Sisteme informatice pentru administrarea resurselor

ntreprinderii. Prezentare general

1

Planificarea resurselor ntreprinderii

Sistemul de planificare a resurselor ntreprinderii (n limba englez Enterprise Resource

Planning) reprezint un sistem software care faciliteaz integrarea tuturor informaiilor
dintr-o organizaie/ntreprindere ntr-o platform unic, asigurnd transparena datelor
i accesul rapid la orice tip de informaie necesar desfurrii activitilor n cadrul
acesteia. Acronimul ERP a fost folosit pentru prima dat n anii 60, devenind apoi n
perioada anilor 90 o extensie a conceptului MRP (Material Resource Planning).
Sistemele ERP sunt cunoscute ca fiind programe modulare, fiecare domeniu de activitate
a organizaiei fiind reprezentat sub forma unei aplicaii specifice. Modulele care
deservesc compania funcioneaz integrat i utilizeaz o baz de date comun ce
faciliteaz accesul rapid asupra datelor, procesarea acestora sub diferite forme
(rapoarte, scenarii business etc.), transmiterea n timp real a informaiilor etc. Aceast
caracteristic diminueaz probabilitatea apariiei erorilor de operare, informaiile fiind
actuale, coerente, implicnd totodat o minimizare a timpului de luare a deciziilor la
nivel executiv. Ariile acoperite de o aplicaie de tip ERP pot fi: producia, salariile,
gestiunea (stocurilor, furnizorilor, a plilor i ncasrilor), contabilitatea (gestiunea
financiar-contabil), imobilizri (evidena mijloacelor fixe), CRM (managementul
relaiilor cu clienii), BI (rapoarte, analize, prognoze) etc.
Implementarea unei soluii de tip ERP ntr-o ntreprindere are la baz dou categorii de
motivaii, i anume: motivaii tehnologice (nlocuirea sistemului informaional
neintegrat, mbuntirea calitii informaiilor, simplificarea procesului de integrare a
noilor afaceri n cadrul ntreprinderii etc.) i motivaii operaionale (optimizarea
proceselor de afaceri, reducerea costurilor, minimizarea timpului de rspuns la cererile
clienilor, implementarea de noi strategii de afaceri care s alinieze ntreprinderea la
noile cereri pe piaa competiional etc.).
Eficientizarea funcionalitilor ERP au avut la baz dezvoltarea exploziv a Internetului
i a tehnologiilor informaionale, n general, ce reprezint infrastructura hardware,
software i de comunicaii necesar implementrii unui soluii ERP.

SAP o soluie software pentru eficientizarea proceselor de afaceri

ntr-o organizaie

2.1 Generaliti
SAP AG a fost fondat n 1972 ca Systemanalyse und Programmentwicklung de ctre
cinci ingineri care au lucrat la IBM n Mannehim, Baden-Wurttenberg. Programul s-a
numit iniial SAP R3, unde abrevierea SAP provine de la Sisteme, Aplicaii i Produse n
prelucrarea datelor, R vine de la timp real, iar numrul 3 se refer la trei niveluri de
arhitectur client-server: GUI, Server de aplicaii i Baza de date. O aplicaie SAP poate
fi reprezentat sub forma unei cutii, n care se introduc date, acestea sunt prelucrate,
stocate i procesate n aa fel nct s poat oferi la ieire datele care sunt solicitate de
ctre utilizatori (Figura 1.1.).

Fig. 1.1 Aplicaie SAP

O aplicaie SAP are o abordare diferit, n sensul c exist un singur sistem de informaii
n ntreprindere, toate aplicaiile au o baz de date comun. Contabilitatea este realizat
automat de ctre evenimentele din achiziii sau producie, vnzrile pot vedea cnd
produsele sunt livrate, ntregul sistem este proiectat pentru a fi n timp real i nu istoric.
Companiile care implementeaz SAP pot adapta operaiunile lor pentru a obine
eficien maxim.
Complexitatea sistemului a condus la divizarea sa n mai multe module, pentru a
cuprinde ntreaga sa structur. SAP ERP cuprinde urmtoarele module: managementul
materialelor (MM); vnzri i distribuie (SD); planificare producie (PP);
financiar/contabilitate (FI/CO); contabilitate mijloace fixe (AA); service clieni (CS);
gestiunea depozitelor (WM); managementul calitii (QM); ntreinere echipamente
(PM); resurse umane (HR).

2.2 Arhitectura unui sistem SAP

Un sistem SAP funcional este reprezentat de o baz de date i de o instan central. O
instan este o unitate administrativ n care componentele unui sistem SAP care
furnizeaz unul sau mai multe servicii sunt combinate. Serviciile unei instane pot fi
pornite sau oprite mpreun. n timpul unei sesiuni de logon, atribuirea utilizatorului la
instan este unic. Numai n timpul unui nou logon utilizatorul poate fi atribuit unei alte
instane de ctre serverul de mesaje. Schematic, procesul de logare n sistemul SAP este
prezentat n figura 1.2.

Fig. 1.2 Procesul de logare n SAP

Pentru a crea o legtura ntre front-end -ul unui utilizator i o instan a unui sistem SAP,
programul sapgui.exe solicit diverse informaii sub forma unor parametrii de start.
Acest ir de parametri este creat n mod normal de programul saplogon.exe folosind
informaii despre sistemul selectat pentru log on. Aceste informaii provin n parte din
fiierele de configurare ale SAP Logon, i parial dintr-o cerere direct la serverul de
mesaje a sistemului selectat (pasul 1 i 2). SAP Logon pornete SAP GUI cu aceste
specificaii. Dup transferul ecranului de logon de la dispecer la front-end, SAP GUI
trimite datele de conectare ale utilizatorului la instan (pasul 3). Dup ce dispecerul
determin un proces de lucru liber care s proceseze logon-ul, acesta transfer datele
de conectare la acest proces de lucru (pasul 4). Procesul de lucru, la rndul su, verific
dac acea combinaie de ID utilizator i parol este cunoscut de sistem prin intermediul
unei cereri la baza de date (etapele 5-8). Un rspuns pozitiv din baza de date solicit
procesului de lucru s returneze ecranul iniial al sistemului.
Pentru a afia instanele din sistemul SAP se folosete tranzacia SM51. De aici este
posibil, s fie accesat lista de utilizatori (tranzacia SM04) sau lista proceselor de lucru
(tranzacie SM50) pentru o instan selectat.
Consistena datelor n cadrul unui sistem SAP este asigurat prin limitarea drepturilor
de acces i modificare asupra nregistrrilor la un singur utilizator la un moment dat.
Pentru a face acest lucru, sistemul SAP are propriul concept de management de blocare.
Din perspectiva bazei de date, fiecare pas de dialog formeaz o unitate fizic i logic:
tranzacia de baza de date. Managementul de blocare al bazei de date poate doar s
coordoneze acest tip de tranzacie. Din punct de vedere al SAP acest lucru nu este
suficient, deoarece tranzaciile (formate dintr-o secven de pai, coerente din punct de
vedere al afacerii), conin n general mai multe etape de dialog. Managementul de
blocare n SAP este pus n aplicare prin intermediul procesului de lucru de tip enqueue
3

(coad). Conceptul SAP de blocare funcioneaz pe principiul c programele SAP fac

intrri ntr-un tabel de blocare pentru nregistrri de date care urmeaz s fie prelucrate.
Intrrile de blocare pot fi fcute doar n cazul n care acestea nu exist deja pentru
tabelul care urmeaz s fie blocat. Procesul de lucru de tip coad gestioneaz blocrile
logice ale tranzaciilor SAP n tabela de blocare.

2.3 Lucrul cu bazele de date n SAP

Toate modificrile solicitate de ctre un sistem SAP sunt executate de ctre procesele
de lucru folosind procesele bazei de date. Datele care trebuie accesate sunt cutate
iniial n buffer-ul bazei. Dac acesta nu conine datele solicitate, informaiile sunt citite
din tabelele de date i stocate n buffer. Modificrile datelor sunt ntotdeauna
nregistrate n logurile bazei de date, acestea fiind eseniale pentru a asigura consistena
bazei. Un sistem de administrare a bazei de date (Database Management System DBMS) include procesele acesteia, un buffer, fiierele care conin informaiile i logurile
n care se nregistreaz schimbrile produse asupra datelor din baza de date. Informaiile
sunt pstrate n fiierele de date, iar accesul la date se realizeaz cu ajutorul buffer-ului
(Figura 1.3).

Fig. 1.3 Lucrul cu bazele de date n SAP

Modificrile efectuate asupra informaiilor sunt nregistrate n buffer-ul de log, altfel
spus acest fiier conine statusul schimbrilor bazei de date. Doar modificrile i nu
paginile complete sunt pstrate n fiierul de log al buffer-ului. nregistrrile sunt scrise
din buffer-ul de log n fiierul de log al bazei de date. Fiierele de log pot fi multiple, acest
fapt fiind determinat de tipul bazei de date.
Pentru fiecare baz de date exist un mecanism care face back-up la informaiile din
fiierele de log ctre alte fiiere sau direct ctre spaiul de stocare. n acest fel se asigur
o optimizare a dimensiunii fiierele de log.

Mecanismul de logging nu trebuie dezactivat, deoarece, n caz contrar, modificrile

aduse informaiilor se pot pierde n cazul unor defeciuni asupra hard disk-ului.
Operaiunile de back-up a coninutului bazei de date sunt realizate cu ajutorul Database
Planning Calegendar (tranzactia DBACOCKPIT). Conceputul de back-up a unei baze de
date include: back-up-ul periodic al fiierelor de date, al structurii de date i de
asemenea al informaiilor din log-uri. Backup-ul fiierelor de date i al informaiilor de
logare este realizat n pai diferii. Back-up-ul tuturor fiierelor i informaiilor privind
structura bazei de date se realizeaz ntr-o singur etap, iar n alt etap se efectueaz
backup-ul informaiilor n curs de actualizare.

2.4 Elementele organizatorice ale sistemului SAP

Sistemul SAP este un sistem tranzacional, care funcioneaz ca un sistem de
coordonare, utiliznd date de baz pentru a genera noi tranzacii. Conceptul de sistem
integrat presupune ca un document nregistrat ntr-un modul genereaz un alt
document n alt modul. Pentru a reprezenta funcionalitile unei companii n sistemul
SAP, activitile acesteia sunt reprezentate sub forma unor procese. Mai multe procese
alctuiesc un scenariu business. Elementele principale ale unui scenariu business sunt:
elementele organizatorice, tranzaciile, datele de baz, documentele i rapoartele.
Structura unei companii este mapat n aplicaia SAP utiliznd elemente organizatorice,
ilustrate n figura 1.4.

Fig. 1.4 Elementele organizatorice ale sistemului SAP

Clientul reprezint o unitate de sine stttoare n sistemul SAP, avnd date de baz
separate i propriul set de tabele. Acesta reprezint cel mai nalt nivel n structurile
organizatorice (ex. un grup de companii). Aria de controlling este elementul
5

organizaional la nivelul cruia se realizeaz toate activitile de urmrire i control al

costurilor i veniturilor. De obicei, aceste activiti se realizeaz la nivel naional.
Codul de companie este structura organizatoric la nivelul creia apare obligativitatea
plilor fiscale i ntocmirii rapoartelor financiare. Este elementul organizatoric central
n contabilitatea financiar. Acesta ncorporeaz de asemenea sistemul naional de taxe,
calendarul fiscal, moneda local i cerinele locale de raportare.
Unitile organizatorice nglobeaz diferitele business unit-uri care exist ntr-o
companie. De obicei, acestea coincid cu diferitele departamente funcionale sau
regionale. Poziiile reprezint funciile pe care angajaii le ocup n structura ierarhic a
companiei. Organizaia de vnzri este elementul organizatoric central ce controleaz
condiiile de plat. n sistem, fiecare organizaie de vnzri cuprinde un departament de
vnzare, un canal de distribuie i o divizie. Canalul de distribuie ilustreaz modalitatea
prin care bunurile ajung la consumatorul final (ex. key account, distribuie etc.).
Divizia reprezint grupul de produse care ajung la consumatorul final (ex. produse de
papetrie, calculatoare etc.). n sistemul SAP un departament de vnzare poate fi asociat
mai multor canale de distribuie, respectiv divizii. Unitatea logistic este structura
organizatoric central pentru producie; ea poate produce sau distribui un bun sau este
responsabil cu furnizarea de servicii. Depozitul este structura organizatoric la nivelul
creia sunt stocate materialele. O unitate logistic poate conine mai multe depozite,
respectiv zone pentru depozitarea bunurilor. Stocurile de materiale pot fi difereniate n
cadrul aceleiai uniti logistice n funcie de locul de depozitare (gestiunea stocurilor).
Datele de baz sunt create n sistemul SAP i sunt disponibile tuturor aplicaiilor i
utilizatorilor autorizai. Toate funcionalitile sistemului utilizeaz datele din baza de
date, iar tranzaciile sunt programe ce ruleaz n background pentru a executa procese
business n sistem. Atunci cnd o tranzacie este executat n sistem, este creat un
document ce conine nregistrri de date caracteristice.
Raportarea in sistemul SAP se poate efectua n orice moment, pentru a oferi
utilizatorului o imagine de ansamblu n ceea ce privete activitatea companiei ntr-un
anumit domeniu. Raportul poate fi afiat sub forma unei liste sau a unui grafic, n funcie
de parametrii selectai de utilizator.

2.5 Accesarea SAP GUI

Interfaa grafic a sistemului SAP const n caracteristici tehnice care permit schimbul
de informaii, prin introducerea datelor, alegerea funciilor, deschiderea sesiunilor de
lucru etc. i este alctuit din dou arii principale de ecran: antet ecran (bara de meniuri,
bara de unelte standard, bara de titlu, bara de aplicaii) i corpul ecranului (zona dintre
antetul ecranului i bara de status). nainte de a lucra propriu-zis n SAP, utilizatorul
trebuie s se logheze cu ajutorul unui cont i a unei parole furnizat iniial de
administratorul sistemului. Parola va putea fi schimbat imediat ce se va executa prima

logare. Dup ncheierea unei activiti este necesar ca utilizatorul s se deconecteze de

la sistem.
Aplicaia SAP dispune de elemente grafice uor de folosit (meniuri derulante, butoate,
casete de dialog etc.) care ofer o imagine clar a mediului de lucru i permite
efectuarea rapid a operaiunilor necesare.
O caracteristic important este SAP Acces uor care permite accesarea sistemului de
ctre utilizatorii care au acest drept. Meniul utilizatorului conine tranzacii, rapoarte i
adrese Web necesare ndeplinirii sarcinilor zilnice de ctre utilizatori. Dac meniul
utilizatorului a fost definit de ctre administratorul de sistem, acesta va aprea la
logarea n sistem. Introducerea datelor n sistem se poate face prin inserare i
suprascriere, schimbarea dintr-un mod n altul realizndu-se n orice moment (prin
apsarea butonului INS (insert)), modalitatea de scriere fiind observat n bara de status.
O sesiune const n afiarea unei alte instane SAP pe ecran. Prin utilizarea mai multor
sesiuni se pot executa mai multe tranzacii n acelai timp. Se pot deschide maxim ase
sesiuni i se pot executa tranzacii diferite sau aceeai tranzacie n fiecare sesiune. Se
pot utiliza n paralel aceste sesiuni i se pot nchide fr ca utilizatorul s se deconecteze
din sistem.
Utiliznd sistemul SAP output se pot tipri mai multe tipuri de documente inclusiv
comenzi de aprovizionare, facturi, note de livrare, state de plat, e-mail-uri i liste de
rapoarte pe dispozitive output cum ar fi imprimante sau faxuri.

Teste de autoevaluare

1.Care este tranzacia cu ajutorul creia se determin numrul de utilizatori din

sistem?
a.
SM04;
b.
SM51;
c.
SM50.
2. Ce conine un sistem SAP funcional?
a.
o baz de date i o instan central;
b.
dou baze de date i o instan central;
c.
dou baze de date i dou instane centrale.
3. Care este numrul maxim de sesiuni de lucru n SAP?
a.
dou sesiuni;
b.
trei sesiuni;
c.
ase sesiuni.
7

Rspunsurile testelor de autoevaluare

Bibliografie/webografie

1-a 2-a, 3-c

1. Suport de curs. Modulul Basis, documentaie proiect

POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012
2. Suport de curs. Introducere n SAP, documentaie proiect
POSDRU/86/1.2/S/62689, 2012

3. http://ro.wikipedia.org/wiki/Planificarea_resurselor_%C3%AEntreprinderii