Aspecte importante in gestionarea unui proiect Tineret in Actiune

CUPRINS:
De ce un astfel de document? I. Persoane autorizate/responsabile n proiectele Tineret n Aciune Persoane suport n proiectele Tineret n aciune Comunicarea Managementul riscului Contract Elemente DEOR (diseminare si exploatare a rezultatelor)

II. III. IV. V. VI.

VII. EVALUARE VIII. Raportul final

De ce un astfel de document?
Dupa parcurgerea acestui material: v vei familiariza cu elementele specifice ciclului de via al proiectelor TiA vei fi familiari cu notiuni de comunicare necesare n implementarea unui proiect TiA va veti familiariza cu elementele specifice necesare completarii corecte a unui formular de raport tehnic si financiar;

I. Persoane autorizate/responsabile n proiectele Tineret n Aciune

Reprezentantul legal Persoana care reprezint oficial documentelor oficiale de nfiinare/funcionare organizaia/instituia conform

Persoana competent i abilitat s semneze documentele oficiale conform statutului organizaiei/regulamentului de funcionare a instituiei Semneaz toate documentele oficiale : cererea de finanare contractul cu AN

solicitrile de modificare ale cererii de finanare i contractului raportul final (tehnic si financiar) Coordonatorul de proiect Influeneaz i conduce activitile n vederea atingerii obiectivelor stabilite i rezultatelor estimate ndeplinete toate sarcinile administrative mpreun cu echipa de proiect

Coordoneaz proiectul mpreun cu toi promotorii/partenerii implicai n proiect Este persoana de contact pentru proiect Comunic permanent cu AN prin responsabilul de aciune Rspunde n timp util oricror solicitri venite din partea AN

Conduce i asigur suport personal echipei de proiect Supervizeaz orice activitate care ine de bunul mers al proiectului Elaboreaz rapoartele finale i intermediare (doar pentru Aciunea 2) Este responsabil pentru ndeplinirea obiectivelor i rezultatelor

Identific toi stakeholderii/toate persoanele resurs i asigur o comunicare cu/ntre ei i se armonizeaz solicitrile i nevoile lor Conduce echipa de proiect Planific proiectul corespunztor Soluioneaz problemele care pot aprea Monitorizeaz i ine proiectul sub control Finalizeaz proiectul cu success

Utilizeaz eficient i eficace resursele umane i materiale Raporteaz rezultatele proiectului NU se pltete

NU poate fi pltit n proiectul pe care l coordoneaz pentru activiti de formare, mentoring, coaching etc, aflndu-se astfel n conflict de interese NU poate presta alte servicii contra cost n cadrul proiectului

II. Persoane suport n proiectele Tineret n aciune

Liderul de grup Este o persoan resurs n cadrul aciunilor Schimburi de tineri -1.1 i 3.1 Trebuie s fie major nsoete tinerii participani implicai n proiect n activiti i le ofer suport n timpul activitilor Fiecare grup naional trebuie s aib minim 1 lider de grup

Se recomanda ca liderul de grup sa nu fie acceasi persoana cu coordonatorul de proiect, pentru a evita incarcarea de sarcini Colaboreaz cu coordonatorul de proiect Nu exist limit de vrst Cheltuielile de transport-70% sunt suportate de Program

Subzisten (cazare, mas) sunt costuri de activitate-barem de cost unitar/persoan NU este pltit

Resurse online Brosura Rolul liderilor de grup

http://www.tinact.ro/files_docs/roluriliderschimburi.pdf Coltul liderilor (pentru roluri, instrumente, interaciune etc)

http://www.tinapse.ro/home/coltul-liderilor

ndrumtor/Coach Nu exist limit de vrst sau restricie geografic Este independent

Este un specialist n comunicarea cu tinerii, deine abiliti de dezvoltare i mbuntire a performanelor tinerilor Motiveaz i sprijin grupul de iniiativ pentru desfurarea cu succes a activitilor proiectului Poate fi voluntar sau profesionist, lider de tineret, lucrtor de tineret, tnr cu experien implicat anterior n alte iniiative de tineret Este pltit cu maxim 750 Euro/proiect cu condiia prezentrii la raportul final a unui raport al instructorului (anexa IIa a RF) NU este reprezentant legal, coordonatorul de proiect sau membru n grupul de iniiativ

Resurse online Brosura Ghidul ndrumtorului

http://www.tinact.ro/files_docs/ghidindrumator.pdf Coltul ndrumtorului (pentru roluri, instrumente, interaciune etc)

http://www.tinapse.ro/home/coltul-indrumatorului-coach Factorii de decizie/Experii

in domeniul participrii la viaa democratic i instituii democratice

Pot fi persoane resurs n special n cadrul Aciunilor 1.3 i 5.1

Aduc o valoare adaugat proiectului prin competenele deinute i expertiz Consiliaz tinerii cu privire la implicarea n luarea deciziilor

Prezena/implicarea lor n activitile proiectului faciliteaz integrarea rezultatelor n procesul decizional Pot fi implicai indiferent de vrst sau provenien geografic Nu se pltesc n proiect

Costurile de transport i subzisten (cazare i mas) nu sunt suportate de ctre Program, ci de instituia pe care o reprezint sau de alte surse) Nu sunt formatori, participani, prestatori de servicii

Mentorul

Este o persoan resurs specific Aciunii 2 Voluntariat

Serviciul European de

Este obligatoriu n proiect i este identificat i asigurat de ctre organizaia gazd Pentru proiecte cu voluntari cu dizabiliti i oportunitati reduse exist mentoratul consolidat care poate fi pltit (maxim 250 /voluntar /lun) cu condiia completrii unui raport specific semnat i asumat de ctre mentor, ca anexa la RF (document word) Dac exist mai multe persoane care asigur mentoratul consolidat, se va redacta cte un raport de catre fiecare mentor in parte

 Asigur suport personal voluntarilor pentru facilitarea integrrii att in organizaia gazd ct i n comunitatea local Previne i mediaz conflicte atunci cand situatia o cere Poate fi un confident al voluntarului

Poate fi voluntar sau mentor profesionist, lider de tineret, lucrator de tineret, fost voluntar EVS. n aces sens, AN ncurajeaz participarea tuturor mentorilor selectai n proiectele SEV, la modulele anuale de formare, dedicate mentoratului n SEV Este independent, nefiind implicat n activitile proiectului. Se aloc 1 mentor la maxim 5 voluntari SEV

Costurile pentru mentor pot fi asigurate din costurile de proiect (nu sub form de salarizare) sau poate fi munc voluntar (pro bono)

Poate fi membru n organizaie nsa se recomanda sa fie din afara organizaiei Nu este reprezentant legal, coordonator de proiect/persoan implicat n activitile proiectului

Resurse online Brosura Ghidul Mentorului

http://www.tinapse.ro/home/coltul-mentorului/materiale-siinstrumente/brosura%20mentor%20in%20SEV%20-var.%2029.09.2011.doc/view Coltul mentorului (pentru roluri, instrumente, interaciune etc) http://www.tinapse.ro/home/coltul-mentorului

Persoan suport Este o persoan resurs n cadrul Aciunilor 4.3 i 3.1 b Formare i reele Experi: lectori, formatori, facilitatori implicai direct n proiect

Persoanele suport implicate direct in implementarea si gestionarea proiectului Sunt suportate costurile pentru transport 70% i costuri de activitate (cazare, masa, activitati) Persoan nsoitoare Este o persoan care ajut tinerii s se implice n activitile proiectului dar care este n afara proiectului nsoete tinerii minori nsoete persoanele cu disabiliti

Costurile de transport, subzistent (cazare i mas) sunt suportate prin categoriile de cheltuieli dedicate Link-uri utile www.tinact.ro www.tinapse.ro http://www.tinact.ro/files_docs/roluriliderschimburi.pdf http://www.tinact.ro/files_docs/ghidindrumator.pdf www.SALTO-Youth.net/YouthInitiatives

III. Comunicarea
De ce comunicm? Transmitem informaii Prevenim conflicte/rezolvm conflicte Pentru transparen Pentru crearea unui climat adecvat desfurrii proiectului (armonie) Pentru o coordonare mai bun Pentru succesul proiectului

Cu cine comunicm?

Intern Organizaia/instituia Echipa de proiect Persoanele resurs Beneficiarii

Extern Finanatorul (ANPCDEFP) Partenerii Instituii (asigurarea cadrului legal) Furnizori/prestatori de servicii Comunitatea Mass media

Cnd comunicm cu AN?

naintea depunerii cererii de finanare-planificarea proiectului-consultan n timpul derulrii proiectului i activitilor Dup finalizarea proiectului (raportul final) Dup finalizarea raportului final (efectuarea plii finale, impact)

Ce comunicm AN? Stadiul proiectului

Promovarea proiectului-Invitaii evenimente Orice modificri intervenite n cadrul proiectului (cererea de finanare i contract) de natur tehnic i financiar PRIN NOTIFICRI OFICIALE (semnate i tampilate, se accept i documente scanate si trimise prin fax) Dificulti aprute n timpul derulrii proiectului Conflicte aprute (n special la SEV) Modificri de statut, persoan de contact

Ce intereseaz AN i CE? Daca proiectul s-a desfurat conform planificrii n cazul schimbrilor - cauzele schimbrilor respective Cauzele schimbrilor de natur financiar Dac exist documente justificative

 Dac au fost atinse obiectivele pe care i le-a propus organizaia/instituia n proiectul finanat Dac proiectul a fost promovat i a fost asigurat vizibilitatea programului

Dac a fost acoperit nevoia pentru care a fost finantat proiectul, sau n ce stadiu se afl ea dup finalizarea proiectului Orice proiect este iniiat pentru c am identificat o nevoie!!!

Reguli importante Menionai CODUL DE REFERIN al proiectului dvs. n subiectul tuturor mesajelor pe care le trimitei ctre ANPCDEFP. Citii cu atenie Apelul naional i Ghidul programului! Sunai-ne sau scriei-ne dac nu gsii n aceste documente rspunsurile de care avei nevoie. Cerei sprijin din timp. Nu solicitai informaii n ultimul moment. ntrebai responsabilul de aciune ori de cte ori este cazul. Nu ateptai confirmarea primirii tuturor mesajelor pe care le trimitei ctre responsabilii de aciuni. Pentru a avea garania c am primit/citit mesajele voastre, activai opiunile de primire a notificrilor la livrare i la citire. (Opiuni de configurare a clientului de mail pentru: Request a Delivery Receipt Request a Read Receipt)

IV. Managementul riscului

Este un proces de identificare, analiz i aciuni care pot fi luate pentru a minimiza/limita efectele lor asupra proiectului Riscurile pot avea consecine financiare, de organizare/planificare i pot afecta calitatea proiectului Ce ar putea s mearg ru, n orice moment al proiectului? Exemple Reacia stakeholderilor implicai n proiect Efecte/reacii cu privire la campanii de promovare din partea concurenei Schimbri statutare

Const n: 1. Identificarea riscurilor: identificarea acelor riscuri care pot afecta proiectul i descrierea fiecruia dintre riscurile identificate Metode: Braistorming Checklist Discuii libere Supravegherea din partea echipei de proiect a riscului 2. Evaluarea riscurilor: este cea mai important parte din proces i presupune o evaluare cantitativ i calitativ. Se apreciaz: impactul riscului asupra proiectului

nivelul de probabilitate de apariie a riscului identificat.

Descrierea nivelelor: inaceptabil -mare- mediu-mic Risc inaceptabil proiectul nu poate merge mai departe fr msuri imediate care s influenteze posibilitatea apariiei. Risc mare impact major asupra planului de aciuni i bugetului. Posibil s afecteze rezultatele prevzute. Trebuie monitorizat regulat i cu atenie. Trebuie prevzute aciuni care s reduc intensitatea sau impactul. Risc mediu nu se prevede a avea un impact serios asupra proiectului. Nu este de ateptat s afecteze un element esenial al planului. La fiecare ntlnire a echipei de proiect, revizuii gradul de risc i aveti grij s nu se transforme ntr-un risc mare. Risc mic nu se prevede a avea un impact serios asupra proiectului. Revizuii regulat i monitorizati.

3. Analiza riscului: pe baza ierarhizrii riscurilor evaluate se determin aciuni ce trebuie aplicate la nivelul fiecrui risc. Aciunile vor fi de: evitare acceptare respingere transfer

4. Planul de contingen/alternativ: este un plan (strategie) de rspuns la risc care se va realiza pentru fiecare risc n parte. Presupune aciuni care s contracareze sau s reduc un posibil risc ce poate perturba buna desfurare a proiectului i atingerea obiectivelor stabilite.

Riscurile pot fi reduse prin: Monitorizarea permanent a riscurilor Revizuirea gradului de risc Definirea i stabilirea clar a rolului i responsabilitilor fiecrui membru din echipa de proiect Personal calificat/instruit Expertiz n management de proiect

Nu uitai!!! Nu exist proiect fr riscuri!!!

V. Contract
Conditii speciale Conditii generale Anexe:

Anexa I Formularul de candidatura Anexa II Formularul de raport final Anexa IIa Raport de activitate al ndrumtorului/mentorului (Actiunea 1.2/2) Anexa III Reguli financiare aplicabile Anexa IIIa Ghid de completare al raportului final Anexa IIIb Centralizatorul de cheltuieli

Contractul intra in vigoare la data semnarii acestuia de catre AN Finantarea obtinuta se acorda in 2 sau mai multe transe in functie de rezultatul capacitatii financiare Plata avansului se face in Euro, la cerere si in lei Pentru proiectele nationale (1.2 si 5.1) plata avansului se face exclusiv in lei Plata soldului se efectueaza doar in lei Plata soldului se realizeaza doar dupa aprobarea raportului final Costurile eligibile pot fi efectuate doar in cadrul perioadei de desfasurare a proiectului Cofinantarea este obligator Transferul de sume intre capitole bugetare este permis doar intre capitolele bazate pe costuri reale: - In procent de maxim 10% fara intocmirea unui act aditional

- Peste 10% in baza unui act aditional Costurile eligibile sunt costurile: - Realizate in legatura cu obiectul contractului semnat cu AN - Realizate in perioada desfasurarii proiectului Documentele justificative se pastreaza 5 ani de zile dupa terminarea proiectului, timp in care pot fi efectuate controale si vizite de audit de catre urmatoarele institutii: AN, CE, OLAF/DLAF, institutii desemnate de catre CE, AN, OLAF Beneficiarul este singurul responsabil de respectarea tuturor obligatilor legale care ii revin In cazul incalcarii clauzelor contractuale, pot fi aplicate penalitati financiare in procent de 2 20% din grantul total acordat; Pot fi operate modificari, insa doar cu instiintarea si acordul AN in prealabil; AN poate aproba sau respinge schimbarile neanuntate de catre beneficiar in perioada de implementare Este obligatoriu ca participantii implicati in proiect sa fie informati despre dreptul de a primi in mod individual un certificat Youthpass (1.1, 1.2, 2, 3.1a, si cursurile de formare 3.1b si 4.3)

Conflictul de interese

Persoanele care semneaz documente de plat (reprezentant legal, responsabil financiar etc.) sau rudele acestora nu pot fi prestatori de servicii n cadrul proiectelor (inclusiv plata pentru servicii de tip ndrumtor, mentor consolidat sau formator)

VI. Elemente DEOR (diseminare si exploatare a rezultatelor)

VIZIBILITATEA se refera la promovare, marketing, construirea unei imagini, prezenta media, logo-uri, identitate vizuala. se concentreaza in principal pe activitate se desfasoara inainte de inceperea activitatii (la inceputul proiectului, inainte de activitatea de schimb) sau in timpul desfasurarii activitatii (o comunicare privind derularea unei anumite activitati din cadrul schimbului de exemplu). masurile de asigurare a vizibilitatii ar trebui sa fie corelate cu nevoile, posibilitatile, specificitatea grupului caruia i se adreseaza informarea cu privire la proiect. Exemple de masuri: realizarea de materiale informative si promotionale, comunicate de presa, scrierea de articole in ziare, reviste, site-uri, crearea de grupuri electronice, spatiu web, galerie foto, blog pe internet, fluturasi, afise, tricouri, etc. Folosirea i Programului este obligatorie (in engleza sau in romana)

folosirea frazei standardeste obligatorie pe orice comunicare sau publicatie a proiectului Acest proiect este finantat cu sustinere din partea Comisiei Europene. Aceasta publicatie [comunicare] reflect doar vederile autorului, iar Comisia nu poate fi facuta responsabila pentru utilizarea informatiei pe care o contine.

Citarea acestei fraze trebuie s utilizeze fontul Tahoma.

Sigla tematica Tineret nu este obligatorie, insa este recomandata

Beneficiarii trebuie s promoveze clar sustinerea Uniunii Europene in toate comunicarile sau publicatiile proiectului, in orice forma sau in orice mediu, inclusiv pe Internet, sau cu ocazia desfsurrii activittilor pentru care este utilizat finantarea. DISEMINARE vizeaza utilizarea si aplicarea practica a rezultatelor proiectului, obtinute prin transferarea si adaptarea rezultatelor existente la nevoile unor grupuri noi. altfel spus reprezinta prezentarea rezultatelor, transmiterea lor mai departe, distribuirea de produse finale realizat. se concentreaza pe rezultate se deruleaza dupa terminarea activitatii care a generat acele rezultate. ar trebuie sa existe un plan de diseminare grupurile tinta trebuie identificate. PLAN DE DISEMINARE

Urmatoarele intrebari va pot ajuta in elaborarea planului de diseminare: 1. Ce vreau s ating cu acest proiect? n folosul cui? 2. Ce merit s art i altora? 3. Asupra cui vreau s aib impact acest proiect? 4. Ce mesaje s-ar potrivi publicului meu int?

5. Ce competene / resurse am disponibile n organizaie? 6. Ce anume trebuie s fac, nc din timpul proiectului, pentru a asigura activitatea de diseminare? 7. Ct m cost? Am timp? Se recomanda conceperea unei strategii comune la nivel de parteneriat.

EXPLOATAREA REZULTATELOR

Exploatarea rezultatelor vizeaza folosirea rezultatelor activitatilor asigurarea ca produselor sunt folosite corespunzator.

 Altfel spus asigurati-va ca produsele/rezultatele vor fi folosite folosite adaptati-va la publicul int (produse pe care le-ar folosi, de ex), formati alti tineri interesati n anumite metode, mprtiti experiene... Din exploatarea rezultatelor se poate spune c fac parte i activitile de Multiplicare utilizarea rezultatele n noi proiecte, n activiti de follow-up, n alte organizaii i cele de Mainstreaming aveti grija ca rezultatele s devin recomandri pentru decideni, activiti de lobby, s aduc o schimbare

REZULTATE

I. Rezultate tangibile / vizibile CD, brour, tricou, filmule, creaii artistice, pies de teatru, site, flutura etc. II. Rezultate intangibile / invizibile Experiene / experiene de nvare Deschidere, interculturalitate, dinamic de grup, competene lingvistice, lucru de echip, dezvoltare personal, creativitate i iniiativ etc. Metode i abordri Jocuri, energizere, conflict management, schimb de idei brainstorming, tehnici de negociere, improvizaie etc. II. Rezultate intangibile / invizibile Cooperare (european) i reele Schimb transnaional de practici, parteneriate, sentimentul de a fi european, dimensiune european etc. Recomandri / lecii nvate Recomandri ce pot fi fcute decidenilor, sugestii de mbuntire pe anumite aspecte, indicarea anumitor probleme /obstacole etc

VIII. EVALUARE
Evaluarea este activitatea de management care are ca scop masurarea gradului de implinire a obiectivelor, determinarea impactului si a rezultatelor proiectului. Evaluarea poate fi realizata pe tot parcursul proiectului, cat si la finalul acestuia. Evaluarea presupune cateva cerinte esentiale: obiectivele sa fie clare celor evaluati de la bun inceput; monitorizarea trebuie sa se efectueze pe parcursul intregii activitati, iar informatiile trebuie culese si prelucrate cu grija; cei care sunt evaluati trebuie sa doreasca sa fie critici cu activitatea lor si a proiectului; evaluarea nu are nici un sens sa fie facuta daca oamenii nu sunt capabili sa admita ca au comis greseli sau ca nu si-au atins obiectivele; dupa evaluare, oamenii trebuie sa-si doreasca sa procedeze la schimbarile impuse de rezultatele evaluarii sau sa lase institutia sa produca aceste schimbari Cine face evaluarea? Este bine ca aceasta sa o faca atat managerul de proiect cat si executivul care este responsabil de supervizare. Evaluarea din exterior o poate face finantatorul, organismele guvernamentale interesate, organizatiile partener, beneficiarii, etc. Ce se evalueaza?

performanta proiectului in atingerea obiectivelor si asigurarea calitatii dorite performanta echipei de proiect si relatia sa cu conducerea institutiei relatia cu finantatorul sau sponsorul relatia cu partenerii de proiect relatia cu alte institutii si autoritatile centrale impactul proiectului asupra grupului-tinta si beneficiarilor (cand nu sunt unul si acelasi lucru)

Procesul de evaluare presupune

Evaluarea propriu-zisa Colectarea informatiilor (monitorizarea): ce anume s-a facut - date cantitative si calitative cum anume s-a facut - chestionare, observare Analizarea interpretarea informatiilor aprecierea rezultatelor Prezentarea validarea analizelor si judecatilor elaborarea raportului de evaluare Post-evaluarea reprezinta ceea ce facem cu rezultatele evaluarii. Fara a fi urmata de niste decizii privind fie continuarea drumului ales si a metodelor alese, fie corectarea lor, evaluarea este inutila. Acest proces trebuie intotdeauna urmat de : Implementare acordul asupra recomandarilor producerea schimbarilor reiesite din recomandari Feedback Revizuirea necesitatilor de evaluare si proiectarea evaluarii viitoare Prezentarea raportului cuprinzand datele rezultate din evaluare

IX. Raportul final

-max. 60 zile de la ncheirea proiectului-

Raport final narativ de activitate -formular standard http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1 Raport financiar de activitate: - Centralizator pe capitole de cheltuieli - Documente justificative financiare Lista participani n original Alte documente/evidene-materiale promo, diseminare, comunicate pres, poze, filme, altele Raport intermediar pentru proiectele cu mai multe transe de avans Pentru fiecare actiune in parte exista un ghid de completare al raportului final Anexa III.a la contractul de finantare (http://www.tinact.ro/contracte-sianexe-1) Raportul ndrumtorului (Aciunea 1.2) dac e cazul Raportul mentorului pentru tinerii cu oportuniti reduse (mentorat consolidat) Raportul voluntarului (doc. word semnat n original Aciunea2) Raport final narativ Formularul de raportul final tehnic trebuie tehnoredactat Formular valabil pentru anul obinerii finanrii (2012) Formularul trebuie completat n ntregime Trebuie semnat n original, datat, tampilat Trebuie trimis n maxim 60 zile de la terminarea proiectului

Raport final financiar Centralizatorul de cheltuieli va fi transmis n format tiparit, semnat i tampilat de ctre reprezentantul legal, precum i n format electronic pe suport CD/email, responsabilului de aciune Documente justificative financiare Lista participani cu semnaturi n original

Raportarea cheltuielilor efectuate n alte valute dect EURO, se va face la cursul INFOREURO http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en, corespunztor lunii n care a fost semnat contractul de ctre AN Decontarea costurilor reale, pe toate documentele financiare originale trebuie s existe meniunea Pltit din proiectul nr. RO-XX-XXX-2012-RX. Aceste documente se vor fotocopia, se vor semna de catre reprezentantul legal i stampila Conform cu originalul (anexa raport final financiar) n cazul n care plile se efectueaz prin internet banking i ordinul de plat nu este semnat i stampilat de banc, pentru validarea plii se solicit extrasul de cont. In cazul transportului cu maini particulare costul se va deconta dup urmatoarea formul de calcul : 7.5% * cost combustibil * nr. Km Pentru aceasta se vor trimite ca documente justificative bonurile de benzin, taxe de autostrad, ct i dovada nr. de km extras de pe site-ul http://www.viamichelin.com/ Toate platile vor fi efectuate prin transfer bancar!!! Lista participanilor cu semnturi n original Evitarea conflictului de interese (conform contractului Conditii generale) Este interzis ca reprezentantul legal i echipa de proiect s obin un interes economic personal din finanarea acordat de A.N. pentru derularea proiectului. SI NU UITATI!!!! Pentru intrebari, neclaritati, legate de proiectele pe care le gestionati contactati responsabilii de actiune. Datele de contact le gasiti pe site-ul TiA la http://www.tinact.ro/contact-an

Mult succes! Echipa Tineret n Aciune!