ANEXA II

MSURI DE MONITORIZARE I CONTROL

Seciunea I
Obligaii generale ale Beneficiarului privind implementarea Proiectului
(1) Beneficiarul, n concordan cu prevederile legislaiei n vigoare (OG 119/1999, Ordinul
ministrului finanelor publice nr. 946/2005, Legea nr. 672 / 2002, OUG 34 / 2006, cu completrile
i modificrile ulterioare) este responsabil ca i entitate public, s aplice un sistem propriu de
management i control, care s asigure implementarea proiectului n condiiile respectrii
principiului separrii funciilor (atribuiilor i responsabilitilor) n cadrul tuturor activitilor i
operaiunilor desfurate pe parcursul acestuia.
(2) Beneficiarul este Autoritatea Contractant creia i revine responsabilitatea de a derula
procesul de achiziie public pentru atribuirea contractelor de furnizare/servicii/lucrri din cadrul
Proiectului, cu respectarea legislaiei naionale n vigoare.
(3) Beneficiarul aprob documentaia de atribuire (DA), att din punct de vedere procedural, dar
i din punct de vedere tehnic/calitativ, anterior demarrii procedurii de atribuire, respectiv anterior
publicrii Anunului de Participare.
(4) Beneficiarul va transmite Autoritii de Management o Declaraie semnat de ctre
reprezentantul legal (aceeai persoan care a aprobat i documentaia de atribuire), prin care se
atest faptul c documentaia de atribuire:
- respect legislaia n vigoare pentru achiziiile publice;
- este n concordan cu Cererea de Finanare
- documentaia de atribuire a fost verificat i aprobat de beneficiar.
Aceast Declaraie va fi transmis AM POS Mediu i OI POS Mediu anterior demarrii
procedurii de achiziie public i va avea ataat documentul de aprobare a DA.
(5) Beneficiarul, n calitate de Autoritate Contractant, aprob Raportul de atribuire a
contractelor de achiziie public.
(6) Dup aprobarea Raportului de atribuire, Beneficiarul va transmite Autoritii de Management
o Declaraie semnat de ctre reprezentantul legal (aceeai persoan care a aprobat i Raportul de
atribuire), prin care se atest faptul c:
- procedura de atribuire s-a desfurat respectnd prevederile legale privind achiziiile
publice;
- s-a efectuat controlul UCVAP, dup caz;
- rspunsurile la clarificrile solicitate de ctre operatorii economici la DA au fost publicate
n SEAP, atunci cnd DA a fost publicat n SEAP sau au fost aduse la cunotina tuturor
operatorilor economici care au cumprat DA;
- prin rspunsurile la clarificrile asupra DA nu s-au adus modificri acesteia care s
contravin prevederilor O.U.G. nr. 34/2006, cu modificrile i completrile ulterioare;
- contractul a fost atribuit ofertei care este n deplin concordan i care respect ntocmai
prevederile DA la care se adaug i fac parte integrant, toate clarificrile solicitate n
timpul desfurrii procedurii de achiziie public;
- prin clarificrile solicitate n timpul desfurrii procedurii de atribuire nu s-au adus
mbuntiri ofertelor prezentate de operatorii economici;
- oferta desemnat ctigtoare a respectat criteriul de atribuire;
1

(7) Declaraia de la alineatul (6) va fi transmis ctre AM i OI, nsoit de copia contractului
semnat. Prevederile de la alin. (3)-(6) vor fi incluse n procedurile operaionale ale Beneficiarului.
(8) Beneficiarul se oblig s transmit la AM i la OI POS Mediu, n maxim 10 (zece) zile
lucrtoare de la semnarea fiecrui contract, o copie a acestuia (care s conin, dup caz: Acordul
Contractual, Scrisoarea de Ofert datat, Clarificri ale documentaiei pentru ntocmirea ofertei
transmise de Autoritatea Contractant pe parcursul perioadei de ntocmire a ofertei, Anexa la
Ofert, Condiii contractuale speciale suplimentare, Condiii contractuale speciale obligatorii,
Condiii contractuale generale, Garaniile oferite, Specificaiile Tehnice Particulare, Specificaiile
Tehnice Generale, orice alte documente care fac parte din contract Documentaia de Atribuire,
precum i o copie a Anunului de atribuire, nsoite de Declaraia de la alineatul (6) etc.
(9) Fiecare contract va fi nsoit de Declaraia pe proprie rspundere privind inexstena
conflictului de interese ntre conducerea Beneficiarului i cstigtorul procedurii de atribuire a
respectivului contract, astfel cum este reglementat conflictul de interese de Legea 161/2003 cu
modificrile i completrile ulterioare, de OUG 34/2006 cu modificrile i completrile
ulterioare, de OUG 66/2011.
(10) Beneficiarul va notifica AM n termen de 3 zile de la deschiderea ofertelor, n cazul n care
nu a exist controlul UCVAP.
(11) Dup semnarea contractului la a crui procedur nu a existat controlul UCVAP,
Beneficiarul va transmite la solicitarea AM, pe lnga copia contractului semnat aa cum este
menionat la alin. (8) i fia de date a achiziiei, procesul verbal de deschidere a procedurii de
achiziie, raportul de evaluare cu anexe, modul de soluionare a contestaiilor, dac este cazul,
nsoite de un opis.
(12) Beneficiarul se oblig ca n cazul n care, pe parcursul implementrii Proiectului apar situaii
care necesit modificarea contractelor ncheiate, s transmit la OI POS Mediu, n termen de 5
zile lucrtoare de la semnare, documentaia de modificare a contractului, nsoit de toate
documentele suport, n dou exemplare.
(13) Beneficiarul va implementa Proiectul ntr-un mod care s asigure att atingerea obiectivelor
la termenele stabilite, ct i respectarea bugetelor prevzute n Cererea de Finanare i n prezentul
Contract.
(14) Beneficiarul are obligaia s transmit la AM i OI anual, pn la data de 20 decembrie a
anului curent, urmtoarele documente: Planul financiar pe surse i ani pentru anul urmtor (Anexa
nr. IVa) i Planul de rambursare pe 24 de luni (Anexa nr. IVb), iar n cazul n care se nregistreaz
modificri fa de Planul Financiar i Planurile de rambursare actualizate anterior, acesta din urm
trebuie nsoit de justificri pertinente, pe baza unor documente care atest necesitatea i
oportunitatea acestor modificri.
(15) Beneficiarul va asigura pe cheltuiala proprie ndeplinirea condiiilor necesare pentru
nceperea lucrrilor, dac este cazul, precum i obinerea tuturor aprobrilor necesare, n
conformitate cu legislaia naional.
(16) n procesul de implementare a Proiectului, Beneficiarul este responsabil de urmtoarele
activiti: achiziii publice, managementul contractelor, managementul financiar i activiti asociate
implementrii proiectelor (audit intern, formare profesional, relaii publice i publicitate).
2

(17) n maximum 30 de zile calendaristice de la data semnrii Contractului de Finanare,

Beneficiarul
trebuie
s
fac
dovada
constituirii
unei
structuri
(ex.
departament/compartiment/direcie) n cadrul instituiei sale, denumit generic, n continuare,
Unitatea de Management a Proiectului (UMP) din cadrul ANAR i Unitatea de Implementare
Proiect (UIP) din cadrul.................., care vor ndeplini obligaiile n vederea implementrii
Proiectului. Managerul de Proiect va coordona activitile UMP i va aciona ca reprezentant al
Beneficiarului n scopul implementrii Proiectului, n conformitate cu Cererea de Finanare.
Aceasta va trebui transmis mpreun cu Raportul de nceput.
(18) Rspunderile Beneficiarului, inclusiv ale Managerului de Proiect, n ceea ce privete
implementarea Proiectului, vor fi clar definite de ctre Beneficiar n Procedura de organizare
i funcionare a UMP (de la nivelul ANAR) i UIP (de la nivelul.................), care va avea n
vedere separarea atribuiilor i responsabilitilor, reducnd astfel riscul de eroare, fraud,
nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme;
- Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nici o persoan sau compartiment s nu
poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni sau ale unui eveniment. Astfel,
elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de persoane independente
una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare trebuie s fie separate.
- Legitimitatea aplicrii riguroase a acestui principiu decurge din cerina elementar ca nici o
persoan sau verig organizatoric din entitatea public s nu dein controlul exclusiv asupra
tuturor etapelor importante ale unei tranzacii, activiti sau operaiuni.
Totodat, aceast procedur definete modul n care UMP i UIP relaioneaz cu celelalte
departamente din cadrul instituiei Beneficiarului, pe diverse tipuri de activiti/sarcini.
Procedura de organizare i funcionare a UIP reprezint o sintez a tuturor procedurilor
operaionale interne care detaliaz modul de ndeplinire a atribuiilor pe care Beneficiarul trebuie s
le ndeplineasc pentru implementarea acestui Proiect.
(19) n cel mult 6 (ase) luni de la semnarea Contractului de finanare, AM/OI vor efectua o
verificare a capacitii instituionale a Beneficiarului. De asemenea, se va verifica i structura
organizatoric a UMP i UIP, documentele aferente desfurrii activitii (organigram, fie de
post, procedura) i relaionarea acesteia cu celelalte compartimente ale Beneficiarului.
(20) Beneficiarul poart ntreaga responsabilitate pentru stabilirea i meninerea unui sistem propriu
de eviden, ndosariere i arhivare care s permit controlul/auditul Proiectului pe durata de
implementare a acestuia i nc 5 ani de la data nchiderii oficiale a POS Mediu 2007-2013.
(21) n maximum 3 luni de la semnarea Contractului de finanare, Beneficiarul se va asigura c,
dup aprobarea de ctre conductorul instituiei, Procedura de organizare i funcionare a UMP i
UIP este nsuit i implementat de ctre personalul vizat, cu respectarea recomandrilor
anterioare, primite din partea AM.
(22) n vederea ncadrrii n termenele stabilite pentru implementarea Proiectului, Beneficiarul
se va asigura c aceste termene sunt respectate, astfel nct Proiectul s poat fi finalizat
la termen.
(23) Beneficiarul va informa imediat, n scris, OI i AM cu privire la orice dificultate care va
surveni pe perioada implementrii Proiectului i care ar putea afecta n orice fel Proiectul, n
conformitate cu prezentul Contract.
3

(24) UMP i UIP va fi verificat/auditat de ctre OI i AM ct i de orice alte organisme de

control/audit naionale sau comunitare.
(25) Documentele menionate la alin.(4)-(9) care sunt prevzute a fi transmise n copie vor fi
inscripionate "conform cu originalul" i semnate de Beneficiar pe fiecare pagin, iar paginile vor
fi numerotate. Fiecare dosar trebuie nsoit de un opis al tuturor documentelor coninute.
Seciunea II
Obligaiile specifice ale Beneficiarului privind stadiul implementrii Proiectului
(1)
Beneficiarul Proiectului va verifica i raporta, utiliznd modelele ataate (Anexe IIa IId), n mod continuu i sistematic, progresul Proiectului, pe fiecare component a acestuia,
utiliznd n acest sens indicatorii fizici i financiari stabilii n Cererea de Finanare.
Instrumente de monitorizare:
(a) verificarea ndeplinirii obiectivelor cheie ale Proiectului;
(b) ntlniri periodice de monitorizare;
(c) rapoarte;
(d) rapoarte de progres lunar;
(e) urmrirea permanent a stadiului implementrii contractelor;
(f) Sistemul Unic de Management al Informaiei (SMIS).
(a) verificarea ndeplinirii obiectivelor cheie ale Proiectului:
(2) Beneficiarul este obligat s includ n DA a contractelor de achiziie din cadrul Proiectului
toate cerinele necesare atingerii obiectivelor Proiectului, n termenul i n condiiile prevzute n
Cererea de Finanare.
(3) Beneficiarul va verifica permanent stadiul ndeplinirii obiectivelor cheie ale Proiectului,
conform graficului de lucru aprobat i prevederilor contractelor ncheiate de ctre acesta cu
contractorii.
(b) ntlnirile periodice de monitorizare:
(4) Beneficiarul va coordona toate ntlnirile de progres n cadrul Proiectului, cu obligaia de a
invita un reprezentant al OI/ AM la aceste ntlniri.
(c) rapoarte:
(5) Beneficiarul are obligaia de a transmite la OI rapoartele specifice ca i orice alte rapoarte
necesare pentru monitorizarea implementrii Proiectului, n baza prezentului Contract:
Raportul de nceput - ntocmit conform modelului din Anexa IIa, nu mai trziu de 30 de zile
calendaristice de la data semnrii Contractului de Finanare; acesta va demonstra capacitatea
beneficiarului de a atinge obiectivele Proiectului n termenul i condiiile stipulate n Cererea de
Finanare;
Raportul final va fi ntocmit conform Anexei IIb, la finalizarea proiectului i trebuie s
demonstreze implementarea proiectului cu atingerea integral a obiectivelor n condiiile
asumate prin Cererea de Finanare;
Alte Rapoarte: rapoarte ad-hoc, rapoarte de implementare, audit intern, etc;
4

(6) Beneficiarul va asigura fluxul informaional pentru toate

implementarea Proiectului.

tipurile

de rapoarte privind

(d)Raportul de progres lunar (Anexa IIc):

(7) Din prima lun dup nceperea primului contract, Beneficiarul va completa i va transmite la
OI, pn pe data de 15 a lunii urmtoare, Raportul de progres lunar al Proiectului, aferent lunii
anterioare. Raportul de progres lunar va fi elaborat n formatul standard anexat i va fi nsoit de
Graficul de achiziii actualizat, atunci cnd este cazul.
(8) Beneficiarul va rspunde n termen de 2 zile de la data solicitrii OI referitor la orice
clarificri necesare privind datele i informaiile privind monitorizarea.
(9) Beneficiarul va ndeplini toate msurile de mediu prevzute n legislaia naional i n actele
de reglementare emise de ctre instituiile/autoritile publice competente, iar msurile
relevante pentru implementarea proiectului vor fi incluse n Raportul de progres lunar i se va
raporta stadiul implementrii acestora.
(10) Beneficiarul va ntocmi, conform prevederilor Anexei III Msuri de informare i
publicitate la Contractul de finanare, Planul anual privind msurile de informare i publicitate.
Beneficiarul are responsabilitatea aprobrii documentelor i implementrii aciunilor prevzute
n planul de aciuni. Aceste documente vor fi transmise pentru informare la OI/AM. n cazul n
care OI/AM constat c sunt necesare modificri, informeaz Beneficiarul n vederea revizuirii
documentelor.
Beneficiarul va raporta stadiul implementrii planului, de dou ori pe an, n lunile iunie i
decembrie, ca anex la Raportul de progres lunar.
(11) Beneficiarul va prezenta AM/OI raportul instituiei care a efectuat misiunea de audit/control,
n termen de maxim 10 zile de la primirea acestuia. Beneficiarul are responsabilitatea ntocmirii
planului de aciuni privind implementarea recomandrilor cuprinse n raport. n cazul n care sau efectuat cel puin dou misiuni de verificare/audit/control la nivelul Beneficiarului, acesta va
elabora un Plan de Aciuni Integrat care va cuprinde centralizarea tuturor recomandrilor
misiunilor de audit/evaluare anterioare. Beneficiarul va raporta stadiul implementrii Planului de
Aciuni Integrat trimestrial, n prima lun a fiecrui trimestru, ca anex la Raportul de progres
lunar.
(12) Beneficiarul va ntocmi planuri de aciuni care s stabileasc aciuni clare, termene viabile i
responsabilii pentru implementarea acestora, n urma misiunilor de verificare ntreprinse de
OI/AM i/sau alte instituii abilitate, n vederea soluionrii recomandrilor rezultate n urma
acestora.
(13) Pentru aprobarea plii finale de ctre AM, Beneficiarul este obligat s prezinte Raportul
final aprobat.
(e) urmrirea permanent a stadiului implementrii contractelor:
(14) Beneficiarul va realiza, la faa locului, prin personalul propriu de specialitate, monitorizarea
permanent a contractelor din cadrul Proiectului n scopul verificrii realitii i conformitii
serviciilor executate, n vederea aprobrii la plat a facturilor i efectuarea plilor, n
conformitate cu mecanismele interne, aa cum sunt ele descrise n Procedura de organizare i
funcionare a UIP.

(15) Beneficiarul va lua toate msurile necesare pentru a permite desfurarea n condiii
corespunztoare a misiunilor de verificare, monitorizare, investigare i control la faa locului ale
OI/AM i ale organismelor cu atribuii de audit i control naionale i comunitare;
(16) Dup primirea prin fax a unei notificri privind intenia AM/OI de a efectua o misiune de
verificare, anunat de regul, cu cel puin 5 zile lucrtoare nainte de data la care aceasta va avea
loc, Beneficiarul trebuie s confirme n termen de cel mult 1 (una) zi lucrtoare posibilitatea
efecturii misiunii.
(17) Dac din motive bine justificate Beneficiarul nu este disponibil verificrii, acesta poate
propune amnarea datei de verificare, dar nu mai mult de trei zile calendaristice de la data
comunicat iniial prin notificare.
(18) Beneficiarul se va asigura c toate prile implicate n implementarea proiectului (UMP
UIP, contractori etc.) vor pune la dispoziia AM/OI toate documentele care au legtur cu
Proiectul.
(f) Sistemul Unic de Management al Informaiei (SMIS):
(19) Beneficiarul are obligaia, prin persoanele special desemnate de ctre acesta n baza
Manualului de Operare SMIS elaborat de Ministerul Finanelor Publice, s introduc periodic
date n SMIS cu privire la progresul Proiectului.
(20) Beneficiarul va transmite ctre OI POS Mediu toate documentaiile necesare att prin pota
electronic (e-mail), ct i prin cea clasic, pe suport electronic (CD) sau prin orice alte mijloace
care fac posibil dovedirea primirii de ctre destinatar, n cazul nefuncionrii temporare a
sistemului informatic SMIS, pn la operaionalizarea acestuia.
(21) Pn la data la care reeaua SMIS va fi extins la nivelul Beneficiarului, acesta va introduce
datele, sub supravegherea administratorilor de proiect OI, utiliznd terminalele de la sediul OI
(informaiile cuprinse n Dosarul cererii de rambursare vor fi introduse n SMIS).