IMPLEMENTAREA

PROIECTELOR EUROPENE
Proceduri PHARE
DOCUMENTELE CADRU ALE UNEI
FINANŢĂRI

Contractul de finanţare
Cadrul contractual de parteneriat
Cadrul legislativ
1. Contractul de finanţare

Contract: => “legea părţilor”

Contractul de finanţare:
– este documentul cadru în care sunt
cuprinse toate cerinţele (obligaţii, termene,
proceduri) impuse de finanţator precum şi
condiţiile de acordare şi menţinere a finanţării.
Conţinutul contractului de finanţare

 Condiţii Speciale: Contractul propriu zis intitulat:

CONTRACT DE FINANŢARE NERAMBURSABILĂ
- SPRIJIN EXTERN AL COMUNITĂŢII EUROPENE

 Anexa I: Descrierea proiectului.

 Anexa II: Condiţii Generale aplicabile Contractelor de finanţare
nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate
în cadrul programelor descentralizate de ajutor extern
 Anexa III: Bugetul Proiectului
 Anexa IV: Proceduri pentru contractare
 Anexa V: Cererea standard pentru plată şi formularul de identificare
financiară
 Anexa VI: Manualul de Identitate Vizuală pentru contractanţii şi
agenţiile de implementare ce beneficiază de finanţare din
partea Uniunii Europene
ANEXE
Alte anexe
– În funcţie de natura şi specificul unui program de
finanţare :
 Exemplu: Fondul Europa mai conţine o anexă VII
“Lista standardelor minime pentru Centrele de
Informare Europa”
2. Cadrul contractual de parteneriat
 Sunt partenerii obligatorii?

 Este acordul de parteneriat suficient?

 Trebuie încheiate contracte de parteneriat?

Răspunderea contractuală

Faţă de finanţator, sunteţi singurii responsabili

pentru modul în care se derulează proiectul.
 3. Cadrul legislativ
 Contractul de finanţare.
 Legea de aprobare a Memorandumului de
finanţare pentru Programul de finanţare din
care s-a primit finanţarea.
– Urmăriţi Monitorul Oficial, salvaţi şi păstraţi acele
acte normative care aprobă Memorandumurile de
Finanţare pentru programele de a căror finanţare
beneficiaţi.
 Acordul Cadru semnat de România şi Comisia
Europeană la 12 martie 1991.
 Reglementările finaciar fiscale.
PLANUL DE ACŢIUNE ŞI
IMPLEMENTARE
Ipoteze
Analiza ipotezelor
 Între momentul redactării unei cereri de finanţare şi
acela al semnării contractului, există un interval
– de la câteva luni până la doi ani.
 În acest interval de timp este foarte posibil ca o parte
din ipotezele avute în vedere la momentul redactării
proiectului să se fi schimbat.
 În ceea ce priveşte bugetul proiectului şi activităţile
trebuie avute în vedere eventualele modificări impuse
de Autoritatea Contractantă.
Ajustările planului de acţiune
Cum procedăm?
 Refacerea matricei logice

 Realocarea unor sume în buget

– Eventuale amendamente

 Necesitatea unor ajustări trebuie analizată pe

toată durata proiectului.
 PLANUL DE IMPLEMENTARE
 Metode folosite pentru planificarea activităţilor.
– planificarea evenimentelor cheie;
– planificarea etapelor succesive;
– planificarea prin diagrame cu bare (diagrama
GANTT);
– Diagrama Pert cu vectori şi module
Criterii de ierarhizare
 Legături cauză  efect între activităţi

 prioritate  demersurile de continuare a proiectului.

 activităţi complexe - cât mai aproape posibil de data de început

 mărimea cheltuielilor vs. mărimea tranşelor şi resurse proprii

 atenţie la costurile cu caracter permanent (salarii, chirii, utilităţi)

 perioade de aprobare cereri, rapoarte.

Completarea echipei
 Proiect  Echipă
 Cauze:
– amploarea,
– complexitatea
– specificul proiectelor.
Selecţia unor noi membri:
 o activitate delicată şi importantă

 reuşita unui proiect depinde de calitatea

echipei
 Echipă  Voluntari
 instruire  unitate de viziune şi metodologie

 motivare
Elaborarea standardelor
interne
 Standardele interne
 CE? Proceduri şi documente

 DE CE? Monitorizarea şi controlul proiectului;

asigură calitatea activităţilor proiectului
Exemple de standarde interne
 tipul şi formatul rapoartelor interne,
 fişe de post,
 fişele de lucru cu beneficiarii,
 frecvenţa întâlnirilor de echipă,
 registrele de evidenţă a beneficiarilor,
 protocoalele situaţionare şi de abordare
 fişele de monitorizare şi evaluare.
 ACTIVITĂŢI CU CARACTER
GENERAL

1. Evaluare şi monitorizare
2. Vizibilitatea finanţatorului
3. Publicitatea proiectului.
1. Monitorizare şi evaluare

Monitorizarea = “supravegherea” în permanenţă

a proiectului în scopul determinării în timp util a
eventualelor blocaje sau devieri de la planul
iniţial.
Ce?
 Concordanţa între activităţi şi planul iniţial
 Volumul şi calitatea muncii efectuate
 Cheltuielile făcute în comparaţie cu cele
prevăzute.
 Gradul de implicare şi cooperare între membrii
echipei
Rezultatul monitorizării  fişe/rapoarte de
monitorizare care ne dau:

 stadiul proiectului la Ti,

 justificări pentru modificări,
 documentaţia tehnică privind evoluţia
proiectului.
 Evaluarea

Ce? - estimare, analiză

Cum? - sistematică şi obiectivă

Cui? - proiect, program

Când? Concepţie, implementare, rezultate finale.

Scopul evaluării
 compară coerenţa rezultatelor proiectului cu
obiectivele propuse,
 determină eficienţa, eficacitatea, impactul şi
durabilitatea proiectului.
 Evaluarea trebuie să furnizeze informaţii
credibile şi utile, permiţând incorporarea de
– “ lecţii învăţate”
– bune-practici în procesul de decizie,
Finalitatea
Evaluarea ar trebui să conducă la decizia de:
– a continua,
– a revizui,
– a opri un proiect/program.
ACTIVITĂŢI CU CARACTER
SPECIFIC
RESURSE, NECESITĂŢI
Caracteristici
Activităţi care dau consistenţa proiectului

 determină apartenenţa la un domeniu,

 dau caracterul unic,
 dau valoarea adăugată.
Exemple
 seminarii,

 conferinţe,

 programe de instruire,

 servicii directe, etc.

Reguli de bază:

Regula naţionalităţii

 aplicabilă experţilor, consultanţilor, lectorilor -

toate persoanele care sunt implicate în
implementarea proiectelor finanţate de Comisia
Europeană  cetăţeni ai statelor membre,
asociate sau candidate.
Regula originii
 aplicabilă echipamentelor şi bunurilor ce
urmează să fie achiziţionate - să fie produse în
una din ţările membre, asociate sau candidate.
ACTIVITĂŢI CU CARACTER
ADMINISTRATIV
1. Corespondenţa cu finanţatorii
2. Modificări şi amendamente
3. InforEuro
4. Cererile de plată
5. Recuperarea TVA
1. Corespondenţa cu finanţatorii
 CINE? coord. proiect

 CU CINE? asistenţa tehnică, coord program

 CUM? scris

 CÂND?
2. Modificări şi amendamente
 Amendament:

– Modificările unui contract de finanţare

– Dacă circumstanţele în care este implementat

proiectul se schimbă faţă de momentul semnării
contractului.
Situaţii de aplicare
 Schimbarea partenerilor,

 Modificări mari ale activităţilor,

 Modificări a perioadei de contract,

 Variaţii de buget mai mari de 15%.

CUM?
 Cerere de amendament;

 Anexe: plan de acţiune revizuit, buget

modificat, descrierea partenerului
 Notificare  Amendament

– schimbarea adresei,
– a contului,
– modificări minore ale activităţilor,
– modificări de buget care nu presupun variaţii mai
mari de 15%)

*Există un drept al Autorităţii Contractante de a se

opune schimbării băncii sau auditorului.
Principiile generale ale amendamentului

 argumentare
 nedisputarea acordării finanţării
 neretroactivitatea
 suma maximă
 nedepăşirea termenului de plăţi a programului
 30 zile
 excepţii - administrative
 3. InforEuro
 raportări în EURO

 cursul de schimb InforEuro:

http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.
cfm?Language=en
 4.Cereri de plată, termene limită şi
curgerea timpului

 Plata: avans, intermediară, finală  doar pe

baza cererilor de plată standard.
 Situaţii de folosire a termenelor limită:

– Comunicate de presă, materiale editate din bugetul

proiectului
– Amendamente
– Raport intermediar
– Aprobare raport
– Plată intermediară
– Raport final
– Plată finală
– Terminarea contractului
– Dispute şi rezolvarea lor
 6. Recuperarea TVA
 TVA reprezintă cost neeligibil în contextul
finanţărilor din Programul Phare.

Alternative:
 asumarea acoperirii TVA ;

 recuperarea TVA.
 TVA
 Recuperarea TVA este o constrângere:

– trebuie luată în considerare în implementarea unui

proiect,

– trebuie avută în vedere ca şi criteriu la stabilirea

ierarhiei paşilor de lucru.

– se stabileşte timpul consumat şi perioada optimă de

efectuare a unor cheltuieli.
Vizitele de monitorizare
Monitorizarea externă
 Acţiunea pe care o întreprinde Autoritatea
Contractantă sau Autoritatea de Implementare.

Tehnici:
- vizite: anunţate, neanunţate, la birou, la locul
acţiunii, cu ocazia evenimentelor.
- discuţii telefonice.
Ce se urmăreşte
 stadiul în atingerea obiectivelor;
 stadiul derulării activităţilor;
 contactul cu beneficiarii;
 contactul cu echipa de proiect;
 relaţiile cu presa (vizibilitatea şi publicitatea);
 relaţiile cu autorităţile locale;
 relaţiile cu partenerii de proiect;
Ce se urmăreşte
 eventualele dificultăţi înregistrate;
 respectarea procedurilor PHARE;
 verificarea documentelor financiare;
 verificarea achiziţiilor;
 planurile de acţiune viitoare;
 documentele standard interne legate de
proiect;
 pregătirea pentru raportarea intermediară.
Recomandări
 Formulaţi întrebări consultantului

 Pregătiţi toate documentele necesare vizitei

 Trimiteţi invitaţii consultantului şi finanţatorului

G. RAPORTUL INTERMEDIAR
Când?

Raportul intermediar se realizează cu

aproximaţie, la jumătatea perioadei de
implementare şi în momentul cheltuirii a minim
70% din prima tranşă acordată conform
Contractului de Finanţare (Condiţii Speciale,
Art. 4)
Conţinut
 Raport narativ
 raport financiar
 anexe
Tipuri de documente solicitate

pe linii de buget
I. Resurse Umane

 1. Costurile de personal

– liste de plată;
– ordine de plată pentru taxe şi impozite.

 2. Costurile de subzistenţă
- liste cu semnături,
- ordine de deplasare.
II. Transport

 bilete de avion,
 bilete de tren,
 bilete de autobus,
 bonuri de benzină şi foile de parcurs.
III. Echipamente şi bunuri

 Facturi şi documente de plată (chitanţe sau

ordine de plată).

 Documentele de licitaţie/achiziţie, contractele

de furnizare.
IV. Sediu local – costuri aferente
proiectului

 Facturi şi documente de plată

– (chitanţe sau ordine de plată).
V. Alte costuri, servicii

 facturi şi documentele de plată +documentele de

licitaţie/achiziţie (dacă a fost cazul), contractele de
furnizare.

 Excepţie: costurile bancare - extrase de cont.

VI. Costuri indirecte

 În funcţie de Autoritatea Contractantă costurile

din acest capitol se justifică sau nu cu
documente.
– În caz că se justifică se vor folosi ca documente
facturi şi documente de plată (chitanţe sau ordine
de plată).
 Înainte de raportare agreaţi cu Autoritatea
Contractantă tipurile de costuri care se pot
include în acest capitol.
PLATA FINALĂ ŞI ARHIVAREA

 Aprobarea raportului final  suma finală şi

plata sau rambursarea
 Arhivarea - 7 ani.
 Evaluarea finală internă/externă
 TERMENII DE REFERINŢĂ

 METODOLGIE
 Termeni de referinţă
a.Introducere
 titlu proiectului / programului de evaluat
 contextul – ţară, sector etc.
 nivelul – proiect, program, strategie
 tipul – investiţie, reformă instituţională, servicii
 momentul evaluării
 calendarul şi bugetul
 documentele de referinţă.
 expertiza evaluatorului.
Metodologie
Obiectivele evaluării
Cadrul general
Aspectele relevante
Criterii
Tehnici
Rezultate
Concluzie
Tipuri de evaluare
 Intermediară
 Finală
 Ex-post
 Formativă - pentru “implementatori”; internă.
 Sumativă - pentru “acţionarii” externi.
Criteriile de evaluare

1. Relevanţa
 legată de design, indică măsura în care obiectivele

formulate se adresează în mod corect problemei sau

nevoii identificate în mod real.
2. Eficienţa

 felul în care activităţile transformă resursele în

rezultate
3. Eficacitatea

 cât de mult au fost utilizate rezultatele sau în ce

măsură au generat beneficii.
4. Impact

 în ce măsură scopul proiectului a fost atins şi

cât de mult s-a datorat asta proiectului
5. Viabilitatea

 continuare

a. financiară
b. instituţională
c. transpunere în politici, bune practici, coduri de
conduită.