15 02 2011 39299 Ro

Asisten tehnic pentru consolidarea capacitii
instituionale a colii Naionale de Grefieri

(TF2007/19343.07.01.02.13)
Bd. Nicolae Blcescu nr.35A, etaj 2, ap.4
Sector 1, Bucureti, 010045 Romnia
Tel.: 021 310 72 42
Fax: 021 310 72 41
Studiu de evaluare a modului n care grefierii de la instanele

judectoreti i parchetele din ar asigur accesul publicului la
informaii n sistemul judiciar
Aprilie 2010
Pag. 1
A project funded by the EU
Implemented by human dynamics- public sector consulting
on behalf of the CFCU in Romania
CUPRINS
INTRODUCERE
I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA INSTANELE
JUDECTORETI I PARCHETELE DIN AR ASIGUR ACCESUL PUBLICULUI LA INFORMAII
N SISTEMUL JUDICIAR
I.1 Condiii de munc
1.1 Condiiile la locul de munc
1.2. Dotarea instituiilor
I.2 Performana sistemului judiciar
2.1 Eficiena managementului instituiilor din sistemul judiciar
2.2 Volumul de munc
2.3 Informatizarea sistemului
I.3 Resursele umane
3.1 Resurse umane interne i externe
3.2 Integritate i profesionalism
3.3 Formarea personalului auxiliar
I.4 Aspecte de comunicare
4.1 Cultur i coeziune instituional
4.2 Funcionarea Biroului de Informare i Relaii Publice
4.3 mbuntirea activitilor specifice de informare i orientare a publicului
Pag. 2
Project financed by European Union
for CFCU, Romania
II.ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA INSTANELE

N SISTEMUL JUDICIAR
II.5 Rolul SNG n formarea i dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier
european
5.1Calitatea profesional a personalului din justiie
5.2 Motivare i politici de resurse umane
II.6 Cadrul normativ
6.1 Legislaie i cadru de funcionare
6.2 Instituii i proceduri. Reglementarea practicilor instituionale unitare
6.3 Centralizare i autonomie instituional
II.7 Imaginea i credibilitatea sistemului judiciar
7.1 Percepia publicului asupra reformei n justiie
7.2 Factori interesai i cooperarea interinstituional n cadrul sistemului judiciar
III.PRIORITI N MBUNTIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII N SISTEMUL
JUDICIAR
III.8 Ordinea ierarhic a importanei problemelor identificate
III.9 Soluii percepute ca fiind realiste prioriti
III.10 Bune practici propuse de ctre grefieri
IV.ANEXE
Anexa 1.Metodologia atelierelor de lucru
Pag. 3
for CFCU, Romania
INTRODUCERE Transparen i reform n accesul publicului la informaii n sistemul judiciar,

din perspectiva grefierilor de la instanele judectoreti i parchetele din ar
Studiul de fa analizeaz rolul ce revine grefierilor n procesul de asigurare i garantare a accesului
publicului la informaii n sistemul judiciar, n cadrul proiectului Asisten tehnic pentru consolidarea
capacitii instituionale a colii Naionale de Grefieri.
n cadrul procesului de formare profesional continu a grefierilor din instane i parchete, una dintre
prioritile identificate de Consiliul Superior al Magistraturii i de coala Naional de Grefieri se refer la
rolul ce revine grefierilor n procesul de asigurare i garantare a accesului publicului la informaii n
sistemul judiciar. Proiectul de fa are ca scop principal creterea continu a dezvoltrii instituionale a
colii Naionale de Grefieri prin mbuntirea politicii de formare a unui corp de grefieri care s
corespund ateptrilor societii n ansamblu i standardelor de calitate n domeniu.
Susinerea unor instrumente de dezvoltare i meninere a calitii actului de justiie se poate realiza cu
ajutorul colii Naionale de Grefieri doar printr-o corect evaluare a nevoilor de formare a grefierilor din
sistemul judiciar din Romnia. n mod special, atunci cnd este vorba de creterea sau mbuntirea
accesului publicului la informaii n cadrul instanelor i parchetelor, dezvoltarea profesionalismului
sistemului judiciar se poate face doar prin consultarea direct a celor responsabili de asigurarea acestei
funcii instituionale.
n acest context, termenii de referin aprobai de ctre Consiliul Superior al Magistraturii au prevzut
elaborarea prezentului studiu de evaluare, ulterior consultrii directe a grefierilor n cadrul a trei ateliere
de lucru de cte dou zile. Scopul acestor ateliere de dezbatere a fost acela de a capta percepiile
grefierilor privind rolul pe care acetia l pot juca n asigurarea performanei sistemului judiciar, cu
precdere n ceea ce privete asigurarea calitii accesului publicului la informaii n sistemul judiciar.
Pag. 4
for CFCU, Romania
Este necesar o evaluare a felului n care grefierii pot contribui la procesul de reform a justiiei prin
asigurarea i garantarea accesului publicului la informaii, dar i a felului n care acetia i percep rolul n
cadrul sistemului complex judiciar din care fac parte. Asigurnd o funcie cheie n sistemul judiciar,
acetia sunt cei mai n msur s defineasc constrngerile, oportunitile, aspectele defectuoase sau
problemele, dar i motivele de mndrie sau soluiile i bunele practici pe care le-au identificat n cadrul
instanelor sau al parchetelor.
Impactul unor dezbateri care permit schimburile de experien i feedback-ul pe orizontal ntre grefierii
din diverse instane i parchete este unul pe termen lung. Iar un studiu care capteaz aceste informaii
poate asigura reperele de continuitate n privina nevoilor teoretice de formare a grefierilor n ceea ce
privete transparena actului de justiie, dar i n unificarea unor practici de succes (poate ambiios numite
bune practici), i mai ales n meninerea exigenelor privind rolul grefierului n asigurarea i garantarea
accesului publicului la informaii n sistemul judiciar.
Studiul propune o analiz a rolului grefierilor n context, pornind de la presupunerea c obiectivul de
dezvoltare i formare a grefierului la standarde europene poate fi realizat doar din perspectiva aspectelor
instituionale interne i externe cu care acesta se confrunt. Principiile teoretice, cu aspect global, nu sunt
eficiente fr nelegerea situaiei actuale din sistemul judiciar romnesc, aa cum este el perceput de cei
care activeaz n cadrul acestuia. De aceea, studiul prezint descrierea detaliat a unor aspecte
considerate semnificative, privind condiiile actuale de lucru i dezvoltare a personalului auxiliar de
specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea.
n condiiile n care atribuiile i responsabilitile grefierului sunt definite ca elemente cheie n asigurarea
i garantarea accesului publicului la informaii n sistemul judiciar prin Legea nr. 567/2004 privind statutul
personalului auxiliar de specialitate al instanelor judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea i
prin Regulamentul de ordine interioar al instanelor, trebuie menionat c statutul grefierului urmeaz a
fi schimbat prin transferarea unor responsabiliti administrative din competena judectorilor n
cea a grefierilor cu studii juridice.
Pag. 5
for CFCU, Romania
Aceast modificare poate aduce un plus de eficien n sistem doar dac este armonizat cu o mai bun
colaborare ntre judector i grefier, precum i printr-o pregtire profesional adecvat, care s pun
accent nu doar pe acumularea unor competene administrative suplimentare, ci i pe mbuntirea
comunicrii i creterea responsabilizrii tuturor categoriilor de personal implicate.
Putem s vorbim de un sistem judiciar transparent n msura n care acesta asigur att calitatea
comunicrii cu societatea civil i cu justiiabilul, ct i mecanisme ct mai variate de informare a
ceteanului, prin accesibilitate (n spaiile publice dar i la distan), i profesionalism. Pentru a asigura
aceste premise eseniale, este necesar profesionalizarea aspectelor operaionale i strategice care
guverneaz instituiile juridice, ct i coordonarea i coerena politicilor de dezvoltare i de resurse
umane de la nivel central.
Doar dac sunt ndeplinite condiiile de gndire sistemic care s permit alocarea eficace a efortului
instituional n cadrul instanelor sau parchetelor, se pot consolida mecanismele de mbuntire a
accesului publicului la informaiile de interes n sistemul judiciar. Aa cum grefierii nu ezit s formuleze
de fiecare dat cnd sunt rugai s propun mijloace de mbuntire a performanei lor n colaborarea cu
publicul larg, dac ar fi s rezume nevoile instituionale la o singur condiie care s fac sistemul judiciar
mai bine neles i apreciat de ctre justiiabil i de ctre societate n ansamblu, atunci aceasta ar fi
sprijinul coerent al factorilor decideni de la nivel central.
Pag. 6
for CFCU, Romania
Metodologia atelierelor de lucru

La atelierele de lucru au fost invitai grefierii-efi i prim-grefierii de la instanele judectoreti din ar,
grefierii-efi i prim-grefierii de la parchetele din ar i grefierii de la Birourile de Informare i Relaii
Publice din cadrul instanelor judectoreti i parchetelor din ar.
Grefierii, ca personal implicat direct n procesul de asigurare i garantare a accesului publicului la
informaii n sistemul judiciar, au avut ocazia s i exprime opiniile i atitudinile privind contextul n care
i desfoar activitatea, a felului n care funcioneaz sistemul judiciar i a modului n care ei i pot
mbunti activitatea de susinere a accesului publicului la informaii.
De altfel, propunerea experilor de a realiza o evaluare sistemic a contextului n care grefierii i
desfoar activitatea a venit n ntmpinarea solicitrii grefierilor de a diferenia face distincie ntre o
analiz complex, general a mediului n care se desfoar procesul de informare a publicului (realizat
prin Studiul de fa) i soluiile specifice de mbuntire a acestui proces, destinate specific grefierilorefi, prim-grefierilor, grefierilor i grefierilor de la Birourile de Informare i Relaii Publice din cadrul
instanelor judectoreti i parchetelor din ar (cuprinse n ghidul teoretic i practic Rolul grefierului n
asigurarea accesului publicului la informaii n sistemul judiciar).
n cadrul celor trei seminarii ateliere de lucru organizate n perioada 8-9 martie, 11-12 martie i 15-16
martie au fost invitate grupuri omogene de audien alctuite dintr-un numr mediu de 16 participani:
Atelierul (1) - grefierii-efi i prim-grefierii de la instanele judectoreti din ar
Atelierul (2) - grefierii-efi i prim-grefierii de la parchetele din ar
Atelierul (3) - grefierii de la Birourile de Informare i Relaii cu Publicul din cadrul instanelor
judectoreti i parchetelor din ar.
Pag. 7
for CFCU, Romania
Pentru o mai bun analiz comparativ a informaiilor furnizate de ctre cele trei grupe de audien,
atelierele de lucru au beneficiat de o agend de lucru comun, derulat pe parcursul a dou zile
succesive, avnd urmtoarele obiective:
-
Ziua I - dedicat dezbaterii problemelor ivite n activitatea grefierilor cu responsabiliti

de informare i garantare a accesului publicului la informaii;
Ziua II - axat pe formularea unor soluii viabile la problemele identificate n prima zi, cu
un accent deosebit pe acele practici de succes ce pot fi transferate unitar la nivelul
sistemului judiciar ca bune practici instituionale.
Comunicarea n cadrul atelierelor a fost de tip interactiv, ncurajnd identificarea din aproape n aproape a
problemelor cu care se confrunt n activititatea zilnic grefierii-efi, prim-grefierii i grefierii de la Birourile
de Informare i Relaii cu Publicul din cadrul instanelor judectoreti i al parchetelor din ar.
Pentru evaluarea situaiei actuale s-a folosit analiza de tip SWOT, ca baz de plecare pentru axarea
discuiei pe punctele slabe (problematice) instituionale i pe oportunitile externe, n ceea ce se dorete
a fi o direcie strategic de schimbare (mbuntire) a modului n care grefierii i pot mbunti
contribuia la asigurarea i garantarea accesului publicului la informaii n sistem judiciar.
Participanii la atelierele de lucru au putut s discute i s aprofundeze experienele diferite n privina
activitii lor zilnice, precum i a modului n care implementarea unor acte normative i a unor decizii
instituionale poate afecta calitatea i transparena actului de justiie.
Prin dezbateri succesive, s-a realizat o prim clasificare a aspectelor dificile cu care se confrunt grefierii,
ca probleme de tip procedural (legislativ, normativ) i cele de tip instituional (comunicaional i
managerial). Listele de probleme au fost ulterior ierarhizate din perspectiva importanei acestora,
audiena fiind mprit n echipe care au furnizat soluia proprie, negociat i dezbtut n cadrul fiecrei
echipe. n etapele urmtoare, echipele au propus soluii pentru problemele identificate.
Pag. 8
for CFCU, Romania
Dezbaterile pe echipe i n plen s-au ncheiat cu identificarea prin clusterizare a trei soluii-prioriti care ar
trebui implementate pe termen scurt, pentru a asigura o cretere a calitii procesului de informare a
publicului.
Participanii au solicitat ca feedback-urile i propunerile lor s fie prezentate n detaliu n prezentul studiu,
chiar dac acestea nu se refer strict la responsabilitile lor, ci la orice alt soluie stabilit ca fiind
eficient.
De asemenea, avnd n vedere c n urma studiului de evaluare a situaiei actuale se va realiza un prim
proiect al ghidului teoretic i practic n materia accesului publicului la informaii n sistemul judiciar,
participanii i-au exprimat dorina de a beneficia de un ghid accesibil, uor de parcurs pe seciuni i care
s le permit orientarea i soluionarea rapid unor situaii dificile sau mai puin uzuale cu care se
confrunt n relaia de zi cu zi cu justiiabilii, reprezentanii mass-media, partenerii i ali reprezentani ai
societii civile etc. Astfel, formarea personalului auxiliar se poate realiza permanent, la locul de munc,
prin utilizarea unui material la dispoziia lor.
Studiul este realizat pe baza perspectivei de lucru a grefierilor, att ca n ceea ce privete
responsabilitile, ct i ca factorii identificai de motivare i susinere a acestora spre performan i spre
mbuntirea procesului de asigurare a accesului la informaii. coala Naional de Grefieri poate s
utilizeze rezultatele acestei evaluri prin dezvoltarea nu doar a cursurilor de comunicare, ci i a celor de
resurse umane, management, strategie, proceduri, etc.
De asemenea, aa cum s-a artat n capitolul dedicat rolului SNG, prin sprijinul acordat de ctre decideni
la nivel naional i prin cel al proiectelor finanate din fonduri europene, aceast instituie este ateptat
s joace un rol din ce n ce mai important n creterea performanei sistemului judiciar, prin implicare n
toate activitile care in de dezvoltarea uneia dintre cele mai importante resurse din sistemul judiciar
resursa uman reprezentat de ctre grefieri, prim-grefieri i grefierii-efi.
Pag. 9
for CFCU, Romania
I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA INSTANELE

N SISTEMUL JUDICIAR
I.1 Condiii de munc
1.1 Condiiile la locul de munc
Exist o diferen important ntre felul n care grefierii apreciaz subiectiv locul de munc drept un spaiu
pe care l-au personalizat i mbuntit prin eforturi proprii i prin buna colaborare cu colegii i aspectele
obiective legate de spaiile n care grefierii i desfoar activitatea timp de minim opt ore n fiecare zi
lucrtoare. Condiiile de munc sunt percepute ca satisfctoare doar din perspectiva aportului personal
al echipelor de grefieri i de judectori, care au reuit s adapteze constrngerile logistice astfel nct s
realizeze un cadru de lucru prietenos.
Condiiile inadecvate i uneori neconforme cu standardele minimale afecteaz calitatea muncii acestora.
Dei se nregistreaz diferene semnificative ntre condiiile de munc la care are acces personalul din
diferite instituii, este n asentimentul tuturor grefierilor faptul c managementul instituiilor ar trebui s ia
n considerare stressul permanent la care personalul este supus n condiiile unui spaiu inadecvat,
impropriu amenajat, ale unor condiii de munc ce permit interferene negative din partea publicului
extern n activitile curente interne.
Grefierii care lucreaz la departamentele de registratur, arhiv i BIRP par a fi cei mai afectai de
problema unor condiii inadecvate de lucru, n condiiile n care acetia sunt i prima interfa
responsabil n asigurarea accesului publicului la informaii. Stressul creat de o arhiv nencptoare i
fr iluminare natural va avea un impact evident i n comunicarea cu justiiabilii, mass-media i ali
factori interesai.
Pag. 10
for CFCU, Romania
Un impact semnificativ l are i amenajarea propriu-zis a ncperilor, care ar trebui s permit controlul
asupra accesului publicului n zona de lucru propriu-zis a grefierului.
Pentru a nu se crea o stare de disconfort n lucrul cu publicul larg, grefierii au nevoie de un spaiu
consultativ de minim 1,20 metri. Acesta poate fi realizat prin interpunerea unui birou sau prin crearea unui
ghieu destinat lucrului cu publicul, care s fie la distan de biroul propriu-zis. Atunci cnd bariera fizic
nu exist, invadarea spaiului de lucru poate ajunge n unele cazuri pn la invadarea spaiului personal,
ceea ce duce la o stare de nervozitate din partea grefierului, manifestat prin reacii excesive fie de
agresivitate, fie defensive. Soluia - reamenajarea spaiului cu respectarea spaiului de lucru - nu este de
tip comunicaional, dei impactul acesteia duce la eliminarea unei bariere n asigurarea calitii accesului
la informaii.
Limitrile de spaiu, corelate cu o dotare logistic insuficient, creeaz o stare de presiune permanent
asupra atmosferei de lucru, una dintre sursele de stress n cadrul instanelor i parchetelor fiind dat de
riscul permanent pe care l resimt grefierii n privina pierderii unor documente / dosare. Acolo unde
spaiul de arhivare este mult prea mic sau prost amenajat, exist un risc mai mare ca dosarele s nu fie
arhivate corespunztor. n condiiile unui volum de munc supradimensionat menionat de ctre
majoritatea grefierilor, acest risc de a rtci dosare sau documente (prin simpla lor gestionare spaial
sau prin circuitul lor prin cldire cu ajutorul unor crucioare improprii) este contracarat doar printr-o
vigilen crescut a grefierilor.
n concluzie, dei grefierii menioneaz cu mndrie (ca punct tare) faptul c sunt capabili s gestioneze
cu riscuri minime un numr impresionant de dosare ntr-un spaiu inadecvat, ei nu uit s specifice faptul
c aceasta se realizeaz cu un cost personal crescut, sub presiunea crizei ce ar putea fi declanat la
cea mai mic eroare de organizare a documentelor din responsabilitatea proprie.
Un caz aparte l prezint Birourile de Informare i Relaii Publice. Dei acestea sunt destinate unei relaii
directe i permanente cu publicul i cu mass-media, amenajarea multora dintre ele nu corespunde
Pag. 11
for CFCU, Romania
funciei instituionale de informare. n mod special n cazul parchetelor, grefierii au semnalat insistent
faptul c spaiul lor de lucru este invadat de ctre publicul larg, n ciuda efortului grefierilor de a menine
secretul activitilor curente care nu sunt destinate publicului. Mai mult, grefierii din cadrul parchetelor
semnaleaz uneori inexistena unor spaii destinate strict BIRP i relaiei cu mass-media. La parchetele
din ar aceasta pare a fi regula, camera presei sau o ncpere special amenajat pentru BIRP fiind doar
un deziderat, dei obligaia fiecrei instituii publice de a amenaja un astfel de spaiu rezult din lege.
Unele spaii destinate BIRP sunt astfel organizate, nct nu le dau grefierilor posibilitatea de a-i proteja
convorbirile telefonice cu caracter intern, precum i documentele deschise pe computer sau lsate pe
birou.
Mai mult, publicul nu beneficiaz de spaii speciale, amenajate la standarde minime de calitate a vieii,
destinate procesului de ateptare i care s sprijine nevoile minime ale unui public variat, n care de
multe ori predomin pensionarii, persoanele care doresc s-i eficientizeze timpul de ateptare prin lucrul
pe alte documente sau discuii telefonice etc.
n concluzie, n ciuda constrngerilor legate de calitatea spaiilor n care i desfoar activitatea,
grefierii consider c, n multe situaii, mediul de lucru rmne mai degrab un punct forte, creat prin
contribuia personal pe care oamenii o aduc zilnic la crearea unui ambient plcut.
1.2. Dotarea instituiilor
Chiar i un spaiu mic poate fi bine exploatat, dac este dotat corespunztor. ns accesul la o dotare
suficient este diferit de la o instituie la alta. Exist grefieri care au considerat c dotarea instituiei este
un punct forte (n special n cazul tribunalelor i curilor de apel), dar i foarte muli mai ales din cadrul
parchetelor i din grupul grefierilor din cadrul BIRP care au menionat logistica drept un aspect deficitar.
n mod special, grefierii din cadrul parchetelor militare au inut s menioneze exemple de situaii n care,
pentru a crea condiii decente de lucru, au decis s contribuie personal la dotarea i amenajarea spaiilor
de lucru.
Pag. 12
for CFCU, Romania
n ceea ce privete aparatura, aceasta este, n general, la standarde bune sau chiar foarte bune de
calitate. Exist ns i aparatur insuficient sau neperformant, care, n viziunea grefierilor, ar putea
indica interesul sczut al conducerii pentru prioritizarea activitilor deservite de aceasta - scanarea
documentelor, nregistrarea edinelor, imprimante pentru printarea hotrrilor etc.
Lipsa fondurilor face ca s se apeleze la soluii de compromis care, ns, creeaz un lan de alte
probleme (de ex. nu se cumpr toner nou, foarte scump, pentru imprimante ci se umple cartuul n mod
artizanal, ns dup cteva refolosiri se defecteaz imprimanta).
Totui, grefierii consider c dac ar exista fonduri suficiente, conducerea instituiilor ar aloca resurse
financiare i pentru aceste activiti (arhivarea electronic i fizic), considerate n prezent ca prioritate
secundar doar datorit constrngerilor financiare, care permit alocarea direcionat a resurselor ctre
activitile curente.
I.2 Performana sistemului judiciar
2.1 Eficiena managementului instituiilor din sistemul judiciar
Conducerea instituiei este cea care asigur cadrul de funcionare adecvat a instanelor i parchetelor. n
responsabilitatea acesteia exist sarcina de a decide i de a asigura punerea n aplicare a cadrului
legislativ i normativ existent. Se poate observa o diferen semnificativ de la o instituie la alta n modul
n care grefierii evalueaz conducerea n calitatea sa de coordonator al eficienei muncii grefierilor,
arhivarilor i altor categorii de personal auxiliar.
Astfel, exist instane la care grefierul-ef sau prim- grefierul a apreciat managementul instituional ca
fiind unul din cei mai puternici factori de motivare i de dezvoltare a performanei instituionale, un punct
tare evident pentru instituia respectiv. Cu un accent special pus pe comunicarea intern i pe
cooperarea interdepartamental, precum i pe obinerea feedback-ului att de la angajai ct i de la
Pag. 13
for CFCU, Romania
justiiabili i de la publicul larg, aceste instituii reuesc s i motiveze angajaii spre crearea unei culturi
coezive, deschise i performante.
Pe de alt parte, n cadrul altor instituii, grefierii consider c deciziile conducerii sunt arbitrare i
subiective, i prin urmare greu de pus n practic. Apar probleme de prioritizare, activiti care ar putea fi
amnate (avnd un termen mai lung de soluionare) fiind rezolvate urgent - n timp ce activiti de
informare a publicului sau de soluionare a unor cauze sunt considerate neprioritare. Grefierii exemplific
situaii neplcute n care se trezesc la mijloc ntre o decizie luat la un nivel ierarhic superior i pe care
nu o pot comenta (pentru c o conducere subiectiv privete cu suspiciune orice ncercare de a transmite
un feedback critic) i presiunea ceteanului de a nelege care este argumentul obiectiv pentru care este
amnat accesul su la informaii.
Problemele de management apar i pe fondul unui Regulamentul de Ordine Interioar care nu acoper
coerent toate situaiile cu care se confrunt grefierii, precum i al unei organigrame care creeaz
interpretri subiective sub acoperirea frazei celebre n rndul grefierilor nemulumii grefierul ndeplinete
orice alte atribuii prevzute n lege.
Lsarea la interpretarea personal a Regulamentului se poate transforma ntr-un avantaj sau ntr-un
dezavantaj, dup caz, n funcie de modul n care conducerea decide s coreleze responsabilitile
concrete ale grefierilor cu atribuiile definite prin cadrul normativ. Pe acest fond, exist instituii n care
grefierii se plng de lipsa suportului managerial privind redistribuia de personal i realocarea just a
responsabilitilor pentru toi angajaii.
Practica unitar nereglementat este considerat un punct slab managerial, care devine evident n
situaiile de asigurare a accesului la informaii de interes public, grefierii enumernd printre cele mai
specifice situaii cele legate de interpretarea inconsecvent a noiunii de informaie cu caracter personal.
Grefierii apreciaz c neactualizarea nomenclatorului arhivistic este un alt punct slab, n considerarea
faptului c, de exemplu, o instituie a sistemului pstreaz un document o perioad de timp, iar alt
Pag. 14
for CFCU, Romania
instituie l pstreaz o alt perioad de timp, iar rspunsurile formulate la aceeai cerere, din acest motiv,
pot diferi. Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanele judectoreti, aprobat prin Ordinul ministrului
justiiei nr. 665/C/1999 fiind nvechit, grefierii au artat c lipsesc din el unele categorii de documente,
astfel c arhivarea acestora nu se face dup o procedur standard n ntregul sistem.
Un alt aspect problematic care revine n responsabilitatea conducerii este dat de arhivarea electronic.
Procesul de arhivare electronic este disputat de ctre grefieri ca fiind, pe de o parte, avantajos pe
termen lung (i deci benefic), pe de alt parte ca fiind inadecvat susinut, nefuncional i consumator de
resurse de timp i de resurse umane care ar putea, prin ndeplinirea altor sarcini, s susin mult mai
eficient performana actului judiciar.
Totui, critica unanim adus de ctre grefieri se refer la impactul pe termen scurt al adugrii la munca
propriu-zis a grefierilor a activitilor suplimentare de scanare a fiecrui document n parte, cu ajutorul
unei aparaturi de multe ori insuficiente.
Pe de alt parte, grefierii sunt contieni de potenialele avantaje generate de scanarea i de arhivarea
documentelor n format electronic, i susin c existena unei strategii de dezvoltare a arhivrii electronice
ar asigura cadrul instituional prin care adugarea treptat a arhivrii electronice s-ar transforma dintr-o
ameninare, ntr-o oportunitate, prin descongestionarea arhivelor i registraturilor de numrul mare de
persoane care vin la aceste compartimente zilnic.
Disfuncionalitile create de aplicaia ECRIS creeaz, de asemenea, o problem cu care se confrunt
permanent att conducerea ct i fiecare angajat, i care ar putea fi rezolvat doar printr-o aciune
coerent a conducerii instanelor i parchetelor prin tragerea unui semnal de alarm ctre Ministerul de
Justiie sau ctre /Ministerul Public i prin regndirea acestei aplicaii pentru folosirea bazei de date dintro perspectiv pragmatic, direct conectat la feedback-urile date de ctre grefieri.
Pag. 15
for CFCU, Romania
Ca o concluzie, majoritatea grefierilor consider totui sprijinul din partea conducerii ca fiind un element
pozitiv n activitatea lor i n susinerea accesului publicului la informaii. Cooperarea deschis cu
grefierii-efi, judectorii, preedinii, prim- procurorii sau procurorii generali reprezint unul din avantajele
care i motiveaz personal spre performan. Ei consider c asigurarea accesului publicului la informaii
se poate mbunti dac strategiile de dezvoltare instituional, precum i soluiile identificate la nivelul
activitilor curente vor fi susinute de la nivel central , att de ctre Ministerul Justiiei, n calitatea sa de
ordonator de credite pentru ntregul sistem judiciar, ct i de ctre Consiliul Superior al Magistraturii, n
calitatea sa de garant al independenei aceluiai sistemului.
n plus, grefierii au identificat o serie de msuri care ar putea fi puse uor n practic i pe care ei le
consider semnificative pentru creterea performanei n activitatea judiciar, precum renunarea la unele
evidene duble-registrul de termene de redactri, registrul informativ, registrul general de dosare, opisul
alfabetic; stabilirea unui mecanism de plat a serviciilor de copiere; controlul primului grefier al CAprim
grefierilor curilor de apel asupra primilor grefierilor din subordine; actualizarea i modificarea
nomenclatorului arhivistic; modificarea ROI; crearea rezervei de posturi; ntoarcerea taxei de timbru la
bugetul sistemului judiciar, adugarea altor taxe de timbru.
2.2 Volumul de munc
Indiferent de judectoria, tribunalul sau curtea de apel la care funcioneaz, grefierii se consider, cu mici
excepii, suprancrcai cu un volum de munc exagerat. Acest punct slab al sistemului judiciar este
menionat prioritar, ca fiind cauza major a stressului pe care l resimt grefierii la locul de munc. Aceasta
devine evident i la analiza evoluiei volumului de activitate al instanelor judectoreti n perioada 2005
20091:
Sursa: Raportul privind starea justiiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii n edina din
23 martie 2010
Pag. 16
for CFCU, Romania
Din graficul de mai sus rezult limpede i cu obiectivitate c susinerile grefierilor sunt conforme cu
realitatea n ceea ce privete activitatea instanelor. Volumul de activitate a crescut la nivel naional cu
mai bine de 380.000 de dosare comparativ cu anul 2008, i cu peste 500.000 fa de anul 2007.
Nici situaia parchetelor nu difer esenial, toate unitile de parchet din ar2 nregistrnd un volum total
de activitate n anul 2009 de 2.986.375 lucrri (2.761.698 lucrri n anul 2008 i 2.509.739 n anul 2007),
2
Sursa: Raportul privind starea justiiei pe anul 2009, aprobat de Plenul Consiliului Superior al Magistraturii n edina din
23 martie 2010
Pag. 17
for CFCU, Romania
dintre care 1.356.939 dosare penale (1.193.614 dosare penale n 2008 i 1.053.691 n anul 2007).
Aadar, volumul de activitate al parchetelor a crescut n 2009 fa de 2008 cu peste 200.000 de lucrri ,
respectiv cu peste 160.000 de dosare penale.
Acesta este i unul din motivele pentru care grefierii consider c apar probleme n asigurarea accesului
publicului la informaiile de interes public. n condiiile n care grefierii sunt supui presiunii de a asigura
absena oricrei erori n activitatea curent (pentru c o eroare administrativ poate nsemna o piedic n
judecarea corect a unei cauze), volumul prea mare de munc i determin s considere informarea unui
petent ca fiind mai puin important dect asigurarea unei soluionri impecabile a cauzei aceluiai
petent.
n multe situaii, nu este vorba doar de un volum de munc supradimensionat, ci i de un grad de
complexitate prea mare. Situaia pare a fi valabil pentru toate categoriile de grefieri consultate: grefieriiefi i prim-grefierii, grefierii din cadrul tribunalelor i parchetelor i grefierii din cadrul Birourilor de
Informare i Relaii Publice.
n acest context, n lipsa unei soluii manageriale coerente, adugarea unor noi sarcini administrative
pentru grefierii cu studii superioare juridice, precum i arhivarea electronic obligatorie, sunt vzute ca
fiind o ameninare direct la adresa rezistenei la efort a angajailor implicai direct n noile sarcini de
serviciu.
n concluzie, grefierii consider c rata de soluionare a dosarelor ar putea crete semnificativ numai
dac volumul de munc i complexitatea acesteia ar fi corelate corespunztor cu un management
performant n privina normrii postului i a echilibrrii sarcinilor distribuite fiecrui angajat.
Pag. 18
for CFCU, Romania
2.3 Informatizarea sistemului

n ceea ce privete accesul la internet i informatizarea sistemului, prerile grefierilor sunt mprite. O
parte din grefieri consider c Internetul reprezint un punct tare al instituiei n care lucreaz, iar
informatizarea sistemului (existena unui numr suficient de computere) a adus avantaje mari n
administrarea mai facil a dosarelor.
O alt parte semnificativ a grefierilor, dei accept opinia colegilor n privina avantajelor informatizrii,
sunt sceptici n privina impactului real pe care aceasta o are asupra soluionrii cauzelor, n condiiile
unui acces la internet de multe ori deficitar i greoi, precum i a inconvenienelor provocate de accesul la
o aplicaie ECRIS insuficient adaptat sistemului judiciar i ineficace.
Atunci cnd vine vorba de responsabilitatea lor de a asigura accesul publicului la informaii, precum i de
activitile specifice de documentare prin accesarea bazelor de date cu legislaie sau jurispruden sau
de comunicarea intra- i interinstituional (forumuri profesionale), grefierii semnaleaz o scdere a
performanei muncii lor datorate modului deficitar n care funcioneaz internetul n unele instituii.
Grefierii sunt nemulumii de modul n care pot exploata aplicaia ECRIS n prezent, considernd c
aceasta este folosit mult sub potenialul real. n special n cazul parchetelor, majoritatea grefierilor
consider ECRIS-ul ca fiind inutil, nefuncional i neadecvat specificului parchetelor.
Aplicaia ECRIS este considerat ca fiind neactualizat la timp i neadecvat, fiind inaccesibil n timp
real (se reclam ntrzieri semnificative la fiecare accesare a programului i la fiecare deschidere a unei
noi ferestre), insuficient corelat ntre instane . Din dialogul grefierilor de la diferite instane din ar s-a
constatat c, n timp ce pen raza unor curi de apel compartimentele IT au creat conexiunile necesare
pentru a facilita accesul la documentele n format electronic colegilor de la instanele inferioare i invers,
pe raza altor curti de apel acesast posibilitate nu a fost realizat. Consecina este c grefierii de la
Pag. 19
for CFCU, Romania
aceste din urm instane sunt nevoiti sa editeze de la nceput documente care, n mod normal, puteau fi
doar importate, respectiv exportate cu economie de timp i efort. Propunerea grefierilor a fost
mbuntirea ECRIS pentru a se acorda posibilitatea de accesare instanelor indiferent de treapta de
jurisdicie i de locaia n interiorul oricrei curi de apel. Grefierii sunt convini c dac toate instanele
din sistem i-ar putea accesa, reciproc, aplicaia ECRIS, performanele de timp i de efort s-ar
mbunti.
De asemenea, grefierii consider c exist o coordonare ineficient ntre echipele de informaticieni de la
nivel central i nevoile reale de lucru n aceast aplicaie. n plus, acetia au identificat un set de soluii
complete care ar putea transforma acest instrument de lucru ntr-un suport al eficienei instituionale, i nu
ntr-un factor de ntrziere i de scdere a calitii actului de justiie. De altfel, grefierii indic faptul c au
transmis spre centralizare feedback-urile lor cu privire la problemele semnificative create de
disfuncionalitile aplicaiei ECRIS, dar i cu pe cele privind soluiile practice, identificate aproape
unanim, de eliminare a acestor probleme3.
I.3 Resursele umane
3.1 Resursele umane interne i externe
Dup consultarea prim-grefierilor, grefierilor-efi i a grefierilor din cadrul instanelor i al parchetelor, se
poate ridica un semn de ntrebare n privina importanei acordate la nivel macro politicilor de resurse
umane.
Grefierii consider c instituiile au personal auxiliar de specialitate bine pregtit, n special n cazul acelor
grefieri care au beneficiat de cursuri de formare n cadrul colii Naionale de Grefieri. Profesionalismul,
3
Toate aceste neajunsuri se intenioneaz a fi corectate prin intermediul aplicaiei Ecris 4, care se afl n faza final de
dezvoltare i testare se susine n Raportul privind starea justiiei pe anul 2009.
Pag. 20
for CFCU, Romania
asigurat prin formarea continu descentralizat i prin specializarea la locul de munc, este considerat
de multe ori un punct forte al sistemului judiciar. ncurajai de stabilitatea n funcie i de un mediu de
lucru plcut pe care i-l construiesc, grefierii se consider loiali instituiilor n care lucreaz i performanei
n soluionarea cauzelor.
Prin urmare, un punct forte al sistemului judiciar este reprezentat de nsi resursa uman motivat
intrinsec, care i evalueaz contiinciozitatea i competena ca fiind motive de mndrie pentru sistemul
pe care l reprezint.
Cu toate acestea, cu excepia stabilitii locului de munc, motivarea extrinsec pare a fi incoerent i
insuficient. Resursele umane sunt insuficiente, comparativ cu volumul de munc. Grefierii se confrunt
cu o cretere a numrului de dosare, corelat cu fluctuaii semnificative de personal i cu modificri de
competen. Aceste aspecte se suprapun cu specificul activitii personalului auxiliar de specialitate
(grefierilor, grefierilor statisticieni, grefierilor documentariti, grefierilor arhivari, informaticienilor i
registratorilor) care presupune asumarea responsabilitii pe care o are ca, mpreun cu magistraii s
contribuie la respectarea supremaiei legii, la asigurarea transparenei i a ncrederii ceteanului n
autoritatea judectoreasc. Prin rolul lor n sistemul judiciar, grefierii contientizeaz c trebuie s
respecte principiile Codului lor Deontologic : profesionalism, confindenialitate, imparialitate, ntocmai ca
i magistraii.
Complexitatea muncii ar necesita ca specializarea unora dintre angajai s fie n concordan cu nevoile
concrete instituionale. Fia-cadru a fiecrui post nu este standardizat, lsnd loc la unor interpretri
subiective din partea conducerii n privina modalitilor de repartizare i distribuire a activitilor
administrative auxiliare, precum i la ounei evaluarei subiective a performanei grefierilor, n condiiile
n care prioritile n exercitarea sarcinilor de serviciu rmn de multe ori la latitudinea grefierului, care se
vede nevoit s acioneze n calitate de propriul su manager, hotrnd ad-hoc ce este mai important i
mai urgent de realizat.
Pag. 21
for CFCU, Romania
O discuie aparte a avut-o, n cadrul listei de atribuii din fia postului, subpunctului Alte responsabiliti.
Acest subpunct, care n Regulamentul de ordine interioar apare la atribuiile fiecrei categorii de grefieri
cu formularea ndeplinete orice alte atribuii prevzute de lege sau de regulamente ori stabilite de
preedintele instanei conform legii las loc unei marje de arbitrariu care a fost semnalat de muli
grefieri ca fiind o surs de stress, deoarece n aplicarea acestei atribuii decident este preedintele
instanei/ prim- procurorul parchetului/ colegiul de conducere, fr ca grefierul n cauz s poat s i
exprime prerea, n multe situaii.
Resursele financiare insuficiente determin acumularea de frustrri n cazurile frecvente n care volumul
de munc necesit ore suplimentare nepltite, pe care totui grefierul le ndeplinete cu contiinciozitate.
Absena unei bune motivri financiare creeaz i probleme n atragerea personalului nou, n special al
celui calificat. De multe ori, apar situaii n care statutul de grefier este considerat ca o ramp de lansare
pentru o carier mai nalt (i / sau mai bine pltit), dei o politic bun de resurse umane ar putea
ncuraja dezvoltarea personalului prin promovarea pe orizontal (preluarea de noi atribuii i acumularea
de noi competene reprezint un factor cheie de motivare n strategiile de resurse umane).
n msura n care se urmrete o cretere a calitii actului de justiie, grefierii consider c orice politic
de personal ar trebui s ia n calcul mrirea schemei de personal i ierarhizarea n cadrul profesiei, astfel
nct distribuia numrului de cauze s poat fi corelat cu o cretere a profesionalizrii modului n care
acestea sunt gestionate i soluionate.
O alt problem semnalat de cte grefieri este cea legat de resursele externe experii judiciari,
avocaii din oficiu i interpreii. Acetia nu sunt angajai ai sistemului i beneficiaz de libertatea de a
decide n colaborarea cu instituile judiciare o prioritizare personal, evident diferit de cea instituional,
ceea ce creeaz blocaje n administrarea i soluionarea unora dintre cauze. Mai mult, nefiind parte din
sistem, acetia nu pot fi evaluai i profesionalizai de ctre conducerea instituiilor, crend de multe ori
probleme de calitate a activitii pe care o desfoar n colaborarea cu instanele i parchetele.
Colaborarea cu o resurs uman cheie care este extern instituiei este vzut de multe ori ca fiind
Pag. 22
for CFCU, Romania
dificil i necesitnd eforturi personale de persuasiune i de motivare a interlocutorului, chiar i pentru

ndeplinirea unor sarcini de rutin.
Doar n cazul n care politicile de resurse umane ar aciona coerent n direciile menionate mai sus,
grefierii consider c se poate vorbi despre transferul de atribuii de la judector ctre grefieri ca fiind o
oportunitate de dezvoltare instituional, prin creterea calitii muncii echipelor mixte judector-grefier.
Mai mult, grefierii menioneaz c politicile de personal ar trebui s concentreze, prin parteneriat cu
coala Naional de Grefieri, efortul de sustenabilizare coerent a resurselor umane calificate din
sistemul judiciar.
3.2 Integritate i profesionalism

Grefierii au o percepie pozitiv n privina integritii i profesionalismului de care dau dovad
reprezentanii sistemului judiciar, considernd c situaiile de abateri severe de la normele de conduit
sunt rare (nu exist pdure fr uscturi).
Ei consider c, atunci cnd exist, imaginea negativ n privina profesionalismului lor este dat mai
degrab de nenelegerea faptului c sunt supui unui volum de munc excesiv, care nu permite
reducerea semnificativ a timpului de soluionare a unui dosar i nici acordarea unei atenii deosebite
lucrului cu justiiabilii dificili sau cu nevoi speciale de informare, orientare sau suport instituional.
De altfel, grefierii se auto-percep ca fiind loiali muncii i sistemului judiciar, chiar fcnd exces de zel n
condiiile n care nu exist o motivare suficient prin salarii mai mari, creterea schemei de personal,
promovarea pe baza meritelor i programele de formare continu. Ei propun ca soluie de cretere a
profesionalismului la ndemna instanelor i parchetelor ncurajarea consultrilor periodice cu celelalte
profesii implicate n actul de justiie notari, experi, executori, avocai, poliie, penitenciare, consilieri,
mediatori etc.
Pag. 23
for CFCU, Romania
3.3 Formarea personalului auxiliar

Dei opinia general a grefierilor din cadrul instanelor i parchetelor este c un grefier competent este o
combinaie realist ntre experiena cptat la locul de munc i expertiza acumulat prin studii la nivel
superior sau n cadrul cursurilor de perfecionare, totui se pare c cheia succesului este sintetizat de
expresia lor favorit - se vede cine a trecut pe la coala Naional de Grefieri.
Se consider c rolul SNG ar trebui s creasc prin corelarea cu politicile de evaluare i motivare
difereniat a personalului, precum i prin crearea unor platforme de dezbatere i soluionare a
problemelor specifice din activitatea grefierilor. n condiiile n care se vizeaz transferul de atribuii de la
judector ctre personalul auxiliar cu studii de drept, SNG ar trebui s fie implicat direct n formarea
competenelor suplimentare, dar i n redefinirea fiei postului celor care preiau aceste atribuiile, pentru
evitarea suprancrcrii nerealiste a fiei postului.
De asemenea, se consider c formarea continu se poate realiza numai prin accesul la mecanisme
manageriale care s ncurajeze comunicarea. De atlfel, grefierii susin c una dintre cele mai eficiente ci
de mbuntire a performanei este realizat prin ncurajarea schimburilor de experien virtuale sau prin
scurte stagii la instituii similare din ar i din Uniunea European.
I.4 Aspecte de comunicare
4.1 Cultur i coeziune instituional
Cultura instituional, privit din perspectiva preocuprii directe fa de colegii de echip, a fost
identificat drept un punct forte al sistemului judiciar. De asemenea, interaciunea dintre judectori i
grefierii cu care fac echip este apreciat n multe cazuri ca fiind valoroas, grefierii considernd c
impactul cooperrii n cadrul echipei se vede direct n rezultatul final al muncii lor.
Pag. 24
for CFCU, Romania
Nu acelai lucru se poate spune despre alte dimensiuni ale culturii i coeziunii instituionale. Grefierii se
refer pozitiv la buna cooperare cu colegii cu care lucreaz ndeaproape, mai degrab
interdepartamental, ns devin rezervai n aprecieri pozitive atunci cnd vine vorba de cooperarea i
comunicarea interdepartamental.
Cauza pentru problemele de cooperare interdepartamental n special cu departamentele IT, Resurse
Umane i cel Economic- Financiar - este vzut ca fiind de tip managerial. Pe de o parte, conducerea
nu se preocup suficient ca aceste departamente specializate s neleag mai bine criteriile de
importan i de urgen n activitatea grefierilor, astfel nct acetia din urm s se simt mai degrab
sprijinii dect mpiedicai n munca lor curent.
Pe de alt parte, chiar i atunci cnd exist un limbaj comun n privina modului optim n care actul de
justiie poate fi susinut de ctre aceste servicii administrative, conducerea nu pare a ncuraja susinerea
i colaborarea reciproc interdepartamental. Grefierii menioneaz situaii n care se confrunt cu o lips
total de comunicare (bunvoin) n interaciunea dintre reprezentanii departamentelor administrative
i grefieri, care ar putea fi uor rezolvat prin activiti de cretere a coeziunii instituionale concentrate nu
doar pe succesul echipelor judectori-grefieri.
Astfel, ei propun organizarea de ntlniri comune, prin care grefierii s aib ocazia de a discuta deschis
cu reprezentanii acestor departamente. Astfel de evenimente, moderate de consultani externi furnizai
de ctre coala Naional de Grefieri sau de ctre conducerea instanelor i a parchetelor, creeaz
contextul n care se pot gsi soluii comune care s contribuie la mbuntirea calitii muncii grefierilor.
Grefierii consider c unele soluii de eficientizare a sistemului sunt la ndemna managerilor de
exemplu, alocarea unui interval de timp destinat grefierilor, n cadrul programului de lucru al
departamentelor Economic- Financiar i Resurse Umane sau ncadrarea psihologilor instituionali, care
s se preocupe de crearea unei coeziuni interdepartamentale, axate pe ntrajutorare reciproc.
Pag. 25
for CFCU, Romania
Alte soluii, precum identificarea ariilor de continuare a specializrii i pregtirea continu a

reprezentanilor departamentelor Resurse Umane i Economic- Financiar, astfel nct activitatea lor s
fie n compatibilitate cu nevoile de ndeplinire a procedurilor judiciare n asigurarea actului de justiie i a
accesului publicului la informaii, sunt considerate ca fiind mai laborioase i sunt vzute mai degrab a
putea fi implementate doar printr-un parteneriat instituional cu SNG.
4.2 Funcionarea Biroului de Informare i Relaii Publice
Activitatea din cadrul Birourilor de Informare i Relaii Publice este destinat comunicrii directe cu
publicul i cu mass-media. Dei prin funcionarea lor se asigur una din funciile de baz ale sistemului
judiciar aceea de a informa publicul larg n privina modului n care se nfptuiete actul de justiie,
grefierii semnalieaz existena unor impedimente n asigurarea unui proces de comunicare de calitate.
O serie de probleme se refer la spaiile de lucru inadecvate, neprietenoase, care creeaz tensiune n
relaia direct cu publicul i cu jurnalitii. Dac problema a fost rezolvat la Curile de Apel, prin crearea
centrelor de pres, grefierii de la celelalte nivele de instane (tribunale i judectorii) i de la parchetele de
toate gradele nc o resimt puternic. O ncpere special amenajat i cu o dotare funcional pentru
aceste birouri este obligatorie la fiecare instituie, ns deoarece la nivel general spaiile sunt insuficiente,
aceste birouri au fost sacrificate la majoritatea instituiilor.
Un alt aspect considerat crucial este dat de politica instituional de resurse umane, privind specializarea
reprezentanilor BIRP. Grefierii consider c este nevoie de specialiti n comunicare recrutai special
pentru aceast activitate, i pregtii corespunztor prin cooperare cu coala Naional de Grefieri.
Propunerea ca... consilierii BIRP s fie comunicatori i nu consilieri juridici face referire la modul n care
unele parchete au gsit o soluie de a-i motiva financiar angajaii din cadrul BIRP, ncadrndu-i drept
consilieri juridici. Dei o soluie bun de motivare a personalului, aceasta este o soluie managerial care
Pag. 26
for CFCU, Romania
are un impact negativ asupra procesului de asigurare a calitii accesului publicului larg la informaii de
interes despre activitatea din instituiile respective.
De asemenea, grefierii se plng de delimitrile conceptuale n ceea ce privete statutul reprezentanilor
BIRP relaii cu publicul presupune o activitate de comunicare direct, nemediat, cu publicul; relaiile
publice reprezint o activitate mult mai complex, gndit strategic mpreun cu managementul
instituiilor, prin care se stabilesc cele mai bune ci de comunicare a informaiilor instituionale prin massmedia, electronic, organizarea de evenimente etc.
Or, din feedback-ul obinut de la grefierii angajai n cadrul BIRP, exist mari diferene ntre modul n care
fiecare conducere interpreteaz activitile de care sunt responsabilii, n conformitate cu Legea 544 /
2001. Aceste interpretri inconsecvente ale sarcinilor de serviciu creeaz i probleme de colaborare ntre
reprezentanii BIRP i ali colegi grefieri, care nu reuesc s aprecieze nici importana, nici amploarea
muncii comunicatorilor instituionali. Uneori, funcia de comunicare instituional este considerat mai
degrab un lux, fa de prioritatea de a soluiona ct mai multe dosare cu care se confrunt grefierii.
Disproporia este continuat prin exagerarea importanei comunicrii n situaii de criz, cnd
comunicatorilor li se cere s colaboreze cu mass-media astfel nct s rezolve situaii care, de fapt, nu
pot fi rezolvate dect proactiv, nainte ca situaia de criz s apar (deci atunci cnd eforturile grefierilor
din cadrul BIRP erau minimizate de ctre colegii din alte departamente sau de chiar de ctre conducere).
Nu n ultimul rnd, grefierii i consilierii din cadrul Birourilor de Informare i Relaii Publice se consider
supui unui stress permanent, att datorit importanei sczute (i a suportului pe msur) acordat de
instituie efortului de comunicare permanent, activ, cu jurnalitii i prin alte ci de comunicare, ct i
interaciunii permanente cu un public numeros, eclectic, insuficient educat pentru a nelege oportunitile
i constrngerile serviciilor oferite de ctre BIRP.
Pag. 27
for CFCU, Romania
Nu de puine ori, angajaii BIRP sunt confruntai cu preteniile excesive ale unor justiiabili tensionai,
agresivi i dezinteresai de orice alt fel de feedback dect de unul pozitiv la solicitarea pe care au fcut-o.
Pentru o mai bun gestionare a situaiilor dificile, angajaii BIRP propun crearea unor departamente
destinate special activitilor de orientare a justiiabilului i a persoanelor dificile sau aflate n situaii de
dificultate sau speciale (cauze cu minori sau ale persoanelor cu dizabiliti, cauze care pot fi soluionate
cu ajutorul mediatorilor, etc).
Aceste departamente, avnd ca responsabilitate gestionarea situaiilor dificile, ar putea fi formate din
psihologi i comunicatori care ar putea aloca resursele de timp i de expertiz orientrii i consultrii
fiecrui caz special n parte. Delimitarea ntre activitile de informare (n responsabilitatea BIRP) i cele
de orientare (n responsabilitatea Departamentelor de Orientare i Consiliere) ar ajuta contribui la
ctigarea ncrederii cetenilor n interesul instituiei de a le furniza servicii publice aplicate fiecror
tuturor nevoilor sociale n parte.
Vom ilustra n cifre activitatea BIRP al celei mai mari curi de apel din ar, Curtea de Apel Bucureti 4, n
anul 2009, numai n ce privete activitatea acesteia n baza Legii 544/2001:
Numrul total de solicitri pe anul 2009 - 498
Numrul de solicitri adresate
o pe suport de hrtie 291
o pe suport electronic- 207
Numrul estimativ al vizitatorilor punctului de informare documentare - 7.000
Numr total de solicitri din partea mass- media pe anul 2009 - 414
Numr total de solicitri departajat pe domenii de interes:
- cereri de acreditare - rezolvate favorabi l - 53
- filmri, fotografii - rezolvate favorabil4
Date culese de pe portalul instanelor http://portal.just.ro

Pag. 28
for CFCU, Romania
- interviuri - rezolvate favorabil-
- studiere dosare, copii decizii - 350

- bugetul instanei - activitatea instanei -
4
4
Comunicate de pres date de BIRP - 14

Drept la replic -
Din cifrele statistice rezult c doar numrul de vizitatori ai punctului de informare a fost de 7000, ceea ce
reprezint un flux de aproximativ 30 de persoane, ca medie n fiecare zi lucrtoare care au intrat i au
solicitat informaii de interes public. Cifrele sunt relevante numai pentru exemplificarea volumului de
activitate al acestui birou ntr-o instan central, raportat la percepia celorlalte departamente care
minimalizeaz importana activitii de comunicare.
4.3 mbuntirea activitilor specifice de informare a publicului
Grefierii intervievai n cadrul atelierelor de lucru au poziionat activitile de informare a publicului larg n
cadrul contextului mai larg al funciei manageriale de comunicare i asigurare a transparenei actului de
justiie. Pentru acetia, o mbuntire a asigurrii accesului la informaii n sistemul judiciar se poate
realiza printr-un complex de activiti de la mbuntirea relaiei dintre grefieri / judectori i justiiabili i
pn la coordonarea unor campanii de informare i educare a publicului larg.
Instituiile trebuie s-i regndeasc funcia de asigurare a transparenei actului judiciar prin recrutarea
specialitilor n comunicare i motivarea acestora pentru a rmne n sistem, prin dezvoltarea i
implementarea campaniilor de comunicare pe teme de interes pentru publicul larg.
Una dintre temele care ar putea face obiectul unei strategii de educare a populaiei poate privi aspectele
legate de echilibrul ntre accesul nengrdit la informaii de interes public i informaiile care trebuie s
rmn secrete, deoarece ar putea periclita bunul- mers al unui dosar sau chiar bunstarea unor
Pag. 29
for CFCU, Romania
persoane sau organizaii. Mass-media trebuie educat n privina nelegerii limitrilor etice i legale n
asigurarea secretului unor informaii, care nu contrazic dreptul la liber informare invocat de ctre
jurnaliti.
O strategie coerent de cretere a capacitii de comunicare cu publicul larg ar putea include, printre
tehnicile de comunicare, utilizarea i mai eficient a infochiocurilor i a comunicrii electronice (pagini de
web accesibile, prietenoase i bine actualizate).
De asemenea, alte teme de interes pentru publicul larg sunt oportunitatea prilor de a beneficia de
mediere, precum i oportunitile de orientare i consiliere a ceteanului (care ar trebui corelate cu
apariia unor departamente specializate). Campaniile axate pe o astfel de tem ar putea redresa
percepia unei pri din public i chiar i a unor reprezentani instituionali referitoare la o insuficient
atenie a instanelor asupra nevoilor specifice ale justiiabililor i ale altor factori interesai, la existena
unui tratament diferenial n ceea ce privete respectul artat oamenilor din categorii defavorizate ale
populaiei etc.
Astfel, mbuntirea imaginii i reputaiei instituionale se poate realiza pornind de la o viziune coerent
i mai ales coordonat de la nivel central, de comunicare a drepturilor pe care fiecare cetean le are n
relaia cu sistemul judiciar i mai ales a felului n care acestea sunt puse n practic la nivel instituional i
n contextul constrngerilor i libertilor legislative- normative i morale.
Pag. 30
for CFCU, Romania
PARTEA II ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA

INSTANELE JUDECTORETI I PARCHETELE DIN AR ASIGUR ACCESUL PUBLICULUI LA
INFORMAII N SISTEMUL JUDICIAR
II.5 Rolul SNG n formarea i dezvoltarea personalului auxiliar la nivelul statutului de grefier
european
5.1 Rolul SNG n creterea calitii profesionale a personalului din justiie
La zece ani de la nfiinarea colii Naionale de Grefieri, grefierii contientizeaz importana existenei
acestei instituii prin rezultatele pe care aceasta le-a dat - absolvenii colii fiind considerai resursa
uman cea mai valoroas la nivel de personal auxiliar de specialitate. Mai mult, SNG se bucur de un
grad de ncredere sporit n privina contribuiei pe care aceasta ar putea-o avea n continuare la eficiena
mecanismului de dezvoltare a competenelor generale i specifice profesiei de grefier.
n ceea ce privete coninutul programelor oferite de ctre SNG, grefierii consider c ele pot fi
folositoare, pe lng cursurile oferite n prezent, orice alte teme actualizate n conformitate cu modificrile
legislative i normative existente la nivel naional. De asemenea, cursurile care ofer oportuniti de
dezvoltare a competenelor generale (comunicare, management judiciar, leadership, relaia cu massmedia etc) sunt apreciate ca fiind binevenite. Un accent deosebit s-a pus pe solicitarea accesului a unui
numr ct mai mare de grefieri la cursurile de management al stressului, comunicare n situaii dificile i
relaia cu justiiabilii cu nevoi speciale.
Adaptarea pregtirii grefierilor la cadrul judiciar european poate fi fcut tot cu sprijinul colii Naionale de
Grefieri, care astfel poate funciona ca punte de legtura ntre experiena, expertiza i leciile nvate la
nivelul Uniunii Europene i adaptarea acestora la realitile sistemului judiciar romnesc.
O parte din participanii la atelierele de lucru au menionat faptul c nu au avut ocazia s participe n
cadrul cursurilor de formare organizate de SNG avnd ca tem comunicarea. O mare majoritate dintre
Pag. 31
for CFCU, Romania
acetia, chiar dac au auzit de proiectele finanate din fonduri europene derulate n cadrul SNG, nu au
beneficiat de rezultatele sau de expertiza oferite de aceste proiecte.
Toi participanii au afirmat c i-ar dori s aib acces la mai multe evenimente organizate n cadrul
proiectelor (n special cele destinate schimbului de experien i formrii), precum i la manualele i
cursurile de comunicare i de specialitate oferite n acest cadru. De altfel, singura nemulumire a
participanilor referitoare la atelierele de lucru a fost faptul c dezbaterea la care au participat a durat prea
puin i c nu a putut include mai multe sesiuni de formare propriu-zis pe tema interpretrii cadrului
legislativ privind accesul publicului larg la informaii i pe tema competenelor de comunicare necesare
pentru implementarea unei comunicri de succes cu diverse categorii de public, precum i cu publicul
larg.
5.2 Motivare i politici de resurse umane
coala Naional de Grefieri este vazut drept unul dintre cei mai puternici garani ai recrutrii i
promovrii echitabile n profesia de grefier. Grefierii i doresc ca aceast instituie s fie implicat din ce
n ce mai mult n dezvoltarea politicilor de resurse umane, asigurnd formarea i evaluarea continu i
sistematic a grefierilor, cu impact concret asupra carierei lor profesionale fie c sunt n faza de
recrutare, fie pentru nevoile de formare continu.
Din punctul de vedere al acestora, stagiul de formare iniial pentru intrarea n profesia de grefier trebuie
s aib o durat mai mare i s includ stagii de pregtire practic la instane sau parchete. De
asemenea, pentru a se asigura un standard comun de calitate al profesiei de grefier, acest stagiu ar
putea avea caracter de obligativitate, indiferent de backgroundul de studii superioare / medii cu care se
prezint un aspirant la poziia de grefier. De altfel, ca un prim pas n aceast direcie, grefierii au
identificat ca bun practic de resurse umane iniierea unui sistem de extindere a recrutrii la un numr
din ce n ce mai mare de grefieri formai i evaluai prin intermediul colii Naionale de Grefieri.
Pag. 32
for CFCU, Romania
n concluzie, se ateapt o regndire a accesului la examene la nivel naional (poate i local) prin
introducerea obligativitiii acestora n legislalie, astfel eliminndu-se i o serie de suspiciuni sau
presupoziii negative despre acei dintre grefieri care nu sunt formai prin intermediul SNG.
Mai mult dect att, toi grefierii participani au propus ca examenele sau concursurile de promovare n
funcie de conducere s treac din responsabilitatea curilor de apel / parchetelor de pe lng aceastea n
responsabilitatea colii Naionale de Grefieri, fiind ncredinai c numai aa aceste examene / concursuri
ar fi unele mai presus de orice ndoial n ce privete obiectivitatea rezultatelor obinute.
Desigur c pentru coala Naional de Grefieri, adoptarea unei asemenea modificri ar fi o
responsabilitate imens pe care trebuie s o analizeze din toate punctele de vedere, avnd n vedere c
asumarea acesteia presupune o capacitate logistic i de resurse umane care s absoarb nevoile
existente n sistem, ns se dovedete c coala pltete tributul propriei notorieti n rndul grefierilor.
Grefierii au argumentat c profesionalismul cu care coala abordeaz formarea iniial, dar i formarea
continu, i ndreptete s solicite colii s se implice i n promovarea lor n funcii de conducere, dup
modelul Institutului Naional al Magistraturii pentru judectori i procurori.
Grefierii mai propun ca coala Naional de Grefieri s adapteze o serie de cursuri destinate transferului
de noi atribuii dinspre judectori ctre grefieri, fiind interesai s participe la aceste formri i astfel s fie
pregtii corespunztor pentru preluarea de noi atribuii. Mai mult, crearea unor cursuri de excelen
(destinate poziiilor cu rspunderi manageriale suplimentare) ar putea oferi ansa grefierilor nalt calificai
de a fi motivai printr-un mod obiectiv de promovare n poziia de grefier-ef sau prim-grefier.
Totui, ei atrag atenia c o astfel de deschidere att din partea grefierilor, ct i din partea SNG, nu va
avea un impact pozitiv dect n contextul unor schimbri legislative coerente, care ar presupune ca noile
atribuii s fie adugate doar dup o bun evaluare a fiei postului aa cum este ea n prezent. O fi a
postului bine normat ar include noile atribuii fr s creasc gradul de suprancrcare cu care se
Pag. 33
for CFCU, Romania
confrunt chiar i n prezent grefierii, ci regndirea poziiilor i atribuiilor corespunztoare ar presupune o

difereniere clar (regsit i n evaluarea i motivarea personalului auxiliar de specialitate) ntre grefierii
care preiau noile atribuii i cei care rmn responsabili de atribuiile anterioare.
Prin urmare, viziunea grefierilor despre SNG este c aceast instituie ar trebui s poat acoperi, prin
resurse proprii i prin parteneriate cu tribunalele i cu parchetele, extinderea participrii grefierilor la
cursurile de formare, n aa fel nct fiecare grefier s poat beneficia de formare pe teme
corespunztoare evoluiei carierei acestuia cu o periodicitate de maximum 2 ani.
Nu n ultimul rnd, ateptrile grefierilor se ndreapt spre rolul SNG ca platform de dezbatere a
proiectelor de modificri legislative i normative i a impactului acestora, prin colaborarea cu instituiile la
nivel central implicate n aceste modificri, respectiv cu conducerea acestora i cu departamentele de
resurse umane i IT din cadrul acestora. Printr-un mai bun acces al grefierilor la ntrunirile profesionale
periodice i la forumurile profesionale de cooperare interinstituional, s-ar putea obine o cretere a
calitii actului de justiie, prin schimbul de experien interinstituional i cu reprezentani ai instituiilor la
nivel european care s faciliteze transferul de competene la standarde europene.
II.6 Cadrul normativ
6.1 Legislaie i cadru de funcionare
Grefierii arat c modificrile frecvente de legislaie influeneaz negativ calitatea muncii lor, la modul
general. Aceste modificri genereaz practic neunitar, care, la rndul ei genereaz confuzie, factor de
stress resimit nu doar de judectori i procurori, ci i de grefieri.
C percepia grefierilor n ce privete acest aspect este cea real dovedete i faptul c, referitor la
efectele modificrilor legislative din cursul anului 2009 asupra actului de justiie, 56% dintre instanele
judectoreti i 67% dintre parchete au apreciat c modificrile legislative survenite au avut mai degrab
o influen negativ asupra actului de justiie5.
5
Sursa: Raportul privind starea justiiei pe anul 2009

Pag. 34
for CFCU, Romania
Grefierii sunt confruntai cu o superinflaie normativ, cu o legislaie inconsecvent, cu o practic judiciar

incoerent, astfel nct simt nevoia de a se adapta, din mers, la un mediu juridic n permanent fluctuaie,
ncercnd permanent s nlocuiasc regulile depite sau inadaptate. Grefierii resimt n aceeai msur
cu magistraii graba cu care sunt ntocmite reglementri impuse de nevoi sociale generale sau interese
de grup care fac din ce n ce mai greu de identificat baza legal cea mai potrivit situaiilor de fapt, din ce
n ce mai complexe.
n acest context, grefierii au reclamat nevoia de o regrupare tehnic a legii, menit s ierarhizeze, s
ordoneze, s interzic, dar s i permit coerent i logic o conduit clar, artnd nevoia unui instrument
de lucru credibil, care s reflecte evoluia legislaiei i a jurisprudenei.
Grefierii au dat exemplul Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 116/2009 pentru instituirea unor msuri
privind activitatea de nregistrare n registrul comerului care s-a vrut o msur provizorie de degrevare a
judectorilor delegai la Registrul Comerului, ns s-a ntors ca un bumerang mpotriva tribunalelor i
curilor de apel, n a cror competen a fost dat soluionarea a foarte multor cereri noi, care presupun
proceduri necunoscute anterior i care au fost adaptate neunitar, cu consecina creterii numrului de
dosare la aceste instane i, implicit a volumului de munc al grefierilor, n condiiile unei penurii de
personal deja cunoscute. Singura soluie pe care ei o vd este nfiinarea profesiei de registrator
comercial i trecerea napoi n competena Registrului Comerului a acestor tipuri de cereri.
Legea nr. 276/2009 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 212/2008 pentru
modificarea i completarea Legii nr. 146/1997 privind taxele judiciare de timbru modific mai multe
prevederi legale n materie, dar introduce obligaia instanelor de a comunica prilor i hotrrile
judectoreti irevocabile. Textul nou este n contradicie cu dispoziia art. 266 din Codul de procedur
civil, n conformitate cu care hotrrea se comunic prilor, n copie, n cazul cnd aceasta este
necesar pentru curgerea termenului de exercitare a apelului sau recursului.
Grefierii au fost pui, astfel, n faa unei situaii care a generat probleme att legate de resursele materiale
(hrtie, toner, comunicri) ct i de timp i spaiu (pentru pstrarea n registraturile curente a dosarelor cu
Pag. 35
for CFCU, Romania
hotrri irevocabile pn la restituirea filelor de comunicare, acesta fiind momentul cnd un dosar se
poate arhiva). Aceast modificare a generat i practic neunitar, n sensul c grefierii de la unele
instane au declarat c s-a hotrt neaplicarea acestei modificri, n timp ce grefierii de la instanele care
o aplic au procedat diferit n punerea n practic. Toti grefierii au propus abrogarea acestui articol de
lege controversat.
Alt exemplu a fost Nomenclatorul arhivistic cadru pentru instanele judectoreti, care nu a fost actualizat.
Grefierii au artat c lipsesc din el unele categorii de documente, astfel c arhivarea acestora nu se face
dup o procedur standard n ntregul sistem, cu consecina c difer termenele de pstrare la diferitele
categorii de documente de la o instituie la alta n cadrul sistemului. Nomenclatorul arhivistic trebuie, de
urgen actualizat, n opinia grefierilor, i comunicat att la instane ct i la parchete.
Grefierii au artat dificultile pe care le ntmpin i n ceea ce privete consecina aplicrii Deciziei
naltei Curte de Casaie i Justiie n recurs n interesul legii cu privire la comunicarea ordonanei de plat
prin scrisoare recomandat pentru a putea fi investit cu formula executorie. Astfel, n practic, ei
ntmpin greuti deoarece dac agentul potal nu gsete debitorul la domiciliul su pentru a-i preda
sub semntur plicul, i las o ntiinare s se prezinte el la oficiul potal. Foarte muli debitori nu se
prezint pentru a-i ridica scrisoarea recomandat, care, dup termenul de pstrare de la pot, se
restituie la dosar. n aceste condiii, unele instane au apreciat c ordonana pronunat nu poate fi
investit cu formula executorie, iar altele au apreciat, totui, c se poate.
Pentru activitatea grefierilor, aceste aspecte sunt factori de stress, mai ales n ipoteza n care, prin
promovare sau prin transfer, se afl n situaia de a-i schimba modul de abordare a aceleiai situaii
juridice. n opinia grefierilor, numai unificarea practicii judiciare n materie poate rezolva aceast
problem.
i grefierii care ocup funcii de conducere au exprimat opinii critice n legtur cu incoerena legislativ
n ce privete promovarea n funcie de conducere. Astfel, pe de o parte, pot participa la concursul pentru
ocuparea funciei de conducere oricare dintre grefierii care ndeplinesc condiiile legale. Dac postul este
Pag. 36
for CFCU, Romania
ocupat de un grefier din afara instanei sau parchetului, fostul grefier cu funcie de conducere, nu poate
ocupa o funcie de execuie, deoarece sunt toate ocupate. Singura soluie pe care grefierii o vd este
crearea rezervei de posturi similar cu rezerva de posturi pentru magistrai.
6.2 Instituii i proceduri. Reglementarea practicilor instituionale unitare
Grefierii resimt lipsa sprijinului sistemic, legislativ, decizional n problemele pe care le au: subfinanarea
sistemului judiciar are consecine asupra calitii actului de justiie att sub aspectul resurselor materiale
ct i sub cel al resurselor umane. Grefierii sunt de prere c numai prin voina politic de a se aloca
suficiente resurse ar putea avea loc o mbuntire a condiiilor de munc, ncepnd cu actualizarea i
dezvoltarea aplicaiei ECRIS, fr de care informatizarea instanelor s-a realizat doar n parte.
Mai mult, acetia arat c degeaba instanele i parchetele sunt dotate cu calculatoare performante dac
nu pot fi exploatate la capacitatea lor maxim i ei sunt obligai s culeag datele statistice necesare tot
cu creionul pe hrtie. n aceast situaie datele statistice nu vor fi colectate uniform niciodat, iar indicii
rezultai nu vor fi reali.
Mai ales grefierii de la parchete arat c aplicaia ECRIS nu are o component specializat pentru
activitatea parchetelor. Deoarece decidentul n privina exploatrii aplicaiei ECRIS este Ministerul Justiiei
i Libertilor Ceteneti, grefierii ateapt de la acesta implicare n rezolvarea problemelor. Ei apreciaz
c lipsa banilor pe fondul crizei economice nu este un argument suficient, deoarece exist posibilitatea
accesrii de fonduri europene care, folosite coerent de toate instituiile implicate ar transforma acest
punct slab n oportunitatea de dezvoltare a muncii grefierilor la standarde UE.
Tot de finanarea adecvat ine i suplimentarea schemelor de personal, astfel nct s fie posibil
introducerea tuturor datelor n aceast aplicaie. De exemplu, scanarea documentelor nc nu este
posibil la cele mai multe dintre instane, iar parchetele nici nu au ncercat s o fac, pentru c
Pag. 37
for CFCU, Romania
presupune alocarea de resurs uman care s desfoare numai aceast activitate, ori, n situaia
actual nu este posibil dizslocarea personalului de la alte activiti pentru aceasta din urm.
La nivelul parchetelor, grefierii au mai propus ca mandatele funciilor de conducere ale personalului
auxiliar s fie pe aceeai perioad cu mandatele funciilor de conducere ale procurorilor, pe considerentul
c procurorul general ar trebui s fie ndreptit s i formeze o echip cu care s realizeze planul de
management pe care i-l propune i pe baza cruia a fost investit n funcie.
Grefierii de la instane au propus ca mandatul funciilor de conducere s fie cel puin de cinci ani,
deoarece trei ani este un timp insuficient pentru punerea n aplicare i msurarea rezultatelor proiectului
de management, fluctuaia prea mare a personalului resimindu-se la nivelul managementului instanelor.
n ceea ce privete unificarea practicilor administrative ale instanelor i parchetelor referitoare la
comunicarea informaiilor de interes public, grefierii au propus s existe, pentru sistemul judiciar, o list cu
informaii i / sau documente care nu pot fi fcute publice, list care s fie un instrument unic de lucru la
toate nivelele de jurisdicie.
n vederea garantrii respectrii uniforme a altei legi speciale, Legea 677/2001 privind protecia datelor cu
caracter personal, grefierii au apreciat c se impune modificarea mcar a legislaiei secundare i a
regulamentelor de ordine interioar n sensul de a se prevedea materiile n care comunicarea hotrrilor
ctre pri s se fac n plic nchis. Grefierii de la parchete au fcut aceleai propuneri referitoare la
comunicarea n plic a soluiilor procurorului.
6.3 Centralizare i autonomie instituional
Aceste aspecte instituionale sunt resimite ca problematice cel mai tare de ctre grefierii de la parchete.
Ei reclam faptul c la nivelul Ministerului Public i al Parchetului General nu se ine seama de opinia lor
n luarea deciziilor; dei li se cere feedback i ei consum timp i energie pentru a convinge, exprimarea
punctului vedere rmne fr rezultat. Grefierii de la parchete dau ca exemplu faptul c, dei au solicitat
de nenumrate ori actualizarea nomenclatorului arhivistic, fcnd, n acest sens propuneri, decidenii nu
Pag. 38
for CFCU, Romania
au reacionat conform ateptrilor lor.
n plus, grefierii de la parchete arat c instituiile abilitate s controleze unitile de parchet procedeaz
necoordonat: fac controale ncruciate la distane de timp foarte mici, astfel nct, mai ales grefierilor efi
le lipsete timpul fizic pentru a rearhiva documentele controlate, iar cnd au terminat urmeaz alt control.
n acest mod, o mare parte a timpului de lucru este bulversat.
ns cel mai tare i nemulumete faptul c n urma controalelor se dau dispoziii contradictorii, aa nct
de multe ori grefierii sunt dezorientai, netiind pe care dintre msurile contradictorii s o adopte. Ei
propun ca toate instituiile care au atribuii de control asupra unitilor de parchet s i coordoneze
mpreun activitatea dup un program bine stabilit i s se pun de acord asupra msurilor pe care le
dispun la toate parchetele. Astfel, s-ar elimina controalele ncruciate, iar n urma lor s-ar face
recomandri clare i unitare pe care grefierii le-ar putea urma.
Grefierii de la parchete mai arat c, n lipsa unui modul de statistic penal performant, culegerea i
interpretarea datelor statistice este o alt activitate care le creeaz adevrate turbulene n activitatea
cotidian, fiind nevoii s aloce mult timp i efort. Cu toate acestea, sunt parchete n ar care, prin efortul
propriu, i-au dezvoltat programe specifice performante de culegere a datelor statistice i sunt dispuse s
le pun la dispoziia colegilor lor. Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice si
folosirea lor de ctre toate unitile de parchet ar mbunti performanele parchetelor inclusiv referitor la
comunicarea informaiilor de interes public.
II.7 Imaginea i credibilitatea sistemului judiciar
7.1 Percepia publicului asupra reformei n justiie
Grefierii consider c percepia publicului asupra reformei este creat prin mai multe prghii aflate n
rspunderea instituiilor judiciare i, ca atare, acestea trebuie adresate n egal msur de cte sistemul
judiciar.
Pag. 39
for CFCU, Romania
n primul rnd, nu este suficient ca actul de justiie s fie de calitate n ceea ce privete soluionarea
cauzelor, ci i n privina modului n care activitatea judiciar propriu-zis este comunicat.
Mai mult, accesul publicului la informaii nu nseamn doar transmiterea soluiei sau a informaiilor despre
coninutul unui dosar, ci transmiterea permanent a unui complex de informaii despre activitatea
instituiilor, despre performanele dar i constrngerile acestora, despre preocuparea instituiilor fa de o
mai bun deservire a ceteanului i a nevoilor acestuia.
De multe ori considerat pe nedrept doar o problem de imagine, responsabilitatea instituional de a
conferi ncrederea n calitatea serviciilor printr-o mai bun comunicare a activitii interne trebuie s fac
parte din agenda zilnic a conducerii instanelor i parchetelor i s se regseasc n campanii
permanente de informare i educare a cetenilor.
Relaia cu justiiabilii i cu avocaii este considerat de ctre grefieri unul din factorii cheie n percepia pe
care societatea i-o formeaz asupra reformei n justiie. Se consider c nu s-au fcut destule demersuri
sistematice de mbuntire a acesteia, de la cursuri de formare ale grefierilor pn la campanii de
educare a cetenilor n privina modului n care pot beneficia optim de serviciile sistemului judiciar.
Un exemplu de bun practic n acest sens este dat de propunerea de nregistrare audio-video a tuturor
edinelor de judecat, nefiind, n opinia grefierilor, suficient nregistrarea audio n materie penal, cum
se procedeaz n prezent. Nu este de ateptat ca cetenii s fie interesai ntr-o proporie exagerat de
aceste nregistrri, ns faptul c se anun oficial c edinele publice sunt nregistrate confer o stare
general de ncredere la nivelul opiniei publice, referitoare la lipsa de subiectivism a judectorilor, dar i
un sentiment de securitate pentru ntreg completul de judecat i descurajeaz participanii de a nclca
regulile de conduit n sala de judecat.
Pag. 40
for CFCU, Romania
De asemenea, majoritatea grefierilor consider c exist oportuniti de creare a unei imagini pozitive
(notorieti) insuficient exploatate n prezent. Instituiile ar putea implementa campanii de relaii publice
prin care s se adreseze att justiiabililor, ct i publicului larg sau altor categorii specifice, n funcie de
tema propus. n paralel, folosirea unor specialiti n comunicare n cadrul BIRP i preocuparea ca
acetia s deina strict atribuii de documentare i de comunicare strategic prin toate canalele de
comunicare ar crea baza unei comunicri instituionale pro-active, anticipatorie i n conformitate cu
agenda opiniei publice.
Mass-media, n special prin unii reprezentani agresivi, este vzut de ctre grefieri ca fcnd deservicii
de imagine sistemului, prin alimentarea suspiciunilor, prin rspndirea unor false probleme (insuficient
nelese de ctre aceti jurnaliti) i mai ales prin invocarea abuziv a dreptului la libera informare n
numele legii 544/2001. Instituiile ar trebui s fie capabile s acioneze diferit n funcie de situaie
educarea jurnalitilor prin campanii specifice despre informaiile judiciare care trebuie s rmn secrete,
lmurirea acelor jurnaliti care nu au neles exact sau au preluat tendenios punctul de vedere
instituional sau ncurajarea acelor lideri de opinie care pot funciona drept comunicatori ai unui punct de
vedere realist i pertinent, n special n cazuri de rsunet i probleme-cheie de interes pentru publicul
larg.
7.2 Factori interesai i cooperarea interinstituional n cadrul sistemului judiciar
Poate una dintre cele mai concrete soluii adoptate n unanimitate de ctre grefierii participani la
atelierele de lucru a fost oportunitatea de cretere a ncrederii i nelegerii interinstituionale prin
organizarea de ntlniri la care s participe reprezentani din toate instituiile implicate n punerea n
practic a cadrului legislativ i crearea unui cadru funcional de coordonare interinstituional.
Aceste ntlniri (sub forma unor ateliere / comitete de lucru) ar putea avea o periodicitate diferit n funcie
de agenda propus de instituiile implicate i ar permite consultarea cu celelalte profesii - notari, experi,
executori, avocai, poliie, reprezentani ai penitenciarelor, consilieri, mediatori, interprei etc pe teme de
Pag. 41
for CFCU, Romania
actualitate i n privina modului n care un anumit cadru normativ poate fi implementat n mod coerent i
fluent de ctre toate instituiile responsabile.
Consultarea tuturor prilor implicate n implementarea unui cadru normativ nainte de luarea deciziilor la
nivel instituiei coordonatoare / decizionale ar duce la evitarea unor situaii contradictorii sau dificile,
precum i la corectarea unora dintre posibilele erori nainte ca noile decizii s fie puse n practic.
Aceast deschidere fa de evenimente i mese rotunde interinstituionale ar avea un impact concret i
asupra activitii curente a grefierilor, de exemplu prin unificarea bazelor de date ale diferitelor instituii
care particip la efectuarea actului de justiie. Grefierii au propus ca datele stocate n baza de date a
Oficiului Naional al Registrului Comerului s fie accesibile fr alte formaliti inutile sistemului judiciar,
i invers. S-ar accelera att desfurarea proceselor comerciale pe rol, ct i nregistrarea unor meniuni
n Registrul Comerului.
n materie penal, grefierii au propus ca baza de date a Poliiei s se unifice cu cea a parchetelor i cu
cea a instanelor n materie penal, tocmai pentru eficientizarea acestei activiti specifice. Un nceput a
fost alocarea numrului unic dosarelor penale, ns la punerea n practic a dispoziiei din Regulamentul
lor de Ordine Interioar multe parchete au ntmpinat probleme reale de timp. Grefierii au identificat
soluia printr-un alt exemplu de bun- practic - programarea pe zile a posturilor de poliie n vederea
alocrii numrului unic de ctre parchet.
Grefierii afirm c deschiderea instituiilor din sistemul judiciar ctre o mai bun cooperare
interinstituional ar putea, prin eliminarea multor suprapuneri, contradicii sau diferenelor din practica
judicar, crea imaginea unui management performant i modern al sistemului judiciar.
Pag. 42
for CFCU, Romania
PARTEA III PRIORITI N MBUNTIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII N

SISTEMUL JUDICIAR
n capitolele anterioare ale studiului a fost prezentat viziunea sistemic asupra factorilor pozitivi sau
negativi care afecteaz activitatea curent a prim-grefierilor, grefierilor-efi i a grefierilor din cadrul
instanelor i parchetelor, precum i a acelora dintre ei care lucreaz n cadrul Birourilor de Informare i
Relaii Publice.
n ceea ce privete problemele (factorii negativi), acestea au fost ierarhizate n cadrul dezbaterilor cu
grefierii:
-
din perspectiva importanei pe care grefierii le-o acord;
din perspectiva prioritii cu care acetia consider c ar trebui rezolvate.
n continuare, vom prezenta tabelele agregate de probleme, aa cum au fost identificate de ctre grefierii
din cadrul celor trei ateliere de lucru. Prima coloan reprezint problemele identificate, n ordinea
ierarhic (agregat) a importanei acordate de ctre grefieri. A doua coloan conine soluiile propuse de
ctre acetia. Aa cum se poate observa, nu exist diferene majore nici n privina problemelor majore
identificate de ctre grefierii, prim-grefierii i grefierii-efi din cadrul instanelor, grefierii din cadrul
parchetelor sau BIRP, i nici n ceea ce privete soluiile pe care acetia le-au identificat.
Pag. 43
for CFCU, Romania
Atelierul (1) grefierii-efi i prim-grefierii de la instanele judectoreti din ar

IMP
1
PROBLEM
Arhivarea electronic
SOLUII
Suplimentarea schemei de personal
Lipsa unor edine comune de pregtire
Desemnarea unor persoane

edine comune
profesional judectori - grefieri

Comunicarea cu parchetele, barourile,
Sedinte comune
corpul experilor
ntlniri periodice
Sanciuni mai severe ptentru avocaii din
Comunicarea cu dDepartamentul
oficiu care nu se prezint la cauzele penale

Program 1 zi pe sptmn pentrut
45
56
HRResurse Umane si contabilitate

Comunicarea hotrrilor irevocabile
Comunicarea cu IJP
personalul instanei
Abrogarea art III din Ord. de modif. a C.p.civ.
ncheierea de protocoale cu IJP, poliia
comunitar i jandarmerie pentru executarea
Comunicarea cu penitenciarele
mandatelor de aducere
Note telefonice
Aplicaia ECRIS
Comunicarea hotarrilor n dublu exemplar

mbuntirea ECRIS
89
Cooperarea judiciar internaional n
Actualizarea n raport cu procedurile

edine Seminarii de pregtire profesional
910
1011
materie civil, comercial i penal

Comunicarea cu MJ si CSM
Libertatea de exprimare n raport cu
i cu personalul auxiliar
Creterea transparenei
Aprarea reputaiei grefierului
12
mass- media
Comunicarea cu alte instane din raza
ntlniri periodice ntre prim-grefieri i ali
1113
aceleiai CA i din alte CA

Comunicarea cu mass media
grefieri
Lista cu documente ce nu pot fi fcute
1214
Comunicarea cu societatea civil
publice
Stabilirea cadrului pentru cheltuielile legate
67
78
de copiere- ordin MJ pentru tarif

Pag. 44
for CFCU, Romania
1315
Motivarea cu intarziere a recursurilor
naintarea dosarelor n ci de atac fr
1416
de ctre parchet
Numr redus de experi n anumite
motivarea recursului
Organizarea de ctre MJ a concursurilor
1517
specializri
Plata cu ntrziere a traductorilor i
pentru autorizare
Alocarea de fonduri de ctre MJ
1618
interpreilor
Lipsa acesului la transferul de date
Realizarea conexiunilor informatice ntre
1719
intre instanele aceleiai curi

Justiiabili dificili care pun presiune pe
sistemele ECRIS ale instanelor

Afiarea n extras (n format mare) a
1820
personal
Exercitarea defectuoas a dreptului la
ghidurilor
Sesiuni de pregtire cu PC
1921
replic
Resurse umane insuficiente
Suplimentarea schemelor
2022
2123
Volum mare de munc

Informarea insuficient a publicului cu
Normarea muncii
Specializarea continu
Campanii de educare i informare
2224
privire la specificul activitii instanelor

Imaginea instanei
Sondaje de opinie
Mass-media
Statistici relevante
Ghiduri de informare
Atelierul (2) grefierii-efi i prim-grefierii de la parchetele din ar

IMP
1
2
3
4
PROBLEM
Comunicarea ierarhic i orizontal
SOLUII
Seminarii comune procurori - grefieri pe teme
Legislaie stufoas i cntradictorie

Lipsa procedurilor
Nomenclatorul arhivistic depit
de comunicare
Adaptarea i unificarea legislaiei
ntocmirea de proceduri ptentru activitatea
Actualizarea cu consultarea grefierilor
Pag. 45
for CFCU, Romania
45
Practica neunitar
Ateliere de lucru cu grefieri de la parchete i
56
Lips personal specializat i dotri
reprezentani ai PICCJ
Alocare de fonduri si specializarea
67
pentru birourile BIRP

ECRIS nefuncional, fr modul de
personalului
Atelier de lucru mixt IT i grefieri din
78
89
910
statistic
Volum mare i complex de munc
Motivare financiar
Relaii interinstituionale deficitare
parchete+ statisticieni
Suplimentarea personalului
Plata orelor suplimentare
Intlniri ntre procurori cu, grefieri,
reprezentani ai poliiei i ai, reprezentani
instanelor
1011
Lips programe informatice specifice
Protocoale clare i unice

fFolosirea programelor de la parchetele care
12
parchetelor
Lipsa opis ordinele Procurorului General
au programe informatice utile

ntocmire opis
1113
pe activiti
Management defectuos
Consultarea personalului n luarea deciziilor
Lips norme privind documentele
care l privesc
Elaborarea normelor
1214
clasificate (declasificare, termene de

pstrare)
Percepia publicului
Info- chiocuri
1416
1517
1618
1719
Alocarea greoaie a numrului unic

Situaia AN i a statisticilor cu AN
Arhivarea electronic
lLipsa comunicrii cu bBiroul resurse
1820
umane si contabilitate
Repartizarea dezechilibrat a sarcinilor
Participarea lor la cursuri de comunicare

Fia postului- cadru
i lipsa unor criterii de responsabilizare
Suplimentarea schemei de personal
a grefierilor
Asigurarea posturilor de rezerv
1315
Campanii de informare
Programarea pe zile a posturilor de poliie
Pstrarea acestor date numai de ctre poliie
Specializarea personalului IT
Specializarea lor
Pag. 46
for CFCU, Romania
Atelierul (3) grefierii de la Birourile de Informare i Relaii cu Publicul din cadrul instanelor
judectoreti i parchetelor din ar
IMP PROBLEM
1. Lipsa personalului i a celui specializat
1
SOLUII
Deblocarea i suplimentarea posturilor
Organizarea a dou sesiuni de admitere la
SNG
Cursuri de formare
Schimb de experien cu alte ri
2. Volumul de munc, suprapunerea muncii,
Angajarea i specializarea personalului

mprirea echitabil a sarcinilor
2 ritm discontinuu de lucru i complexitatea
nfiinarea postului de grefier asistent
activitilor
Eliminarea din / Definirea n fia postului a

articolului Alte atribuii
Aprecierea just a activitii anuale
Decizii manageriale corespunztoare
Repartizarea unui volum de munc
corespunztor a 8 ore / zi
Stabilirea i informarea clar privind
prioritile
Acces din timp la informaii
Redistribuirea muncii n funcie de volum i
de competene
3. Aplicaia ECRIS lipsa de actualizare i

3 funcionalitate, probleme privind
specializarea informaticienilor
Direcionarea ctre mediatori a unor cauze

Actualizarea i mbuntirea programului
ECRIS, astfel nct s fie funcional
Baz de date comun, activiti de teambuilding
Pag. 47
for CFCU, Romania
Selectarea personalului specializat

competent
4. Dubla eviden (scriptic i informatizat)
Motivarea i implicarea specialitilor IT

Renunarea la unele evidene scriptice
4
5. Motivaia financiar
Plata orelor suplimentare
Salariu de merit
6. Cooperarea i colaborarea
Prime din taxele judiciare

Organizarea de mese rotunde
5 intrainstituional cu Departamentul
Economic i cu restul personalului
7. Lipsa comunicrii interinstituionale
Schimburi de experien
Organizarea de ntlniri, seminarii,
8. Modificrile legislative incoerente,
comunicri IT / virtuale
Sistematizarea legislaiei
7 neclare i prea frecvente, practic
Legi clare i mai ales stabile
neunitar
9. Lipsa suportului instituional psihologic,
mprirea echitabil a sarcinilor
8 stressul i probleme de cooperare
Exigen la selectarea personalului
interpersonal
Normarea corespunztoare a muncii n

funcie de complexitate
Team-building
10. Spaiu inadecvat, lipsa luminii naturale,

9 poluare, lips personal curenie /
ntreinere
ncadrarea de psihologi la instane

Renovarea / acordarea de spaii
corespunztoare
Spaiu adecvat
11. Lipsa dotrilor i a materialelor
nclzire central / loc pentru fumat

Alocarea fondurilor necesare
1 echipamente
Dotarea corespunztoare a birourilor

Pag. 48
for CFCU, Romania
12. Nencrederea n sistemul judiciar,
Activiti de tip PR
influena mediului extern, indisciplina
Implicarea conducerii instanei
ziaritilor, transparena proceselor civile
nregistrri audio-video a tuturor edinelor
13. Denumirea biroului i a profesiei
publice
Birou de pres i relaii publice
1
14. Refuzul avocailor din oficiu de a se
1 prezenta n zilele nelucrtoare
15. Colaborarea / nu cu interprei persoane
1 fizice autorizate
Amenzi judiciare mai mari i eliminare de pe

tabloul avocailor
Angajarea acestora n cadrul instanelor i
schimbarea legislaiei

Grefierilor participani la atelierele de lucru li s-a solicitat, de asemenea, s propun individual cte trei
prioriti care ar trebui implementate pentru mbuntirea activitii lor, din perspectiva asigurrii
accesului publicului la informaii i nu numai. O prioritate a fost definit ca fiind acea activitate /
responsabilitate care trebuie s fie asumat att ca urgen, ct i ca importan (efect asupra muncii de
zi cu zi a grefierilor). Experii au propus limitarea la trei prioriti pentru a evidenia faptul c o soluie de
susinere a unei funcii manageriale este realist doar dac ine seama de resursele limitate existente
resurse umane, financiare, logistice etc.
Lista urmtoare prezint, prin urmare, acele mbuntiri pe care grefierii le consider fezabile i extrem
de necesare pe termen scurt. Ea este diferit de lista comprehensiv de bune practici (care propune
soluii necesare a fi implementate sistematizat att pe termen scurt, ct i pe termen mai lung).
Pag. 49
for CFCU, Romania
Cele trei prioriti propuse de ctre fiecare grefier au fost clusterizate (grupate) de ctre acetia (mai
multe detalii referitoare la metodologie pot fi gsite n Anexa 1), astfel nct s se poat evidenia acele
prioriti care ntrunesc consensul majoritii grefierilor participani n cadrul atelierelor de lucru.
n consecin, participanii au propus drept DIRECII PRIORITARE:
-
PRIORITATEA I - cu un maximum de grefieri care sunt n favoarea implementrii urgente a

acestei mbuntiri Soluionarea problemelor legate de volumul de munc
PRIORITATEA II pe locul doi ca numr de grefieri care au considerat c acest aspect trebuie de
asemenea modificat Soluionarea problemelor de resurse umane - Personalul este
insuficient, insuficient specializat n domeniul de lucru, respectiv n privina competenelor
de comunicare i cooperare intra- i inter-instituional, i ineficient motivat
PRIORITATEA III considerat n egal msur important, dar numai dup implementarea celor
dou anterioare Implementarea unor soluii de eficientizare a muncii prin aplicaia ECRIS,
edine de lucru interdepartamentale i interinstituionale, arhivare etc.

Prim-grefierii, grefierii-efi i grefierii din cadrul instanelor i al parchetelor au propus o list de practici
care, odat implementate, ar putea aduce un impact pozitiv asupra modului n care acetia i desfoar
activitatea. Din punctul de vedere al participanilor la atelierele de lucru, lista de activiti i bune practici
trebuie s fie comprehensiv i nu limitat strict la funcia de asigurare a accesului publicului la informaii,
aceasta fiind intrinsec corelat cu celelalte funcii manageriale.
BUNE PRACTICI N DOMENIUL MANAGEMENTULUI INSTITUIONAL
-
Asigurarea spaiilor i a condiiilor decente de munc;
Stimularea material i moral;
ECRIS adaptarea la specificul parchetelor, actualizare i dezvoltarea modulului de statistic;
nregistrarea audio-video a tuturor edinelor publice;

Pag. 50
for CFCU, Romania
List cu informaii i/sau documente care nu pot fi fcute publice;
Renunarea la unele evidene duble (opisuri, registre generale, informativ, registrul de termene,
condica de redactri);
Comunicarea in plic a unor anumitor hotrri, de exemplu a celor privind adopiile;
Controlul primului grefier al CA asupra primilor grefieri din subordine;
Stabilirea unui mecanism de plat a serviciilor de copiere;
Continuarea formrii specializate;
Schimburi de experien;
Suplimentarea schemelor, normarea muncii, ierarhizarea atribuiilor;
Specializarea grefierilor i promovare ierarhic corespunztoare;
Crearea rezervei de posturi;
ncadrarea psihologilor.
BUNE PRACTICI N DOMENIUL COMUNICRII INTERNE

-
ntlniri comune grefieri judectori i, respectiv, grefieri- procurori (teambuilding);
Relaia cu compartimentele de Resurse umane i contabilitate conform unui orar i teambuilding
cu ajutorul consultanilor specializai;
Alte activiti de susinere a coeziunii i culturii instituionale.
BUNE PRACTICI N DOMENIUL COMUNICRII EXTERNE

-
Recrutarea specialitilor n comunicare i motivarea pentru a rmne n sistem;
Campanii de informare i educare n aplicarea strategiei de comunicare;
Modificarea procedurilor de comunicare, astfel nct s fie asigurat secretul unor informaii;
Infochiocuri;
Redenumirea BIRP;
Spaii i dotri pentru BIRP;
Consilierii BIRP s fie comunicatori si nu consilieri juridici;
Crearea de centre (puncte) de orientare;

Pag. 51
for CFCU, Romania
Baz comun de date (penal registrul comerului etc);

Acces la internet pentru accesarea forumurilor profesionale;
Consultarea prin ntlniri periodice cu celelalte profesii - notari, experti, executori, avocai, poliie,
penitenciare, consilieri, mediatori;
Informarea prilor asupra medierii ca oportunitate.
BUNE PRACTICI CENTRALIZATE (COORDONARE INSTITUIONAL)
-
Adaptarea cadrului legislativ;
Sistematizarea legislaiei;
Abrogarea textului care oblig la comunicarea deciziilor irevocabile;
mbuntirea ECRIS pentru posibilitatea de accesare si de ctre instanele din raza aceleeai CA
si de ctre instane din raza altei CA;
Adaptarea ECRIS-ului la specificul activitii parchetelor + modul de statistic;
Aplicaie specific n penal a ECRIS comun poliie+ parchet+ instan;
Centralizarea programelor bune de culegere a datelor statistice si folosirea lor de ctre toate
unitile de parchet;
Programarea pe zile a posturilor de poliie n vederea alocrii numrului unic;
Consultarea celor implicai nainte de luarea deciziilor;
Eliminarea controalelor ncruciate i formularea de recomandri clare i unitare n urma

controalelor;
Actualizarea i modificarea nomenclatorului arhivistic;
Fia- cadru a fiecrui post;
Modificarea ROI;
Promovarea grefierilor prin examene organizate de ctre SNG;
Mai muli grefieri recrutai prin SNG;
Implicarea informaticienilor n actualizarea programelor;
ntoarcerea taxei de timbru la bugetul sistemului judiciar;

Pag. 52
for CFCU, Romania
Adugarea altor taxe de timbru;
Normarea i echilibrarea muncii;
nregistrarea audio-video a tuturor edinelor publice.
Pag. 53
for CFCU, Romania
Pag. 54
for CFCU, Romania
Ateliere de lucru
Rolul grefierului n asigurarea i garantarea accesului publicului la informaii n sistemul judiciar
Bucureti, 8-9 martie, 11-12 martie i 15-16 martie 2010
OBIECTIV: Evaluarea modului n care grefierii de la instanele judectoreti / parchete asigur accesul publicului la informaii n sistemul judiciar
Aspecte problematice i bune practici n ndeplinirea obligaiei grefierilor de a asigura i garanta accesul publicului la informaii n sistemul judiciar
Profesionalism: calitatea comunicrii interne i externe
ZIUA 1 (luni, 08.03.2010)

Sesiune
De la
Durata
(minute)
1.1
9:00
30
1.2
9:30
75
1.3
10:45
11:00
15
120
13:00
90
Subiectul
Principalele repere de coninut
Metodologie
Deschiderea atelierului de
lucru
Cuvnt de nceput, obiectivele programului i

ale atelierului de lucru
Paul McDonald, Angela Hrstanu
Atribuiile grefierului
privind accesul publicului
la informaii referitoare la
activitatea judiciar
aspecte normative i
practice
Pauza de cafea
Principalele probleme ivite
n activitatea grefierilor cu
atribuii privind accesul
publicului la informaii
referitoare la activitatea
judiciar
Scurt prezentare a legislaiei relevante n

domeniu i a unor aspecte problematice
Angela Hrstanu
Exerciiu de tip ice-breaker
Evaluarea modului n care prim-grefierii

i grefierii-efi asigur i garanteaz
accesul publicului la informaiile din
sistemul judiciar perspectiv strategic
W1: Definirea aspectelor dificile
normative aspecte specifice
Daniela Detean, Miriam Costea

Dezbatere n plen
Analiz SWOT- Dezbatere n plen 60 mins
Flipchart 1
W1: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel
normativ 60 mins
Flipchart 2
Pauza de prnz
Pag. 55
for CFCU, Romania
1.4
14:30
75
Principalele probleme ivite

n activitatea grefierilor cu
atribuii privind accesul
publicului la informaii
referitoare la activitatea
judiciar
W2: Definirea aspectelor dificile

instituionale comunicare intern i
extern aspecte specifice

Dezbatere n plen
W2: Definirea aspectelor specifice dificile la nivel

comunicaional 60 mins
Flipchart 3
Rezultat concret: dou liste ct mai cuprinztoare de probleme i

aspecte dificile la nivel normativ i comunicaional
1.5
15:45
15
Pauza de cafea
16:00
60
Concluziile primei zile de

lucru
Abordarea sistemic a aspectelor

problematice semnalate de ctre participanii
la dezbatere
Angela Hrstanu, Daniela Detean, Miriam Costea
Pag. 56
for CFCU, Romania
ZIUA 2 (mari, 9.03.2010)

Sesiune
De la
Durata
2.1
9:00
105
Subiectul
Rezolvarea unor situaii
dificile prezentarea
situaiei actuale cu care se
confrunt grefierii din
diferite instane
2.2
10:45
11:00
15
120
Pauza de cafea
Identificarea celor mai
bune practici n domeniul
comunicrii cu publicul n
actul de justiie
2.3
13:00
14:30
90
75
Pauza de prnz
Unificarea bunelor practici
ale grefierilor n domeniul
comunicrii cu publicul n
actul de justiie
responsabiliti i ci de
reuit
Pauza de cafea
Concluziile atelierului de
lucru
2.4
15.45
16:00
15
60
Principalele repere de coninut

Ierarhizarea pe echipe a importanei
problemelor normative i comunicaionale
identificate
9:00 9:30
Dezbaterea n interiorul echipelor a
soluiilor normative i comunicaionale
identificate
09:30 10:00
Prezentarea n plen a Tabelelor de ordine
pb-sol T1. normative i T2. comm,
identificate de fiecare echip
10:00 10:45
Metodologie
Lucru pe echipe
Ierarhizarea pe echipe a importanei problemelor
normative i comunicaionale identificate 30 mins
Flipchart 1 (tabel pb normative..) i Flipchart 2 (tabel pb
comm...) ale fiecrei echipe
Dezbaterea n interiorul echipelor a soluiilor
normative i comunicaionale identificate 30 mins
Prioritizarea soluiilor normative i

comunicaionale

Dezbatere n plen
Diagrama prioritilor
Dezbatere n plen & clusterizare: care sunt 3 soluii
normative / soluiile comm. cu adevrat prioritare pe
termen scurt?
Cine sunt responsabili de reuita

implementrii soluiilor propuse?
Cum se poate reui la nivel
operaional?
Revizuirea SWOT-ului
Flipchart 1 (tabel sol normative..) i Flipchart 2

(tabel sol comm...) al fiecrei echipe
Prezentarea n plen a Tabelelor de ordine pb-sol T1.

normative i T2. comm, identificate de fiecare echip 45
mins

Dezbatere n plen
Angela Hrstanu, Daniela Detean, Miriam Costea
Pag. 57
for CFCU, Romania

15 02 2011 39299 Ro

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

15 02 2011 39299 Ro

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Asisten tehnic pentru consolidarea capacitii

instituionale a colii Naionale de Grefieri

Studiu de evaluare a modului n care grefierii de la instanele

II.ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA INSTANELE

INTRODUCERE Transparen i reform n accesul publicului la informaii n sistemul judiciar,

Metodologia atelierelor de lucru

Ziua I - dedicat dezbaterii problemelor ivite n activitatea grefierilor cu responsabiliti

I. ASPECTE INTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA INSTANELE

2.3 Informatizarea sistemului

dezvoltare i testare se susine n Raportul privind starea justiiei pe anul 2009.

dificil i necesitnd eforturi personale de persuasiune i de motivare a interlocutorului, chiar i pentru

3.2 Integritate i profesionalism

3.3 Formarea personalului auxiliar

Alte soluii, precum identificarea ariilor de continuare a specializrii i pregtirea continu a

Date culese de pe portalul instanelor http://portal.just.ro

- interviuri - rezolvate favorabil-

- studiere dosare, copii decizii - 350

Comunicate de pres date de BIRP - 14

PARTEA II ASPECTE EXTERNE CARE INFLUENEAZ MODUL N CARE GREFIERII DE LA

confrunt chiar i n prezent grefierii, ci regndirea poziiilor i atribuiilor corespunztoare ar presupune o

Sursa: Raportul privind starea justiiei pe anul 2009

Grefierii sunt confruntai cu o superinflaie normativ, cu o legislaie inconsecvent, cu o practic judiciar

au reacionat conform ateptrilor lor.

PARTEA III PRIORITI N MBUNTIREA ACCESULUI PUBLICULUI LA INFORMAII N

din perspectiva importanei pe care grefierii le-o acord;

din perspectiva prioritii cu care acetia consider c ar trebui rezolvate.

Atelierul (1) grefierii-efi i prim-grefierii de la instanele judectoreti din ar

Lipsa unor edine comune de pregtire

Desemnarea unor persoane

profesional judectori - grefieri

oficiu care nu se prezint la cauzele penale

HRResurse Umane si contabilitate

Comunicarea hotarrilor n dublu exemplar

Cooperarea judiciar internaional n

Actualizarea n raport cu procedurile

materie civil, comercial i penal

ntlniri periodice ntre prim-grefieri i ali

aceleiai CA i din alte CA

Comunicarea cu societatea civil

de copiere- ordin MJ pentru tarif

Motivarea cu intarziere a recursurilor

naintarea dosarelor n ci de atac fr

Realizarea conexiunilor informatice ntre

intre instanele aceleiai curi

sistemele ECRIS ale instanelor

Volum mare de munc

privire la specificul activitii instanelor

Atelierul (2) grefierii-efi i prim-grefierii de la parchetele din ar

Legislaie stufoas i cntradictorie

Ateliere de lucru cu grefieri de la parchete i

Lips personal specializat i dotri

pentru birourile BIRP

Lips programe informatice specifice

Protocoale clare i unice

au programe informatice utile

Consultarea personalului n luarea deciziilor

Lips norme privind documentele

clasificate (declasificare, termene de

Alocarea greoaie a numrului unic

Participarea lor la cursuri de comunicare

i lipsa unor criterii de responsabilizare

Suplimentarea schemei de personal

Asigurarea posturilor de rezerv