LP 1

BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS.

NOIUNI GENERALE

Crearea unei noi baze de date

Comanda : New / Blank Database / Create

Baza de date este creat ca un container, care conine iniial un singur tabel,
cu numele generic Table1 i la care ulterior putem aduga alte tabele, n funcie
de necesitile pe care le avem.

Interogri SQL n Microsoft Acces

| 1

Un tabel ntr-o baz de date este asemntor ca structur cu un tabel n

Excel i conine o colecie de informaii mprite n categorii precis caracterizate i
neredundante (care apar doar o singur dat).
Pentru a se defini un tabel ntr-o baz de date trebuie parcurse dou etape:
1. Definirea structurii tabelului:
Se realizeaz prin vizualizarea bazei de date n mod proiectare, prin
folosirea comenzii View / Design View:

nseamn caracterizarea categoriilor de informaii pe care le va conine

tabelul respectiv numite n teoria bazelor de date CMPURI. Cmpurile unei baze
de date sunt foarte asemntoare ca i concept cu coloanele unui tabel n Excel;
pentru a caracteriza un cmp ntr-un tabel care aparine unei baze de date trebuie
indicate n mod obligatoriu urmtoarele elemente referitoare la acesta:
Numele cmpului:
[nume, prenume]
persoane.[nume, prenume]

Tipul de dat al cmpului: se alege dintr-o list de tipuri de dat

predefinite, n funcie de natura informaiilor care vor fi memorate n cmpul
respectiv.
Tip
Descriere
iruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime
Text
maxim de 255 caractere
iruri de caractere (litere i cifre) cu o lungime
Memo
maxim de 65536 caractere
Valoare numeric ntreag sau real, n funcie de proprietatea
Number
FieldSize
Dat calendaristic (zi, lun, an) i moment de timp
DateTime
(or, minut, secund)
Valoare numeric care reprezint o sum de bani,
Currency
folosit n special n calcule financiare, unde nu sunt
permise rotunjiri.
AutoNumb Valoare numeric autogenerat, unic pt. fiecare
er
nregistrare din tabel
Valoare logic (boolean) cu dou posibiliti: da, nu
Yes/No
(adevrat, fals)
Obiect generic inserat n baza de date (document
OLE
Word, imagine, film, etc.)
Hyperlink
Adres catre o pagin Web din Internet
Valoare autogenerat n urma efecturii unor calcule
Calculated
asupra valorilor din celelalte cmpuri ale tabelului
Valoare care se selecteaz dintr-o list de valori
Lookup
posibile, specificate manual sau preluate din alte
Wizard
tabele ale bazei de date
Attachmen Tipul de dat optim pentru a stoca imagini digitale i
t
orice alt fel de fiiere binare.
Interogri SQL n Microsoft Acces

| 2

2. Definirea coninutului tabelului:

Se realizeaz prin vizualizarea bazei de date n mod proiectare, prin
folosirea comenzii View / Datasheet View:

nseamn introducerea efectiv a informaiilor care vor fi stocate n tabelul

respectiv numite n teoria bazelor de date NREGISTRRI. nregistrrile ntr-o
baz de date sunt foarte asemntoare cu liniile unui tabel n Excel i conin valori
particulare pentru cmpurile (coloanele) tabelului; ca i principiu general, este bine
ca ntr-un tabel nregistrrile s nu se repete i s existe i un mecanism de
identificare a lor n mod unic pentru a nu se putea confunda unele cu altele.

Exemplu:
Vom crea un tabel care s conin informaii generale despre pacienii luai n
evidena unui spital. n structura acestui tabel dorim s introducem urmtoarele
cmpuri:
NUME, PRENUME
CAS
DATA NASTERII
ANAMNEZ
VARSTA
INALTIME
SEX
GREUTATE
DOMICILIU
GLICEMIE
JUDET
COLESTEROL
LOCALITATE

Interogri SQL n Microsoft Acces

| 3

Descriem n continuare cum se poate defini fiecare cmp n parte:

1. Cmpul NUME, PRENUME: deoarece va conine numele i prenumele
persoanelor care urmeaz a fi luate n eviden, tipul de dat cel mai
adecvat este tipul Text.
2. Cmpul DATA NASTERII: tipul de dat adecvat este DateTime.
3. Cmpul VARSTA: va fi de tip Number.

Pentru cmpurile numerice este util de particularizat dou proprieti:

Field Size i Format.

Proprietatea Field Size stabilete tipul i mrimea valorilor numerice

care vor putea fi introduse n cmpul respectiv, conform urmtorului tabel:

B
Numere NTREGI, ntre 0 i 255
y
t
e
I
Numere NTREGI, ntre -32.768 i 32.767
n
t
e
g
e
r
L
Numere NTREGI, ntre -2.147.483.648 i
o
2.147.483.647
n
g
I
n
t
e
g
e
r
D
Numere REALE, ntre 10^281 i 10^28
e
1, cu precizie de 28 zecimale
c
i
m
a
l
S
Numere REALE, ntre 3.402823 E38 i
i
1.401298 E45 (valori negative) i ntre
n
1.401298 E45 i 3.402823 E38 (valori
g
pozitive), cu precizie de 7 zecimale
l
e
D
Numere REALE, ntre 1.79769313486231
o
E308 i
u
4.94065645841247
E324
(valori
b
negative) i ntre 4.94065645841247 E
l
324 i 1.79769313486231 E308 (valori
e
pozitive), cu precizie de 15 zecimale

4. Cmpul SEX: Va avea doar dou valori posibile, M (pentru masculin) i F

(pentru feminin). Ca principiu de lucru n proiectarea bazelor de date, se
urmrete n general ca informaia s fie introdus n maniera cea mai
concis posibil, folosindu-se prescurtri sau coduri numerice ori de cte
ori este posibil pentru a se micora la maximum timpul de introducere a
datelor i a se minimiza riscul de eroare.
Tot din aceleai considerente, dei am fi tentai s definim acest cmp
de tip Text, eventual cu dimensiunea 1, un tip de dat nc mai adecvat ar
fi Lookup Wizard, care elimin complet riscul de eroare, deoarece nu
permite utilizatorului dect s selecteze una dintre cele dou valori
posibile stabilite n faza de proiectare a bazei de date, respectiv M i F.

Pentru definirea unui cmp al unei baze de date ca avnd tipul

Lookup Wizard se folosete un program asistent care necesit parcurgerea
urmtorilor pai:

PASUL 1. Se alege opiunea I will type in the values that I want, care
permite specificarea explicit a valorilor pe care le va conine lista
predefinit (utilizarea celeilalte opiuni presupune culegerea acestor valori
dintr-un alt tabel, cu nomenclatoare i este necesar atunci cnd lista
valorilor posibile este mult mai ampl - de exemplu lista tuturor judeelor
din Romnia sau a tuturor localitilor dintr-un jude).

PASUL 2. Se precizeaz manual valorile pe care le va conine lista

predefinit, ntr-o singur coloan, pe linii succesive; dac este nevoie,
coloana se poate redimensiona prin ajustarea limii sale, i se pot defini
de asemenea i coloane multiple, respectiv tabele de valori dac este
nevoie.

PASUL 3. Se bifeaz opiunea Limit to List dac dorim ca numai valorile

specificate la pasul 2 s fie admise n cmpul definit cu tipul Lookup
Wizard; se finalizeaz operaiunea prin utilizarea butonului Finish.

PASUL 1.

PASUL 2.

PASUL 3.

5. Cmpurile DOMICILIU, JUDET: se pot defini tot de tip Text sau Lookup
Wizard; la DOMICILIU valorile posibile vor fi U (pentru mediul urban) i R
(pentru mediul rural), iar la JUDET se va ncrca lista tuturor judeelor din
Romnia.
6. Cmpul LOCALITATE: este de tip Text, cu dimensiunea de 25 caractere
(spaiu suficient pentru a scrie nume de localiti din Romnia).
7. Cmpul CAS: prin acest cmp dorim s bifm pacienii care beneficiaz
de asigurare de sntate; prin urmare, tipul de dat cel mai adecvat este
Yes/No.
8. Cmpul ANAMNEZA: n acest cmp va fi descris anamneza bolii;
deoarece este necesar un spaiu mai mare, pentru introducerea unor
caracterizri potenial complexe, tipul de dat cel mai adecvat va fi Memo.
Fiind vorba de un cmp de tip text, cu lungime mare, nu este necesar
specificarea altor proprieti suplimentare.
9. Cmpul INALTIME: Se va introduce nlimea pacienilor, exprimat n
metri prin urmare, tipul de dat adecvat va fi Number, i, pentru a putea
lucra cu numere reale, este obligatoriu s folosim un format adecvat de
exemplu, formatul Single n proprietatea Field Size i s precizm
numrul de cifre cu care dorim s exprimm partea zecimal a valorilor
introduse, n proprietatea Decimal Places de exemplu 2 cifre (vezi
figura).

10.
Cmpurile GREUTATE, GLICEMIE, COLESTEROL: se vor introduce
valori numerice, ntregi, prin urmare tipul cel mai potrivit de dat este
Number cu formatul Long Integer pentru a putea introduce valori
suficient de mari dac este cazul.

De multe ori, n cazul n care se lucreaz cu valori numerice (dar i cu

valori de tip Text), n ideea de a se controla rata erorilor care pot apare la ncrcarea
datelor n tabel se introduce n descrierea cmpurilor o regul de validare (prin
personalizarea proprietii Validation Rule), astfel nct s nu fie acceptate n
cmpul respectiv dect valorile care satisfac acea regul de validare n cazul n
care regula nu este satisfcut, fiind afiat un mesaj de atenionare, stabilit prin
personalizarea proprietii Validation Text.

Astfel, convenim c greutatea unei persoane nu poate depi valoarea

de 500 kg. Regula de validare i textul de validare vor fi definite conform figurii de
mai jos:

Dup ce toate cmpurile tabelului au fost descrise corespunztor, se

poate trece la etapa a doua, respectiv introducerea de nregistrri n tabel, adic
date efective. Pentru aceasta, este suficient schimbarea modului de vizualizare a
tabelului, din Design View n Datasheet View; structura tabelului va fi salvat
automat, iar coninutul su va fi afiat n modalitatea clasic, ce permite
introducerea de date:

n final, baza de date poate fi salvat cu un nume personalizat prin

utilizarea comenzii File / Save Database As, dup care se introduce explicit numele
sub care dorim s salvm fiierul i localizarea acestuia pe hard-disc.