DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

C UPRINS
1. SCOP................................................................2
2. DOMENIUL.......................................................2
3. DEFINITII, ABREVIERI......................................2
4. DOCUMENTE DE REFERINTA..........................2
5. RESPONSABILITATI..........................................2
6. PROCEDURA....................................................2
7. DOCUMENTE, INREGISTRARI..........................6
8. ANEXE..............................................................6

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 1 din 6

DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

1. SCOP
Aceasta procedura descrie masurile aplicate si mentinute in D.M.H.I. pentru
identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea, durata de pastrare si eliminarea
inregistrarilor.

2. DOMENIUL
Procedura se aplica inregistrarilor necesare pentru a furniza dovezi ale conformitatii
cu cerintele si a functionarii eficace a Sistemului de Management al Calitatii.

3. DEFINITII, ABREVIERI
3.1. Inregistrare - document prin care se declara rezultate obtinute sau furnizeaza
dovezi ale activitatilor realizate.

4. DOCUMENTE DE REFERINTA
4.1. Neaplicabil

5. RESPONSABILITATI
5.1. Manager Quality Management Team este responsabil pentru:

(1) Stabilirea, implementarea si revizia acestei proceduri.

(2) Tinerea sub control a inregistrarilor, respectand cerintele prezentei proceduri.
5.2. Managerii Departamentelor sunt responsabili pentru:

(1) Stabilirea, revizia si implementarea procedurilor proprii de control a

inregistrarilor.

(2) Tinerea sub control a inregistrarilor, respectand cerintele prezentei proceduri.

6. PROCEDURA
6.1. Generalitati
6.1.1. Inregistrarile pot fi utilizate pentru a documenta:
(1)

Analiza efectuata de management;

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 2 din 6

DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

(2)

Studii, instruire, abilitati, experienta;

(3)

Planificarea realizarii produsului;

(4)

Analiza cerintelor referitoare la produs;

(5)

Datele de intrare ale proiectarii si dezvoltarii;

(6)

Analiza proiectarii si dezvoltarii;

(7)

Verificarea proiectarii si dezvoltarii;

(8)

Validarea proiectarii si dezvoltarii;

(9)

Controlul modificarilor in proiectare si dezvoltare;

(10)

Procesul de aprovizionare/ criteriile de selectie, de evaluare si de

reevaluare a furnizorilor;

(11)

Validarea proceselor de productie si de furnizare de servicii (pentru

procese speciale);

(12)

Identificarea si trasabilitatea;

(13)

Proprietatea clientului;

(14)

Controlul dispozitivelor de masurare si monitorizare (inregistrari

referitoare la baza utilizata pentru etalonare sau verificare,
inregistrari referitoare la validitatea rezultatelor masuratorilor
anterioare atunci cand echipamentul este gasit neconform cu
cerintele, inregistrari referitoare la rezultatele etalonarii si
verificarii);

(15)

Auditul intern;

(16)

Monitorizarea si masurarea produsului;

(17)

Controlul produsului neconform;

(18)

Actiunile corective;

(19)

Actiunile preventive;

6.1.2. Capitolul Documente, Inregistrari din proceduri, instructiuni sau alte

documente, stabileste ce inregistrari trebuie efectuate, de catre cine se
efectueaza, unde se pastreaza.
6.1.3. Inregistrarile trebuie sa fie lizibile, identificabile si regasibile cu usurinta.
6.1.4. Cand este cerut prin contract, inregistrarile pot fi in conformitate cu
cerintele Clientului.
6.1.5. Inregistrarile ce trebuie transmise pentru un produs conform specificatiilor
sau a altor standarde, vor fi predate Clientului si sau altei organizatii dupa
colectare, indexare, copiere si indosariere de catre departamentul desemnat
conform procedurilor.

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 3 din 6

DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

6.1.6. Fiecare departament intocmeste procedura proprie pentru identificarea,

depozitarea, protejarea, regasirea, durata de pastrare si eliminarea
inregistrarilor.
(1) Fiecare departament intocmeste si mentine o lista cu inregistrarile
pastrate in departamentul respectiv.
In aceasta lista este mentionat timpul de pastrare si locul de pastrare.
(2) Lista inregistrarilor este aprobata de catre managerul departamentului.
6.2. Identificare
6.2.1. Fiecare manager de departament identifica si tine sub control inregistrarile,
avand ca baza paragraful 6.1.
6.2.2. Inregistrarile asociate unui produs sunt identificate prin numarul proiectului
si/sau titlul proiectului.
6.3. Depozitare
6.3.1. Managerul impreuna cu persoana responsabila din fiecare departament,
stabilesc un sistem de clasificare, indexare si indosariere a inregistrarilor.
6.3.2. Inregistrarile sunt pastrate si arhivate in amenajari care asigura un mediu
adecvat pentru prevenirea deteriorarii, distrugerii si pierderii lor, conform
procedurilor proprii de control a inregistrarilor si procedurii de arhivare.
6.4. Protejare
6.4.1. De regula inregistrarile originale,
departamentul care le-a elaborat.

sunt

pastrate

si

controlate

de

6.4.2. Cand inregistrarea originala este difuzata unui alt departament,

departamentul care primeste inregistrarea originala este responsabil cu
controlul acestei inregistrari.
6.4.3. Inregistrarile sunt protejate pentru a impiedica accesul persoanelor
neautorizate la aceste documente, conform procedurilor proprii de control a
inregistrarilor.
(1) Persoane autorizate pot sa solicite accesul la inregistrarile departamentului
emitent sau departamentului care le pastreaza; in acest caz, departamentul care
le pastreaza va accepta conform procedurii proprii.
(2) Cand clientul sau reprezentantul lui solicita accesul sau trimiterea unor
inregistrari, acestea sunt puse la dispozitie numai cu acordul managerului.

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 4 din 6

DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

6.5. Regasire
6.5.1. Procedurile proprii contin metodele de codificare a zonelor de pastrare,
codificare a bibliorafturilor si dosarelor pentru a asigura conditia de
identificare si regasire cu usurinta a inregistrarilor.
6.6. Durata de pastrare
6.6.1. Perioada de pastrare a inregistrarilor este mentionata in Lista
inregistrarilor mentinuta de fiecare departament. La stabilirea perioadei de
pastrare se tine cont de urmatoarele:

(1) Cerinte contractuale;

(2) Cerintele regulilor asociate;
(3) Stabilitatea si timpul de viata al produsului;
(4) Utilitatea si necesitatea pentru dezvoltarea tehnicii;
(5) Cerintele normelor nationale de Arhivare;
6.6.2.

Inregistrarile pe suport magnetic sunt periodic controlate prin stabilirea

unor actiuni de salvare a datelor.

6.6.3.

Daca este necesara pastrarea inregistrarilor pe o perioada mai mare,

inregistrarile respective se vor transfera la arhiva.

6.6.4.

Departamentul care transfera la arhiva inregistrarile va preda arhivarului

si lista de referinta a inregistrarilor transmise spre arhivare.

6.7. Eliminarea inregistrarilor

6.7.1. Inregistrarile care depasesc perioada de pastrare stabilita, sunt eliminate.
6.7.2. Decizia eliminarii inregistrarilor o ia managerul departamentului care
pastreaza inregistrarile.
6.7.3. Daca este necesara pastrarea unor inregistrari si dupa terminarea perioadei
de pastrare stabilita, aceasta poate fi extinsa, iar noua data este inregistrata
in lista inregistrarilor.
6.7.4. Inregistrarile care sunt eliminate sunt sterse din lista inregistrarilor.
Pe lista sunt mentionate numai inregistrarile care se pastreaza in birou.
6.7.5. Cand inregistrarile transferate la arhiva trebuie eliminate, departamentul
care controleaza inregistrarile, trimite arhivarului lista inregistrarilor care
se distrug.
6.7.6. Distrugerea inregistrarilor din arhiva se face conform procedurii de
arhivare.

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 5 din 6

DMF0003(0)

C ONTROLUL I NREGISTRARILOR
Cod: DMPS - 16

Revizia

Editia

7. DOCUMENTE, INREGISTRARI
7.1. Lista inregistrarilor elaborata de persoana responsabila din fiecare
departament, este aprobata de managerul departamentului. Este pastrata la
departamentul respectiv.

8. ANEXE
8.1. Lista inregistrarilor cod DMF0079(0).
8.2. Logigrama

DAEWOO MANGALIA HEAVY INDUSTRIES S.A.

Pagina 6 din 6