90

3.3 Microsoft Excel

3.3.1 Generaliti
Excel este o aplicaie destinat calculului tabelar. Practic aplicaia afieaz n fereastr o reea de celule care pot conine iruri de caractere (texte) sau valori numerice. Numrul de coloane i de linii pe care sunt dispuse celulele este nedefinit. Fiecare celul are un nume format prin

alturarea numelui coloanei (A, B, ...Z, AA, AB, ...) i a numelui liniei (1, 2, ...). Exemple: A3, AA998. Dac valorile numerice din unele celule pot fi calculate pe baza valorilor existente n alte celule, aplicaia permite introducerea relaiilor de calcul corespunztoare.

Un fiier realizat de Excel conine foi de calcul.

La deschiderea

aplicaiei interfaa acesteia prezint trei foi de calcul purtnd numele implicite Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Ele pot fi accesate folosind taburile de selecie afiate n partea de jos a ecranului. La un moment dat numai una dintre foile de calcul poate fi activ. Ansamblul foilor de calcul poart denumirea de Registru cu foi de calcul (Workbook).

91 Exemplu de foaie de calcul:

3.3.2 Operarea ntr-o foaie de calcul

n EXCEL cursorul mouse-ului poate avea 3 forme :

a. Cursorul n form de sgeat permite deplasarea coninutului unui ansamblu de celule selectate anterior ntr-o alt poziie (drag & drop). Cursorul domeniu. Cursorul (cruce neagr plin) este afiat atunci cnd servete la selectarea unei celule sau a unui

mouse-ul este plasat deasupra marcajului dispus n colul din dreapta jos al celulei selectate sau al unui domeniu selectat. Modul de utilizare a acestui cursor va fi prezentat n cadrul p. 3.3.3.

92 Introducerea unei valori ntr-o celul se realizeaz prin selectarea celulei urmat de tastarea coninutului i apsarea tastei Enter. Corectarea coninutului unei celule se realizeaz n doi pai: se selecteaz celula, se editeaz coninutul acesteia afiat de aplicaie n bara pentru formule (Formula Bar).

Ca i n celelalte aplicaii Windows studiate, i n Excel se poate copia coninutul celulelor dintr-o zon a unei foi de calcul (folosind Edit/Copy sau Edit/Cut) i insera ntr-o alt zon din aceeai foaie sau ntr-o alt foaie de calcul (Edit/Paste). naintea copierii se va selecta cu mouse-ul celula sau grupul de celule al cror coninut trebuie copiat.

3.3.3. Generarea automat a irurilor de valori

Aplicaia permite generarea automat a unor iruri de valori dispuse pe orizontal (celule consecutive din aceeai linie) sau vertical (celule consecutive de pe aceeai coloan). Pentru a nelege modul de generare a valorilor se pot face urmtoarele experimente: a. Se scrie o valoare ntr-o celul, se selecteaz celula, se suprapune cursorul mouse-ului peste punctul din colul din dreapta-jos al celulei i cu butonul mouse-ului apsat se trage cursorul n jos sau spre dreapta. Aplicaia va multiplica valoarea introdus n celulele peste care s-a trecut.

93

b. Se scriu dou valori numerice consecutive n dou celule alturate, ca n figur. Se selecteaz celulele i apoi se suprapune

cursorul mouse-ului peste punctul din colul din dreapta-jos al chenarului care ncadreaz celulele. n continuare, cu butonul mouse-ului apsat se trage cursorul n jos. Aplicaia va continua seria valorilor pornind de la

regula impus de primele valori introduse.

c. Se procedeaz ca n exemplul precedent, dar n primele dou celule consecutive se scriu denumirile a dou luni din an (consecutive!) sau denumirile a dou zile din sptmn. Procednd la fel, aplicaia va genera irul lunilor din an sau irul zilelor sptmnii.

94

d. Se scriu dou iruri de valori numerice i pe prima celul a unui al treilea ir se scrie o relaie de calcul coninnd referiri la celulele corespunztoare din primele dou iruri. Relaia poate fi de exemplu : =celula1+celula2. Se observ c scrierea unei formule ncepe cu caracterul '='. Apoi se selecteaz celula care conine formula i se suprapune cursorul mouse-ului peste punctul din colul din dreapta-jos al chenarului ei de ncadrare. cursorul n jos. n continuare, cu butonul mouse-ului apsat se trage Aplicaia va completa celulele urmtoare cu valori

calculate folosind aceeai formul, celulele folosite n calcul fiind ns cele corespunznd rndului pe care se opereaz, ca n figur.

95 Selectnd una dintre valorile calculate automat, se poate vedea n bara pentru formule relaia de calcul folosit. n figura de mai jos se vede c pentru celula D5 s-a folosit relaia =B5+C5. deci fa de relaia iniial (=B4+C4) s-a avansat cu o poziie n ambii termeni din formul.

Exemplu suplimentar:

Editarea valorilor din celule, fie valori simple, fie formule, se realizeaz prin selectarea celulei de corectat urmat de modificarea valorii afiate n caseta de text din bara pentru formule. zona editabil de pe bara de formule

celula selectat

96

3.3.4 Completri privind introducerea formulelor:

a. Pentru a introduce o formul ntr-o celul se ncepe prin tastarea semnului = (egal); b. Se tasteaz formula i se apas Enter pentru a declana calculul. c. Formulele pot conine funcii matematice. Inserarea funciilor se realizeaz selectndu-le dintre cele afiate la apsarea butonului d. .

ntimpul tastrii unei formule introducerea adresei unei celule

se poate realiza automat selectnd cu mouse-ul celula dorit. Pentru un interval de celule se selecteaz tot domeniul, n formul aprnd succesiunea de tipul Celula_1 : Celula_n. e. Dac se modific valoarea dintr-o celul, iar adresa acesteia apare n formule de calcul din alte celule, actualizarea valorilor acestora din urm se efectueaz automat. f. Blocarea n timpul deplasrii butonului de umplere a evoluiei denumirii unei celule care figureaz ntr-o formul se realizeaz insernd n faa adresei coloanei sau a liniei un caracter $ (dolar). Exemple: 1. Celula referit prin adresa $A$4 va aprea la fel n formulele din celulele nvecinate indiferent dac se deplaseaz butonul de umplere pe vertical sau pe orizontal (att adresa coloanei ct i cea a liniei sunt blocate prin caractere '$'); 2. Celula referit prin adresa A$5 apare la fel n celulele de pe aceeai linie deoarece adresa coloanei rmne A. n schimb dac butonul de umplere este deplasat pe vertical, adresa liniei se va schimba de la o celul la alta. g. Referirea la un ansamblu de valori distincte se efectueaz separndu-le prin ; (punct virgul). Exemplu: =SUM(A3;A5;B9;B11) h. Referirea la un interval de valori se efectueaz folosind : (dou puncte). Exemplu: =SUM(A4:A9)

97 i. Referirea la celule de pe o alt foaie de calcul, se realizeaz

precednd numele celulei de numele foii, urmat de ! (semnul exclamrii). Exemplu : Sheet1!L17.

3.3.5 Crearea unui raport

Pentru a creea ntr-o foaie de calcul un raport se poate proceda n cinci pai, ca n exemplul prezentat n continuare.

Pasul 1 : Se deschide un nou registru cu foi de calcul (workbook) (File/New)

Pasul 2 : Se introduc datele : titlul capul de tabel (ncepnd cu celula de sub titlu!) se genereaz automat irurile(1 2 3..., lunile,...) se introduc valorile numerice constante.

98 Pasul 3 : Se formateaz : celulele tabloului impunnd tipul, mrimea i culoarea

caracterelor (fontului); se redimensioneaz coloanele tabloului - prin selectare (1), deplasarea frontierei (2) cu mouse-ul sau automat, cu dublu clic pe frontiera dintre coloane:

1 2

Titlul - prin selectarea unui bloc de celule de limea tabelului ncepnd cu celula deja ocupat i centrare pe mai multe poziii cu butonul Merge and center ( )

99 Se traseaz liniile i se coloreaz fondul celulelor tabloului, prin utilizarea instrumentelor de pe bara, Borders i Fillcolor

sau folosind modelele predefinite (Format / Auto format).

Rezultat posibil:

100 Pasul 4 : Se imprim raportul Avnd n vedere c mrimea unei foi de calcul este nedefinit, pentru a imprima raportul se selecteaz domeniul de imprimat i apoi se selecteaz opiunea File/Print Area/Set Print Area

Pentru a regla modul de dispunere a raportului n pagin se selecteaz File/Print Preview i se adapteaz dispunerea raportului n pagin prin deplasarea frontierelor evideniate :

101

3.3.6. Adugarea unor comentarii

n timpul realizrii unui raport se pot ataa unor celule explicaii sub forma unor comentarii. Evident, comentariile adugate nu vor fi

afiate i pe varianta imprimat. Pentru a ataa unei celule un comentariu se selecteaz celula i apoi se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz n meniul Insert opiunea Comment; 2. Se editeaz i se formateaz textul. Se adapteaz de asemenea mrimea dreptunghiul n care s-a scris.

3.3.7. Ascunderea i reafiarea unor celule (linii sau coloane ) Dese ori raportul imprimat cuprinde mai puine linii sau coloane dect zona din foaia de calcul n care a fost pregtit deoarece n timpul punerii l;a punct se folosesc coloane sau linii care conin rezultate i valori intermediare. Pentru a ascunde una sau mai multe lnii sau coloane se

selecteaz zona de ascuns i se continu dup caz cu selectarea comenzii Format / Column / Hide sau Format / Row / Hide:

102 Pentru reafiarea unor iruri de celule (linii sau coloane) ascunse se selecteaz irurile de celule adiacente irurilor ascunse i apoi se selecteaz dup caz Format / Row / Unhide sau Format / Column / Unhide:

3.3.8. Formatarea celulelor

Pentru a modifica modul de afiare a informaiilor din celule se selecteaz celulele i apoi se selecteaz Format / Cells.

103 Fereastra caracteristici. Primul tab de selecie (Number) afieaz o list n care se poate selecta natura informaiilor din celula sau ansamblul de celule selectat n prealabil. De obicei se las valoarea implicit (General) dar n cazul n de dialog afiat permite impunerea mai multor

care datele reprezint procente sau se dorete includerea simbolului monetar se va selecta opiunea corespunztoare (Percentage respectiv Currency). Currency Percentage

Al doilea tab de selecie (Alignement) permite impunerea dispunerii informaiei n celule.

Aliniere pe vertical Permite scrierea pe mai multe Unete / separ celule

104 Dac se selecteaz Wrap text, informaia din celule va fi dispus pe mai multe linii. Instrumentul afiat n dreapta (Orientation) permite scrierea oblic sau chiar vertical.

Taburile urmtoare, Font, Borders i Patterns permit impunerea fontului, a naturii chenarului de ncadrare a zonei selectate i culoarea sau motivul de umplere al celulelor selectate. Ultimul tab, Protection, permite protejarea prin parol a

coninutului celulelor selectate.

Pentru a folosi ns aceast facilitate

trebuie mai nti protejat ntreaga foaie de calcul accesnd Tools / Protection / Protect Sheet. Ca i n cazul tabelelor din Word, pentru deplasarea unui domeniu dintr-o poziie n alta acesta nu trebuie s conin celule unite cu Merge and Center.

3.3.9 Crearea diagramelor

Excel permite reprezentarea grafic a datelor dintr-o foaie de calcul.. Reprezentrile grafice pot fi incluse n foaia de calcul sau pot fi incluse n foi de calcul separate. Dac diagrama urmeaz s fie inclus n foaia de calcul curent, naintea nceperii acesteia se va selecta o celul a foii de calcul care va fi folosit ca punct de inserare (va coincide cu colul din dreapta-sus al reprezentrii). Dup realizarea diagramei aceasta

poate fi ns translatat cu mouse-ul n orice poziie a foii de calcul.

105 Pentru a ncepe realizarea unei diagrame care va conine

reperezentarea datelor din foaia de calcul curent se utilizeaz o aplicaie expert (Chart Wizard) lansat n execuie prin apsarea butonului . .

Realizarea unei diagrame presupune parcurgerea a patru pai, urmat de editarea rezultatului. Pasul 1: Stabilirea tipului diagramei: Excel permite realizarea unei varieti de tipuri de diagrame. Valorile pot fi reprezentate prin puncte, coloane, bare, curbe, linii poligonale, sectoare de cerc etc.. Soluia selectat n acest pas poate fi ulterior reconsiderat.

Pasul 2: Selectarearea datelor care se reprezint grafic:

106

Declaneaz selectarea valorilor care se reprezint pe ordonat (Y sau Z)

Declaneaz selectarea valorilor care se reprezint pe abscis (axa X) a. Selectarea valorilor care se reprezint pe ordonat (Y sau Z):

Selectare valori + Enter

b. Selectarea valorilor care se reprezint pe abscis (X):

Selectare valori + Enter

Butonul Add permite adugarea unei noi serii de valori, putndu-se obine diagrame complexe pe care sunt suprapuse reprezentrile mai multor mrimi.

107 Pasul 3: Configurarea opiunilor diagramei:

Fereastra de dialog afiat permite specificarea unui mare numr de opiuni: titluri, modul de trasare a axelor i a fundalului diagramei, prezena i poziionarea legendei, notarea valorilor de pe axe.

108

Pasul 4: Stabilirea locului reprezentrii grafice

109 Reprezentarea realizat poate fi inserat n foaia curent sau pe o nou foaie de calcul denumit Chart1. Observaie: Soluia aproximativ generat cu Chart Wizard poate fi editat. Se pot reconsidera multe dintre deciziile luate, pornind chiar de la tipul de diagram dorit. Pentru editarea unui element din diagram se va selecta elementul cu butonul drept al mouse-ului i se va selecta din meniul contextual modificarea dorit. Exemple:

110

3.3.10 Adugarea unei schie

Pentru a se putea desena n foaia de calcul, Excel integreaz bara cu instrumente Drawing, prezent i n Word.

3.3.11. Sortarea liniilor unui raport

Se selecteaz domeniul i se alege din meniul Data opiunea Sort.

Fereastra afiat permite impunerea sortrii dup mai multe criterii (coloane), cresctor sau descresctor. Dac n domeniul selectat este

cuprins i capul de tabel va trebui selectat butonul Header row. iar la precizarea cheii de sortare se va folosi numele din capul de tabel. Dac nu s-a selectat capul de tabel, numele coloanelor ale cror valori vor servi la sortare sunt numele implicite ale coloanelor (A, B, ...).

111 Laborator 5 1. Realizai un document Excel care s conin calculul preului de vnzare pentru un calculator conform modelului de mai jos. Numrul curent trebuie realizat prin generare automat. nlimea rndurilor trebuie s permit scrierea complet a denumirii componentelor i s se modifice automat n funcie de mrimea textului. Prin modificarea cursului valutar sau a procentului de TVA trebuie s se recalculeze automat celelalte sume influenate de acestea. Denumii prima foaie cu prenumele dvs. Salvai fiierul sub numele: C:\postuniv\nume\oferta.xls 2. Pe coloana ce urmeaz celei din dreapta tabelului, calculai ct la sut din preul total reprezint fiecare component. 3. Sub tabel calculai ntr-o celul ct la sut din preul total reprezint costul urmtoarelor componente: procesor, memorie, hard-disk, monitor, CD-ROM. 4. Realizai nc dou foi de calcul, denumite cu prenumele a doi dintre colegii dvs., care s conin alte preuri pentru diferitele componente i s aib n plus: Placa de sunet (8,7 USD), DVD Player (56,7 USD) pentru calculatorul primului coleg i Fax Modem 56k PCI (13,3 USD), Imprimant HP DJ 840 C (83,4 USD) pentru calculatorul celui de al doilea coleg. 5. Creai o nou foaie de calcul (sheet) pe care facei totalul general al preului celor trei calculatoare. 6. Modificai prima foaie de calcul adaugnd la oferta pentru calculatorul dvs. componentele specificate la punctul 4, precum i urmtoarele: MS Windows Me (258,6 USD) i MS Office 2000 (805,8 USD). 7. Creai un raport care s extrag din foaia de calcul realizat la pct. 6 numai informaiile cuprinse n tabelul delimitat prin chenarul cu linii ngroate, utiliznd opiunile File/Print Area/Set Print Area/. Vizualizai raportul utiliznd opiunea Print Preview. 8. Adugai la celula "Discount" comentariul "Pentru plata n numerar " 9. Ascundei coloanele ce specific preul/buc i valoarea n USD apoi reafiai aceste coloane.

112

113 Laborator 6 1. Copiai de pe pagina web a cursului de Aplicaii pentru birotic i Internet, fiierul valuta.xls, coninnd evoluia cursului BNR pentru Dolarul SUA (USD) i pentru Euro (EUR), din lunile Noiembrie 2001, respectiv Octombrie 2001. Dac nu funcioneaz conexiunea internet, atunci copiai fiierul valuta.xls, care conine tabelele menionate, de pe calculatorul legat n retea, care v este indicat, sau de pe dischet. Formatai n Excel aceste tabele dup modelul de pe verso. Setai dimensiunile celor trei coloane la valorile 4 cm, 12 cm, 10 cm. 2. Realizai dup modelul prezentat, un nou tabel n care sa calculai pentru luna Noiembrie, paritatea USD/EUR. 3. Reprezentai grafic variaia cursului valutar pentru USD i pentru EUR, n primele 7 zile ale lunii noiembrie, incluse n tabel, dup modelul prezentat (ncercai s schimbai ntre ele poziia irurilor n care sunt reprezentate cele dou valute).

4. Reprezentai grafic variaia paritii USD/EUR pentru primele 7 zile ale lunii noiembrie, incluse n tabel, dup modelul prezentat (respectai forma cilindric a elementelor grafice utilizate n diagram). 5. Sortai valorile din tabelul care prezint evoluia cursului valutar pentru USD n luna Noiembrie, dup ultima coloan, n sens cresctor. 6. Dac a rmas timp rezolvai aplicaiile de la pct. 25, pentru luna octombrie.

114
Evolutia cursului BNR pentru Dolarul SUA - USD Nr. Data Curs [ LEI ] 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 November - 2001 27 - Nov - 2001 24 - Nov - 2001 23 - Nov - 2001 22 - Nov - 2001 21 - Nov - 2001 20 - Nov - 2001 17 - Nov - 2001 16 - Nov - 2001 15 - Nov - 2001 14 - Nov - 2001 13 - Nov - 2001 10 - Nov - 2001 09 - Nov - 2001 08 - Nov - 2001 07 - Nov - 2001 06 - Nov - 2001 03 - Nov - 2001 02 - Nov - 2001 01 - Nov - 2001 31437 31422 31415 31372 31380 31356 31344 31324 31268 31265 31252 31204 31181 31080 31093 31078 31070 31052 31015 Evolutia cursului valutar pentru Euro EUR Nr. Data Curs [ LEI ] 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 November - 2001 28 - Noi - 2001 27 - Noi - 2001 27 - Noi - 2001 22 - Nov - 2001 21 - Nov - 2001 20 - Nov - 2001 17 - Nov - 2001 16 - Nov - 2001 15 - Nov - 2001 14 - Nov - 2001 13 - Nov - 2001 10 - Nov - 2001 09 - Nov - 2001 08 - Nov - 2001 07 - Nov - 2001 06 - Nov - 2001 03 - Nov - 2001 02 - Nov - 2001 01 - Nov - 2001 27715 27634 27576 27579 27715 27614 27721 27645 27491 27702 27903 27789 27958 28082 27926 27886 28121 28161 28073

Evolutia cursului BNR pentru paritatea USD/EUR Nr. Data Curs [ LEI ] 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 November - 2001 27 - Nov - 2001 24 - Nov - 2001 23 - Nov - 2001 22 - Nov - 2001 21 - Nov - 2001 20 - Nov - 2001 17 - Nov - 2001 16 - Nov - 2001 15 - Nov - 2001 14 - Nov - 2001 13 - Nov - 2001 10 - Nov - 2001 09 - Nov - 2001 08 - Nov - 2001 07 - Nov - 2001 06 - Nov - 2001 03 - Nov - 2001 02 - Nov - 2001 01 - Nov - 2001 1.134 1.137 1.139 1.138 1.132 1.136 1.131 1.133 1.137 1.129 1.120 1.123 1.115 1.107 1.113 1.114 1.105 1.103 1.105