Baze de date - Microsoft Access

1. Noiuni introductive despre Access

Microsoft Access 2000 este un sistem de gestionare a bazelor de date relaionale
pe 32 de bii (RDBMS) pentru crearea de aplicaii clasice sau de tip client-server pentru
baze de date pentru sistemele de operare tip Windows.
Access a fost proiectat n vederea crerii de aplicaii multiutilizator, n care
fiierele bazelor de date sunt partajate n reea i folosete un sistem de securitate
complex pentru a mpiedica persoanele neautorizate s citeasc sau s modifice bazele de
date. Sistemul de securitate folosit n Access este modelat pe baza celui din Microsoft
SQL Server.
Access are o structur unic pentru baze de date care poate combina toate tabelele
de date nrudite i indexurile, formularele, rapoartele i codurile VBA (Visual Basic for
Applications) ale acestora ntr-un singur fiier .mdb. n prezent exist o tehnic general
acceptat pentru proiectarea bazelor de date (GADBDP), aceea de a folosi fiiere .mdb
separate care conin obiecte de date i aplicaie; fiierul .mdb cu obiectul de aplicaie are
legturi la fiierul .mdb cu tabele de date. Access 2000 folosete i un format sigur pentru
fiiere, .mde, astfel c putei s distribuii aplicaiile Access fr s permitei accesul la
codul-surs VBA.
Access poate importa/exporta date din/n cele mai cunoscute formate de fiier
pentru baze de date i foi de calcul tabelar, precum i ca fiiere de text. De asemenea,
Access poate ataa fiiere cu tabele FoxPro i Paradox la bazele de date i permite lucrul
cu aceste fiiere n formularul lor nativ. n plus, putei s folosii programul Access pe
staii de lucru care au rolul de clieni pentru servere de reea cu fiiere i baze de date n
cadrul sistemelor client/server pentru baze de date. Ca atare, Access ndeplinete toate
cerinele pentru un sistem profesional de dezvoltare pentru lucrul cu baze de date
client/server.

Pentru a putea fi considerat un sistem complet pentru gestionarea bazelor de date

relaionale (relational database management system-RDBMS), o aplicaie trebuie s
poat efectua urmtoarele patru funcii de baz distincte, fiecare avnd un mod propriu de
reprezentare n ochii utilizatorului:
Organizarea datelor implic crearea i manevrarea tabelelor care conin date ntrun format tabelar convenabil(cu linii i coloane), denumit modul de afiare Datasheet n
Access.
Legarea tabelelor i extragerea datelor implic legarea mai multor tabele prin
relaii ntre date, n vederea crerii unor tabele temporare, stocarea n memoria
calculatorului sau n fiiere temporare pe disc, care conin datele alese de d-voastr.
Access folosete

interogri pentru legarea tabelelor i alegerea datelor care trebuie

stocate ntr-un tabel temporar numit obiect Recordset. Un obiect Recordset cuprinde
datele care rezult din executarea interogrii; obiectele Recordset se numesc tabele
virtuale pentru c ele sunt stocate n memoria calculatorului, nu n fiiere de tip baz de
date. Extragerea datelor limiteaz utilizarea obiectelor Recordset la anumite grupuri de
date care ndeplinesc criteriile stabilite de utilizator. Expresiile sunt folosite pentru
calcularea valorilor cu datele respective(de exemplu, se poate calcula un total prin
nmulirea preului unitar cu cantitatea) i pentru afiarea valorilor calculate ca i cnd ar
fi un cmp n unul din tabele.
Introducerea i editarea datelor nseamn crearea i implementarea unor
formulare pentru afiarea, introducerea i editarea datelor ca alternativ la prezentarea
tabelar. Formularele permit preluarea de la aplicaie a controlului asupra modului n care
sunt afiate datele. Introducerea datelor n formulare este o operaie necesar n cazul
aplicaiilor pentru intranet i Internet. Posibilitatea de tiprire a formularelor, de exemplu
a comenzilor i facturilor, este n mod sigur o caracteristic foarte util pentru utilizatori.
Prezentarea datelor impune crearea de rapoarte n care s poat fi sintetizate
informaiile din obiectele Recordset pe care le putei vedea, tipri i publica pe Internet
sau ntr-un intranet. Capacitatea de realizare a unor rapoarte semnificative este scopul
final al oricrei aplicaii pentru gestionarea bazeor de date.
2

Arhitectura Microsoft ACCESS

O baz de date ACCESS poate fi definit ca o colecie de obiecte: tabele (table),
cereri de interogare (query), formulare (form), rapoarte (report), pagini Web (pages),
comenzi macro (macro) i module (module).
Trebuie subliniat diferena major care exist ntre Microsoft ACCESS si alte
sisteme de gestiune a bazelor de date. Astfel, n Visual FoxPro, prin baze de dale
(database) se neleg doar acele fiiere n care sunt stocate datele.

Tabela (Table) este un obiect definit de utilizator n care sunt stocate datele

primare (expresia modelului relaional).

Formularul (Form) este un obiect care permite introducerea datelor, afiarea

acestora sau controlul ntregii aplicaii.

Interogarea (Query) este un obiect care permite vizualizarea informaiilor

obinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele i/sau alte cereri de
interogare.

Raportul (Report) este un obiect care permite formatarea i tiprirea

informaiilor obinute n urma consultrii bazei de date sub form de documente.

Pagina Web de accesare a datelor (Pages) reprezint un obiect care include un

fiier HTML i alte fiiere suport n vederea furnizrii accesului Ia date prin
intermediul browser-elor Internet.

Comanda Macro (Macro) reprezint un obiect care conine o definiie

structurat a uneia sau mai multor aciuni pe care ACCESS le realizeaz ca rspuns
la un anumit eveniment.

Modulul (Module) reprezint un obiect care conine proceduri definite de

utilizator i scrise n limbajul de programare Visual Basic.

Tabel

Tabel

Tabel

Interogare

Formular

Raport

Pentru toate funciile de baz din Access exist cinci funcii auxiliare:
Macrocomenzile sunt serii de aciuni care realizeaz automatizarea operaiilor
repetitive executate n bazele de date. Pentru a crea o macrocomand n Access trebuie
s alegei dintr-o list de aciuni posibile aciunile n ordinea n care vrei s fie
efectuate de program. De exemplu, putei s folosii o macrocomand pentru a deschide
un raport, pentru a tiprii un raport, apoi pentru a nchide raportul respectiv. n
versiunile anterioare ale programului Access, macrocomenzile au constituit n special
elemente pentru automatizarea operaiilor n baza de date. n Access 2000,
macrocomenzile sunt folosite n special n special pentru realizarea compatibilitii cu
bazele de date create n versiunile Access anterioare. Pentru bazele de date Access
2000, n vederea automatizrii aciunilor se vor folosi codurile Visual Basic for
Applications(VBA).
Modulele sunt funcii i proceduri scrise n limbajul de programare VBA.
Funciile VBA sunt folosite pentru efectuarea calculelor mai complexe dect cele care
pot fi exprimate printr-o serie de simboluri matematice convenionale sau pentru
efectuarea de calcule care impun luarea de decizii. Subprocedurile VBA sunt scrise
4

pentru efectuarea de operaii care depesc posibilitile unor aciuni standard

executate prin macrocomenzi. Pentru a executa subprocedurile VBA, trebuie s
ataai subprocedura la anumite evenimente care au loc atunci cnd un formular sau
un raport este obiectul avtiv. n Access 2000, putei s executai procedurile VBA i
direct din modulul acestora.
Securitatea este reprezentat de funcii incluse ca opiuni n meniuri i n
subproceduri VBA. Cu ajutorul funciilor folosite ntr-un mediu multiutilizator putei s
le permitei ale altor utilizatori s v foloseasc bazele de date. Putei s permitei accesul
unor grupuri de utilizatori sau unor utilizatori individuali i putei s le limitai
capacitatea de a vedea sau a modifica total sau parial tabelele din bazele de date.
Funcia de tiprire v permite s tiprii practic orice vedei n ferestra
programului Access. De pe bara cu instrumente putei s comandai tiprirea
codurilor VBA, nu ns i a macrocomenzilor pe care le scriei.
Funciile pentru publicare permit distribuirea informaiilor prin reele intranet de
firm i n mediul public al Internet-ului, sub form de pagini de Web. Access 2000
folosete i pagini DAP(Data Access Pages), care v permit s creai aplicaii pentru
afiarea i actualizarea datelor n pagini care folosesc limbajele DHTML(Dynamic
HTML) i XML (eXtensible Markup Language).
Deschiderea unei baze de date pune la dispoziia aplicaiei coninutul acesteia prin
fereastra Database. Putei s deschidei numai o singur baz de date ntr-o edin
obinuit de lucru n Access. Scrierea codului VBA v permite s lucrai cu tabele din
mai multe baze de date deschise n Access folosind legarea(termenul folosit n
Access 2000 pentru anexare) tabelelor din alte baze de date.
Deschiderea unui tabel determin afiarea coninutului acestuia n modul de
afiare Datasheet.
Deschiderea unei interogri determin deschidere tabelelor implicate, fr ns a le
afia. Access execut apoi interogarea n aceste tabele pentru a crea un obiect
Recordset tabelar. Modificrile operate asupra datelor din obiectul Recordset

determin operarea modificrilor n datele din tabelele asociate cu interogarea

executat, dac obiectul Recordset este actualizabil.
Deschiderea unui formular sau a unui raport determin n mod automat
deeschiderea tabelului sau a interogrii asociate cu acesta. Formularele i
rapoartele sunt asociate, de regul, cu interogri, dar o interogare poate s fie
asociat i cu un singur tabel.
nchiderea unei interogri determin i nchiderea tabelelor asociate.

2. Crearea obiectelor de tip tabel

Tabelele constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date ACCESS. ntr-un
tabel se stocheaz att descrierea tabelei ct i nregistrrile de date. Gestiunea tabelelor
(creare, modificare, vizualizare, tergere) a unei baze de date Access 2000 se poate
realiza din seciunea Tables a ferestrei bazei de date (Database Window)

Crearea tabelelor.
Un tabel se poate crea n mai multe moduri:
alegnd comanda Table din meniul Insert;
prin acionarea butonului de comand New din fereastra Databases (dup ce
s-a selectat seciunea Tables);
Access va afia pe ecran caseta de dialog de mai jos , care propune mai multe
variante de descriere a structurii unui tabel.

A. Design View este echivalent cu acionarea hyperlink-ului Create table in Design

View.

Utilizatorul stabilete absolut toi parametrii necesari pentru descrierea structurii unui
tabel: numele cmpurilor, tipurile de date ale acestora, reguli de validare, etc. Fereastra
Access de descriere a tabelei (figura de mai jos ) este format din dou zone: zona a n
care se definesc cmpurile din structura tabelei, i zona b n

care

sunt

precizate

proprietile acestora.
Descrierea cmpurilor:
Numele cmpului (Field Name);
Numele unui cmp trebuie s respecte urmtoarele reguli:

Poate s conin litere (majuscule sau minuscule, sau ambele tipuri), cifre i

numeroase caractere speciale;

Poate s conin maximum 64 de caractere;

Este interzis utilizarea caracterelor: punct (.), semnul exclamrii (!), parantezele

drepte ([]).
Numele cmpului nu poate s nceap cu un spaiu.

n formarea numelui cmpului se recomand:

S nu se utilizeze caracterul spaiu; pentru mbuntirea lizibilitii numelui se poate

nlocui spaiul cu caracterul de subliniere (_) sau se pot utiliza litere majuscule i
minuscule n acelai nume;

acesta poate s conin orice liter, cifr, spaii, etc.; caracterele interzise sunt: [],.!

Tipul de date al cmpului (Data Type); utilizatorul are la dispoziie nou tipuri de date
de baz (tabelul de mai jos), pentru unele dintre ele fiind disponibile subtipuri de date. n
funcie de necesiti; subtipurile se configureaz n zona de jos a ferestrei (seciunea
General);
Proprietile cmpului (Field Properties)
Tipurile i subtipurile de date Access sunt prezentate n tabelul de mai jos:
Tabel 1.1.
Text

Este un tip de date alfanumeric, de lungime maxim

255. Implicit, Access propune dimensiunea
(proprietatea Field Size) 50 pentru un cmp de tip
Text. Un cmp de acest tip poate s conin practic
orice caracter.

Memo

Este un tip de date alfanumeric (poate conine orice

caracter), n lungime maxima de 65535 caractere.
Utilizatorul nu poate configura o dimensiune mai mic
dect aceasta.

Number

Byte

Tip de date ntreg a crui plaj de valori

(tip de date

admis este ntre O i 255. Spaiul ocupat de

numeric)

un asemenea cmp este de 1 byte.

Integer

Tip de date ntreg cu plaja de

valori admis ntre -32768 i +32768.
Ocup 2 bytes.

Long Integer

Tip de date ntreg de dimensiuni foarte mari

cu plaja de valori admis

2147483648 si +2147483648 . Ocup 4

bytes.
Single

Tip de date cu plaja de valori admis ntre 3,402823x1038 pn la 1,401298X10-45 pentru

numere negative, iar pentru numere pozitive ntre
1,401298x10-45 pn la 3,402823x1038. Ocup 4 bytes
i are precizie de 7 zecimale.

Double

Tip de date de dimensiuni foarte mari cu plaja de

valori admis ntre -1,79769313486231x10308 pn la
-4,94065645841247x10-324 pentru numere negative,
iar pentru numere pozitive ntre
4,94065645841247x10-324 pana la 1,79769313486231
x10308. Ocup 8 bytes i are precizie de 15 zecimale.

Replication lD

Tip de date GUID (Global unique identifier). Ocup

16 bytes. Sunt utile pentru cmpurile care sunt (sau fac
parte dintr-o) cheie extern ale caror chei primare sunt
de tipul AutoNumber, ReplicationID.

Decimal

Tip

de

date

cu

plaja

de

valori

admis

ntre -1028 1 i +1028-1. Ocup 12 bytes i precizie

(proprietatea Precision) maxim de 28.

10

Date/Time

Memoreaz date calendaristice, inclusiv ora n formate

predefinite. Datele calendaristice admise sunt ntre
anul 100 i 9999. Formatele de afiare se stabilesc n
proprietatea Format. Ocup 8 bytes.

Curency

Tip de date numeric, care opereaz cu maxim patru

zecimale i maxim 15 pozitii in stinga punctului
zecimal. Ocupa 8 bytes.

AutoNumber LongInteger

Tip de date care i atribuie automat valori, la crearea

unei noi nregistrri. Valorile atribuite pot fi
secveniale (proprietatea New Values=Increment) sau
aleatoare (proprietatea New Values=Random).
Cmpurile de tip AutoNumber, nu pot fi actualizate.
Ocupa 4 bytes.

ReplictionID

Tip de date care i atribuie automat valori de tip

GUID. Exemplu de valoare

GUID:

{EODC2C27-

EDE8-412A-B1C4-AF69021A1365}. Ocupa 16 bytes.

Yes/No

Tip de date logic, care poate lua doar dou valori:

adevrat (valoarea -1)sau fals (valoarea 0). Ocupa 1
bit.

OLE Object

Tip de date care poate s includ imagini, documente

WORD, foi de calcul EXCEL, etc. Dimensiunea
maxim este de 1 GB, cu condiia s existe acest
spaiu pe disk. Nu poate fi cheie i nici nu poate fi
index.

11

Hyperlynk

ir de caractere, care poate memora o adres WEB, ce

va fi utilizat sub form de hyperiink. Este format din
trei pri: textul de afiat, adresa i subadresa.
Dimensiunea maxim a fiecrei pri este de 2048
caractere.

Lookup

Cmpuri ale cror valori vor fi completate automat

Wizard

prin selecia dintr-o list simpl de valori (List Box)

sau dintr-o list derulant de valori (Combo Box)

Comentarii (Description), este o proprietate opional, unde utilizatorul poate introduce

sub form de iruri de caractere diverse informaii cu privire la un cmp.
In zona b a ferestrei (General i Lookup) se pot stabili valori pentru dou categorii de
sproprieti:
=> proprieti pe care le au toate cmpurile;
proprieti specifice anumitor cmpuri, n funcie de tipul de date.
Proprieti din categoria General:
Field Size - stabilete dimensiunea maxim admis pentru tipurile de date Number,
AutoNumber, Text. Pentru primele dou, valorile maxime admise sunt cele precizate n
tabelul 1.1, iar pentru tipul Text o valoare ntre O i 255.
Decimal Places - stabilete numrul de zecimale utilizat pentru afiarea unui numr.
Valorile posibile sunt Auto (numrul este afiat cu attea zecimale cu cte a fost calculat;
nu sunt afiate mai mult de 15 zecimale) sau un numr ntre O i 75. Numrul de
zecimale afiat poate fi influenat i din proprietatea Format.
Format - stabilete formatul de afiare al unui cmp. Aceste formate se pot defini de
utilizator cu ajutorul unor secvene speciale de caractere sau pentru unele tipuri de date
exist deja predefinite formate uzuale.
Pe lng aceste formate predefinite se mai pot utiliza anumite combinaii speciale de
caractere. Pentru cmpurile numerice formatul de afiare se mparte n patru zone
separate prin caracterul ;" :
12

prima zon se refer la modul de afiare al numerelor pozitive;

a doua zon se refer la modul de afiare al numerelor negative;

a treia zon se refer la modul de afiare al numrului zero; <=>

a patra zon se refer la modul de afiare al valorii Nuli; Caracterele ce

se pot utiliza ntr-un format de afiare al unui cmp numeric:

.- separatorul zecimal este punctul;

, - separatorul miilor este virgula;

O - sunt afiate cifre sau zero;

# - sunt afiate cifre sau spaiu;

$ - este afiat i caracterul $;

% - numrul este nmulit cu 100 i alturi este afiat caracterul procent (%);
E+, E-, e+, e- stabilete formate de afiare n format tiinific.
Formatele predefinite de afiare pentru cmpurile de tip Date/Time.
Caractere care se pot utiliza ntr-un cmp de tip Date/Time:
: - separator pentru timp;
/ - separator pentru data calendaristic;
d - ziua este afiat sub form de valori de la l la 31;
dd - ziua este afiat sub form de valori de la 01 la 31;
ddd - sunt afiate numai primele trei caractere din numele unei zile;
dddd - este afiat numele complet al unei zile;
w - ziua este afiat ca valoare din sptmn, de la l la 7;
ww - este afiat numrul sptmnii n an, de la l la 53;
m - este afiat numrul lunii din an, de la l la 12;
mm - este afiat numrul lunii din an de la 01 la 12;
mmm - sunt afiate numai primele trei caractere din numele unei luni;
mmmm - este afiat numele complet al lunii;
y - numrul zilei din an;
yy - sunt afiate ultimele dou caractere din an de la 01 la 99;
yyy anul este afiat complet de la 100 la 9999;
13

 q - data este afiat ca numrul trimestrului din an, de la l la 4;

h - ora este afiat prin numere de la O la 23;
hh - ora este afiat prin numere de la 00 la 23;
n - minutele sunt afiate prin numere de la O la 59;
nn - minutele sunt afiate prin numere de la 00 la 59;
s - secundele sunt afiate prin numere de la O la 59;
ss - secundele sunt afiate prin numere de la 00 la 59;

AM/PM sau am/pm sau A/P sau a/p - este afiat AM, am, A sau a pentru primele 12

ore ale zilei i PM, pm, P sau p pentru ultimele 12 ore din zi;
Exemple:
"Data: "dd/mm/yy" sptmna: "ww afieaz Data: 01/06/01 sptmna: 22
dddd/mmmm/yyyy afieaz vineri/iunie/2001 ORA:"hh:nn:ssAM/PM afieaz
ORA:12:00:OOAM
Pe lng aceste formate predefinite, utilizatorul i poate crea propriile formate pentru
cmpurile logice ntr-o structur format din trei zone separate prin caracterul ;" :
-

In prima zon, se poate stabili un text care nu are influen asupra coninutului
cmpului;

A doua zon este utilizat pentru a stabili un text afiat n cazul n care valoarea
memorat este adevrat (True);

A treia zon este utilizat pentru textul afiat n cazul n care valoarea memorat
este false.

In cazul cmpurilor de tip logic, efectul formatelor definite de utilizator se poate observa
numai dac se utilizeaz controale de tip caset de text (Text Box).
n cazul cmpurilor de tip Text sau Memo, nu exist formate predefinite de afiare, ns
prin intermediul unor caractere, utilizatorul i poate stabili propriile formate. Aceste
formate se stabilesc sub forma a dou zone:
-

Prima zon se utilizeaz pentru a stabili formatul propriu-zis de afiare al

coninutului cmpului;

A doua zon, pentru stabilirea formatului de afiare n cazul valorilor vide sau
Nuli.
14

Caractere ce se pot utiliza pentru stabilirea formatelor de afiare pentru cmpurile de tip
Text sau Memo:
@ - este obligatorie introducerea unui caracter sau spaiu;
& - nu este obligatorie introducerea unui caracter;
> - transform toate caracterele n majuscule, indiferent de modul de tastare;
< - transform toate caracterele n minuscule, indiferent de modul de tastare;
Exemple:
<;"Nu exista text" va afia irul introdus cu litere minuscule, iar n cazul n care nu
este introdus un ir va afia textul Nu exista text.
Aa cum s-a amintit, pe lng aceste formate de caractere predefinite se pot utiliza i
secvene speciale de caractere, care pot fi utilizate dup necesiti. Sunt caractere care se
pot utiliza pentru orice tip de cmp i caractere care se pot utiliza numai pentru anumite
tipuri de date.
Caractere care se pot utiliza n orice tip de cmp :

"ir caractere" - afieaz irul de caractere dintre ghilimele mpreun cu

coninutul cmpului;
! - aliniaz coninutul unui cmp la stnga, n loc de aliniere a dreapta;
[Culoare] - afieaz coninutul unui cmp n culoarea precizat;
(space)
Caption - stabilete un ir de caractere care va fi afiat n titlul unei coloane, n
momentul introducerii datelor; dac aceast proprietate nu are nici o valoare, irul afiat
n titlul unei coloane este chiar numele cmpului; valoarea acestei proprieti nu are nici
o influent asupra numelui cmpului n utilizarea sa n interogri, VBA, etc. Exemplu:
dac numele unui cmp este DenProd, i n proprietatea Caption se scrie Denumire
Produs.
Default Value - stabilete o valoare implicit care este propus n momentul n care se
introduc date ntr-un tabel; se recomand^n cazul n care exist o valoare preponderent a
coninutului unui cmp; n cazul n care utilizatorul nu introduce o alt valoare n cmpul
respectiv, valoarea din aceast proprietate va fi memorat n coninutul acestuia.
Exemplu: pentru un cmp care memoreaz valoarea TVA, innd cont c pentru
15

majoritatea produselor aceasta este 19%, pentru a uura munca de culegere date, este
recomandat ca n proprietatea Default Value s se stabileasc aceast valoare. La
introducerea datelor, dac un produs are aceast cot, atunci valoarea sa nu se mai
tasteaz.
Input Mask - stabilete un format (masc, ablon) de introducere a datelor pentru un
anumit cmp. La fel ca n cazul proprietii Format, exist o serie de caractere prin care
se stabilete acest format de introducere a datelor, n cazul n care se utilizeaz ambele
proprieti, proprietatea Format are prioritate fa de proprietatea Input Mask.
Proprietatea Input Mask pune la dispoziia utilizatorului cteva mti predefinite dar i
posibilitatea definirii unor mti personalizate. Mtile personalizate se definesc sub
forma a trei zone separate prin caracterul punct i virgul (;):
-

Prima zon se utilizeaz pentru definirea propriu-zis a formatului de introducere;

A doua zon, se utilizeaz pentru a specifica dac se memoreaz i caracterele

care fac parte din ablonul de introducere sau nu; valoarea zero stabilete c se
memoreaz inclusiv caracterele din definiia ablonului, iar valoarea unu inhib
aceast posibilitate;

A treia zon se utilizeaz pentru a specifica un caracter, care este afiat ntr-o
poziie din ablon.

Caractere ce se pot utiliza pentru definirea unui ablon de introducere a datelor:

0 - sunt permise toate cifrele de la 0 la 9, fr semn; nu se permite coninut incomplet

al cmpului, dac se utilizeaz acest simbol. Exemplu: o masc definit sub forma
000000, va afia la introducere ______ i nu va permite dect
introducerea a exact ase cifre.

9 - sunt permise toate cifrele de la 0 la 9, fr semn, inclusiv spaiu; este permis

coninutul incomplet;

# - sunt permise cifrele de la 0 la 9, inclusiv spaiu, semn; este permis coninutul

incomplet;
L - sunt permise literele de la A la Z; nu este permis coninutul incomplet al cmpului;
? - sunt permise literele de la A la Z i coninutul incomplet;
16

A - sunt permise toate literele i cifrele; nu este permis coninutul incomplet al

cmpului;
a - sunt permise toate literele i coninut incomplet al cmpului;
& - orice caracter sau spaiu; nu este permis coninutul incomplet al cmpului;
C - orice caracter sau spaiu i coninut incomplet al cmpului;
< - caracterele introduse sunt convertite n minuscule;
> - caracterele introduse sunt convertite n majuscule;
., - separatorul pentru zecimale, pentru mii;
: ; - / separatori pentru date calendaristice i pentru timp;
password - afieaz caracterul asterisc (*) n momentul introducerii de date;

\ - afieaz un caracter n ablon fr a determina memorarea acestuia n coninutul

cmpului. Exemplu: \O\R\A\:00:00:00 va afia i cuvntul ORA: fr a fi memorat. De

remarcat c Access transform automat secvena \O\R\A\: n "ORA:".
Exemplu de alte abloane:

"(040)-"00\-00000## este un posibil ablon pentru introducerea unui numr de

telefon din Romnia; la introducere va afia: (040)-_-____. Prin utilizarea caracterului O,

nu se permit prefixe dect din dou cifre, i numere de telefon de minim 5 cifre, iar prin
utilizarea caracterului # sunt permise numere din 6 i 7 cifre.
>AAAA<aaaa definete un format de introducere n care primele 4 caractere sunt
obligatorii i sunt transformate automat n majuscule, iar urmtoarele 4 sunt opionale i
transformate automat n minuscule.
NOTA: utilizarea proprietii Input Mask inhib tasta Insert, singurul mod de lucru fiind
cel de suprascriere.
Validation Rule - definete o regul de validare pentru un cmp, practic o expresie ce se
va testa pentru coninutul introdus ntr-un cmp. Regulile de validare se testeaz dup
introducerea unei valori ntr-un cmp sau n momentul n care se ncearc salvarea unei
nregistrri (n momentul n care se ncearc introducerea unei nregistrri noi, la trecerea
de la o nregistrare la alta, sau la salvarea explicit a acesteia) pentru cmpurile nevizitate
de utilizator. Dac o regul de validare a unui cmp nu se verific, nregistrarea nu se
17

poate salva dect dac se corecteaz coninutul cmpului n aa fel nct s se verifice
regula de validare stabilit. Expresia pentru aceast proprietate se poate scrie i n mod
asistat cu ajutorul ferestrei Expression Builder, ce poate fi invocat din butonul S.
Numele cmpurilor dintr-o expresie Validation Rule trebuie scris ntre caracterele []. O
expresie Validation Rule la nivel de cmp nu poate referi alte cmpuri, dect cel curent.
Se pot utiliza funcii Access, constante, operatori, etc.
Exemple de reguli de validare pentru un cmp de tip Number, Integer:
>100 and <=200 stabilete valorile posibile ntre 101 i 200

oNull sau is Not Null - cmpul trebuie s conin o valoare. Exemple de reguli de

validare pentru un cmp de tip Text:

"Clrai" Or "Bucureti" Or "Braov" sau In("Calarasi"; "Bucureti"; "Braov") -

valoarea cmpului nu poate fi dect una din cele trei.

Mid([nume];l;l)="A" - primul caracter introdus n cmpul nume nu poate fi
dect A sau a.
Exemple de reguli de validare pentru un cmp de tip Date/Time:
>=Date() - data introdus trebuie s fie mai mare sau egal cu data sistemului.

Year([data factura])=Year(Date()) - anul din cmpul data factura trebuie s fie n

momentul introducerii, acelai cu cel din data sistemului.

Validation Text - definete un mesaj de atenionare care va fi afiat n momentul n care
regula de validare definit n proprietatea Validation Rule este nclcat.
Required - poate lua valoarea Yes sau No, corespunztoare valorilor logice adevrat
(True) sau fals (False) i stabilete dac valoarea unui cmp este obligatoriu (Yes) de
introdus sau nu (No). Pentru cmpurile de tip Text, Memo, Hyperlink este bine s se
utilizeze aceast proprietate n strns legtur cu proprietatea Allow Zero Length.
Allow Zero Length - stabilete dac este permis introducerea unui ir de lungime zero
(Yes) sau nu (No) ntr-un cmp de tip Text, Memo sau Hyperlink. Variantele de
memorare n condiiile utilizrii proprietilor Required i Allow Zero Length sunt
prezentate n tabelul 1.2.

18

Tabel 1.2.
Valoarea din

Valoarea

proprietatea

din

Allow zero length

proprietatea

Actiunea

Valoarea memorata

utilizatorului

Required
No

Valoarea din

No

Valoarea din

proprietatea Alow proprietatea

zero length
No

No

No

Yes

Yes

Null

Bara spatiu

Null

Sir de lungime 0

Nu este permis

Actiuneanea

Valoarea

utilizatorului

Memorata

Enter

Null

Bara de spaiu

Null

ir de lungime 0

Nu este permis

Enter

Null

Bara de spatiu

Null

ir de lungime 0

ir de lungime 0

Enter

Nu este permis

Bara de spaiu

Nu este permis

ir de lungime 0

Nu este permis

Enter

Nu este permis

Bara de spaiu

ir de lungime 0

ir de lungime 0

ir de lungime 0

Required
Yes

Yes

Enter

No

Indexed - stabilete un cmp drept index. Valori posibile:

No - neindexat
Yes (Duplicates OK) - index; sunt permise valori duplicate pe cmpul index;
Yes (No Duplicates) - index; nu sunt permise valori duplicate pe acest cmp.
19

Definirea cheii primare i a indecilor

Orice tabel trebuie s posede o cheie primar (Primary Key), adic un cmp sau un
grup de cmpuri care identific n mod unic fiecare nregistrare. Dac utilizatorul nu
stabilete o cheie primar, Access stabilete una n mod implicit crend un cmp de tip
AutoNumber care va conine un numr unic pentru fiecare nregistrare. Dei Access
creeaz n mod implicit o cheie primar, urmtoarele raiuni recomand utilizatorului s
defineasc o cheie primar:

cheia primar este un index.

indecii realizeaz o clasificare a datelor dup unul sau mai multe cmpuri

ceea ce are drept consecin creterea vitezei de realizare a interogrilor.

la fiecare adugare a unei noi nregistrri, Access nu autorizeaz nregistrri

duble pentru cmpul cheie primar.

Microsoft Access afieaz datele n ordinea cheii primare.

Crearea unei chei primare unice este denumit n lumea bazelor de date asigurarea
integritii de entitate.
n afar de indeci pe un singur cmp se pot defini i indeci multipli, care
funcioneaz pe mai multe cmpuri simultan. Acetia se pot defini/modifica numai n
fereastra Indexes. n aceeai fereastr se pot gestiona i indecii pe un singur cmp.
Fereastra cu indecii unei tabele (Indexes) se activeaz din meniul View, opiunea
Indexes.
Pentru definirea unui index (sau pentru o cheie primar) format din mai multe
cmpuri, se scrie numele indexului in coloana Index Name, iar n coloana Field Name
se aleg cmpurile care formeaz indexul sau cheia primar. Coloana Sort Order indic
modul de ordonare al datelor n index, n cazul indecilor ce includ mai multe cmpuri,
valoarea proprietii Indexed, pentru fiecare cmp n parte este No.
Proprietile din fereastra Indexes:

Primary - valoarea Yes indic faptul c indexul este cheie primar;

Unique - valoarea Yes indic faptul c indexul va avea valori unice, nefiind permise

duplicatele; pentru o cheie primar, aceast proprietate are obligatoriu valoarea Yes.
20

Ignore Nulls - valoarea Yes indic faptul c sunt permise valorile Nuli ntr-un index;

pentru o cheie primar, aceast proprietate are obligatoriu valoarea No.

Exemplu: ntr-un tabel care va memora, facturi, ce are drept cheie primar un cmp
generic ID de tip AutoNumber, se stabilete un index numit Factura, care este format din
cmpurile Serie Factura i Numr Factura. Proprietatea Unique va avea valoarea Yes
pentru acesta deoarece seria mpreun cu numrul unei facturi sunt unice la nivel
naional. Un alt index se definete pe cmpul Data Factura, care nu trebuie sa aib valori
unice.
Pe lng modalitatea descris anterior, cheia primar a unui tabel se mai poate defini
astfel:

Dac este vorba de o cheie format dintr-un singur cmp, se poziioneaz

cursorul n cmpul respectiv i se acioneaz butonul:

din bara de instrumente Table

Design;

21

Pentru chei primare formate din mai multe cmpuri, se selecteaz cmpurile din

bordura ferestrei de proiectare i se acioneaz butonul menionat anterior.

NOT: O cheie extern nu se definete explicit nicieri n Access sub noiunea de
cheie extern, ea fiind stabilit prin definirea relaiilor dintre tabele. Pentru
creterea performanelor se recomand definirea de indeci pentru fiecare cheie
extern.

B. Datasheet View este echivalent cu acionarea hyperlink-ului Create table by

entering data. n aceast variant, Access propune o fereastr de introducere date
sub forma unui tabel cu nume de cmpuri generice Fieldl, Field2....FieldlO.
Inserarea de noi cmpuri pe lng cele zece propuse implicit, se realizeaz din
meniul Insert-Column.
Schimbarea numelor implicite ale coloanelor se realizeaz din meniul Format-Rename
Column funcie de datele introduse n celule, la salvarea tabelului, Access stabilete ce
tip de date va aloca fiecrui cmp.

Dac, de exemplu, coloana unui cmp conine celule cu numere i o celul cu un

ir de caractere, Access, va alege pentru acel cmp tipul de dale Text. Dac o coloan
conine numai numere, Access va alege un tip de date numeric, care s satisfac toate
valorile existente n celulele cmpului.
B. Table Wizard este echivalent cu acionarea hyperlink-ului Create table by using
wizard. Alegerea acestei variante are ca efect activarea unei ferestre n care se propun
diverse modele de tabele cu o mare varietate de cmpuri, toate denumirile fiind n limba
englez. Pentru un utilizator care dorete crearea unor tabele n limba romn, dei acest
instrument wizard prin definiie se dorete a fi de mare ajutor, alegerea sa este total
neinspirat. Probabil dac variantele Microsoft Office localizate vor conine i Access n
22

limba romn, atunci acest nstrument se va dovedi de un real folos pentru utilizatorii
romni.
C. Import Table, permite importul tabelei dintr-o alt aplicaie Access, Oracle, Excel,
etc.
D. Link table, permite includere prin ataare (legare) dintr-o alt baz de date.
Proprieti ale unui tabel
Pentru a vizualiza fereastra cu proprieti a unui tabel se activeaz opiunea.
Properties din meniul View, sau se acioneaz butonul

din bara de instrumente

Table Design.
Validation Rule - are aceeai semnificaie ca proprietatea cu acelai nume ataat
cmpurilor, numai c opereaz la nivel de tabel, n momentul n care se ncearc salvarea
unei nregistrri (n momentul n care se ncearc introducerea unei nregistrri noi, la
trecerea de la o nregistrare la alta, sau la salvarea explicit a acesteia), dac nu se
verific aceast regul de validare, nu se va putea salva nregistrarea. Fa de aceeai
proprietate la nivel de cmp, la nivel de tabel, se pot referi mai multe cmpuri ale
tabelului n expresia care definete proprietatea.
Exemplu de regul de validare pentru un tabel care are n componen ntre altele
urmtoarele cmpuri: SimbolCont, Soldinitialdebitor, SoldinitialCreditor. Regula impune
ca un cont s nu aib simultan soldul iniial debitor sau creditor n acelai timp.
(Not

IsNull([soldinitialdebitor])

Imp

[soldinitialcreditor]=0)

Or

(Not

lsNull([soldinitialcreditor]) Imp [soldinitialdebitor]=0)

Validation Text - afieaz un mesaj n momentul n care regula de validare definit la
nivel de tabel, este testat i nu se verific.
Filter - stabilete un criteriu n funcie de care vor fi selectate nregistrrile n fereastra de
introducere date. Pentru a activa/dezactiva filtrul trebuie acionat butonul Apply Filter

sau din meniul Records, opiunea Apply Filter/Sort respectiv Remove Filter/Sort.
Exemplu: [Data factura]>#l/l/2001# va afia toate facturile de dup data 1/1/2001.
23

Order By - stabilete ordinea de afiare a nregistrrilor, n momentul introducerii

datelor. Numele cmpurilor trebuie precizate ntre [].
Exemplu: [Serie factura],[Numr factura].
Salvarea tabelelor
Tabelele Access se pot salva n mai multe moduri:

din meniul File se alege opiunea Save;

se execut clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente de lucru;

se execut evenimentul clic pe butonul de nchidere a ferestrei de descriere a tabelei

din meniul de control se alege opiunea Glose,

Indiferent de modul de salvare, Access afieaz caseta de dialog Save As care solicit
furnizarea unui nume pentru tabel. Utilizatorul introduce numele tabelei n caseta de text
Table Name i apoi execut clic pe butonul OK. Numele tabelelor pot avea pn la 64
de caractere i trebuie s respecte conveniile Access descrise pentru formarea numelor
de cmpuri.
Tem:
S se creeze o structur de baz de date pentru gestionarea flotelor de vehicule
comerciale, care s includ urmtoarele tabele:
1. Vehicule
2. oferi
3. Mrfuri
4. Origine
5. Destinaie

24