BAZE DE DATE1

Metode utilizate pentru organizarea datelor

n vederea obinerii informaiilor necesare lurii de decizii corecte omul din societatea
modern se confrunt cu necesitatea prelucrrii unui volum imens de date care trebuiesc
culese, memorate, organizate, regsite i prelucrate n timp util i cu mijloace adecvate.
Utilizarea sistemelor de calcul n vederea realizrii dezideratelor mai sus menionate
presupune un anumit mod de organizare a datelor. n acest sens n cele ce urmeaz sunt
prezentate principalele modaliti de organizare a datelor i anume:
- fiierul:
- baza de date.
Fiierul este o organizare a datelor preluat din sistemul manual i adaptat la
cerinele impuse de utilizarea sistemelor de calcul.
Se definesc urmtoarele concepte:
1. Data elementar, cmp elementar - este o dat care nu mai poate fi descompus;
Exemplu: nume (nume persoan din descrierea unui grup de persoane)
2. Data grupat, cmp grupat este o grupare logic de date;
Exemplu: - adresa:
- localitate
- strada
- numr
3. nregistrare logic sau articol o colecie de date ce descriu un acelai obiect;
4. Fiier un ansamblu de nregistrri logice
Un fiier poate fi privit din dou puncte de vedere:
- nivelul logic = un ansamblu de nregistrri logice;
- nivelul fizic = modul n care sunt nregistrate datele pe suportul de memorare.
Unitatea de transfer ntre memoria secundar i memoria principal este pagina
(nregistrare fizic). O pagin poate conine una sau mai multe nregistrri logice. Nu este
exclus nici situaia n care o nregistrare logic mare se poate ntinde pe mai multe pagini.
Limitri ale sistemelor bazate pe fiiere:
- datele sunt izolate n fiiere separate - programele de aplicaie trebuie s realizeze
sincronizarea prelucrrii a dou sau mai multor fiiere;
- dependena de date - fiecare program de aplicaie trebuie s descrie datele pe care le
utilizeaz;
- formate de fiiere incompatibile - structura fiierelor fiind ncorporat n programul
de aplicaie, este dependent de limbajul n care este scris aplicaia;
- redundana datelor - aceleai date pot apare n fiiere diferite;
- accesul concurent la date - nu este asigurat.
Eliminarea acestor deficiene a condus la un nou mod de organizare a datelor i anume
organizarea datelor n baze de date.
Baza de date o colecie partajat de date, care conine datele propriu-zise, relaiile
logice dintre acestea, precum i descrierea datelor (structura datelor).
O baz de date este proiectat pentru a satisface necesitile informaionale ale unei
organizaii.
Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD sau DBMS Data Base Management
1

Material pus la dispozitie de lect. dr. Nicolae Morariu

System) este un sistem de programe care permite definirea, crearea i

ntreinerea bazei de date, precum i accesul controlat la baza de date.
Un SGBD ofer urmtoarele faciliti:
- faciliti de descriere a datelor - prin intermediul unui limbaj de descriere a datelor DDL Data Description Language, care permite utilizatorului s descrie structurile de date;
- faciliti de manipulare a datelor - prin intermediul unui limbaj de manipulare a datelor DML
Data Manipulation Language - care permite utilizatorului s insereze, actualizeze, tearg i s
extrag date din baza de date;
- controlul accesului la baza de date prin:
- sistem de securitate - previne accesarea bazei de date de ctre utilizatori
neautorizai
- sistem de integritate - menine concordana datelor stocate
- sistem de control al concurenei - permite accesul partajat la baza de date
- sistem de control al refacerii - recuperare n urma unor defeciuni hard sau soft
- mecanism de vizualizare - un utilizator poate vedea acea parte a bazei de date
care l intereseaz.
Administratorul bazei de date (DBA Data Base Administrator) - este o persoan sau
un grup de persoane care rspunde de ansamblul activitilor privind baza de date.
Arhitectura unei baze de date
Organizarea datelor n baze de date impune adoptarea unei arhitecturi n care pot fi
identificate urmtoarele 3 nivele de abstractizare [DORO98] (3 nivele distincte la care pot fi
descrise datele):
- Nivelul extern (subschema, vedere)
- Nivelul conceptual (schema conceptual)
- Nivelul intern (baza de date fizic)
Utilizator 1
Nivel
extern

Vedere 1

Utilizator 2
Vedere 2

Nivel
conceptual

Nivel
intern

Utilizator n
Vedere n

Sistemul de
Gestiune a
Bazei de
Date
Baza de date
fizic

Nivelul extern vederea utilizatorului asupra bazei de date (subschema, schema

extern). Fiecare utilizator are o vedere asupra bazei de date care include numai entitile,
1

atributele i relaiile din lumea real de care este interesat utilizatorul respectiv. Utilizatori
diferii pot avea vederi diferite asupra acelorai date (ex. Data calendaristic poate fi vzut de
un utilizator sub forma an, lun, zi iar de un alt utilizator sub forma zi,lun, an). n vederi pot
fi incluse i date derivate sau calculate din datele stocate n baza de date (ex. vrsta plecnd de
la data naterii i data curent).
Nivelul conceptual vederea general a bazei de date conine structura logic a
ntregii baze de date aa cum este vzut de administratorul bazei de date (ex. concepte de
tipul : Persoane, Produse, Beneficiari, Furnizori etc.)
Nivelul intern reprezentarea fizic a datelor n baza de date o colecie de fiiere
coninnd datele, la care se adaug diverse structuri auxiliare (indeci, pointeri, tabele de
dispersie etc.) pentru asigurarea accesului operativ la date. Transformarea de la nivelul
conceptual la nivelul intern i invers se realizeaz prin comunicarea dintre SGBD i sistemul
de operare.
Orice comunicare ntre nivele se realizeaz sub controlul SGBD.
Adoptarea arhitecturii pe cele 3 nivele asigur independena logic i fizic a datelor.
Independena logic de date imunitatea schemelor externe (vederilor utilizatorilor)
fa de modificri efectuate n schema conceptual. Adugarea sau eliminarea de noi entiti,
atribute sau relaii trebuie s fie posibil fr a afecta schemele externe existente.
Independena fizic de date imunitatea schemei conceptuale fa de modificrile
efectuate n schema intern. Modificri efectuate n schema intern cum ar fi: utilizarea unor
organizri de fiiere diferite, a unor dispozitive diferite de stocare, modificarea de indeci sau
de algoritmi hash trebuie s fie posibil fr a fi necesar schimbarea schemei conceptuale sau
a schemelor externe.
Modelul de date relaional
Modelul de date relaional are la baz teoria matematic a relaiilor i a fost propus n
1970 de cercettorul american E.F. Codd. Acest model st la baza majoritii SGBD-urilor
comerciale deoarece acestea dispun de limbaje puternice de manipulare a datelor i simplu de
utilizat numite limbaje relaionale care au la baz dou formalisme abstracte din teoria
matematic a relaiilor i anume:
- algebra relaional
- calculul relaional
Pentru aceste limbaje s-au realizat interfee prietenoase, ceea ce le face accesibile unor
categorii largi de utilizatori.
Relaii definiie
Fie o colecie de mulimi D1, D2, Dn nu neaprat distincte.
R este o relaie pe aceste mulimi dac este o mulime de n-tuple ordonate (d1, d2, .,
dn) astfel nct d1 D1, d2 D2, ., dn Dn.
D1, D2, ., Dn se numesc domeniile relaiei R, iar n este gradul relaiei R.
O relaie R pe mulimile D1, D2, ., Dn este o submulime a produsului cartezian
D1xD2x.xDn.
O relaie fiind o mulime de n-tuple rezult c asupra acestora se pot aplica
proprietile din teoria mulimilor dintre care dou sunt amintite n continuare:
1. O mulime fiind o colecie de elemente fr repetiie rezult c ntr-o relaie nu pot exista
dou n-tuple identice.

Ordinea elementelor ntr-o mulime fiind nerelevant rezult c prin schimbarea ordinii ntuplelor unei relaii, relaia rmne neschimbat.
Un domeniu este ansamblul de valori admisibile pentru o component a unei relaii.
Un domeniu cu nume este un atribut.
Chei
O cheie a unei relaii R este un subset K de atribute ale relaiei care satisface
proprietile:
1) identific unic n-tuplele relaiei
2) subsetul K este minimal (eliminarea oricrui atribut din K duce la pierderea proprietii
1) de identificare unic).
Dintre cheile unei relaii se desemneaz o anumit cheie ca fiind primar (celelalte
numindu-se candidate) care va fi folosit de SGBD pentru identificarea unic a n-tuplelor.
Cheia primar este comunicat SGBD-ului prin limbajul LDD i pentru atributele ce compun
aceasta cheie se impun restriciile:
- nu sunt admise valori nedefinite pentru atributele ce compun cheia primar;
- nici o valoare a unui atribut ce compune o cheie primar nu poate fi
modificat n cadrul operaiilor de actualizare.
Reprezentarea structurii datelor n cadrul modelului relaional se realizeaz prin
schema relaional care const din una sau mai multe scheme de relaie.
Exemplu:

Faculti (Codf, Nume, Adresa)

Specializari (Codf, Cods, Numes)
Cadre (Codf, Marca, Nume, Functie)
Discipline (Codd, Denumire)

Studenti (Nume,Cods, Incadrare, An)

Cursuri (Marca,Codd)
Note (Marca,Codd, Nume-stud, Nota)
Se contat c pentru reprezentarea legturilor ntre tipurile de entiti pot fi utilizate
dou tehnici:
1) propagarea cheilor (pentru relaiile 1 : 1, 1 : n) spre exemplu, atributul Codf propriu
tipului de entitate Facultati este preluat n schemele de relaie Specializari, Cadre, Sali,
Administrativ pentru a reprezenta legturile 1 : n corespunztoare.
2) crearea unei scheme de relaie separate (pentru reprezentarea legturilor m : n) spre
exemplu Note ce are ca atribute cheile celor trei tipuri de entiti (Cadre, Discipline,
Studenti) a cror legtur o reprezint i eventual alte atribute (Ex: Nota).
Fiecare schem de relaie se poate reprezenta printr-un tabel n care coloanele sunt
domeniile (atributele) relaiei iar liniile (rndurile tabelului) sunt nregistrrile corespunztoare
tipului de entitate descris de relaia respectiv.
O posibil descriere a bazei de date avnd schema relaional de mai sus este:
CREATE TABLE Facultati
(Codf INTEGER (3) NOT NULL, Nume CHAR (15), Adresa CHAR (20))
CREATE TABLE Specializari (Codf INTEGER (3), Cods CHAR (6) NOT NULL,
Numes CHAR (30), .
Observaii:

n modelul relaional att tipurile de entiti ct i legturile dintre ele sunt

reprezentate prin relaii. De asemenea orice interogare a bazei de date este definit tot printr-o
relaie.
O baz de date relaional este o colecie de relaii de diverse grade (gradul unei relaii
este dat de numrul de atribute ce definesc relaia respectiv).
SISTEMUL DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ACCESS
Microsoft Access este un sistem pentru crearea i utilizarea bazelor de date de
complexitate medie pentru calculatoare personale, putnd lucra performant cu sute de mii de
nregistrri pe un calculator personal sau n cadrul unei reele de pn la 20 utilizatori care
lucreaz simultan cu baza de date. Programul Access stocheaz toate componentele unei baze
de date ntr-un singur fiier pe disc cu extensia .mdb.
O baz de date Access poate conine urmtoarele componente:
- Tabele stocheaz datele bazei de date. Fiecare coloan a tabelei este numit cmp i
fiecare rnd al tabelei este numit nregistrare.
- Interogri realizeaz extragerea unor date din una sau mai multe tabele conform unor
criterii precizate de utilizator n vederea vizualizrii i actualizrii datelor din baza de date
sau pentru a crea alte tabele n vederea pstrrii unui instantaneu al informaiilor. O
interogare nu are date proprii i opereaz cu date din tabelele bazei de date.
- Formulare un formular este o fereastr pentru introducerea sau afiarea i editarea
datelor. Un formular poate conine subformulare pentru a afia date asociate unor date din
formular i butoane sau alte obiecte grafice pentru realizarea anumitor aciuni.
- Rapoarte sunt utilizate pentru operaii de ieire n vederea obinerii unor situaii rezultate
din prelucrarea unor date din baza de date. Pentru includerea selectiv a unor date ntr-un
raport sau pentru realizarea unui raport care folosete date din mai multe tabele va trebui
creat mai nti o interogare i apoi raportul s fie fundamentat pe rezultatele interogrii.
- Comenzi macro permit realizarea unei secvene de aciuni care poate fi ataat unui
buton.
- Module stocheaz proceduri i funcii scrise n limbajul Visual Basic pentru tratarea
evenimentelor.
Crearea unei baze de date.
Microsoft Access furnizeaz dou metode de creare a unei baze de date.
1.
se poate crea o baz de date goal i apoi se adaug tabelele, interogrile,
formularele, rapoartele i alte obiecte necesare.
2.
se poate crea o baz de date folosind Database Wizard.
Indiferent de metoda prin care se creeaz baza de date, ea poate fi oricnd modificat.
Pentru a crea o baz de date goal (fr a folosi un Wizard), se execut clic pe opiunea
Blank Database i apoi se execut clic pe butonul OK.

Figura1 Caseta de dialog

Microsoft Access

Problem propus
S se creeze baza de date FurnizoriClieni prin fiecare din cele dou metode prezentate
mai sus.
Crearea i utilizarea tabelelor
Tabela este o colecie organizat de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse,
furnizori etc. Folosind o tabel separat pentru fiecare subiect se elimin duplicarea datelor,
asigurndu-se astfel utilizarea mai eficient a spaiului de stocare i reducerea erorilor la
introducerea datelor. Tabelele sunt organizate n coloane (numite cmpuri) i linii (numite
nregistrri sau articole).
Tipurile de date admise n Microsoft Access, modul lor de folosire i dimensiunea de
memorare sunt prezentate n tabelul T1.
T1. Tipuri de date admise ntr-o baz de date Access
Tipul datei
Utilizare
Text

Spaiul de memorie necesar

Text sau combinaie de text i numere, cum

Pn la 255 caractere.

ar fi adresele. De asemenea, numere ce nu

Microsoft Access memoreaz

necesit calcule, cum ar fi numerele de

numai caracterele introduse n

telefon, numerele de partid sau codurile

cmp; nu se memoreaz

potale.

caractere spaiu pentru

poziiile nefolosite. Pentru a
controla numrul maxim de
caractere ce pot fi introduse se
seteaz proprietatea FieldSize.

Memo

Texte i numere foarte lungi, cum ar fi notie Pn la 64,000 caractere.

sau descrieri.

Number

Date numerice folosite pentru calcule

1, 2, 4 sau 8 bytes (16 bytes

matematice, cu excepia calculelor ce impun

numai pentru Replication ID).

valori monetare. Pentru a defini un anumit

tip Number setai proprietatea FieldSize.
Date/Time

Date calendaristice i timpi.

8 bytes.

Currency

Valori monetare. Se va folosi tipul de date

8 bytes.

Currency pentru a preveni rotunjirea pe

timpul calculelor. Precizia tipului este de 15
cifre la partea ntreag i 4 cifre la partea

zecimal.
AutoNumber

Numere n secven unic (din 1 n 1) sau

4 bytes (16 bytes numai pentru

aleatoare care sunt automat inserate atunci

Replication ID).

cnd se adaug un articol.

Yes/No

Cmpuri care vor conine numai una din

1 bit.

dou valori, cum ar fi Yes/No, True/False,

On/Off.
OLE Object

Obiecte (cum ar fi documente Microsoft

Pna la 1 GB (limitat de

Word, foi de calcul Microsoft Excel,

spaiul disc).

imagini, sunete sau alte date binare) create

n alte programe folosind protocolul OLE,
ce pot fi nlnuite sau ncapsulate ntr-o
tabel Microsoft Access. Trebuie s se
foloseasc un cadru de obiect legat ntr-o
machet sau raport pentru a afia obiectul
OLE.
Lookup

Crearea unui cmp care permite alegerea

Acelai spaiu ca i cmpul

Wizard

unei valori dintr-o alt tabel sau dintr-o

cheii primare folosit pentru a

list de valori folosind o caset combo.

executa examinarea, n mod

Alegnd aceast opiune, se lanseaz un

obinuit 4 bytes.

Wizard care dirijeaz crearea listei.

n tabelul T2 sunt prezentate tipurile i mrimea valorilor numerice ce pot fi memorate
n cmpurile de tip Number.
T2. Date de tip Number
Valoarea proprietii Domeniu
FieldSize
Byte
0 la 255

Precizie

Memorie necesar
1 byte

Integer

-32,768 la 32,767

2 bytes

Long Integer

-2,147,483,648 la 2,147,483,647

4 bytes

Single

-3.402823E38 la 3.402823E38

Double

-1.79769313486232E308 la
1.79769313486232E308

4 bytes

15

8 bytes

Crearea unei tabele

n Microsoft Access exist dou metode de a creare a unei tabele i anume:
- se poate crea o tabel goal (empty) pentru a introduce datele;
- se poate crea o tabel folosind datele existente ntr-o alt surs de date.
n Microsoft Access exist patru procedee pentru crearea unei tabele goale, astfel:
Database Wizard pentru a crea ntr-o singur operaie toate tabelele, formularele i
rapoartele necesare ntregii baze de date. Database Wizard creeaz o nou baz de date.
Acest procedeu nu poate fi folosit pentru a aduga noi tabele, formulare sau rapoarte ntr-o
baz de date existent.
Table Wizard pentru a alege cmpurile tabelei dintr-o varietate de tabele predefinite, cum
ar fi contacte de afaceri, inventare de cas sau articole medicale.
DataSheet pentru introducerea datelor direct ntr-o foaie de date (datasheet). La salvarea
foii de date Microsoft Access va analiza datele i automat va atribui tipul de date i
formatul pentru fiecare cmp.
Design pentru a defini toate detaliile tabelei.
Indiferent de metoda care se folosete pentru crearea unei tabele, se poate utiliza
vederea Design pentru a modifica descrierea tabelei, prin adugarea de noi cmpuri, stabilirea
valorilor implicite sau crearea mtilor de introducere. n figura 5 este reprezentat fereastra
Design view pentru crearea unei tabele.

Figura 5 Fereastra Design View a unei tabele

7

Crearea unei tabele folosind vederea Design.

Pentru a crea o tabel folosind vederea Design se execut urmtoarele operaii:
1. Se deschide n fereastra Database baza de date n care se creeaz o nou tabel, dac ea nu
este deja deschis. Se poate folosi tasta funcional F11 pentru a comuta n fereastra
Database din orice alt fereastr.
2. Se activeaz eticheta Tables i apoi, fie se selecteaz opiunea Create table in Design view
(vezi figura 5), fie se execut clic pe butonul New (vezi figura 6) i n caseta de dialog
New Table, ce apare pe ecran (vezi figura 6), se va selecta opiunea Design View i apoi se
execut clic pe butonul OK.
3.
n fereastra Design View care apare pe ecran (vezi figura 5) se va defini fiecare
cmp al tabelei.
4.
nainte de a salva tabela, se va defini o cheie primar prin click dreapta pe numele
cmpului corespunztor i selectare opiune Primary key. Cheia primar poate fi stabilit
i ulterior.
5.
Dup definirea structurii tabelei, se execut clic pe butonul Save din bara
butoanelor Standard sau se selecteaz opiunea Save din meniul File i apoi se va tasta un
nume pentru tabel.

Figura 6 Caseta de dialog New Table avnd selectat opiunea Design View
Definirea cmpurilor
Pentru a defini cmpuri n Design View se vor executa, n general urmtoarele operaii:
1.
Pentru adugarea unui cmp n interiorul unei structuri deja definite, se selecteaz
linia sub care se va aduga noul cmp i apoi se execut clic pe butonul Insert Rows din
bara instrumentelor Standard sau se selecteaz comanda Rows din meniul Insert. Pentru a
aduga cmpul la sfritul structurii se execut clic n coloana Field Name a primei linii
goale.
2.
n coloana Field Name se tasteaz numele cmpului, respectnd regulile Microsoft
Access pentru denumirea obiectelor.
3.
n coloana Data Type, se execut clic pe sgeat i se selecteaz tipul de dat dorit.
8

4.
5.

n coloana Description se poate introduce o descriere a cmpului.

n foaia de configurare Field Properties se stabilesc caracteristicile cmpului
(dimensiune, mesaj de introducere, valoarea implicit, formate de afiare etc.).
Algoritmul prezentat este valabil pentru urmtoarele tipuri de cmpuri: Text, Memo,
Number, Curency, Yes/No, Date/Time, AutoNumber.
Proprietile cmpurilor
Fiecare cmp are un set de proprieti care se pot folosi pentru a personaliza modul n
care datele unui cmp sunt stocate, manipulate sau afiate. Spre exemplu, se poate controla
numrul maxim de caractere ce se pot introduce ntr-un cmp Text stabilind proprietatea
FieldSize a acestuia. Proprietile care exist pentru fiecare cmp depind de tipul de date care
a fost selectat pentru cmpul respectiv.
Pentru a modifica proprietile unui cmp se execut urmtoarele operaii:
1. Se deschide tabela n vederea Design.
2. n partea superioar a ferestrei Design se selecteaz cmpul ale crei proprieti urmeaz a
fi modificate.
3. Se selecteaz proprietatea a crei valoare vrem s-o modificm executnd clic n linia din
dreapta numelui proprietii (n fila General de sub descrierea tabelei).
4. Se repet operaiile 2 i 3 pentru toate proprietile ale cror valori vrem s le modificm.
5. Dup efectuarea tuturor modificrilor se nchide fereastra Design.
n cazul n care pentru un cmp s-a ales tipul Lookup Wizard, atunci se lanseaz un
Wizard prin intermediul cruia putem realiza o list de examinare care afieaz datele dintr-o
tabel (sau interogare) existent care conine deja date, sau dintr-o list de valori prestabilit
dup cum este ilustrat n imagiea de ecran din figura 7. Acest tip de cmp permite selectarea
valorilor dintr-o tabel sau list afiat, n loc ca ele s fie tastate.

Figura 7. Caset de dialog Lookup Wizard pentru crearea unei liste din valorile unei
tabele, (interogri), sau liste de valori

Problem propus. n baza de date FurnizoriClienti se creaz urmtoarele tabele:

PRODUSE (catalog de produse)
Cmp
Codp
Denp
Desp

Semnificaie
Cod produs
Denumire produs
Descriere produs

Tip dat
Number, Integer
Text
Hyperlink

Dimensiune Observaii
4
Cheie primar
20
Refer document
corespunztor

STOCURI (stocurile de produse pe depozite)

Cmp
Codp
CodDep
Ump
Cant
Pret

Semnificaie
Cod produs

Tip dat
Number, Integer
Lockup Wizard
Cod depozit
Text
Unitate de msur Lockup Wizard
produs
Cantitate
Number, Integer
Pre unitar
Number,
LongInteger

Dimensiune Observaii
4
Lockup Wizard cu
tabela PRODUSE
2
8
Creare i utilizare
list de valori
4
8

FURNIZORI (catalog de furnizori)

Cmp
Codf
Denf
Adresaf

Semnificaie
Cod furnizor
Denumire furnizor
Adresa furnizor

Tip dat
Number, Integer
Text
Text

Dimensiune Observaii
4
Cheie primar
30
25

OFERTE (oferte de produse de la furnizori)

Cmp
Codf
Codp
Ump
Pret
Datao
Oferta

Semnificaie
Cod furnizor

Tip dat
Number, Integer
Lockup Wizard
Number, Integer
Cod produs
Lockup Wizard
Unitate de msur Lockup Wizard
produs
Pre unitar
Number,
LongInteger
Data ofertei
Date
Oferta furnizor
Hyperlink

Dimensiune Observaii
4
Lockup Wizard cu
tabela FURNIZORI
4
Lockup Wizard cu
tabela PRODUSE
8
Creare i utilizare
list de valori
8
8
Refer document
corespunztor

CLIENTI (catalog de clieni)

Cmp
Codc
Denc
Adresac

Semnificaie
Cod client
Denumire client
Adresa client

Tip dat
Number, Integer
Text
Text
10

Dimensiune Observaii
4
Cheie primar
30
25

VANZARI (vnzrile de produse pe clieni)

Cmp
Codc
Codp
Ump
Cant
Pret
Datav

Semnificaie
Cod furnizor

Tip dat
Number, Integer
Lockup Wizard
Number, Integer
Cod produs
Lockup Wizard
Unitate de msur Lockup Wizard
produs
Cantitate
Number, Integer
Pre unitar
Number,
LongInteger
Data vnzrii
Date

Dimensiune Observaii
4
Lockup Wizard cu
tabela CLIENTI
4
Lockup Wizard cu
tabela PRODUSE
8
Creare i utilizare
list de valori
4
8
8

n imaginea de ecran din figura 17 sunt evideniate tabelele bazei de date

FurnizoriClienti i este reprezentat descrierea tabelei Produse.
n mod asemntor i conform precizrilor din tabelele de mai sus, se vor defini i
celelalte tabele n baza de date i se vor ncrca date pentru diverse produse, preuri, furnizori,
clieni.
Pentru modificarea structurii unei tabele se va deschide tabela n modul Design.
Pentru preleare sau actualizare date ntr-o tabel se va deschide tabela n modul Open.

Figura 17. Baza de date FurnizoriClienti. Descrierea tabelei Produse.

11

Crearea i utilizarea interogrilor

Interogrile se folosesc pentru a vizualiza, modifica i analiza datele n diverse moduri.
De asemenea, ele pot fi utilizate ca surs de articole pentru formulare i rapoarte. Pentru a crea
un raport n care sunt utilizate anumite date dintr-o tabel sau date din mai multe tabele se va
crea mai nti interogarea corespunztoare i apoi se va defini raportul utiliznd acea
interogare.
n cele ce urmeaz este ilustrat modul de definire a unei interogri de selecie pentru
situaia stocurilor de produse utiliznd tabelele Produse, Stocuri.
- Se selecteaz Qeries i apoi New, iar din caseta New Query se selecteaz modul Design View
(vezi figura 18) i se apas butonul OK. Va apare ecranul din figura 19.
- Din caseta Show Table se selecteaz tabela Produse i se apas butonul Add, apoi se
selecteaz tabela Stocuri i se apas butonul Add i apoi se apas butonul Close. Va apare
ecranul din figura 20 pentru definirea cmpurilor interogrii ilustrate n imaginea de ecran din
figura 21. Pentru salvare interogare se nchide fereastra Query i se tasteaz numele interogrii
Situatia Stocurilor. Pentru vizualizarea datelor corespunztoare interogrii, se selecteaz
interogarea i se deschide n modul Open (rezultatul este ilustrat n figura 22.

Figura 18. Creare interogare n modul Design

Figura 19. Selectare tabele pentru creare interogare

12

Figura 20. Caseta Query pentru definirea cmpurilor

Figura 21. Definirea interogrii Situatia Stocurilor.

Figura 22. Vizualizarea datelor corespunztoare interogrii Situatia Stocurilor

13

Probleme propuse
S se creeze interogrile corespunztoare situaiei ofertelor de produse i situaiei
vnzrilor de produse conform specificaiilor de mai jos.

Situaia ofertelor
Cmp
Tabela

Codf
Furnizori

Denf
Furnizori

Adresaf
Furnizori

Codp
Produse

Denp
Produse

Ump
Oferte

Pret
Oferte

Datao
Oferte

Situaia vnzrilor
Cmp
Tabela

Codc
Clienti

Denc
Clienti

Adresac
Clienti

Codp
Produse

Denp
Produse

Ump
Vanzari

Cant
Vanzari

Pret
Vanzari

Valoare
Cant*Pret

Datav
Vanzari

Pentru vnzri se va crea i o interogare cu parametru pentru situaia vnzrilor n luna

..., unde luna se va comunica drept parametru de interogare.
Crearea i utilizarea formularelor.
n Microsoft Access formularele se pot folosi pentru a crea:
- un ecran pentru introducerea datelor n una sau mai multe tabele;
- un ecran tip panou de comutatoare pentru a deschide alte formulare sau rapoarte;
- o caset de dialog care s solicite de la utilizator informaii suplimentare necesare
executrii unei aciuni.
Majoritatea informaiilor dintr-un formular provin dintr-o surs de informaii, dar
exist i informaii care se introduc la proiectarea machetei. Legtura dintre formular i sursa
de date se realizeaz prin intermediul unor obiecte grafice, numite controale. Cele mai
utilizate controale sunt casetele de text, cu ajutorul crora se pot afia fie informaiile dintr-o
surs de date, fie rezultatele evalurii unei expresii.
Un formular poate fi creat n dou moduri i anume:
- n modul Design view;
- utiliznd un wizard.
Un wizard poate fi utilizat n modurile (figura 23, caseta New Form care apare la
apsarea butonului New din fereastra Database):
Form Wizard;
AutoForm: Columnar;
AutoForm: Tabular;
Chart Wizard;
Pivot Table Wizard.
Odat creat, un formular poate fi modificat i n acest sens se deschide formularul n
modul Design pentru a-l modifica aa cum se dorete.
Subformulare
Subformularul este un formular n interiorul altui formular. Formularul primar este
denumit formular principal (main form), iar formularul din interiorul formularului este numit
subformular. Combinaia formular/subformular este referit adeseori ca formular ierarhic,
formular principal/detaliu sau formular printe/copil.
Subformularele sunt eficiente n special pentru prezentarea datelor din tabele sau
interogri cu relaii 1m (one-to-many). Spre exemplu, se poate crea un formular cu un
subformular pentru a prezenta datele din tabelele Produse i Stocuri. Datele din tabela
Produse reprezint partea 1 din relaie, iar datele din tabela Stocuri reprezint partea m
din relaie fiecare produs putnd avea mai multe nregistrri n tabela Stocuri.
14

Formularul principal i subformularul din acest tip de formulare sunt nlnuite, astfel
nct subformularul afieaz numai nregistrrile care sunt corelate cu nregistrarea curent din
formularul principal. Spre exemplu, atunci cnd formularul principal afieaz produsul
Tastatur, subformularul afieaz numai stocurile pentru acest produs.
Se pot realiza cel mult dou nivele de subformulare. Aceasta nseamn c poate exista
un subformular ntr-un formular principal i un alt subformular n interiorul subformularului,
de nivel 1. Spre exemplu, poate exista un formular principal care afieaz clienii, un
subformular care prezint produsele i un alt subformular care afieaz vnzrile pentru acele
produse i clieni.
Una din metodele utilizate pentru crearea unui subformular n cadrul unui formular
const n efectuarea urmtoarelor operaii:

se creaz un formular principal i un subformular i se salveaz fiecare separat;

se deschide formularul principal n modul Design;

se trage cu mouse-ul subformularul din fereastra Database peste formularul principal.

Problem rezolvat
n figurile 24,,29 sunt ilustrai paii parcuri pentru crearea formularului principal
Produse utiliznd modul Form Wizard. Analog se procedeaz pentru crearea subformularului
Stocuri. n figura 30 este ilustrat rezultatul tragerii subformularului Stocuri peste formularul
Produse. Deschiderea formularului Produse n modul Open permite vizualizarea i
actualizarea att a datelor din tabela Produse ct i a datelor corespunztoare din tabela
Stocuri aa cum este ilustrat n imaginea de ecran din figura 31.
Probleme propuse.
Utiliznd metoda prezentat mai sus, s se creeze urmtoarele formulare:
- formularul Furnizori cu subformularul Oferte;
- formularul Clieni cu subformularul Vnzri;
- formularul Produse cu subformularele Stocuri, Oferte, Vnzri.

Figura 23. Fereastra Database. Modaliti de creare a unui formular (Caseta New Form).
15

Figura 24. Creare formular Produse (pasul 1)

Figura 25. Creare formular Produse (pasul 2)

Figura 26. Creare formular Produse (pasul 3)

16

Figura 27. Creare formular Produse (pasul 4)

Figura 28. Creare formular Produse (pasul 5)

Figura 29. Vizualizare formular Produse.

17

Figura 30. Depunere subformular Stocuri n formular Produse.

Figura 31. Utilizare formular Produse pentru vizualizare i actualizare date n tabelele
Produse i Stocuri.
Crearea i vizualizarea rapoartelor
Rapoartele au n vedere prelucrarea unor date din baza de date pentru obinerea unor
situaii ce urmeaz a fi tiprite sau afiate pe ecran la cererea utilizatorului. Spre deosebire de
formulare care pe lng vizualizarea datelor permite i actualizarea acestora, rapoartele
realizeaz interogarea i prelucrarea datelor din baza de date nefiind posibil modificarea
datelor. Exist dou modaliti de creare a rapoartelor i anume (figura 32):
- creare raport n modul Design view;
- creare raport utiliznd un wizard.
Un wizard poate fi utilizat n modurile (figura 32, caseta New Report care apare la apsarea
butonului New din fereastra Database): Report Wizard, AutoReport: Columnar, AutoReport:
Tabular, Chart Wizard, Label Wizard.

18

Figura 32. Fereastra Database. Modaliti de creare a unui raport (Caseta New Report).
n cele ce urmeaz se vor prezenta paii de parcurs pentru realizarea unui raport n modul
Report Wizard.
1. n caseta de dialog Choose the table or query se selecteaz tabela sau interogarea pe
care se va fundamenta raportul i se apas butonul OK (figura 33, Situaia Stocurilor).
2. Selectare cmpuri pentru raport din lista Available Fields n lista Selected Fields folosind
butoanele > sau >> , dup care se apas butonul Next (figura 34).
3. Selectare mod pentru vizualizare date, dup care se apas butonul Next (figura 35).
4. Selectare nivele de grupare date n raport, dup care se apas butonul Grouping Options
pentru a preciza modul de grupare, apoi se apas butonul Next (figura 36).
5. Precizare criterii de ordonare date n raport, dup care se apas butonul Sumary Options
pentru precizarea operaiilor de efectuat asupra grupurilor de nregistrri (figura 37).
6. Precizare operaii de efectuat asupra grupurilor de nregistrri, dup care se apas butonul
OK (figura 38) i apoi butonul Next.
7. n casetele Layout, Orientation, se selecteaz forma de realizare a raportului (figura 39) i
apoi se apas butonul Next.
8. Se selecteaz stilul de realizare a raportului, apoi se apas butonul Next (figura 40).
9. Precizare titlu raport, dup care se apas butonul Finish (figura 41).
n figura 42 este vizualizat raportul obinut. Pentru modificarea raportului, acesta
trebuie deschis n modul Design i apoi se execut modificrile dorite.
Probleme propuse
Dup exemplul prezentat, s se creeze urmtoarele rapoarte utiliznd modul Report Wizard:
Situaia ofertelor de produse pe produs
Cod produs Denumire produs
Cod furnizor Denumire furnizor Adresa furnizor Ump Pret Data ofertei
.
..
Situaia ofertelor de produse pe furnizor
Cod furnizor Denumire furnizor Adresa furnizor
Cod produs Denumire produs Ump Pret Data ofertei

.......
19

Situaia vnzrilor de produse pe produs

Cod produs Denumire produs
Cod client Denumire client Adresa client Ump Cantitate Pret Valoare Data vnzrii
.
Total produs
xxxxxxx
xxxxxx

Total general

xxxxxx

Situaia vnzrilor de produse pe client

Cod client Denumire client Adresa client
Cod produs Denumire produs Ump Cantitate Pret Valoare Data vnzrii

Total client
xxxxxx
.
Total general
xxxxxx
Teste de verificare
1. La nivel fizic o baz de date Access este:
a) un ansamblu de fiiere ce conin obiectele bazei de date
b) un fiier cu extensia .acc
c) un fiier cu extensia .mdb d) un fiier cu extensia .xls e) un fiier .dbf pt. fiecare tabel
2. Enumerai principalele componente ale unei baze de date Access
3. Pentru crearea unei tabele n ACCESS din fereastra ACCESS se selecteaz:
a) Table, Design
b) Table, New
c) Table, Open
d) Forms, Design
4. Pentru crearea unui raport n ACCESS care folosete date din mai multe tabele se va
proceda astfel:
a) Se va crea cte un formular pentru fiecare tabel
b) Se proiecteaz raportul n modul Design view cu specificarea tabelelor utilizate
c) Se creaz o interogare corespunztoare raportului i apoi se proiecteaz raportul utiliznd
acea interogare

Figura 33. Modul Report Wizard Selectare tabel sau interogare pentru raport .
20

Figura 34. Modul Report Wizard Selectare cmpuri pentru raport .

Figura 35. Modul Report Wizard. Selectare mod (tabel) dup care vor fi vizualizate datele.

Figura 36. Modul Report Wizard. Selectare nivele de grupare date n raport.
21

Figura 37. Modul Report Wizard. Precizare criterii de ordonare date n raport.

Figura 38. Modul Report Wizard. Precizare operaii de efectuat asupra grupurilor de nregistrri.

Figura 39. Modul Report Wizard. Precizare format de realizare raport.

22

Figura 40. Modul Report Wizard. Selectare stil de realizare raport.

Figura 41. Modul Report Wizard. Precizare titlu raport.

Figura 42. Modul Report Wizard. Vizualizare raport Situaia stocurilor de produse.
23