Capitolul 2.

Analiza posturilor
De foarte multe ori, managerii consider fiele de post un instrument pur birocratic, menit
s justifice munca departamentului de resurse umane. Salariaii, la rndul lor, pot considera fiele
de post inutile, deoarece ei tiu cel mai bine ce au de fcut i, n multe cazuri, prevederile fiei
postului sunt nclcate de ctre manageri.
De fapt, la o analiz atent se observ c obieciile ridicate sunt legate de modul de utilizare
a fielor de post, i nu de raiunea lor de a exista.
Principalele obiecii privitoare la existena descrierilor de post pot fi sistematizate astfel:
salariaii oricum tiu cel mai bine ce au de fcut;
n momentul n care managerii doresc s utilizeze descrierile de post, acestea se
dovedesc depite;
descrierile de post produc aa-numita ncremenire n fia de post salariatul se
concentreaz exclusiv pe realizarea sarcinilor postului i pierde viziunea de ansamblu i
posibilitatea de a progresa;
elaborarea descrierilor de post este consumatoare de timp i acest efort nu este justificat
de rezultatele obinute;
elaborarea i, mai ales, actualizarea fielor de post sunt operaii dependente de
participarea managerilor i a salariailor, care astfel vor neglija sarcinile specifice pentru
a se concentra asupra a ceea ce este de fcut i asupra formalizrii acestor lucruri.
n fapt, este bine de pornit de la ideea c analiza postului nu este niciodat un scop n sine.
Finalitatea acestui proces elaborarea descrierilor de post i a specificaiilor de post asigur
buna funcionare a altor activiti specifice de resurse umane.
Aa c existena sau nu a fielor de post i calitatea acestora se dovedesc hotrtoare atunci
cnd vrem s derulm alte activiti de resurse umane.
2.2. Ce este analiza postului ?
Analiza postului este procesul prin care se obin i se prelucreaz informaii esenial
elegate de un anumit post. Prin analiza postului se studiaz att postul i caracteristicile
lui, ct
i cunotinele, experiena i aptitudinile necesare ocupantului postului.
Analiza postului descrie postul aa cum se prezint el n momentul n care are loc
investigaia, cunoscut fiind faptul c pe parcursul evoluiei societii posturile sufer schimbri,
fie
prin diversificarea activitilor, fie prin reducerea acestora.
Necesitatea analizei posturilor
Furnizeaz nformaii necesare asigurrii echitii interne i externe n ceea ce privete
sistemul de remunerare abordat;
Susine corectitudinea activitii de personal-n cazul seleciei i al recompensrii
angajailor.
Datele obinute n urma acestei analize constituie datele de intrare la creearea unui sistem de
management performant al resurselor umane. Astfel etapele procesului de construire al sistemului
de management de resurse umane sunt:
19
1. Proiectarea posturilor-instrument de organizare al departamentelor firmei; sesizeaz
necesitatea reproiectrii sau chiar a desfinrii unui post;
2. Recrutarea i selecia indiferent de metoda aplicat n scopul angajrii, promovare sau
recrutare extern, cerinele postului trebuiesc definite prelabil n scopul reducerii
costurilor de recrutare i selecie selectnd pe cei mai potrivii pentru a ocupa postul
respective; se impune astfel o corelare ct mai bun a candidatului cu postul respective;
3. Instruirea-obligaiile i responsabilitile unui post trebuiesc foarte bine definite, pentru
a putea stabili necesitile de instruire ale ocupantului su. Pe lng necesitie de
instruire sunt identificate i obiectivele procesului de instruire pentru fiecare angajat;
4. Dezvoltarea carierei-transformarea angajailor firemelor, n angagajai fideli, se poate
realize numai prin cunoaterea i susinerea de ctre manager a aspiraiilor n carier ale
angajailor din subordine. Identificarea necesitilor postului i corelarea acestora cu

aspiraiile angajailor ne conduc la meninerea angajailor n firmele pe care le conducei.

5. Protecia i sigurana angajailor-cunoaterea cerinelor postului ne permit, cnd este
cazul s adoptm msuri de protecie pentru angajaii postului respective.
6. Evaluarea performanelor-este strns legat de analiza postului n sensul c pentru a
ne permite o evaluare corect a performanelor anagajailor trebuie cunoatem
cerinele postului, pentru a putea aprecia performenele.
7. Remunerarea/recompensarea-prima etap n clasificarea posturilor o reprezint
analiza cerinelor acestuia. Clasificarea corect a posturilor pe nivele ierarhice,
favorizeaz elaborarea de sisteme de remunerare i compensare ct mai corecte i ct
mai aproape de realitate.
Cei implicai n realizarea analizei postului sunt n general managerul firmei, titularul
postului i superiorul acestuia.
Analiza postului este un proiect extrem de important care trebuie foarte bine structurat, i n
acelai timp trebuie s nu se fac economie n ceea ce privesc resursele alocate acestui proiect.
Obiectivul unui astfel de proiect l constituie cunoaterea real a activitilor, atribuiilor,
responsabilitilor fiecrui post.
n cazul n care analiza postului este realizat chiar de titularul postului, se recomand
acordarea unei vize de ctre superiorul s ierahic, ns[ nu o viz formal, ci una bazat pe
verificarea celor cuprinse n analiza postului. n acest caz exist riscul ca ocupantul postului s-i
amlifice artibuiile i responsabilitile, ns avem ansa s vedem care sunt diferenele ntre
percepia ocupantului posturlui i cel care realizeaz superfizarea, eful ierarhic.
Tehnici de realizare a analizei postului
Chestionare: se completeaz de ctre titularii posturilor vizate i sunt aprobate de
superiori direci ai acestora( atunci cnd postul exist deja n organizaie) sau sunt
completate de persoanele care vor superviza direct posturile respective (dac posturile sunt
complet noi).Chestionarele sunt utile cnd este necesar analiza unui numr mare de
posturi:
Avantajele utilizrii chestionarelor sunt:
Economia de timp n strngerea datelor;
Posibilitatea celui care realizeaz analiza de a-i structura i formula ntrebrile din timp;
Costuri reduse ale proiectului;
Posibilitatea exprimrii angajailor fr limite generate de lipsa unor abiliti deosebite de
redactare a documentelor;
Generarea de date care pot fi apoi sintetizate i raportate uor.
20
Dezavantajele:
Posibilitatea de acumularea de informaii eronate, fie datorit ocupantului postului, fie celui
care supervizeaz activitatea;
Necesitatea unui volum important de timp ( i abiliti tehnice, mai ales n modelul de
anchet) pentru elaborarea unor chestionare eficace;
Lipsa ansei de a obine informaii pe baza unor rspunsuri libere , neanticipate.
Informaiile obinute n urma aplicrii chestionarelor :
Denumirea postului;
Denumirea postului superiorului direct;
Denumirea posturilor supervizate;
O descriere sumar ( una dou fraze) a obiectivului general al postului n cadrul
organizaiei;
Lista principalelor sarcini i responsabiliti.
Dup specificul postului se vor specifica, resursele controlate, echipamentele folosite, frecvena
cu
care sut ndeplinite sarcinile.
Observare direct (efectuat de superiorul direct sau de analist) se folosete de obicei n
paralel cu alte metode i are dezavantajul c multe posturi, fiind mai complexe, necesit o
observare ndelungat.
Interviurile sunt necesare fie pentru a furniza informaiile de baz ( n locul

chestionarelor, cnd numrul de posturi este mic), fie pentru a clarifica anumite probleme
rmase nelmurite n urma prelucrrii chestionarlor.
n cadrul companiilor analizele posturilor se concretizeaz n descrierea postului. Unii
manageri i angajai consider inutil sau chiar snjnitoare descrierea scris a posturilor.
Analiza postului este legat de majoritatea activitilor de resurse umane. Astfel,
analiza postului folosete la:
definirea postului rezultatul analizei postului; descrierea principalelor sarcini, competene i
responsabiliti; definete cu exactitate postul i este util titularilor de post, salariailor cu care
acetia intr n contact, managerilor i celor care vor s ocupe postul respectiv;
reproiectarea postului din analiza postului poate rezulta utilitatea reproiectrii postului;
recrutarea personalului descrierile de post i specificaiile de post ofer informaii extrem de
utile pentru redactarea mesajelor de recrutare;
selecia personalului pe baza specificaiilor de post se pot stabili criteriile de selecie pentru
ocuparea posturilor vacante;
orientarea i integrarea noilor angajai noii angajai afl din descrierile de post ceea ce li se
cere la noul loc de munc;
pregtirea/perfecionarea personalului analiza postului este extrem de util pentru
formularea nevoilor de pregtire/perfecionare a personalului;
consilierea n carier managerii i specialitii n resurse umane pot asigura o consiliere
eficace a personalului prin utilizarea i explicarea coninutului diferitelor posturi;
asigurarea sntii i securitii n munc prin definirea mediului de lucru se pot concepe
programe de utilare a posturilor cu materiale de protecie corespunztoare i se cunosc
principalele riscuri ale respectivelor posturi;
evaluarea performanelor analiza postului ofer date foarte precise despre ce trebuie s fac
un anumit salariat, aceasta fiind baza de comparare pentru rezultatele obinute n munc;
recompensarea salariailor pe baza analizei posturilor se face evaluarea acestora i se
stabilete ierarhia i felul recompenselor din organizaie.
Dup cum se poate vedea din cele prezentate mai sus, analiza posturilor este utilizat de
majoritatea domeniilor managementului resurselor umane. n acelai timp, scopul sau scopurile
urmrite prin analiza postului determin modalitatea n care se desfoar aceasta.
Analiza postului include dou componente raportate una alteia: descrierea postului i
specificarea postului.
a. Descrierea postului este procesul de prezentare organizat i sistematic a informaiilor
eseniale despre post, incluznd denumirea, localizarea postului n structura organizaiei,
ndatoririle
i responsabilitile aferente, condiiile generale de munc. Informaiile obinute din descrierea
postului sunt sintetizate n fia postului.
Coninutul de baz al unei fie de post, elaborat ntr-o concepie modern, cuprinde
urmtoarele informaii:1
Identificarea postului titlul postului, codul, unitatea organizaional, numele titularului
postului,
eful, subordonaii etc.;
Scopul postului obiectivul principal al postului, rezultat din strategia companiei;
Dimensiunea dimensiuni cantitative legate de post (financiar, personal, buget, etc.);
Responsabilitile principalele rezultate ale postului;
Cerinele postului know-how, experiena i competenele cerute,
la care se adaug organigrama, n care sunt indicate relaiile postului cu celelalte posturi din
organizaie;
Scopul postului reprezint raiunea pentru care a fost creat i pentru care exist postul, iar
structura frazei prin care este exprimat scopul este de tipul:
VERB
DOMENIUL DE IMPACT
REZULTAT
Asigur
legturile i comunicarea pentru
a promova
imaginea i interesele organizaiei.
Dimensiunea specific postului este o informaie cantitativ semnificativ, referitoare la

resurse, buget sau oameni, asupra creia postul are un impact nemijlocit (de exemplu, n cazul
unui
responsabil de taxe i impozite, se va preciza: urmrete ncasarea taxelor i impozitelor, n
valoare
de 25 miliarde lei).
Responsabilitile principale care revin postului trebuie s fie indicate n fia postului, n
conexiune cu rezultatele cheie ateptate, orientate ctre performan, clare i, dac este posibil,
cu
indicarea limitei de timp. Structura formulrii unei responsabiliti este de tipul:
VERB OBIECT REZULTAT

Pregtete, bugetul anual pentru a asigura

monitorizeaz i al departamentului atingerea obiectivelor
controleaz stabilite.
Pentru a formula responsabilitile posturilor, este necesar folosirea unor verbe relevante i
adecvate categoriilor de posturi respective. Astfel, se face distincie ntre posturile manageriale,
posturile de specialitate i posturile de execuie, dup cum urmeaz:
POSTURI POSTURI POSTURI
MANAGERIALE DE SPECIALITATE DE EXECUIE

planific analizeaz opereaz

direcioneaz propune prezint
stabilete elaboreaz raporteaz
1 www.politice.ro\manager
22
implementeaz evalueaz ntreine
asigur recomand urmrete
Organigrama referitoare la post trebuie s indice, ntr-o form grafic adecvat, relaiile
ierarhice i funcionale ale postului, potrivit modelului urmtor:
ef
Omolog 1 Omolog 2
(titlul
postului)
TITULAR POST
(titlul
postului)
Subordonat Subordonat
(titlul
postului)
(titlul
postului)
Fig. 2.1. Model de organigram
(dup www.politice.ro\manager)
Metodologia de elaborare a descrierilor de post urmeaz o succesiune descendent, n ceea
ce privete nivelurile ierarhice din organizaie. n acest sens, n prima faz se elaboreaz fiele de
post pentru poziiile manageriale; n etapele urmtoare se ntocmesc fiele de post pentru poziiile
de specialiti (supervizori), personal de execuie i muncitori.
Descrierile posturilor
Membrii consiliului de conducere
Management
Funcionari
Muncitori
Fig. 2.2. Succesiunea elaborrii descrierilor de post
(dup www.politice.ro\manager)
23

b. Specificarea postului se refer la caracteristicile cerute ocupantului pentru a putea obine

performane pe postul respectiv. n specificaie se descriu cerinele legate de educaie,
experien,
perfecionare, abiliti fizice sau intelectuale, ndemnare, abiliti specifice cerute de munca
respectiv, putere de decizie etc.
Realismul descrierii este un aspect foarte important al analizei posturilor, ntruct aceasta
joac un rol fundamental pentru toate celelalte activiti desfurate de managementul resurselor
umane. Pentru a avea garania unei descrieri de post conforme cu realitatea, este necesar s fie
respectate urmtoarele reguli, n ceea ce privete descrierea:
s se bazeze pe informaiile oferite de analiza postului;
s conin toate punctele necesare postului pentru care a fost elaborat;
s se foloseasc un stil concis;
s nu conin informaii contradictorii care pot lsa loc la interpretri;
s se defineasc clar sarcinile i limitele de responsabilitate;
s contribuie la aprecierea, de ctre angajat, a muncii prestate, astfel nct acesta s nu o
considere
o activitate de rutin, ci o creaie personal;
s ofere angajatului informaii noi i semnificative despre postul su.
Avnd n vedere dinamizarea pieei de munc i a mediilor organizaionale, se observ
faptul c abordrile tradiionale ale analizei postului, n care accentul era pus pe graniele
funcionale ntre care se desfura activitatea angajatului i pe sarcinile concrete pe care le
presupune un post, au devenit insuficiente i lipsite de perspectiv. Astfel, literatura de
specialitate a
remarcat necesitatea utilizrii unei analize strategice a postului, care s includ sarcini, abiliti i
cunotine de natur s sublinieze ceea ce se dorete a fi realizat n viitor n cadrul organizaiei,
pentru a se putea anticipa nevoile organizaiei n acest sens. De asemenea, datorit faptului c
majoritatea locurilor de munc sunt caracterizate de schimbare constant, se impun noi metode
de
analiz a postului, care s se concentreze asupra caracteristicilor personale generale, precum
flexibilitatea, spiritul inovativ i adaptabilitatea, caliti necesare nfruntrii cu succes a
schimbrilor.
Organizaiile care asimileaz metodele moderne specifice MRU au fcut trecerea de la fia
postului orientat pe sarcin, la fia postului orientat pe responsabilitate, cu un nivel sczut de
detaliere i cu utilizarea unor formate standardizate de fi de post.
Noua abordare a conceptului de analiz a postului solicit specialistului n resurse umane
s priveasc aceast activitate ntr-o perspectiv mai larg, punnd accentul pe modul n care
posturile vor evolua, pentru a rspunde mediului organizaional competitiv i dinamic. Cu toate
acestea, nu trebuie s se renune definitiv la metodele tradiionale, acestea putnd fi adaptate la
noul
mediu de lucru. Tehnicile de analiz a postului vor continua s fie utilizate n scopul colectrii de
informaii, care s ajute organizaiile s recruteze personalul corespunztor, s elaboreze
programe
de pregtire a angajailor i s stabileasc parametrii care vor sta la baza evalurii performanelor
i
a stabilirii sistemului de recompense.
24
Fia postului
Diferene ntre descrierea postului i specificarea postului
Informaii ce fac parte din descrierea unui post de director financiar:
ntocmirea situaiilor financiare ale organizaiei;
vizarea tuturor documentelor de ncasare, plat, vnzare, cumprare etc.;
proiectarea cash-flow-ului organizaiei;
alocarea costurilor pe departamente.
Informaii din specificarea unui post de contabil:
studii superioare economice;

 cunotine de legislaie financiar romneasc i strin;

nelegerea practicilor i procedurilor bancare;
capacitatea de a-i asuma rspunderi.
A doua categorie de informaii poate fi dedus din prima, nu i invers. Astfel, dac postul
presupune sarcini referitoare la ntocmirea de situaii financiare, este de presupus c titularului
postului i sunt necesare cunotine din domeniul economic i financiar; n schimb, dac tot ceea
ce
se tie despre postul respectiv este faptul c se cer astfel de cunotine, este dificil de neles care
sunt sarcinile specifice acelui post.
Specificarea postului poate fi redactat ca document de sine stttor sau (cazul cel mai
frecvent) ca o seciune a descrierii postului. n continuare v prezentm un formular pentru
ntocmirea specificrii postului.