GHIDUL OECD PENTRU REZOLVAREA CONFLICTULUI DE INTERESE N ADMINISTRAIA PUBLIC

PREFA Preocuparea n cretere a publicului 1. Misiunea fundamental a guvernelor i a instituiilor publice este aceea de a servi interesul public. Cetenii doresc ca funcionarii publici s-i fac datoria n mod cinstit, corect i imparial. Din ce n ce mai mult se cere ca guvernele s ia msuri pentru ca funcionarii publici s nu permit compromiterea procesului de luare a deciziilor oficiale i de administraie public din cauza intereselor i relaiilor lor personale. n condiiile n care preteniile societii sunt din ce n ce mai mari, conflictul de interese tratat n mod necorespunztor de ctre funcionarii publici pot slbi ncrederea cetenilor n instituiile publice. 2. Conflictele de interese att din sectorul public ct i din cel privat au devenit un motiv major de preocupare n ntreaga lume. n sectorul guvernamental i n cel public, conflictele de interese sunt de mult vreme obiectul unei politici specifice; abordrile legislative i administrative au avut scopul de a susine integritatea i luarea deciziilor n mod dezinteresat n instituiile guvernamentale i publice. i n sectorul privat exist de mult preocupri legate de integritatea n afaceri i n mod special de protejarea intereselor acionarilor i a marelui public. Recentele scandaluri au atras atenia asupra importanei evitrii conflictelor de interese care pot deveni o problem atunci cnd, de exemplu, un funcionar public pleac din serviciul public pentru a se angaja n sectorul privat sau la un ONG sau cnd o firm de contabilitate ofer att servicii de auditare ct i servicii de consultan aceluiai client sau o agenie de reglementare se aliniaz prea mult la interesele societilor comerciale pe care are datoria s le supravegheze. 3. Au aprut forme noi de relaii ntre sectorul public i sectoarele comerciale i non-profit, care dau natere de exemplu unor forme de colaborare din ce n ce mai strnse cum ar fi parteneriatele public/privat, auto-reglementarea, schimburi de personal i sponsorizri. De asemenea, au aprut forme noi de activitate n sectorul public care ar putea duce la apariia unor schimbri n obligaiile i loialitile tradiionale ale angajailor. Prin urmare, n mod evident exist un potenial n cretere de forme noi de conflict de interese care implic interesele personale i obligaiile publice ale persoanei oficiale respective iar creterea preocuprii publicului a exercitat presiune asupra guvernelor ca acestea s ia msuri pentru a nu fi compromis corectitudinea procesului de luare a deciziilor oficiale. 4. Dei un conflict de interese nu nseamn ipso facto corupie, exist o recunoatere din ce n ce mai larg a faptului c apariia unor conflicte ntre interesele personale i obligaiile publice ale funcionarilor publici, dac nu este tratat corespunztor, poate duce la corupie. Obiectivul unei politici adecvate privind conflictul de interese nu const n simpla interzicere a tuturor intereselor de natur privat ale funcionarilor publici, chiar dac o asemenea metod ar fi posibil. Obiectivul imediat ar trebui s fie acela de a susine corectitudinea deciziilor politice i administrative oficiale i a administraiei publice n general, recunoscnd faptul c un conflict de interese nesoluionat poate duce la un abuz n serviciu.

OECD, June 2003 All rights reserved

5. Acest obiectiv poate fi n general atins dac organismele publice au la dispoziie i pun n practic standarde politice corespunztoare n vederea promovrii corectitudinii, metode eficiente pentru identificarea riscurilor i soluionarea apariiei unor conflicte de interese, mecanisme interne i externe adecvate de tragere la rspundere i metode administrative inclusiv sanciuni prin care s se asigure c funcionarii publici rspund personal pentru respectarea literii i spiritului acestor standarde. 6. n general, metodele diferite de tratare a conflictului de interese care au fost adoptate de statele membre au reflectat diversele lor tradiii istorice, juridice i administrative. Msurile instituionale cum ar fi inspecia i verificarea extern sau alte metode de supraveghere intern au rolul lor n tratarea situaiilor de acest gen. Exist i alte msuri eficiente, cum ar fi publicare n parte sau n totalitate a intereselor declarate i/sau dezvoltarea unui culturi administrative puternice care s susin corectitudinea. TRATAREA CONFLICTULUI DE INTERESE 7. n condiiile unui mediu al sectorului public n schimbare rapid, conflictul de interese reprezint ntotdeauna un motiv de ngrijorare. ncercarea de a controla prea strict exercitarea intereselor personale poate intra n conflict cu alte drepturi sau poate fi imposibil sau contra-productiv n practic sau poate determina unele persoane s nu mai doreasc s ocupe o funcie public deloc. Prin urmare, o politic modern cu privire la conflictul de interese trebuie s caute s ajung la un echilibru, prin identificarea riscurilor legate de corectitudinea organizaiilor publice i a funcionarilor publici, interzicerea formelor inacceptabile de conflict de interese, tratarea corespunztoare a situaiilor de acest gen, informarea organizaiilor publice i a persoanelor oficiale cu privire la apariia unor asemenea conflicte de interese, asigurarea introducerii unor proceduri eficiente pentru identificarea, declararea, rezolvarea i promovarea soluiei adecvate pentru situaiile de conflict de interese. Obiectivele Ghidului 8. Scopul principal al Ghidului este acela de a ajuta statele membre, la nivel guvernamental central, s evalueze politica i practica actual privind conflictul de interese n relaie cu oficialitile publice inclusiv funcionarii publici, salariaii i cei care dein diverse funcii n sectorul public care lucreaz n administraia public naional. Indicaiile Ghidului pot fi utilizate i de alte ramuri ale guvernului, la nivelul inferior celui naional, precum i de firmele cu capital de stat. 9. In mod specific, Ghidul reflect politicile i practicile care s-au dovedit eficiente n rile OECD i are urmtoarele obiective: Asistarea instituiilor i ageniilor guvernamentale n vederea elaborrii unei politici privind conflictul de interese care s asigure ncrederea publicului n corectitudinea lor i corectitudinea funcionarilor publici i a procesului de luare a deciziilor. Crearea unui cadru practic de referin pentru analizarea soluiilor existente i a mecanismelor de modernizare aliniate la bunele practici din rile OECD. Promovarea unei culturi a funciei publice n care conflictele de interese s fie identificate i rezolvate sau tratate corect, n mod transparent i la timp, fr a afecta nejustificat eficiena i competena organizaiilor publice respective. Susinerea parteneriatelor dintre sectorul public i sectoarele comerciale i non-profit, conform unor standarde publice clare care s defineasc responsabilitile prilor pentru corectitudine.

Definirea unui conflict de interese 10. De-a lungul timpului, au existat numeroase modaliti diferite de a defini termenul de conflict de interese. Cum toi funcionarii publici au interese legitime datorit calitii lor de ceteni privai, conflictele de interese nu pot fi pur i simplu evitate sau interzise i trebuie s fie definite, identificate i rezolvate. Prezentul Ghid adopt o definiie care este n mod deliberat simpl i practic pentru a ajuta la identificarea i rezolvarea eficient a situaiilor conflictuale, dup cum urmeaz: Un conflict de interese implic un conflict ntre datoria fa de public i interesele personale ale unui funcionar public, n care funcionarul public are interese, n calitatea sa de persoan privat, care ar putea influena necorespunztor ndeplinirea obligaiilor i responsabilitilor oficiale. 11. Definit n acest fel, conflictul de interese are acelai neles cu conflictul real de interese. O situaie de conflict de interese poate astfel fi actual sau poate s fi existat cndva n trecut. 12. Prin contrast, se poate spune c exist un conflict de interese aparent atunci cnd se pare c interesele unui funcionar public ar putea influena n mod necorespunztor ndeplinirea sarcinilor dar n realitate situaia nu este aa. Un conflict potenial apare atunci cnd un funcionar public are interese personale care sunt de o asemenea natur nct s-ar produce un conflict de interese dac funcionarul ar avea atribuii oficiale n acea privin (conflictuale) n viitor. 13. n cazul n care un interes personal a compromis n fapt ndeplinirea corect a sarcinilor unui funcionar public, situaia specific respectiv trebuie privit mai degrab ca un caz de comportament necorespunztor sau abuz n serviciu sau chiar ca un caz de corupie i nu ca un conflict de interese. 14. In aceast definiie, interesele personale nu se limiteaz la interesele financiare sau pecuniare sau la acele interese care genereaz un beneficiu personal direct pentru funcionarul public. Un conflict de interese se poate referi la o activitate care altfel poate fi legitim n calitate de persoan privat, la afiliaii i asocieri personale i la interese de familie dac aceste interese pot fi considerate n mod plauzibil ca putnd influena necorespunztor modul n care funcionarul i ndeplinete sarcinile. Un caz special l constituie problema alegerii unui alt loc de munc de ctre un funcionar public: negocierea viitorului loc de munc de ctre un funcionar public nainte de a renuna la funcia public este n mare msur considerat drept o situaie de conflict de interese. 15. Definite n acest fel, conflictele de interese reprezint obiectivul de baz al prezentului Ghid ntruct, dac nu sunt tratate sau rezolvate n mod adecvat, ele pot submina funcionarea corespunztoare a guvernelor democratice prin: O mai slab aderare a funcionarilor publici la idealurile de legitimitate, imparialitate i corectitudine n procesul de luare a deciziilor publice i Afectarea statului de drept, a dezvoltrii i aplicrii politicii, a funcionrii pieelor i a alocrii resurselor publice.

Principiile de baz pentru tratarea conflictelor de interese 16. n interesul pstrrii ncrederii cetenilor n instituiile publice, Ghidul reflect faptul c funcionarii publici trebuie s respecte n special urmtoarele principii fundamentale n tratarea conflictelor de interese, pentru a promova corectitudinea ndeplinirii sarcinilor i responsabilitilor oficiale:
OECD, June 2003 All rights reserved

Slujirea interesului public Funcionarii publici trebuie s ia decizii i s fac recomandri pe baza legislaiei i politicii corespunztoare i caracteristicilor fiecrui caz, fr s ia n consideraie ctigul personal (adic s fie dezinteresai). Corectitudinea procesului de luare a deciziilor oficiale, n special n aplicarea politicii la cazurile individuale, nu trebuie s fie prejudiciat de preferinele religioase, profesionale, politice de partid, etnice, familiale sau alte preferine sau angajamente ale factorului de decizie. Funcionarii publici trebuie s renune sau s restrng interesele personale care ar putea compromite deciziile oficiale la care particip. Dac acest lucru nu este posibil, funcionarul public trebuie s nu se implice n luarea deciziilor oficiale care ar putea fi afectate de interesele i relaiile lor personale. Funcionarii publici trebuie s evite s se implice ca persoane private n aciuni din care ar putea obine un beneficiu incorect datorit informaiilor din interior obinute n timpul ndeplinirii sarcinilor de serviciu dac aceste informaii nu sunt disponibile publicului larg i trebuie s nu se foloseasc incorect de poziia lor i de resursele guvernamentale n beneficiul personal. Funcionarii publici nu trebuie s caute s obin sau s accepte nici un fel de beneficiu incorect n vederea influenrii ndeplinirii sau nendeplinirii sarcinilor sau responsabilitilor de serviciu Funcionarii publici nu trebuie s caute s obin beneficii incorecte datorit funciei publice sau poziiei oficiale deinute anterior, inclusiv datorit informaiilor privilegiate obinute prin funcia respectiv, n special atunci cnd i caut un loc de munc sau o alt funcie dup ce nu mai dein funcia public.

Susinerea transparenei i controlului exercitat de ctre public Funcionarii publici i organizaiile publice trebuie s acioneze de o manier care s permit cel mai atent control din partea publicului. Aceast obligaie nu este ndeplinit n totalitate prin simpla respectare a literei legii; ea implic i respectarea unor valori mai largi ale administraiei publice, cum ar fi lipsa intereselor private, imparialitatea i corectitudinea. Funcionarii publici trebuie s-i declare interesele personale i afiliaiile care ar putea compromite ndeplinirea dezinteresat a ndatoririlor lor publice, pentru a permite un control adecvat i gsirea unei soluii. Organizaiile publice i funcionarii publici trebuie s asigure consecvena i un grad corespunztor de deschidere n procesul de rezolvare sau tratare a unei situaii de conflict de interese. Funcionarii publici i organizaiile publice trebuie s promoveze verificarea modului n care au tratat conflictele de interese, n limitele cadrului legislativ corespunztor.

Promovarea responsabilitii individuale i a exemplului personal Funcionarii publici trebuie s acioneze n orice moment astfel nct integritatea lor s serveasc drept exemplu pentru ali funcionari publici i pentru ceteni.

Funcionarii publici trebuie s acepte responsabilitatea pentru modul n care i desfoar activitile n calitate de persoane private, n msura n care este posibil, astfel nct s previn apariia unor conflicte de interese la numirea n funcia public i ulterior. Funcionarii publici trebuie s accepte responsabilitatea pentru identificarea i rezolvarea conflictelor n beneficiul interesului public atunci cnd apare un conflict. Funcionarii publici i organizaiile publice trebuie s-i demonstreze angajamentul de a asigura corectitudinea i profesionalismul prin aplicarea unei politici i practici eficiente cu privire la conflictul de interese.

Promovarea unei culturi organizaionale care s fie intolerant fa de conflictul de interese Organizaiile publice trebuie s asigure i s pun n practic politici, proceduri i practici adecvate de conducere n mediul de lucru pentru a ncuraja controlul i rezolvarea eficient a situaiilor de conflict de interese. Practicile organizaiilor trebuie s i ncurajeze pe funcionarii publici s declare problemele legate de conflictele de interese i s le discute i trebuie s se prevad msuri pentru a proteja aceste informaii astfel nct ele s nu fie utilizate incorect de ctre alii. Organizaiile publice trebuie s creeze i s susin o cultur de comunicare i dialog deschis cu privire la corectitudine i promovarea ei. Organizaiile publice trebuie s ofere ndrumare i instruire n vederea promovrii nelegerii i evoluiei dinamice a regulamentelor i practicilor recunoscute ale organizaiei publice i a aplicrii lor n mediul de lucru.

DEZVOLTAREA CADRULUI LEGISLATIV 17. Definirea unei abordri politice privind tratarea conflictelor de interese reprezint o parte esenial a contextului politic, administrativ i cultural al administraiei publice a unei ri. Prezentul Ghid nu ncearc s acopere toate situaiile posibile n care ar putea aprea un conflict de interese, fiind conceput ca o referin de politic i practic general care este relevant pentru un context social n schimbare rapid. Msurile propuse sunt concepute astfel nct s se consolideze unele pe celelalte pentru a oferi o abordare consecvent i uniform a modului de tratare a conflictelor de interese. Funciile cheie ale acestei abordri sunt: Definirea caracteristicilor generale ale situaiilor de conflict de interese care pot reprezenta un risc pentru corectitudinea organizaiei sau persoanei. Identificarea cazurilor specifice de situaii inacceptabile de conflict de interese. Conducerea i angajamentul de a aplica politicia privind conflictul de interese. Contientizarea pentru a susine conformitatea i anticiparea zonelor de risc pentru a lua msuri de prevenire. Declararea corespunztoare de informaii corecte i rezolvarea eficient a conflictelor. 5

OECD, June 2003 All rights reserved

Parteneriate cu alte grupuri de interese, inclusiv contractori, clieni, sponsori i comunitatea. Estimarea i evaluarea politicii privind conflictul de interese n lumina experienelor anterioare. Re-elaborarea i ajustarea politicii i procedurilor dup necesiti pentru a face fa situaiilor n schimbare.

1.1. Identificarea situaiilor semnificative de conflict de interese 1.1.1. Pregtirea unei prezentri clare i realiste a acelor condiii i relaii care pot duce la o situaie de conflict de interese. a) Prezentarea general a situaiilor de conflict de interese trebuie s se fac in conformitate cu ideea fundamental c exist situaii n care interesele i afiliaiile personale ale unui un funcionar public intr sau pot intra n conflict cu ndeplinirea corect a sarcinilor sale oficiale. Prezentarea trebuie s scoat n eviden obiectivul general al politicii ntrirea ncrederii publicului n instituiile guvernamentale. b) Prezentarea trebuie de asemenea s recunoasc faptul c, n timp ce unele conflicte de interese pot fi inevitabile n practic, organizaiile publice au responsabilitatea de a defini acele situaii i activiti specifice care sunt incompatibile cu rolul sau funcia lor public deoarece ncrederea publicului n corectitudinea, imparialitatea i neimplicarea intereselor personale ale funcionarilor publici care au responsabiliti oficiale ar putea fi afectat negativ n situaia n care un conflict rmne nerezolvat. c) Politica trebuie s dea o serie de exemple de interese personale care pot constitui situaii de conflict de interese: interese financiare i economice, datorii i bunuri, afiliaii cu organizaii cu sau fr profit, afiliaii cu organizaii politice, sindicale sau profesionale i alte interese, afaceri i relaii ale persoanelor private (cum ar fi obligaii fa de grupuri profesionale, comunitare, etnice, familiale sau religioase n calitate personal sau profesional sau relaii cu oameni care locuiesc n aceeai gospodrie). d) Trebuie s se dea exemple mai specifice de conduit i relaii inacceptabile pentru acele grupuri care lucreaz n zone de risc, cum ar fi interfaa dintre sectorul privat i cel public, achiziii guvernamentale, funcii de reglementare i de inspecie i contractri guvernamentale. Se va da o atenie deosebit acelor funcii care sunt supuse scrutinului public sau ateniei presei. 1.1.2. Asigurarea susinerii politicii privind conflictul de interese cu strategii i practici ale organizaiilor menite s ajute la identificarea diverselor situaii de conflict de interese. a) Legile i codurile, ca surse primare, trebuie s stabileasc definiiile necesare, principiile i cerinele de baz ale politicii privind conflictul de interese. b) n plus, ghidurile i materialele informative precum i cele care conin recomandri i indicaii trebuie s ofere exemple practice de msuri concrete care trebuie s fie luate n vederea rezolvrii conflictelor de interese, n special n zonele n schimbare rapid sau cenuii, cum ar fi sponsorizrile sectorului privat, programele de privatizare i nlturare a reglementrilor, relaiile cu ONG-uri, activitatea politic, parteneriatele public privat i schimburile de personal ntre sectoare.

1.2. Stabilirea procedurilor pentru identificarea, tratarea i rezolvarea situaiilor de conflict de interese 1.2.1. Funcionarii publici trebuie s tie ce se cere de la ei n legtur cu identificarea i declararea situaiilor de conflict de interese. a) Declaraia iniial la numirea sau preluarea unei funcii noi Elaborai proceduri care s permit funcionarilor publici, atunci cnd i iau n primire funcia, s identifice i s-i declare interesele personale relevante care ar putea intra n conflict cu ndatoririle lor oficiale. Aceast declaraie este de obicei oficial (prin nregistrarea de informaii de identificare a interesului) i trebuie s fie dat periodic (n general la preluarea funciei i apoi la intervale regulate, de obicei annual) i n scris. Declaraia nu trebuie s fie neaprat o procedur public: declaraia intern sau cu acces limitat n cadrul organizaiei mpreun cu rezoluia corespunztoare sau modul de tratare a oricrui conflict poate fi suficient pentru a atinge obiectivul politic al procedurii -- creterea ncrederii publicului n corectitudinea funcionarului public i a organizaiei sale. n general, cu ct este mai important funcia, cu att este mai probabil necesitatea unei declaraii publice; cu ct este mai puin important funcia, cu att este mai probabil ca declaraia intern adresat conducerii organizaiei funcionarului respectiv s fie suficient. b) Raportarea imediat n timpul exercitrii funciei Funcionarii publici trebuie s fie informai c au obligaia de a declara imediat orice informaie relevant cu privire la un conflict atunci cnd situaia s-a schimbat dup ce au dat declaraia iniial sau atunci cnd apare o situaie nou care ar putea duce la existena unui conflict de interese. Ca i n cazul declaraiei oficiale, declaraia ad hoc nu trebuie neaprat s fie o procedur public: declaraia intern poate fi suficient pentru a ntri ncrederea publicului n modul n care se trateaz corectitudinea. c) Declaraia trebuie s fie complet Stabilii dac declaraiile de interes conin suficiente detalii cu privire la interesele conflictuale astfel nct s permit luarea unei decizii n baza unor informaii suficiente cu privire la soluia adecvat. Responsabilitatea pentru exactitatea declaraiei revine funcionarului public personal. d) Procedur eficient privind raportarea Asigurai-v c procedura administrativ a organizaiei duce la obinerea unei declaraii complete i c informaiile declarate sunt evaluate n mod corespunztor i sunt actualizate. n mod normal, responsabilitatea pentru furnizarea de informaii corecte trebuie s revin funcionarilor publici personal. Luai msuri pentru depistarea nerespectrii cerinei de a declara informaiile semnificative i pentru tratarea acestui aspect, eventual prin impunerea de sanciuni corespunztoare pentru nerespectarea total sau parial/incomplet acolo unde este cazul. 1.2.2. Stabilii reguli clare cu privire la ceea ce se ateapt de la funcionarii publici n legtur cu conflictul de interese. a) Tratarea intereselor personale conflictuale Funcionarilor publici trebuie s li se cear s accepte responsabilitatea pentru indicarea intereselor lor personale semnificative. Declaraia de politic a unei organizaii trebuie s arate clar c nregistrarea sau declararea unui interes personal nu rezolv prin ea nsi un conflict. Trebuie s fie luate n consideraie msuri suplimentare pentru rezolvarea conflictului n mod pozitiv. b) Opiuni privind modul de rezolvare Opiunile pentru soluionarea pozitiv a unui conflict permanent sau persistent pot include una sau mai multe strategii, dup cum este cazul, de exemplu:
OECD, June 2003 All rights reserved

Renunarea sau lichidarea interesului de ctre funcionarul public. Interzicerea implicrii funcionarului public n procesul de luare a deciziilor afectat. Restricionarea accesului funcionarului public afectat la anumite informaii. Transferul funcionarului public ntr-o funcie neconflictual. Redistribuirea sarcinilor i responsabilitilor funcionarului public. Atribuirea rezolvrii situaiei de conflict de interese printr-o procedur bazat efectiv pe ncredere oarb. Demisia funcionarului public din funcia conflictual deinut n calitate de persoan privat i/sau Demisia funcionarului public din funcia public.

c) Recuzare i restricie n cazul n care un anumit conflict prezint o probabilitate redus de a se repeta frecvent, poate fi indicat ca funcionarul public n cauz s-i pstreze funcia respectiv dar s nu participe la procesul de luare a deciziilor asupra problemelor afectate, de exemplu s cedeze responsabilitatea lurii deciziei ctre un ter sau s se abin de la vot sau s nu participe la discuiile legate de propunerile i planurile afectate sau s nu primeasc documente semnificative sau alte informaii care au legtur cu interesul su personal. Trebuie s fie posibil i opiunea de a redistribui anumite atribuii ale funcionarului public n cauz atunci cnd se consider c un anumit conflict va continua s existe, situaie n care recuzarea ad hoc nu mai este indicat. Trebuie s se dea o atenie deosebit informrii tuturor prilor afectate de decizia respectiv cu privire la msurile luate pentru a proteja corectitudinea procesului de luare a deciziilor atunci cnd se adopt metoda recuzrii. d) Demisia Funcionarii publici vor fi solicitai s elimine motivul conflictului de interese dac doresc s i pstreze funcia public i conflictul de interese nu poate fi rezolvat n nici un alt mod (de exemplu printr-una sau mai multe din metodele menionate mai sus). n cazul n care exist un conflict de interese grav i extins care nu poate fi rezolvat n nici un fel, trebuie s i se cear funcionarului public s demisioneze din funcia oficial. Politica privind conflictul de interese (mpreun cu prevederile legii muncii i/sau ale contractului de munc) trebuie s asigure posibilitatea demiterii dintr-o funcie oficial in baza unei proceduri stabilite. e) Transparena lurii deciziilor nregistrarea i declararea intereselor personale precum i dispoziiile pentru rezolvarea conflictelor trebuie s fie clar nregistrate n documentele oficiale pentru a permite organizaiei respective s demonstreze, dac este cazul, c un anumit conflict a fost identificat i tratat n mod corespunztor. Pentru susinerea obiectivului global al politicii poate fi indicat i prezentarea de informaii suplimentare despre un conflict de interese, de exemplu prin demonstrarea modului n care s-a nregistrat i s-a luat n consideraie declararea unui anumit conflict de interese n procesul verbal al unei edine. APLICAREA CADRULUI POLITIC 18. n timp ce responsabilitatea cu privire la existena unor posibile conflicte de interese revine funcionarilor publici personal, organismelor publice i organizaiilor guvernamentale le revine responsabilitatea de a se asigura c politica privind conflictul de interese este efectiv aplicat. Trebuie s se dea o atenie deosebit funciilor i zonelor de risc, n special acolo unde probabilitatea apariiei unor 8

conflicte de interese este mai mare sau unde apariia lor s-ar dovedi mai duntoare pentru corectitudinea organizaiei i ncrederea public. n acelai timp, trebuie s se in cont de faptul c o complexitate prea mare a procedurilor poate duce la nerespectarea lor. 2.1. Demonstrarea angajamentului din partea conducerii 2.1.1. Conducerea Toi funcionarii publici, n special funcionarii publici de rang superior i persoanele cu funcii de conducere, trebuie s i organizeze interesele personale ntr-o asemenea manier nct s beneficieze de ncrederea publicului n propria lor corectitudine i n corectitudinea organizaiei lor i s fie un exemplu pentru ceilali. Simpla conformare a funcionarilor publici n mod riguros cu politica sau legea privind conflictul de interese, interpretate strict, nu este n general suficient pentru a ctiga ncrederea publicului n corectitudinea organizaiei. 2.1.2. Angajament Organizaiile trebuie s i asume responsabilitatea pentru aplicarea efectiv a politicii lor privind conflictul de interese, prin: a) Luarea deciziilor n cazuri concrete Persoanele cu funcii de conducere trebuie s fie pregtite s ia decizii cu privire la declaraiile privind interesele personale. n mod special, trebuie s se analizeze cu atenie problema mai larg dac o persoan care ar cunoate unele fapte semnificative ar putea s cread c s-a pus n primejdie corectitudinea organizaiei din cauza conflictelor de interese nerezolvate. Atunci cnd se hotrte care este cea mai bun soluie pentru rezolvarea sau abordarea unei situaii concrete de conflict, persoanele cu funcii de conducere trebuie s ia n consideraie interesele organizaiei, interesul publicului i interesele legitime ale angajailor precum i ali factori inclusiv, n cazuri concrete, nivelul i tipul funciei deinute de persoana oficial n cauz, natura conflictului. b) Monitorizarea i evaluarea eficienie politicii Pe parcursul timpului, organizaiile trebuie s se asigure c politica este n continuare eficient i relevant pentru rezolvarea conflictelor existente i anticipate ntr-un mediu n permanent schimbare i s-i modifice i re-elaboreze politica dup cum este necesar. 2.2. Crearea unui parteneriat cu angajaii: contientizare, anticipare i prevenire 2.2.1. Asigurai o larg difuzare i nelegere a politicii privind conflictul de interese. a) Facei public politica privind conflictul de interese Punei la dispoziia tuturor funcionarilor publici noi, la numire i la preluarea unui nou loc de munc sau o funcie nou, o expunere clar i concis a politicii actuale privind conflictul de interese. b) Trimitei circulare periodice Amintii-le regulat funcionarilor publici despre aplicarea politicii n condiii n schimbare i asigurai-v n special c funcionarii publici tiu cum se aplic regulamentul n organizaie i care sunt propriile lor responsabiliti. De exemplu, Codul de Conduit al unei organizaii poate fi adaptat pentru a deveni un instrument practic n vederea stabilirii i comunicrii standardelor privind conflictul de interese att funcionarilor publici ct i publicului larg. c) Asigurai-v c regulamentul i procedurile sunt disponibile Furnizai informaii la zi despre politica, regulamentul i procedurile administrative ale organizaiei legate de conflictul de interese i stabilii clar cerinele suplimentare specifice organizaiei.
OECD, June 2003 All rights reserved

d) Oferii ndrumare Susinei funcionarii publici oferindu-le informaii i recomandri, inclusiv cu exemple reale i cu discuii cu privire la modul n care au fost rezolvate n trecut situaii specifice de conflict i cum credei c vor fi rezolvate n viitor. n mod special, consultai-v cu personalul cu privire la aplicarea politicii i asigurai-v c motivele care stau la baza politicii sunt nelese i acceptate. e) Oferii sprijin Identificai surse de asisten adecvat pentru funcionarii publici care au dubii cu privire la modul de aplicare a politicii i facei ct mai bine cunoscut modul n care pot fi obinute aceste ndrumri. Punei aceste recomandri la dispoziia clienilor organizaiei precum i la dispoziia altor persoane, cum ar fi contractorii, agenii i organismele partenere, pentru a asigura buna informare a grupurilor de interese. Aceste recomandri pot fi deosebit de valoroase n cazul unor parteneri care sar putea s considere c politica organizaiei publice privind conflictul de interese nu este total eficient dar nu doresc s sesizeze oficial organizaia respectiv despre acest lucru. 2.2.2. Analizai zonele de risc din punct de vedere al unor posibile conflicte de interese. a) Munca suplimentar Definii circumstanele, inclusiv procedurile de autorizare, n care funcionarii publici pot avea locuri de munc auxiliare (externe) n timp ce dein funcia oficial. b) Informaii din interior Asigurai-v c s-a neles c informaiile culese sau deinute de organizaiile publice care nu sunt de domeniul public sau informaiile obinute confidenial n timpul exercitrii funciilor oficiale sunt secrete i c sunt protejate eficient mpotriva utilizrii incorecte sau dezvluirii. c) Contracte Analizai condiiile n care pregtirea, negocierea, conducerea sau aplicarea unui contract care implic organizaia public ar putea fi compromise de existena unui conflict de interese al unei persoane oficiale din cadrul organizaiei publice. d) Cadouri i alte forme de avantaje Analizai dac politica actual a organizaiei este corespunztoare din punct de vedere al recunoaterii conflictelor de interese legate de primirea de cadouri sau de avantaje, n formele tradiionale sau n forme noi. e) Pretenii din partea familiei i comunitii Analizai dac politica actual a organizaiei este corespunztoare din punct de vedere al recunoaterii conflictelor de interese legate de speranele pe care i le pun n funcionarii publici familia i comunitatea lor, n special ntr-un context multi-cultural. f) Numiri n exterior Definii circumstanele, inclusiv procedurile de autorizare, n care un funcionar public poate accepta numirea ntr-un consiliu sau n organul de conducere, de exemplu, al unui grup comunitar, un ONG, o organizaie profesional sau politic, o alt organizaie guvernamental, o companie aflat n proprietatea guvernului sau o organizaie comerciala care are o legtur contractual, de reglementare, parteneriat sau sponsorizare cu organizaia unde este angajat. g) Activitate dup ncetarea deinerii funciei publice Definii circumstanele, inclusiv procedurile de autorizare, n care un funcionar public care este pe punctul de a pleca din funcia public poate negocia o numire sau un loc de munc sau o alt activitate, atunci cnd exist posibilitatea unui conflict de interese care s implice organizaia.

10

2.2.3 Identificai msurile de prevenire a apariiei unei situaii de conflict. a) Proceduri legate de organizarea ntlnirilor Permitei-le participanilor la procesul de luare a deciziilor oficiale s prevad posibilitatea unui conflict, atunci cnd este posibil: de exemplu, trimind din timp agenda ntlnirilor; nregistrai n documentele ntlnirii toate conflictele aprute i msurile luate pentru a le rezolva. b) Recuzare Stabilii reguli clare i proceduri eficiente (de exemplu, o nregistrare a intereselor pentru membrii consiliilor, consilieri i conducerea superioar) pentru a asigura transparena conflictelor de interese ad hoc astfel nct procesul de luare a deciziilor s nu fie compromis. c) Proceduri de filtrare Pentru procedurile de selecie, solicitai identificarea n avans a intereselor semnificative i discutai strategiile posibile pentru rezolvarea conflictelor identificate; obinei avizrile corespunztoare (cum ar fi certificate de achitare a impozitelor) i declaraii privind alte obligaii asumate, pentru a identifica i rezolva din timp posibilele conflicte de interese. d) Evaluare periodic a sistemului Examinai regulat modul de aplicare a politicii i a procedurilor i actualizai mecanismele i procedurile pentru a v asigura c ele corespund unei situaii n permanent schimbare. Analizai relevana supoziiilor actuale de exemplu n legtur cu impactul tehnologiilor noi, care fac posibil tranzacionarea zilnic a valorilor mobiliare prin Internet, ceea ce la rndul ei ar putea duce la necesitatea unor declaraii zilnice cu privire la interesele pecuniare ale unei persoane. Inspirai-v din rapoartele privind experienele legate de riscuri ale clienilor i partenerilor, acolo unde este cazul, parial pentru a dobndi o experien mai larg i parial pentru a demonstra dorina de a rezolva situaiile de risc i de a proteja corectitudinea organizaiei.

2.2.4. Punei bazele unei culturi organizaionale deschise n care problemele legate de conflictul de interese pot fi puse n discuie i dezbtute liber. a) Implicai angajaii, reprezentanii lor i alte pri interesate n analiza politicii existente cu privire la conflictul de interese. Opinia lor, ca utilizatori, n ceea ce privete problemele zilnice cu care se confrunt n aplicarea politicii privind conflictul de interese poate contribui substanial la mbuntirea msurilor actuale. b) Consultai-v n privina msurilor de prevenire n viitor pentru a introduce un aspect practic n procesul de elaborare a politicii i pentru a asigura o nelegere deplin care este esenial pentru aplicarea politicii convenite. c) Asigurai nelegerea de ctre funcionarii publici a principiilor generale aplicabile i a regulamentelor specifice prin instruirea lor i ajutai-i s-i mbunteasc capacitatea de luare a deciziilor pentru punerea n practic. d) Punei la dispoziie mecanisme de susinere pentru a ajuta persoanele cu funcii de conducere s-i analizeze i s-i mbunteasc capacitatea de identificare i rezolvare sau abordare a conflictelor n activitatea lor de zi cu zi.

OECD, June 2003 All rights reserved

11

2.3. Punerea n practic a politicii privind conflictul de interese 2.3.1. Elaborai proceduri pentru stabilirea abaterilor legate de conflicte de interese i a consecinelor proporionale pentru nerespectarea politicii privind conflictul de interese incluznd sanciuni disciplinare. a) Consecine personale Nerespectarea politicii organizaiei privind conflictul de interese n general trebuie s fie considerat cel puin ca o problem disciplinar iar nclcrile mai grave care implic un conflict real pot duce la sanciuni pentru abuz n serviciu sau punerea sub urmrire judiciar pentru infraciunea de corupie. Funcionarul public poate primi i alte sanciuni, n funcie de gravitatea abaterii -- de exemplu dac este o simpl omitere de a nregistra un interes semnificativ dup cum se cere sau un refuz mai grav de a rezolva un conflict real de interese de care funcionarul public are cunotin. Sanciunile aplicabile vor merge pn la afectarea numirii sau carierei funcionarului public respectiv, atunci cnd este cazul. b) Msuri legate de conducere O manier pozitiv de conducere poate asigura forme complementare eficiente de reparaie pentru nclcarea politicii privind conflictul de interese i poate fi eficient pentru descurajarea celor care ar cuta s obin avantaje, direct sau indirect, din asemenea abateri. Astfel de msuri ar putea include anularea retroactiv a deciziilor afectate i a contractelor influenate i excluderea beneficiarilor indiferent dac acetia sunt corporaii, persoane fizice sau asociaii, etc. din procesele viitoare. Aceste msuri de excludere se pot da pentru o perioad limitat de timp, n limitele financiare ale contractului n cauz sau pentru anumite tipuri de activiti. 2.3.2. Crearea unor mecanisme de monitorizare pentru detectarea nclcrilor prevederilor politicii i evaluarea ctigurilor sau avantajelor rezultate din conflict. a) Control Asigurai-v c att controlul conducerii ct i cel intern precum i instituiile externe de supraveghere cum ar fi auditorii independeni sau un avocat al poporului lucreaz mpreun pentru a-i depista pe cei care nu respect standardele impuse. Raportarea corect pentru instituii independente de supraveghere i publicarea de rapoarte regulate privind aplicarea dispoziiilor legate de asigurarea corectitudinii i desfurarea oricrei investigaii pot juca un rol important n ncurajarea respectrii politicii i descurajarea nclcrii procedurilor de asigurare a corectitudinii. b) Tratarea reclamaiilor Elaborai mecanisme pentru reclamaii legate de nerespectarea politicii i concepei msuri eficiente pentru ncurajarea utilizrii lor. Prevedei reguli i proceduri clare pentru cei care semnaleaz nereguli i luai msuri pentru a v asigura c cei care raporteaz abateri n conformitate cu regulamentul declarat sunt protejai mpotriva represaliilor dar i c nu se abuzeaz de mecanismele de reclamare. 2.3.3. Coordonai msurile de prevenire i de aplicare i integrai-le ntr-un cadru instituional coerent. a) Responsabilitatea pentru politic Identificai o funcie central, nu neaprat o organizaie independent sau o agenie guvernamental, care s rspund de elaborarea i actualizarea politicii i a procedurilor legate de conflictul de interese; aceast funcie ar putea asigura i evaluarea i ar putea furniza indicaii asupra modului de abordare a politicii i procedurilor privind conflictul de interese i ar putea de asemenea s selecteze organizaiile cu cele mai bune rezultate, fcnd cunoscut experiena lor.

12

b) Sinergii Luai n consideraie posibilitatea utilizrii combinate a instrumentelor complementare pentru susinerea obiectivelor legate de politic; de exemplu, sistemele de depunere a declaraiilor care implic declararea regulat a intereselor financiare i de alt natur pot preveni apariia unor posibile conflicte de interese, ajut la descoperirea mbogirii ilicite a funcionarilor publici i ajut i la descurajarea practicilor corupte. c) Consecvena legislaiei Aliniai legislaia existent la politica privind conflictul de interese pentru a elimina conflictele i pentru a permite aplicarea eficient a politicii, incluznd obligativitatea declaraiilor i sanciuni. 2.4. Iniiai un nou parteneriat cu sectorul comercial i cel non-profit 19. Mecanismele pentru rezolvarea situaiilor de conflict de interese trebuie s fie actualizate n contextul creterii nivelului de cooperare ntre organizaiile publice i sectorul comercial i cel non-profit. Acest aspect este deosebit de important mai ales la numirea reprezentanilor n organismele publice din alte sectoare pentru a beneficia de experiena lor specific, cunotinele i contribuia lor. 2.4.1. Creai parteneriate n scopul asigurrii corectitudinii cu sectoarele comerciale i non-profit prin implicarea lor n elaborarea i aplicarea politicii privind conflictul de interese pentru funcionarii publici. a) Implicarea grupurilor de interese Atragei reprezentani ai sectoarelor comerciale i non-profit n activitatea de revizuire a politicii pentru a afla punctele lor de vedere asupra problemelor legate de implementarea i aplicaiile posibile ale politicii. b) Consultri Asigurai-v c standardele propuse reflect cerinele reale ale publicului prin implicarea sectoarelor comerciale i non-profit n conceperea noilor msuri pentru asigurarea corectitudinii. Consultaiile pot fi utile pentru identificarea sau negocierea unor soluii reciproc avantajoase i pentru ncurajarea cooperrii n procesul de aplicare. 2.4.2. Anticipai situaiile posibile de conflict de interese atunci cnd organizaiile publice solicit implicarea unor reprezentani ai sectoarelor comerciale i non-profit. a) Probleme posibile Anticipai problemele posibile pentru a putea obine un beneficiu maxim din implicarea reprezentanilor altor sectoare n activitatea organelor publice cum ar fi consilii i corpuri consultative prin identificarea situaiilor n care implicarea acestor reprezentani ar putea duce la un conflict de interese. b) Msuri de protecie Creai mecanisme care s previn utilizarea informaiilor confideniale, a autoritii sau a influenei dobndite prin implicarea n activitile organelor publice n beneficiul personal sau pentru a oferi un avantaj incorect altor societi comerciale sau organizaii non-profit. Exemple de mecanisme eficiente de prevenire includ limitarea accesului unei persoane la anumite informaii, nregistrarea oficial a faptului c o persoan a avut acces la anumite informaii confideniale i solicitarea identificrii intereselor semnificative personale i de afaceri a persoanelor din sectorul comercial i cel non-profit care sunt numite n organele publice.

OECD, June 2003 All rights reserved

13

2.4.3. Facei cunoscut politica privind conflictul de interese atunci cnd lucrai cu alte sectoare i introducei msuri de protecie mpotriva unor posibile situaii de conflict de interese cnd cooperai cu sectorul comercial i cel non-profit. a) Furnizai informaii Informai organizaiile despre consecinele poteniale ale nerespectrii politicii (care pot include ncetarea sau anularea retroactiv a unui contract, publicarea i nregistrarea unei abateri dovedite ntr-un registru sau punerea sub urmrire judiciar pentru infraciuni penale cum ar fi corupia). Acordai asisten organizaiilor partenere, de exemplu instruindu-i pe contractori n conformitate cu cerinele i aplicarea politicii. b) Analizai mpreun zonele de risc Trebuie s se identifice zonele care prezint un potenial de risc i trebuie s se creeze mecanisme adecvate de prevenire pentru a proteja ambele pri n cazul unei situaii conflictuale. Asigurai-v, de exemplu, c organizaiile partenere i sectorul de afaceri accept faptul c interesele private trebuie s fie declarate n mod transparent n procesul de lobby i c nclcarea sau ncercarea de a nclca prevederile politicii trebuie s fie adus la lumin astfel nct s poat fi tratat n mod ferm i constructiv. La fel, asigurai-v c organizaiile partenere i sectorul de afaceri sunt la curent cu cerinele organizaiei publice privind utilizarea informaiilor confideniale din interior care nu sunt fcute publice, asigurai-v c informaiile comerciale confideniale sunt protejate corespunztor prin proceduri verificabile i asigurai-v c toate etapele procedurilor de luare a deciziilor pot fi justificate i verificate din punct de vedere al corectitudinii.

14