PRAG - Practical Guide pentru Proceduri de contractare a Programelor Phare

Ghidul Practic (Practical Guide)

Ultima versiune - 22.08.2006 - total 131 pagini + anexe Poate fi download-at: http://ec.europa.eu/europeaid/tender/practical_guid e_august2006/index_en.htm Explica procedurile de contractare aplicabile contractelor cu finantare externa (Phare). Descrie acordarea contractelor de servicii, supply si works finantate din bugetul general al Comunitatii Europene. http://ec.europa.eu/comm/europeaid/cgi/frame12.pl

Tipuri de Contracte
Servicii (Services) - Asistenta tehnica, studii, instruiri sau
planificari
Consultanti

Achizitii (Supplies) achizitii, leasing, inchirieri sau agajarea

de cumparare a produselor, incl. design, manufactura, livrare, asamblare sau livrarea bunurilor si alte sarcini, e.x. asezarea, instalarea, maintenanta, repararea, instruirea si servicii aftersales
Furnizori

Lucrari (Works) - executarea de lucrari sau planificarea si

executia lucrarilor
Companii de constructii supervizate de ingineri.

PRAG - Continut
Introducere Reguli generale pentru contractele de: Servicii (Services) Achizitii echipamente (Supply) Lucrari (Works ) Grants Contactele cu Organizatiile Internationale si Alti Donatori Legislatie Anexe

Mod de Gestionare

Centralizata Comisia EU este Autoritatea Contractanta Decentralizata:

Ex ante deciziile privind obtinerea si acordarea contractelor este luata de Autoritatea Contractanta si transmise spre aprobare Comisiei Europene Ex post deciziile prevazute in Acordul Financiar sunt luate de Autoritatea Contractanta fara o raportare prealabila catre Comisia Europeana

Rolul Autoritatii Contractante

Responsabila pentru lansarea procedurilor de licitare:

Inaintarea Planificarii Contractului & Procurement Notices Aprobarea ToRs sau ST Shortlist Panel Intocmirea Dosarului de Licitatie Transmiterea Invitatiei de participare la Licitatie si a dosarului de licitatie

Primirea Ofertelor Prezidarea Etapei de Evaluare a Ofertelor Pregatirea Rapoartelor de evaluare Pregatirea si semnarea contractelor Publicarea castigatorilor pe Internet

Criterii de eligibilitate
Nationalitate Origine Motive de excludere

Eligibilitate
Nationalitate

Participarea la licitatii, cu sanse egale, pentru toate persoanele juridice din statele membre UE si statele stipulate de Regulamentul de finantare a contractului Se aplica atat companiilor cat si expertilor individuali Toate echipamentele cumparate trebuie sa aiba ca origine statele UE sau un alt stat eligibil Stabilite de Comisia Europeana Expertii: CE poate aproba daca: a) daca nu implica un consum mare de resurse bugetare si/sau b) daca este necesara o expertiza unica Echipamentele: este necesara justificarea inainte de aprobarea CE (nu sunt acceptate justificarile avand ca baza pretul)

Origine

Exceptii de la reguli

Ce este originea

Tara de unde produsul a fost produs sau unde a suferit o transformare majora. Dovada:

Declaratie semnata in oferta Certificat de Origine, trebuie inaintat atunci cand:

Sunt aduse echipamentele in Tara Beneficiara Este inaintata Acceptanta Provizorie (Provisional Acceptance) Prima factura este prezentata

Excludere

Persoanele fizice sau juridice vor fi excluse de la participarea la licitatii daca:

10

Au dificultati financiare; Sunt condamnate sau sunt vinovate de incalcari grave ale normelor profesionale; Nu si-au indeplitit obligatiile privind achitarea contributiei la asigurarile sociale sau a taxelor; Se fac vinovate de prezentari eronate grave ale informatiilor solicitate; Incalcari grave ale obligatiilor contractuale in legatura cu un alt contract; Se afla intr-una din situatiile care permit excluderea (Ethics Clauses)

Penalitati

In caz de frauda, coruptie sau participare intr-o organizatie criminala sau spalare de bani, candidatul sau ofertantul va fi exclus; Contractorii vor fi exclusi pana la 2 ani pentru declaratii false; Contractorii care nu isi indeplinesc obligatiile contractuale vor fi penalizati financiar; In cazul unor erori majore sau nereguli un contract poate fi suspendat.

11

Alte lucruri esentiale

Clauze de Etica Competitie corecta (egalitate de sanse) Transparenta si impartialitate Cea mai buna oferta din punct de vedere tehnico-economic - Best value for money Utilizarea documentelor standard Pastrarea evidentei (istoric) Acordare retroactiva

12

Principii de acordare

Competitie corecta Pentru evitarea conflictelor de interese orice companie sau expert care au luat parte la pregatirea proiectului trebuie exclus/a de la licitatie Transparenta, proportionalitate, tratament egal si nediscriminatoriu Retroactivitate:

Contractele intra in vigoare de la data ultimei semnaturi; Toate contractele trebuie sa prezinte data reala a semnaturii si; Nici o plata nu se va face si nici un articol/echipament sau serviciu nu vor fi livrate inainte de aceasta data

13

Contractele standard si documentele trebuie folosite

Vizibilitate

Contractorii pentru contractele de servicii, achizitii, sau lucrari trebuie sa ia toate masurile necesare pentru asigurarea Vizibilitatii a finantarilor EU sau cofinantarilor

Reguli privind vizibilitatea: http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en. htm

14

Pastrarea Inregistrarilor

Trebuie pastrata confidentialitatea inregistrarilor (scrise), procedurii de licitatie si contractare de catre Autoritatea Contractanta Inregistrarile trebuie pastrate timp de 7 ani de la data platii Inregistrarile trebuie sa includa originalele pt.:

toate ofertele inaintate dosarele de licitatie aferente corespondenta

15

Transparenta

Publicarea annual Contract Forecast (template) actualizat la fiecare 3 luni Publicarea trebuie facuta cu 30 de zile inainte de inaintarea procurement notice (transmise catre DC EU cu 15 zile inaintea publicarii stabilite) Publicarea Procurement Notice Extinderea perioadei de inaintare a dosarelor (50-90 zile) Publicarea Criteriilor de evaluare si a draftului de Contract prin Dosarul de licitatie Publicarea avizului de acordare a contractelor Informatii exacte pentru ofertele respinse

16

ToRs si Specificatii Tehnice

Termenii de referinta Contracte de servicii

Specificatii Tehnice Contracte de achizitii

17

2. Proceduri de acordare a Contractelor

Procedura aplicata

Tipuri de proceduri:

Procedura deschisa Procedura restrictionata Contracte cadru (framework) Procedura de negociere / simplificata

Procedura de licitatie cu suspension clause

19

Procurement thresholds

20

Procurement Tresholds Granturi (Grants)

contributie financiara directa, sub forma de donatie, pentru finantarea: - unei activitati care sa ajute la atingerea unor obiectivelor parti ale unei politici a Uniunii Europene - unei organizatii care are ca scop interesul general European sau are un obiectiv parte a unei politici a Uniunii Europene
2,000,000 or max pentru fiecare grant 100,000 sau or all other cases not falling under local call for proposals procedure 1. Cerere Internationala de oferte 2. Cerere Internationala restrictionata de oferte (cazuri exceptionale) 2,000,000 or max pentru fiecare grant 100,000 sau Program grant exclusiv pentru candidatii nationali Cerere de oferte nationala (locala) Alternativ: Cerere Internationala de oferte

Acordarea directa (cazuri exceptionale)

21

Documentele de licitatie

Documentele licitatiei de servicii

23

Tipul de contract Criterii de evaluare Termenii de referinta Posibilitatea realizarii interviurilor si cand Variante daca sunt admise Subcontractare, proportie (limita) Moneda: Euro Bugetul disponibil Sworn statements template Shortlist Draftul contractului si anexe Nu trebuie sa existe suprapuneri intre grila de evaluare a shortlist si grila de evaluare a ofertei de servicii

Inaintarea ofertelor de Servicii

Perioada Minima de ofertare este de 50 de zile poate fi mai scurta (autorizare prealabila a DC EU) Termenul limita (Deadline) should be close of business si preferabil vineri Valabilitatea ofertei este de 90 de zile, (poate fi extinsa cu 40 de zile) Doua plicuri (OT / OF) Informatii suplimentare solicitate sau intrebari de clarificare pentru dosarul de licitatie trebuie inaintate cu 21 de zile inainte de deadline iar raspunsul trebuie transmis cu 11 zile inainte de deadline

24

Documentele licitatiei de Achizitii

Tipul contractului Criterii de evaluare (D/N) daca difera de ST (trebuie sa includa toate detaliile: servicii after-sales, parti componente, consumabile, instruiri etc.) Specificatii tehnice Variante daca sunt permise Subcontractare, proportii Moneda: Euro Sworn statements template (trebuie specificat) Garantia (Tender guarrantee) (1-2% din bugetul total) Draftul contractului si anexe

25

Inaintarea ofertelor de Achizitii

26

Perioada minima de desfasurare a licitatiei - 60 zile poate fi mai scurta (autorizata DC EU) Deadline trebuie sa fie close of business si preferabil vineri Valabilitatea ofertei 90 zile, poate fi extinsa cu 40 de zile Sistemul un singur plic Oferta Tehnica trebuie sa satisfaca in totalitate ST Pentru oferta Financiara trebuie respectat template-ul Intalniri de clarificare sau vizite (cu cel putin 21 de zile inainte de deadline) Informatii suplimentare solicitate sau intrebari de clarificare pentru dosarul de licitatie trebuie inaintate cu 21 de zile inainte de termenul limite (deadline) iar raspunsul trebuie transmis cu 11 zile inainte de TL

Pregatirea Contract Forecasts

Contract Forecasting

Publicarea - annual Contract Forecast (template) actualizat la 3 luni Trebuie publicata cu 30 de zile inaintea Procurement notice Publicarea Procurement Notice PN - (trebuie transmisa la DC EU cu 15 zile inainte de publicare) PN poate fi publicata si local, textul trebuie sa fie identic cu cel publicat pe Internet/OJ Publicarea locala trebuie sa se faca in acelasi timp cu cea de pe Internet Dosarul de licitatie impreuna cu PN trebuie transmis la DC EU in vederea aprobarii

28

Service Contract Forecast - Continut

1. 2. 3.

4.
5. 6. 7.

8.
9. 10. 11.

Publication reference Procedura Programul Finantarea Autoritatea Contractanta Natura contractului Descrierea contractului Budgetul maxim Intended timing of publication Informatii aditionale Baza legala

29

Service Procurement Notice - Continut

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

30

Codul de referinta(Publication reference) Procedura Programul Finantarea Autoritatea Contractanta Natura contractului Descrierea contractului Numarul de loturi Budgetul maxim Serviciile aditionale Eligibilitate Candidatura Numarul de aplicatii Shortlist alliances prohibited Motive de excludere

16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.

23.
24. 25. 26. 27.

Numarul de candidati pentru shortlisted Data provizorie pentru invitarea la licitatie Data provizorie de incepere a contractului Perioada initiala de executie a contractului si extensie posibila Criterii de selectie Criterii de acordare Data limita de inaintare a ofertelor Formatul ofertelor si detalii de furnizat Cum pot fi inaintate ofertele Informatii aditionale Data publicarii contract forecast Baza legala

Introducere in Evaluare

Comitetul de Evaluare

Secretara Cel putin 3 Membrii votanti Observator (optional) Presedinte

32

Presedintele

Coordonare evaluare in acord cu PRAG Asigurarea impartialitatii si transparentei Semnarea the EVREP Semnarea tuturor scrisorilor si explicatiilor Atingerea consensului intre membrii

33

Secretara

Asigura colectarea si diseminarea declaratiilor Asigura completarea documentelor si disponibilitatea documentelor Minute Schimbul de scrisori/oferte Inregistreaza prezenta la intalniri si compileaza rapoartele de evaluare

34

Membrii - Responsabilitati

Luarea deciziilor privind evaluarea Stabilirea celor mai bune oferte in acord cu conditiile stabilite Membrii poarta responsabilitate colectiva pentru toate deciziile luate

35

Rolul Observatorului

Verifica conformitatea cu regulile licitatiei Reporteaza neregulile aparute

36

Evaluarea Ofertelor

Evaluarea ofertelor pentru contractele de Servicii

Reguli de impartialitate Responsabilitatile Comitetului Scrisori de clarificare (48 de ore) Etapele procesului de Evaluare

Primirea si inregistrarea (Presedinte si Secretara) Deschiderea ofertelor Conformitate formala Conformitate Administrativa Evaluare Technica Evaluare Financiara Pregatrea raportului

38

Evaluare tehnica

Scor minim pentru calificare: 80

39

Evaluarea Expertilor propusi

Verificarea CV propuse Se stabileste punctajul in functie de criteriile formulate Discutarea punctajelor cu colegii Finalizarea evaluarii

40

Evaluare Financiara

41

Evaluarea finala (compusa)

42

Servicii Recomandari ale Comitetului

Acordarea contractului:

Conformitatea cu cerintele si regulile de eligibilitate Incadrarea in bugetul stabilit Acopera cerintele tehnice minime Cel mai avantajos din punct de vedere economic Nici o oferta nu indeplineste criteriile dee selectare/acordare Nici o oferta nu atinge punctajul minim Pretul total (fees si provision) al ofertelor depasesc bugetul maxim disponibil

Intreruperea procedurii de licitare:

43

Evaluarea ofertelor pentru contractele de Achizitii (Supply)

Cea mai ieftina Reguli de impartialitate Responsibilitatile CE Scrisori de Clarificare Etapele procesului de evaluare:

Primirea si inregistrarea (Presedinte si Secretara) Deschiderea ofertelor (deschidere publica, raport) Conformitate formala Conformitate Administrativa Evaluare Technica Evaluare Financiara Pregatirea raportului

44

Achizitii Recomandari ale CE

Acordarea contractului:

Conformitatea cu cerintele si regulile de eligibilitate Incadrarea in bugetul stabilit Acopera cerintele tehnice minime Cel mai avantajos din punct de vedere economic Nici o oferta nu indeplinesti criteriile de selectie/acordare stabilite Toate ofertele depasesc bugetul maxim stabilit

Anularea licitatiei:

45

Anularea Evaluarii

Anularea procedurii de acordare

Procedura de licitatie fara succes Modificari majore ale datelor tehnice si economice Forta Majora Toate ofertele depasesc bugetul stabilit Nereguli aparute in timpul procedurii O noua licitatie Negocieri cu ofertantul (ii) Neacordarea contractului

Dupa anularea procedurii de acordare

46

Apeluri

Apeluri (contestatii)

Candidatul inainteaza catre AC, AC trebuie sa raspunda in maxim 90 de zile Daca este necesar poate fi implicata si DC EU Daca este necesar apel in instanta (se aplica legislatia nationala)

47

Acordarea Contractului

Contractarea

49

AC pregateste contractul cu toate anexele Pentru ofertele castigatoare valabilitatea se extinde automat cu 60 de zile de la data notificarii AC solicita declaratia de la castigator Inaintarea catre DC EU pentru aprobare de finantare Dupa semnatura DC EU toate partile semneaza Contractorul trebuie sa semneze in maxim 30 de zile si sa returneze contractul catre AC in caz contrar va fi acceptata oferta cu punctajul urmator sau alta procedura Publicarea acordarii contractului (24 ore transmis DC EU) Transmiterea scrisorilor catre candidatii respinsi (foarte detaliate,cf. template)

Modificarea Contractelor

50

Pot fi modificate in timpul derularii daca anumite circumstante care afecteaza derularea proiectului sau schimbat de la momentul semnarii contractului Addendum, trebuie initializat cu cel putin 30 de zile inainte de terminarea contractului ADD trebuie semnat de toate partile si girat de DC EU Pentru modificari mici - administrative order ADD nu trebuie sa modifice major cerintele contractului Orice modificare prin care se solocita fonduri aditionale trebuie prevazuta in documentele originale si nu poate depasi 50% din buget

Licitatie de Servicii: Timing

Procurement Forecast and Notice Submission Procurement Forecast Publication Procurement Notice Publication Application Deadline Short List Notice

Notification Award (Data Confirmation) Reception Contract Letter of Invitation Contract Sign. Clarification/Site/Request Award Notice Last Reply Submission deadline Eval. Report
11

Interview
90 - max 130

15

30

15

30

30

21 Min 50

Validity + 60

Min 75-80

51

Validity Period Min 90 - Max 190

Licitatie de Achizitii: Timing

Forecast (anual +individual) si Notice Submission Procurement Forecast - Publication Notification Award Procurement Notice Publication (Data Confirmation)

Letter of Invitation Clarification/Site/Request Last Reply Submission deadline Eval. Report

11 15 30 21 Min 60 90 - max 130 30

Reception Contract Contract Sign. Award Notice

30

Validity + 60

52

LOT Min 30

Validity Period Min 90 - Max 230