REFERAT 1: PRECIZATI RESPONSABILITATILE

MANAGERULUI DE PROIECT.

De ce este important managerul de proiect?

n ultimele decenii, lucrul pe proiecte i managementul de proiect a cunoscut o
evoluie exponenial, n acelai timp cu ritmul de apariie a noilor tehnologii i
a soluiilor software ingenioase, menite s uureze munca experilor,
competitivitatea pe pia i performana.
Din dorina de a fi performante, de a fi competitive, organizaiile identific
nevoi, definescobiective clare, planific activiti, aloc resurse i urmresc
atingerea unor rezultate ct mai eficiente.
Cu toate acestea, n realitate, sunt proiecte care au succes i proiecte care
eueaz. Pe lng aspecte legate de contextul ales, de riscurile manifestate, de
corectitudinea estimrilor i analizelor, unul dintre factorii importani care fac
diferena dintre reuita sau eecul unui proiect este reprezentat de managerul
proiectului.
Cine este managerul de proiect?
Este ntrebarea legitim care trebuie s apar atunci cnd vorbim despre
proiecte.
Managerul de proiect este persoana desemnat s coordoneze, verifice, coreleze
activitatea ntregii echipe de proiect, n cadrul tuturor activitilor desfurate,
pe toat perioada de implementare i chiar n perioada ex-post a proiectului.
La o prim vedere pare simplu s gseti persoana potrivit pentru a ocupa
poziia de manager de proiect ntr-o echip.

ns, nainte de a face acest pas trebuie s definim urmtoarele elemente:

Responsabilitile managerului de proiect

Rolurile managerului de proiect

Aptitudinile i abilitile necesare unui manager de proiect

n aceast etap v putei ntreba de ce este necesar s definesc roluri,

responsabiliti, atribuii, abiliti pentru un manager de proiect din moment ce
tiu c el va fi persoana desemnat s coordoneze, verifice, coreleze
activitatea ntregii echipe de proiect. Nu este suficient att?
De alegerea, aptitudinile, cunotinele i calitile managerului de proiect
depinde succesul sau eecul proiectului.
Cu ct conturai un profil ct mai detaliat, cu ct stabilii de la nceput ce dorii
de la managerul de proiect, cu att v mrii ansele de a face diferena, la final,
ntre un proiect excelent i un proiect slab sau euat.
Ce responsabiliti trebuie s ndeplineasc managerul de proiect n cadrul
proiectului meu?
Principalele atribuii ale unui manager de proiect sunt urmtoarele: s planifice,
s organizeze, s coordoneze, s controleze, s conduc. Sunt cele 5 funcii
ale managementului care trebuie aplicate n orice proiect, indiferent de
anvergur, de valoare, de durat.
Cum planific? Utiliznd metode ct mai realiste i mai clare de estimare a
activitilor, a duratei lor, a interdependenei dintre activiti, de alocare a
resurselor necesare etc. Dintre metodele de planificare disponibile putem
enuna Metoda PERT, Metoda Structurii pe Baz de Elemente (Work
Breakdown Structure), Graficul GANTT.
Cum organizeaz? Atunci cnd realizeaz o planificare bun, managerul de
proiect va fi capabil s i contruiasc o echip de proiect funcional, s
identifice persoanele cele mai potrivite pentru a lucra n proiect, s distribuie
sarcini n mod optim, s aloce resursele materiale i financiare n mod eficient,

astfel nct s se asigure c i atinge obiectivele n termenul stabilit i cu

standardele de calitate definite anterior.
Cum coordoneaz? Delegnd atribuii, organiznd ntlniri de lucru constante
cu echipa i alte persoane implicate n implementarea proiectului, stabilind un
mecanism de monitorizare periodic foarte bine pus la punct, oferind i primind
feedback permanent referitor la stadiul proiectului.
Cum controleaz? Stabilind un sistem clar i coerent de raportare i
monitorizare, alocnd responsabiliti individuale i de grup, aplicnd un sistem
echilibrat de urmrire a proiectului.
Cum conduce? n prim faz suntem tentai s credem c suma celorlalte 4
funcii ar asigura acoperirea acestei funcii. Cu toate
acestea, conducerea vizeaz mai mult dect att. Un manager de proiect trebuie
s utilizeze mecanisme de motivare a echipei corelat cu instrumente de control
i responsabilizare, trebuie s i asume leadership-ul proiectului i al echipei, s
i asume responsabilitatea atingerii scopului proiectului i s aloce toate
resursele sale acestui scop. Funcia de conducere aduce la un loc atribuiile
managerului de proiect, aptitudinile i know-how-ul su i poate influena
decisiv calitatea implementrii unui proiect.
Pe lng responsabilitile enunate mai sus, managerul de proiect trebuie s
urmreasc:

Stabilirea sau nsuirea obiectivelor i direciilor generale de aciune,

interpretarea acestora, reacia la modificarea lor;
Clarificarea problemelor i delimitarea zonelor problematice;

Identificarea resurselor, negocierile pentru obinerea lor, pstrarea lor i

gestionarea lor n vederea unei utilizri eficiente;

Clarificarea i modificarea rolurilor proprii i ale celorlali membri n

echipa de proiect;

Efectuarea de aciuni i asumarea riscurilor necesare pentru bunul mers al

proiectului;

Rspunde n faa superiorilor pentru succesul sau eecul proiectului.

Ce roluri trebuie s ndeplineasc managerul de proiect?

Dezvoltarea i coordonarea echipei

Dezvoltarea individual a membrilor echipei

Realizarea sarcinilor proprii i ale membrilor echipei

n ceea ce privete rolurile interpersonale, managerul de proiect trebuie s fie

capabil:

s rezolve disputele din echip,

s trateze eficient cu oameni cu diferite nivele de pregtire,

s creeze unitatea echipei,

s focalizeze i s motiveze membrii echipei pentru atingerea

obiectivelor,
s construiasc relaii pozitive interpersonale.

Managerul de proiect trebuie s i asume i roluri informaionale n scopul

meninerii informate a participanilor la proiect. n acest scop, managerul de
proiect trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine:

s programeze i s conduc edinele echipei,

s elaboreze i s actualizeze graficele de lucru pentru membrii echipei,

s comunice conducerii superioare sau deintorilor de interese viziunea

asupra proiectului,

s rspund prin aciuni/indicaii/actualizri ale planului la informaiile

primite privind rezultatele, calitatea i furniturile proiectului.

Pe parcursul desfurrii lor, proiectele implic luarea a nenumrate decizii.

Cnd este nevoie de un rol decizional, managerul de proiect trebuie s ia

urmtoarele msuri i aceasta innd cont de oamenii afectai de alegerile

fcute:

s fac o distincie ntre caracteristici i beneficii,

s aloce n mod adecvat resurse dac proiectul este n ntrziere,

s menin un echilibru ntre costuri, timp i rezultate,

s previn alunecri ale scopului (cnd proiectele devin din ce n ce

mai mari i mai complexe) i depiri ale bugetului (cnd banii devin
insuficieni).

Aa cum am vzut i n analiza reponsabilitilor managerului de proiect, acesta

este printele proiectului. Avnd aceast calitate, trebuie s i asume toate
responsabilitile i s aplice toate instrumentele necesare pentru atingerea
obiectivelor. Putem aduga la lista de roluri enunate mai sus rolul de leader, de
negociator, de mediator, de comunicator i lista poate continua.
Ce abiliti i aptitudini trebuie s dein managerul de proiect?
Un bun manager de proiect, pentru a putea coordona echipa de proiect, pentru a
putea asigura desfurarea activitilor conform planului de aciune stabilit,
pentru a putea evalua, controla, corela i corecta activitatea celorlali membri ai
echipei, trebuie s aib aptitudini de leader. Capacitatea de a studia echipa i a
evalua activitatea acesteia face din el un bun manager al echipei. El trebuie s
soluioneze eventualele probleme ce pot aprea fr a afecta desfurarea n
bune condiii a proiectului. Pe scurt, managerul de proiect trebuie s
ndeplineasc urmtoarele condiii:

S aib cunotine tehnice

S prezinte entuziasm pentru proiect

S fie un om de aciune

S fie un constructor i conductor de echip

S fie capabil s nvee de la alii

S fie un bun negociator

S aib aptitudini pentru comunicare

S fie competent n planificare i organizarea bugetului

S fie orientat ctre beneficiar

S aib o capacitatea de a influena i de a convinge

S aib abilitatea de a delega

Un manager de proiect este produsul mbinrii celor trei factori analizai

mai sus. O parte dintre aceti factori sunt nnscui, o mare parte se nva
i se exerseaz. Un manager de proiect, prin experiena sa,
devine excelent tocmai pentru c, n timp, reuete s acumuleze
suficiente elemente astfel nct s poat duce la bun sfrit un proiect,
indiferent de timp, resurse, obiective.
i s nu uitm c fiecare proiect este unic. Orict de bun sau
experimentat ar fi un manager, fiecare proiect vine cu contextul lui, cu
riscurile lui, cu obstacolele lui.