clic pe butonul de selectare,
cu clic ntr-un punct al seciunii.
Atunci cnd o seciune este selectat, ea este afiat n caseta din stnga barei de
instrumente, vezi Figura 17.
La fel, atunci cnd o seciune este selectat, un clic pe butonul Properties,
, al
barei de instrumente afiaz / ascunde caseta cu preprieti a seciunii.

13

Un clic dublu pe bara seciunii, pe butonul de selectare sau ntr-un punct al seciunii
afiaz caseta cu proprieti a seciunii.

Figura 17. Bara de meniu i barele de instrumente ale vederii Design.

Fereastra de proiectare a unui raport din Figura 16 afiaz urmtoarele casete:


caseta Field List cu lista coloanelor din tabel. Caseta Field List se poate afia /
ascunde cu clic pe meniul View Field List sau cu clic pe butonul Field List, , al
barei de instrumente, vezi Figura 17 i Tabelul 3,
caseta de instrumente Toolbox cu obiectele grafice ce se pot include n raport
(controale): etichete, casete de text, butoane, liste, imagini, etc. Caseta Toolbox se
poate afia / ascunde cu clic pe meniul View Toolbox sau cu clic pe butonul
Toolbox,
, al barei de instrumente.

a) meniul contextual al formularului

b) meniul View

Tabelul 3. Meniurile vederii Report.

Dac n lista Choose the table or query where the object's data comes from nu
selectm o surs de date, tabel de date sau interogare, caseta Field List nu se afiaz.
Pentru a o afia trebuie ca proprietarea Record Source a raportului s aib ca valoare
tabela sau interogarea ce este sursa de date a raportului. Pentru aceasta procedm astfel:
1. se selecteaz raportul cu clic pe butonul ,

14

2. se afiaz caseta de proprieti a raportului cu clic pe butonul barei de instrumente sau


al meniului contextual al formularului,
3. n seciunea Data se alege sursa de date tabela ca valoare a proprietii Record
Source. In cazul nostru se alege PROIECT_ANGAJAT i apare caseta Field list din
Figura 16.

Figura 18. Caseta de proprieti a raportului.

Riglele ferestrei de proiectare se pot afia sau ascunde cu opiunea View Ruler, iar cu
opiunea View Grid se poate afia sau ascunde grila de desenare.
Un raport are dou vederi, Design View i Print Preview, ce pot fi afiate cu opiunile
meniului View sau cu butoanele barei de instrumente din Figura 17.
Bara de instrumente conine butonul Print Preview, , ce afiaz vederea cu acelai
nume i caseta View,
, ce permite comutarea vederilor raportului, Design View i
Print Preview. Aceleai opiuni sunt disponibile i n meniul View.
Obiectele (seciunile) Page Header / Footer i Report Header / Footer se pot insera /
terge cu opiunile cu acelai nume ale meniului View i ale meniului contextual al
formularului din Tabelul 3. In cazul raportului din Figura 16, nu apar antetul i subsolul
raportului. Dac marcm n meniul View sau n meniul contextual opiunea Report
Header / Footer, fereastra devine cea din Figura 19.
Obiectele grafice ale raportului conin la rndul lor alte obiecte grafice, etichete (Label),
casete de text (Text Box), liste (List Box), etc.
Toate obiectele grafice ale unui raport sunt afiate ntr-o caset din stnga barei de
instrumente a aplicaiei. In caset este afiat obiectul selectat. Iniial, n caset este afiat
obiectul Report,
, vezi Figura 17.
Raportul i seciunile lui au aceleai butoane de selectare ca i formularele,
raport i pentru seciuni.

pentru

15

Figura 19. Fereastra de proiectare a raportului cu aplicaia Design View.

1.3 Adugarea automat a obiectelor grafice la raport


1.3.1 Adugarea automat a cmpurilor
Vrem ca raportul s apar sub forma
ID Proiect ID Angajat Nume Angajat Departament Cost ora Total ore

..

Numele coloanelor de date vor aprea n seciunea Page Header, iar coloanele de date n
seciunea Detail. Adugarea unui cmp din tabela de date la raport se face astfel:
1. se afiaz caseta Field List dac este cazul,
2. se selecteaz butonul Text Box, , n caseta Toolbox,
3. se selecteaz un cmp din caseta Field List i se trage cu mousul n zona Detail a
raportului cu butonul stng al mousului apsat,
4. se repet pasul anterior pentru toate cmpurile necesare.
Pentru fiecare coloan al tabelei tras pe formular se insereaz un obiect de tipul Text
Box compus din dou casete: caseta gri din stnga de tip Label este eticheta cmpului,
cea din dreapta va conine valoarea cmpului, ca n Figura 20.

16

Figura 20. Fereasta raportului cu prima coloan din raport adugat.

1.3.2 Selectarea controalelor


Un control const dintr-un obiect grafic (controale tip buton, etc.), sau dou obiecte
grafice (controale de tip Text Box, Combo Box, List Box, etc.).
Selectarea unui control cu dou obiecte grafice se face astfel:
cu clic pe unul din obiectele ce l compun. In jurul obiectului apar opt marcaje pe
laturile dreptunghiului ce nconjoar obiectul, ca n Figura 21. In colul din stnga-sus
apare un marcaj de deplasare al obiectului,

Figura 21. Obiect selectat.

la plasarea cursorului pe unul din marcajele mici, cursorul ia forma unei sgei cu
dou sensuri, ; cu acest cursor modificm dimensiunile obiectului,
la plasarea cursorul pe obiect, acesta ia forma unei mini deschise; cu acest cursor
deplasm simultan cele dou obiecte,
la plasarea cursorului pe marcajul de deplasare din stnga sus, acesta ia forma unei
mini ce indic o direcie; cu acest cursor putem deplasa obiectul separat de cellalt.
17

Selectarea unui control cu un obiect grafic se face n acelai fel.


Selectarea mai multor controale se face astfel: se selecteaz un control cu un clic i cu
tasta Shift apsat se selecteaz pe rnd celelalte controale cu clic.
Selectarea controalelor adiacente se poate face astfel: cu butonul mousului apsat se
deseneaz un dreptunghi n jurul controalelor ce terbuie selectate.

1.3.3 Stergerea i mutarea obiectelor grafice


In cazul raportului, eticheta cmpului trebuie s apar n zona antetului paginii. Vom
terge eticheta din zona Detail i vom insera o etichet n antetul paginii. Stergerea i
copierea sau mutarea obiectelor dintr-o seciune n alta se face cu opiunile Cut, Copy,
Paste, etc. ale meniului Edit sau ale meniului contextual al obiectului din Tabelul 4a.
Mutarea unui obiect n Clipboard se face astfel:
1. se selecteaz obiectul cu clic,
2. clic pe meniul Edit Cut sau pe opiunea Cut a meniului contextual.
Stergerea unui obiect se face astfel:
1. se selecteaz obiectul cu clic,
2. clic pe meniul Edit Delete sau se apas tasta Delete.
Copierea unui obiect n Clipboard se face astfel:
1. se selecteaz obiectul cu clic,
2. clic pe meniul Edit Paste sau pe opiunea Paste a meniului contextual.
Mutarea unui obiect dintr-o seciune n alta se face astfel:
1. se copiaz obiectul n Clipboard ca mai sus,
2. clic pe seciune, clic pe meniul Edit Paste sau pe opiunea Paste a meniului
contextual.
Menionm c, n cazul obiectului Text Box de mai sus compus din cele dou obiecte
grafice, (etichet i caset text), cnd selectm eticheta operaiile de tergere sau
mutare se fac doar asupra etichetei. Cnd selectm caseta text, operaiile de tergere
sau mutare se fac asupra ambelor obiecte.

18

a) meniul contextual al obiectului

b) meniul Edit

Tabelul 4. Meniu contextual al unui obiect selectat i meniul Edit.

Operaiile Cut, Paste i Delete se pot anula cu clic pe meniul Edit Undo.
Se mut etichetele cmpurilor din seciunea Detail n seciunea Page Header sau se terg
etichetele i se adaug alte etichete n seciunea Page Header din caseta Toolbox.
Mutarea etichetei unui cmp n seciunea Page Header astfel :
1. se mut eticheta cmpului n Clipboard ca mai sus, (se selecteaz eticheta i apoi
Cut),
2. se selecteaz seciunea Page Header cu clic,
3. clic pe meniul Edit Paste sau pe opiunea Paste a meniului contextual.
Stregerea etichetei unui cmp se face ca mai sus.
Adugarea unei etichete n zona antetului paginii din caseta de instrumente Toolbox se
face astfel. Etichetele sunt marcate n caseta Toolbox cu
vezi Figura 20.
Reamintim c, n caseta din stnga barei de instrumente cu obiectele grafice ale
raportului, este afiat totdeauna obiectul selectat.
1. se execut un clic cu butonul stng al mousului pe obiectul etichet,
, din caseta
Toolbox; n acest moment apare un cursor n form de +A,
2. se mut cursorul n zona de desenare unde se va insera eticheta i se traseaz un
dreptunghi. Dup eliberarea butonului mousului apare un cursor de inserare i
introducem textul dorit pentru etichet,
3. se repet pasul anterior pentru toate etichetele.
Raportul cu etichete adugate n zona Page Header este cel din Figura 22.
In zona Report Header se adaug o eticheta cu titlul raportului. Dup aceasta, fereastra
raportului arat ca n Figura 22.
Deplasarea obiectelor grafice i alinierea lor a fost prezentat la proiectarea formularelor.

19

Figura 22. Fereastra final a raportului.

Dup cum am mai spus, un raport poate fi examinat n dou vederi:


Design View, n care este afiat fereastra de proiectare,
Print Preview n care este afiat raportul pentru tiprire.
Pentru a examina raportul proiectat se trece n vederea Print Preview cu clic pe meniul
View Print Preview sau a meniului contextual sau pe butonul Print Preview,
, al
barei de instrumente. Un clic n dreapta acestui buton afiaz o list cu vederile asociate
raportului. Raportul obinul este cel din Figura 23. Pentru a corecta anumite detalii se
poate reveni la vederea Design View cu un clic pe opiunea Report Design. Pentru
salvarea raportului clic pe butonul de inchidere a ferestrei sau pe opiunile Save sau Save
As ale meniului File.

20

Figura 23. Raportul proiectat.

Menionm c se pot aduga la rapoarte i obiecte grafice care nu sunt afiate n caseta
Toolbox. Pentru a afia i alte obiecte grafice disponibile se procedeaz astfel:
1. clic pe butonul
din colul dreapta jos al casetei Toolbox, care afiaz o list cu
controlurile disponibile,
2. se selecteaz din list controlul dorit cu un clic,
3. se mut cursorul n zona de desenare i se deseneaz un dreptunghi; dup eliberarea
mousului apare controlul n dreptunghiul desenat.
Pentru exemplificare am adugat la raportul proiectat un calendar n zona Page Footer.
Raportul rezultat este cel din Figura 24.

21

Figura 24. Adugarea unui calendar la raportul proiectat.

1.4 Introducerea formulelor n rapoarte


Intr-un raport pot apare cmpuri care s conin rezultatele unor calcule. De exemplu,
putem introduce data i timpul, sau rezultatele unor calcule efectuate asupra elementelor
tabelei, etc.

1.4.1 Introducerea formulelor


Introducerea formulelor se face n felul urmtor:
1. se adaug formularului o caset text,
2. se introduce n aceast caset expresia dorit sub forma
= expresie

22

De exemplu, pentru a calcula salariul n raportul de mai sus, se va aduga un cmp ce va


conine expresia
SAL_ORA * ORE
In cele ce urmeaz vom exemplifica numerotarea paginilor raportului, introducerea datei
i timpului i aplicarea unor funcii de agregare standard asupra elementelor tabelei.

1.4.2 Numerotarea paginilor


Numerotarea paginilor raportului se poate face n dou feluri:
cu opiunile casetei Page Numbers,
prin introducerea manual a unei expresii ntr-un control de tip caset de text.
Numerotarea paginilor raportului n prima variant se face n felul urmtor:
1. clic pe fereastra raportului,
2. clic pe meniul Insert Page Numbers ce afiaz caseta din Figura 25,
3. se alege formatul numerotrii n zona Format; n cazul nostru am ales Page N,
4. se marcheaz opiunea dorit pentru poziia numrului paginii n seciunea Position;
n cazul nostru am ales Bottom of Page [Footer] pentru ca numerotarea s apar la
subsolul paginii,
5. se alege alinierea numrului n caseta Alignment; opiunea aleas este Center,
6. clic pe butonul OK.

Figura 25. Caseta Page Numbers.

Obiectul n care apare numrul paginii curente din raport este o caseta text n zona Page
Footer a raportului, vezi Figura 22 pentru proiectare i Figura 23 pentru afiare. Caseta de
proprieti a acestui obiect este cea din Figura 26.

23

Figura 26. Caseta de proprieti a obiectului text ce afiaz pagina raportului.

Sursa de date a controlului (Control Source) este expresia


=Page & [Page]
vezi i Figura 22 i Tabelul 5. Reamintim c Page reprezint un ir de caractere, & este
operatorul de concatenare a irurilor, iar Page este o variabil implicit a raportului ce
conine numrul paginii curente. Pages este o variabil implicit ce conine numrul total
de pagini ale raportului. Numele variabilelor ce apar n expresii, (coloane ale tabelelor,
etc.), se scriu ntre paranteze drepte, [ i ].
De asemenea, toate obiectele grafice au proprieti ce pot fi modificate dup nevoie.
Fiecare tip de obiect grafic are o caset de proprieti specific, ce se afiaz n unul din
urmtoarele moduri:
se afiaz meniului contextual al obiectului cu clic cu butonul drept pe obiect i clic
pe opiunea Properties,
dublu clic pe obiect.
Introducerea manual a paginilor raportului se face astfel:
1. se introduce n raport un obiect grafic de tipul caset text n zona Page Footer,
2. se afiaz caseta Properties a obiectului ca mai sus,
3. n caseta proprietii Control Source se introduce expresia
=Page & [Page]
ca n Figura 26.
Alt metod pentru introducerea manual a paginilor raportului este urmtoarea:
1. se selecteaz caseta text cu un dublu clic,
2. n caset se introduce expresia
=Page & [Page]
Tabelul 5 arat cteva din expresiile uzuale ce apar n rapoarte pentru numerotarea
paginilor.

24

Semnificaia
Page Number
Total Pages
Page N of M

Expresia
Page & Page
Pages
Page & Page & of Pages

Tabelul 5. Expresii uzuale pentru numerotarea paginilor.

Referitor la Tabelul 5, reamintim c Pages este o variabil implicit a raportului ce


conine numrul total de pagini din raport.
Ca un alt exemplu de utilizare a proprietilor obiectelor se vor modifica dimensiunea
fontului i poziia textului etichetelor i a cmpurilor de date.
Pentru a modifica proprietile unui obiect se procedeaz ca mai sus:
1. se afiaz meniul contextual al obiectului cu clic cu butonul drept pe obiect,
2. clic pe opiunea Properties a meniului contextual al obiectului din Tabelul 4a; se
afiaz caseta din Figura 27,
3. se modific proprietile dorite.
In cazul nostru s-au modificat proprietile Font Size la valoarea 12 i Text Align la
valoare Center.

Figura 27. Caseta Properties a obiectelor grafice.

1.4.3 Introducerea datei i timpului


Pentru a afia data curent i timpul se poate proceda n dou moduri. Primul mod
utilizeaz opiunea Insert Date and Time:
1. se afiaz raportul n vederea Design View,
2. clic pe meniul Insert Date and Time; se afiaz caseta Date and Time din Figura
28,
3. se marcheaz opiunile Include Date i Include Time i opiunile privind formatul
datei i timpului,

25

Figura 28. Caseta Date and Time.

In al doilea mod vom crea manual obiectul grafic ce afiaz data i timpul n felul
urmtor:
1. se afiaz raportul n vederea Design View,
2. se insereaz un obiect tip caseta text pentru dat, ab| i un obiect de acelai tip pentru
timp,
3. n obiectul tip etichet din stnga introducem numele cmpului, Date, Time, respectiv
Date/Time,
4. n caseta text din dreapta introducem respectiv funcia Date(), funcia Time() i
funcia Now() sub forma:
=Date()
=Time()
=Now()
Semnificaia acestor funcii este cea din Tabelul 6.
Funcia
Date()
Time()
Now()

Semnificaie
Data curent, LL/ZZ/AAAA
Timpul curent, HH:MM:SS PM
Data curent i timpul curent
Tabelul 6. Funcii de timp.

Raportul n vederea Design este cel din Figura 29. Formatul datei i timpului se aleg din
caseta de proprieti a obiectului text afiat n Figura 30. Alegem de exemplu formatul
pentru dat General Date, iar pentru timp Long Time. Se va remarca n caseta de
proprieti a obiectului din Figura 30, c sursa datelor pentru control (Control Source)
este chiar funcia Date(), respectiv Time(), vezi i Tabelul 5. Raportul final este artat n
Figura 31.

26

Figura 29. Introducerea datei i timpului.

Un alt mod de a introduce funciile de mai sus este urmtorul:


1. se afiaz raportul n vederea Design View,
2. se insereaz un obiect tip caseta text pentru dat, ab| i un obiect de acelai tip pentru
timp,
3. n obiectul tip etichet din stnga introducem numele cmpului, Date, Time, respectiv
Date/Time,
4. se afiaz caseta de proprieti a obiectului text din dreapta, ca n Figura 30; n caseta
Control Source se introduce funcia dorit ca mai sus, =Date(), etc.

Figura 30. Caseta de proprieti a obiectului tip text.

27

Figura 31. Raport cu afiarea datei i timpului.

1.4.4 Utilizarea funciilor de agregare standard


Aplicaia Access are numeroase funcii standard ce pot fi utilizate n rapoarte. In acest
paragraf vom exemplifica utilizarea funciilor SQL de agregare din Tabelul 7.
Funcia
Sum()
Avg()
Min()
Max()
Count()

Semnificaie
Suma
Valoare medie
Minim
Maxim
Numarul de linii selectate

Tabelul 7. Funciile SQL de agregare.

Fie tabela VANZARI de mai jos ce conine cifrele de vnzri ale unor angajai pe civa
ani.
VANZARI
ID_ANG

NUME_ANG

VANZARI_2001

VANZARI_2002

VANZARI_2003

VANZARI_2004

Vrem s facem un raport cu vnzrile anuale ale fiecrui angajat i s calculm suma
vnzrilor anuale, prin nsumarea vnzrilor individuale anuale.
Proiectarea tabelei VANZARI este cea din Figura 32, iar tabela cu date cea din Figura 33.

28

Figura 32. Proiectarea tabelei VANZARI.

Figura 33. Tabela VANZARI.

Vom calcula suma vnzrilor anuale, prin nsumarea vnzrilor individuale anuale. Pentru
nceput vom proiecta un raport care conine vnzrile anuale ale fiecrei persoane cu
aplicaia Report Wizard. Raportul proiectat de aplicaie n vederea Design View este cel
din Figura 34, iar n vederea Report View n Figura 35. A se vedea Tabelul 5 pentru
funciile din zona Page Footer.

Figura 34. Raport proiectat cu aplicaia Report Wizard n vederea Design View.

29

Figura 35. Raport proiectat cu aplicaia Report Wizard n vederea Report View.

Vom aduga la acest raport n zona Report Footer o etichet cu numele TOTAL i patru
casete text, ca n Figura 36. Totalurile din rapoarte trebuie s apar n zona Report Footer.

Figura 36. Raportul modificat cu adugarea cmpurilor pentru calculul totalurilor.

Cele patru casete de text din Figura 36 conin textul Unbound deorece nu sunt conectate
la nicio surs de date. Proprietatea Control Source a acestora este vid, vezi Figura 37.
Aceast proprietate ar putea primi ca valoare orice cmp al tabelei de date din lista
afiat.

30

Figura 37. Caseta Properties a unui obiect de tip caset text.

Pentru a calcula suma valorilor coloanei VANZARI_2001 vom introduce ca valoare a


proprietii expresia
=Sum([VANZARI_2001])
Caseta de proprieti a obiectului devine cea din Figura 38.

Figura 38. Caseta Properties completat a unui obiect tip caset de text.

Putem crea aceeai expresie cu aplicaia Expression Builder din Figura 39. Aplicaia
Expression Builder este lansat cu clic pe butonul
vezi Figura 38.

31

Figura 39. Aplicaia Expression Builder.

Procedura de creare a unei expresii este urmtoarea:


1. vom selecta pentru nceput funcia standard Sum ce calculeaz suma valorilor dintr-o
coloan; pentru aceasta vom selecta opiunile Built-In Functions, SQL Aggregate i
Sum ca n Figura 40,
2. se genereaz expresia
Sum(expr)
pentru care trebuie s ntroducem argumentul, numele coloanei.

Figura 40. Selectarea funciei standard Sum.

32

3. vom selecta cu un clic argumentul funciei Sum, ca n Figura 41,


4. vom selecta raportul VANZARI i numele coloanei, VANZARI_2002 ca n Figura 41.

Figura 41. Selectarea argumentului funciei Sum.

La un clic pe argumentul selectat, VANZARI_2002, aplicaia l introduce ca argument al


funciei Sum, ca n Figura 42. La clic pe butonul OK expresia este intodus ca surs de
date a obiectului text, sub forma
=Sum([VANZARI_2002])

Figura 42. Introducerea argumentului funciei Sum.

33

Raportul final este cel din Figura 43.

Figura 43. Raportul proiectat.

Un raport poate fi salvat ntr-un fiier Word. Pentru aceasta clic pe meniul Tools,
opiunea Office Links, apoi se alege opiunea Publish It with Microsoft Word, vezi
Figura 44. Se lanseaz aplicaia Word ce creaz automat un fiier Word ce conine
raportul, care este salvat n directorul dorit.

Figura 44. Salvarea unui raport ntr-un document Word.

1.5 Formatarea rapoartelor


1.5.1 Formatarea textului
Textul rapoartelor se poate formata cu butoanele barei de formatare din Figura 45 i ale
meniului Format din Figura 46.

Figura 45. Bara de formatare.

Pentru a formata un obiect din raport se selecteaz obiectul cu clic apoi se aleg opiunile
de formatare dorite cu butoanele barei de formatare. Culorile se aplic cu butoanele din
Tabelul 8. In dreapta fiecrui buton exist o sgeat ce afiaz o palet de culori din care
se alege culoarea dorit.

34

Buton

Descriere
Aplic culoarea fondului controlului selectat
Aplic culoarea fontului controlului selectat
Aplic culoarea marginilor controlului selectat
Tabelul 8. Butoane pentru aplicarea culorilor.

Figura 46. Meniul Format.

1.5.2 Formatarea condiionat a rapoartelor


Putem aplica asupra cmpurilor o formatare condiionat de ndeplinirea unei condiii.
Fie raportul VANZARI din Figura 43. Vrem ca cifrele de vnzri anuale sub 30000 ale
unui angajat s apar n culoarea roie. Procedm n felul urmtor:
1. afim raportul n vederea Design,
2. selectm cu un clic caseta de text VANZARI_2001, vezi Figura 36, zona Detail,
3. clic pe meniul Format Conditional Formatting care afiaz caseta Conditional
Formatting din Figura 47,

35

Figura 47. Caseta Conditional Formatting.

4. n zona Condition 1 selectm condiia less than i n caseta alturat introducem


valoarea 30000. Selectm culoarea fontului rou. In caseta Preview of format when
condition is true i n caseta This format will be used if no conditions are met sunt
afiate fonturile corespunztoare.
Raportul formatat este cel din Figura 48.

Figura 48. Raport formatat.

Condiiile ce se pot pune asupra cmpurilor sunt cele din Figura 49.

Figura 49. Condiii asupra cmpurilor.

Stergerea unei condiii se face astfel:


1. se selecteaz controlul,
2. clic pe meniul Format Conditional Formatting, care afiaz caseta Conditional
Formatting din Figura 47,
36

3. clic pe butonul Delete. Se afiaz o caset n care se marcheaz condiiile ce trebuie


terse.
Formatarea condiionat se poate face cu ajutorul unei expresii booleene (ce are valoarea
adevrat sau fals). Procedm astfel:
1. se selecteaz controlul,
2. clic pe meniul Format Conditional Formatting care afiaz caseta Conditional
Formatting din Figura 47,
3. n zona Condition 1 selectm opiunea Expression Is, vezi Figura 49 i Figura 50,
4. n caseta din dreapta introducem expresia boolean.
Ca exemplu, n raportul din VANZARI din Figura 48 vrem ca s afiam n culoarea rou
angajaii care n anul 2003 au avut vnzri sub 30000. Se completeaz condiia ca n
Figura 50.

Figura 50. Caseta Conditional Formatting.

Raportul formatat este cel din Figura 51.

37

Figura 51. Raportul formatat.

Pentru a schimba formatul raportului clic pe butonul


din Figura 52.

care afiaz caseta Autoformat

Figura 52. Caseta Autoformat.

La un clic pe butonul Options se afiaz o caset cu trei opiuni: Font, Color, Border ce
pot fi marcate pentru a aplica opiunile tipului de raport ales.

1.5.3 Adugarea unei figuri de fond la raport


Pentru a duga o figur ca fond pentru raport procedm astfel :
38

1. se deschide raportul n vederea Design.


2. se afiaz caseta de proprietti a raportului cu clic dublu pe selectorul raportului sau
n alt mod prezentat mai sus,
3. se selecteaz seciunea Format a casetei de proprieti,
4. clic pe proprietatea Picture. La dreapta se afiaz butonul Build,
. Clic pe acest
buton i se afiaz caseta Insert Picture de unde se alege figura ce va aprea n fundal.

1.6 Probleme propuse


In tabelele de mai jos cheia primar a unei tabele este subliniat.
1. Fie tabela VANZARI de mai jos cu vnzrile anuale ale une intreprinderi n diverse
ri.
VANZARI
TARA
AN_2004
AN_2005
AN_2006
AN_2007
Romania
145
151
160
162
Germania
610
627
598
592
Franta
548
580
560
575
Olanda
239
255
206
210
Italia
490
520
540
552
Spania
408
447
490
484
se va proiecta tabela; regula de validare a cmpurilor de date este AN_200X
>=2000,
se va crea un formular de interogare pentru a selecta vnzrile pe anul 2004 i se
va crea un raport i o diagram cu rezultatele,
se va crea o interogare pentru a selecta vnzrile n Romania; se va crea un raport
i o diagram cu datele rezultate din interogare,
se va aduga la raport o imagine de fond,
se va salva raportul creat ntr-un document Word.
2. Fie tabelele de mai jos din baza de date a unei interprinderi.
CLIENTI
ID_CLIENT
1253
4481
2396
2341
1956

NUME
Ionescu
Popescu
Georgescu
Vasilescu
Nicolae

PRENUME
Vasile
George
Nicolae
Ioan
Vasile

ADRESA
Craiova
Iasi
Bucuresti
Timisoara
Cluj

COMENZI
ID_COMANDA NUMAR_COMANDA
124
78235

DATA
1/10/2009

SUMA
2232

ID_CLIENT
4481

39

238
331
214
174
229

12984
44962
15734
23655
14766

12/20/2008
7/14/2009
03/08/2007
5/14/2009
11/3/2008

149
3200
844
982
504

1956
4481
2396
2341
4481

Cheia primar a tabelei CLIENTI este ID_CLIENT, cea a tabelei COMENZI este
ID_COMANDA. Coloana ID_CLIENT a tabelei COMENZI este cheie extern. Cmplul
DATA va fi de tipul Date/Time, iar cmpul SUMA de tipul Currency.
se vor proiecta cele dou tabele; regulile de validare sunt: ID_CLIENT >= 1000 i
ID_CLIENT <= 9999, ID_COMANDA >= 100 i ID_COMANDA <= 999, SUMA >
50,
se vor introduce datele cu ajutorul unui formular,
se va crea legtura corespunztoare cheii externe,
se va crea o interogare care s afieze
NUME, PRENUME, ADRESA,
NUMAR_COMANDA, DATA i SUMA,
se va crea un raport cu datele rezultate.
3. Fie tabela DATE_CONTABILE de mai jos cu datele contabile ale unei intreprinderi.
DATE_CONTABILE
AN

VENITURI

CHELTUIELI

PROFIT_BRUT

IMPOZIT

PROFIT_NET

2001
2002
2003
2004
2005
2006

470
495
602
714
890
860

412
430
495
530
620
610

58
65
107
184
270
250

17.4
19.5
32.1
55.2
81
75

40.6
45.5
74.9
128.8
189
175

Cheia primar a tabelei este AN.


s se proiecteze tabela,
se vor introduce datele cu un formular,
se va crea un formular care s fac suma datelor pe coloane,
se va crea o diagram cu profitul net,
se va salva raportul creat ntr-un document Word.
4. Fie tabela SITUATIE_FINANCIARA de mai jos a unei interprinderi n milioane lei.
Toate coloanele sunt de tip numeric. Cheia primar a tabelei este coloana AN.
SITUATIE_FINANCIARA
AN
2001
2002

VENITURI CHELTUIELI PROFIT_BRUT


420
370
470
410

IMPOZIT

PROFIT_NET

40

2003
2004
2005
2006
2007

550
620
705
690
670

500
548
590
620
685

se va proiecta tabela SITUATIE_FINANCIARA. Se vor defini condiiile de validare


pentru cmpuri VENITURI > 0, CHELTUIELI > 0,
se vor proiecta un raport care va conine doar cmpurile completate din tabel. La
acest formular se vor aduga manual, n modul proiectare, (Design), i cmpurile
necompletate din tabel. Formulele pentru completarea cmpurilor goale sunt:
PROFIT_BRUT = VENITURI - CHELTUIELI,
IMPOZIT = PROFIT_BRUT * 0.19,
PROFIT_NET = PROFIT_BRUT IMPOZIT
s se formateze formularul astfel nct un profit net mai mic dect zero s fie
afiat n culoarea rou.
5. S se genereze un raport pentru tabela PROIECT_ANGAJAT cu aplicaia Raport
Wizard. Se va compara raportul generat cu cel realizat manual.

1.7 Intrebri de control


1. Fie un raport generat cu aplicaia Raport Wizard. Este posibil s modificm
proiectarea acestui raport?
2. Care sunt informaiile necesare pentru crearea unui raport?
3. Cum se afiaz caseta de proprieti a unui raport n vederea Design?
4. Cum se adaug automat cmpurile la un raport?
5. Cum se adaug manual cmpurile la un raport
6. Cum se formateaz condiionat un raport?
7. Cum se introduc formulele n rapoarte?
8. Cum se adaug o figur la un raport?
9. Cum se introduc data calendaristic i timpul n raport?

41