Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
P-Planificare
R-Resurse O-Organizare I-Inovaie E-Echip
C-Costuri
T-Timp
Sesiunea-1-Definitii, principii
Scopul Cursului
A deprinde participanii cu noiunile introductorii cu paii i etapele necesare pentru a duce la capt cu bine un proiect
Sesiunea-1-Definitii, principii
Obiectivele cursului: De a fi capabili la sfritul cursului n a identifica caracteristicile i cerinele unui proiect De a fi capabili de a descrie fazele principale n planificarea, monitorizarea i controlul unui proiect De a fi capabili n a aprecia riscurile unui proiect i a cuta metode de reducere i de evitare a acestora
Sesiunea-1-Definitii, principii
Cum dorii s fii apelai? Care este funcia Dvs. Actual? Ai lucrat sau vei lucra n Management de Proiect? Care este cel mai important lucru pe care l ateptai de la acest eveniment?
Sesiunea-1-Definitii, principii
Sesiunea-1-Definitii, principii
Ce este un Proiect? Un proiect este mediul managerial i munca depus pentru a livra un produs specific unei cerine. Cu alte cuvinte un proiect este ceva temporar, cu o organizare temporar care exist doar pentru a livra un produs absolut necesar unei afaceri (business). Mediul creat i munca depus pentru livrarea acestui produs reprezint un Proiect. n termenii managementului de proiect, un proiect este o munc cu un nceput i un sfrit. Este planificat, controlat, creeaz schimbri, poate conduce la concluzii de succes.
Sesiunea-1-Definitii, principii
Proiect Subproiect. Program Portofoliu de Proiecte Management de Proiect Managementul Portofoliilor de Proiecte Sponsor Stakeholder
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. 4. 5. Ce este un Proiect? O serie de activiti i sarcini co-ordonate astfel nct: S aib obiective specifice care s fie ndeplinite conform unor specificaii de timp, costuri, calitate. S aib un start i un final definite n timp S aib fonduri bneti limitate S utilizeze resurse: umane, fizice i financiare Poate fi multi-funcional
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. Ce este Managementul de Proiect ? Managementul de Proiect reprezint planificarea, organizarea, managementul i controlul resurselor companiei pentru realizarea unor obiective pe un termen relativ scurt care trebuie s ndeplineasc obiective i scopuri specifice Managementul de Proiect utilizeaz abordarea sistemului prin management avnd personal functional-ierarhia vertical atribuit unui proiect specific-ierarhia orizontal
2.
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. Managementul de Proiect ca proces: Iniierea i planificarea Proiectului: Definirea cerinelor clientului, obiectivele i scopurile proiectului Definirea cantitii i calitii muncii ce urmeaz a fi depus i cerinele acestora Definirea resurselor umane, fizice i financiare necesare
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. 1. 2. Managementul de Proiect ca proces: Implementarea si execuia proiectului Managementul echipei, motivarea i leadership Co-ordonarea activitilor Comunicarea n proiect Controlul i monitorizarea proiectului Urmrirea progreselor i analizarea realizatului versus planificat Analizarea impacturilor i actualizrile fcute proiectului
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. Managementul de Proiect ca un set de instrumente Iniierea proiectului i planificarea Metode de Logical Framework Studii de fezabilitate: piaa, tehnice, financiare, organizaionale Work Breakdown Structure Gantt-Bar charts&Networks (PERT) Matricea de Alocare a Responsabilitilor-Responsibility Assignement Matrix-RAM
3. 4. 5.
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. 4. 5. Managementul de Proiect ca un set de instrumente Controlul i monitorizarea proiectului Analiza Drumului Critic-Critical Path Method Nivelarea Resurselor Rapoarte de progres i varian Analiza Valorii Dobndite-Earned Value Analysis Analiza Calitii Dobndite-Earned Quality Analysis
Sesiunea-1-Definitii, principii
1.
2. 3.
Managementul de Proiect i instrumentele de decizie SWOT Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats Avantaje, Slbiciuni, Oportuniti i Ameninri. Analiza PARETO. Diagramele cauz-efect Ishikawa sau coad de pete.
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. 4.
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3.
Rolul Managerului de Proiect Managementul oamenilor. Managementul procesului realizrii produsului proiectului. Managementul Proiectului.
Sesiunea-1-Definitii, principii
1. 2. 3. 4.
Mediul desfurrii proiectului Scop, rezultatul final al procesului. el, o direcie clar a ceeace dorim s facem Obiective clare, mijloace folosite O conducere clar.
Sesiunea-1-Definitii, principii
Dup Harold Kerzner : Managementul de Proiect are ca scop o mai bun utilizare a resurselor existente fcnd ca relaiile de munc s se desfoare att vertical ct i orizontal ntr-o organizaie. Aceast abordare nu distruge fluxul vertical de tip birocratic dar pur i simplu cere ca liniile organizaionale s ia i alt direcie
Sesiunea-1-Definitii, principii
Dup Harold Kerzner : Fluxul vertical rmne n responsabilitatea managerilor funcionali Fluxul orizontal este n responsabilitatea managerilor de proiect i efortul lor primar este de a comunica i coordona activitile orizontale printre cele verticale
Exist cteva diferene fundamentale ntre tradiionalul numit Management de Proiect i Managementul prin Proiecte n organizaii ITC Organizaiile ITC sunt n mod fundamental multi-proiect Att dezvoltarea ct ne-dezvoltarea de software trebuie urmrite i planificate Utilizarea resurselor, vizibilitatea muncii, este la fel de important ca i obiectivele ce trebuie atinse pentru realizarea proiectului Multe proiecte ITC sunt abandonate nainte de realizare Exist multe proiecte repetitive n sensul unei faze de nivel superior, incluznd ntreinere i suport Munca n proiecte ITC este bugetat n mod uzual pe o baz anual
O cale diagramatic de a arta structura cerut de proiect: fazele sau stadiile (etapele) pe care proiectul trebuie s le ndeplineasc pentru a finaliza inteniile i scopurile. Ciclul de Via al unui anumit proiect este determinat de: Dependenele logice (ce vine la nceput, ce urmeaz) Necesitile clienilor (scopul muncii cerute) Consideraii de planificare, monitorizare i control ale proiectului Necesitatea de a avea ntreruperi (breakpoints) i puncte de control (checkpoints) Concepia tehnic utilizat (proiecte TI)
Managementul Afacerii
Ciclul de viata al unui Proiect Managementul afacerii Indentificare si Calificare Licitatie si Contract Implementare si Livrare Suport mbunatatire
Incheiere
Planificarea Proiectului
Planul Proiectului stabilii scopul general pentru proiect-Identificai punctul final stabilii cum se ajunge la acest punct identificai pasii si activitile detaliate -nivelul activitilor ce trebuie indeplinite identificai cine trebuie s fac ce, pentru ct de mult si cnd artai dependenele i secvena n care pot fi ndeplinite sarcinile prevedei momente de revizuire pentru controlul progresului facei previziuni asupra momentului final comunicai toate acestea tuturor membrilor echipei proiectului astfel nct fiecare persoan s cunoasc ce are de facut i legturile cu restul echipei
Planificarea Proiectului
Planul Proiectului Stabilii drumul critic al proiectului, totalitatea activitilor proiectului care dau durata final a proiectului. Stabilii marja total i marjele simple Marja total a proiectului este durata cu care o activitate de pe drumul critic poate ntrzia far a decala durata total a proiectului Marja simpl este durata cu care o activitate poate ntrzia fr a decala startul activtii care o urmeaz Stabilii dac utilizai un soft specializat, dac utilizai diagrame tip Gantt sau tehnica diagramelor de reea
Planificarea Proiectului
Pentru o mai bun definire a cadrului proiectului se elaboreaz un document denumit Planul de Management al Proiectului. Acesta identific toate necesitile proiectului Acest document cheie identific scopul i istoricul proiectului cuprinde modul n care va fi gestionat (condus) proiectul constituie documentul de iniiere al proiectului, fiind produs la nceputul acestuia se refer la procesele, procedurile i standardele proiectului
Planificarea Proiectului
Sarcinile Proiectului
Setul de Produse iniial
Activitile de transformare
Termenul Produse defineste: toate livrrile proiectului incluznd, documentaie, training i servicii
Produsul Final
Planificarea Proiectului
Proiectul ncepe n mod uzual cu o edin de proiect urmat de o faz de planificare. Planul de nivel nalt a fost ntocmit n timpul fazei de pre-licitaie i a fost aprobat de managerul de proiect. Acum face parte din contract. Faza de planificare post-contractual ia n considerare acest plan de nivel inalt i dezvolt un proces de detaliere a planului cu echipa proiectului. Acest proces necesit o abordare structurat Aceast abordare este denumit uneori Agenda Proiectului
Planificarea Proiectului
Planul Tehnic Un plan care programeaz toate activitile necesare pentru dezvoltarea i completarea produselor cerute Planul Resurselor Un plan care arat cantitatea ,tipul i costul resurselor cerute pentru a ndeplini toate aciunile din Planul Tehnic/Graficul de timp (Schedule)
Planificarea Proiectului
Planul Costurilor Un plan care identific toate costurile implicate n proiect, Arat pe perioade i separat n cadrul Pachetelor de Lucru, nevoile de a completa Planul Tehnic/Graficul de timp Planul Proiectului Venituri/Planificarea ncasrilor Un plan care identific toate veniturile si plile datorate proiectului- relativ la livrri si termene concrete, care pun datele si condiiile plilor
Planificarea Proiectului
Registrul de responsabiliti Lista de dependene Un plan care identific toate dependenele proiectului fa de client (i furnizori), n relaie concret cu livrrile i datele la cre vor avea loc acestea
Registrul Riscului Un plan care identific toate riscurile proiectului i impactul lor potenial asupra proiectului, mpreun cu modul de evitare a riscurilor i planurile de reducere a impactului asupra proiectului
Etape Ieiri la: Structurare Livrri i sarcini Dimensionare Atribuirea pachetelor de lucru Estimare Programare Resurse Riscuri Finalizare
210
220
Etape
220.1
Rezultate Activiti
220.1.1 220.1.1.1
Attea nivele ct 220.2 este necesar Livrri externe i interne 220.1.2 Dependene ce stabilesc secvena de lucru
Puzzle al Estimrii
Strategia Estimrii Abordri
Contingency
Prezumii
De estimare Resurse WBS Metode
Ce estimai ?
Resurse Echip Faciliti Materiale Costuri Directe Indirecte Durate
Estimarea
Estimarea este procesul de a detemina efortul I/SAU Durata pentru elementele ce alctuiesc Work Breakdown Structure (WBS)
Anumite definiii fundamentale trebuie nelese cu scopul de a realiza estimarile.
Exemplu: Dureaz 24 ore-persoan cnd lucreaz persoana B pentru a converti presentation charts
Dac n locul ei folosim persoana A cu o productivitate mai sczut (6 / 9 = 0.67) Atunci membrul nostru de echip va lucra 6 ore-zi (working time) Cte zile de luicru i va lua pentru a finaliza lucrarea? (24 / 6 / 0.67 = 6 zile lucratoare s.a.m.d.
Factorul de Utilizare
Factorul de utilizare: Cantitatea de timp a timpului complet echivalent (full-time equivalent FTE) poate fi folosit pentru a estima durata proiectului Ore disponibile /an = 2.080 (52 sptmni x 5 zile x 8ore) Exemplu Educaie = 80 ore Concedii i srbtori = 160 ore Administraie = 80 ore Personal = 90 ore Altele (cltorii, boal) = 70 ore --------------Total ore non-project = 480 ore Total ore proiect (2.080 - 480) = 1.600 ore 1.600/2.080 = 77% utilizare 1.600/12 = 134 ore/lun
Not: 176 ore/lun = 22 zile lucrtoare (8 ore-zi) Cu ct mai mic este durata, cu att utilizarea este mai mare.
Estimarea
Not:
Dac munca este repetabil I destule masurtori de la diverse grupe sunt disponibile , ATUNCI vom putea obine factori de productivitate credibili i cu o precizie corespunztoare. Durat continu: Timp de lucru care nu este i nu trebuie ntrerupt Durat interuptibil: Munc care poate fi ntrerupt Nivel de Efort-Level of effort: Activiti necesare pentru a sprijini proiectul; dificil de msurat n termeni de ndeplinire i caracterizate de o rat uniform de activitate.
Cazuri speciale:
Nivel de Efort-Level of Effort (LOE): Activiti de sprijin sau activiti care nu pot fi programate. Dificil de msurat n termeni de realizri discrete i caracterizate de un efort total.
Din motive de programare i ncrcare resurse, acestea pot fi divizate pe perioade corespunztoare.
Estimri: Efort
Estimarea
LOE-Nivel Scazut de ncrcare Uzual masurat n ore-membrii de echip pentru durata activitii lor.Uzual rezultnd o ncrcare medie(ex. 2 ore / sptmn) Durat Uzual msurat n zile lucrtoare
Utilizat pentru activiti cu durat fix sau estimri simple (ex. Va dura 2 zile lucrtoare ..)
Cnd programm, disponibilitatea i productivitatea unor resurse specifice pot afecta durata actual
Ce este o Estimare ?
O evaluare a unui probabil rezultat cantitativ n mod uzual aplicat la factori de cost i durate ale proiectului Trebuie s includ indicatori de precizie, de exemplu , n procent Uzual folosite cu un modificator, de exempu, preliminar, conceptual, fezabilitate
And the magic number is?
Estimarea nu este:
O strategie de contabilitate Estimarea preului Marketing al unei investiii Satisfacerea Clientului/sponsorului proiectului Software sau instrumente Gsirea cii cele mai rapide
Cnd Estimm?
Dup ce WBS-ul este dezvoltat
Cnd stabilim participarea la o licitaie sau o oportunitate Cnd prelum un proiect Cnd trecem la o nou faz a proiectului ntodeauna cnd WBS-ul se schimb ntodeauna cnd exist schimbri autorizate n resurse, materiale, servicii i altele
Procesul de Estimare
Stabilirea obiectivelor de estimat Stabilirea detaliilor proiectului Selectarea modelului potrivit Dezvoltarea planului i strategiei de estimare Pregtirea estimrilor Includei riscul Validai i finalizai estimarea Estimarea iniial
Metode de Estimare
Top Down Bottom Up Parametric Analog/comparativ Judecata expertului
TIP Ordin Aproximativ de Mrime-Rough Order of Magnitude Buget PRECIZIE -25% +75% UTILIZARE Initial, Concept, METOD Analog/comparativ Parametric Top Down
-10% + 25%
Definitiv
-5% +10%
Estimarea Parametric
O msur specific utilizat pentru a estima efortul necesar pentru a finaliza o activitate specific sau a produce un anumit produs al muncii, de exemplu leu- mp, linii de cod-ore, lei-litru, etc.
Estimarea Analog/Comparativ
Evaluare proiect
Utilizat pentru a evalua intrrile la procesul de estimare Expertiza este pus la dispoziie de un grup de indivizi cu cunostine specializate i training corespunztor
Estimarea Bottom-Up
WBS Nume 1 LAN Installation Project 1.1 Phase I - Planning and Design 1.1.1 A - Kick Off Project 1.1.2 B- Build Technical Requirements and Design 1.1.3 C- Review Functional Design 1.2 Phase II - Installation Preparation 1.2.1 A - Order Equipment 1.2.2 B- Prototype System 1.2.3 C- Reconfigure System and Test 1.2.4 D- Prepare Site 1.3 Phase III - Installation 1.3.1 A - Install On Site 1.3.2 B- Establish Documentation Protocols 1.3.3. C- Generate Documentation 1.4 Phase IV - Postinstallation 1.4.1 A - Conduct Initial Orientation 1.4.2 B- Review Installation 1.4.3 C- Obtain Formal acceptance Estimare Sum[ 440 140 220 80 26.940 18.240 1.200 3.300 4.200 5.000 3.600 200 1.200 2.000 1.800 100 100 Costuri 34.380
O estimarea bottom-up este o estimare foarte detaliat a muncii care pleac de la work package agregat la totalul costurilor unui proiect
Elementele WBS
Totalul elementelor unui WBS sunt(n ordine, dup mrime) : Fazele Activitile Task-Subactivitile
Milestones-Momentele de Referin sunt marcatori indicnd sfritul sau nceputul unei activiti. Un Work Package reprezint cel mai de jos nivel de activitate gestionabil.
Definiii
Estimarea costurilor: Estimarea costurilor resurselor necesare pentru finalizarea activitilor proiectului Bugetarea costurilor: Alocarea estimrilor costurilor la componentele individuale ale unui proiect pentru a fi msurate i gestionate
Regulile Estimrii
Folosii cele mai potrivite i precise metode Comunicai nivelul de precizie Implicai echipa proiectului n procesul de estimare Bazai estimarea pe istorie Folosii standarde (dac sunt disponibile) Nu influenai estimrile (Nu startai cu rezultate prestabilite, pentru ca dup aceea s justificai rezultatele) Nu falsificai rezultatele Recunoatei c estimrile iau timp Documentai prezumiile dumneavoastr O estimare nu este o estimare dac nu este scris (prezumiile i abordrile relative la valorile numerice)
Concluzii
Alegei cele mai potrivite abordri i cele mai precise metode de estimare pentru proiectul dumneavoastr Estimai resursele implicate (resures umane, faciliti i materiale) i cheltuielile-costurile (directe i indirecte) Estimrile trebuie s includ un indicator de precizie (de exemplu, procent ) O estimare nu este un buget Luai n considerare efortul(totalul resurselor utilizate n finalizarea livrabilelor) vs. durat (numrul de zile lucrtoare atunci cnd se execut activitile) Validai i finalizai estimrile Uilizai estimrile n planul proiectului
Cine previzioneaza?
Managementul Organizaiei
Managerul General Clienii Controlorii Furnizorii Managerul de Proiect Liderii echipelor
Membrii echipelor
Costurile estimate ale lucrrilor programate PV-Planed Value-Valoarea Planificat(sau Budgeted Cost of Work Scheduled, adic BCWS), care ofer linia de pornire, bugetul planificat pentru o activitate sau pachetul de lucru WP. Costurile reale ale lucrrilor realizate AC-Actual CostCosturi Actuale (sau Actual Cost of Work Performed, adic ACWP), care arat ct s-a cheltuit de fapt pentru executarea unei lucrri anume. Costurile estimate ale lucrrilor executate EV-Earned Value-Valoare Dobndit (sau Budgeted Cost of Work Performed, adic BCWP),care reprezint calculul cantitii din bugetul iniial care ar fi trebuit cheltuit pentru a executa lucrrile care s-au ncheiat n realitate, adic valoarea dobndit de munca executat.
Pe lng abateri se pot calcula i indicii de performan. Indicele de performan al programului (Schedule Performance Index, adic SPI) este egal cu EV/PV; indicele de performan al costului (Cost Performance Index, adic CPI) este egal cu EV/AC. Costul estimat la finalizare (Estimated Cost at Completion, adic ECAC) poate fi calculat n dou moduri: PV-CV sau PV/CPI (care pornesc de la ipoteza c viteza real de lucru este aceeai; PV vine de la Planed Value (Project Budget), adic bugetul proiectului iar CV vine de la Cost Variance, adic abaterea de cost). Se fac calcule asemntoare i pentru data estimat de finalizare (Estimated Completion Date sau ECD).
Putem atribui cu tehnica PERT fiecrei activiti din diagram trei estimri de timp ce reprezint:
-Cea mai optimist durat posibil pentru o activitate O -Cea mai pesimist durat posibil pentru o activitate P -Durata moderat posibil pentru o activitate M Durata estimat= (O+4M+P)/6
Categorii de Riscuri
Riscurile pot fi categorisite dupa aria operaional sau
stagiul ciclului de via A Pre-contract
B
C D
Definire iniial
Dezvoltare-Proiectare Operaional-Implementare
Tipuri de Riscuri
Odat alese categoriile pot fi definite riscuri pentru fiecare seciune
I II Cerinele clientului Comunicarea
III Extern / Intern IV Tere pri V Graficul de timp VI Tehnice VII Resurse
VIII Financiare
Consecinele Riscului
Posibile probleme Riscuri Probleme strategice Nu vor fi livrate niciodat Probleme de afaceri Vor fi livrate trziu Mrimea, scopul proiectului Vor depi bugetul Organizaional Prea muli utilizatori Client Probleme de funcionalitate Planificare Vor conine erori Tehnic Dificil de utilizat Pre-implemenentare Va da gre sau performane slabe Implementare Dificil de suportat costurile Service-Mentenan Dificil de asigurat
Managerul riscului: se nominalizeaz persoanele din echipa de proiect care rspund de fiecare risc Monitorizare: se decide cum se verific fiecare risc pe parcursul desfurrii proiectului i se documenteaz n registrul riscurilor edinele de revizuire ale riscurilor: se in ct mai frecvent (ex.:lunar), pentru a ne asigura c riscurile sunt bine gestionate n acord cu planul
Efect
Transfer
Sesiunea-5-Managementul Riscului
Procesele Managementului Riscului
Planificarea Managementului Riscului Identificarea Riscului Analiza Calitativa a Riscului Analiza Cantitativa a Riscului Planificarea Raspunsului la Risc Controlul si Monitorizarea Riscului
Aceast tehnic este utilizat n mod extensiv n perioada de iniiere a proiectului i deasemenea poate fi utilizat pentru a identifica i defini scenarii de risc pentru anumite proiecte. Aceast tehnic este mbuntit prin diversitatea participanilor, prin background-ul lor diferit i este foarte util la formarea echipei de proiect. Este foarte util n gsirea de soluii creative pentru soluionarea problemelor poteniale.
ACTUALIZARE
CONTROL
Controlul progresului
Lucruri de monitorizat
Resurse -faciliti -furnituri -echipamente -oameni Procese -standarde -productivitate -blocaje -riscuri Ieiri -livrri -evenimente cheie -% completat -data de start si de final al WP Planuri -termeni de referin -actualizarea TR -planuri financiare -schimbri aprobate
-oportuniti
Controlul Progresului
Monitorizare i Controlul Nivelelor
1.1 1
1.2
1.2.1.1
1.2.1.2
Start Stadiu de mijloc Analiz Analiz Analiza progresului Ce trebuie analizat: Analiza de la start? Analiza de la mijloc? Analiza din final?
Sedine de analiz
Analiza la startul proiectului
-se agreeaz scopurile i obiectivele
-se confirm rolurile i responsabilitile -se revizuiesc i se abrob, Planul general al proiectului ct i planurile fiecrui stadiu -se verific faptul c cerinele preliminare-din stadiul de precontract-au fost respectate i ndeplinite i faptul c aceste resurse sunt alocate corect -se revizuiete i aprob Documentaia Iniial a proiectului i documentele de control, metodologia i procedurile ce vor fi utilizate -se iniiaz formal proiectul sau stadiul acestuia
Sedinte de analiz
Analiza la mijlocul proiectului
se verific punctele de control corelate cu stadiul respectiv i cu modul de ndeplinire n raport cu cerinele planului Obiectivele acestui stadiu autorizarea continurii sau opririi proiectului revizuirea performanelor stadiului n raport cu cerinele planului proiectului alctuirea oricrui Plan Excepional pentru acest stadiu identificarea problemelor poteniale i luarea de msuri de corectare a acestora
Sedinte de analiz
Analiza la Stadiul final
-revizuirea stadiului actual n raport cu planul -confirmarea faptului c stadiul a fost ndeplinit satisfctor i a fost finalizat corespunztor -se confirm situaia bugetar i se identific eventualele abateri -se repartizeaz resursele pentru stadiul urmtor al proiectului -se asigur termenii de referin-baseline- a stadiului urmtor-, se aprob planul pentru stadiul urmtor al proiectului Se elaboreaz Lesson Learned a proiectului un rezumat a ce a fost bun i ce nu acorespuns.
Elemente ale Monitorizrii i Controlului-sumar Obiectivele i bugetele atribuite resurselor de personal. Progresele identificate la termene fixe i livrrile comparate cu planul, se identific punctele critice. Frecvente revizuiri de control ale progreselor si a planurilor. Frecvente actualizri ale planurilor. Blocajele identificate i nlturate. Resursele concentrate asupra activitilor critice. Managementul riscului i luarea de msuri de evitare i reducere. Costurile comparate cu bugetul la nivel de pachet de lucru. Previziuni fcute pentru completarea cu aciuni necesare pentru atingerea obiectivelor identificate i ndeplinite.
Elemente ale Monitorizrii i Controlului-sumar Pentru a controla eficient realizatul versus planificat se utilizez Metrici. Metricile permit Managerului de Proiect s monitorizeze, s comunice i s urmreasc progresele i tendinele . Un metric este un element planificat, controlabil, genereaz variaii, mparte viaa cu proiectul, este neles de clientul sau sponsorul proiectului. Project Managerul trebuie s aleag metricile potrivite sau s determine metricile preferate de client sau sponsor sau s utilizeze metricile utilizate de organizaia n care activeaz.
Elemente ale Monitorizrii i Controlului-sumarExemple de metrici Utilizarea resursei Venit Cost Munca efectuat Defecte Start sau final al unei activiti Ore actual efectuate Graficul de timp, momente de referin (milestones) Puncte de control tehnic Livrabile Tendine ale calitii Consumabile utilizate
Sesiunea-7-Project Office
Project Office: 1. Dezvolt standarde i procese pentru proiect 2. Pune la dispoziia managerului de proiect instrumente necesare managementului i controlul proiectului 3. Poate fi el nsui un suport de training pentru echipa proiectului. 4. Practic Project Office este un provider de servicii pentru managementul proiectului
Project Office
Project Office are trei nivele 1. Este focusat pe un proiect specific 2. Este specializat pentru firme mici, mijlocii 3. Este specializat la nivel de companii
Project Office
Scopul Sistemului de Control al Proiectului
de a colecta datele proiectului i de a produce rapoarte de control cu un cost efectiv sczut i de o manier eficace n timp, de a efectua o planificare, monitorizare, raportare i un control eficace a activitilor proiectului
Organizarea Proiectului
Organizare tipic de Proiect: proiecte de mrime medie Toate activitile proiectului au ca scop permanent i final CLIENTUL. Aceast organigram mpreun cu cea extins cuprinznd echipa complet a proiectului i mpreun cu job specifications ale tuturor membrilor echipei unui proiect dau viziunea de ansamblu a proiectului
Organigrama de Proiect
Manager de Proiect Ofiter de Control al Proiectului Sef echipa Calitate Sef echipa Tehnica Sef echipa Dezvoltare Sef echipa Integrare si Testare Sef echipa Instalari Sef echipa Instruire
Furnizori
Administrator
Raportri periodice
Pregtite de Managerul de Proiect Folosind intrri de la echipa proiectului Frecvena: uzual lunar Raportri ctre: Client i managementul organizaiei Coninut (bine e s fie standardizat!):
Progresele i previziunile n raport cu planul Financiar: costuri, venit, profit, lichiditi Resurse raportate la plan Riscuri, probleme Terte parti Calitate i satisfacia clientului Oportuniti i controlul schimbrilor
Raportul -RGV(Rou-Galben-Verde)
Rou-Galben-Verde
Se raporteaz pe baza informaiilor echipei. Rou: probleme. Galben: probleme n curs de rezolvare. Verde: probleme rezolvate. Situaia profitului Situaia graficului de timp
Se transmite lunar (de ex. La 15 ale lunii urmatoare) Raportare se face de ctre Managerul de Proiect
Sau
Una din cele mai ineficiente utilizri a timpului?
edine de Lucru
Discuie in Grup
Tipuri de sedine. Cauzele ineficienei edinelor. Ci de a face edinele utile.
4 funciuni principale
Analize i Revizuiri. Formularea scopurilor i a politicilor. Rezolvarea sarcinilor primite. Primirea si darea de informaii.
edine de Lucru
Tipuri de edine
Steering Committee edin de echip Board Project
Producerea Procesului Verbal. Verficarea lui cu preedintele edinei. Editarea rapid (pe ct posibil n aceiai zi/aceiai saptmn cu edina). Decizia de trimitere fie prin Email sau sub forma de copii xerox. Verificai primirea copiilor de ctre toi participanii. Punei o copie n Biblioteca Proiectului
Reviziile Proiectului: Agenda Standard Progresele fcute n raport cu planul proiectului. Problemele financiare. Relaiile cu clientul. Tere pri-colaboratori-furnzori. Resursele proiectului. Riscurile proiectului. Probleme i rezolvri, soluii.
Administrarea Proiectului
Biblioteca Proiectului
Un set complet al documentelor Termenilor de Referin Toate documentele referitoare la Standardele, Procesele i Procedurile proiectului Toate documentele reprezentnd corespondena primit sau produs de echipa proiectului Toate versiunile documentelor proiectului Registrul index pentru toate categoriile i versiunile de documente ale proiectului
LEADERSHIP
MANAGEMENT
Negociazcu direcia de aciune. Negociaz cu viteza de aciune Negociazcu: Negociaz cu : - viziunea, eficacitatea i rezultatele - structura, sistemul concentrndu-se concentrndu-se asupra oamenilor asupra eficienei, procedurilor, politicilor, strategiei, etc Se concentreaz spre linia de top Se concentreaz asupra Negociaz cu valorile si principiile fundamentului Un lider se urmeaz din convingere Organizeaz resursele Un manager se urmeaz din convenien
Organizaii de PROIECT
Mult
Autoritate n Proiect
Autoritate Relativ
Puin
Autoritate Funcional
Managerul de Proiect
NU are autoritate
Autoritate Egal
Matricial
Funcional
Miles Shepherd courtesy
Managementul Resurselor Umane Ieiri ale Planificrii organizationale RAM-Matricea de Atribuire a Responsabilitiilor Planul de Management al Echipei de Proiect Organigrama organizaional Job descriptions Plan de training
Recrutarea echipei Implic a angaja resursele umane necesare-indivizi sau grupe, crora li se atribuie sarcini n cadrul proiectului. n cele mai multe medii, resursa cea mai bun poate s nu fie disponibil i managementul proiectului trebuie s se asigure de faptul c resursele disponibile vor ndeplini cerinele proiectului.
Practici de Recrutare
Balana grijilor
Obiective
Echipa
Individ
Teoria ateptrii-Gheorgopoulos
Esena teoriei este faptul c omul trebuie considerat o fiin raional care are anumite viziuni i ateptri de la viaa sa. Necesitile specifice ale individului Ateptrile pe care le are cu privire la satisfacerea necesitilor pe calea unei comportri productive
Teoria ASTEPTRII
Satisfacta muncii
Instrumente Efort
Intrinsec
Performana Rsplata Extrinsec
Abilitate
Teoria binomului motivatorifactori de igien Herzberg 2 categorii de necesiti motivatorii factorii de igien ( de ntreinere )
Politicile si admn. Realizare personal Companiei Salariul Recunoatere Relaii interpersonale Avansarea Condiiile de munc Munca n sine Domeniul Manifestrii Factorilor de Igiena Domeniul Manifestrii Motivatorilor
Managementul conflictelor
Managerul de Proiect are rolul de a evita sau n cazul apariiei unor conflicte de a gsi metoda cea mai bun de rezolvare a acestora. Acest fapt poate fi limitat printr-o selecionare foarte atent a membrilor echipei de proiect dar nu poate fi pe deplin evitat.
NEGOCIEREA
Im OK - Youre not OK
Im not OK - Youre OK
Im OK - Youre OK
Negocierea Proiectelor
Negocierea implic discuii cu clienii avnd drept scop de a ajunge la un acord asupra termenilor unui contract relativ la realizarea unui proiect. Acordul poate fi negociat direct sau cu asisten, medierea si arbitrajul reprezint tipuri de negocieri asistate Negocierea se face asupra multor termeni, de mai multe ori, la diverse nivele de competen ale unui proiect
Negocierea Proiectelor
n timpul derulrii unui proiect, staff-ul proiectului va negocia relativ la urmtoarele probleme: Activitile, costurile, graficul de timp i obiectivele planului. Schimbri de: obiective sau grafic de timp Condiii i termeni contractuali Resurse Delegri de competene
Managementul echipei
Managerul de Proiect are de asemenea un rol esenial n mangementul echipei de proiect. n primul rnd el fiind cel ce a selecionat echipa, va trebui s o conduc aa cum trebuie, va trebui s realoce sau s modifice echipa funcie de stadiul proiectului. De asemenea va trebui s tie s delege autoritatea i competenele sale n momentele care o cer celor mai bine situai n a o face.
Managementul echipei
Tipuri de echipe
1. Echipa funcional 2. Echipa unic de proiect 3. Echipa tip matrice
Managementul timpului
Un alt fapt esenial l reprezint mangementul timpului. O ncadrare riguroas,, o planificare precis a utilizrii resurselor la timpul i locul potrivit va conduce la performane remarcabile. Se au n vedere inclusiv problemele de timp legate de livrri, de aprovizionare i de achiziie.
S fim proactivi
Proactiv versus Reactiv Folositi tehnici de rezolvare a problemelor (problem-solving techniques) Identificai soluii i obtinei acordul echipei Cutai punctele calde ale proiectului Folosii tehnica Brainstorming Privii problemele n perspectiv Nu subestimai valoarea bunului sim
Problem-solving techniques
Aceasta presupune o combinaie ntre definirea problemelor i luarea deciziei. Ea se refer la probleme deja aprute, opus fa de managementul riscului care se refer la probleme poteniale Definirea problemei cere s facem distincia ntre cauze si simptomuri. Problemele pot fi interne ale proiectului, de exemplu un persoan cheie din echip este mutat n alt proiect sau externe, aprobarea nceperii lucrului este amnat
Problem-solving techniques
Problemele pot fi : tehnice-diferene n modul de abordare a proiectrii manageriale-un grup funcional nu respect planul interpersonale-conflicte ntre personalitatea membrilor echipei sau ntre stilurile lor de lucru
Problem-solving techniques
Luarea deciziei include analiza problemelor, identificarea soluiilor viabile i a face alegerea ntre soluii. Deciziile pot fi luate sau obinute de la client, echip, managerii funcionali. Odat luat decizia, ea trebuie implementat. Decizia are deasemenea un element de timpdecizia corect poate s nu fie cea mai bun dac este luat prea devreme sau prea trziu
COMUNICAREA
Set de Simboluri
Set de Simboluri
Bucla Feedback
Sursa
Codificator
Canal
Decodificat or
Receptor
Zgomot
Reguli de folosire a simbolurilor
Zgomot Zgomot
Reguli de folosire a simbolurilor
Cunotine necesare pentru Managementul Comunicrii: Modele emitor-receptor-bucle de feedback, bariere n comunicare Alegerea modului-cnd comunicm n scris, cnd oral, cnd scriem un memos informal, cnd scriem un raport formal
Managementul Comunicrii Proiectului Cunotine necesare pentru Managementul Comunicrii: Stilul de scris-activ sau pasiv, structura frazei, alegerea cuvintelor Tehnici de prezentare-limbajul corpului,designul prezentrilor vizuale Managementul edinelor-pregtirea agendei, managementul conflictelor
Parte a stabilirii strategiei de comunicare este faptul de a te asigura ca ceeace scrii i distribui este citit.
Facei tot ce putei pentru a asigura ca informaia transmis de Dvs. s fie considerat de o importan foarte mare pentru a fi citit i folosit.
Managementul Comunicrii Proiectului Facei mesajele Dvs. diferite i atractive, cu un logo distinctiv, sau cu puin culoare, poate cu albastru pentru edine, roz pentru aciuni de ndeplinit. Trebuie ca cititorul s recunoasc imediat lucrul ce-l privete. Folosii tehnica Help desk. Toate informaiile vor fi gestionate i transmise n mod unitar, colectate i stocate corespunztor.
Managementul Comunicrii Proiectului Managementul Comunicrii Proiectului reprezint aplicarea tuturor conceptelor prezentate aplicate la un proiect specific. De exemplu a decide cum, cnd, unde, n ce form i cui raportm performanele i progresele proiectului
COMMUNICATION PATHS
3 Team members
3 paths
4 Team members
6 paths
Miles Shepherd courtesy
5 Team members
10 paths
Analiza Impactului
Va trebui s lum n considerare impactului potenial asupra proiectului atunci cnd o schimbare cerut este total modificat. Are loc un proces formal i rezultatele sunt documentate.Se identific impactul asupra urmtoarelor funciuni ale proiectelor: Funcionalitate, performan, grad de ncredere,, siguran, accesibilitate, mentenabilitate, mrime, greutate, cldur i curent electric Ealonri n timp, resurse Costuri, preuri Documentaie, trainingul utilizatorilor Teste i acceptri Piese de schimb i service Beneficiile clientului i satisafcia clientului (Customer Satisfaction)
Managementul Schimbarii
Schimbari externe Change Request Form - Formular Cerere de Schimbare - Comitet de Aprobare a Schimbarii Schimbari interne Change Request Form - Formular Cerere de Schimbare - Comitet de Aprobare a Schimbarii
Manager de Proiect
Director de Calitate
Director Tehnic
Calitate furnizori
Calitate client
Staff Calitate
n cadrul proiectelor de orice tip o importan foarte mare o are Planul de Management al Configuraiei. Acesta va prevedea urmtoarele: O unic identificare a statusului elementelor proiectului i documentaia aferent acestora. Metodele de actualizare utilizate. Controalele efectuate pentru asigurarea integritii i proteciei tuturor elementelor, ce se face prin metode pre-stabilite de auditare. Raportarea defectelor, nregistrarea acestora Sistemul de Control al Schimbrilor Instalri, livrri i ntreinere.
Managementul Configuraiei
Ce este Managementul Configuraiei_
Monitorizarea statusului proiectului Asigurarea controlului calitii inerea unui dosar al istoriei produsului Descompunerea sistemului-prin Product Breakdown Structure Identificarea configuraiei - identificarea fiecrei componente pn la cel mai sczut nivel al structurii
Managementul Configuraiei
Ce este Managementul Configuraiei
Alocarea unui numr unic pentru identificarea fiecrei componente sau a unui produs configurabil Identificarea ciclului de via - stagiile prin care trec produsele Ciclu de viata poate diferi de la produs la produs Stabilirea modului de monitorizare al progresului. Influenarea modului de dezvoltare prin stabilirea de proceduri Monitorizarea i nregistrarea statusului configuraiilor
Managementul Configuraiei
Ce este Managementul Configuraiei
Alocarea responsabilitilor pentru diferite tipuri de produse Dezvoltarea produselor -Managerul de Dezvoltare sau Autoritatea Tehnic Achizitia de echipamente Specificaiile produselor Manualele de training Lista siturilor pentru instalri Lista alocrii echipamentelor
Managementul Configuraiei
Project Manager
CM Manager
Control
Project Team
Use
Supplier Interfaces
Custom er Interfaces
After ICL
Managementul Configuratiei
Mecanisme
Identificarea Configuratiei
Controlul Configuratiei
Evidenta Starilor Configuratiei Auditarea Configuratiei
Managementul Configuraiei
Ce este Managementul Configuraiei
Instrumente folosite: Liste Word, tabele Excel Instrumente de planificare: Microsoft Project (de ex.) Modul de startare: Planificarea funcie de planul resurselor i planul desfurrii n timp a proiectului Planificarea la nivel de detaliu Trainingul personalului alocat Feedback necesar
Sesiunea-14-Procurement
Arta de a obine lucrurile necesare proiectului atunci cnd este nevoie de ele i la costuri sczute Aceast activitate este coordonat de responsabilul de achizitii din firma Reprezint un efort al ntregii echipe de proiect implicnd diverse grupe funcionale
Procurement
Presupune: Tratative Planificare Furnizori Comenzi Procesri Expedieri
Procurement
Aprovizionarea are un set de proceduri:
autorizare i verificare validarea furnizorilor validarea comenzilor bunurile nu se accept dect pe baza ordinului validat verificarea facturii cu comanda confirmarea primirii bunurilor naintea plii acestora
Procurement
Procesul de achizitie Planificarea achizitiei Confirmarea pretului si negocierea livrarii Transmiterea comenzii Autorizare: Managerul de Proiect Transmiterea comenzii la furnizor Furnizorul are o perioada de livrare Furnizorul livreaza comanda Bunurile sunt receptionate Se achita factura furnizorului
Procurement
Planul de achizitii Referinta produsului Descriere Part number/model/type number Cantitatea ceruta Furnizorul selectat Data livrarii Lansarea comenzii Ultima data de livrare Starea comenzii Procesarea primirii produselor livrate
Procurement
Outsourcing Intern Extern
nchiderea Contractului
Contabilitatea Financiar Analiza Proiectului Learned Lessons
Sesiunea-16-Bibliografie
Microsoft Project Primavera Prince 1-2 PMW Open Plan @RISK for Project Super Project-Computer Associates
Sesiunea-15-Bibliografie
Management de Proiect-Dennis Lock ( editura CODECS) A Practical Guide to Project Management-Celia Burton & Norman Michael Practical Risk Assessment for Project Management-Stephen Grey Comprehensive Project Management-Badiru Management Teams-Balbin.M Take the Lead-David Boddy & David Buchanan A Guide to the Project Management Body of Knowledge-PMI Standards Committee-William R. Duncan, Director of Standards Project Management-A systems approach to Planning, Scheduling and Controlling-Harald Kerzner