DOCUMENTE

OBLIGATORII IN
DERULAREA UNEI
AFACERI

CAPITOLUL I
NOIUNI GENERALE PRIVIND DOCUMENTELE
OBLIGATORII IN DERULAREA UNEI AFACERI

Pentru a nfiina societatea comercial trebuie sa ntocmii i s depunei un dosar

La Registrul Comertului; acesta v v aelibera certificatul de nmatriculare al societii.
Dosarul trebuie s cuprind:
- dovada rezervrii de denumire a societii;
- dovada actului de spaiu;
- declaraie pe proprie rspundere a asociailor si a dministratorilor,
- cazierele fiscale ale acestora;
- specimen de semnatur,
- dovada depunerii capitalului social,
- actul constitutiv al societii;
Toate acestea autentificate si nregistrate de ctre un notar sau avocat.
n cazul n care nu avei timpul necesar pentru a v ocupa de ntocmirea dosarului pute i
mputernici o alt persoan; e bine s fie o persoan cu studii juridice, de preferin un avocatsau
un consilier juridic.

Din momentul depunerii si a cceptrii dosarului la Registrul Comertului, in termen de 3 zile v

puteti ridica Certificatul de inmatriculare al societii, urmnd apoi cu acesta, s v nregistra i la
Administraia financiar.
n principiu, dac v descurcai singur cu actele, pentru a le depune la Registrul Comer ului, v
cost: taxele care se vor plti acolo (aproximativ 400-500 lei) i actul constitutiv al firmei care
trebuie atestat de un avocat (aprox. 200-250 lei) SAU certificat de un notar (poate costa mult mai
mult deoarece acesta percepe si TVA)
Condiiile de baz pentru functionarea unei activiti economice sunt:
nregistrarea activitii
autorizarea activitilor i punctelor de lucru ale acesteia.
nregistrarea activitii
Solicitarea efecturii nregistrrii in registrul comerului se face la biroul unic din cadrul oficiului
registrului comerului de pe lang tribunal de ctre fondatori, administrator sau de reprezentan ii
acestora.
nregistrrile n registrul comerului se fac n baza unei ncheieri a judectorului delegatsau a
unei hotrri judectoreti irevocabile, n afar de cazul n care legea prevede altfel.
Formularul conine i un opis cu "documente depuse pentru nregistrare/autorizare funcionare"
Confirmarea nmatricularii
La nmatriculare solicitanilor in 3-5 zile, li se elibereaz:
1. certificatul de nregistrare (nscriere, meniunidupacaz), coninnd:
- numrul de ordine din registrul comerului (J / xx / 200n)
- codul unic de nregistrare (CUI) atribuit de Ministerul Finanelor Publice,
2. ncheierea judecatorului-delegat, precum si de alte acte prevzute de prezenta lege.

Autorizarea funcionrii
Prin autorizarea funcionrii, n sensul legii 359 din 2004, se ntelege asumarea de ctre solicitant
a responsabilitii privitoare la legalitatea desfurrii activitilor declarate, printr-o
"Declaraie-tip pe propria rspundere" prin care solicitantul are obligaias o depun, o dat cu
cererea de nregistrare i actele doveditoare.
Dup depunerea acestei declaraii firma ii poate ncepe activitatea.
Procedura de autorizare a funcionrii pe baza declaraiei-tip pe propria rspundere se desf oar
tot prin intermediul biroului unic din cadrul oficiului registrului comer ului (ONRC) de pe lang
tribunal, la care solicitantul are obligaia nregistrarii sediului social sau secundar.
ONRC transmite autoritilor publice competente (mediu, sntate public, sanitar veterinar,
inspectorate de munc)
- declaraiile-tip pe propria rspundere i datele de identificare ale persoanelor juridice
nregistrate n registrul comerului;
n cazul n care autoritile publice competente constat c nu sunt ndeplinite condiiile legale de
funcionare, notific acest fapt solicitantului, la sediul nregistrat, acordnd un termen de
remediere a neregularitilor constatate. Termenul curge de la data primirii notificrii i poate fi
prelungit la cererea expres a solicitantului, adresat autoritii publice competente.
ncazul n care neregularitile nu sunt remediate, autoritile publice competente notific
Oficiului Registrului Comerului n termen de 3 zile de la emiterea acestuia, pentru a fi
nregistrat din oficiu n registrul comerului.
Observaie!
Condiiile de autorizare sunt publice i pot fi consultate pe site-urile oficiale ale autorit ilor
publice competente (menionate).

Dac activitatea necesit condiii mai stricte de funcionare (ex. Procesare produse alimentare,
consumuri colective, impact semnificativ de mediu, etc) este bine s se solicite autorit ilor avize
(acorduri ) de principiu.
n conformitate cu statutul de membra a UE , Romania prin instituiile de stat abilitate, are
obligaia armonizrii standardelor romneti (SR) cu normele europene (EN). Astfel au aprut
standardele romneti armonizate cu normele europene.
n derularea unei afaceri sunt folosite o serie de documente i registre contabile.
Legea contabilitii prevede c orice operaie economico-financiar efectuat se consemneaz
ntr-un document care st la baza nregistrrii n contabilitate.
n raport cu forma, coninutul, i rolul lor documentele se grupeaz n:
-

Documente justificative
Registre contabile
Documente de sintez
Documentele economice din sfera contabilitii numite i documente contabile realizeaz

legtura dintre cele 3 forme ale evidenei economice:

Evidena economic
Evidena contabil
Evidena statistic
Documentele justificative sau cele primare sunt actele scrise ntocmite n momentul
efecturii operaiilor economice prin care se atest efectuarea acestor operaii

CAPITOLUL II
CLASIFICAREA DOCUMENTELOR ECONOMICE
CONTABILE

2.1. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE

Documente justificative pentru operatii de incasari si plati
Documentul justificativ care sta la baza inregistrarilor contabile privind operatiu-nile de incasari si plati in
lei si in valuta este extrasul de cont bancar.
La extrasul de cont se anexeza documentele justificative care au stat la baza efectuarii operatiunilor
bancare propriu-zise: ordine de plata, foaie de varsamant de depunere sau de retragere de numerar,
borderouri privind cecurile remise spre decontare, facturi, dispozitii de incasare si plata valutara.
Ca document justificativ, extrasul de cont trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente obligatorii:

denumirea bancii si a sucursalei/filialei emitente;

numarul de cont, data si perioada pentru care se emite;

numele titularului de cont;

soldul initial al disponibilului existent in cont la inceputul zilei;

a. DOCUMENTE TIPIZATE
Documentele tipizate sunt prevazute in nomenclatorul documentelor financiar
contabile care prestabileste continutul, forma, formatul imprimatului, si sunt
obligatorii pentru toti agentii economici.

b. DOCUMENTE NETIPIZATE
Documente netipizate sumt documente al caror continut, forma, format nu sunt
prestabilite si imprimate, utilizarea lor fiind lasata la latitudinea agentilor
economici in functie de complexitatea activitatii pe care o desfasoara.

2.2.REGISTRE CONTABILE
a. Registru Jurnal

n condiiile conducerii evidenei contabile n partida simpl cu ajutorul tehnicii de calcul,

fiecare operaiune economico-financiar se registreaz n ordine cronologic, n funcie de
datele de ntocmire sau de intrare a documentelor.
Registrul-jurnal de ncasri i pli se editeaz lunar iar paginile sunt editate pe msura
editrilor. Regitrul-jurnal de ncasri i pli parafat i nregistrat la organul fiscal territorial este
completat lunar prin preluarea totalului sumelor din registrul-jurnal de ncasri i pl i inute cu
ajutorul tehnicii de calcul.
Caracteristici:
Documentul contabil obligatoriu de nregistrare cronologic i sistematic a modificrii
elementelor de activ i pasiv a unitii.
Se ntocmete de ctre:

Societatea comercial
Companii naionale
Societi agricole
Instituii publice
Uniti cooperatiste
Asociaii
Alte persoane juridice.

Se ntocmete intr-un singur exemplar.

Se numeroteaz (n ordine cresctoare, volumele se numeroteaz n ordinea completrii).
Se nuruiete.
Se nregistreaz la organul fiscal teritorial.
Numerotarea filelor i a registrelor se face n ordinea cresctoare, iar volumele se noteaz n
ordinea completriilor.
Se ntocmete zilnic sau lunar prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a
documentelor n care se reflect micarea elementelor de active i de pasiv ale unitii.

Cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, fiecare opera iune

economico-financiar se nregistreaz prin articole contabile, n mod cronologic, dup data
de ntocmire sau de intrare a documentelor n unitate.
Registru-jurnal se conduce de subuniti cu condiia nregistrrii acestuia la nivelul
subunitii, n cazul n care unitatea are uniti dispersate teritorial care conduc contabilitatea
pn la balana de verificare.
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.
Se arhiveaz la compartimentul financiar contabil, mpreun cu documente justificative care
au stat la baza ntocmirii lui.

b. Registru Inventar
Registrul inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate
elementele patrimoniale de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor economica,conform
posturilor din bilantul contabil. Elementele patrimoniale se inscriu in registrul-inventar pe baza
listelor de inventariere sau alte documente justificative care atesta continutul fiecarui post din
bilantul contabil.

c. Registru Cartea Mare

Servete la :

Stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice, la unit i care aplic

forme de nregistrare pe jurnale;

Verificarea nregistrrilor contabile efectuate;
ntocmirea balanei de verificare.
Se ntocmete la sfritul lunii (perioadei) astfel:
Rulajul creditor se raporteaz din jurnalul contului respective ntr-o singur sum, fr

desfurarea pe conturi corespondente;

Sumele cu care a fost debitat contul respective n diverse jurnale se raporteaz din acele
jurnale obinndu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;

Soldul creditor sau debitor al fiecriu cont se stabilete n funcie de rulaje debitoare i
creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului (care se
nscrie pe rndul destinat n acest scop).
Registrul contabil obligatoriu poate fi nlocuit cu fia de cont pentru opera iuni diverse , ea
nu circul fiind un document de nregitrare contabil i se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil.

2.3. DOCUMENTE DE SINTEZA SI RAPORTARE

Situatii financiare anuale
Documentele justificative sau documentele primare sunt acte intocmite in
momentul efectuarii operatiilor economice prin care se atesta efectuarea
acestor operatii

CAPITOLUL III

I.

DOCUMENTE NECESARE :

1.1. FACTURA FISCAL

Servete ca document de baz deconectarea produselor i serviciilor, a lucrrilor
executate i serviciilor prestate. nsoete marfa n timpul transportului de la furnizori la
cumprtori. Este document justificativ de nregistrare n contabilitate a bunurilor
achiziionate de la furnizori. Se ntocmete de unitatea furnizoare

n conformitate cu

dispoziiile legale n vigoare cuprinznd anumite referine , privind emitentul i clientul

(felul mrfii, cantitate, valoare total i valoare tva). Se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil.

1.2.

AVIZ DE NSOIRE A MRFII PENTRU ACHIZIIE

I VNZARE DE BUNURI

Coninutul obligatoriu al avizului de nsoire a mrfii este:

-

Seria si numrul intern de identificare a formularului

Data emiterii formularului
Datele de indentificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de indentificare fiscal)
Datele de indentificare ale cumprtorului (denumire, adres, cod de indentificare fiscal)
Denumirea i cantitatea bunurilor livrate
Date privind expediia : numele delegatului, buletin/carte de identitate (serie, numr) ,
numrul mijlociu de transport, ora livrrii, semntura delegatului, semntura expeditorului.
Avizul de nsoire a mrfii este formular de regim intern de tiprire i numerotare.
Caracteristici :

1. Se ntocmete n 2 sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea

ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale,
precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale societii.
2. n cazul transferurilor de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial,
avizul de nsoire a mrfii poart meniunea fr factur.
3. Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori material trimise pentru prelucrare la
teri
4. n alte situaii (dect cele prevzute mai sus) se face men iunea cauzei pentru care s-a
ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura.
5. Se arhiveaz la furnizor la compartimentul desfacere i compartimentul financiarcontabil i la cumprtor la compartimentul financiar-contabil.

1.3. STAT DE SALARII PENTRU OPERAII LEGATE DE

SALARII
Servete ca:
1. Document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i a
contribuiilor i al altor sume datorate
2. Document justificativ de nregistrare n contabilitate
1.
2.
3.
4.
5.

Se ntocmete n 2 exemplare lunar, pe secii, ateliere, servicii etc, pe baza:

Documentelor de eviden a muncii i a timpului lucrat efectiv
Documentelor de centraliare a salariilor individuale pentru muncitori salariai n acord etc
Documentelor de eviden i a documentelor privind reinerile legale
Listelor de avans chenzinal
Concediile de odihn, certificatelor medicale.

Se semneaz pentru confirmarea exactit ii calculelor, de ctre persoana care determin

salariul cuvenit i ntocmete statul de salarii.
Coloanele libere din partea de reineri a statelor de salarii urmeaz a fi completate cu
reineri legale altele dect cele nominalizate n formular.

Pentru centralizarea la nivelul unitii salariilor i a elementelor componente ale acestora,

inclusiv a reinerilor, se utilizeaz aceeai formulare de state de salarii.
Plile fcute n cursul lunii: avansul chenzinal, lichidrile, ndemniza iile de concediu etc.
Se includ n statele de salarii, petru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate
reinerile legate din perioada de decontare respectiv.
Se arhiveaz la departamentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de
pli i la compartimentul care a ntocmit statele de salarii.
Coninutul minimal obligatoriu al formularului este urmtorul:
-

Denumirea unitii, seciei, serviciului etc

Denumirea formularului
ntocmit pentru luna, anul
Numele i prenumele
Venitul brut
Contribuia individual de asigurri sociale
Contribuia individual la bugetul asigurrilor de omaj
Contribuia asigurrile sociale de sntate
Cheltuieli profesionale
Venitul brut
Deducere personal de baz
Deduceri suplimentare
Venitul baza de calcul, impozitul calculat i reinut, salariul net
Semnturi: conductorul unitii, conductorul compartimentului financiar-contabil,
persoana care l ntocmete.

1.4. CHITANA
Servete ca document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la caseria unitii.
St la baza ntocmirii registrului de cas.
Se ntocmete de ctre casier n dou exemplare i se semneaz la primirea unei sume.

Circul la depuntor (exemplarul 1) iar exemplarul 2 rmne n carnet, fiind folosit ca

document de verificare a operaiilor nregistrate n registrul de cas.
Este document tiprit, completat, folosit i pstrat conform dispoziiilor legale n vigoare.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil numai dup ce s-a completat n ntregime
carnetul.

1.5. ORDIN DE PLAT PENTRU NCASRI I PLI

Ordinul de plat este instrumentul prin care ordonatorul d o instruc iune bncii sale de a pune la
dispoziia beneficiarului n contul de la banca acestuia, o anumit sum de bani n vedere
strngerii unei obligaiuni bneti existent ntre parteneri.

Ordinul de plat se caracterizeaz prin:

Existena unei obligaii de plat asumat sau a unei datorii preexistente ce urmeaz a se

stinge prin onorarea plii

Operaiunea de plat este iniiat de ordonator (pltitor) care stabilete regulile dup care

operaiunea se va derula
Revocabilitatea (posibilitatea ca ordonatorul s retrag, s modifice instruciunea de plat,
numai dac ordinul de plat nu a fost executat de banca beneficiarului, fr nici un fel de
consecine pentru ordonator)
Existena provizionului (depozitului) n contul ordonatorului sau n lipsa acestuia, accesul la

un credit bancar aprobat de banc n acest scop.

Ordinul de plat se prezint sub forma unui mesaj electronic care conine:
Numele i adresa ordonatorului
Banca i contul acestuia
Numele i adresa beneficiarului
Suma de plat i valuta
Scopul plii, indicandu-se numrul i data facturrii
Documentele care trebuie s se prezinte de beneficiar la ncasare, eventualalte activit i
specifice

Modul de suportare a comisioanelor i spezelor (dacnu se specificacesta, suntsuportate de

ordonator)
Semnturaautorizati data emiterii
Un cod secret al bncii emitente i al clientului pentru securizarea transmiterii.

2. NOTE DE CONTABILITATE PENTRU OPERAII CARE NU

AU LA BAZ DOCUMENTE JUSTIFICATIVE
Nota de contabilitate este un document ntocmit de contabil atunci cnd nu exist alte
-

documente justificative pentru nregistrarea unei operaiuni economice cum ar fi:

nchidereaconturilor de cheltuieli, veniturii TVA
Stornareauneioperaiinregistrateeronatncontabilitate

ANEXE