Ediia I

Revizia 0

CONSILIUL JUDEEAN BRILA

Compartiment Audit Public Intern
Nr.din..
APROB,
p.ORDONATOR PRINCIPAL DE CREDITE
Vicepreedinte
Viorel MORTU

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN Procesul de fundamentare,aprobare i utilizare a fondurilor pentru

finanarea cheltuielilor cu bunurile i serviciile n cadrul aparatului
de specialitate al Consiliului Judeean Brila

APRILIE 2015
1

I. INTRODUCERE
Misiunea de audit intern a fost realizat de doamna Angelica VLCEA, auditor
superior n cadrul Compartimentului Audit Intern al Consiliului Judeean Brila.
Supervizarea misiunii de audit intern a fost asigurat de D-na.Daniela TOMA,
auditor principal n cadrul Compartimentului Audit Public Intern.
Misiunea de audit a fost cuprins n Planul de audit intern pe anul 2015 i s-a
derulat n baza Notificrii nr. 3022/23.02.2015.

1. Tipul de audit i baza legal a misiunii

Auditul efectuat a fost un audit de regularitate (care reprezint examinarea
aciunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului
public,sub aspectul respectrii ansamblului principiilor,regulilor procedurale i
metodologice care le sunt aplicabile) i de sistem (care reprezint o evaluare de
profunzime a sistemelor de conducere i control intern, cu scopul de a stabili dac
acestea funcioneaz economic,eficace i eficient, pentru identificarea deficienelor i
formularea de recomandri pentru corectarea acestora) .
Cadrul legal al desfurrii misiunii de audit :
- Legea nr. 672 din 19.12. 2002 privind auditul public intern (republicat) ;
- H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activitii de audit public intern;
- Ordinul 946 din 04.07.2005 (republicat) pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la
entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial;
-Normele proprii privind exercitarea activitii de audit public intern n cadrul
Consiliului Judeean Brila;
- Planul de audit public intern pe anul 2015 ;
- Ordinul de serviciu nr. 3/2015.
Durata misiunii de audit: 09.03.2015 24.04.2015
Perioada auditat:01.01.2009 - 31.12.2014.
Scopul

misiunii

de

audit

public

intern

reprezint

examinarea

responsabilitilor asumate de ctre conducerea entitii publice i personalul de

execuie cu privire la organizarea i realizarea activitilor i ndeplinirea obligaiilor n
mod eficient i eficace.
2

2. Obiectivele misiunii de audit

Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat formularea de recomandri
pertinente n vederea creterii eficacitii sistemelor de control intern instituite n
procesul de fundamentare,acordare i utilizare a fondurilor destinate finanrii
cheltuielilor cu bunurile i serviciile pentru aparatul de specialitate al Consiliului
Judeean Brila.
n contextul obiectivului general, au fost avute n vedere urmtoarele obiective
specifice:
Fundamentarea, elaborarea i aprobarea Bugetului de venituri i
cheltuieli al Consiliului Judeean Brila;
Alocarea i aprobarea creditelor bugetare;.
Realizarea i utilizarea veniturilor proprii ale Consiliului Judeean Brila;
Angajarea,lichidarea,ordonanarea i plata cheltuielilor aparatului de
specialitate al Consiliului Judeean Brila;
Organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv propriu;
ncheierea exerciiului bugetar;
Evaluarea

stadiului

implementrii

sistemului

de

control

intern/managerial.
Metodologia utilizat n realizarea misiunii de audit :
Misiunea de audit public intern s-a desfurat n conformitate cu prevederile
Ghidului general privind metodologia specific de derulare a misiunilor de audit public
intern de regularitate i de sistem i a Normelor proprii de audit intern ale
Compartimentului de Audit Public Intern, vizate i aprobate de conducere, privind
exercitarea activitii de audit intern n cadrul Consiliului Judeean Brila.
Tehnicile i instrumentele utilizate specifice activitii de audit intern au fost
aplicate pentru mai puin de 100% din elementele specifice unei tranzacii, activiti
s.a., auditorul intern utiliznd tehnici de eantionare n scopul selectrii probelor
analizate.

II.METODOLOGIA DE DESFURARE A MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN DE REGULARITATE
Tehnici de audit intern utilizate:
Verificarea - se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i
acurateei nregistrrilor n documente i a concordanei cu legile i
regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern;
Observarea fizic const n urmrirea unui proces sau a unei
proceduri, prin care auditorul i formeaz o imagine de ansamblu
asupra structurii auditate;
Analiza - const n descompunerea unei activiti n elemente, care pot
fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct;
Eantionarea - presupune aplicarea procedurilor de audit pentru mai
puin de 100% din elementele populaiei, cu condiia ca toate
elementele eantionului s aib posibilitatea de a fi selectate, n scopul
de a trage concluzii valabile pentru ntreaga populaie, bazate pe
constatrile obinute din eantion.
Instrumentele de audit intern utilizate:
Chestionarul de luare la cunotin- CLC:pentru obinerea unor
informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare
intern , funcionarea entitii/structurii auditate;
Chestionar de control intern;
Chestionar List de verificare.
Documente i materiale examinate n cadrul structurii auditate activitile
desfurate pe perioada etapei Intervenia la faa locului a vizat documentaia
aferent perioadei auditate, respectiv 01.01.2009 - 31.12.2014, care a cuprins
urmtoarele:
Legi i regulamente aplicabile la nivelul entitii;
Organigrama entitii;
Fiele posturilor;
Procedurile de lucru;

 Registrul riscurilor;
Bugetul instituiei pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
cheltuieli,articole i alineate pe anul 2009 (execuie final);
Bugetul instituiei pe capitole,subcapitole,paragrafe,titluri de cheltuieli i
alineate pe anul 2010 (execuie final);
Bugetul instituiei pe capitole,subcapitole,paragrafe,titluri de cheltuieli i
alineate pe anul 2011 (execuie final);
Bugetul instituiei pe capitole,subcapitole,paragrafe,titluri de cheltuieli i
alineate pe anul 2012 (iniial i execuie final);
Bugetul instituiei pe capitole,subcapitole,paragrafe,titluri de cheltuieli i
alineate pe anul 2013 (iniial i execuie final);
Bugetul instituiei pe capitole,subcapitole,paragrafe,titluri de cheltuieli i
alineate pe anul 2014 (iniial i execuie final)
Notele de fundamentare a Bugetului de venituri i cheltuieli n perioada
auditat ;

Hotrrile Consiliului Judeean Brila privind aprobarea Bugetului de

venituri i cheltuieli n perioada auditat;

Documntele justificative care au stat la baza nregistrrii n contabilitate

a cheltuielilor cu bunurile i serviciile;
Dispoziiile preedintelui Consiliului Judeean Brila privind desemnarea
persoanelor mputernicite s aplice viza Bun de plat;
Dispoziiile preedintelui Consiliului Judeean Brila privind desemnarea
persoanelor mputernicite s exercite viza de control financiar preventiv
propriu;
Registrul documentelor prezentate la viza de control financiar preventiv
propriu;
Evidenele analitice i sintetice;
Situaii financiare.
Documente i materiale ntocmite pe perioada auditrii:
Studiu preliminar;
Chestionarul de luare la cunotin;
Lista ntrebrilor auditului;
5

 Situaia privind evaluarea obiectivelor specifice;

Situaia privind evaluarea surselor de date;
Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern;
Programul misiunii de audit public intern;
Chestionar de control intern;
Chestionar List de verificare;
Teste;
Nota centralizatoare a documentelor de lucru;
Raportul de audit intern;
Sinteza raportului de audit intern;
Minuta edinei de deschidere;
Minuta edinei de nchidere.

III. Constatri i recomandri

1. Constatri efectuate
1.1 Fundamentarea,elaborarea i aprobarea Bugetului de
venituri i cheltuieli al Consiliului Judeean Brila ;alocarea i
aprobarea creditelor bugetare
Bugetul de venituri i cheltuieli reprezint documentul prin care sunt prevzute
i aprobate n fiecare an veniturile i cheltuielile unitii administrativ teritoriale.
La nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila a fost
elaborat, aprobat i distribuit procedura P.O.CEB.01/31.08.2013 fundamentarea
bugetului propriu al judeului, procedur ce are ca scop stabilirea unui set de reguli
pentru asigurarea operaiunilor de fundamentare a bugetului propriu al judeului
Brila, precum i obligaiile cu privire la asigurarea bunei desfurri a activitii de
fundamentare a bugetului de venituri i cheltuieli.
Procedura este aplicat n domeniul formrii,administrrii, angajrii i utilizrii
fondurilor publice locale, activitate procedural de care depinde buna desfurare a

activitii aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila, precum i a

instituiilor subordonate Consiliului Judeean Brila.
Bugetul propriu al judeului Brila,n perioada auditat,a fost fundamentat n
conformitate cu prevederile Legii nr. 273/29.06.2006 privind finanele publice locale
(actualizat).
Pe parcursul execuiei bugetare,n perioada auditat,bugetul propriu al
judeului a suferit o serie de modificri datorate rectificrilor bugetare prevzute prin
hotrri ale guvernului (de ex.Hotrrea nr. 605 din 13.05.2009 privind alocarea unor
sume din Fondul de rezerv bugetar la dispoziia Guvernului prevzut n bugetul de
stat pe anul 2009 pentru autoritile administraiei publice locale,Hotrrea nr. 1624
din 29.12.2009 privind alocarea unor sume din Fondul de rezerv bugetar la
dispoziia Guvernului prevzut n bugetul de stat pe anul 2009 pentru autoritile
administraiei publice locale).
Adoptarea bugetului propriu al judeului, a repartizrii sumelor defalcate din
venituri ale bugetului de stat i a transferurilor de la bugetul de stat,precum i toate
modificrile suferite de buget n cursul anului sunt reglementate prin hotrri ale
Consiliului Judeean Brila.
Din verificarea documentelor justificative aferente perioadei auditate, s-a
constatat faptul c instituia deconteaz unui numr de 5 salariai contravaloarea
abonamentului pentru mijloacele de transport n comun n municipiul Brila, n
valoare de 110 lei/lun.Decontarea se realizeaz pe baza referatului ntocmit de efii
structurilor organizatorice n cadrul crora i desfoar activitatea respectivii
salariai.
Patru dintre salariai sunt ncadrai la Serviciul Admninistrativ pe funcii de
ngrijitor (3 salariai), respectiv electrician (1salariat).eful Serviciului Admnistrativ
ntocmete lunar un Referat n care invoc necesitatea deplasrii celor patru
salariai,att n timpul orelor de program,ct i n afara orelor de program, precum i
n zilele nelucrtoare sau cu ocazia desfurrii unor evenimente culturale n spaiile
care sunt admninistrate de Consiliul Judeean Brila,asigurnd curenia,ntreinerea
i funcionalitatea spaiilor de la Casa Tineretului,Aula Facultii de Inginerie,Sala
Polivalent,Palatul Administrativ i alte imobile aflate n administrarea Consiliului
Judeean Brila.
Directorul executiv al Direciei Administraie Public,Contencios argumenteaz
necesitatea decontrii cheltuielilor de transport inspectorului superior din cadrul

direciei prin prisma atribuiilor stabilite prin fia de post:transportul corespondenei

create n activitatea Consiliului Judeean Brila la pot (oficiul potal nr. 1) i
aducerea corespondenei de la acelai oficiu potal i distribuirea corespondenei la
instituiile i autoritile de pe raza municipiului Brila cu precdere la instituiile i
serviciile publice judeene, aflate n subordinea/n coordonarea/sub autoritatea
Consiliului Judeean Brila, realizndu-se economii la timbrele potale.
Hotrrea nr.1.860/21.12.2006 privind drepturile i obligaiile personalului
autoritilor i instituiilor publice pe perioada delegrii,detarii n alt localitate,
precum i n cazul deplasrii,n cadrul localitii,n interesul serviciului (actualizat)
prevede urmtoarele:
o Art. 36 Personalul autoritilor,instituiilor publice,precum i unitilor
aflate n subordinea,coordonarea sau sub autoritatea acestora,ncadrat pe
funcii pentru care,prin fia postului,are stabilite sarcini care necesit
deplasri frecvente cu mijloace de transport n comun [], are dreptul la
decontarea cheltuielilor de transport n comun efectuate pentru ndeplinirea
sarcinilor de serviciu n cadrul localitii n care i desfoar activitatea;
o Art.38 Decontarea cheltuielilor de transport efectuate pe baz de
abonament se poate face numai cu aprobarea i pe rspunderea
conductorului unitii din care face parte persoana i a conductorului
compartimentului financiar-contabil i numai n cazul cnd din calcul rezult
c acest sistem este mai economic dect utilizarea biletelor de cltorie
individuale;
o Art.40 Funciile cu sarcini ce impun deplasarea frecvent n interesul
serviciului n cadrul localitii se stabilesc de ctre ordonatorii principali de
credite bugetare, att pentru aparatul propriu,ct i pentru unitile aflate n
subordinea,coordonarea sau sub autoritatea acestora;
Art.41 Decontarea cheltuielilor pentru transport [] este permis numai pentru
transportul n interesul serviciului, nu i pentru deplasrile personalului de la domiciliu
la locul de munc i de la locul de munc la domiciliu.
Cauza: Nerespectarea ntocmai a prevederilor Hotrrii nr. 1860/21.12.2006
privind drepturile i obligaiile personalului autoritilor i instituiilor publice pe
perioada delegrii i detarii n alt localitate, precum i n cazul deplasrii,n cadrul
localitii, n interesul serviciului(actualizat).

Consecine:
o Contravaloarea abonamentului cu mijloacele de transport n comun decontat
poate fi mai mare dect cea a biletelor de cltorie individuale;
o Implementarea parial a Standardului 2 Atribuii,funcii,sarcini,i a
Standardului 22 Strategii de control.
Recomandri:
efii structurilor organizatorice din cadrul aparatului de specialitate al
Consiliului Judeean Brila, n urma analizei atribuiilor nscrise n fiele
de post ale personalului din subordine, vor face propuneri privind
funciile ce impun deplasarea frecvent n interesul serviciului cu
mijloacele de transport n comun n cadrul localitii;
Analiza comparativ a cheltuielilor cu abonamentele pe mijloacele de
transport n comun i a cheltuielilor cu biletele de cltorie individuale
necesare pentru deplasarea lunar cu mijloacele de transport n comun
pentru fiecare salariat nominalizat.n urma acestei analize comparative
se va stabili care sistem este mai economic - utilizarea abonamentului
sau a biletelor individuale de cltorie;
Funciile cu sarcini ce impun deplasarea n interesul serviciului n cadrul
localitii vor fi stabilite,prin act de decizie intern de ctre ordonatorul
principal de credite - preedintele Consiliului Judeean Brila;
Conform prevederilor art. 40 din H.G.R. nr. 1860/2006, vor fi solicitate,
n vederea aprobrii de ctre preedintele Consiliului Judeean Brila,
n calitate de ordonator principal de credite,de la unitile aflate n
subordine/coordonare sau sub autoritate,funciile ce impun deplasarea
frecvent n interesul serviciului n cadrul localitii.
Din verificarea documentelor de cas aferente perioadei auditate s-a constatat
faptul c au fost acordate avansuri n numerar aceleiai persoane n aceeai zi.
Conform prevederilor art.30 din Decretul nr. 209/05.07.1976 pentru aprobarea
Regulamentului operaiilor de cas Este interzis acordarea unui nou avans
persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior, cu urmtoarele
excepii:cnd diurna delegaiei prevzute iniial a fost prelungit;avansurile au fost
acordate pentru cheltuieli prevzute la art.29 lit.d) (cheltuieli de protocol sau pentru
organizarea de conferine,simpozioane i alte asemenea aciuni []),n cazul n care
n aceeai perioad au loc mai multe aciuni;avansurile au fost acordate pentru
9

procurarea biletelor de cltorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate sau a

cazurilor prevzute prin normele elaborate de organelle competente.
Cauza:Nerespectarea ntocmai a prevederilor Decretului nr.209/05.07.1976
pentru aprobarea Regulamentului operaiunilor de cas.
Consecine:
o Prezentarea de documente justificative doar pentru o parte din sumele
acordate ca avans;
o Utilizarea ntregii sume acordate ca avans pentru o singur destinaie;
o Implementarea parial a Standardului 2 Atribuii,funcii,sarcini,i a
Standardului 22 Strategii de control.
Recomandri:
Acordarea unui nou avans n numerar se va realiza numai dup ce a
fost justificat avansul primit anterior;
Compartimentul Financiar Contabilitate va ine evidena avansurilor n
numerar acordate i va urmri justificarea lor la termenele stabilite;
Titularii de avansuri vor utiliza sumele primite n concordan cu
destinaia pentru care au fost acordate, cu respectarea termenului de
justificare stabilit.
n concluzie,dei au existat anumite carene n aplicarea legislaiei,auditorul
intern consider c fundamentarea,elaborarea i aprobarea Bugetului de venituri i
cheltuieli, precum i modul de

alocare a fondurilor aprobate au asigurat

desfurarea activitilor structurilor organizatorice din cadrul aparatului de

specialitate al Consiliului Judeean Brila n condiii optime.

1.2 Realizarea i utilizarea veniturilor proprii ale Consiliului

Judeean Brila
Veniturile bugetare ale Consiliului Judeean Brila n perioada auditat s-au
constituit din : impozite, taxe, contribuii, alte venituri i cote defalcate din impozitul pe
venit, sume defalcate din TVA de la bugetul de stat, subvenii de la bugetul de stat
pentru finanarea programului de pietruire a drumurilor comunale, pentru finanarea
drepturilor

acordate persoanelor cu handicap i finanarea lucrrilor de cadastru

10

imobiliar, subvenii pentru finanarea programului multianual de asisten tehnic

pentru pregtirea proiectelor de investiii publice finanate prin Programul Operaional
Regional 2007-2013, subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare
susinerii derulrii proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile (FEN)
postaderare, sume primite de administraiile locale in cadrul programelor FEGA
implementate de FEGA,

sume primite de la UE n contul plilor efectuate i

prefinanri.
n structur, veniturile realizate la nivelul aparatului de specialitate al
Consiliului Judeean Brila n perioada auditat pot fi grupate astfel:
Venituri proprii. Conform structurii clasificaiei bugetare, situaia pe categorii
de venituri proprii a fost urmtoarea:
1. Venituri curente ce se compun din:
1.1. Venituri fiscale:
Cota de 40% din taxa asupra mijloacelor de transport cu mas mai
mare de 12 tone ce revine Consiliului Judeean, n baza Legii 571/2003
privind Codul Fiscal, din sumele ncasate de unitile administrativteritoriale;
Taxe i tarife pentru eliberarea de licene i autorizaii de funcionare
cuprinde venituri provenind din cota de 50% aferent taxelor percepute
de ctre Consiliul Judeean Brila pentru eliberarea de certificate de
urbanism i autorizaii de construire, taxe pentru eliberare licene traseu
transport judeean de persoane;
Alte taxe pe utilizarea bunurilor reprezentate de taxele percepute pentru
eliberarea de autorizaii speciale de transport agabaritic pentru
circulaia pe drumurile aflate n administrarea Consiliului Judeean
Brila.
1.2. Veniturile nefiscale ce au avut in componen:
Venituri din concesiuni i nchirieri ce

provin din nchirierea i

concesionarea patrimoniului public i privat al Unitii AdministrativTeritoriale a judeului Brila n baza hotrrilor emise de ctre Consiliul
Judeean Brila.La acest capitol sunt veniturile din redevenele aferente
contractelor de concesiune ale patrimoniului public i privat, astfel :
terenuri pentru exploataii agricole, luciuri de ap, teren pentru
aerodrom, aeronave uoare de agrement, teren i construcii pentru
11

ferma agrozootehnic, teren pentru realizare supermarket, teren pentru

centru de dializ, terenuri in Zona de Agrement Blasova pentru
construire casute de vacanta, terenuri in Zona de Agrement Blasova pe
care exist deja active construite, patrimoniu pentru serviciu alimentare
cu ap i canalizare - delegare a gestiunii ctre C.U.P. Dunrea
Brila.Redevena ncasat se restituie operatorului C.U.P. Dunrea
Brila n vederea constituirii fondului de dezvoltare a companiei.
Venituri din dividende. Sumele ncasate reprezint dividendele ce se
cuvin Consiliului Judeean Brila n calitate de acionar al C.U.P.
Dunrea Brila, n baza contractului de delegare a gestiunii
patrimoniului serviciului de alimentare cu ap i canalizare. n baza
prevederilor acestui contract, dividendele se restituie operatorului n
vederea constituirii fondului de dezvoltare a companiei.
Contribuia lunar a prinilor pentru ntreinerea copiilor n unitile de
protecie social conform prevederilor Legii nr. 272/2004 privind
protecia i promovarea drepturilor copilului;
Venituri din amenzi i alte sanciuni - sunt cuprinse sumele reprezentate
de garaniile de participare la procedurile de achiziii publice derulate de
ctre

Consiliul

Judeean

Brila,

reinute

de

ctre

autoritatea

contractant n baza prevederilor O.U.G. nr. 34/2006 privind achiziiile

publice.
Alte amenzi, penaliti i confiscri - cuprind sumele ncasate din
penaliti dispuse de organe de control ce se cuvin Consiliului Judeean
Brila

penaliti

pentru

nerespectarea

anumitor

prevederi

contractuale la contractele ncheiate de Consiliul Judeean Brila n

calitate de achizitor i/sau concedent.
Alte

venituri

cuprind

ncasrile

realizate

din

contravaloarea

documentaiilor de atribuire pentru procedurile de achiziii publice,

imprimate din domeniul urbanismului, copii de pe documente din arhiva
Consiliului Judeean Brila, penaliti aferente contractelor de achiziii
publice.
2. Venituri din capital ce se compun din contravaloarea valorificrii de mas
lemnoas din plantaiile rutiere aferente drumurilor judeene.

12

1.3

Angajarea,lichidarea,ordonanarea i plata
cheltuielilor aparatului de specialitate al Consiliului
Judeean Brila

Execuia bugetar se bazeaz pe principiul separrii atribuiilor persoanelor

care au calitatea de ordonator de credite de atribuiile persoanelor care au calitatea
de contabil.
Pentru realizarea acestui obiectiv al misiunii de audit public intern
Angajarea,lichidarea,ordonanarea i plata cheltuielilor aparatului de specialitate al
Consiliului Judeean Brila, auditorul intern a procedat la verificarea documentelor
justificative emise n perioada auditat i a constatat urmtoarele aspecte:
o Prin Dispoziia preedintelui Consiliului Judeean Brila nr. 238/02.11.2009 au
fost aprobate Normele de organizare a execuiei bugetare a cheltuielilor la
nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila.Anexa nr. 1 la
dispoziie prezint procedurile privind angajarea,lichidarea,ordonanarea i
plata cheltuielilor din fonduri publice,iar anexa nr. 2 cuprinde persoanele
desemnate i mputernicite pentru efectuarea operaiunilor privind angajarea,
lichidarea,ordonanarea

plata

cheltuielilor

din

fonduri

publice,organizarea,evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale,

atribuiile acestor persoane i limitele de competen;
o Anexa nr. 2 la Dispoziia nr. 238/02.11.2009 a fost modificat n ceea ce
privete

persoanele

desemnate

mputernicite

pentru

efectuarea

operaiunilor privind angajarea,lichidarea,ordonanarea i plata cheltuielilor din

fonduri publice,organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i
legale prin Dispoziia nr. 345/19.07.2010,Dispoziia nr. 368/09.08.2010,
Dispoziia nr. 59/30.03.2012,Dispoziia nr. 258/13.11.2013,Dispoziia nr.
288/18.12.2013,Dispoziia

nr.

209

din

10.09.2014,

Dispoziia

nr.

216/12.09.2014, Dispoziia nr. 26/23.01.2015, Dispoziia nr. 50/27.01.2015 i

Dispoziia nr. 201/20.03.2015;
o Toate cheltuielile efectuate la nivelul aparatului de specialitate al Consiliului
Judeean Brila sunt nsoite de documente justificative care atest
necesitatea achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor (Referat de necesitate)
i faptul c bunurile furnizate au fost recepionate (Not de recepie i

13

Constatare de Diferene),lucrrile au fost executate i serviciile prestate

(Proces verbal de recepie);
o Verificarea documentelor justificative se realizeaz de unul dintre salariaii
Compartimentului

Financiar-Contabilitate

din

cadrul

Direciei

Economice.Aceast atribuie se regsete ca atribuie de serviciu n Fia de

post a salariatului respectiv;
o Documentele sunt vizate att de

persoana desemnat pentru aplicarea

tampilei Bun de plat ct i de persoana mputernicit s exercite viza de

control financiar preventiv.La nivelul aparatului de specialitate al Consiliului
Judeean Brila,ordonatorul principal de credite, preedintele Consiliului
Judeean Brila, a dispus ca aplicarea vizei Bun de plat s se realizeze de
persoanele nominalizate prin Anexa nr. 2 la Dispoziia nr. 238/02.11.2009, cu
modificrile i completrile ulterioare;
o Propunerea de angajare a unei cheltuieli, Angajamentul bugetar individual i
Ordonanarea de plat sunt emise n aceeai zi;
o Facturile n original prezentate la plat sunt vizate pentru Bun de plat;
o La achitarea contravalorii diurnei de delegare i a cheltuielilor de transport
pentru mai muli salariai ce au prezentat Ordinele de deplasare avizate de
efii structurilor organizatorice, se emite Propunere de angajare a unei
cheltuieli,Angajament Bugetar individual i Ordonanare de plat pentru
fiecare Ordin de deplasare, dei plata de realizeaz n aceeai zi.
Potrivit prevederilor Ordinului nr. 1792/24.12.2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice

privind

angajarea,lichidarea,ordonanarea

plata

cheltuielilor

instituiilor publice,precum i organizarea,evidena i raportarea angajamentelor

bugetare i legale (actualizat) i a Procedurilor proprii privind angajarea,lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor din fonduri publice, execuia bugetar se bazeaz
pe principiul separrii atribuiilor persoanelor care au calitatea de ordonator principal
de credite,de atribuiile persoanelor care au calitatea de contabil.
Angajamentul bugetar este definit ca fiind orice act prin care o autoritate
competent,potrivit legii, afecteaz fonduri publice unei anumite destinaii, n limita
creditelor bugetare aprobate.
Angajamentele bugetare se realizeaz prin emiterea unui document scris
privind angajamentul bugetar individual i angajamentul bugetar global, prin care
se certific existena unor credite bugetare disponibile i se pun n rezerv (se
14

blocheaz) creditele aferente unei cheltuieli,potrivit destinaiei prevzute n buget.

Propunerile de angajare a unei cheltuieli se nainteaz din timp persoanei
mputernicite cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu, pentru a da
posibilitatea acesteia s i exercite atribuiile conform legii.Propunerile de angajare
a cheltuielilor trebuie nsoite de toate documentele justificative aferente i dac este
cazul, de orice alte documente i informaii solicitate de ctre persoana mputernicit
s exercite controlul financiar preventiv propriu.
Ordonanarea cheltuielilor este faza n procesul execuiei bugetare n care se
confirm c livrrile de bunuri au fost efectuate sau alte creane au fost verificate i
c plata poate fi realizat.
Ordonanarea de plat este documentul intern prin care ordonatorul de credite
d dispoziie conductorului compartimentului financiar (financiar-contabil) s
ntocmeasc instrumentele de plat a cheltuielilor.
Ordonanarea de plat va fi nsoit de documentele justificative n original i va
purta viza persoanelor autorizate din compartimentele de specialitate, care s
confirme corectitudinea sumelor de plat, livrarea i recepionarea bunurilor,
executarea lucrrilor i prestarea serviciilor, existena unui alt titlu care s justifice
plata,precum i, dup caz, nregistrarea n gestiunea instituiei i n contabilitatea
acesteia.
Facturile n original sau alte documente ntocmite n vederea plii cheltuielilor
vor purta obligatoriu numrul,data notei contabile i semntura persoanei care a
nregistrat n contabilitate lichidarea cheltuielilor.
Cauze:
o Nerespectarea ntocmai a prevederilor Ordinului nr. 1792/24.12.2002 pentru
Normelor

metodologice

privind

angajarea,lichidarea

ordonanarea

cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea

angajamentelor bugetare i legale;
o Nerespectare ntocmai a procedurilor proprii privind angajarea,lichidarea,
ordonanarea i plata cheltuielilor din fonduri publice.
Consecine:
o Nu sunt rezervate fonduri publice pentru o anumit destinaie, astfel nct
exist riscul ca totalitatea cheltuielilor efectuate per articol bugetar,la un
moment dat, s fie mai mari dect creditele aprobate prin buget;

15

o Implementarea parial a Standardului 2 Atribuii,funcii,sarcini,i a

Standardului 22 Strategii de control.
Recomandri:
o Propunerea de angajare a unei cheltuieli,Angajamentul bugetar individual
i Ordonanarea de plat vor fi emise pe parcursul derulrii procesului de
achiziionare a bunurilor/serviciilor/lucrrilor;
o Facturile n original sau alte documente ntocmite n vederea plii
cheltuielilor vor purta obligatoriu numrul, data notei contabile i semntura
persoanei care a nregistrat n contabilitate lichidarea cheltuielilor;
o n situaia n care se deconteaz cheltuielile aferente deplasrilor n interes
de serviciu pentru mai muli salariai n aceeai zi, se va ntocmi un
Borderou centralizator pe baza cruia vor fi emise Propunerea de
angajare,Angajamentul bugetar i Ordonanarea de plat .

1.4

Organizarea i exercitarea controlului financiar

preventiv propriu

Controlul Financiar Preventiv (CFP) este o activitate organizat n cadrul

tuturor entitilor publice, constnd n verificarea sistematic a proiectelor de
operaiuni care presupun decizii financiare i/sau patrimoniale. Verificarea privete
legalitatea, regularitatea i ncadrarea operaiunilor supuse controlului n limitele
creditelor bugetare/de angajament aprobate, n conformitate cu cadrul normativ n
vigoare.
Prin Dispoziia preedintelui Consiliului Judeean Brila nr. 253/03.11.2014 au
fost aprobate:Normele metodologice interne privind exercitarea controlului financiar
preventiv propriu (Anexa nr. 1),Cadrul general al operaiunilor supuse controlului
financiar preventiv propriu (Anexa nr. 2),Listele de verificare (check-lists) aferente
operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu (Anexa nr. 4),formularele
necesare desfurrii activitii de control financiar preventiv propriu (Anexa nr.5) i
Anexa nr. 6 persoanele desemnate s exercite controlul financiar preventiv propriu
i limitele de competen ale acestora ( au fost desemnate cu exercitarea controlului
financiar preventiv propriu dou persoane din cadrul Direciei Economice).

16

Din verificrile efectuate asupra documentelor justificative prezentate, au fost

constatate urmtoarele aspecte:
o Exist liste de verificare elaborate pentru toate tipurile de operaiuni
supuse controlului financiar preventiv propriu;
o Viza de control financiar preventiv propriu a fost acordat numai pentru
acele operaiuni cuprinse n Cadrul general al operaiunilor supuse
controlului financiar preventiv (Anexa nr. 2 la Dispoziia nr. 253/2014);
o

La nivelul instituiei exist Registrul operaiunilor prezentate la viza de

control financiar preventiv propriu ;

o Nu au fost cazuri de refuz de viz.

Avnd n vedere cele prezentate, auditorul intern consider faptul c
activitatea de control financiar preventiv propriu din cadrul aparatului de specialitate
al Consiliului Judeean Brila, n perioada auditat, s-a realizat cu respectarea
prevederilor legale n vigoare.

1.5 ncheierea exerciiului bugetar

Organizarea i conducerea contabilitii aparatului de specialitate al Consiliului
Judeean Brila n perioada auditat a respectat prevederile legale n domeniu,
nregistrarea veniturilor i a cheltuielilor este conform cu structura clasificaiei
bugetare, nregistrarea modificrilor patrimoniale se face zilnic, datele nregistrate n
evidena tehnic-operativ sunt n concordan cu cele din evidena financiar
contabil i cu cele preluate n balanele de verificare i nscrise n situaiile
financiare.
Cadrul de raportare a veniturilor i cheltuielilor bugetare pentru execuia
anual,n perioada auditat, s-a realizat avnd la baz Legea contabilitii nr.
82/1991

republicat,

O.M.F.P.

nr.

1917/2005

pentru

aprobarea

normelor

metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice,

Ordinul nr.1.792/2002 privind aprobarea normelor metodologice privind angajarea,
lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice precum i evidena i
raportarea angajamentelor bugetare i legale, precum i a Normelor metodologice
privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare ale instituiilor publice elaborate
anual de Ministerul Finanelor Publice.

17

Situaiile financiare de raportare trimestrial i anual ale instituiilor

subordonate/sub autoritate/n coordonare au fost transmise Consiliului Judeean n
vederea cuprinderii acestora n situaiile financiare centralizate de raportare
trimestrial i anual.Situatiile financiare centralizate, ntocmite trimestrial i anual au
fost naintate de Direcia Economic compartimentului de specialitate din cadrul
Direciei de Finane Publice Brila, n vederea includerii rezultatului execuiei
bugetare din perioada auditat n execuia bugetului general consolidat pe anii
2009 - 2014.

1.6 Evaluarea stadiului implementrii sistemului de control

intern/managerial
Controlul intern/managerial cuprinde ansamblul formelor de control stabilite de
conducere i exercitate la nivelul entitii publice n vederea asigurrii administrrii
fondurilor n mod economic, eficient i eficace.
n accepiunea cadrului legislativ au fost adoptate i aprobate, n vederea
implementrii un numr de 25 standarde de control intern/managerial, realizndu-se
astfel armonizarea cu bunele practici n domeniu.Standardele de control intern
constituie cadrul de referin, n raport cu care se evalueaz/autoevalueaz
sistemele de control intern, se identific zonele de risc i eventualele msuri
corective.
Standardul 1 ETICA , INTEGRITATEA
Entitatea public asigur condiiile necesare cunoaterii de ctre angajai a
reglementrilor care guverneaz comportamentul acestora, prevenirea i raportarea
fraudelor i neregulilor.
Sub aspectul

cerinelor generale reglementate, echipa de audit a reinut

urmtoarele aspecte:
Prin

Dispoziia

preedintelui

Consiliului

Judeean

Brila

nr.

340/15.10.2012 a fost aprobat Codul Etic i de Integritate al

funcionarilor publici i al personalului contractual din cadrul aparatului
de specialitate al Consiliului Judeean Brila.Codul de Integritate a fost
adus la cunotina personalului din cadrul Direciei Economice,pe baz
18

de semntur.De asemenea, documentul poate fi accesat att de pe

server-ul instituiei, ct i de pe site-ul Consiliului Judeean Brila;
Monitorizarea i controlul aplicrii normelor prevzute de Codul Etic i
de Integritate de ctre personalul contractul din aparatul de specialitate
al Consiliului Judeean Brila se realizeaz de un inspector din cadrul
Biroului Resurse Umane,Salarizare, numit prin Dispoziia preedintelui
Consiliului Judeean Brila nr. 355/26.10.2012.
Standardul 2 ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Entitatea public transmite angajailor i actualizeaz permanent:
documentul privind misiunea entitii publice;
regulamentele interne;
fia postului (funciei).
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
Stabilirea atribuiilor s-a realizat prin fia postului;
n ceea ce privete aducerea la cunotina angajailor a Regulamentului
de Organizare i Funcionare, a Regulamentului Intern, a fiei postului
i a altor reglementri care vizeaz activitatea structurii auditate,
aceasta s-a produs prin semnarea de ctre angajat a acestora;
Fiele de post ale personalului din cadrul Direciei Economice au fost
actualizate n funcie de modificarea R.O.F.-ului, modificrile legislative
sau ali factori determinani.
Standardul 3 COMPETEN, PERFORMAN
Managerul asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora
le ncredineaz sarcini potrivit competenelor i asigur condiii pentru dezvoltarea
capacitii profesionale a salariatului.
Anual,la propunerea efilor structurilor organizatorice din cadrul
Consiliului Judeean Brila, persoana responsabil din cadrul Biroului

19

Resurse Umane,Salarizare elaboreaz Programul Anual de Pregtire

Profesional ;
n perioada auditat au participat la cursuri de pregtire profesional un
numr de 19 funcionari publici din cadrul Direciei Economice:5 n anul
2010,7 n anul 2011,2 n anul 2012, 2 n anul 2013 i 3 funcionari
publici n anul 2014.
Standardul 4 FUNCII SENSIBILE
Entitatea public identific funciile considerate ca fiind sensibile i stabilete o
politic adecvat de rotaie a salariailor care ocup astfel de funcii.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
La nivelul Direciei Economice din cadrul Consiliului Judeean Brila a
fost realizat Inventarul funciilor sensibile i Lista cu salariaii care
ocup funcii sensibile pentru perioada 15.12.2013 31.12.2014.De
asemenea, au fost adoptate msurile/instrumentele care s menin
riscul ocuprii unei funcii sensibile, n limite tolerabile pentru perioada
15.12.2013 31.12.2014;
Prin Decizia preedintelui Comisiei de Monitorizare,Coordonare i
ndrumare

Metodologic

nr.

3/24.12.2013

au

fost

stabilite

msurile/instrumentele care s menin riscul ocuprii funciilor

sensibile n limite tolerabile, pentru personalul cu funcii de conducere
care ocup funcii sensibile n cadrul aparatului de specialitate al
Consiliului Judeean Brila.
Standardul 5 DELEGAREA
Managerul stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe
care le deleag.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate au fost reinute urmtoarele:
Prin

Dispoziia

preedintelui

Consiliului

Judeean

Brila

nr.

297/21.12.2013 a fost aprobat Procedura de sistem privind delegarea

la nivelul aparatului de specialitate;
20

 Auditorul a verificat aplicarea procedurii privind delegarea n cadrul

Direciei Economice i a constatat faptul c personalul cunoate i
aplic prevederile acesteia.
Nu au fost cazuri de subdelegare a competenelor i responsabilitilor
sau factori generatori de eventuale situaii de ntrerupere a activitii.
Standardul 6 STRUCTURA ORGANIZATORIC
Entitatea public definete propria structur organizatoric, competenele,
responsabilitile, sarcinile i obligaia de a raporta pentru fiecare component
structural i informeaz n scris salariaii.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
Atribuiile Direciei Economice, aprobate prin Hotrrea Consiliului
Judeean Brila nr.146/25.10.2013 asigur funcionarea circuitelor i
fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitii
proprii;
Procedurile operaionale i de sistem, elaborate i aprobate pn la
momentul

efecturii

auditului,

au

stabilit

circuitele

fluxurile

informaionale;
Limitele pn la care un angajat poate lua o decizie n vederea realizrii
obiectivelor structurii auditate au fost precizate n fia postului;
Obligaia personalului de execuie de a informa asupra ndeplinirii
sarcinilor se realizeaz prin naintarea spre conducere n vederea
semnrii, a documentelor ntocmite i prin raportrile lunare, trimestriale
i anuale.
Standardul 7 - OBIECTIVE
Entitatea public trebuie s defineasc obiectivele determinante, legate de
scopurile entitii, precum i cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor,
conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne i s comunice obiectivele
definite tuturor salariailor i terilor interesai.

21

Obiectivele specifice activitii Direciei Economice din cadrul aparatului de

specialitate al Consiliului Judeean Brila deriv din obiectivele generale ale instituiei
i rspund pachetului de cerine S.M.A.R.T.
Sunt stabilite activitile individuale care s conduc la atingerea obiectivelor
fiecrei structuri organizatorice ale instituiei.
Obiectivul general al Direciei Economice, definit i aprobat, n vederea
aplicrii unitare la nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila a
prevederilor Ordinului nr. 946/2005, este asigurarea la un nivel calitativ ridicat a
cadrului instituional necesar derulrii proceselor financiar-contabile i bugetare ale
instituiei.
Obiectivele specifice derivate din obiectivul general sunt:
o Creterea eficienei n organizarea i asigurarea evidenei contabile;
o mbuntirea proceselor de fundamentare, elaborare i execuie
bugetar;
o Dezvoltarea

capacitii

administrative

de

specialitate

pentru

ntocmirea i urmrirea contractelor de achiziii publice.

Standardul 8 - PLANIFICAREA
Entitatea public ntocmete planuri prin care se pun n concordan
activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de
alocat, astfel nct riscurile de a nu realiza obiectivele s fie minime.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele aspecte:
Activitile care se desfoar n cadrul Direciei Economice deriv din
obiectivele specifice stabilite i se desfoar prin intermediul celor 4
compartimente din structura sa,respectiv: Compartimentul Contabilitate
patrimonial, Compartimentul Eviden bugetar, Compartimentul
Financiar pli i Compartimentul Disciplin contractual i executare
silit;
Activitile programate sunt n concordan cu prevederile bugetului
aprobat;
Planificarea activitilor a vizat cel mai bun mod de alocare a resurselor,
astfel nct riscul de nerealizare a obiectivelor stabilite s fie minim;
22

 Nu au existat situaii care s impun schimbarea obiectivelor, resurselor

sau a elementelor.
Standardul 9 COORDONAREA
Pentru atingerea obiectivelor, deciziile i aciunile componentelor structurale
ale entitii publice trebuie coordonate, n scopul asigurrii convergenei i coerenei
acestora.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut:
Conducerea Direciei Economice a asigurat luarea deciziilor i
coordonarea aciunilor la nivelul instituiei;
n cadrul Direciei Economice s-au realizat consultri prealabile n
vederea coordonrii activitilor. Pentru realizarea activitilor au fost
stabilite, dup realizarea consultrilor prealabile, aciuni i termene de
realizare care s conduc la ndeplinirea activitilor conform
planificrii.
Standardul 10 MONITORIZAREA PERFORMANELOR
Entitatea public asigur, pentru fiecare politic i activitate, monitorizarea
performanelor, utiliznd indicatori cantitativi i calitativi relevani, inclusiv cu privire la
economicitate, eficien i eficacitate.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut:
Transmiterea raportrilor privind desfurarea activitii n cadrul
Direciei Economice se realizeaz sistematic;
Conducerea Direciei Economice analizeaz sistematic rezultatele
activitilor desfurate n scopul constatrii eventualelor abateri de la
obiective.
Standardul 11 MANAGEMENTUL RISCULUI
Entitatea public analizeaz sistematic, cel puin o dat pe an, riscurile legate
de desfurarea activitilor sale, elaboreaz planuri corespunztoare, n direcia

23

limitrii posibilelor consecine ale acestor riscuri i numete salariaii responsabili n

aplicarea planurilor respective.
La nivelul instituiei a fost constituit i i desfoar activitatea Grupul de
Gestionare a Riscului GGR care are urmtoarele atribuii:
Aprob/actualizeaz Profilul de risc al Consiliului Judeean Brila;
Stabilete strategia de risc i toleran la risc al Consiliului Judeean
Brila;
Aprob/actualizeaz Planul de msuri mpotriva riscurilor (PMR) n
cadrul Consiliului Judeean Brila ;
Responsabilizeaz compartimentele de specialitate, ordoneaz etapele
i termenele limit de realizare ale PMR;
Modific sau completeaz PMR n conformitate cu constatrile,
concluziile i recomandrile din rapoartele de audit efectuate de
Compartimentul de audit al Consiliului Judeean Brila;
Aprob raportul privind implementarea PMR la nivelul Consiliului
Judeean Brila.
Prin Dispoziia preedintelui Consiliului Judeean Brila nr. 507 din 27.12.2012
a fost aprobat managementul riscurilor.
Au fost identificate riscurile specifice Direciei Economice, aciunile/msurile de
contracarare a acestora i persoanele responsabile cu gestionarea lor. Toate se
regsesc n Registrul Riscurilor elaborat la nivelul instituiei. Pn la momentul
efecturii misiunii de audit nu s-au nregistrat situaii de apariie a riscurilor
identificate.
Standardul 12 - INFORMAREA
Entitatea public stabilete tipurile de informaii, coninutul, calitatea,
frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct managerii i salariaii, prin
primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile.
La nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila au fost
stabilite (formalizate) tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i
destinatarii acestora, asfel nct conducerea i angajaii structurilor organizatorice din
instituie, prin primirea i transmiterea informaiilor s-i poat ndeplini sarcinile.
Informaiile pe care le are la dispoziie Direcia Economic i care vizeaz factori
24

determinani ai realizrii obiectivelor sunt corecte, credibile, clare, complete,

oportune, utile, uor de neles i receptat.
Gestionarea documentelor din cadrul instituiei se realizeaz prin intermediul
registrelor de coresponden.
Standardul 13 - COMUNICAREA
Entitatea public trebuie s dezvolte un sistem eficient de comunicare intern
i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel
nct acestea s ajung complete i la timp la utilizatori.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
Au fost stabilite canalele adecvate de comunicare pentru primirea i
transmiterea informaiilor, care s asigure o difuzare rapid, fluent i
precis a informiilor:e-mail, fax, telefon, intranet, comunicare direct
(edine, grupuri de lucru);
Directorul executiv al Direciei Economice a stabilit canalele adecvate
de comunicare pentru primirea i transmiterea informaiilor cu privire la
proiectele

de

decizii

sau

iniiative

adoptate

la

nivelul

altor

servicii/compartimente, care le-ar putea influena ndeplinirea sarcinilor

i responsabilitilor.
Standardul 14 CORESPONDENA I ARHIVAREA
Fiecare entitate public organizeaz primirea/expedierea, nregistrarea i
arhivarea corespondenei, astfel nct sistemul s fie accesibil managerului,
angajailor i terilor interesai cu abilitate n domeniu.
Sub aspectul

cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut

urmtoarele:
La nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila este
desemnat un responsabil cu arhivarea, atribuie regsit i n fia de
post;
Instituia are elaborat un Nomenclator arhivistic, aprobat de Arhivele
Naionale;
25

 Sistemul instituit de primire/expediere, nregistrarea i arhivarea

corespondenei

este

accesibil

directorului

executiv

al

Direciei

Economice, angajailor i terilor interesai n domeniu.

Standardul 15 IPOTEZE, REEVALURI
Fixarea obiectivelor ia n considerare ipoteze acceptate contient, prin
consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformrii mediului, impune
reevaluarea obiectivelor.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
Obiectivele specifice ale Direciei Economice sunt fundamentate
potrivit prevederilor legale n vigoare, specifice domeniului su de
activitate;
Formularea de ipoteze/premise se efectueaz cu ocazia edinelor
periodice de lucru ale conducerii Consiliului Judeean Brila
mpreun cu ceilali factori de decizie din instituie;
n funcie de modificrile specifice ale legislaiei n domeniu,
obiectivele sunt actualizate.
Standardul 16 SEMNALAREA NEREGULARITILOR
Salariaii, deosebit de comunicrile pe care le realizeaz n legtur cu
atingerea obiectivelor fa de care sunt responsabili, au i posibilitatea ca, pe baza
unor proceduri distincte, s semnaleze neregulariti, fr ca astfel de semnalri s
atrag un tratament inechitabil sau discriminatoriu fa de salariatul care se
conformeaz unor astfel de proceduri.
Prin Dispozia preedintelui Consiliului Judeean Brila nr. 130/19.07.2013 a
fost aprobat Procedura de Sistem P.S. 04 Semnalarea neregularitilor ,
procedur ce a fost distribuit efilor structurilor organizatorice, care au ca sarcin
informarea salariailor din subordine.
Pn la momentul finalizrii misiunii de audit nu au fost semnalate
neregulariti la nivelul Direciei Economice.

26

Standardul 17 PROCEDURI
Pentru activitile din cadrul entitii publice i, n special, pentru operaiunile
economice, aceasta elaboreaz proceduri scrise, care se comunic tuturor
salariailor implicai.
Constatri:
Au fost identificate activitile procedurabile din cadrul Direciei
Economice;
La elaborarea procedurilor s-a avut n vedere diminuarea/eliminarea
posibilitii de apariie a riscurilor;
Procedurile

asigur

atribuirea

responsabilitilor,

delegarea

competenelor, separarea sarcinilor i concordanei procedurilor cu

atribuiile stabilite prin fiele posturilor, precum i actualizarea acestora
de fiecare dat cnd sunt identificate zone noi de risc;
Procedurile sunt cunoscute, nelese i aplicate de salariaii Direciei
Economice. Prin eantionare, auditorul intern a purtat discuii cu
salariaii pentru a verifica dac acestea sunt cunoscute, nelese i
aplicate.
Standardul 18 SEPARAREA ATRIBUIILOR
Elementele operaionale i financiare ale fiecrei aciuni sunt efectuate de
persoane independente una fa de cealalt, respectiv funciile de iniiere i verificare
trebuie s fie separate.
Constatri:
Toate lucrrile realizate la nivelul Direciei Economice din cadrul
aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila (de concepie,
analiz, sintez, raportare) sunt iniiate, verificate i aprobate de
persoane diferite;
n cadrul fielor de post au fost definite responsabilitile i limitele de
competen, asigurndu-se astfel, separarea atribuiilor.

27

Standardul 19 SUPRAVEGHEREA
Entitatea public asigur msuri de supraveghere adecvate a operaiunilor, pe
baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, n scopul realizrii n
mod eficace a acestora.
Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut
urmtoarele:
Directorul executiv al Direciei Economice a comunicat fiecrui salariat
atribuiile, responsabilitile i limitele de competen stabilite pentru
postul pe care l ocup;
Prin intermediul controlului ierarhic s-a asigurat analizarea permanent
a activitii desfurate de fiecare salariat;
Au fost elaborate proceduri operaionale care prevd modul de derulare
a

activitilor

specifice:

PO.CFP.01/20.12.2013

Derularea

programului guvernamental privind ncurajarea consumului de fructe n

coli,PO.CEB.01/31.08.2013 Fundamentarea bugetului propriu al
judeului i PO.CEB.02 Derularea programului guvernamental privind
furnizarea lapte-corn n coli i grdinie.
Standardul 20 GESTIONAREA ABATERILOR
Entitatea public se asigur c, pentru toate situaiile n care, datorit unor
circumstane deosebite, apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se
ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte de
efectuarea operaiunilor.
Pn la finalizarea misiunii de audit nu au fost semnalate abateri fa de
procedurile stabilite n cadrul Direciei Economice.

Standardul 21 CONTINUITATEA ACTIVITII

Entitatea public asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea
acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile i n toate
planurile, cu deosebire n cel economico-financiar.
28

Sub aspectul cerinelor generale reglementate, auditorul intern a reinut

urmtoarele:
Au fost identificate situaiile care pot afecta continuitatea activitii;
Exist delegare de competen n cazul absenei temporare (concedii,
plecri n deplasare) a directorului executiv al Direciei Economice.
Standardul 22 STRATEGII DE CONTROL
Entitatea public construiete politici adecvate strategiilor de control i
programelor concepute pentru atingerea obiectivelor i meninerea n echilibru a
acestor strategii.
Modalitile de control aplicate la nivelul Direciei Economice sunt: observarea,
supravegherea,

compararea,

analiza,

evaluarea,

validarea,

raportarea,

monitorizarea, coordonarea, contrasemnarea, avizarea, autorizarea, aprobarea.

Strategiile de control se bazeaz pe obiectivele controlului, pe resursele
aferente, pe mbuntirea procedurilor de control i au n vedere modul de evaluare
a eficacitii controalelor.
Standardul 23 ACCESUL LA RESURSE
Managerul stabilete, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele
care au acces la resursele materiale, financiare i informaionale ale entitii publice
i numete persoanele responsabile pentru protejarea i folosirea corect a acestor
resurse.
Accesul la resursele financiare se realizeaz pe baza notelor de fundamentare
avizate de efii structurilor organizatorice la elaborarea Bugetului de venituri i
cheltuieli al instituiei i a Programului Anual al Achiziiilor Publice.Pentru
achiziionarea produselor solicitate prin notele de fundamentare,se ntocmesc
Referate de necesitate de efii de servicii/compartimente, astfel nct s se asigure
desfurarea activitii n condiii optime.
Accesul la resursele materiale se realizeaz prin referate de necesitate avizate
de efii de servicii/compartimente.
Accesul la resursele informatice se realizeaz cu acordul i la solicitarea
conducerii structurilor organizatorice ale instituiei, prin identificarea utilizatorilor,
29

autentificarea i autorizarea accesului acestora la aplicaiile informatice centralizate,

tip INTRANET sau EXTRANET, prin intermediul sistemului informatic centralizat i
securizat de management al instituiei.
Accesul personalului la resursele financiare, materiale, informatice se
realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de
reglementare (legislaie specific, norme de dotare i consum).
Standardul 24 VERIFICAREA I EVALUAREA CONTROLULUI
Entitatea public instituie o funcie de evaluare a controlului intern i
elaboreaz politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni.
n Anexa nr. 4 Instruciuni privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea
raportului asupra sistemului de control intern/managerial din Ordinul 946/04.07.2005
(republicat) respectiv Anexa nr. 2 din Ordinul 1423/30.10.2012 privind modificarea
Ordinului 946/2005 sunt prezentai paii ce trebuie urmai pentru implementarea
acestui standard:
1.8. n vederea elaborrii raportului, conductorul entitii publice dispune
programarea i efectuarea de ctre conductorii de compartimente aflai n subordine
a operaiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
1.9. Realizarea autoevalurii constituie principala form de implementare a
regulii de management definit de standardul 24 "Verificarea i evaluarea controlului"
din Codul controlului intern, conform creia entitatea public trebuie s instituie o
funcie de evaluare a propriului sistem de control intern/managerial, a crei exercitare
este n responsabilitatea fiecreia dintre persoanele care ocup o funcie de
conducere n entitatea public.
1.11. Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al
entitii se realizeaz prin programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial,
denumit n continuare structur, constituit prin act de decizie intern a
conductorului entitii publice, n conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin,
avnd ca obiect stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de
autoevaluare;

30

b) completarea, de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, a

chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial", prevzut n anexa nr. 4.1 la prezentele instruciuni, i asumarea
de ctre conductorul de compartiment a realitii datelor, informaiilor i constatrilor
nscrise n acesta;
c) ntocmirea de ctre structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii,
prevzut n anexa nr. 4.2 la prezentele instruciuni, prin centralizarea informaiilor
din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de conductorii de
compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control
intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, n raport cu numrul
de standarde implementate, care se realizeaz astfel:
- sistemul este conform dac sunt implementate toate cele 25 de standarde;
- sistemul este parial conform dac sunt implementate ntre 13 i 24 de
standarde;
- sistemul este neconform dac sunt implementate mai puin de 13 standarde.
1.12. Entitatea public are obligaia s elaboreze i s pstreze pe o perioad de
cel puin 5 ani documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea
sistemului de control intern/managerial propriu i cea referitoare la operaiunea de
autoevaluare a acestuia.
Prin Dispoziia preedintelui Consiliului Judeean Brila nr. 511/27.12.2012 a
fost aprobat punerea n aplicare a Regulamentului privind autoevaluarea sistemului
de control intern/managerial, ntocmirea, aprobarea i prezentarea Raportului asupra
sistemului de control intern/managerial.
Anual,directorul executiv al Direciei Economice, completeaz Chestionarul de
autoevaluare, chestionar ce este analizat n cadrul edinelor Comisiei de
monitorizare.Pe baza Chestionarelor primite de la toate structurile organizatorice din
cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila se ntocmete Situaia
centralizatoare

anual

privind

stadiul

implementrii

sistemului

de

control

intern/managerial la data de 31 decembrie i Situaia sintetic a rezultatelor

autoevalurii la data de 31 decembrie.

31

Standardul 25 AUDITUL INTERN

Auditul

public

intern

este

component

sistemului

de

control

intern/managerial,organizat distinct,n subordinea direct a conducerii entitii publice

i care,prin atribuiile sale,nu trebuie implicat n vreun fel n ndeplinirea activitilor
pe care n mod potenial le poate audita.
Potrivit prevederilor pct. 1.3.2 din Hotrrea nr. 1086/11.12.2013 pentru
aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern
Entitile publice care deruleaz anual bugete n echivalent lei mai mari de 100.000
euro i asigur activitatea de audit public intern prin una dintre modalitile
prevzute de Legea nr. 672/2002. (art.11 lit.a conductorul instituiei publice []
are obligaia asigurrii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii
activitii de audit public intern).
La nivelul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila este
organizat i funcioneaz Compartimentul Audit Public Intern.Auditorii din cadrul
Compartimentul auditeaz activitatea tuturor structurilor organizatorice din cadrul
aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila.
Conform art. 21(5) din Legea nr. 672/2002 (republicat) privind auditul public
intern rspunderea pentru msurile luate n urma analizrii recomandrilor
prezentate n rapoartele de audit aparine conducerii entitii publice,respectiv
ordonatorului principal de credite care a aprobat misiunea de audit public intern.

2. Concluzii
Prezentul Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Listei ntrebrilor,Listei
ariilor auditabile i Programului de audit intern, a constatrilor efectuate pe perioada
colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul muncii pe teren.Constatrile au la baz
probe de audit obinute pe baza testelor efectuate i consemnate n documentele de
lucru.
Auditorul intern a evaluat activitile desfurate la nivelul Direciei Economice
din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Judeean Brila care au
obiectul misiunii de audit public intern, utiliznd o gril cu 3 nivele:
32

fcut

 Critic nu exist preocupri din partea managementului pentru

implementarea
desfurrii

unor

activitilor

aciuni/instrumente
n

condiii

de

de

control

necesare

economicitate,eficien

eficacitate;
De mbuntit se ndeplinesc cerinele minime ale cadrului normativ,
exist preocupri ale managementului pentru implementarea sistemului
de management prin obiective, asigurarea unei pregtiri profesionale
corespunztoare a personalului;
Funcional exist o strategie n domeniul planificrii i execuiei
bugetare care are n vedere obiectivele generale ale entitii i
obiectivele specifice ale activitilor auditate.
n urma testrilor efectuate, auditorul intern apreciaz activitile auditate
dup cum urmeaz:
Nr.

Activiti auditabile

crt.

Funcional

Apreciere
De mbuntit

Critic

Fundamentarea, elaborarea i aprobarea

1.

2.

3.

4.
5.
6.

Bugetului de venituri i cheltuieli al

Consiliului Judeean Brila;alocarea i

aprobarea creditelor bugetare
Realizarea i utilizarea veniturilor proprii
ale Consiliului Judeean Brila
Angajarea,lichidarea,ordonanarea
plata

cheltuielilor

aparatului

de

specialitate al Consiliului Judeean Brila

Organizarea i exercitarea controlului
financiar preventiv propriu
ncheierea exerciiului bugetar
Evaluarea
stadiului
implementrii
sistemului de control intern/managerial

X
X
X

Evaluarea are la baz att analiza activitilor defurate n cadrul Direciei

Economice i bunei practici n domeniu ct i discuiile care au avut loc cu
reprezentanii structurii auditate cu ocazia edinei de nchidere, cu privire la
recomandrile formulate de auditorul intern, apreciate de participani ca fiind realiste
i fezabile.

33

n consecin, apreciem c implementarea recomandrilor formulate de

auditorul intern va avea ca efect mbuntirea economicitii,eficienei i eficacitii
activitilor auditate.
Avnd n vedere faptul c n cadrul edinei de nchidere structura auditat
i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori,
proiectul Raportului misiunii de audit public intern devine Raport final al misiunii de
audit public intern i va fi transmis Direciei Economice dup aprobarea sa de ctre
ordonatorul principal de credite al Consiliului Judeean Brila .
Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Calendarul de implementare
a recomandrilor i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul
implementrii acestora (pct.3.10.2 din Hotrrea nr. 1086/ 2013).

Supervizor,

Auditor intern,

Daniela TOMA

Angelica VLCEA

34