Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1.
2.
Un sistem ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluie software din seria
aplicaiilor economice, multi-modular, care integreaz toate procesele economice ale
ntreprinderii cu scopul optimizarii i creterii eficienei acesteia. Un ERP contribuie decisiv
la gestiunea afacerii, ajut n structurarea deciziilor de management prin furnizarea de
rapoarte cu un grad foarte ridicat de acuratee, asigur un timp de rspuns extrem de mic i un
mod de organizare relaional al datelor.
Concurena
acerb
existent pe pia,
implic
nevoia
unui
management rapid i performant n condiiile n care volumele de date cu care
se lucreaz sunt imense i sistemele clasice par s fie depite, de aceea este nevoie de soluii
care s permit extragerea rapid a cunotinelor necesare n procesul de fundamentare
inteligent al deciziilor.
Un sistem ERP este un sistem informatic de gestiune, un instrument software care
faciliteaz integrarea tuturor informaiilor dintr-o organizaie ntr-o platform unic. Scopul
ERP este s asigure transparena datelor n cadrul unei organizaii i s faciliteze accesul la
orice tip de informaie util n desfurarea activitii.
Programele pentru planificarea resurselor ntreprinderii, sau ERP, sunt concepute
pentru a fi nucleul unei ntreprinderi, tind s integreze toate departamentele i funciile unei
companii ntr-un singur sistem informatic ce poate servi tuturor necesitilor particulare ale
oricrui departament.
Proiectarea unui singur produs informatic care s rspund necesitilor att
personalului din departamentul financiar, ct si a celor de la resurse umane sau a celor de la
producie nu este deloc uoar, deoarece fiecare departament are propriile lui sisteme
informatice specializate i optimizate pentru nevoile particulare proprii. ns ERP le combin
pe toate acestea ntr-un singur program informatic conectat la o baz de date comun, astfel
nct comunicarea interdepartamental este mult mai facil.
Exemplu: n cazul n care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrat, poate
aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebit a
programelor ERP se prezint o situaie care ilustreaz ceea ce se ntmpl n lipsa ERP
comparativ cu situaia existenei implementrii acestuia. De exemplu, n mod clasic, comanda
unui client, chiar si n cazul n care este primit electronic, va trece din Inbox n Inbox pe la
mai multe birouri, acest lucru genernd ntrzieri n prelucrare sau chiar si rtciri ale
acesteia. De asemenea, nici un angajat din companie nu poate spune cu adevrat care este
stadiul respectivei comenzi la un anumit moment, deoarece cei de la departamentul financiar
nu au cum s intre in sistemul informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu
este posibil. Sistemul ERP nlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producie,
financiar, resurse umane cu un singur sistem integrat, divizat n mai multe module ce
aproximeaz funcionalitile vechilor programe. Fiecare departament lucreaz cu propriile lui
programe, numai c diferena este c acestea sunt conectate ntre ele, fcnd posibil de
exemplu ca cei de la financiar s interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dac o
comand a fost onorat sau nu.
La nceputul anilor 90, sistemele ERP aveau o construcie monolitic, dar ntre timp
productorii acestora le-au fcut din ce n ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind posibil
pentru o anumit companie s instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar si pentru
resurse umane si s lase restul departamentelor pentru mai trziu. Scopul declarat al
sistemelor ERP este de a mbunti activitile corespunztoare etapei dintre obinerea unei
comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comand precum i plata ei, etap
cunoscut sub numele de fulfillment process. Din acest motiv, ERP se mai numete i
back-office software. n general, nu exist preocupri legate de partea de vnzare a
produselor, (dei exist mai muli furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM Customer Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei
comenzi primite de la client pn cnd aceasta va fi onorat. Atunci cnd un reprezentant al
serviciului de relaii cu clienii introduce comanda n sistemul informatic, el va avea n acest
fel acces la toate informaiile necesare i anume:
suma maxim cu care poate fi creditat clientul, informaie ce poate fi preluat de la
departamentul financiar;
istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;
nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
posibilitile de transport, de la modulul de logistic.
n cazul n care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil
costurile companiei i poate accelera procesul transformrii unei comenzi primite de la un
client ntr-o factur corespunztoare. Comunicaiile ntre departamentele companiei sunt mult
mbuntite. De asemenea, deoarece angajaii diferitelor departamente au acces la datele altor
departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, i clientul va fi mai bine servit.
Sistemul acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (Fig. 1):
- gestiunea achiziiilor
- gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora)
- planificarea produciei (de la sisteme simple de microproducie pn la sisteme
avansate de lansare a produciei in baza comenzilor)
- gestiunea clienilor i furnizorilor (cu urmrirea fluxurilor cerere de ofert, ofert,
factur proform, comand, livrare, decontare)
- gestiune financiar i contabilitate
- gestiunea centrelor de profit sau de cost, resurse umane, parc auto, etc.
3.
Scurt istoric
Istoria sistemelor ERP (Fig. 2) dateaz din anii 1960 cnd acest tip de aplicaie
software era folosit cu preponderen pentru asistarea procesului de producie. Primul produs
de acest tip a fost MRP (Material Resource Planning). Dei utile in activitatea de producie,
aceste aplicaii nu ii extindeau functionalitile i spre alte zone de interes pentru o
ntreprindere, precum contabilitate, resurse umane, vnzri.
ncepnd cu anii 90 sistemele ERP au nceput s ia forma aplicaiilor actuale. Dei
dup apariia MRP funcionalitile acestui tip de programe au inceput s se extind, ERP-ul
actual a luat fiin n momentul n care informaiile au putut fi centralizate ntr-o platform
comun i funcionalitile sale au fost integrate.
Astzi, sistemele ERP fac un nou pas in dezvoltarea lor prin utilizarea internetului
pentru eficientizarea funcionalitilor. Clienii de la mii de kilometri distant pot avea acces
la stadiul propriei comenzi sau la stocurile companiei furnizoare prin integrarea facilitilor
ERP cu aplicaiile WEB.
Evoluia ERP
Integrare
date
financiare
Producie
Y2K
ERP
Integrare procese
economice
BackEnd/FrontEnd
ERP
extins
MRP II
MRP
- Stocuri
'70
- Rapoarte
Urmrirea
afacerii
- Eficientizarea
proceselor
'80
- Depozite de
date
- magazii de
date
- SSD
- spreadsheet
- Optimizarea
resurselor
- Integrarea
soluiilor
'90
- OLAP
- raportare pe
Web
- minerit de
date
- e-Business
- CRM, SCM,
BI
2000
ERP Warehousing
- aplicaii
analitice
e-Business
- altele
Anticiparea
afacerii
nelegerea
afacerii
Creterea
afacerii
1990 - Enterprise
(ERP)
Resource Planning
4.
Sistemele ERP, sunt programe modulare (Fig. 4), fiecare arie de activitate a companiei
fiind acoperit de ctre o aplicaie specific. Modulele unui sistem ERP funcioneaz integrat
utiliznd o baz de date comun, sau pot funciona independent. Pot fi enumerate cteva
categorii de module care servesc la gestionarea cu eficiena a unei ntreprinderi:
5.
Dei avantajele aduse companiei sunt consistente, n acelai timp i dezavantaje pot fi
chiar mai mari dect avantajele atunci cnd sistemul ERP nu este bine implementat i mai ales
atunci cnd acesta nu este nsoit de schimbri n modul de organizare a companiei.
Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt urmtoarele:
costul sistemelor ERP poate fi considerabil;
implementarea poate fi dificil i de lung durat; dei foarte muli vnztori prezint
n reclame c implementarea se realizeaz n 3-6 luni, de cele mai multe ori timpul
real este de 1-3 ani n medie;
la nceput poate ncetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaii erau
obinuii cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai
noi programe, dar i schimbri n activitatea acestora;
implementarea ERP presupune foarte multe schimbri n modul de lucru al
departamentelor companiei.
Avnd n vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de ce foarte multe
implementri ale sistemelor ERP nu i-au atins scopul. Pentru c nu este att de important
sistemul informatic, ct schimbrile n modul de lucru al companiei.
6.
7.
Costul implementrii unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de
previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:
- numrul de divizii ale companiei care vor fi servite;
- numrul de module care vor fi instalate;
- munca necesar pentru integrarea sistemelor deja existente;
- dorina de schimbare a companiei;
- ct de complex se dorete a fi proiectul.
Exist o regul nescris pe care foarte muli specialisti au folosit-o pentru a estima
costul total al implementrii unui ERP i anume nmulirea cu cifra 6 a costului licenei.
Acum civa ani, renumita firma de cercetare MetaGroup Inc. a realizat un studiu de pia pe
un eantion format din 63 de companii de toate felurile i din mai multe industrii, de la
companii mici pn la companii uriae, pentru a descoperi care a fost costul total (TCO - total
cost of ownership) al implementrii sistemului ERP, aici incluznd costul cu echipamentele
hardware, licenele software, serviciile profesionale i costurile interne ale firmei. Costul
mediu rezultat pentru cele 63 de companii participante la studiu a fost de 15 milioane USD,
cel mai mare cost fiind 300 milioane USD, iar cel mai mic cost total fiind de 400.000 USD.
Dei este dificil de obinut concluzii din urmrirea unui studiu realizat pe companii att de
diferite, totui este foarte limpede c un sistem ERP nu este deloc ieftin, ba chiar dimpotriv,
preul este destul de mare.
Afar de acestea, la implementarea ERP mai exist i nite costuri ascunse, care sunt
destul de dificil de comensurat i de previzionat. Cercettorii i cei ce implementeaz softuri
ERP consider c urmtorii factori sunt cel mai adesea rspunztori de subevaluarea
bugetului:
Pregtirea profesional a angajailor. De obicei acesta este cel mai important
factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP.
Cheltuielile cu pregtirea sunt foarte mari deoarece aproape ntotdeauna angajaii
trebuie s nvee noi proceduri si noi procese, nu doar s se familiarizeze cu o nou
interfa. Mai mult dect att, companiile ce ofer training nu pot ajuta foarte mult,
deoarece ele sunt specializate n oferirea de suport pentru modul cum funcioneaz
programul software efectiv, nu pentru modul cum se desfsoar afacerea n fiecare
companie. De obicei costul real cu pregtirea depete de dou-trei ori costul
bugetat.
Integrarea i testarea. Crearea i testarea legturilor dintre pachetul ERP i alte
componente software pe care le are implementate compania reprezint de asemenea
unul dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legturilor este un proces destul de
anevoios, mai ales atunci cnd componentele soft existente sunt mai vechi i firma
productoare nu mai ofer suport pentru ele sau nu mai exist pe pia.
Personalizarea. n afar de crearea legturilor ctre componentele existente ale
companiei, mult mai costisitoare i ceva ce trebuie evitat pe ct posibil este
personalizarea nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie ns efectuat atunci cnd
ERP nu acoper unul din procesele companiei, i trebuie adaptat s realizeze i acest
aspect. Totui se recomand evitarea pe ct posibil a acestui lucru, deoarece pe lng
faptul c este foarte costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult
mai dificil actualizarea atunci cnd este disponibil o nou versiune a acestuia.
Conversia datelor. Chiar dac este un adevr admis de puine companii, totui foarte
multe din datele stocate n sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate i
relevan. Transformarea lor i mutarea n sistemul client-server cerut de ERP cost
bani i pune destul de multe probleme practice.
Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date
prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar
astfel ca la costul pachetului ERP s fie adugat i costul unor instrumente de Data
Warehouse, mpreun cu costul unor specialisti n forarea datelor.
Remprosptarea zilnic a datelor dintr-un mare depozit de date de la nivelul
ntreprinderii poate fi destul de greoaie, deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate
pentru a indica ce date au fost modificate de la o zi la alta.
Plata consultanilor. Implementarea ERP necesit apelarea la servicii de consultan
i training al angajailor ce tind s creasc fr limite. Pentru a preveni aceasta, la
semnarea contractului cu firma ce asigur consultana trebuie stabilite i date
cantitative, reflectat n necesitatea ca un anumit numr dintre angajaii companiei s
fie capabili s promoveze anumite teste la ncheierea perioadei de pregtire.
nlocuirea angajailor de top. Piaa sistemelor ERP este o pia foarte concurenial,
astfel c pe msur ce implementarea sistemului ERP din companie este finalizat si
n interiorul companiei se formeaz specialiti ERP. Astfel este foarte posibil ca firme
concurente s-i atrag acordndu-le salarii i bonusuri mai mari dect este pregtit
compania mam s le ofere. n cazul n care nu va putea fi mpiedicat plecarea
acestora la firme concurente, atunci vor fi pltite sume duble sau triple acelorai
oameni ce se ntorc sub form de consultani sau a altora pe poziii similare.
Activitatea echipelor de implementare nu se termin niciodat. Dei majoritatea
companiilor tind s trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt
proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca dup ce pachetele software sunt
instalate, fiecare angajat s se rentoarc la treaba pe care o realiza nainte. Din cauz
c cei care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vnzare
mai bine chiar dect cei de la departamentul vnzri si cunosc mai bine procesul de
producie dect cei de la departamentul operaional, aceste persoane sunt foarte
valoroase. Companiile nu-si pot permite s trimit aceste persoane napoi la
activitatea pe care o fceau nainte pentru c sunt foarte multe lucruri de fcut dup
implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru a scoate informaii din sistemul ERP
va ine echipa ocupat pentru cel puin nc un an. Din pcate foarte puine companii
includ n buget cheltuieli pentru munca de dup implementarea efectiv a sistemului,
astfel c de multe ori se ajunge la suplimentri de fonduri i de personal, imediat dup
ce sistemul a intrat n exploatare, cu mult nainte ca beneficiile ERP s poat fi
adunate.
Asteptarea imediat a beneficiilor. Una dintre cele mai rspndite greeli ale
companiilor este ateptarea faptului ca imediat dup implementarea ERP s fie
vizibile i beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos n eviden
faptul c mai mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scderi de
performan imediat dup implementarea ERP, din cauza nenumratelor schimbri pe
care le presupune acesta. Beneficiile se fac simite abia dup folosirea pentru o
anumit perioad de timp i efectuarea de schimbri n procesul de producie.
Referine bibliografice
[1] A.Gavril, Tez de doctorat Integrarea sistemelor informatice de gestiune pe Internet,
Academia de Studii Economice, Facultatea de Contabilitate i Informatic de Gestiune,
Bucureti, 2006
[2] T. Anderegg, ERP: A-Z Implementers Guide For Success, Resource Publishing, USA,
2000
[3] A.Vogel, I.Kimbell , mySAP ERP, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2005
[4] K.McDonald, A.Wilmsmeier, D.C. Dixon, W.H.Inmon, Mastering the SAP Business
Information Warehouse, Leveraging the Business Intelligence Capabilities of SAP
NetWeaver, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2006
[5] D.Woods, J.Word, SAP NetWeaver, Published by Wiley Publishing, Inc., Indiana, 2004
[6]
M. Brunelli, BI, ERP top 2007s IT spending list, News Editor SearchOracle.com,
Dec.2006
[Online: http://searchoracle.techtarget.com/news/article/0,289142,sid41_gci1233170,00.html]
[7] C.Enache, SAP - valoare prin inovaie, Consultat SAP SBSol Group, Academia de Studii
Economice, Bucureti, 2007
[ Online: http://manager.ase.ro/download/SBSOL%20prezentarea%202.ppt ]
[8] S.Hemachandran, S.Wawrzinek, SAP NetWeaver Mobile 7.1 overview presentation
Mobilizing Business Processes, Solution Management Team for SAP NetWeaver Mobile,
2008
[ Online: https://www.sdn.sap.com/irj/scn/go/portal/prtroot/docs/library/uuid/40dcd33e-5ec42b10-9bac-b73b5dee1519 ]
[9] T.F.Wallace, M.H.Kremzar, ERP: Making It Happen, The Implementers Guide to
Success with Enterprise Resource Planning, Published by John Wiley & Sons Inc., USA,
2001
[10] M.Dodin, M.Prvu, ERP - Material de curs, Univ. Politehnica Timioara, Facultatea de
Automatic i Calculatoare, Timioara, 2008
[11] C.Koch, The ABCs of ERP, Senior Editor CIO.com, 2006
[ Online: http://www.cio.com/research/erp/edit/erpbasics.html ]
[12] MetaGroup, de la 1 aprilie 2005, firma MetaGroup a fost achiziionat de compania
Gartner
( www.gartner.com )
[13] SAP Romania, SAP ERP - Prezentare general a soluiei, 2008
[ Online: http://www.sap.com/romania/solutions/business-suite/erp/pdf/SAP_ERP.pdf ]
Platforme Informatice Pentru Producie i Servicii |
Introducere
11