ORDIN nr. 1.

918 din 25 iulie 2011

pentru aprobarea procedurii i actelor pe care angajatorii sunt obligai s
le prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei,
precum i a procedurii privind transmiterea registrului general de eviden
a salariailor n format electronic
EMITENT:
MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I PROTECIEI SOCIALE
PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 587 din 19 august 2011
Data intrarii in vigoare : 19 august 2011
Forma actualizata valabila la data de : 22 decembrie 2011
Prezenta forma actualizata este valabila de la 19 august 2011 pana la 22
decembrie 2011
Avnd n vedere prevederile art. 2 alin. (11) i art. 5 alin. (3) din
Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de eviden a
salariailor,
n baza art. 12 din Hotrrea Guvernului nr. 11/2009 privind
organizarea i funcionarea Ministerului Muncii, Familiei i Proteciei
Sociale, cu modificrile i completrile ulterioare,
ministrul muncii, familiei i proteciei sociale emite urmtorul ordin:
ART. 1
Se aprob procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le
prezinte la inspectoratul teritorial de munc pentru obinerea parolei,
precum i procedura privind transmiterea registrului general de eviden a
salariailor n format electronic, prevzute n anexa care face parte
integrant din prezentul ordin.
ART. 2
Inspecia Muncii i inspectoratele teritoriale de munc vor duce la
ndeplinire prevederile prezentului ordin.
ART. 3
(1) Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea
I.
(2) La data intrrii n vigoare a prezentului ordin, Ordinul
ministrului muncii, solidaritii sociale i familiei nr. 20/2007 privind
aprobarea Procedurii de transmitere a registrului general de eviden a
salariailor n format electronic, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 59 din 25 ianuarie 2007, se abrog.
Ministrul muncii, familiei
i proteciei sociale,
Laureniu Sebastian Lzroiu
Bucureti, 25 iulie 2011.
Nr. 1.918.

ANEX
Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai
s le prezinte la inspectoratul teritorial de munc
pentru obinerea parolei, precum i procedura privind
transmiterea registrului general de eviden
a salariailor n format electronic
CAP. I
Dispoziii generale
1. Au obligaia de a nfiina, completa i transmite registrul general
de eviden a salariailor n format electronic angajatorii, persoane
fizice sau juridice, astfel cum sunt definii la art. 14 alin. (1) din
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, precum i misiunile
diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv,
dup caz, institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice
ale altor state n Romnia, pentru personalul angajat local care are
cetenia romn sau reedina permanent n Romnia, potrivit art. 2 alin.
(4) din Hotrrea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de
eviden a salariailor, denumit n continuare hotrre.
CAP. II
Meniuni cu privire la nfiinarea registrului general de eviden a
salariailor
2. Unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor - sucursale,
agenii, reprezentane, puncte de lucru sau alte asemenea uniti fr
personalitate juridic, precum i misiunile diplomatice i oficiile
consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz, institutele
culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n
Romnia - au obligaia de a nfiina, completa i transmite registrul
general de eviden a salariailor, dac sunt ndeplinite cumulativ
urmtoarele condiii:
a) au primit delegare de competen pentru ncadrarea personalului prin
ncheierea de contracte individuale de munc;
b) au primit delegare de competen pentru nfiinarea i completarea
registrului general de eviden a salariailor.
3. Unitile fr personalitate juridic care ndeplinesc condiiile
menionate la pct. 2 pot ncheia contracte de prestri de servicii n
vederea completrii i transmiterii registrului, dac au primit delegare n
acest sens.
CAP. III
Meniuni cu privire la completarea registrului general de eviden a
salariailor
4. Registrul general de eviden a salariailor cuprinde contractele
individuale de munc n desfurare la data intrrii n vigoare a
prevederilor hotrrii, indiferent dac acestea sunt suspendate la data de
1 august 2011.

5. Registrul general de eviden a salariailor se completeaz n

ordinea ncheierii, modificrii, suspendrii sau ncetrii contractelor
individuale de munc.
6. Completarea elementului referitor la salariu se realizeaz i pentru
contractele deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la data intrrii
n vigoare a hotrrii.
7. Registrul general de eviden a salariailor se completeaz de ctre
angajatori cu ajutorul aplicaiei informatice distribuite gratuit de
Inspecia Muncii sau cu ajutorul aplicaiilor informatice proprii ale
angajatorilor.
8. Completarea registrului se face de ctre una sau mai multe persoane
nominalizate prin decizie scris de ctre angajator.
9. Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a
registrului prin ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5)
din Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la
prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor
date, cu modificrile i completrile ulterioare, de contracte de prestri
de servicii cu prestatori nregistrai la inspectoratele teritoriale de
munc, care i desfoar activitatea n condiiile prevederilor legale n
vigoare.
10. n vederea nregistrrii prestatorilor de servicii la
inspectoratele teritoriale de munc, angajatorii au obligaia de a informa
n scris inspectoratele teritoriale de munc despre ncheierea contractului
cu prestatorul cu care a contractat serviciul de completare i transmitere
a registrului. Informarea inspectoratului teritorial de munc se va efectua
n termen de 3 zile lucrtoare de la data ncheierii contractului de
prestri de servicii.
11. Informarea la care s-a fcut referire la pct. 10 va consta ntr-o
adres ntocmit de angajator, care va cuprinde: denumirea prestatorului de
servicii; certificatul de nregistrare al prestatorului, eliberat de
registrul comerului; dovada nregistrrii prestatorului ca operator de
date cu caracter personal, conform prevederilor Legii nr. 677/2001, cu
modificrile i completrile ulterioare, precum i data de la care s-a
contractat serviciul de completare i transmitere a registrului.
12. n cazul ncetrii sau rezilierii contractului de prestri de
servicii, angajatorul va comunica inspectoratului teritorial de munc acest
fapt cel mai trziu la data ncetrii sau rezilierii, n vederea eliberrii
unei noi parole angajatorului.
13. Completarea registrului general de eviden a salariailor prin
utilizarea aplicaiei puse la dispoziie de Inspecia Muncii se face n
conformitate cu instruciunile de utilizare obinute de pe pagina de
internet a Inspeciei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul
inspectoratelor teritoriale de munc.
14. n cazul n care, pentru nfiinarea i completarea registrului
general de eviden a salariailor, angajatorii folosesc aplicaii
informatice proprii de gestiune a salariailor, aceste aplicaii trebuie s
cuprind i s furnizeze elemente obligatorii, similar aplicaiei
informatice puse la dispoziie de Inspecia Muncii.
15. Structura i formatul de fiier aferente registrului general de
eviden a salariailor n format electronic care trebuie transmis la
inspectoratul teritorial de munc, n cazul angajatorilor care utilizeaz
aplicaii informatice proprii, se pun la dispoziie de Inspecia Muncii.

Specificaiile tehnice ale fiierului pot fi obinute de pe pagina de

internet a Inspeciei Muncii www.inspectiamuncii.ro sau de la sediul
inspectoratelor teritoriale de munc.
CAP. IV
Meniuni cu privire la transmiterea registrului general de eviden a
salariailor
16. Transmiterea registrului se face de ctre una sau mai multe
persoane nominalizate prin decizie scris de ctre angajator.
17. Registrul general de eviden a salariailor se transmite la
inspectoratul teritorial de munc prin una dintre modalitile prevzute la
art. 5 alin. (1) din hotrre, n conformitate cu procedura stabilit n
prezenta anex i cu instruciunile de utilizare a aplicaiilor.
18. Termenele de completare, respectiv nregistrare n registru a
elementelor prevzute n hotrre sunt stabilite dup cum urmeaz:
a) cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de
ctre salariatul n cauz pentru elementele prevzute la art. 3 alin. (2)
lit. a)-g) din hotrre;
b) n termen de 90 de zile de la intrarea n vigoare a hotrrii,
pentru elementul referitor la salariu, sporuri i cuantumul acestora, n
cazul contractelor individuale de munc deja nregistrate. Prin salariu se
nelege salariul de baz lunar brut stipulat n contractul individual de
munc;
c) cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20
de zile lucrtoare prevzut de lege, de la data apariiei modificrii
elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c)-g) din hotrre, cu
excepia situaiilor n care modificrile se produc ca urmare a unei
hotrri judectoreti sau ca efect al unui act normativ cnd nregistrarea
n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum, potrivit legii,
c a luat cunotin de coninutul acestora.
19. Registrul completat pe baza aplicaiei informatice proprii sau
distribuite de Inspecia Muncii se transmite la inspectoratul teritorial de
munc n a crui raz teritorial angajatorul i are sediul ori
domiciliul, dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii
activitii de ctre primul salariat.
20. Unitile fr personalitate juridic ale angajatorilor, care au
competena nfiinrii, completrii i transmiterii registrului, au
obligaia de a transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc n
a crui raz teritorial acestea i desfoar activitatea, cu
ndeplinirea obligaiilor prevzute de hotrre.
A. Transmiterea on-line prin intermediul portalului Inspeciei Muncii
21. Transmiterea on-line se face dup solicitarea i obinerea de ctre
angajator a numelui de utilizator i a parolei, indiferent dac angajatorul
presteaz serviciul de completare i transmitere a registrului sau are
ncheiat un contract de prestri de servicii, i activarea accesului la
portalul Inspeciei Muncii http://itmonline.inspectiamuncii.ro
22. Obinerea numelui de utilizator i a parolei se face la sediul
inspectoratului teritorial de munc n a crui raz teritorial angajatorul
i are sediul sau domiciliul, n baza prezentrii urmtoarelor documente:
a) solicitare scris pentru eliberarea numelui de utilizator i a
parolei;

b) mputernicire semnat i tampilat de angajator, n cazul n care

persoana care solicit obinerea numelui de utilizator i a parolei este
alta dect reprezentantul legal al angajatorului;
c) copie de pe certificatul de nmatriculare;
d) copie a actului de identitate al persoanei mputernicite.
23. ncepnd cu data intrrii n vigoare a prezentei proceduri,
obinerea numelui de utilizator i a parolei este condiionat de
transmiterea la sediul inspectoratului teritorial de munc a registrului
general de eviden a salariailor, conform noului sistem informatic
aferent hotrrii.
24. Modelul de mputernicire poate fi obinut de pe pagina de internet
a Inspeciei Muncii sau de la sediul inspectoratelor teritoriale de munc.
25. Obinerea numelui de utilizator i a parolei pentru unitile fr
personalitate juridic ale angajatorilor se face la sediul inspectoratului
teritorial de munc n a crui raz teritorial acestea i desfoar
activitatea, n baza unei mputerniciri semnate i tampilate de
reprezentantul legal al unitii fr personalitate juridic, nsoit de o
copie a urmtoarelor documente:
a) delegarea de competen pentru ncadrarea personalului prin
ncheierea de contracte individuale de munc;
b) delegarea de competen pentru nfiinarea i completarea
registrului general de eviden a salariailor n format electronic;
c) certificatul de nmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitii fr personalitate juridic.
B. Transmiterea prin e-mail pe baz de semntur electronic
26. Angajatorii care dein semntur electronic extins, bazat pe un
certificat calificat, obinut de la un furnizor de servicii de certificare
n condiiile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, pot depune
registrul general de eviden a salariailor la adresa de e-mail pus la
dispoziie de Inspecia Muncii.
27. Modalitatea de transmitere prin e-mail i adresa de e-mail pot fi
obinute de pe pagina de internet a Inspeciei Muncii.
C. Depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc
28. Transmiterea registrului prin depunerea la sediul inspectoratului
teritorial de munc se face pe suport CD, dischet 3,5 inch/1,44 MB sau
medii de stocare USB cu sistem de fiiere FAT/FAT32.
29. Registrul general de eviden a salariailor, nsoit de o adres
de naintare semnat i tampilat de ctre reprezentantul legal, se depune
dup cum urmeaz:
a) la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz
teritorial persoanele fizice sau juridice i au domiciliul, respectiv
sediul;
b) la sediul inspectoratului teritorial de munc n a crui raz
teritorial i desfoar activitatea unitile fr personalitate
juridic.
30. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munc
a registrului adresa de naintare este nsoit de o copie a certificatului
de nmatriculare la registrul comerului, a certificatului de nregistrare
fiscal, respectiv o copie a actului de identitate - n cazul angajatorului
persoan fizic.
31. Pentru prima depunere la sediul inspectoratului teritorial de munc
a registrului de ctre unitile fr personalitate juridic ale

angajatorilor, adresa de naintare este nsoit de o copie a urmtoarelor

documente:
a) delegarea de competen pentru ncadrarea personalului prin
ncheierea de contracte individuale de munc;
b) delegarea de competen pentru nfiinarea i completarea
registrului general de eviden a salariailor n format electronic;
c) certificatul de nmatriculare al angajatorului;
d) certificatul fiscal al unitii fr personalitate juridic.
32. n cazul modificrii elementelor de identificare a angajatorului
sau a unitilor fr personalitate juridic ale acestuia, depunerea
ulterioar a registrului general de eviden a salariailor n format
electronic trebuie nsoit de o copie a certificatului de nmatriculare la
registrul comerului i a certificatului de nregistrare fiscal, care s
ateste aceste modificri.
33. Completarea eronat a registrului general de eviden a
salariailor n format electronic sau a datelor de identificare a
angajatorului d dreptul inspectoratului teritorial de munc de a refuza
nregistrarea acestuia.
--------------