2.

Managementul obiectivelor

= aria de activiti acoperite de proiect

2. 1. Generaliti
Scope

trsturi i
funcionalitate produs

Scope produs

>> unde ncep i unde se termin responsabilitile echipei

>> ce rezultat trebuie s obii

Scope proiect
ce trebuie fcut pentru
realizarea proiectului

ATENIE:
dac nu tii scope, nu tii nimic despre proiect

iniial limitele pot fi definite la un mod mai general, apoi, pe parcursul

derulrii proiectului trebuie delimitate/documentate clar

proiect

Obiectiv => indic ce trebuie s se obin pe proiect

S fie

Specific / precise, clare, formulate fr amiguiti

Measurable / msurabile, verificabile
Agreed, achievable / acceptate + posibil de realizat
Resourced, realistic / s existe reursele necesare
obiectivului

Timed / s poat fi apreciat intervalul de timp necesar pentru ndeplinirea

- formulrile neclare sunt periculoase!!!

Metoda drill descompune obiectivul principal n obiective secundare

- pe orice nivel ierarhic obiectivele s fie disjuncte (fr suprapuneri)

- obiectivele de pe un nivel ierarhic inferior s precizeze complet

obiectivul descompus (situat pe nivelul ierarhic superior urmtor)

Recomandri:
- pornete de la rezultate i spune cum le obii

- fiecare obiectiv s aib asociat un rezultat/ o ieire a proiectului care

modific status quo
- folosete de preferin criterii cuantificabile
Atribut + metric + valoare
profit
EUR
1 mil.
Ex

- nu include restricii cost, resurse la obiectivele secundare

- nu include restricii de timp la obiectivele secundare

Structura ierarhic a pachetelor de lucru

(Work breakdown structure- WBS)
>> definete ce va face proiectul, care sunt livrabilele
>> ilustreaz separarea pe componente a
produselor/serviciilor livrabile majore (deliverables)
Se obine de regul prin DESCOMPUNERE
Pas 1: Se definesc livrabilele majore (rezultatele fazelor)

Pas 2. Pe acest nivel se pot aloca resurse materiale + umane (om/depart), se pot
estima costuri, durata?
Eventual: este durata < 2 sapt?
Daca da, salt la pas 4.
Daca nu , continu (cu pas 3).

Pas 3. Detaliaz suplimentar: separ pe componente verificabile. Salt la 2.

Pas 4. Verific dac e o descompunere corect

- pachetele de pe un nivel inferior descriu necesar i suficient pachetul de pe
nivelul superior?
Dac nu ADD, DEL, Redefinete componente

- pachetele de lucru sunt descrise clar?

Dac nu Reformuleaz
Pas. 5. Stabilete un identificator pentru fiecare component din WBS
Pas. 6. Documenteaz componentele incluse (dicionar WBS)

frunzele = pachete de lucru (workpackages)

!!!! pot fi descompuse suplimentar : vezi list activiti, outsourcing
folosite pentru monitorizarea i controlul proiectului
Atenie: Evit detalierile excesive
Regula 8/80 (optionala):

un pachet de lucru de tip frunz se realizeaz ntr-un interval

de timp cuprins ntre 8h i 80h munc

Recomandri:
- nu pune mai mult de 7-8 pachete pe nivel (memorie pe 3 bii)
- nu folosi multe nivele
- WBS s fie clar, uor de neles
- atentie s nu uii ceva!!!
- folosete tipare (templates), respect standardele ccompaniei
- obine WBS prin colaborare cu echipa, cu toi cei implicai
>>corelarea cu celelalte proiecte,
>> ce realizezi prin outsourcing
>> WBS acceptat, stabil !!
- obine aprobarea pe WBS

Observaii
o !!!ce nu este n WBS nu este n proiect

o orice modificare WBS trebuie discutat i aprobat de stakeholders

Avantaje:
- ofer o imagine general>>>detaliu asupra rezultatelor proiectului
- permite nsumare ierarhizat: costuri, resurse necesare
- permite estimri mai bune pentru cost, timp

- ajut la monitorizare:definete mai clar ce trebuie obinut i care este stadiul de

realizare intermediar
Metode de obinere a WBS
<>

Brainstorming

Top down Bottom up

Analogie

Rolling wave (iniial un numr redus de nivele, apoi detaliere n adncime

pe msur ce proiectul se deruleaz)

Alte structuri ierarhice ce pot fi folosite n proiect

o Contractual WBS un WBS general folosit n relaia cu clientul

o Organisational BS (OBS) ilustreaz cum au fost alocate pachetele de

lucru pe uniti/ departamente ale organizaiei

o Resource BS (RBS) ilustreaz cum au fost alocai oamenii pe pachetele

de lucru

o Bill of material (BOM) ilustreaz structura ierahic a componentelor

unui produs (ansamblu >> subansambluri >> uniti etc)

Exemple
Proiect software- WBS realizat pornind de la fazele proiectului (PMBOK)
1. Management de proiect
2. Cerine
2. 1. Software
2.1.1, 2.1.2, etc
2. 2. Manual de utilizare
2. 3. Material pentru training/tutorial
3. Design
3. 1. Software
3.1.1, 3.1.2, etc
3. 2. Manual de utilizare
3. 3. Material pentru training/tutorial
4. Implementare
4. 1 Software
4.1.1, 4.1.2, etc
4. 2. Manual de utilizare
4. 3. Material pentru training/tutorial
5. Testare
5. 1. Software

5.1.1, 5.1.2, etc

5. 2. Manual de utilizare
5. 3. Material pentru training/tutorial
6. Lansare spre client/utilizator

Sugestie: descompuneti pachetele software din WBS in componente de tip GUI, DB, backend
software etc, si apoi detaliati fiecare modul in parte astfel nct s rezulte clar din WBS construit
specificul aplicaiei care trebuie proiectat (ex: in modulele de calcul pana la nivelul de use case)

Instalare software nou pe un numr mare de staii

1. Management proiect
2. Instalare software
2. 1.Testare software n laborator + Documentare erori
2. 2. 1. Windows Vista
2. 2. 2. Windows 2000
2. 2. 3. WinXP , etc.
2. 2. Realizarea instrumentelor pentru instalare automat
2. 3. Testare instalare automat + documentare metod
2. 4. Instalare pe un grup pilot de staii
2. 5. Finalizare instalare
3. Training utilizatori privind utilizarea noilor aplicaii
3. 1. Pregtire materiale pentru training (tematic: utilizarea noilor aplicaii)
3. 1. 1. training cu instructor
3. 1. 2. web training
3. 2. Training pe un grup pilot de utilizatori
3. 3. Finalizare documentaie training
3. 4. Finalizare training
3. 5. Creare help-desk

2. 2. Procesele mangementului obiectivelor

(scope)

controlul obiectivelor (C)

definire livrabile/scope (PN)

planificare obiective/scope (PN)

iniiere (I)

formalizare acceptare faz/proiect

gestionarea schimbrilor

separare livrabile pe componente (WBS)

descriere scope

autorizare faz/proiect (I)

finalizarea lui cu succes

= procesele care asigur c proiectul include NUMAI ceea ce trebuie pentru

verificare obiective (C)

Iniiere
Ce trebuie s fac?
(scope)

Viziune
Analiza situaiei actuale: SWOT
Obiective SMART: drill down technique

Explorez opiuni (ex: cu brainstorming)

Planificare preliminar: WBS, Gantt, resurse&costuri, riscuri,

achiziii, calitate, echipa, comunicare
Evaluare opiune: analiza cost/beneficiu,...
Selectez cea mai bun opiune: grid analysis (decizie multicriteriu)

Detaliez planul soluiei alese

Implementez + monitorizare/control
Finalizez

2. 2. 1 Iniiere proiect (I)

MERIT FCUT?

= autorizare formal a unui nou proiect/a unei noi faze

Observaie:
o Proiectul poate fi iniat

- formal dup cunoaterea cerinelor/studiu de fezabilitate/plan preliminar

- informal (interne)

o Pentru proiectele novatoare, iniierea are loc pe baza unui studiu de fezabilitate

Cerere ofert

EXTERN

Cerere iniiere

Clientul selecteaz oferta

INTERN

Boardul autorizeaz

Iniiere proiect

o Cerine de business/oportuniti >> iniierea unui proiectului

- cererea unui client
- modificare legislaie
- avans tehnologic
- nou cerere pe pia, etc.

Studiu de fezabilitate

= document care indic dac proiectul merit s fie iniiat + recomand o

variant de realizare

Recomandri:

>>> ntreab, ntreab, ntreab: ce se dorete, de ce, cum s faci?

o Cum afli ce se dorete?
formular intranet, grup-focus, tehnica Delphi
o Lucreaz cu echipa + ali stakeholders
o Adopt personalitate multipl : optimist, pesimist, realist
o Nu te ndgosti de o soluie (tehnologie!!!!)

o Dac se dorete ceva novator: propune prototip, pai mici, dezvoltare

iterativ, testare timpurie, etc

Organizarea etapei de documentare

cheia st n buna organizare
- definete obiectivele documentrii

- determin sursele de documentare + stabilete prioritile de accesare

reviste, cri, brouri, web, experien
- separ documentarea pe etape/subdomenii
- numete responsabilii + termene finalizare + mod lucru
- documentarea propriu-zis: noteaz, evalueaz

dac da realizeaz studiul de fezabilitate

dac nu, continu documentarea

- agregare informaii + organizare informaie + evaluare

gata?

Structur:
Nume proiect
Obiective
Motivaie
-

descriere general a soluiei propuse

descriere sumar a produsului/serviciului

Rezumat
-

- descriere general a planului de implementare propus

tehnologii folosite: compatibilitate cu hard/sotfware companie, necesitate training

dac sunt achiziii: observaii despre furnizor (portofoliu, suport integrare)

comparaia cu alte soluii, avantaje+dezavantaje

cine mai face acelai lucru?

analiza SWOT

Detalii privind soluia propus

riscuri posibile: identificare, analiza calitativa/cantitiv, planuri generale de rspuns

integrarea cu alte proiecte/operaii ale companiei

norme, standarde recomandate

ce schimbri impune n organizaie (oprire temporar a activitii, etc)

influene pozitive + negative asupra organizaiei

Impactul proiectului
-

Costuri
- categorii de costuri + estimri
-

costuri consultan, training

costurile de achiziie - instalare (cost/ore munc) + taxe lunare pentru

consultan/ntreinere

Atenie la:

- analiz cost/beneficiu (ROI, payback period)

Recomandri
Surse de documentare

performanele proiectelor/fazelor
anterioare
ce alte proiecte au fost selectate

Alte informaii + istoric

>>PROFIT!!!

Criterii de selecie a proiectelor

Plan strategic al organizaiei

(detaliate progresiv)

= caracteristici produs

Descriere produs/serviciu livrabil

Project Charter
= document care autorizeaz proiectul

ex: contract vnzare-cumprare

Numire manager proiect

Restricii
= factori care limiteaz opiunile echipei

Ipoteze
= condiii considerate ndeplinite

Project Charter
= document ce autorizeaz formal proiectul

Structur propus
Nume proiect
Sponsor
Manager proiect
Echipa
Obiective
Motivaie/business case
Descriere general
- descriere general a produselor/serviciilor livrabile
- descriere general a alternativei alese pentru realizarea proiectului
Plan general
Resurse necesare
Buget

Selecia proiectelor este o decizie multicriteriu care necesit expertiz (intern sau
extern)

Atenie: Pentru iniierea proiectului

se tie rezultatul (produs/serviciu livrabil)
exist o viziune de realizare (aceeai pentru toi cei implicai)

2. 2. 2 Planificare obiective/scope (PN)

= identificarea + documentarea obiectivelor
CE TREBUIE FCUT?

Sunt formulate obiectivele (principale + secundare)

SMART + metoda drill

proiect

rezultat

Descriere
produs/serviciu livrabil
- caracteristici produs,
cerine

Project charter

Restricii + ipoteze

Scope statement

= document asigur o nelegere unitar a

obiectivelor pentru cei implicai n proiect

Obiective
Lista complet a livrabilelor (majore)
Motivaia (ce cerin de business satisface)
Proiect produs: descriere + design

Plan management scope

Ct de stabil este scope

Cum se vor identifica schimbrile
Cum se vor gestiona schimbrile scope
Detalii suport
Ex: documentare restricii, ipoteze

Recomandri:

o Analizeaz atent produsul/serviciul livrabil: analiza prin descompunere +

funcional
o Identific alternativele posibile de realizare (brainstorming)
o Compar alternativele posibile (decizie multicriterial)
o Folosete expertiza/experiena

2. 2. 3 Definire scope (PN)

modificri ale Scope statement

>>> trebuie aprobate!!!!

Actualizri scope statement

Structura ierahic a pachetelor de lucru

(WBS)

DETALIAZ CE TREBUIE S LIVREZI

= construirea structurii ierahizate a pachetelor de lucru livrabile -WBS

Scope statement
- Obiective
- Lista complet a livrabilelor
- Motivaia (ce cerin de business
satisface)
Proiect produs: descriere +design

Informaii, istoric proiecte,

alte planuri
Restricii + ipoteze

Plan proiect
WBS
Scope statement

AI FCUT CE TREBUIA?

Sunt trecute testele de acceptare convenite

Sunt indeplinite performanele de acceptare convenite

= document ce atest c rezultatul a fost acceptat

de beneficiar i sponsor

Accept formal

= obinerea acceptului formal pentru rezultatele obinute pe proiect

2. 2. 4 Verificare scope (C)

Documentaia
produsului/serviciului ce
trebuie realizat
- pentru livrabilele deja realizate

Rezultatele obinute pe
proiect
- pariale sau complete

indicatorii de perforrman au valorile convenite pentru acceptan

testele de acceptan sunt trecute cu succes

Observaii:
o De obicei, acordul formal se acord dup o inspecie/ un audit care verific dac

Audit = msurare, evaluare, testare pentru a stabili dac rezultatele proiectului

corespund cerinelor

o !!! Corectitudine Accept

o La livrare, se completeaz o fi a rezultatului livrat:

Identificator proiect, manager proiect
Data livrrii, versiunea livrat, referin spre descrierea rezultatului livrat
List distribuie
Informaii referitoare la schimbrile autorizate efectuate pe durata proiectului
cereri de schimbare
Informaii referitoare la defecte corectate i referire la raportul de testare de
acceptan
Probleme nerezolvate
Indicaii suplimentare: condiii minimale pentru instalare/operare, etc
Se poate completa cu schimbrile efectuate dup livrare

2. 2. 5 Control scope (C)

= identific schimbrile de scope
+ verific dac schimbarea este dorit/acceptat
+ gestioneaz schimbarea
S-A SCHIMBAT CEEA CE TREBUIE FCUT?
FACI CEEA CE TREBUIE?
Cererile de schimbare pot fi generate de
o Evenimente externe (schimbare legislaie, etc)
o Eroare/omisiune la definirea livrabilelor/scope
o Dorina de a aduga ceva n proiect, de a mbunti
o Rspunsul la un risc (trecerea pe un plan de rezerv)

Plan management scope

WBS
Rapoarte de performan
>> precizeaz printre altele i ce
livrabile sunt gata

Cereri de
schimbare scope

Schimbare scope

lanseaz
cereri
de
schimbare
+
cost/timp/calitate dac e cazul
>>> integrarea schimbrilor

Modificarea planului de baz

Aciuni de corecie
>> aducerea proiectului la plan

Documentare lecii nvate

Cauze + criterii de alegere a aciunilor de
corecie

Recomandri:

o Folosete procedurile convenite pentru a accepta schimbarea obiectivelor

proiectului
o Notific toate schimbrile ctre cei implicai

o Evalueaz continuu performanelor atinse pe proiect pentru identificarea din

timp a oricror neconcordante (ceea ce faci este diferit de ceea ce trebuia
trebuia s faci?)
o Schimbarea scope solicit revizuirea planului

Recapitulare
Definiii, terminologie: scope, obiective (SMART), WBS, drill, audit

Procese - management scope: iniiere, planificare obiective, definire livrabile,

verificare obiective, control obiective
Documente
Studiu de fezabilitate
Project Charter
Scope statement
Plan management scope
WBS
Document de accept formal i Fia de livrare