SISTEMUL INFORMAIONAL

Funcionarea adecvat a firmei, realizarea obiectivelor cuprinse n previziunile sale nu

este posibil doar prin contribuia sistemului decizional sistemul su nervos. De asemenea este
necesar un sistem informaional, care poate fi comparat cu aparatul circulator din corpul
omenesc, ce ofer materia prim informaional necesar n stabilirea i ndeplinirea
obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenelor i responsabilitilor, att manageriale, ct
i de execuie, din cadrul firmei.
1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL
1.1. DEFINIREA SISTEMULUI INFORMAIONAL
Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i
circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s
contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor organizaiei.
De reinut c o asemenea definire a sistemului informaional are un caracter cuprinztor,
n sensul c include, spre deosebire de definiiile date de ali specialiti, i informaiile, fluxurile
informaionale i mijloacele de prelucrare a datelor. Definirea sistemului informaional pornind
de la rolul su n ansamblul activitilor ntreprinderii este o condiie sine-qua-non pentru
nelegerea corect nu numai a problematicii informaionale, ci i, n general, a problematicii
manageriale.
Nu de puine ori, mai ales unii informaticieni, pun semnul egalitii ntre sistemul
informatic, care se rezum n esen la culegerea, transmiterea i prelucrarea cu mijloace
automatizate a informaiilor, i sistemul informaional care, conform definiiei de mai sus, este
sensibil mai cuprinztor.
Raporturile dintre sistemul informaional i cel informatic sunt de ntreg parte, astfel
cum se poate observa din fig. (1.1).
Sistem informaional
Sistem informatic
Automat

Mijloace utilizate
Mecanizat

Manual

Prelucrarea informaiilor
Vehicularea informaiilor
Faze
Culegerea i nregistrarea informaiilor
Fig. (1.1). Raportul dintre sistemul informaional i sistemul informatic.

Definiia de mai sus are i un caracter realist, prin aceea c nu condiioneaz ca

ansamblul elementelor ncorporate s fie riguros organizate prin integrate. ntr-o societate
comercial sau regie autonom exist un sistem informaional chiar dac componentele sale nu
sunt integrate sau organizate riguros, ceea ce firete c se reflect n diminuarea calitii sale de
ansamblu.

1.2. COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAIONAL

Sistemul informaional al firmelor este alctuit, aa cum reiese din definiia dat n
paragraful anterior, din mai multe elemente strns intercorelate.
1.2.1. Data i informaia
Datele i informaiile reprezint componentele primare ale sistemului informaional,
organic interdependente, ceea ce determin abordarea mpreun.
Potrivit opiniilor majoritii specialitilor, data reprezint descrierea cifric sau letric
a unor aciuni, procese, fapte fenomene referitoare la firm sau la procese din afara sa care
intereseaz managementul acesteia.
Unele date au caracterul de informaii.
Din punct de vedere al managementului, prin informaii se desemneaz acele date care
aduc adresantului un spor de cunoatere privind direct sau indirect ntreprinderea respectiv,
ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor ce revin n cadrul respectivei
firme. n virtutea acestei caliti, informaia reprezint temeiul principal al declanrii deciziilor
i aciunilor.
Lucrrile de specialitate privind managementul firmei fac frecvente referiri la
informaia economic. n esen, coninutul noional al termenului informaie economic poate
fi conturat n dou accepiuni. Pornind de la faptul c societatea comercial i regia autonom
sunt uniti economice, orice informaie care este utilizat n cadrul lor poate fi considerat drept
economic, deoarece direct sau indirect, contribuie la realizarea obiectivelor previzionate. ntr-o
accepiune mai restrns, informaiile economice se rezum la cele folosite nemijlocit n
procesele economice ale firmei (contabile, comerciale, financiare etc.). n abordarea informaiei
la nivelul firmei cazul de fa este indicat adoptarea primului mod de a concepe categoria
de informaie economic. O asemenea modalitate are avantajul sublinierii raiunii existenei i a
finalitii informaiei economice, indiferent de natura sa tehnic, tiinific, comercial etc.,
facilitnd abordarea sa corespunztor cerinelor economiei de pia. Informaiile din cadrul
societilor comerciale i regiilor autonome sunt deosebit de complexe. n vederea facilitrii
caracterizrii lor le clasificm n funcie de mai multe criterii (vezi tabelul 1.1.) ce permit
relevarea unor faete semnificative pentru managementul firmelor.

Tabelul (1.1)
Tipologia informaiilor
Nr.
crt.
0

Criterii de
clasificare
1

Categorii de
informaii
2

Caracteristici principale
3

Orale

1.

Mod de
exprimare

Scrise

Audiovizuale

Primare (de
baz)

2.

Grad de
prelucrare

Intermediare

Finale

3.

Direcie a
vehiculrii

Descendente

expuse prin viu grai;

nu implic investiii n mijloace de tratare a
informaiilor;
nuanate;
vitez de circulaie mare;
nu sunt controlabile;
las loc la interpretri.
consemnate de regul pe hrtie;
pot fi pstrate nealterate timp ndelungat;
implic cheltuieli moderate;
consemnarea lor necesit un consum de timp
apreciabil.
se adreseaz concomitent vzului i auzului;
implic aparatur special (calculatoare,
terminale, circuit de televiziune local, tablouri de
comand speciale .a.);
viteza mare de circulaie (indiferent de distane);
capacitate de sugestie i nuanare ridicat;
pot fi consemnate integral i rapid;
costisitoare.
anterior nu au suferit un proces de prelucrare
informaional;
caracter analitic;
pronunat informative;
foarte diverse;
cele mai rspndite la nivelul executanilor.
se afl n diferite faze de prelucrare
informaional;
cele mai rspndite la nivelul personalului
funcional i al managerilor de nivel inferior.
au trecut prin ntreg irul de prelucrri
informaionale prevzute;
caracter sintetic;
caracter complex;
caracter decizional;
se adreseaz de regul managerilor ndeosebi de
la ealoanele superior i mediu.
se transmit de la nivelurile ierarhice superioare
la cele inferioare ale managementului;
alctuite preponderent din decizii, instruciuni,
metodologii etc.


Ascendente
0

Orizontale

Tehnico operative

4.

Mod de
organizare a
nregistrrii i
prelucrrii

De eviden
contabil

Statistice

Exogene

5.

Provenien
Endogene

Interne

6.

Destinaie
Externe

se transmit de la ealoanele ierarhice inferioare

la cele superioare de management;
reflect cu prioritate modul de realizare a
obiectivelor i deciziilor manageriale.
3
se transmit ntre titulari de posturi situate pe
acelai nivel ierarhic;
caracter funcional i de cooperare servind la
integrarea pe orizontal a activitilor
ntreprinderii.
localizeaz n timp i spaiu procesele din cadrul
firmei;
utilizate cu preponderen de managementul de
nivel inferior pentru a controla munca
executanilor.
se refer n special la aspectele economice ale
activitilor ntreprinderii;
folosite ndeosebi pentru fundamentarea i
evaluarea deciziilor pe termen scurt.
reflect sintetic, sub form preponderent
numeric, principalele activiti ale firmei
corespunztor unor standarde prestabilite;
caracter postoperativ;
caracter sintetic n sensul c sunt folosite cu
prioritate
pentru
evaluarea
rezultatelor
ntreprinderii i pentru previzionarea de noi
obiective.
provin din suprasistemele din care face parte
firma;
alctuite preponderent din legi, ordonane,
decizii, instruciuni, indicaii etc.;
o mare parte a lor sunt obligatorii.
sunt generate n cadrul firmei;
caracter autocuprinztor, ntruct se refer la
toate activitile societii comerciale sau regiei
autonome;
caracter eterogen, reflectnd diversitatea
proceselor din cadrul firmei.
beneficiarii de informaii sunt managerii i
executanii din ntreprindere;
caracter atotcuprinztor;
niveluri de agregare diferite;
grad de formalizare redus.
beneficiarii de informaii sunt clienii furnizorii
sau suprasistemele din care fac parte firmele;
caracter selectiv, se refer la aspectele eseniale
ale activitilor ntreprinderii;
grad de agregare ridicat;
grad de formalizare mare.
4


7.

Obligativitatea
Imperative
pentru adresant
1

8.

Natura
proceselor
reflectate

Nonimperative

Cercetare
dezvoltare
Comerciale
Producie
Financiar
contabile
Personal

emise de conductori fiind destinate nivelurilor

ierarhice inferioare;
caracter decizional pronunat;
luarea n considerare a mesajului informaional
este obligatorie.
3
emise de executani i manageri fiind destinate
preponderent colegilor sau superiorilor;
caracter pronunat informativ;
luarea n considerare a mesajului informaional
nu este obligatorie.
reflect sau au n vedere activitile de cercetare
dezvoltare.
reflect sau au n vedere activitile comerciale.
reflect sau au n vedere activitile de producie.
reflect sau au n vedere activitile financiar
contabile.
reflect sau au n vedere activitile de personal.

1.2.2. Circuite i fluxuri informaionale

Utilizarea informaiei n procesul decizional sau de execuie implic parvenirea sa la
adresant sau la beneficiar, adic este necesar un circuit informaional.
Prin circuit informaional desemnm traiectul pe care-1 parcurge o informaie sau o
categorie de informaii ntre emitor i destinatar.
De reinut c circuitele informaionale, prin lungimea lor, condiioneaz ntr-o proporie
semnificativ funcionalitatea sistemului informaional al firmei.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care este vehiculat ntre
emitorul i beneficiarul pe circuitul informaional, caracterizat prin anumite caracteristici:
lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost etc.
Caracteristic ntreprinderii moderne este marea varietate de circuite i fluxuri
informaionale, aa cum rezult i dup clasificarea lor n funcie de principalele criterii
considerate de specialiti, prezentate n tabelul (1.2).
Tabel (1.2)
Tipologia circuitelor informaionale
Nr.
crt.
0

Criterii de
clasificare
1

Tip de flux
informaional
2

Caracteristici principale

Exemple

1.

Direcia de
vehiculare i
caracteristicile
organizatorice
ale
extremitilor

Vertical

Orizontal

Oblic

2.

Frecvena
producerii

Periodic

se stabilete ntre posturi

sau compartimente situate
pe niveluri ierarhice diferite
ntre care exist relaii de
subordonare nemijlocit;
vehiculeaz informaii
ascendente i descendente;
fundamentul organizatoric
este reprezentat de relaiile
ierarhice.
3
se stabilete ntre posturi i
compartimente situate pe
acelai nivel ierarhic;
vehiculeaz informaii
orizontale;
fundamentul organizatoric
este reprezentat de relaiile
de cooperare sau
funcionale.

transmiterea
rapoartelor zilnice
privind prezena la
lucru ntre un
funcionar al
compartimentului
personal i eful
acestuia.
4
transmiterea
informaiilor privind
situaia forei de
munc de ctre eful
serviciului personalretribuire efului
serviciului plan
dezvoltare cu ocazia
unei analize a
stadiului realizrii
strategiei societii
comerciale sau regiei
autonome.

se stabilete ntre posturi

sau compartimente situate
transmiterea
pe niveluri ierarhice diferite
documentaiilor
ntre care nu exist relaii de
tehnologice de ctre
subordonare nemijlocit;
eful atelierului de
vehiculeaz informaii
proiectri
ascendente i descendente;
tehnologice efului
fundamentul organizatoric
echipei de sculeri
nr.2 n vederea
este reprezentat de relaiile
realizrii SDV-urilor.
funcionale de stat major
sau control.
se repet la anumite
transmiterea
intervale trimestru, lun
sptmnal de ctre
etc.;
efii seciilor de
fundamentul producerii lor
producie a situaiei
realizrii
l reprezint caracterul
programelor de
secvenial al proceselor de
producie inginerului
munc;
ef.
predomin n societile
comerciale i regiile
autonome ca urmare a
caracterului ciclic al
proceselor de execuie i
manageriale.

Ocazional

se stabilete cu o frecven
aleatorie;
fundamentul producerii lor
l reprezint situaiile
inedite, endogene sau
exogene, firmei.

transmiterea
informaiilor privind
blocarea contului
curent la banc de
ctre managerul
economic
managerului general
al firmei.

Indiferent de tip, este necesar ca circuitele informaionale s fie ct mai directe, n sensul
evitrii la maximum a punctelor intermediare de trecere. De asemenea, este recomandabil ca
circuitele informaionale s fie ct mai scurte, evitnd prelungirea n aval i amonte de
beneficiarii informaionali vizai.
1.2.3. Proceduri informaionale
O component a sistemului informaional ce tinde s dobndeasc un rol preponderent n
firmele moderne o reprezint procedurile informaionale.
n esen, prin proceduri informaionale desemnm ansamblul elementelor prin care se
stabilesc modalitile de culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a unei categorii de
informaii cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, a suporilor, formulelor,
modelelor i mijloacelor de tratare a informaiilor folosite.
La nivelul acestora se reflect de o manier edificatoare progresele nregistrate n
conceperea i funcionarea sistemului informaional al firmei.
Specific procedurilor informaionale este caracterul lor foarte detaliat. Prin proceduri se
stabilesc, n primul rnd, suporii de informaii utilizai, adic materialele folosite pentru
consemnarea lor i caracteristicile acestora. Dintre suporii informaionali frecvent ntlnii n
ntreprinderea modern menionm: registre, boniere, formulare de hrtie tip A4, A5, A6 etc.,
cartele, benzi de hrtie, benzi magnetice, dischete etc. Pentru fiecare dintre suporii menionai
se precizeaz caracteristicile dimensionale i de structur adecvate categoriilor de informaii
pentru care vor fi utilizai. Procedurile informaionale nu se reduc ns la stabilirea suporilor
informaionali.
De asemenea, n cadrul procedurilor se include fixarea succesiunii tratrii informaiilor,
precum i operaiile pe care acestea le suport, modelele i formulele de calcul utilizate. Spre
exemplu, se stabilesc formule de calcul ale indicatorilor profit i cifra de afaceri sau se fixeaz
procentele de depire sau nendeplinire ale programului de producie care, odat nregistrate la
nivel de ateliere, determin transmiterea informaiilor respective pe filiera ierarhic.
Prin intermediul lor se prevd i mijloacele utilizate pentru a culege, nregistra, transmite
i prelucra informaiile.
De reinut c n determinarea elementelor menionate, care constituie coninutul principal
al procedurilor informaionale, se pornete de la finalitatea informaiilor. De aici decurge rolul
primordial al managementului firmei, cel mai n msur s precizeze obiectivele i sarcinile la a
cror realizare trebuie s concure informaiile i, implicit, cerinele, vizavi de acestea, n funcie
de care organizatorii, economitii i informaticienii, determin procedurile informaionale
corespunztoare.
Caracteristic ntreprinderii moderne pe acest plan este adoptarea de proceduri din ce n
7

ce mai sofisticate. Cu o frecven superioar n prelucrarea informaiilor se folosesc metode

matematice, statistice, economice, sociologice, psihologice etc. evoluate. De exemplu, pentru
determinarea nivelului optim al stocurilor se utilizeaz teoria firelor de ateptare.
Procedurilor informaionale moderne le este propriu i un grad ridicat de formalizare.
Un accent deosebit se acord codificrii, tipizrii i standardizrii informaiilor i situaiilor
informaionale, astfel nct s se faciliteze integrarea lor pe verticala sistemului de management
i folosirea computerelor.
De asemenea, procedurile informaionale ale ntreprinderilor competitive se
caracterizeaz i printr-un accentuat caracter operaional, printr-o tratare rapid a informaiei.
Aceast calitate este determinat n mod special de aportul bazelor de date, bncilor de
informaii, programelor expert, computerelor etc. Implicaiile sale pozitive sunt apreciabile att
pe planul deciziei, ct i pe planul aciunii.
Efectul sintetic al precedentelor caliti ale procedurilor informaionale moderne este i
economicitatea lor sporit. La amplificarea eficacitii procedurilor informaionale contribuie
sensibil i aplicarea unor principii relativ simple, dar foarte preioase, cum ar fi principiul
excepiilor, principiul prioritilor .a.

1.2.4. Mijloace de tratare a informaiilor

n cadrul sistemului informaional, mijloacele de culegere, nregistrare, transmitere i
prelucrare ale informaiilor reprezint suportul su tehnic. Numrul, structura i performanele
tehnice ale mijloacelor de tratare a informaiilor condiioneaz ntr-o msur apreciabil
performanele funcionale ale sistemului informaional.
Caracteristic ntreprinderilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace
de tratare a informaiilor, care, n funcie de performanele tehnice i de gradul de intervenie al
omului, se mpart, aa cum rezult din tabelul nr. (1..3), n trei categorii.
Tabelul (1.3)
Clasificarea mijloacelor de tratare a informaiilor
Nr.
crt.
0

Categorii de
mijloace
1

Sfera de cuprindere

Caracteristici principale

1.

Manuale

maina de
dactilografiat;
maina de calcul
manual;
maina de
contabilizat i
facturat;
instrumente clasice
(stilou, creion etc.).

3
intrarea manual a informaiilor cu ajutorul
claviaturii;
absena memoriei interne sau memorie
foarte limitat;
ieirea informaiilor pe hrtie n unul sau
mai multe exemplare;
posibiliti de programare foarte reduse
sau absena lor;
producerea a numeroase greeli;
vitez redus de tratare a informaiilor;
uurina identificrii greelilor;
cost relativ sczut.

Mecanizate

echipamente
mecanografice
(maina cu cartele
perforate).

2.

3.

Automatizate

computere i
terminale.

utilizarea cartelei ca suport material pentru

informaii;
existena unei memorii interne limitate;
ieirea informaiilor consemnate pe hrtie
n unul sau mai multe exemplare;
vitez de prelucrare mai mare dar totui
redus;
nu permite ns utilizarea de modele
complexe cu un mare numr de variabile;
costuri mal mari dect precedentele dar
relativ modeste.

3
purttori de informaii evoluai (dischete
etc.) sau introducere direct la terminal;
colectarea i transmiterea automat a
datelor;
memorie intern puternic;
posibiliti de stocare a datelor n memoria
auxiliar nelimitate;
vitez de prelucrare foarte mare;
siguran n calcule;
posibiliti de utilizare a unor modele
complexe cu un numr mare de variabile;
programe evoluate;
for de munc specializat cu pregtire
continuu actualizabil;
cost apreciabil.

Pe planul managementului societii comerciale sau regiei autonome, utilizarea

calculatorului electronic, a terminalelor ce implic integrarea organic n sistemul managerial
cere racordarea sa la necesitile fiecrei ntreprinderi. Acesta este un proces complex, dificil,
care presupune pricepere, rbdare i perseveren. Atunci cnd acest scop esenial se neglijeaz,
rezultatele obinute de ntreprindere se deterioreaz. O anchet efectuat n Germania a relevat
c o cauz major a falimentului a dou treimi din miile de firme aflate n aceast situaie a fost
trecerea la utilizarea computerelor fr o pregtire adecvat.
O alt preocupare major a managerului n utilizarea computerului este pstrarea
secretului de serviciu i aprarea patrimoniului economico-financiar a firmei. Deosebit de actual
este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De altfel, aici a aprut i o nou
profesiune, ilegal desigur, escroc de informaii nregistrate i prelucrate cu ajutorul
calculatoarelor electronice.
Din ce n ce mai actual este i problema protejrii mijloacelor automatizate de calcul de
viruii informatici. Penetrarea acestora, intenionat sau ntmpltoare, poate crea probleme
majore managementului firmei.

1.3. FUNCIILE SISTEMULUI INFORMAIONAL

n vederea realizrii obiectivelor fundamentale ale societii comerciale sau regiei
autonome n legtur cu furnizarea de produse i servicii n anumite condiii nu sunt suficiente
doar resursele umane, materiale i tehnice stabilite ca necesare de specialiti. Combinarea
raional a acestora, ca i obinerea lor, de altfel, implic o permanent cunoatere a cerinelor
mediului din care firma face parte, a strii resurselor proprii i a cerinelor consumatorilor.
n consecin este necesar ca sistemul informaional al societii comerciale sau regiei s
ndeplineasc cumulativ urmtoarele trei funcii:
decizional;
operaional sau de aciune;
documentare.
Prima dintre acestea, funcia decizional, exprim menirea sistemului informaional de
a asigura elementele informaionale necesare lurii deciziilor. Dat fiind importana sa deosebit
exist tendina de a utiliza denumirea de sistem informaional al managementului (MIS
Management Informaional System), tiut fiind c decizia constituie elementul specific cel mai
important al conducerii.
Concomitent, sistemul informaional are drept scop declanarea mulimii de aciuni
necesare realizrii obiectivelor societii comerciale sau regiei autonome adic funcia
operaional. Prin aceast funcie, sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor,
metodelor manageriale etc., realizarea obiectivelor cuprinse n strategia firmei.
Funcia de documentare a sistemului informaional exprim menirea sa gnoseologic,
n virtutea creia se nregistreaz o serie de informaii ce servesc mbogirii cunotinelor
personalului i care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru
efectuarea anumitor operaii. n condiiile ritmului rapid al progresului tehnic, al tiinei n
general, aceast funcie devine din ce n ce mai important.
n realizarea acestor funcii, sistemul informaional este confruntat cu probleme foarte
complexe, dat fiind tripla dimensiune a informaiilor. Informaiile au o dimensiune
individual, n sensul c ele condiioneaz ntr-o proporie apeciabil potenialul i realizarea
aspiraiilor personale ale salariailor. Informaiile au o dimensiune organizaional, n sensul c
reprezint o premis indispensabil pentru stabilirea i finalizarea obiectivelor firmelor de ctre
acionari i manageri. n sfrit, informaiile au o dimensiune social ce decurge din rolul lor n
exercitarea drepturilor i responsabilitilor salariailor din cadrul firmei n calitate de ceteni.
Fr un sistem informaional care s funcioneze corect, nici o firm sau agent economic
nu este n msur s acioneze corespunztor.
Aceste funcii interdependente se rsfrng asupra sistemului informaional al firmei n
ansamblul su, conferindu-i anumite caracteristici de coninut, determinndu-i rolul su
complex.
Cunoaterea i luarea n considerare a multidimensionalitii informaiilor este esenial
pentru realizarea la un nivel corespunztor a celor trei funcii ale sistemului informaional.
Neglijarea, fie i parial, a uneia din cele trei dimensiuni ale informaiei se reflect mai
devreme sau mai trziu n diminuarea profitabilitii societii comerciale, concomitent cu
neasigurarea unui climat de munc necorespunztor.
10

2. RAIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL

2.1. DEFICIENE MAJORE N SISTEMUL INFORMAIONAL
Studiile efectuate asupra sistemelor informaionale din cadrul firmelor au reliefat
existena unor deficiene tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori n conceperea i
implementarea lor.
Distorsiunea, prima dintre deficienele tipice, const n modificarea parial,
neintenionat a coninutului, a mesajului unei informaii pe parcursul culegerii, prelucrrii
i transmiterii de la emitor la receptor.
Dintre cauzele multiple care genereaz distorsiunea menionm ca foarte frecvente:
diferenele n pregtirea persoanelor implicate n vehicularea informaiei, folosirea de supori
informaionali necorespunztori pentru nregistrarea informaiilor, manipularea neglijent a
suporilor de informaii n procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace
necorespunztoare pentru nregistrarea i transmiterea informaiilor etc.
Filtrajul se deosebete de distorsiune prin aceea c modificarea parial sau total a
mesajului sau coninutului informaiilor are loc n mod intenionat.
Cauza filtrajului este una singur: intervenia pe parcursul nregistrrii, transmiterii i
prelucrrii informaiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informaiei s
primeasc un mesaj schimbat. Aceast deficien cronic a sistemului informaional se manifest
n special cnd unii manageri sunt incoreci sau nu-i exercit integral atribuiile de control.
Efectul negativ att al distorsiunii, ct i al filtrajului este dezinformarea parial sau
integral a beneficiarilor de informaii. Cnd dezinformarea se produce la nivelul managerilor,
aceasta se reflect n diminuarea calitii deciziilor. Cnd dezinformarea se produce la nivelul
executanilor, efectele imediate se resimt pe planul realizrii proceselor cu caracter operaional,
impietnd asupra cantitii, calitii i perioadei de obinere i furnizare a produselor i
serviciilor. n ambele situaii, efectele pe termen lung sunt scderea eficienei, concomitent cu
deteriorarea ntr-o anumit msur a climatului de munc, a relaiilor dintre personalul implicat
.a.
Redundana este o alt deficien major tipic a sistemului informaional, care const
n nregistrarea, transmiterea i prelucrarea repetat a unor informaii.
Cauza major a acestei disfuncionaliti informaionale o reprezint absena coordonrii
sau coordonarea defectuoas a anumitor segmente ale sistemului managerial. Redundana se
produce mai ales cnd nu se respect principiul unitii de decizie i aciune, cnd mai muli
manageri se adreseaz nemijlocit cu cereri de informaii unor compartimente fr ca personalul
managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor s fie informat i s intervin. Efectele
redundanei, care se manifest adesea sub forma cererii acelorai informaii de ctre diferii
beneficiari, dar i sub alte forme, constau ntr-o serioas risip de timp i adesea de mijloace
materiale din partea celor implicai.
De asemenea, n categoria deficienelor majore se nscrie i suprancrcarea circuitelor
informaionale cu informaii.
Prin suprancrcarea circuitului informaional desemnm vehicularea prin ele a unei
cantiti de informaii ce-i depete capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea i/sau
11

ntrzierea ajungerii unei pri din informaii la adresant.

Printre cauzele care o genereaz menionm n afara redundanei nerespectarea
caracterului piramidal al sistemului informaional. Prin caracter piramidal al sistemului
informaional nelegem transmiterea i agregarea selectiv a informaiilor pe verticala
sistemului de management corespunztor sferei obiectivelor, competenelor i responsabilitilor
circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situaii se afl proiectarea
defectuoas a sistemului informaional, insuficienta pregtire a unor manageri i executani,
tendina unora de a-i umfla realizrile, de a-i populariza excesiv aciunile etc.
Fr ndoial c elementele menionate nu epuizeaz gama deficienelor cronice ale
sistemului informaional, dar constituie, de regul, maladiile cele mai frecvente, a cror
cunoatere, identificare i eliminare constituie o component de baz a raionalizrii sistemului
informaional al societii comerciale.
2.2. CERINE DE RAIONALIZARE FA DE INFORMAII
Informaia constituie materia prim de baz att a sistemului informaional ct i, n
general, a sistemului de management al firmei, cu multiple dimensiuni. n consecin i cerinele
crora trebuie s le fac fa informaia sunt multiple pentru a asigura o percepere realist a
proceselor la care se refer.
Specific, o prim cerin o constituie asigurarea de informaii reale n sensul reflectrii
proceselor aa cum se deruleaz n societatea comercial i regia autonom i n contextul socio
economic n care-i desfoar activitatea. Realismul informaiilor condiioneaz realismul
deciziilor i pe aceast baz realizarea unei eficiene economice mari, pe termen lung. n
consecin, aceast cerin trebuie ndeplinit chiar i cu riscul ca informaia s devin
indezirabil pe moment unor manageri.
ntruct procesele i evenimentele din firmele comerciale contemporane se
caracterizeaz ntr-o msur sporit prin complexitate i informaiile care le reflect sau care le
anticipeaz trebuie s fie multilaterale. Multilateralitatea informaiei asigur perceperea
proceselor n care ntreprinderea este implicat din multiple unghiuri, astfel nct s fie
evideniate elementele semnificative de natur economic, tehnic, uman, tiinific etc.
Deosebit de important este aceast calitate a informaiei pentru laturile strategice i, respectiv,
umane ale societilor comerciale i regiilor ce sunt complexe prin natura i implicaiile lor.
Asigurarea caracterului multilateral al informaiilor nu trebuie s afecteze respectarea
cerinei ca acestea s fie sintetice i concise. Mai mult chiar, n condiiile complexitii
crescnde a proceselor ce se desfoar n ntreprinderea modern, surprinderea cu prioritate a
elementelor eseniale de noutate i prezentarea lor cu economie de mesaje, devine o necesitate
tot mai stringent. n acest sens pledeaz i criza de timp n care managerii, ndeosebi cei de
nivel superior, se afl din ce n ce mai des. Calitile menionate trebuie asigurate concomitent
cu precizia i sigurana informaiilor. ncorporarea la informaie cu prioritate a elementelor
eseniale noi nu exclude, ci, dimpotriv, implic surprinderea acestora n mod exact.
Nu de puine ori omiterea unor detalii semnificative genereaz ambiguiti asupra
coninutului mesajului, lipsind beneficiarul de siguran n utilizarea respectivei informaii.
Pentru asigurarea acestei caliti, nivelul de pregtire, contiinciozitatea, spiritul de
discernmnt i gradul de motivare a personalului care furnizeaz informaiile sunt decisive.
12

Orice informaie este destinat unui beneficiar, care poate fi cel care a cules-o i
nregistrat-o n forma sa primar, fie un alt executant sau manager. Folosirea informaiei
conform destinaiei sale este condiionat de parvenirea la beneficiar n timp util, adic n
perioada optim pentru luarea deciziei sau declanarea aciunii vizate. Specific firmei
contemporane este reducerea perioadelor optime pentru iniierea, luarea i implementarea
deciziilor. Ca urmare, i caracterul operativ al tratrii informaiei devine mai important, tiut
fiind c o informaie ct de bun devine total sau parial inutil dac parvine dup finalizarea
procesului cruia i-a fost nemijlocit destinat.
Tendina de comprimare a perioadelor n care se desfoar att procesele manageriale,
ct i cele de execuie, trebuie s se reflecte i n caracterul dinamic al informaiilor. Pentru ca
informaiile s fie utile este necesar s oglindeasc procesele de munc i, n general,
problematica ntreprinderii n evoluia sa. O atenie deosebit se impune orientrii lor
prospective. Conceperea informaiilor n mod dinamic se reflect n sporirea forei lor
anticipative, facilitnd desfurarea proceselor de previziune din cadrul societilor comerciale
i regiilor autonome. De asemenea, se impune nu n ultimul rnd ca informaiile s fie
adoptate la specificitatea personalului implicat. Perceperea corect i integral a mesajului
unei informaii este condiionat de o serie de factori cum ar fi: nivelul de pregtire al
beneficiarului de informaii, gradul su de informare n domeniul la care se refer informaia,
timpul de care dispune pentru receptarea i interpretarea informaiei etc. Emitorul de
informaii este necesar s cunoasc i s aib n vedere asemenea factori folosindu-i n
structurarea i formularea informaiilor. O astfel de procedur asigur receptarea adecvat a
mesajului cu minimum de efort, premis esenial pentru valorificarea sa conform destinaiei.
2.3. PRINCIPII DE CONCEPERE l RAIONALIZARE A SISTEMULUI
INFORMAIONAL
Conceperea i implementarea sistemelor informaionale din societile comerciale i
regii este necesar s se fundamenteze pe un ansamblu de principii menite s asigure ndeplinirea
cu maximum de eficien a funciilor sale specifice.
2.3.1. Subordonarea conceperii l funcionrii sistemului informaional cerinelor
managementului firmei
Sistemul informaional constituie, n raport cu sistemul managerial, un subsistem, fiind o
component a acestuia. Raiunea existenei sistemului informaional n firm o reprezint
asigurarea bazei informaionale necesare pentru derularea eficient att a proceselor de
management, ct i a celor de execuie.
n consecin, n conceperea sau raionalizarea sistemului informaional obiectivele i
cerinele sale specifice trebuie s reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice i
individuale ale respectivei ntreprinderi. Aceasta implic att studierea strategiei, politicilor i
documentelor organizaionale ale firmei, ct i discuii i analize comune cu managerii,
principalii beneficiari ai sistemului informaional. Numai ulterior este recomandabil ca
informaticienii s treac la stabilirea elementelor structurale i funcionale ale sistemului
informaional.
13

2.3.2. Corelarea strns a sistemului informaional cu sistemul decizional l cu organizarea

structural a societii comerciale l regiei autonome
Continuare fireasc a precedentului, acest principiu exprim necesitatea armonizrii
structurale i funcionale a sistemului informaional cu celelalte componente majore ale
sistemului de management.
Pe plan constructiv sistemul informaional trebuie corelat n special cu structura
organizatoric, avndu-se n vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice ale firmei,
ndeosebi posturile i relaiile organizatorice, pentru culegerea, nregistrarea, transmiterea i
prelucrarea informaiilor. Practica firmelor moderne relev c asigurarea att a unei structuri
organizatorice, ct i a unui sistem informaional raionale, impune conceperea sau
perfecionarea lor concomitent.
n proiectarea structurii este necesar s se in seam c fiecare post reprezint i un
emitor i receptor de informaii, c relaiile organizatorii sunt concomitent i circuite
informaionale etc.
Din punct de vedere funcional, sistemul informaional este necesar s se armonizeze
ndeosebi cu sistemul decizional, astfel nct coninutul informaiilor i caracteristicile
dimensionale ale fluxurilor informaionale s reflecte necesitile specifice adoptrii de decizii
raionale de ctre fiecare manager. Necesitatea armonizrii componentelor sistemului
informaional cu componentele sistemului decizional decurge din funcia decizional a
informaiilor.
2.3.3. Principiul unitii metodologice a tratrii informaiilor
n vederea asigurrii compatibilitii ntre toate componentele sistemului informaional, a
crerii premiselor integrrii depline a informaiilor pe verticala sistemului de management, este
necesar ca modul de culegere i prelucrare a informaiilor s fie unitar din punct de vedere
metodologic. O asemenea abordare confer sistemului informaional un plus de rigurozitate,
faciliteaz schimbrile n structura i funcionalitatea sa, precum i controlul managementului
asupra funcionrii sale. Un alt avantaj sensibil al unitii metodologice a tratrii informaiilor l
reprezint uurarea trecerii la prelucrarea automat a datelor, iar n cazul existenei sale
faciliteaz extinderea folosirii computerelor i a aplicaiilor informatice.
De reinut c implementarea acestui principiu implic apelarea la serviciile unor
informaticieni pe tot parcursul procesului de concepere sau perfecionare a sistemului
informaional.
2.3.4. Principiul concentrrii asupra abaterilor eseniale
Potrivit acestui principiu, pe verticala sistemului managerial al ntreprinderii informaiile
trebuie transmise ori de cte ori este posibil, nu global ci selectiv, numai cele care reflect
abateri semnificative de la obiective, criterii i mijloace.
Aplicarea acestui principiu determin economie de timp att pentru executani, ct i
pentru manageri, datorit reducerii numrului, dimensiunii i frecvenei situaiilor
14

informaionale ntocmite, transmise i analizate. Ca urmare, intensitatea fluxurilor

informaionale se diminueaz, se fac economii cu suporii materiali ai informaiilor n general,
se determin o simplificare i fluidizare a sistemului informaional.
De reinut c valorificarea plenar a potenialului acestui principiu are loc cnd se adopt
sistemul managementului prin excepie.
2.3.5. Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie componentelor i
ansamblului sistemului managerial
Pornind de la premisa c desfurarea diverselor procese de munc n general i, n
special, de management din cadrul societilor comerciale i regiilor autonome prezint
caracteristici temporale diferite, este necesar ca i viteza de reacie a subsistemelor s fie
diferit. Ca urmare i timpii de culegere, vehiculare i prelucrare a informaiilor i implicit a
deciziilor trebuie difereniai. Aceasta se asigur mai ales prin utilizarea unei game variate de
proceduri i mijloace de tratare a informaiilor.
n consecin, se impune utilizarea de diferite mijloace manuale i automatizate.
Referitor la ultima categorie, prin care se pot asigura reacii n timp real, deci concomitent sau
foarte apropiate de producerea diverselor evenimente n cadrul firmei, este recomandabil ca
acestea s fie folosite cnd respectivele procese de munc o reclam realmente, date fiind
costurile implicate, precum i numeroasele procese complexe pentru a cror abordare contribuia
computerului electronic este realmente indispensabil.
2.3.6. Principiul asigurrii de maximum de informaii finale
din fondul de informaii primare
Informaiile primare, al cror volum este de regul limitat, sunt folosite nemijlocit pentru
evidena i controlul desfurrii proceselor, ca i pentru luarea unor decizii. cu caracter local,
operativ, de ctre ealoanele inferioare ale managementului.
Cele mai importante decizii i aciuni ale managementului societii comerciale i regiei
autonome se fundamenteaz ns pe informaii finale. De aici decurge i necesitatea ca fondul de
informaii primare nregistrat ntr-o firm s fie valorificat la maximum, n vederea obinerii
celor mai pertinente informaii finale. n vederea satisfacerii acestei necesiti se trece la
aplicarea de proceduri informaionale ct mai rafinate, stabilite i selectate n funcie de cerinele
proceselor manageriale, astfel nct informaiile finale obinute s asigure o evaluare
multilateral a proceselor societii comerciale i regiei autonome i, concomitent, un temeinic
fundament pentru deciziile strategice, tactice i curente.
2.3.7. Principiul flexibilitii
Meninerea parametrilor sistemului informaional corespunztor necesitilor firmei
implic adaptarea continu la condiiile endogene i exogene acesteia, aflate n permanent
schimbare. Cu alte cuvinte, sistemul informaional trebuie s fie suficient de flexibil pentru a
permite modificarea caracteristicilor sale, ndeosebi funcionale, conform necesitilor. De un
mare ajutor n aceast privin poate fi conceperea sistemului informaional ntr-o abordare
15

modular, posibil ndeosebi n condiiile utilizrii echipamentelor electronice de calcul, baze de

date i a unor programe performante. Specialitii subliniaz c un sistem modular adic un
ansamblu alctuit din componente bine delimitate, cu autonomie operaional, integrate ns din
punct de vedere funcional, permite operarea rapid a modificrilor necesare n modulele
implicate, fr a necesita, de regul, schimbri la nivelul concepiei de ansamblu.
2.3.8. Principiul eficacitii i eficienei
Acest principiu este, aa cum se tie, cu valabilitate general n managementul societii
comerciale i regiei autonome. Aplicat la specificul sistemului informaional, principiul
eficacitii i eficienei nseamn, pe de o parte, asigurarea informrii complete, corecte i n
timp util a tuturor salariailor organizaiei i, pe de alt parte, o permanent evaluare i
comparare a efectelor cantitative i calitative ale unui sistem informaional cu costurile necesare
realizrii i funcionrii lui. Deosebit de important este luarea n considerare a efectelor
propagate, mai ales n mecanismul decizional mai greu de cuantificat, dar eseniale pentru
eficiena firmei.
Principiile prezentate, care firete c nu sunt exhaustive, se refer la principalelor aspecte
implicate att de conceperea subsistemelor informaionale pentru ntreprinderile noi, ct i de
raionalizarea subsistemelor informaionale ale societilor comerciale i regiilor autonome n
funciune. Esenial este ca acestea s fie utilizate concomitent, lund n considerare ansamblul
cerinelor implicate n interdependena lor, evitnd supra sau subevaluarea unora dintre acestea.
Principiile enunate trebuie utilizate ca o component organic a metodologiei de raionalizare
informaional prezentate n paragraful urmtor.
2.4. RAIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL
Asigurarea unui sistem informaional funcional eficace i eficient pentru fiecare firm
este esenial, ntruct condiioneaz decisiv performanele sale.
Modalitatea de realizare o reprezint raionalizarea sistemului informaional, proces
deosebit de laborios i decisiv datorit multiplelor elemente implicate att de natur strict
informaional, ct i managerial, economic, tehnic i juridic.
De aici necesitatea unei abordri riguroase a sistemului informaional pentru a depi
complexitatea i dificultatea problemelor de soluionat.
n literatura de specialitate se prezint numeroase i variate modaliti de raionalizare a
sistemului informaional al firmei, reflectare a eterogenitii activitilor economice i a
diversitii experienei i concepiilor specialitilor.
Raionalizarea sistemului informaional al firmei este structurat n mai multe etape:
declanarea studiului de raionalizare;
identificarea componentelor informaionale ale domeniului investigat;
analiza critic a subsistemului informaional;
perfecionarea subsistemului informaional;
implementarea perfecionrilor informaionale.

16

2.4.1. Declanarea studiului de raionalizare

Managementul firmei iniiaz realizarea unei raionalizri a sistemului informaional n
ansamblu sau la nivelul unor componente ale sale atunci cnd se confrunt cu anumite probleme
sau cnd anticipeaz posibilitatea apariiei unor dificulti viitoare i printr-o abordare
anticipativ ncearc s le evite.
n societile comerciale i regiile autonome din Romnia cele mai frecvente evenimente
generatoare de studii i aciuni de raionalizare informaional sunt:
privatizarea ntreprinderii;
restructurarea firmei;
elaborarea strategiei i/sau politicii pentru urmtorii ani;
scderea vnzrilor i a produciei;
blocajul financiar;
dificulti majore n realizarea unor activiti importante cum ar fi: aprovizionare,
producie sau vnzri;
schimbarea managerilor la nivel de firm sau compartimente;
introducerea unor echipamente moderne de tratare a informaiilor;
aplicarea unor noi metode manageriale economice;
schimbri n legislaia privind reglementarea desfurrii activitilor firmei;
efectuarea unor diagnosticri ale firmei n ansamblul su ori la nivel de subdiviziuni
organizatorice;
frecventarea de ctre manageri, ndeosebi de nivel superior, a unor programe de
pregtire managerial.
Aceste evenimente reprezint principalele cauze generatoare de raionalizri
informaionale. Ori de cte ori se produc este firesc s se reflecte n aciuni de perfecionare
informaional a firmei.
n funcie de cauz i de concepia managerilor, organizatorilor i informaticienilor
implicai se stabilete sfera de cuprindere a studiului informaional care poate fi: global,
atunci cnd se refer la ansamblul activitilor firmei sau parial cnd se refer doar la anumite
activiti ale acesteia. Aa cum este firesc, cele mai frecvente sunt raionalizrile informaionale
pariale. Esenial este ca domeniul analizat s fie judicios delimitat. Dou sunt aspectele
eseniale care se recomand s fie avute n vedere:
- cuprinderea n cadrul su a ansamblului aspectelor vizate de cauza care a provocat
studiul, altminteri situaiile rezultate n final nu vor rezolva adecvat problemele implicate;
- dimensionarea judicioas a problematicii abordate, evitnd att supradimensionarea
studiului, cauzator de cheltuieli i eforturi inutile, ct i subdimensionarea sa, ceea ce nu ofer
posibilitatea conturrii unor soluii eficace.
Un mare ajutor n delimitarea sferei de cuprindere a activitilor i a tematicii abordate l
prezint folosirea tabloului relaiilor cauz efect. n ntocmirea sa se pornete de la axioma c
orice problem este expresia anumitor cauze, care, la rndul lor, provoac anumite efecte, care i
ele pot constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigur identificarea
proceselor ce genereaz dificultile sesizate i care n mod obligatoriu trebuie supuse
raionalizrii. Pentru o mai deplin edificare asupra a ceea ce nseamn tabloul de relaii cauz
17

efect, n figura (2.1) se prezint cu exemplificri configuraia sa n situaia apariiei unor

disfuncionaliti informaionale i economice n domeniul aprovizionrii.
n strns corelaie cu delimitarea tematicii informaionale se determin alte trei
elemente pregtitoare majore:
- resursele financiare i tehnico-materiale alocate pentru studiu;
- numrul i componena echipei care realizeaz raionalizarea informaional;
- perioada de executare a aciunii.
Din pcate, aproape ntotdeauna disponibilitile pe aceste planuri, n special primele
dou, acioneaz cu restricii forte. Atunci cnd apar neconcordane majore ntre necesiti i
resurse, se recomand divizarea domeniului pe subdomenii i stabilirea unor sarcini de
raionalizare n funcie de prioritile i posibilitile firmei.

Cauze

Cauze

Cauze

Problema 1

Problema 2

Problema 3

Necunoaterea la
timp i exact a
stocurilor

Contractarea
defectuoas a unor
materiale

Programarea
defectuoas a livrrilor
de materii prime

Efecte

Efecte

Efecte

Cauze
Problema 4
Aprovizionare
defectuoas
Efecte

Cauze

Cauze

Problema 5

Problema 6

Stoc excesiv

Ruperi de
stocuri

Efecte

Efecte

Cauze

Cauze

Cauze

Cauze

Problema 7

Problema 8

Problema 9

Problema 10

Blocarea spaiilor
de depozitare

Imobilizri de
fonduri

Defeciuni n
programarea
produciei

Efecte

Efecte

ntrzieri n
18executarea
comenzilor
Efecte

Efecte

Fig. (2.1). Tabloul relaiilor cauz efect aplicat la analiza activitii de aprovizionare.
Concomitent cu precizarea ariei de investigaie informaional se formuleaz i
obiectivele de realizat. Pentru a fi realizate i acceptate de ctre personalul cheie al firmei este
necesar participarea la stabilirea obiectivelor a managerilor de nivel superior i a principalelor
compartimente implicate. O atare cerin decurge din faptul c acetia cunosc cel mai bine
necesitile societii comerciale i sunt beneficiarii principalelor informaii. Sub conducerea lor
competent echipei de raionalizare informaional i se stabilesc dou categorii de obiective:
informaionale i economice.
Obiectivele informaionale vizeaz direct funcionalitatea sistemului informaional: felul
i calitatea informaiilor de furnizat, modernizarea unor proceduri informaionale, n special n
legtura cu extinderea sau introducerea unor computere, terminale etc., performanele tratrii
informaiilor, perioada de furnizare a unor informaii importante, costurile implicate etc.
Obiectivele economice au n vedere efectele directe i indirecte determinate de
perfecionrile informaionale. Acestea se refer la portofoliul de comenzi, mrimea stocurilor
de materii prime, viteza de rotaie a capitalului circulant, cifra de afaceri etc. De reinut c ntre
cele dou categorii de obiective exist o strns interdependen, cu toate c nu rareori
obiectivele economice sunt neglijate. ntotdeauna, chiar dac este dificil de comensurat cu
exactitate perfecionrile informaionale, se reflect fie n diminuarea anumitor costuri, mai ales
indirecte, fie n sporirea unor venituri ca urmare a unor informri calitativ superioare i n
perioad optim.
2.4.2. Identificarea elementelor informaionale ale domeniului investigat
Delimitarea precis a ariei informaionale asigur premisa pentru a declana
investigaiile propriu-zise. Practica majoritii specialitilor demonstreaz c naintea nceperii
analizei informaionale propriu-zise este recomandabil reunirea principalelor informaii privind
respectivul domeniu. Cu toate c, de regul, majoritatea managerilor i specialitilor au impresia
c ei cunosc aprofundat activitile implicate, n realitate se manifest i unele perceperi
trunchiate, incomplete i superficiale. n plus, nu rareori unele aspecte mai recente nu sunt
suficient cunoscute, iar gradul de sistematizare a informaiilor las de dorit.
Derularea acestei etape incumb parcurgerea mai multor faze, n realizarea crora este
esenial obinerea colaborrii principalilor emitori i beneficiari de informaii.
Aceste faze sunt:

caracterizarea succint de ansamblu, a subsistemului informaional, relevnd

principalii si parametri n strns corelaie cu funcionalitatea i performanele economice
obinute;

ntocmirea listei cu documentele informaionale utilizate, att a celor codificate i

standardizate, ct i a celor ocazionale;
19

 preluarea de machete pentru principalele documente informaionale;

reprezentarea grafic a circuitului documentelor informaionale cu folosin periodic;
n acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la stnga la dreapta sau de sus n jos. Pentru
ntocmirea lor se folosesc seturi de simboluri cum ar fi cele prezentate n fig. (2.2);

descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice n

cadrul celor mai importante situaii i fluxuri informaionale; cele mai semnificative proceduri
informaionale formalizate se anexeaz;

inventarierea mijloacelor automatizate i, dac este cazul, mecanizate, de tratare a

informaiilor, cu precizarea principalilor parametri constructivi, funcionali i economici.
Parcurgerea cu rigurozitatea necesar a acestei faze asigur ntocmirea dosarului
informaional complet al domeniului analizat, baza indispensabil pentru analiza sa detaliat i
profesionist.

Crearea unui document nou sau nscrierea pentru prima oar a unor date
ntr-un document tipizat.
Adugarea de date pe un document elaborat anterior prin care se modific
coninutul su.
Manipularea unui document n incinta unui birou (ncperi) capsare,
scoatere din plic, scoatere din fiiere, mutare dintr-un dosar n altul etc.
Verificarea cantitativ i calitativ a documentului care duce la acceptarea
sau respingerea sa.
Micarea documentului.
Staionarea, ateptarea prin ndosariere temporar n vederea arhivrii,
expedierii prin pot.
Arhivare sau distrugere (documentul devine inactiv).

ntocmirea unui document n mai multe exemplare.

Verificarea i manipularea documentului.

Verificarea i modificarea coninutului documentului.

Bloc de simplificare.
20

Documentul 1 genereaz manipularea documentului 2.

2
1

Documentul 1 genereaz modificarea coninutului documentului 2.

2

Fig. (2.2). Simboluri utilizate pentru reprezentarea grafic a circuitului documentelor

informaionale.

2.4.3. Analiza critic a subsistemului informaional

Complexitatea i multidimensionalitatea sistemului informaional impun efectuarea unor
analize din multiple puncte de vedere care, n final s releve principalele disfuncionaliti
informaionale i consecinele acestora manageriale i economice att la nivel de domeniu,
ct i de componente informaionale. Concomitent se recomand i evidenierea aspectelor de
esen, pozitive, ce se refer att la construcia, ct i la funcionalitatea sa.
O prim parte a analizei, deosebit de laborioas, are n vedere coninutul, utilitatea i
costurile documentelor informaionale. Pentru cele mai frecvent folosite i cu mare impact pe
plan decizional i acional asupra activitii societii comerciale sau regiei autonome se
recomand utilizarea modalitii reflectate n tabelul (2.1).
Tabelul (2.1)
Analiza documentelor informaionale
DenuNr. mirea
Cine
crt. docu- l ntocmenmete
tului

Canti-ta
Timp
Numr FrecBenefi- te anual
Cost
unitar
de
vena Cost Numr Numr ciarul (lunar) de total Obserpentru
exem- ntoc- unitar coloane linii
Inforsupori
anual
vaii
ntocplare
mire
maiilor informa- (lunar)
mire
ionali

10

11

12

ntruct asupra funcionalitii i eficienei sistemului informaional un mare impact

negativ l au deficienele informaionale cronice, o atenie major se acord depistrii lor. n
acest scop se recomand utilizarea tabelului (2.1).
Tabelul (2.2)
21

Deficiene informaionale
Nr.
crt.

Tipul de deficiene
informaionale

Manifestarea de
deficiene

0
1.

1
Distorsiunea

2
-

Consecine
manageriale i
economice
3

Observaii
4

Pentru a asigura identificarea celor mai frecvente i pgubitoare deficiene

informaionale cronice se recomand consultarea tuturor managerilor implicai, ntruct acetia
sunt cei mai n msur s le cunoasc, cel puin n ceea ce privete efectele negative pe care le
provoac.
Pentru calitatea sistemului informaional att de ansamblu al firmei, ct i la nivelul
componentelor sale, pe activiti i compartimente, o importan decisiv o are respectarea
cerinelor de raionalitate vizavi de informaii. Procedura de analiz este n bun msur similar
cu precedenta, folosindu-se tabelul urmtor:
Tabelul (2.3)
Nerespectarea cerinelor informaionale
Nr.
crt.

Cerine informaionale

Nerespectri

0
1.

Realist

2
-

2.

Multilateral

Consecine manageriale i
economice

Observaii

n sfrit, o ultim parte a analizei, deosebit de important, n special n ceea ce privete

modul de intercorelare a componentelor domeniului informaional analizat i funcionalitatea sa
are n vedere principiile de concepere i funcionare ale sistemului informaional al firmei. n
realizarea sa la fel ca i la identificarea deficienelor informaionale cronice un rol decisiv l
are consultarea i obinerea colaborrii de facto a managerilor de nivel superior i mediu.
Pentru analiza i reflectarea nerespectrii acestor principii se recomand utilizarea
tabelului (2.4).
Tabelul (2.4)
Situaia nerespectrii principiilor informaionale
Nr.
crt.

Denumirea principiului

Nerespectri ale Consecine manageriale

principiului
i economice
2

22

Observaii
4

1.

Subordonarea conceperii i
funcionrii sistemului
informaional cerinelor
sistemului managerial al
firmei

2.

Examinarea aprofundat a sistemului informaional prin prisma elementelor menionate

ofer suportul informaional pentru a trece la perfecionarea sa sub aspect constructiv i
funcional.

2.4.4. Perfecionarea subsistemului informaional

nceperea perfecionrii propriu-zise a domeniului informaional abordat este precedat
de stabilirea de ctre echipa care lucreaz, mpreun cu managerii implicai, ntre care nu trebuie
s lipseasc conductorul de nivel superior ce coordoneaz domeniul investigat, a cerinelor
informaionale, manageriale i economice fa de soluiile preconizate, pornind, firete, de la
obiectivele stabilite n prima etap.
Definirea acestor cerine are la baz:
rezultatele analizei informaionale critice a domeniului respectiv;
viziunea managerilor i specialitilor privind funcionalitatea actual i viitoare a
subsistemului informaional;
strategia i politicile firmei.
Statuarea exact, de comun acord, de ctre personalul managerial i de specialitate a
cerinelor vis--vis de soluiile informaionale are un rol esenial. Nu de puine ori sunt necesare
discuii ndelungate, care trebuie s duc n final la un consens asupra modalitilor de lucru,
utilitii i costului sistemului perfecionat.
Prima faz n cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraiei de ansamblu a
sistemului informaional mbuntit. Concret, se au n vedere aspecte cum ar fi:
fundamentarea sistemului pe noi principii i cerine, concentrarea asupra abaterilor semnificative
(de exemplu sistemul de codificare a datelor) felul i mrimea bazelor de date i interconectarea
lor, principalele module i aplicaii informaionale de realizat, echipamentele de tratare
electronic a informaiilor de introdus etc. Rezultatul acestei faze l reprezint o succint
prezentare a configuraiei sistemului informaional cu precizarea principalelor schimbri
preconizate reflectate i ntr-o schem de ansamblu.
Cea de-a doua faz rezid n proiectarea de detaliu a componentelor informaionale
la care intervin schimbri. n esen sunt posibile trei categorii de modificri: introducerea de
elemente noi (documente, proceduri informaionale, echipamente etc.), comasarea sau
schimbarea parial a coninutului unor componente informaionale i eliminarea altora. Aceste
schimbri se stabilesc la nivelul fiecrei componente informaionale din cadrul domeniului
23

investigat: documente, circuite, plusuri, proceduri i mijloace informaionale. De reinut c este

esenial o prezentare detaliat a tuturor acestor schimbri. Spre exemplu, dac se modific un
document informaional atunci se indic noua machet, evideniindu-se schimbarea, costurile
etc.
Dup precizarea tuturor schimbrilor acestea se centralizeaz ntr-un tabel sinoptic vezi
tabelul (2.5), care va servi ca baz pentru a trece la operaionalizarea acestora.
Tabelul (2.5)
Tabelul sinoptic al perfecionrilor informaionale
Efecte anticipate

Nr.
crt.

Denumirea
perfecionrilor

Coninutul
perfecionrii

Resurse
suplimentare
necesare

Informaionale

Manageriale

Economice

Observaii
7

Etapa de perfecionare informaional se termin prin stabilirea eficienei aplicrii

msurilor preconizate, att cuantificabile, ct i necuantificabile. Eficiena cuantificabil va
stabili sintetic, pentru ansamblul perfecionrilor prevzute, economiile de:
- supori informaionali;
- de timp, n ore munc i respectiv de personal;
- de salarii i cheltuieli aferente salariilor.
n continuare, pe aceleai categorii se vor indica resursele necesare. n final se vor stabili
economiile sau, dup caz, resursele necesare suplimentare .
De subliniat c, datorit introducerii de noi echipamente de tratare a informaiilor,
frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute, ceea ce au ca urmare costuri
suplimentare curente i/sau finalizate n investiii.
Eficiena necuantificabil, dei aparent invizibil, este deosebit de important
frecvent mai mult chiar dect cea cuantificabil pentru funcionalitatea i performanele
viitoare ale societii comerciale sau regiei autonome. Aspectele principale care se recomand s
fie avute n vedere sunt urmtoarele:
- impactul asupra calitii fundamentrii deciziilor strategice i tactice, a adoptrii lor
n perioada optim, a operativitii aplicrii;
- efectele asupra structurii organizatorice, n special n ceea ce privete asigurarea de
informaii corecte, complete i la timp pentru titularii posturilor att manageriale,
ct i de execuie, exercitrii relaiilor organizatorice (ierarhice, funcionale, stat
major, cooperare, control etc.);
- consecinele asupra gamei de metode i tehnici manageriale i ndeosebi asupra
folosirii lor. O influen deosebit are sistemul informaional asupra calitii
diagnosticrilor, eficacitii edinelor i delegrii, coninutului i operativitii
tabloului de bord, influenele majore pe care le are asupra culturii organizaionale a
firmei i a climatului de munc din cadrul su. Ateptrile, aspiraiile, gradul de
implicare n munc, natura i amploarea situaiilor conflictuale, deschiderea spre
nou i schimbare, intensitatea i eficacitatea colaborrii n munc, ritmul i
direciile dezvoltrii personalitii salariailor etc. sunt toate marcate major de sfera,
24

natura, rapiditatea informaiilor, procedurilor, circuitelor informaionale etc.

Asupra acestor elemente de esen, de care depinde competitivitatea firmei i a altora
se recomand identificarea principalelor consecine ale raionalizrilor informaionale proiectate.
Toate elementele elaborate n aceast etap se reunesc ntr-un proiect care este supus
aprobrii managementului participativ al firmei sau, dup caz, ntreprinztorului proprietar.
Numai dup acceptarea sa eventual cu efectuarea de corecturi i mbuntiri se poate trece
la aplicare.
2.4.5. Implementarea perfecionrilor informaionale
Dat fiind multitudinea i adeseori dificultatea schimbrilor preconizate, se recomand o
pregtire temeinic a introducerii. De aceea, implementarea propriu-zis are la baz un program
de pregtire i operaionalizare a soluiilor informaionale proiectate. n funcie de sfera de
cuprindere a raionalizrii, acest program poate s se refere la firm n ansamblul su, la unele
componente ale sale sau la ambele. Dou sunt aspectele majore care este necesar s fie avute n
vedere:
asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informaionale, financiare
necesare, (mijloace de tratare a informaiilor, supori informaionali etc.)
pregtirea climatului din cadrul firmei n vederea minimizrii rezistenei la
schimbri inevitabile din partea personalului i a obinerii unei implicri ct mai mari a sa.
Pentru aceasta se recomand organizarea de ntlniri cu ntreg personalul implicat, ncepnd cu
managerii, prezentnd obiectivele urmrite, avantajele ce vor rezulta pentru firm i salariaii
si. De reinut c acest aspect, adeseori neglijat n favoarea comandrii de echipamente,
elaborrii de programe, angajrii unor specialiti, modificrii de situaii informaionale, are o
importan major i pe termen lung. Ansamblul msurilor de pregtire stabilite, viznd ambele
aspecte, se nscriu ntr-un tabel de forma urmtoare:
Tabelul (2.6)
Program de pregtire i implementare a perfecionrilor informaionale
Nr.
crt.
0

Msura

Resurse necesare

Responsabil

Perioad de
aplicare
4

Observaii
5

Dup operaionalizarea msurilor de pregtire a raionalizrilor informaionale se trece la

introducerea efectiv a schimbrilor respective. Important este s se aplice integral toate
schimbrile preconizate, desigur concomitent cu asigurarea premiselor i condiiilor necesare.
Atunci cnd se sesizeaz omiterea unor variabile sau cunoaterea lor insuficient se
efectueaz retuurile care se impun avnd ns grij ca acestea s se armonizeze cu celelalte
elemente ale soluiei noi preconizate. Supervizarea continu a procesului de implementare de
ctre managerul care rspunde de domeniul implicat, efectund periodic controale i analize
asupra operaionalizrii perfecionrilor, prezint o nsemntate deosebit.
25

Respensabiliti

Dup finalizarea implementrii este necesar o evaluare a strii de fapt i

performanelor, att a celor cuantificabile, ct i necuantificabile.
innd cont de ceea ce se constat se adopt decizii corective pentru eliminarea
cauzelor generatoare de abateri negative i integratoare pentru eliminarea factorilor ce
provoac abateri justificate. Tot n aceste faze se aplic recompense i sanciuni n funcie de
gradul de implicare, aportul i rezultatele personalului respectiv.
De reinut c elementele metodologice prezentate au n vedere un studiu relativ amplu de
raionalizare informaional din cadrul societii comerciale sau regiei autonome. n cazul unor
situaii mai puin complexe, cu o sfer de cuprindere limitat, unele dintre elementele prezentate
n cadrul etapelor pot fi comprimate sau, mai rar, neaplicate. Ca regul ns se recomand
parcurgerea integral a filierei metodologice prezentate, consumurile sporite de timp i alte
resurse reflectndu-se de obicei n plusuri calitative n planul activitii managerilor i a
executanilor.
Un element cu pondere decisiv asupra eficacitii raionalizrilor informaionale l
reprezint intensitatea i modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialiti i manageri, mai
ales n cazul implicrii masive a informaticienilor. Exist o dinamic specific a evoluiei
gradului de implicare i responsabilitate a acestora, aa cum rezult i din figura (2.3), care,
firete, se prelungete i n perioada de exploatare sau utilizare curent a soluiei informaionale
perfecionate.

Faze
1
Analiz

2
Proiectare

3
Implementare

4
Exploatare

Legend:
Specialiti + manageri
Beneficiar

Fig. (2.3). Faze ale raionalizrii sistemului informaional.

3. TENDINTE N CONCEPEREA l FUNCTIONAREA

SISTEMELOR INFORMATIONALE
Dinamismul accentuat propriu managementului modern se manifest pregnant la nivelul
sistemului informaional, caracterizat printr-un ridicat ritm de perfecionare, manifestat pe
26

multiple planuri.
O contribuie major n aceast privin o au perfecionrile tehnice i creterile
numerice n ritm rapid ale mijloacelor de tratare a informaiilor i, n primul rnd, ale
computerelor. Urmtoarele cifre sunt edificatoare n aceast privin: numrul calculatoarelor
electronice de mare capacitate a crescut de la 10.000 n anul 1960, la 100.000 n 1970, la
800.000 n 1980, peste 20.000.000 n 1990, ajungndu-se la generaia a V-a. Pe lng acestea se
amplific sensibil i numrul calculatoarelor personale i a terminalelor, producia i vnzarea
lor anual, pe plan mondial, fiind de ordinul milioanelor. Astfel se asigur premisele tehnicomateriale pentru soluionarea a numeroase probleme cu care ntreprinderile se confrunt.
n ceea ce privete evoluia sistemului informaional al companiilor, bazat pe computere
de mare capacitate, se relev modificarea raporturilor dintre software i hardware. Primul tinde
s ocupe o poziie tot mai important , care se reflect i n preul lor. Din ce n ce mai frecvent
firmele pltesc sume apropiate ca mrime sau chiar mai mari pentru software dect pentru
calculatorul propriu-zis, deci pentru hardware, dei n trecut raporturile erau net favorabile
hardware-ului. O atare tendin reflect, pe lng o anumit strategie comercial din partea
productorilor de calculatoare, i complexitatea i gradul de sofisticare ridicat atins n
conceperea i utilizarea pachetelor de programe de care depinde n ultima instan aportul
efectiv al computerului la soluionarea problemelor firmei.
n strns legtur cu creterea rolului software-ului se manifest i extinderea timesharingului, a utilizrii computerelor n reea, ce reprezint un sistem descentralizat de
prelucrare a datelor, care asigur folosirea concomitent a calculatorului de ctre mai muli
beneficiari, ce transmit i primesc datele la sediul lor. Time-sharingul se caracterizeaz prin:
- accesul concomitent al mai multor beneficiari la computer;
- prelucrarea n paralel a mai multor programe;
- amplasarea i accesul beneficiarului la calculator din afara acestuia;
- furnizarea beneficiarului de rspunsuri directe, adesea n timp real.
Avantajele folosirii time-sharingului sunt multiple. ntre acestea se menioneaz:
creterea gradului de utilizare a capacitii calculatorului electronic, punerea la dispoziia
fiecrui beneficiar a unei instalaii mai puternice pentru prelucrarea datelor, posibilitatea
soluionrii de probleme foarte complexe, simplificarea deservirii i programrii prin utilizare
de echipamente de introducere i extragere a datelor n locul programatorului, diminuarea
numrului personalului ce asigur exploatarea calculatorului, mbuntirea raportului
cheltuieli de exploatare randament. Avantajele certe ale utilizrii sistemului time-sharing au
determinat larga sa rspndire, ce va continua i n viitor.
Organizarea de bnci de date reprezint o alt caracteristic a sistemului informaional
din firmele moderne. O banc de date este alctuit dintr-o serie de fiiere cu o mare capacitate
de memorare, ce cuprind ansamblul informaiilor semnificative privitoare la o parte sau la toate
activitile unei ntreprinderi. Cnd este necesar soluionarea unei probleme n mod operativ se
pot obine informaiile necesare prin emiterea unor simple instruciuni. Din punct de vedere
operaional, bncile de date se caracterizeaz prin acces rapid la informaii i prin combinarea
acestora n vederea soluionrii de probleme complexe privind domeniul respectiv.
n prezent s-a trecut la faza organizrii de bnci de date pe domenii unele dintre ele
cum ar fi, de exemplu, Banca de informaii industriale i tehnice ce funcioneaz sub egida
ONUDI permind accesul beneficiarilor din mai multe ri, cunosc o rspndire tot mai mare
27

pe lng bncile de date, bnci de programe, ce pot fumiza firmelor programe pentru
soluionarea de programe complexe tipice, din diverse activiti ale ntreprinderilor. Crearea
unor asemenea bnci sporete posibilitile ntreprinderilor de a-i valorifica fondul de date
primare, n vederea soluionrii unor probleme de mare complexitate i importan economic i
tehnic.
n ultimii ani au nceput s prolifereze bncile de date relaioniste care, cu toat
complexitatea lor ridicat, pot fi folosite de nespecialiti. n ultimii ani s-au pus la punct aanumitele magistrale informaionale INTERNET, EURONET etc. care conecteaz ntre ele
milioane de firme i de specialiti oferind acces rapid l ieftin la un mare volum de informaii
stocat la mari distane l de ctre un mare numr de organizaii.
Perfecionrile sistemelor informaionale nu se reduc ns la mijloace tehnice de tratare a
informaiilor. Un accent deosebit se acord n ultimul timp realizrii complexului om main
informaie. Realizarea unui asemenea sistem managerial, n care sistemul informaional este
organic integrat presupune o abordare multidisciplinar a proceselor ntreprinderii, cu accent
asupra valorificrii la maximum a potenialului su tehnic, uman i al computerului, pe baza
armonizrii caracteristicilor acestora.
De reinut c n ultimii ani se tinde la interconectarea sistemelor automate de prelucrare a
datelor specializate pe domenii, nu numai n cadrul aceleiai ri, dar i ntre alte ri amplasate
pe diferite continente. Consecinele pozitive sunt multiple: amplificarea gradului de
valorificare a informaiilor; creterea nivelului de utilizare a echipamentelor electronice
integrate n sistem, diminuarea costurilor unitare ale informaiilor.
nscrierea societilor comerciale i regiilor autonome romneti n evoluiile
menionate, precum i n cele ce se vor contura n urmtorii ani, implic n primul rnd
schimbri n mentalitatea managerilor i mai ales a executanilor din firme, n contextul
remodelrii culturii organizaionale a firmelor. Direcia principal n care aceasta este necesar s
evolueze este trecerea de la acceptarea mai mult sau mai puin pasiv la o atitudine militant
pentru introducerea computerelor l valorificarea marilor valene pe care le prezint.
Fundamentul modificrii atitudinii n acest sens l reprezint cunoaterea temeinic a
posibilitilor i modului de lucru cu computerul, concomitent cu luarea n considerare a
implicaiilor umane ale introducerii lor, contientizarea rolului major pe care acesta l are n
modernizarea i creterea competitivitii societilor comerciale i regiilor autonome i o
sporire a resurselor alocate pentru extinderea tratrii automate a informaiilor.
De altfel, o asemenea tendin este evident pe plan mondial, n special n rile
dezvoltate. Datele din tabelul (3.1) privitoare la ponderea cheltuielilor cu informatica n care
se includ cheltuielile cu achiziionarea, nchirierea, instalarea i exploatarea de calculatoare i
programe, inclusiv cu fora de munc specializat n produsul social total, sunt edificatoare n
acest sens.
Tabelul (3.1)
Ponderea cheltuielilor informatice n produsul social total
Nr.
crt.
1.
2.

Anii

ara
Marea Britanie
Belgia i Luxemburg

1967
0,77
0,56

1970
1,53
1,15

1973
2,33
1,82
28

1980
4,75
4,20

1985
7,30
7,10

1990
13,4
13,6

3.
4.
5.

Frana
R.F.G.
S.U.A.

0,77
0,71
1,16

1,18
1,34
2,11

1,89
1,92
2,57

4,40
4,20
5,20

7,40
7,10
8,70

14,1
13,7
14,3

Desigur, elementele prezentate nu epuizeaz nici pe departe tendinele de perfecionare a

sistemelor informaionale ale firmelor. Prin intermediul lor se schieaz numai anumite aspecte
importante, utile proceselor de perfecionare managerial din societile comerciale i regiile
autonome.

29