Baze de date

Domenii n care se utilizeaz baze de date: rezervri bilete avion, sistemul administrativ,
nregistrarea conturilor bancare, nregistrarea pacienilor n spital etc.
Noiuni introductive
Un sistem de gestionare al bazelor de date, numit pe scurt SGBD, este un software
specializat n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date.
Termenul de baz de date se refer la modul de organizare al informaiei, iar termenul
de gestiune se refer la modalitile de culegere, prelucrare, vizualizare i interpretare a
informaiei.
Un fiier baze de date este o colecie de obiecte specifice folosite pentru organizarea,
stocarea i gestionarea datelor referitoare la rezolvarea unei probleme.
Principalele funcii ale unui SGBD sunt:
Definirea (descrierea) datelor
Proiectarea interfeei pentru culegerea datelor
Stocarea datelor pe un suport de memorie nevolatil
Actualizarea informaiei (modificare, adugare, inserare, tergere)
Efectuarea unei operaii de ordonare i cutare a datelor
Crearea i actualizarea sistemului de relaii ntre date
Interogarea bazelor de date (afiare, raportare, tiprire etc.)
Administrarea datelor (stabilirea drepturilor de acces, protecia datelor i a
programelor etc.)
Cele mai cunoscute SGBD-uri sau produse soft cu faciliti de SGBD, sunt: dBase,
Paradox, Clipper, FoxPro, Lotus, QuattroPro, Excel, Access,Oracle, etc.
Programul Access este parte integrant a celei mai noi versiuni a pachetului de aplicaii
Microsoft Office.
Microsoft Access este un sistem profesional de gestiune i programare pentru baze de
date, este unul dintre cele mai utilizate SGBD-uri care lucreaz sub Windows.
Tabele
Tabelele sunt obiecte Access care ndeplinesc rolul de organizare i stocare a
datelor.Tabelul este o colecie organizat de componente de acelai tip. Componentele se
numesc nregistrri (Records) sau articole. Structura tabelului, deci i structura fiecrui articol
n parte, se compune din cmpuri.
Tabelele se creeaz de obicei n modul Design i poart denumiri dup ablonul
tbl_numetabel. n modul DatasheetView, selectarea, tergerea i dimensionarea liniilor i
coloanelor se face asemntor cu operaiile similare efectuate n mediul MS-Excel.
Crearea unui tabel nseamn precizarea structurii de cmpuri, a tipului de date care se
va stoca n aceastea i a proprietiilor lor. Descrierea cmpului este facultativ i are rol de
comentariu.
Coninutul zonei FieldProperties se modific n funcie de tipul cmpului, oferind
stabilirea proprietiilor specifce tipului respectiv de date. Proprietiile de formatare i validare a
datelor sunt grupate n tab-ul General iar cele referitoare la cutarea datelor sunt grupate n tabul LookUp.
Tipuri de date
Datele cu care operez mediul Access se deosebesc dup tipul informaiei pe care o
conin. Tipurile de cmpuri admise de Access sunt:
-tipul text (Text)
-tipul memo (Memo)
-tipul numeric (number)
1

-tipul dat calendaristic (Date/Time)

-tipul simbol monetar (Currency)
-tipul numerotare automat (AutoNumber)
-tipul logic (Yes/No)
-tipul OleObject (OLE Object)
-tipul HyperLynk
-LookUp Wizard...
Cmpul de tip Text are o lungime de maxim 255 caractere i poate s conin litere mici
i majuscule, cifre i semne speciale cuprinse n tabela ASCII. Cmpurile de tip text se alineaz
automat la stnga, iar informaia coninut n acestea se memoreaz exact aa cum a fost
introdus.
Principalele proprieti ale unui cmp de tip text sunt: FieldSize, Format, Caption,
DefaultValue, ValiditationRule, Required, Indexed.
Proprietate FielSize permite stabilirea lungimii maxime a datelor, contribuind la
dimensionarea corect a fiierului i utilizarea eficient a memoriei.
Proprietatea Format permite stabilirea unui ablon pentru datele din cmp. Mediul
Access include un numr de abloane prestabilite, dar utilizatorul i poate defini propriile
abloane.
Proprietatea Caption permite afiarea n capul de tabel un text diferit de numele
cmpului.
Proprietatea DefaultValue stabilete o valoare implicit pentru cmpul respectiv, valoare
care se introduce automat n cazul n care utilizatorul nu efectueaz modificri asupra ei.
Proprietatea ValidationRule permite validarea datelor la introducere, adic stabilirea
unor condiii pe care datele trebuie s le ndeplineasc pentru a fi acceptate. Se elimin o mare
parte a greeliilor de operare la culegerea datelor.
Proprietatea Required poate avea valoarea Yes sau No, i stabilete dac valoarea
cmpului poate rmne necompletat. Astfel se poate evidenia setul minimal de date necesar
de cunoscut la introducerea unui articol.
Cmpul de tip Memo se utilizeaz pentru introducerea unor comentarii la fiecare articol.
Valoarea unui astfel de cmp nu poate fi folosit pentru calcule, sortare sau indexare
Cmpul de tip Number conine valori numerice formate din cifre, punctul zecimal i
semn. El prezint o mare varietate de subtipuri, n funcie de destinaia datelor. Principalele
proprieti ale unui cmp de tip Number sunt: FieldSize, Format, DecimalPlaces, Caption,
DefaultValue, Required, Indexed.
Cmpul de tip Date/Time conine o valoare care reprezint data i/sau ora. Validarea
datelor se face la introducere, astfel nct s fie reale din punct de vedere calendaristic i
conforme cu formatul activ.
Principalele proprieti ale unui cmp de tip Date/Time sunt : Format, Caption,
DefaultValue, ValidationRule, Required, Indexed.
Proprietatea Format determin modul de introducere / afiare a datei i orei. abloanele
aflate la dispoziia utilizatorului sunt similare celor folosite de mediul Excel.
Cmpul de tip Currency permite afiarea automat a simbolului monetar activ. Simbolul
monetar activ este cel preluat din setrile sistemului de operare.
Principalele proprieti ale unui cmp de tip Currency sunt : Format, DecimalPlaces,
Caption, DefaultValue, ValidationRule, Required, Indexed.
Combinarea valorilor pentru proprietiile Format i DecimalPlaces determin modul de
afiare a valorilor monetare.
Operaiile ulterioare cu valoriile unui cmp de tip Currency pstreaz automat afiarea
simbolului monetar.
Cmpul de tip AutoNumber
2

Valorile unui cmp AutoNumber sunt atribuite automat la introducerea unui nou articol.
Principalele proproietii ale unui cmp de tip AutoNumber sunt : FieldSize, NewValues,
Format, Caption, Indexed.
Cmpul de tip Yes/No poate conine numai valorile Yes, True sau On pentru valoarea
logic adevrat i respectiv No, False sau Off pentru valoarea logic fals. La introducerea
datelor, cmpul de tip logic, independent de formatul ales, este reprezentat printr-un control de
tip CheckBox.
Principalele proprieti ale unui cmp de tip Yes/No sunt : Format, DefaultValue,
Caption, Required, Indexed.
Campul de tip Ole Object conine un obiect legat sau ncapsulat, dup regulile de
legare i ncapsulare ale standardului OLE (Object Linking and Embeding ).
Valorile unui astfel de cmp sunt, de obicei, obiecte grafice care pot fi inserate n
urmtoarele moduri:
-crearea unui obiect grafic nou, cu ajutorul unei aplicaii externe accesate prin opiunea
Insert/Object/CreateNew ;
-inserarea
unui
fiier
grafic
creat
i
salvat
anterior,
prin
opiunea
Insert/Object/CreateFromFile;
-lipirea direct n cmp (Ctrl + V) a coninutului Clipboard-ului.
La utilizarea tabelelor, vizualizarea obiectelor coninute ntr-un cmp de tip OleObject se
realizeaz cu ajutorul aplicaiei surs n care a fost creat obiectul. Aceasta se lanseaz automat
la executarea unui double-click pe cmpul respectiv. La utilizarea formulelor se poate opta
pentru vizualizarea imediat a coninutului tuturor cmpurilor.
Datorit tipului de date stocate, un cmp de tip OleObject nu poate fi folosit pentru
sortare, indexare, efectuarea de calcule, etc.
De exemplu, fotografia candiadiilor poate fi scanat i introdus direct ntr-un
cmp Poza, de tip OleObject.
Fie o baz de date care ine evidena cldirilor pentru un serviciu de cadastru,
iar planurile cldirilor au fost desenate anterior cu mediul AutoCad i sunt salvate pe hard-disc.
Mediul Access poate pune la dispoziia utilizatorului aceste planuri prin legarea lor ntr-un cmp
Schia, de tip OleObject.
Cmpul de tip HyperLink poate conine o combinaie de litere, cifre i caractere
specifice, cu lungimea maxim de 3 x 2048 caractere, care reprezint o adres de web. Cel mai
simplu mod de introducere a datelor n cmp este utilizarea meniului Insert/Hyperlink
LookUp Wizard este un utilitar care servete pentru introducerea conversaional a
datelor memorate n prealabil n alte tabele, interogri sau liste. Astfel se pot introduce date de
diverse tipuri. Totodat, cu ajutorul utilitarului LookUp Wizard se pot crea relaii ntre tabele
definindu-se cheile strine.
Dup sursa datelor, LookUp Wizard poate fi :
-cu cutare ntr-o list explicit
-cu cutare ntr-un tabel i stabilirea de relaii
Cheia primar.Utilitarul LookUp Wizard
Puterea SGBD-urilor relaionale const n tratarea simultan a datelor provenite din mai
multe tabele distincte, prin intermediul obiectelor care exploateaz relaiile logice dintre acestea.
Cheia primar i relaiile construite pe baza ei reprezint instrumente prin care se
realizeaz cutarea i prelucrarea informaiei n mod specific bazelor de date relaionale.
Noiunea de cheie primar
Cheia primar sau principal este un cmp prin a crui valoare se pot identifica univoc
articolele din tabel. Dup ce utilizatorul desemneaz cheia primar a tabelului, mediul Access
va supraveghea permanent datele care se introduc n cmpul respectiv. La ncercarea
3

utilizatorului de a introduce o valoare care a fost deja atribuit, programul Access sesizeaz
aceast greeal i solicit corectarea ei.
Cel mai des utilizate sunt utilizate cheile primare de tip AutoNumber, deoarece ele
identific univoc articolele prin nsi natura datelor permise pentru acest tip.
Dac proiectarea tabelului nu permite includerea unui cmp cu valori unice, se poate
realiza o cheie primar prin combinarea a dou sau mai multe cmpuri.
De exemplu, cheia primar poate fi :
-n tabelul tbl_Candidai : numrul legitimaiei de concurs ;
-n tabelul tbl_SocietiComerciale : codul fiscal al societii.
Pentru stabilise cmpului cheie primar, utilizatorul are la dispozilie urmtoarele
modaliti :
-Explicit, prin utilizarea butonului PrimaryKey, n form de chei galben, de pe bara de
instrumente
-La prima salvare a tabelului, n caz c utilizatorul nu a folosit metoda explicit, mediul
Access afieaz un mesaj de avertizare. Utilizatorul poate reveni la metoda explicit, sau poate
lsa la latitudinea mediului Access s stabileasc cmpul cheie primar. Astfel :
-Dac n tabel exist un cmp de tip AutoNumber, programul Access l va
alege drept cheie primar.
-Dac tabelul nu conine nici un cmp de tip AutoNumber, mediul Access va
crea automat un nou cmp, de tip AutoNumber, pe care l va insera la prima poziie a structurii
tabelului.
-Dac utilizatorul opteaz pentru un tabel fr cheie primar, (nerecomandat),
el poate atribui ulterior oricrui cmp atributul de cheie primar. Operaia este posibil dac
valorile deja introduse n cmpul respectiv sunt unice.
Interogri
Interogrile sunt obiecte Access folosite pentru combinarea datelor din mai multe tabele
sau alte interogri, ordonarea, sortarea, filtrarea i totalizarea listelor, efectuarea de calcule,
actualizarea i tergerea articolelor din tabele, precum i pentru crearea de noi tabele pe baza
unui model.
Spre deosebire de celelalte obiecte, pentru interogri exist trei moduri de vizualizare :
-DesignView- afieaz fereastra de proiectare a interogrii, numit i QBE
(QueryByExample) ;
-DatasheetView- afieaz rezultatul interogrii, similar unui tabel ;
-SQL View- afieaz secvena SQL corespunztoare interogrii (Structured Query
Language).
Interogrile se creeaz, de obicei, cu ajutorul utilitarului Query Wizard i se ajusteaz n
modul Design.
n fereastra Design a interogrii se deosebesc dou zone :
-sursa datelor trebuie precizat n partea superioar a ferestrei. Astfel, trebuie s fie
vizualizate toate tabelele care furnizeaz date pentru interogare. Includerea unui tabel
se poate face automat ( cu ajutorul utilitarului Query Wizard ), sau manual, prin
acionarea butonului Show Table de pe bara de instrumente;
-grila de proiectare conine cmpurile incluse n interogare i un set de proprieti care
se aplic n interogare. Liniile din grila de proiectare difer n funcie de tipul interogrii.
Pentru manipularea cmpurilor din grila de proiectare (selectare, mutare, tergere,
editare, etc.) se aplic modalitiile folosite ntr-o foaie de calcul Excel. Comanda Edit / Undo
permite anularea operaiilor de proiectare anterioare.
n modul Design se pot utiliza meniurile i bara cu butoane specifice; totodat,
majoritatea opiunilor din meniuri sau de pe bara cu butoane por fi accesate i cu ajutorul
meniului suplimentar care se deschide prin click pe butonul drept al mouse-ului.
Pentru a executa interogarea se utilizeaz butonul Run de pe bara cu instrumente.
4

Formulare
-utilizate pentru a crea o interfa cu utilizatorul;
O unealt eficient pentru afiarea, introducerea i cutarea datelor;
Permit utilizatoilor s introduc date n BD folosind un formular proiectat, n loc de a introduce
direct date ntr-un tabel (ex.punerea unei poze pe formular).
Rapoarte
-ne permit s prezentm datele n foarte multe moduri;
-reprezint documentele i situaiile de ieire ale unei aplicaii;
-se tipresc la imprimant.
Utilizarea aplicaiei

Crearea unei baze de date noi si salvarea ei ntr-o locaie de pe disc

Tabele
Crearea unei tabele

Schimbarea modului de vizualizare a tabelelor

Alegerea tipului de date

Sortarea datelor, ntr-o tabel, formular, interogare, in ordine cresctoare, descresctore, n

ordine alfabetic, alfabetic invers
Adugarea, stergerea nregistrrilor unei tabele
Adugarea, stergerea datelor ntr-o nregistrare.
Stabilirea proprietilor cmpurilor: dimensiune, format, valoare implicit

Crearea unei reguli simple de validare pentru numere, text, data/ora, simbol valutar

Stabilirea unui cmp ca si cheie primar.

Indexarea uni cmp (cu sau fr duplicate).

Adugarea unui cmp ntr-o tabel existent
Modificarea limii coloanelor unei tabele.
Utilizarea funciei de cutare pentru a gsi un cuvnt specific

Aplicarea unui cmp ntr-un tabel, formular

Stergerea unui filtru aplicat asupra unei tabele, asupra uni formular
Sortare

Relaii ntre tabele

I
nterogri
Crearea unei interogri asupra unei tabele, utiliznd criterii specifice

Adugarea diferitelor criterii unei interogri utiliznd operatorii mai mic strict (<), mai mic sau
egal (<=), mai mare strict (>), mai mare sau egal (>=), egal (=), diferit de (<>)
Adugarea diferitelor criterii unei interogri utiliznd operatorii: SI (AND), SAU (OR), NON
(NOT)
Editarea unei interogri prin adugarea, modificarea sau stergerea criteriilor
10

Editarea unei interogri: adugarea, stergerea, mutarea, ascunderea, vizualizarea diferitelor

cmpuri
Rularea unei interogri

Formulare
Crearea si salvarea unui formular

11

Utilizarea unui formular pentru a introduce noi nregistrri ntr-o tabel

Adugarea, modificarea textului n antetul sau subsolul unui formular
Rapoarte
Raport Wizard
Raport Design

12

Schimbarea poziiei cmpurilor ntr-un raport

Afisarea diferitelor cmpuri ntr-un raport, grupate dup sum, minim, maxim, medie,
numrtoare.
Adugarea, modificarea textului n antetul, subsolul unui raport
Exportarea unui tabel, interogare ntr-un registru de calcul, un fisier text (.txt, .csv), un fisier xml
ntr-o locaie pe hard disk
Realizarea rapoartelor ;
- Pe baza unei aplicatii se vor urmari urmatorii pasi(Se va realiza o baza de date care va
contine un tabel Angajat cu urmatoarele campuri : CNP(T,13), Nume(T, 15) ;
Prenume(T,25), Data nasterii(Data, scurta), Clasa) :
1. Crearea i salvarea unui raport
Pentru a crea un raport nou, va trebui s apsai butonul Rapoarte (Reports) existent n
partea stng a ferestrei baza de date i apoi s alegei opiunea Creare raport utiliznd
Expertul (Create report by using wizard), dup care va trebui s parcurgei paii necesari
pentru a crea raportul dorit.

Pas 1 - alegei tabela sau interogarea creia dorii sa i creai raportul i atributele pe care
dorii s Ie conin raportul.
13

Din meniul
derulant
Tabele /
Interogri
alegei tabela
dorit

Pentru a
introduce
toate
cmpurile
apsai
butonul

In acest cmp putei s v alegei cmpurile

pe care s le introducei n form

Pentru a trece la urmtoarea

etap apsai butonul Next

Pas 2 - la aceasta etapa, v alegei cum dorii s fie structural raportul. V putei grupa
datele din tabel sau din interogare dup cum dorii.

Selectai
atributul
dup care
dorii s
grupai datele
i apoi
apsai
butonul

Pentru a trece
la urmtoarea
etap apsai
butonul Next

Pas 3 n aceast etap stabilii dac dorii s sortai datele din raport i v putei alege
modul n care sortate datele (cresctor sau descresctor).

Selectai din
cmpul
derulant
atributul
dup care
dorii s
sortai datele

Pentru a trece la urmtoarea

etap apsai butonul Next
Pas 4 n aceast etap v putei alege modul cum vor fi reprezentate datele n raport i
putei alege i orientarea paginii raportului (Portrait sau Landscape).
14

Pas 5 acum v putei alege din stilurile predefinite stilul pe care dorii s l conin
raportul.

Pentru a trece la urmtoarea

etap apsai butonul Next
Pas 6 - aceasta este etapa final n care v alegei numele dorit pentru raport.

Pe ecran va aprea fereastra raportului, n care putei vizualiza, datele corespunztoare

raportului creat.

15

2. Adugarea, modificarea antetului i subsolului unui raport

Pentru a aduga text sau imagine n antetul sau subsolul unui raport, este necesar s
deschidei raportul prin apsarea butonului Proiect.
Pe ecran va aprea constructorul de rapoarte n care putei s modificai ceea ce dorii.

Pe ecran va aprea i o bar de instrumente corespunztoare constructorului de rapoarte,

prin intermediul creia putei realiza diferite modificri n raport. Pentru a introduce un text n
antet sau n subsol, va trebuii cu ajutorul mouse-ului s tragei de antet sau de subsol i apoi n
spaiul creat introducei textul dorit. Pentru a putea introduce un text n antet sau subsol va
trebui s apsai butonul
de pe bara de instrumente. Dup apsarea acestui buton,
selectai n antet locul unde dorii s fie poziionat textul i apoi introducei textul dorit.

16

Dup introducerea textului salvai raportul i pentru a vedea modificrile fcute deschidei
raportul.

Asemntor putei modifica i subsolul raportului, sau putei introduce diferite imagini n
antet sau subsol cu ajutorul comenzii Insert-Picture.
3. Salvarea, tergerea i nchiderea unui raport.
Microsoft Access v salveaz automat ceea ce ai modificat. Pentru o mai mare siguran
putei apsa butonul Save existent pe bara de instrumente a aplicaiei, sau putei apela funcia
Save existent n meniul File.
Putei terge un raport prin apsarea butonului
existent n partea de sus a ferestrei
bazei de date dup ce ai selectat raportul dorit sau prin alegerea opiunii Delete din meniul
aprut dup ce ai dat clic dreapta pe raportul pe care dorii s-l tergei.
Selectai raportul pe care dorii s l tergei i apoi apsai butonul Delete existent pe
tastatur.
Pe ecran va aprea o caset de dialog n care vi se cere confirmarea tergerii raportului.
Pentru a terge raportul definitiv apsai butonul Yes, pentru a renuna la tergere apsai
butonul No.
nchiderea unui raport se realizeaz prin apsarea butonului din partea dreapta a
raportului sau prin alegerea din meniul File a opiunii Close.

4. Pregtirea rezultatelor
Pregtirea pentru imprimare
Vizualizarea nainte de imprimare a unui raport, formular, tabel
Un lucru important, naintea imprimrii, l reprezint vizualizarea datelor ce vor fi
imprimate. Vizualizarea, naintea imprimrii, se realizeaz cu ajutorul comenzii Print Preview
din meniul File sau prin apsarea butonului , existent pe bara de instrumente a aplicaiei.
Cu aceast comand putei vizualiza datele din tabele, formulare, rapoarte.
Modificarea orientrii i a dimensiunii paginii unui raport
Dup prelucrarea datelor dac dorii imprimarea acestora, avei foarte multe opiuni
referitoare la setarea paginii. Aceste opiuni le putei alege sau modifica, din meniul File prin
apelarea funciei Page Setup. n fereastra Page Setup ce se deschide, v putei alege
orientarea scrisului n pagin (pe lung- Portrait sau pe lat - Landscape) ct i dimensiunea
paginii (A4, letter, legal, executive i altele).

17

Din meniul
Orientation v
alegei
orientarea
paginii

Din meniul
derulant Paper
Size
alegei
dimensiunea
paginii

Iniial, exist o setare implicit a paginii, dar atunci cnd dorii s modificai marginile paginii, va
trebui s lucrai cu meniul Margins existent n fereastra Page Setup.

Pentru a imprima
numai datele
selectai opiunea
Print Data Only

Opiuni pentru Imprimare

Imprimarea unei pagini, a nregistrrilor selectate sau a ntregii tabele
Pentru a imprima coninutul unei tabele, sau doar anumite nregistrri din aceasta,
deschidei tabela, selectai nregistrrile dorite (n cazul n care dorii imprimarea anumitor
nregistrri) i apoi alegei din meniul File opiunea Print.

18

Putei alege ceea

ce dorii s
imprimai (toate
nregistrrile, doar
anumite pagini)
sau doar
nregistrrile
selectate

Pentru a imprima n
fiier selectai opiunea
Print to file

Acelai rezultat l putei obine i dac alegei s imprimai datele corespunztoare tabelei
cu ajutorul formei create pentru a introduce date n tabela.
Cu ajutorul comenzii Print din meniul File, putei alege imprimarea datelor din diferite
interogri sau rapoarte. Putei imprima doar anumite nregistrri prin selectarea acestora i
alegerea opiunii Selected Record(s) din fereastra Print.

19