SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

CURS 4

1.4. Documentele contabile i evidena tehnico-operativ: obiect i surs de informare ale controlului financiar Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicaii care s asigure transmiterea clar i rapid a informaiilor, a instruciunilor, ordinelor i directivelor necesare bunei desfurri a activitii. Sistemul de informare presupune existena unui control asupra fundamentrii i executrii deciziilor. n procesul de conducere a activitii economico-sociale, evidena i controlul sunt eseniale, imprimnd ordine i disciplin economic i financiar. Necesitatea ordinii i a disciplinei implic existena unei evidene stricte i a unui control riguros i sistematic asupra mijloacelor materiale i bneti, dar i asupra performanelor obinute. Organizarea raional i clar a evidenei i a controlului asigur disciplina economic, gestionar i financiar. Controlul nu se confund cu evidena. Evidena presupune att sintetizare, fotografiere a activitii economico-financiare, dar i un control asupra mersului cantitativ i calitativ al activitii economice. Sistemul de eviden reprezint principala surs de informare a controlului financiar. Pentru a obine o imagine fidel asupra activitii economico-financiare controlate, este necesar ca informaiile care sunt puse la dispoziia organelor de control s fie reale, legale, corecte i de calitate. Din acest considerent, n sfera controlului se cuprind, n primul rnd, obiective privind ntocmirea documentelor i circulaia acestora i, n al doilea rnd, obiective privind organizarea i conducerea evidenei tehnico-operative i contabile, cu respectarea normelor metodologice n vigoare. Prin urmare, sistemul de documente i de eviden reprezint att obiect al controlului, dar i surs de informare pentru activitile de control. Datele i informaiile din documente i din evidene sunt importante pentru c reflect activitatea economico-financiar a entitii economice. Alturi de aceste surse de informare de baz, controlul mai folosete orice alte date, fr caracter de eviden, rezultate din contracte, ordine, coresponden, declaraii sau proceseverbale ale edinelor de conducere. Dei aceste materiale, fr caracter de eviden, nu servesc de obicei ca dovezi ale constatrilor, totui ele reprezint date semnalizatoare cu privire la existena, cauzele, cile, modalitile de remediere a lipsurilor dar i de perfecionare a activitii de control. Este o realitate faptul c, orice abatere sau lips trebuie confirmate prin documente i evidene, care reprezint temeiul operaiunii controlate. Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice i financiare constituie surse de informare pentru toate formele de eviden. n acelai timp, documentele primare, prin care operaiunile economico-financiare se consemneaz la locul i n momentul efecturii lor, servesc la informarea operativ a conducerii entitii economice. Pentru contabilitate, documentele primare ndeplinesc funcia de acte justificative, iar caracteristica lor principal este aceea c reflect situaia
1

SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

patrimonial i angajeaz rspunderea material. Pe baza lor se exercit controlul financiar-contabil de gestiune. De aceea, documentele primare trebuie s respecte anumite cerine n ceea ce privete structura, circulaia i arhivarea lor, indiferent de mijloacele utilizate pentru ntocmirea i prelucrarea lor. n acest sens, este necesar ca fiecare document folosit ca act justificativ n contabilitate i control s conin anumite elemente obligatorii: denumirea documentului, denumirea i sediul social al entitii economice, numrul de nregistrare fiscal al entitii care l ntocmete, numrul i data ntocmirii documentului, menionarea prilor care particip la efectuarea tranzaciei, datele cantitative i valorice, semnturile persoanelor care rspund de efectuarea tranzaciei, semnturile persoanelor care au obligaia efecturii controlului financiar preventiv sau dreptul de a aproba tranzacia respectiv. O importan deosebit se acord controlului documentelor nainte de efectuarea nregistrrilor n conturi, dar i dup aceast operaiune, att din punct de vedere al formei, ct i din punct de vedere al coninutului. A. Din punct de vedere al formei, obiectivele controlului documentelor sunt: autenticitatea; exactitatea i valabilitatea; efectuarea corect a calculelor. Controlul autenticitii documentelor presupune ntocmirea lor cu respectarea cerinelor legale, avnd ca direcii principale: - modul de utilizare a documentelor tipizate; - completarea documentelor cu toate elementele necesare; - completarea corect a documentelor, constatarea eventualelor falsificri i tersturi; - certificarea eventualelor corecii i adugiri pe documente; - existena semnturilor originale ale persoanelor n drept s dispun i s controleze operaiunile respective, precum i semnturile persoanelor care elibereaz i primesc valori; - concordana semnturilor originale ale persoanelor menionate mai sus cu semnturile de pe alte documente sau cu specimenele de semntur. Nendeplinirea uneia sau a mai multora dintre cerinele de mai sus reprezint elemente prin absena crora documentele i pierd fora probatorie. Controlul exactitii ntocmirii i valabilitii documentelor se realizeaz n funcie de momentul i condiiile derulrii tranzaciei economico-financiare pe care o consemneaz. Controlul efecturii corecte a calculelor (controlul aritmetic) are rolul de a constata i de a nltura erorile de calcul care pot denatura coninutul operaiunilor economice i financiare. Exist situaii n care calculele din documente au fost intenionat greite pentru a ascunde fraude, delapidri sau sustrageri. B. Din punct de vedere al coninutului (fondului), obiectivele controlului documentelor sunt: legalitatea; realitatea-exactitatea; eficiena.
2

SUPORT CURS CONTROL FINANCIAR

Lect. Univ. Dr. LAPTE RAMONA

Controlul legalitii ntocmirii documentelor urmrete ca documentele s fie ntocmite cu respectarea normelor legale privind disciplina financiar. Coninutul documentelor justificative se confrunt cu prevederile legale n vigoare i se stabilete concordana dintre acestea. Controlul realitii i exactitii operaiunilor economice i financiare consemnate n documente stabilete dac aceste operaiuni s-au produs n realitate n limitele, condiiile i locul indicat de ele. Atunci cnd exist incertitudini asupra realitii i exactitii operaiunilor se recurge la controlul faptic. De asemenea, se poate apela la martori care au asistat la efectuarea operaiunii respective sau la declaraii scrise de la persoanele implicate. Controlul eficienei operaiilor economico-financiare are n vedere necesitatea, economicitatea i oportunitatea operaiunilor. Controlul necesitii are n vedere gradul de utilitate al operaiunilor, consumurilor sau cheltuielilor consemnate n documente i urmrete nlturarea risipei, a cheltuielilor inutile i a operaiunilor ineficiente; Controlul economicitii urmrete dac operaiunea economicofinanciar este necesar din punct de vedere al activitii entitii, n sensul dac genereaz un avantaj economico-financiar; Controlul oportunitii unei operaiuni are n vedere dac momentul ales i locul stabilit pentru executarea acesteia sunt cele mai potrivite, att din punct de vedere economic, ct i pentru buna desfurare a activitii. O operaiune economico-financiar poate fi real, poate s ndeplineasc condiiile legale, ns exist situaii cnd nu este oportun din punct de vedere economic i de aceea controlul trebuie s urmreasc eficiena economic a operaiunilor derulate de entitatea economic. Un obiectiv esenial al controlului documentelor este gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special (chitana, factura fiscal, bonul de comand, avizul de nsoire, etc.). Nerespectarea cerinelor privind ntocmirea i utilizarea acestor documente poate genera scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale i bneti n scopul nsuirii lor n interes personal sau al justificrii neglijenei sau risipei. Formularele cu regim special reprezint mijloace importante de prevenire a pagubelor la nivelul entitilor economice. nregistrrile contabile, registrele contabile i situaiile financiare reprezint elemente de baz prin care se exercit controlul contabil. Cu ajutorul lor se exercit un control asupra activitii economice, financiare i gestionare a entitilor economice. Controlul contabil realizat pe baza documentelor primare i centralizatoare este strns corelat cu controlul documentelor i se manifest mpreun ca un procedeu de baz al controlului, sub denumirea de control documentar-contabil.