Sunteți pe pagina 1din 137

COLECIA - MILENIUL III 1. JOCURI PENTRU ADULI Enc Berne 2. MANUAL DE SUPRAVIEUIRE erban Derlogea 3.

INTER ACIUNEA PRINI-COPH Carmen Ciofu 4. DRAGOSTEA NU MOARE - MAITREYI Maitreyi Devi 5. POSTUME (ediia a Il-a) Jean-Lorin Stcrian 6. TEHNICA NVRII RAPIDE Sheila Ostmncler, Lynn Schroeder, Nancy Ostrander 1. N FIECARE ZI DUMNEZEU SE ROAG LA MINE Chris Simian 8. NLP - CALEA SUCCESULUI Andy Szekely 9. TIIN CONTRA PARANORMAL? Radu Olinescu \ 0. BIOTERORISMUL I ARMELE BIOLOQKE Ludovic Pun \ \. MONOLOG URILE V AGINULUI Ev e Ensler 12.MATRIX Glenn Yeffeth 13. CULOARUL CAMPIONILOR Mria Oprea 14. TEHNICA ORGANIZRII LUCRURILOR Julie Morgenstern

TEHNICA ORGANIZRII LUCRURILOR

tehnoredactare computerizat: AMALTEA TehnoPlus coperta: AMALTEA TehnoPlus traducere: Bogdan Mihilescu paginare: Petremella Andrei preprexx: Cristian Furdui producie: Mhaela Conea tlixtrihuie: Mihaela &. George Stanca redactor: Ana-Maria M urri u editori: Dr. MC. Popescu-Drittia Dr. Cristian Crstoin

(JULIE MORGENSTERN]

Digitally signed by Apologeticum DN: cn=Apologeticum, c=RO, o=Apologeticum, ou=Apologeticum, email=apologeticum2003@yahoo.com Reason: I am the author of this document Location: Romania Date: 2008.04.05 09:21:16 +03'00'

TEHNICA ORGANIZRII LUCRURILOR

Descrierea CIP a Bibliotecii Naionale a Romniei MORGENSTERN, JUL1E Tehnica organizrii lucrurilor / Julie Morgenstern; trad.: Bogdan Mihailescu. - Bucureti: Amu Iea, 2005 ISBN 973-7780-18-3 I. Mihiiilescu. Bogdan (irad.)

159.9

ORGANIZINGFROMTHEINSIDEOUT / JULIE MORGENSTERN Copyrighl 1998 by .Iulie Morgenstern TEHNICA ORGANIZRII LUCRURILOR/.IULIE MORGENSTERN ISBN 973-7780-18-3 2005 - EDITURA AMALTEA CP 9-K Bm-tireti hiti/nie?: www.uinaltva.ra / email: office@atnaltea.ro oale drepturile asupra acestei edilii sunt rezervate Editurii AMALTEA. Nici o parte n acestui volum nu ponte fi reprodus, n nici o form, fr permisiunea scrisa a Editurii AMALTEA. Tiprit la EMPIRE Prin - Bucureti, Romnia, tel.: 021 / 22 44 795

EDITURA AMALTEA www.amaitea.ro

CUPRINS

Introdiii.t:ic Cea mai important carte despre organizare din viaa ta PARTEA NTI PUNE BAZELE 1. O nou perspectiv asupra organizrii 2. Ce te reine? PARTEA A DOUA SECRETELE UNUI PROFESIONIST N ALE ORGANIZRII 3. Analizeaz: Cunoaterea problemelor 4. Strategia: Crearea planului de aciune 5. Atacul: Termin-i treaba PARTEA A TREIA APLICA CE AI NVAT Cum s foloseti aceast seciune , 6. Birouri tradiionale i sisteme de ndosariere 7. Afacerile cu sediul acas , 8. Birourile individuale 9. Birourile valiza" 10. Centrele de informaii casnice

7 l 13 21

45 47 57 70 83 85 87 108 123 133 149

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Poduri, subsoluri i garaje Slile de baie Dormitoarele Dulapurile Camerele copiilor Buctriile Camerele de zi

166 181 192 201 217 229 241

INTRODUCERE
Cea mai important carte despre organizare din viaa ta

PARTEA A PATRA ABORDAREA TIMPULUI 18. Cum s nvingi timpul

253 255 n regul! de ani ntregi ncerci s te organizezi. Ai cumprat tone de cri, ai decupat articole din reviste, ba chiar ai participat, ocazional, la un atelier pe aceast tem. Te-ai uitat, cu invidie, n paginile cataloagelor de profil, prin raioanele magazinelor de unelte i la birourile curate ale prietenilor i colegilor ti mai organizai, tnjind dup soluia perfect n lupta contra dezordinii. Ai cheltuit o grmad de bani pe o mulime de couri, cutii, maini de clasificat, rafturi, crlige, calendare i tot felul de locuri ascunse pentru depozitare, despre care erai sigur c i vor aduce ordine n via. Chiar ai renunat s mai mergi la picnicuri, petreceri i ntlniri pentru a te rzboi cu dezordinea, pe principiul organizatoric: Cnd nu eti sigur dac i trebuie, arunc-l." Totui, n ciuda tuturor eforturilor, niciodat nu ai reuit s ajungi la linia de sosire. Simi, pentru un moment, o stare de uurare, un licr de speran, dar nu reueti s menii fericirea oferit de un spaiu bine organizat. In scurt timp, dezordinea se ntoarce, iar haosul triumf nc o dat. Suferi de o stare pe care eu o numesc Sindromul organizatoric tip yo-yo". Funcioneaz sau, mai degrab, nu funcioneaz exact ca dieta de tip yo-yo, cnd ncerci, una dup alta, diferite metode de slbit, fiind de fiecare dat entuziasmat la nceput i cednd ntotdeauna nainte de final, totul avnd ca rezultat faptul c nu slbeti deloc sau, rnai ru, ctigi n greutate. Cu Organizarea Yo-yo nu conteaz ct de departe ajungi, ntotdeauna vei sfri alunecnd napoi i vei fi nevoit s ncepi, din nou, de la zero, de ndat ce vei fi ctigat destul voin.

Frustram, nnebunitor. Copleitor. Demoralizator. Chiar dac eti doar un pic sau total dezordonat, a te organiza poate prea, adesea, o misiune imposibil. Chiar aa s fie? Cu siguran, nu. Frustrrile de care ai parte atunci cnd ncerci s te organizezi nu sunt rezultatul unei incompetente native. Eu afirm c totul se petrece din cauz c nc nu ai nvat cum s te organizezi. Asta nu se nva la coal. Ca rezultat, ai dezvoltat anumite idei preconcepute, credine i tehnici i n u t i l e , care i stau n cale. Scopul acestei cri este s i schimbe, n mod radical, modul n care gndeti i abordarea procesului de organizare. Va contrazice tot ceea ce credeai tu despre cum se face ordine i va scoate la lumin tot ceea ce te mpiedica s te organizezi, i va arta tehnici exacte, care s transforme orice proiect de organizare din ceva frustrant, copleitor i imposibil, ntr-un lucru simplu, uor realizabil i flexibil. Tehnica organizrii lucrurilor, o complet reeducare, te nva s lucrezi cu propria ta personalitate, i nu mpotriva ei, pentru a obine rezultatele pe care le doreti. Aceast carte a fost conceput pentru a fi un punct permanent de referin n secolul al douzeci i umilea. O poi citi i reciti de cte ori vrei, pentru a deprinde principiile fundamentale de a organiza orice. Leciile din acest volum, pline de secretele unui organizator profesionist, i ofer baza de lucru cu celelalte cri, articole, seminarii i produse organizatorice de pe pia. Zilele Organizrii de tip yo-yo au apus - eti pe punctul de a descoperi ct de plin de succes i de recompense poate fi ordinea. s , CUM S FOLOSETI ACEAST CARTE

pentru c organizarea nu este dect un mijloc pentru a-i atinge scopul: acela de a-i tri viaa din plin. n acest scop, cartea este structurat pentru a fi ct mai uor de citit. Singura cerin este s parcurgi Prile l i 2. Acestea pun bazele, explicndu-i cum s" te organizezi, ceea ce nu ai nvat niciodat. O dat ce ai deprins principiile fundamentale, totul va veni de la sine. Apoi, poi trece la capitolele din Prile 3 i 4, care explic zonele cu probleme care te intereseaz din casa sau din biroul tu i aplic p r i n c i p i i l e pe care le-ai nvat, pentru a crea sisteme personalizate, care s i se potriveasc.
#**

n 1989, am creat Maetrii Sarcinilor, un serviciu complet de organizare a casei, a birourilor i a orice altceva. De atunci, sute de clieni m-au cutat n momentul n care propriile lor ncercri de organizare ddeau gre. Nu a fost uor pentru ei s fac acest pas. Unii dintre ei au ateptat ani ntregi pn au avut curajul necesar. Le este ruine. i le este fric. Care este cea mai marc fric? Faptul c dezordinea lor este cea mai mare cu care m-ain confruntat vreodat. C nu prea am cum s-i ajut i c o s dureze ani ntregi pentru a-i salva, dac voi reui vreodat. Nu i dau seama de unde s nceap i nu vd nici o rezolvare posibil. Clienii sunt ntotdeauna uimii pentru c (1) Nu sunt nici mirat, nici pesimist n privina a ceea ce mi arat (2) Pot tace rapid un plan de aciune. Cum reuesc? Aproape un deceniu de experin m-a nvat c exist o metod simpl i de ncredere care funcioneaz de fiecare dat, orict de grea ar fi sarcina. Tehnica organizrii lucrurilor dezvluie procesul organizatoric nvndu-te acea formul pe care o folosesc i cu clienii mei. i promit c te va ajuta s ctigi definitiv rzboiul mpotriva dezordinii, aa cum i-a ajutat i pe ei. Majoritatea celorlalte cri, articole i seminarii ncearc s pun accent pe soluie i nu pe problem: Iat o idee nemaipomenit de a-i organiza baia, iat o metod grozav pentru a-i pune ordine n dosare, uite un sfat simplu pentru a-i organiza dulapurile. Ceea ce ignor ele sunt problemele interne i externe - capriciile psihologice, protii sftuitori i greelile obinuite pe care le facem cu toii -; acestea se

Voi, cei care citii aceast carte, v ncadrai, probabil, ntr-una dintre categoriile urmtoare. V-ai c h i n u i t o via s fii ordonai i nu ai reuit niciodat. A i fost ordonai, dar, pe parcurs, v-ai pierdut deprinderea. V simii ordonai, ntr-un stadiu primar, dar'cutai continuu moduri de a v mbunti metodele i sistemele. n oricare dintre aceste grupuri te ncadrezi, un lucru este sigur: Caui soluii rapide. Nu ai mult timp la dispoziie i vrei s devii mai bine organizat ct mai repede, pentru a-i putea continua viaa. Nu vrei s dureze la nesfrit,

interpun ntre noi i visul nostru de a avea un spaiu organizat i ordonat n mod util. i totui, fr a nelege aceste probleme importante, nici o idee nemaipomenit, nici o metod grozav, nici un sfat simplu nu va funciona. Tehnica organizrii lucrurilor trece dincolo de toate aceste cri, articole i seminarii, explornd ntregul proces dintr-un punct de vedere corect. Cartea te va nva: Cum s identifici obstacolele din drumul tu spre organizare, cum s analizezi i s nfruni aceste probleme pentru a le lsa, ntr-un final, n urm. O metod sigur de a-i aranja spaiul n aa fel nct s reflecte personalitatea ta i ceea ce este important pentru tine. Ce ntrebri s pui nainte de a cumpra urmtorul obiect, dispozitiv sau mainrie pentru organizare. i vei descoperi propria putere de a organiza, de a rmne organizat i de a scoate la lumin ce este mai bun n tine, pe plan profesional i personal. Vei ajunge chiar s ndrgeti procesul organizatoric, pentru c, o dat ce i nelegi simplitatea, vei avea un sentiment de eliberare i de putere pe care nu 1-ai mai cunoscut vreodat.

Partea nti J

PUNE BAZELE

l
O NOU PERSPECTIV ASUPRA ORGANIZRII

Dac te-a ntreba ce nseamn un spaiu organizat, oare ce ai rspunde? De la majoritatea oamenilor aud lucruri ca ordonat i curat", mult loc liber", minimalist" i plicticos". Dar un spaiu organizat nu are nimic de a face cu aceste descrieri. Exist oameni ale cror case i birouri par, la suprafa, curate lun. Totui, n sertarele de la birourile lor sau n dulapurile buctriilor nu exist nici o ordine real, iar lucrurile sunt total scpate de sub control. Prin contrast, exist muli oameni care triesc sau muncesc ntr-o adevrat dezordine, dar, totui, se simt foarte bine n acest mediu i pot gsi imediat orice le trebuie. Pot acetia din urm pot fi considerai ca fiind organizai? Desigur. A fi organizat nu ine de cum arat mediul tu nconjurtor, ci de ct de bine funcioneaz. Dac cineva poate gsi un lucru atunci cnd are nevoie de el, dac nu se simte mpiedicat s i ating scopurile i dac este fericit n propriul spaiu, atunci este o persoan organizat. A vrea s propun o nou definiie a organizrii: Organizarea este procesul prin care crem medii n care putem tri, lucra i ne putem relaxa exact aa cum dorim. Cnd suntem organizai, casele noastre, birourile noastre i programele noastre reflect i susin ceea ce suntem, ceea ce ne dorim i ceea ce vrem s devenim." IDEI GREITE DESPRE ORGANIZARE Ideile greite afecteaz felul n care gndeti despre orice proces, i nrutesc atitudinea despre el i i erodeaz i cele mai mari eforturi fcute pentru a reui, convingndu-te, nc nainte de a ncepe, c trebuie s euezi.

Iat cteva dintre cele mai cunoscute preri despre organizare i adevrurile care i vor schimba opiniile. Mit: Organizarea este un talent misterios. Unii oameni norocoi se nasc cu el, n timp ce alii, ca tine, sunt lsai s sufere. Adevr: Organizarea este o deprindere. De fapt, este o deprindere extrem de simpl, pe care o poate cpta oricine. De unde tiu? Pentru c am fost i eu, odat, o persoan foarte dezorganizat. De fapt, toi cei care m cunosc nc de atunci sunt uimii de slujba mea actual i chiar gsesc situaia comic. Acum doi ani am participat la reuniunea de douzeci i cinci de ani de la prima tabr de var. Normal, cum pe toi ne interesa cu ce se ocupa fiecare, am vorbit cu mndrie despre munca mea. Cum profesia de organizator este un domeniu att de neobinuit, toi vechii mei prieteni au considerat subiectul fascinant. Unul mai curajos, dragul de Martin G., m-a tras discret de o parte i mi-a optit politicos Un, Iulie... nu mi aduc aminte despre tine s fi fost o persoan prea organizat." Toat viaa mea, pn cnd am nscut, am trit ntr-o stare constant de dezordine. Eram un caz clasic de predominan a emisferei cerebrale drepte, axate pe creativitate, triam tot timpul ntr-un haos, nconjurat de grmezi de l u c r u r i , petrecndu-mi jumtate din zi cutnd hrtii rtcite, numere de telefon pierdute i chei de la main pe care nu mai tiam unde le-am pus. Pierdeam tot felul de lucruri mari sau mici: paapoarte, certificate de natere, aparate de fotografiat, bijuterii, pantofi i haine. Pierdeam i lucruri care nu mi aparineau. Am pierdut, odat, patru ore cutnd maina unui prieten n parcarea de la aeroportul O'Hare, din Chicago, pentru c nu ddusem atenie locului n care o lsasem. Eram unul dintre acei oameni care triesc pe moment": spontan i fermectoare, dar care nu planific niciodat mai mult de un minut n viitor. Ca rezultat, m ncurcam n ultima clip i, adesea, nu reueam s termin lucrurile la timp, fie pentru c uitam c trebuia s le fac, fie pentru c nu gseam ce aveam nevoie pentru a ncheia sarcina. Ziua adevrului a venit cnd am nscut. Cnd Jessi avea trei sptmni, am hotrt c era o zi minunat i c a putea s o plimb pe malul oceanului. Cnd ea s-a trezit din somn, soul meu s-a dus s aduc maina, iar eu s iau copilul. Brusc, mi-am dat seama: Hei, ar trebui s iau i nite provizii." Ce mi trebuia? S vedem, scutece, o ptur... Ah, da, o sticl cu ap i, poate, o jucrie sau dou. Am nceput s alerg prin cas, adunnd obiectele. De fiecare dat cnd credeam c am terminat, mi mai venea n minte ceva ce a fi vrut s

iau cu rnine. Cruciorul, o bluz, o caset s ascultm pe drum. Pn cnd am strns totul, au trecut mai bine de dou ore i Jessi adormise la loc. n acel moment mi-am dat seama c dac nu m pun pe picioare, fiica mea nu va mai iei niciodat din cas. M-ain hotrt s pun ordine n geanta cu scutece. Scond din ea toate lucrurile pe care le strnsesem pentru ieire, am nceput s le grupez n categorii care aveau o semnificaie pentru mine: lucruri care s i in de cald (ptur, haine de schimb, bluz); lucruri de mncare (sticla cu ap, suzet); lucruri de schimb (scutece, crpe, pudr) i, n final, lucruri cu care s o distrez (jucrii, o caset de ascultat pe drum). Apoi am desemnat, pentru fiecare categorie, cte un loc anume n geant, pentru a gsi mai repede lucrurile, la nevoie, i pentru a ti, dintr-o privire, dac lipsete ceva. Am sfrit prin a pune, ntr-un buzunar special, i un inventar al tuturor acestor lucruri, ca un ajutor pentru a reaproviziona geanta cu uurin. Ce victorie! ncepnd din acea zi, eu deineam controlul, eram pregtit oricnd s ies din cas ntr-o clip, t i i n d c aveam la ndemn orice mi-ar fi trebuit. Geanta cu scutece a fost primul lucru pe care 1-am organizat cu succes, vreodat. i, dei pare minor, a nsemnat primul pas pe drumul meu spre organizare. Dup aceea, am continuat cu alte zone ale casei mele: sertarele, dulapurile, hrtiile i tot .aa, folosind ntotdeauna aceeai abordare simpl, pe care am avut-o n cazul genii cu scutece. Restul, cum se spune, e istoric. Am descoperit cu bucurie c organizarea este o deprindere foarte uoar, care poate fi cptat chiar i de cei care, ca mine, au fost, la un moment dat, nite dezordonai fr pereche. Mit: A deveni o persoan organizat este o sarcin copleitoare, fr sori de izbnd. Adevr: Orice ai organiza, orict de intimidant ar fi treaba sau ct de multe ar fi problemele nerezolvate, a deveni organizat se reduce la acelai proces previzibil i extrem de simplu. O dat ce l stpneti bine, vei descoperi c organizarea este o activitate incredibil de purificatoare i care i d putere - un mod vesel de a te elibera i de a pstra un curs al vieii sigur ntr-o lume complex. O vei considera chiar amuzant, deoarece creeaz un sentiment ncnttor de claritate, de concentrare i de mplinire. Ia n considerare acesta reacie a lui Connie Lagan, devenit de curnd o persoan organizat: ndeprtarea dezordinii a desctuat n mine o energie creativ, ntr-un mod magic, poate chiar miraculos, n prima sear dup ce

am terminat propria mea curenie de var la firm m-am aezat la birou si am p r i v i t . Nu mi venea s ered ct de tonie era s vd spaiul gol". Ochii mei aveau unde s se odihneasc, iar spiritul meu i gsise, din nou, o cas acolo unde mi petreceam cu plcere orele dimineii." Mit: Este imposibil s rmi organizat. Adevr: Ordinea se poate pstra, dac sistemul este construit n j u r u l f e l u l u i n care gndeti i dac este creat s se dezvolte i s se adapteze o dat cu tine pe msur ce viaa i munca ta se schimb. Doar atunci cnd sistemul nu i se potrivete este greu s l menii, n plus, ca i n cazul unui regim alimentar sntos, organizarea este un mod de via care necesit supraveghere i efort susinut pn cnd este implementat satisfctor. Instruciunile despre cum s i pstrezi sistemul sunt o parte integrant a procesului organizatoric prezentat n aceast carte. Mit: Organizarea este o pierdere de timp neproductiv. Oamenii care particip la atelierele organizate de mine mi spun deseori Vreau s m organizez, ncerc s m organizez, dar, ntotdeauna, simt c ar trebui s fac lucruri mai importante n timpul meu liber s sun clienii, s particip la ntlniri, s merg la seminarii, s scriu oferte, s petrec mai mult timp cu familia, s m relaxez, ba chiar s mi recuperez orele de somn." Adevr: In zilele noastre, viaa se mic mult mai repede dect acum cincizeci de ani i se va mica i mai repede n anii urmtori, oferidu-ne i mai multe oportuniti i cerine privind timpul nostru i abilitatea noastr de a face alegeri, ntr-un astfel de mediu, cei organizai vor prospera. Cei dezorganizai se vor simi copleii, nesiguri pe ce drum s o apuce i se vor chinui s se menin pe o linie de plutire. Nu i mai poi permite s nu f i i organizat. Organizarea a devenit o metod de supravieuire n secolul al douzeci i umilea, iar Tehnica organizrii lucrurilor este manualul de care ai nevoie.

de stres provocate de dezordine, reacia noastr obinuit este s atacm mai nti, i s ntrebm dup aceea s ne aruncm cu capul nainte i s facem orice pentru a ctiga rapid controlul. Nu ncercm s analizm situaia, i, de obicei, nu planificm mai nimic - practic, punem crua n faa boilor. Cutm nebunete n exteriorul nostru rspunsuri la problemele pe care le avem i ne agm, fr s ne gndim, de orice credem c ne-ar putea salva". Vezi dac vreunul dintre aceste comportamente i se pare familiar: Te duci s cumperi diferite dispozitive pentru a pune capt dezordinii fr s fi msurat, numrat sau analizat ce i ct de mult ai de stocat. Porneti adevrate campanii de curenie, scpnd fr mil de tot ce poi pentru a obine nite spaiu, dar descoperi, prea trziu, c ai aruncat ceva important. Adopi" sfaturi de organizare de la prieteni, din ziare i cri fr s te gndeti dac se muleaz personalitii tale sau dac se potrivesc situaiei i nevoilor tale. Abordezi doar pri minore ale problemei tale, fr s c priveti n ansamblu. Te agi de zicale precum limiteaz-i posesiunile la jumtate fa de ce ai acum" sau atinge fiecare coal doar o dat" ori dac nu am folosit un lucru de dou ori, atunci scap de el", spernd c acestea i vor schimba viaa pentru totdeauna. Eu numesc acest mod nesbuit de abordare organizarea pornit din exterior. Nu reuete s priveasc problema n ansamblu i caut soluii rapide, agndu-se de tot felul de sfaturi i tehnici alese la ntmplare. Nu m nelege greit; folosirea sfaturilor detepte, a tehnicilor istee i a cutiilor interesante de pe pia este o parte important a procesului de organizare, dar exist cteva etape prin care trebuie s treci, mai nti, pentru a ti care i se potrivesc. Aceast abordare lent i neplanificat poate da natere, n cel mai bun caz, unui sistem organizatoric incoerent i incomplet, lsndu-te cu multe lacune. Dup ce cumperi o cutie nou sau dup ce implementezi un nou sfat, eti bucuros din cauza noutii i trieti un moment de speran, dar aceste sentimente dispar repede atunci cnd realitatea iese la suprafa i lucrurile ncep s mearg, iari, prost. n cel mai ru caz, organizarea pornit din exterior duce la alegerea sistemelor greite, a celor care nu i se potrivesc, ncerci s te forezi

ORGANIZAREA PORNIND DIN EXTERIOR


Experiena mea de organizator profesionist i trecutul meu de dezordonat m-au nvat c cei mai m u l i dintre noi privim organizarea din direcia greit. Dac suntem pregtii s ne organizm se ntmpl, de obicei, pentru c am ajuns la o limit. Dezordinea ne scoate din mini i vrem o soluie instantanee. Din cauza acumulrii

s le foloseti, dar efortul este prea mare. Dup cteva sptmni renuni, vezi cum dezordinea revine i te consideri lipsit de sperane n domeniul organizaional. Organizarea pornit din exterior eueaz de fiecare dat pentru c nu ine cont de ce gndeti tu, de cum te raportezi la lumea nconjurtoare, de r i t m u l tu, de cum i place s lucrezi sau de simul tu estetic - imaginea ta de ansamblu pe care sistemul organizatoric adoptat ar trebui s o reflecte, n final.

ORGANIZAREA PORNIND DIN INTERIOR


Organizarea pornit din interior spre exterior nseamn crearea unui sistem bazat pe propria- personalitate, pe nevoile i pe scopurile tale. Acest tip de organizare se concentreaz pe definirea ta i pe ce este important pentru tine ca persoan, astfel nct sistemul rezultat s reflecte aceste lucruri. Organizarea reuit te oblig s priveti problema n ansamblu, nu doar unul dintre elementele ei i, prin urmare, sistemul pe care l dezvoli va fi complet. Este un proces creativ care te ajut s te concentrezi pe descoperirea a ceea ce este important pentru tine i face acest lucru mai accesibil, n loc s te conving s arunci tot ce poi i s organizezi ce mai rmne. Organizarea pornit din interior nseamn s priveti bine obstacolele care te mpiedic s devii ordonat, pentru a le putea identifica i nltura o dat pentru totdeauna. nseamn a-i nsui strategii pentru a accelera i a simplifica procesul organizatoric, pentru a te asigura c ajungi la un final i nu doar pe la jumtatea drumului. i mai nseamn s te organizezi nainte de a cumpra i de a-i nchipui tot f e l u l de metode de stocare sau de cutii interesante, astfel nct cumprturile tale vor avea un sens i se vor potrivi perfect nevoilor tale. Organizarea pornit din interior pare ilogic. Nu este normal ca atunci cnd dezordinea a ajuns la o limit maxim tu s te opreti i s te gndeti. Impulsul este de a te arunca cu capul nainte i de a ataca. Dar dac, mai nti investeti puin timp n judecat i analiz, vei putea s gseti exact soluia pe care o caui. Am avut, odat, o client pe nume Carol. La prima vedere era o femeie realizat. Conducea o organizaie de seam n domeniul artei i

avea apte subordonai. Participa la cocteiluri unde ntlnea donatori importani i celebriti, ctigndu-i pe toi cu o inut perfect i cu ncredere. Era dinamic, fermectoare i coerent, n societate era minunata, dar, n culise, viaa sa profesional era scpat de sub control. ngropat sub o grmad de faxuri, scrisori i pot electronic de la toi cei pe care i convingea, Carol era nconjurat de un munte de coresponden la care nu putea rspunde. Programul ei social fiind aglomerat, reuea foarte rar s i verifice pota electronic i, adesea, nu o deschidea cu lunile. Pierdea burse i multe oportuniti de a lucra cu artiti importani au fost folosite de alte instituii. Carol a ncercat o mulime de soluii pentru a se menine pe linia de plutire. Toate preau destul de logice: secretara ei s verifice pota electronic i s fac un rezumat zilnic, s sorteze mesajele n directoare numite Foarte Urgent, Foarte Important, Important Mai Poate Atepta i Mai Puin Important Simple Informri, s pun telefoanele n ateptare cte o jumtate de or n fiecare diminea, pentru a-i citi corespondena electronic. Din nefericire, nici una dintre aceste soluii" nu a funcionat pentru c problema era privit din exterior. Cnd Carol m-a sunat, am nceput prin a discuta cu ea despre cum privete pota electronic i de ce crede c nu o trateaz aa cum ar trebui. Am menionat c pare a se descurca cel mai bine n convorbirile fa n fa. A fost de acord, spunndu-mi c cel mai bine se simte interacionnd cu oamenii, cu ideile i rezolvnd probleme. Considera comunicarea scris extrem de plictisitoare i de solitar. Carol avea nevoie de un nou sistem de abordare a corespondenei - unul care s se potriveasc personalitii sale, stilului i nevoii sale de contact uman. Am nceput ncurajnd-o pe Caro! s fac o schimbare mental: s priveasc acei muni de faxuri, scrisori i pot electronic nu ca hrtie, ci ca oameni reali care au intrat n biroul ei pentru a le fi rezolvate problemele. Apoi, i-am sugerat s schimbe numele perioadei rezervate citirii corespondenei din ora pentru coresponden" n ora pentru decizii". Aceast simpl schimbare de nume a avut un impact imediat, deoarece se potrivea plcerii ei pentru idei i aciune. n final, pentru a-i contracara senzaia de izolare, am sugerat ca secretara s stea cu ea, n timp ce verifica mesajele zilnice. Astfel, Carol putea dicta rspunsuri, putea s se consulte cu secretara i s aib acel sentiment de a da i a primi care o fcea s i plac att de mult munca.

Relaia dintre Carol i coresponden s-a schimbat complet. Ceea ce era o corvoad s-a transformat n ceva tonic i agreabil. Totul pentru c ncepuse s se organizeze din interior spre exterior.

2
CE TE REINE?

CT AI ZICE PETE"!
Organizarea pornind din interior este o metod care se adapteaz personalitii, nevoilor, situaiei i scopurilor tale n loc s te foreze s te schimbi. Urmnd aceti trei pai simpli, dar foarte importani, vei reui s nfruni orice provocare organizatoric a vieii i s dobndeti un succes de durat: Analizeaz: Privete n ansamblu situaia, stabilind unde te afli, spre ce te ndrepi, ce te mpiedic i de ce trebuie s ajungi acolo. F o strategie: Creeaz-i o strategie pentru transformarea fizic a s p a i u l u i tu, incluznd un program realist de punere n practic. Atac: Abordeaz metodic dezordinea, sortnd i aranjnd lucrurile pentru a reflecta f e l u l n care gndeti, asigurndu-te c rezultatele obinute sunt vizibile i importante. Pregtit cu noua ta perspectiv asupra organizrii, eti pe punctul de a ncepe marea aventur care te va conduce spre libertatea unei viei organizate pentru totdeauna. Pe tot parcursul acestei cltorii, eu i voi fi ghid, antrenor i sftuitor, oferindu-i idei i exemple din sistemele altor persoane, pentru a-i stimula propria gndire. Hai s ne apucm de treab.

,JVu poi s repari nimic pn nu tii ce s-a stricat." Cine a spus acest lucru a rezumat u n u l dintre principiile fundamentale ale organizrii pornite din interior: nelegerea cauzelor nainte de a cuta remediul. De fapt, este o etap destul de logic. Pn la urm, nu aa abordm toate problemele vieii? Dac nu te simi bine, te duci la doctor i i descrii simptomele. S spunem c suferi de dureri de cap i c te deranjeaz stomacul. Medicul nu i prescrie automat calmante i pastilempotriva aciditii. El tie c aceste simptome pot fi provocate de o mulime de stri i de boli, de la stres pn la intoxicaie alimentar sau i mai ru. Doctorul i pune mai multe ntrebri, te consult i i face analize pentru a determina cauza. Altfel, medicina nu ar face dect s i ascund boala o situaie periculoas, care nu ar reui dect s agraveze situaia. Acelai lucru se aplic i organizrii. Trebuie s caui cauza nainte de a gsi soluia. Unul dintre cele mai interesante rezultate ale muncii mele de organizator profesionist a fost s descopr c, dei dezordinea poate prea la fel, rareori cauzele sunt aceleai. Exist o mulime de motive pentru dezorganizare, iar muli oameni nu au nici cea mai mic idee despre adevrata cauz a problemei lor. Ca rezultat, ei pierd o grmad de timp, de energie i de bani ntr-o direcie greit. Majoritatea oamenilor presupun c sunt dezorganizai pentru c nu au destul spaiu sau pentru c sunt, nativ, neglijeni, lenei ori incompeteni. Dar n zece ani n domeniul organizrii, am descoperit c la 90% dintre clienii mei cauza nu este lipsa spaiului. De exemplu, o client nou a ajuns la mine deoarece o prieten de a ei m-a sunat ngrijorat, pentru c aceast persoan voia s cumpere apartamentul vecin ei, din lips de spaiu. De fapt, nu avea nevoie dect de puin

curenie i s nvee cum s i foloseasc mai bine spaiul disponibil. Am dus la ndeplinire aceast sarcin n aproximativ cinci zile i i-am economisit sute de i n i i de dolari. Ct despre a doua prere: n toat cariera mea de organizator profesionist, nu am n t l n i t nici mcar un caz n care dezordinea s fie provocat de neglijen, lene sau incompeten. Acest mod de gndire arunc, incorect, vina asupra ta i, desigur, nu este cea mai bun optic pentru a atinge succesul organizatoric. Pn la urm, cum s te entuziasmezi la ideea de a deveni organizat cnd tu priveti mediul tu ca pe o critic aspr la propria fire? Nu-i de mirare c evii o astfel de sarcin groaznic! UN DIAGNOSTIC PE TREI PLANURI Cauzele reale ale apariiei dezordinii se regsesc pe trei n i v e l u r i : NIVELUL 1: Erori tehnice. Greeli simple, mecanice, din sistemul tu de organizare, care pot fi corectate cu uurin. Rezolvarea lor este ca i cum ai strnge un urub, ai schimba o curea de transmisie sau ai regla direcia la main. Aceasta este prima categorie de cauze care trebuie verificat, deoarece orice tip de dezordine poate fi atribuit cel puin unei erori tehnice. NIVELUL 2: Realiti externe. Realitile m e d i u l u i nconjurtor, pe care nu le poi controla i care i limiteaz capacitatea de a te organiza. Identificarea lor te va ajuta s nu ai ateptri nerealiste de la tine nsui. NIVELUL 3: Obstacole psihologice. Fore interne, ascunse, care te fac s te ndrepi spre dezorganizare, orict i-ai dori s deii controlul. Dac nu eti contient de ele, te pot face s sabotezi orice sistem i-ai propune. Contientizndu-le, poi gsi o modalitate de a le ocoli i de a obine succesul organizatoric. ine minte c nu este neobinuit s identifici cteva cauze ale dezordinii care s opereze n acelai timp. Oricine se lupt cu dezordinea ntmpin cel puin o cauz de nivel l, dar i cteva cauze de nivel 2 i 3. Pe msur ce citeti seciunile urmtoare, fii sincer cu tine nsui, nu te judeca. A i c i nu exist bine i ru. Contiina ta de sine este cel mai puternic ajutor pentru a deveni i a rmne organizat. Doar tu poi pune degetul pe ce te trage napoi. Nu uita, aproape orice problem poate fi rezolvat.

NIVELUL i: ERORI TEHNICE


Declaneaz acum analiza cauzelor, deoarece, o dat ce ai rezolvat aceste simple greeli practice, vei putea tri ntr-un extaz organizatoric - asta dac nu exist i nite obstacole interne sau externe. Dac exist, corectnd aceste erori tehnice le vei scoate la iveal i pe celelalte. Recitete descrierile celor ase greeli practice de fiecare dat cnd simi c spaiul din jurul tu i scap de sub control pentru c, fr ndoial, mediul tu dezordonat va cdea prad uneia dintre ele. Prima eroare: Lucrurile nu i gsesc locul Mai simplu spus, nu poi s pui lucrurile undeva pentru c nu ai unde. Dac lucrurile sunt puse grmad peste tot, este foarte probabil c nu te-ai gndit niciodat la vreun loc anume pentru ele. Viaa i domeniile de interes se schimb tot timpul i s-ar putea s fi strns obiecte crora s nu le fi gsit, nc, un loc. i-ar plcea s le pui undeva, dar nu tii unde. i-e team s le ndesi prin diferite sertare i dulapuri deja pline, de fric s nu le pierzi. Aa c le lai peste tot, de fiecare dat n alt loc i niciodat nu gseti ce i trebuie. Soluia este s cercetezi ce ai i s hotrti pentru fiecare obiect cte un loc precis. Astfel, vei ti ntotdeauna unde s pui fiecare lucru i l vei gsi cu uurin la nevoie. Capitolul 4 i va oferi un model pentru a decide unde ar trebui inut fiecare obiect din casa sau din biroul tu. In partea a treia a crii vei primi sugestii pentru cum s gseti i s hotrti locuri pentru obiectele tale, clasate pe camere. n aceast situaie, nu pui lucrurile ntr-un loc, deoarece curenia e o corvoad. Ar putea fi din cauz c le ii prea departe de locul n care le foloseti - pe hol, n alt camer sau n cellalt capt al casei, ceea ce necesit drumuri lungi pentru a le pune pe toate la locul lor. De exemplu, dac pe podea, lng scaunul tu preferat pentru citit, se ridic o grmad de cri se ntmpl, probabil, pentru c biblioteca nu este aproape. Poate c accesul la unitile tale de stocare este ngreunat. Poate c sertarele merg greu, bufetul este stricat, dulapurile sunt blocate de cutii i de mobil, dulpioarele sunt prea ngrmdite ori rafturile sunt prea sus. Ideea este c, dac e prea greu s pui ceva la locul lui, nu o vei face nu pentru c eti lene, ci pentru c ai lucruri mai importante

A doua eroare: Spaiul de stocare neconvenabil

de fcut cu timpul tu. n capitolul 4 vei nva principiile crerii unui spaiu pe baza nevoilor tale, felul n care s stochezi obiectele la locul la care ai nevoie de ele. Partea a treia i ofer sugestii despre cum s pui lucrurile la ndemn, la birou sau acas. Dac toate dulapurile, dulpioarele i sertarele sunt pline i mai ai i alte lucruri adunate pe podea, pe bufete, mese i pervazuri, fac pariu c ai mai multe lucruri dect locuri n care s le pui. O soluie ar fi s le reduci numrul, scpnd de cele n exces. O alta este s mreti numrul de spaii de stocare pentru a se potrivi volumului tu de obiecte. Iar o a treia ar fi s extinzi spaiul de depozitare folosindu-te mai bine de locurile libere dintre rafturi, din dulpioarele i sertarele foarte adnci, de dup perdele i draperii i de zonele verticale de pe pereii goi. In partea a treia vei nva cum s i sortezi lucrurile i s decizi ce s pstrezi i cum s i lrgeti spaiul i s gseti loc chiar i acolo unde nu mai exist", att acas ct i la birou. Este destul de obinuit ca oamenii s creeze sisteme complicate, aproape imposibile, catalognd lucrurile prea mult i sfrind cu prea multe locuri n care s le caute de exemplu, crend, mai degrab, sute de dosare cu cte dou coli de hrtie n fiecare, dect s fac douzeci de dosare cu cte zece coli n fiecare. S-ar putea ca sistemul tu s i se fi prut practic atunci cnd 1-ai alctuit, dar, dup cteva sptmni sau luni, deja ai uitat logica din spatele lui. Cnd trebuie s caui ceva prin sertare sau prin dulpioare, te ncurci i devii frustrat. tii c ai pus lucrurile ntr-un loc sigur, dar nu mai tii unde. In aceast situaie, ai creat un sistem n care nu ai ncredere i, curnd, ncepi s renuni s mai pui lucrurile la locul lor, de team c nu o s le mai gseti. Capitolul 4 i va oferi bazele alctuirii unui sistem simplu, logic, care asigur indicii vizuale pentru a gsi repede i uor orice obiect. Iar prile a treia i a patra i vor oferi multe sugestii despre cum s foloseti locul, obiectele pentru depozitare i etichetele pentru a cpta ncredere n sistemul tu. Muli oameni las lucrurile peste tot ca s le aduc aminte s fac ceva - de exemplu, o carte care trebuie napoiat, facturi care trebuie

A treia eroare: Mai multe lucruri dect spaiu

pltite sau o hain care trebuie dus la croitor. Ar fi acceptabil dac ar fi doar cteva obiecte mprtiate, dar, pe msur ce volumul crete, totul ncepe s se amestece n mediul tu, crend un fel de amalgam, care i face toate semnele invizibile, golindu-le de sens. Capitolul 4 i va arta cum s gndeti un sistem mai puin deranjant, care s i aminteasc lucrurile importante i unde le-ai pus.

A asea eroare: Organizarea este plictisitoare


n acest caz, nu pui lucrurile la locul lor deoarece curenia este o sarcin prea monoton, i trec prin minte o grmad de lucruri mult mai interesante, mai plcute i mai profitabile cu care s i petreci timpul, cum ar fi s iei lecii de utilizare a calculatorului, s i vizitezi prietenii sau s i suni clienii. Problema const n faptul c puini oameni se gndesc la partea estetic a sistemului lor de organizare. Ei vd ordinea ca pe ceva pur utilitar i cumpr orice obiect destinat organizrii fie c le place sau nu, spunndu-i: Eh, nimeni n afar de mine nu o s vad acest obiect, aa c nu conteaz cum arat." Prin urmare, sistemul lor de organizare este plictisitor, neinspirat i neplcut. A organiza i a pune lucrurile n ordine este o sarcin repetitiv, dar o poi face mai atractiv i mai amuzant dac i adaugi o not personal i puin talent. Nu subestima puterea frumosului, de care depinde dac reueti sau nu s i pstrezi sistemul de organizare, n fiecare capitol al prilor 3 i 4, vei primi ndrumri despre cum s alegi i s etichetezi obiectele de depozitare care te atrag din punct de vedere estetic i care i se par amuzante, astfel nct s te simi ndemnat i bucuros s le foloseti.

A patra eroarea: Un sistem complex i aiuritor

NIVELUL 2-. REALITI EXTERIOARE


Trim ntr-o lume complex, n continu schimbare, o lume care ne ridic tuturor greuti n ncercrile noastre de a deveni organizai, n cele mai multe cazuri, putem depi aceste greuti i s obinem, cel puin, un grad satisfctor de control. Dar exist momente cnd, orice am face, nu putem mai mult. Vreun obstacol extern ne limiteaz posibilitile de organizare - asta dac nu gsim un mod de a-1 ocoli. Pentru a vedea dac ai atins un prag extern care te mpiedic s te organizezi, rspunde cu Adevrat" sau Fals" la ntrebrile de mai jos.

A cincea eroare: Nu-l vezi, l uii"

1. Atunci cnd compania ta a fost restructurat, ai motenit i munca angajailor care au plecat. 2. Compania la care lucrezi a fuzionat de curnd sau a suferit o modificare important. 3. i-ai nceput de curnd propria afacere. 4. Afacerea ta trece printr-o perioad prosper. 5. Eti o mam sau un tat care lucreaz cu norm ntreag i care are n ngrijire un btrn. 6. Primeti zilnic peste o sut de mesaje electronice, faxuri i rapoarte. 7. Simi c este de datoria ta s rspunzi pe loc la coresponden. 8. Nu poi ine pasul cu mbuntirile i modificrile aduse calculatorului tu. 9. La munc, ai parte, tot timpul, de ntreruperi. 10. Lucrezi ntr-un domeniu bazat pe termene limit. 11. Lucrezi ntr-un domeniu axat pe birocraie. 12. Lucrezi ntr-o firm de mari proporii, deschis non-stop. 13. Firma la care lucrezi tc-a mutat dintr-un birou n care stteai singur, ntr-unul n care muncesc mai muli oameni. 14. Eti n toiul unei schimbri, cum ar fi s i schimbi meseria, domeniul de activitate al firmei, te cstoreti, divorezi, te mui sau atepi un copil. 15. Cineva s-a mutat de curnd cu tine n cas sau la birou. 16. Ai un ef foarte dezorganizat, care intervine tot timpul n munca ta. 17. Nevasta sau soul tu, copilul ori colegul de camer sunt persoane extrem de dezordonate, crora nu le pas de mizerie. 18. Angajatorul tu organizeaz lucrurile complet diferit fa de tine i i critic tot timpul sistemul. 19. Locuieti ntr-o cas foarte mic, cu puin spaiu de depozitare sau chiar deloc. 20. Locuieti ntr-un birou de mici dimensiuni, cu puin spaiu de depozitare sau chiar deloc.

Dac ai rspuns:
Adevrat la ntrebrile 1-5 Adevrat la ntrebrile 6-12 Adevrat la ntrebrile 13-15 Adevrat la ntrebrile 16-18 Adevrat la ntrebrile 19-20

Vezi:
Realitatea extern nr. 1 i 3 Realitatea extern nr. 2 Realitatea extern nr. 3 Realitatea extern nr. 4 Realitatea extern nr. 5

l
l | | i i

Realitatea extern nr. 1: Volumul de munc nerealist


Odat am inut o cuvntare n faa angajailor unei firme imobiliare. In mijlocul discursului meu, am simit o rezisten aproape palpabil din partea lor. M-am oprit i i-am ntrebat despre asta. Mi-au rspuns c, de curnd, firma redusese drastic numrul angajailor; ca rezultat, volumul de munc era acum inuman, ntlnirile se dublaser ca numr, proiectele erau de patru ori mai multe, iar numrul oamenilor pe care trebuia si supravegheze se multiplicase exponenial. Nu aveau nevoie de sfaturi organizatorice, ci de o soluie miraculoas pentru o situaie grav, care nu apruse din cauza lor. Rezultatul restructurrilor, al faptului c ambii prini muncesc i al dezvoltrii afacerilor mici - volumul de munc exagerat este un fenomen des ntlnit n zilele noastre. Dac ncerci s nghesui optzeci de ore de munc ntr-o sptmn de aizeci de ore, s-ar putea s ai parte de un volum de munc nerealist. Pentru a nelege mai bine, urmrete cum i petreci timpul o sptmn sau dou. mparte o pagin de carneel n dou coloane. Enumera, n coloana din stnga, fiecare activitate a ta i ct timp i ocup, n coloana din dreapta, noteaz toate activitile pe care ar fi trebuit s le faci, dar nu ai reuit (adaug i ct timp crezi c i-ar fi luat fiecare). La final, lista ar putea s i arate momente n care nu i-ai folosit timpul n mod optim, aa cum i-ar putea arta, negru pe alb, i cte ore de munc ar trebui s munceti. Ce este de fcut depinde de situaie. Dac eti angajat la o firm, ai putea ncerca s i mprteti efului tu ce ai descoperit, pentru ca el s neleag situaia i s te ajute s gseti o problem. Dac eti proprietarul unei afaceri, poate c i poi controla evoluia sau s angajezi personal n plus. Dac munceti .}/ ai n grij copii, prini n vrst sau pe altcineva, gndete-te bine dac toate activitile pe care le faci n cas sunt necesare (chiar trebuie s freci podelele m fiecare zi?). Poate c vei gsi modaliti de a delega unele dintre aceste sarcini celorlali membri ai familiei sau de a angaja pe cineva s te ajute.

INTERPRETARE
Folosete grila urmtoare pentru a afla dac te lupi cu o piedic independent de tine n calea organizrii i ce ai de fcut.

Deoarece viaa actual ne cere s lucrm mai iute, s ne-micm mai repede i s tim mai multe, nconjurndu-ne cu att de multe oportuniti, este greu s nu fii prins n nebunia vitezei ce ne nconjoar. Cel mai bun rspuns la aceast problem este ca, din cnd, n cnd s frnezi, s te gndeti nainte s sari i s tii s spui nu", uneori. E imposibil? Gndcte-te mai bine. Doar pentru c poi munci douzeci i patru de ore pe zi nu nseamn c i trebuie. Doar pentru c i poi face programul pe computer nu nseamn c i trebuie. Doar pentru c ai primit un mesaj electronic sau un fax cu o secund n urm, nu nseamn c i trebuie s rspunzi instantaneu. i doar pentru c anual se public 15 000 de reviste i 50 000 de cri nu nseamn c trebuie s citeti o parte din ele. Aboneaz-te la una sau dou reviste pe care le consideri mai importante i las-le pe celelalte. Propune-i s citeti o carte sau dou pe lun, pe teme de interes alese cu grij. Micarea continu, fie la munc sau la joac, te va consuma, n cele din urm. Desigur, informaia este la ndemn tot timpul, dar fii realist n privina a ct de mult poi procesa. Amintete-i c tehnologia este un instrument. Fiecare instrument nou cere timp i bani pentru a nva s-1 foloseti i s-1 ntreii. Gndete-te la aceast investiie nainte de a cumpra fiecare program sau aparat electronic strlucitor, nou aprut. Las nevoia s impun achiziia i nu invers. (Pentru mai multe sfaturi despre mblnzirea tehnologiei, vezi Capitolul 19.) Un om de afaceri m-a cutat odat pentru a-i reorganiza firma care crescuse n doar cteva luni de la doi la ase angajai. Dorea ca spaiul s fie reamenajat n aa fel nct s se potriveasc noilor angajai. Ins problema consta n faptul c el nu era sigur de noul su rol. Acest lucru se vedea din indecizia lui de a-i poziiona biroul. S fie n centrul camerei, pentru a mri contactul cu angajaii si, sau s fie ntr-un loc separat, pentru a-i pstra intimitatea? Nu era nc sigur cum s distribuie sarcinile, n cele din urm, am hotrt mpreun c ar trebui s atepte cteva luni pentru a vedea cum vor evolua noile roluri i relaii. Doar atunci am fi reuit s crem un sistem logic i durabil. Povestea aceasta este una obinuit. De fiecare dat cnd trecem prin cte o schimbare, sistemele noastre organizatorice sufer o criz.

Realitatea extern nr. 2: Viaa/tehnologia rapid

Este inevitabil, deoarece avem de a face cu un nou set de realiti i trece un timp pn procesm informaia i nelegem ce trebuie organizat. Iat cteva schimbri comune: mutare, cstorie, nou-nscut, nceputul colii, absolvirea colii, ieirea la pensie, boala sau moartea unei pesoane iubite, cutarea unei slujbe, fuziunea companiei, dezvoltarea brusc a firmei, modificarea profesional. Atunci cnd treci printr-o schimbare, cel mai bine ar fi s atepi, dac mai poi suporta haosul, pn cnd nelegi clar noile prioriti i nevoi, nainte de a ncepe s organizezi. Sau s pui la punct un sistem temporar, contient fiind c acesta s-ar putea modifica, pe msur ce afli mai multe despre noua ta situaie. De exemplu, unui client care i cuta un nou serviciu i fcea i consultan, i-am sugerat s i creeze un sistem temporar de sortare a hrtiilor, cu nite dosare i nite cutii. Aceast idee i-a permis s rmn organizat i s dein controlul actelor, n timp ce jongla cu diferite posibiliti. Pn cnd nu obinea un nou loc de munc, ar fi fost prematur s tiu ce fel de dulapuri sau ce sistem permanent i s-ar fi potrivit. Nu exist nimic mai frustrant dect s trieti sau s lucrezi cu cineva ale crui obiceiuri dezordonate s pun bee n roate eforturilor tale organizatorice. Poate fi un ef, un angajat, un coleg de camer sau un membrii al familiei. Sfatul meu este s confruni situaia direct i s ncerci s motivezi persoana n cauz s coopereze cu tine - apelnd la prioritile ei i nu la ale tale. De exemplu, dac eful tu cel dezorganizat ncearc s obin un anumit nivel de vnzri sau o prim pentru serviciul impecabil adus clienilor, atrage-i atenia c, dac nu te las s i dai o mn de ajutor, ar putea s nu ating niciodat aceste scopuri. Apoi ofer-te

Realitatea extern nr. 3: In schimbare

Realitatea extern nr. 4: Parteneri necooperani

s i creezi un sistem care i va ndeprta criza i va fi uor de meninut. (Prile 3 i 4 din aceast carte sunt pline de idei despre cum s creezi moduri uoare de a pstra sisteme pentru tot felul de birouri.) Dac un angajat refuz s i urmeze sistemul, nu cumva o face deoarece nu i-ai explicat bine ideea? ncearc s i explici exact cum vrei s fie fcute lucrurile i arat-i importana de a adopta sistemul tu - adic felul n care poi ctiga muli bani - pentru a-1 menine angajat! In final, dac sursa nemulumirii tale este un coleg de camer sau un membru al familiei, asigur-te c sistemul tu este simplu i uor de pstrat. (Din nou, aceast carte i va oferi multe sfaturi despre cum s o faci.) F-i s neleag singuri costurile dezordinii, ntreab-i dac nu se simt frustrai atunci cnd nu-i mai gsesc lucruri importante, cnd pierd bani, cnd ntrzie sau cnd se ceart cu tine. Afl dac este important pentru amndoi ca lucrurile s stea la locul lor. i gndete-te s faci diferena ntre spaiile pe care le mprii i cele private, apoi obine acordul celuilalt ca mcar n spaiile comune s pstrai ordinea. Sandra m-a rugat s i organizez micul apartament, care, dup cu spune ea, ddea pe dinafar". O scurt analiz a spaiului a artat c ea fcuse o treab foarte bun extinzndu-i spaiul disponibil ntr-un mod iste i estetic. Nu exista dezordine. n primul rnd, i-am dat vestea cea bun - c fcuse o treab minunat cu spaiul pe care l avea i c a fi angajat-o n echipa mea de organizatori profesioniti. Apoi i-am dat i vestea cea rea: atinsese limitele de depozitare ale mediului ei. n mod evident, i redusese posesiunile doar la ce iubea i folosea mai des, iar singurele ei opiuni erau s nceap s depoziteze lucrurile altundeva sau s se mute ntr-un apartament mai mare. Este important de observat diferena dintre acest obstacol extern i Eroarea tehnic nr. l (Mai multe lucruri dect spaiu") deoarece uneori nu mai este destul spaiu. De unde tii c ai atins limitele spaiului tu? Iat seninele obinuite: Nu ai lucruri n plus acas sau la serviciu - practic, foloseti tot ce ai. Eti foarte organizat; fiecare lucru i are locul su, i tii unde gseti orice ai nevoie. Ai fcut tot ce se putea cu fiecare centimetru al spaiului tu, mergnd pe vertical cu rafturile i cu dulpioarele, folosind mobil

care are spaii de stocare i utiliznd tot ce era posibil pentru a obine ct mai mult din spaiul oferit de rafturi i de sertare. Dac i se potrivesc afirmaiile de mai sus i ai rmas fr loc, probabil c ai atins limitele spaiului tu. Dac ncerci s stochezi mai multe lucruri dect este posibil fizic, nu vei avea dect dezamgiri.

NIVELUL 3: OBSTACOLE PSIHOLOGICE


Pentru muli oameni, a se ndrepta ctre haos i a-1 menine poate constitui un scop; cu ct i doreti mai mult s scapi de el, cu att mai puternic este impulsul care i spune c ai nevoie de el. Tot faci j eforturi s fii organizat, dar nu i permii niciodat s termini treaba. j Sau, mai ru, o termini, dar, apoi, te surprinzi sabotndu-i subtil j propriile rezultate i demontndu-i sistemul. i Pentru a afla dac ai un astfel de interes ascuns de a rmne , dezordonat, rspunde cu Da" i Nu" la ntrebrile urmtoare: 1. Ideea unui loc liber, ordonat, i creeaz disconfort sau o stare de anxietate? 2. Eti o persoan care pune accentul pe partea vizual? 3. De obicei, faci cumprturi n cantiti mari? 4. Te deranjeaz ideea de a arunca din lucruri? 5. i place s lai la vedere lucrurile pe care le strngi, pentru a le admira? 6. Cumperi tot timpul cutii, cutiue i couri pentru a depozita tot ce ai? 7. i repei tot timpul Trebuie s m organizez, trebuie s m organizez"? 8. Petreci mai mult timp organiznd i reorganiznd, dect muncind i distrndu-te? 9. Renuni adesea la activitile sociale pentru a rmne acas i a face ordine? 10. i rearanjezi lucrurile tot timpul, pentru c nu eti mulumit de sistemul pe care l alctuieti? 11. i este team c dac devii organizat i vei pierde creativitatea? 12. Ideea de a deveni cu adevrat organizat te captiveaz i, n acelai timp, te sperie?

Realitatea extern nr. 5: Spaiul limitat

13. Consideri c dezorganizarea este principalul obstacol care te mpiedic s ari tot ce poi? 14. Ai fost mai ordonat ntr-o alt perioad a vieii tale? 15. Faptul c eti dezorganizat te mpiedic s dai i altora sarcini? 16. Dezordinea din biroul sau casa ta te mpiedic s primeti vizite? 17. Ai crescut ntr-o cas foarte dezordonat? 18. Ai crescut ntr-o cas foarte ordonat? 19. Ai avut o copilrie traumatizant? 20. Dezordinea ta exist de mai mult de cincisprezece ani? 21. Eti o persoan de succes, care trebuie s fac totul perfect?

|~

INTERPRETARE

| Dac ai rspuns Da" la trei sau mai multe ntrebri, este posibil s | l te confruni cu un obstacol psihologic. Este important s l identifici i | l s afli o cale de a-l ocoli. Citete n continuare pentru a afla care , ' barier poate fi i ce poi face n aceast privin.

Obstacolul psihologic nr. 1: Nevoia de abunden Oamenii care se lupt cu dezordinea au, adesea, o nevoie puternic de acumulare n via. Dac aa eti i tu, nseamn c i place s te nconjuri cu o mulime de obiecte. Faci parte dintre colecionari. Cumperi obiecte n cantiti mari, gteti n cantiti mari, pstrezi lucruri n cantiti mari. Nimic din ce faci nu este puin sau clar. Poate c i place s vizitezi oameni care locuiesc n medii ordonate, dar ideea de a face i tu la fel i provoac ru. Pstrezi o grmad din orice, iar ideea de a arunca ceva te sperie i te demoralizeaz. Asociezi acumularea cu o stare de belug, de confort, de securitate i de identitate. Nevoia ta de abunden se poate trage dintr-o copilrie plin de lipsuri, n care nu ai avut niciodat destul mncare, destule haine, jucrii sau, cel mai important, dragoste i prietenie. Este interesant de tiut c, i dac nu ai avut o copilrie dominat de lipsuri, s-ar putea s fi motenit" o nevoie de abunden de la cineva care a avut o astfel de copilrie. Poate c prinii sau bunicii ti au trit pe vremea Marii Crize sau a celui de-al doilea Rzboi Mondial cnd lipsurile erau la ordinea zilei. Poate c sunt emigrani dintr-o ar mai puin dezvoltat sau poate c au trecut printr-o experien

traumatizant, cum ar fi Holocaustul. Dac este aa, este posibil s fi preluat u n e l e dintre obiceiurile lor, aprute d i n experien - de exemplu, s fii tot timpul pregtit pentru lipsuri i s pui mereu de-o parte pentru viitoarele zile negre". Nu conteaz de unde provine aceast nevoie de abunden, cheia este s lucrezi cu ea i s construieti n jurul ci, n loc s lupi mpotriva ei. Nu este nimic ru n a tri o via ncojurat de lucruri adecvate, atta timp ct ai destule abiliti organizatorice pentru a pstra lucrurile n ordine i la ndemn. Altfel, vei sfri necat n dezordine, mpresurat de lucruri la care nu ai acces i simindu-te prost. Carrie este exemplul perfect. Ea este o mam casnic, cu doi copii, pasionat de meteuguri. Buctria i sufrageria ei erau pline de diferite rezerve, mprtiate peste tot - n pungi i couri, prin colurile camerelor, pe tejghele i prin bufete, amestecate cu hrtii i alte obiecte casnice. Avea destule pompoane, polistiren, textile, vopsele, lut, paiete i a nct ar fi putut deschide propria grdini, pentru c erau mai multe dect ar fi folosit, vreodat, copiii ei. ns gndul de a renuna la orice avea legtur cu pasiunea ei o umplea de durere. Carrie crescuse ntr-o cas mare, n care tot timpul banii erau puini i atenia era i mai puin. Ambii prini munceau i, cu nc apte copii de ngrijit, rareori i ofereau atenia necesar. Crescuse simindu-se singur i neglijat. Unul dintre modurile cu care i ocupa mintea i cu care se amuza era s creeze cte ceva. Ca adult, era decis s petreac mai mult timp cu propriii copii dect petrecuser prinii ei cu ea. Activitatea central a timpului petrecut cu copiii era lucrul manual, iar colecia ei imens de materiale reprezenta confortul i prietenia care i lipsiser n copilrie. Observnd nevoia ei de abunden, am surprins-o, sugerndu-i s ne concentrm pe consolidarea i pe organizarea a ceea ce avea deja, n loc s reducem cantitatea. S-a s i m i i tare uurat. Am rezervat un dulap ntreg pentru materialele ci, a l i n i i n d pe rafturi cutii etichetate atractiv, care i ofereau acces la lot ce adunase n decursul anilor. Crearea acestui Centru de lucru manual" a fost un mod de a luda nevoia de abunden a lui Carrie i nu o critic. Pentru prima dat n via, nu s-a mai simit ruinat de cantitatea acumulat. i, avnd acum totul la ndemn, ea i copiii ei puteau s fac mai multe. Ironia face c, o dat ce a avut totul organizat, lui Carrie i-a fost mai uor s se despart de lucrurile de care nu avea nevoie.

Dac ai nevoie de abunden, adesea este mai bine s organizezi ceea ce ai, dect s te sileti s arunci lucruri. O dat ce lucrurile sunt puse n ordine, i va fi mai uor s vezi ce i prisosete i s renuni la ele treptat. Nu te atepta s devii minimalist peste noapte. Unii oameni i triesc viaa n spaii dezorganizate pentru c le place sentimentul de a fi salvatori, de a crea ordine n haos. Dac eti aa nseamn c i priete s rezolvi probleme complicate i s caui soluii la situaii aproape imposibile. De fapt, eti capabil s alctuieti sisteme organizatorice minunate, dar le demontezi ntotdeauna, pentru a cuta ceva nou i mai bun'-'. S-ar putea s fi crescut n circumstane dificile care i-au dezvoltat instincte de supravieuire ieite din comun. Mai mult ca oricine, tii s abordezi o situaie de criz. S-ar putea s fi fost cel care meninea linitea ntr-o familie violent sau s fi suportat pierderi majore, n copilrie, ori s fi fcut parte dintr-o familie dezorganizat. Oricare ar fi motivele pentru care eti aa, cuceritorii haosului se simt cel mai bine cnd rezolv o criz pentru c sunt att de buni la asta. S-ar putea s ai urmtoarele comportamente: Faci tot felul de sisteme, dar nu te ii de ele. i se pare c sistemele tale organizatorice nu sunt niciodat desvrite, c evolueaz tot timpul. i place s rezolvi probleme complicate, dar te plictiseti s pstrezi soluiile. Eti tot timpul ntr-o situaie de criz, un vrtej de activitate. Faci mai multe lucruri ntr-o zi dac ai douzeci de activiti n program dect dac ai doar trei. Te descurci mai bine atunci cnd eti presat de timp. Paul, avocat, era tot timpul n cutarea soluiei perfecte. Cumpra tot ce era nou n domeniul planificrii (hrtii, aparatur electronic, programe de computer) pentru a-i organiza timpul mai bine, rearanjnd i trecnd de la un sistem de clasificare la altul, cu convingerea c urmtorul va fi cel mai bun". Ca rezultat, biroul lui era n continuu ntr-o stare de provizorat, iar el se simea, ntotdeauna, dezorganizat. Nu reuea niciodat s devin ordonat pentru c nevoia lui de haos l inea pe loc. Dac te simi un cuceritor al haosului, gndete-te s i reorientezi talentul la rezolvarea problemelor, n loc s i reconstruieti tot

Obstacolul psihologic nr. 2: Cuceritorul haosului

timpul sistemul organizatoric, de ce nu l termini, pentru a te concentra pe sarcini mai mari i mai importante? Din moment ce i priete un program ncrcat, nu te atepta s foloseti pentru relaxare timpul pe care l vei ctiga prin organizare, n schimb, umple-i ziua cu activiti care exploateaz ce este mai bun din talentul tu de a rezolva problemele. Accept provocarea de a deveni un printe mai bun, de a nva o limb strin sau de a te ocupa de o problem social creia nimeni nu i-a gsit soluia, nfrnge-i frica de nlimi sau pornete o nou afacere. Talentele tale sunt prea mari ca s i le iroseti pentru a te salva tot timpul de dezordine. Dat fiind c organizarea se refer la a defini ce este important pentru tine i la a crea un sistem care s reflecte acest lucru, este logic c, dac scopurile i prioritile tale nu sunt clare, va fi foarte greu de alctuit un sistem care s funcioneze. i A accepta prea mult munc i a te simi mprit n o mie de direcii sunt simptomele tipice ale celui care nu are scopuri i prioriti clare. Aproape toi avem momente de lips de claritate sau de concentrare n anumite momente ale vieii. Adesea, se ntmpl s tim ce vrem, dar ne este ruine sau team s obinem, pentru c ne reine ceea ce credem c ar trebui" s vrem. Programul din aceast carte are rezultate doar atunci cnd i permii s fii cine eti cu adevrat i s alctuieti sisteme n concordan cu felul n care crezi |i relaionezi cu munca i cu viaa ta. Prietenul meu, Gordon, unul dintre cei mai organizai oameni pe care i cunosc, pune mare accent pe a-i mbogi cunotinele despre lume. Face totul pentru a acumula ct mai multe informaii despre o mulime de subiecte. Dar, n loc de a ncerca s realizeze acest lucru dintr-o dat, el i alege cte un subiect pe an pentru a se concentra asupra lui, l studiaz, apoi, n anul urmtor, se mut la un altul, n acest fel, nu se simte niciodat mprit n mii de direcii i reuete s i finalizeze cercetarea. Nu numai c i-a stabilit scopurile i prioritile, dar tie i cum s i le ating. Dac simi c ai attea scopuri i prioriti nct nu te poi poncentra, gndete-te s urmezi exemplul lui Gordon i s mpri n timp ceea ce vrei s obii, astfel nct s poi pune accentul pe Atingerea ctorva scopuri acum i s le amni pe celelalte pentru mai trziu. Satisfacia de a-i fi atins cteva dintre scopuri este mult mai mare dect dezamgirea de a nu le atinge pe multe dintre ele.

Obstacolul psihologic nr. 3: Scopuri i prioriti neclare

Obstacohd psihologic nr. 4: Frica de succes/frica de eec Dac a fi organizat i permite s realizezi tot ce i doreti, iar tu ai o fric ascuns fie de succes, fie de eec, atunci s-ar putea s foloseti dezorganizarea ca pe un mod convenabil de a te ine pe loc. Stanley este un dentist minunat, al crui cabinet nu avea succesul pe care 1-ar fi meritat, pentru c, aa cum spunea chiar el, era un administrator foarte dezorganizat. Lucra n bran de cincisprezece ani i nu gsise niciodat o secretar competent. Facturile erau ntotdeauna trimise cu ntrziere i nu se putea aduna niciodat destul de mult pentru a-i face reclam sau orice altceva dintre lucrurile necesare pentru a-i dezvolta afacerea. Era frustrat c nu ctiga att de mult pe ct tia c ar fi putut. i totui, pentru fiecare sugestie practic pe care i-o ofeream, el gsea un mod de a m contrazice. Autoanalizndu-se, i-a dat seama brusc c, aa cum observasem i eu, nu fcea altceva dect s caute scuze. tia c, dac s-ar fi organizat, ar fi avut mai mult succes i c sugestiile mele erau importante, n cele din urm, i-a dat seama c, n adncul sufletului, i era team s fie mai bun dect tatl su, care niciodat nu reuise", cel puin n ochii lui Stanley. O dat ce a recunoscut c frica de succes l inea pe loc, am nceput s l organizm puin cte puin, pentru ca el s se poat obinui, ncet, cu ideea succesului i pentru a-1 ndeprta de intenia subcontient de a se sabota pe sine nsui. Exist o mulime de motive pentru care ne este fric de succes i sunt scrise multe cri referitoare la acest subiect. Dac simi c frica de succes te face s i sabotezi toate eforturile organizatorice, i sugerez, ca i lui Stanley, s i impui sistemul cu ncetul i s te fereti de orice schimbare brusc din structura ta actual, ntre timp, citete o carte sau dou despre cum s i realizezi visele, cum ar fi Wishcrafl", de Barbara Sher sau Say Ycs to Your Dreams", de Harold Taylor i ncearc s te obinuieti cu ideea propriului succes. Obstacolul psihologic nr. 5: Nevoia de a te retrage Unii oameni folosesc dezordinea ca pe un scut, ca pe o barier ntre ei i lumea exterioar", aa cum muli dintre supraponderali i folosesc gabaritul ca pe un mijloc de a-i ine pe ceilali la distan. Atunci cnd dezorganizarea devine att de mare nct nu mai primeti pe nimeni n casa ta sau n biroul tu ori refuzi diferite invitaii pentru a-i petrece timpul organiznd" i reorganiznd", trebuie s te gndeti dac nu cumva dezordinea a devenit complicele tu secret pentru a te ascunde de ceilali.

Dan a trit ntr-un haos extrem de cnd se tie. Fiecare centimetru ptrat al apartamentului su cu trei camere era plin cu mobil, cu obiecte pe care le adunase n decursul anilor, cu ziare necitite, vechi de ase pn la opt l u n i , haine de diferite msuri rmase de pe urma modificrilor de greutate i zeci de obiecte organizatorice, pe care le cumprase n sperana c l vor ajuta s controleze dezordinea. Aproape c nu aveai unde s stai. Era att de jenat de aceast situaie, nct nu invita pe nimeni la el acas i nici nu se ntlnea cu nimeni, pentru c organizarea i ocupa tot timpul liber. Lucra acas i avea probleme s fac orice. Cu intuiie, i numea apartamentul izolator". Avea patruzeci i cinci de ani, se simea singur, frustrat i pregtit s i schimbe modul de via. Dan a avut o copilrie traumatizant, n care a suferit multe pierderi. Durerea nscuse n el nevoia de a se retrage, de a se izola de lume i de alte suferine. tiind asta, mi-am dat seama c, dei i dorea o schimbare, trebuia s ne micm ncet. Orice modificare brusc a mediului su 1-ar fi fcut s se simt neprotejat i nepregtit i ar fi mpiedicat progresul. Am organizat apartamentul gradat, pe parcursul unui an, concentrndu-ne pe cte o mic seciune i lsndu-1 s se obinuiasc cu ea, nainte de a trece la urmtoarea. A fost nevoie de mult curaj i hotrre din partea lui Dan pentru a avea succes i, dei a dat napoi de cteva ori, n final, a reuit. Am mare respect pentru Dan. Situaia ta s-ar putea s nu fie att de grav ca a lui Dan, dar, dac foloseti dezordinea n acelai fel i vrei s iei din ascunztoare, ia-o ncet. Ofer-i ansa de a te obinui cu schimbrile care apar i de a trece peste emoiile care le pot acompania. Ofer-i timpul necesar pentru a te adapta i a te repoziiona pe msur ce mediul tu se modific, ncepe prin a crea o camer ordonat, n care s nu ii dect obiecte care i plac i pe care le foloseti. Dac le simi bine, creeaz, dup un timp, o camer asemntoare, apoi alta. Continu s strngi toate lucrurile de prisos, bariera", pn cnd le aduni ntr-o singur camer. Apoi, poate c vei avea curajul s scapi de tot de aceste lucruri, ns, dac tot i este fric s renuni la ele, ncearc s le depozitezi n alt parte, ca un experiment. Vezi cum este s trieti fr toate acele obiecte tiind c, totui, sunt ale tale. Poate c, n timp, vei reui s te despari de tot de ele, fr s suferi, pentru c i vei da seama c viaa ta e complet i fr ele. Amintete-i, un spaiu organizat n care trieti sau munceti poate fi o ascunztoare" mai plcut dect unul dezordonat.

Obstacolul psihologic nr. 6: Frica de a pierde creativitatea Multe persoane creative sau care folosesc mai mult emisfera dreapt a creierului", care au lucrat ntotdeauna n haos, i doresc i, totodat, le este fric s devin organizate. Pe de-o parte, i doreti pentru c simi c dezorganizarea te-a mpiedicat s i atingi potenialul maxim. Pe de alt parte, i este team c un sistem mai structurat i-ar putea distruge creativitatea, deoarece ai fcut lucruri de calitate, n ciuda haosului. Jennifer este o scriitoare care triete din ceea ce face, dei se simea inut n loc de modul ei haotic de a lucra. Biroul su de acas era groaznic. Cheltuia un timp exagerat de mare cutnd materiale rtcite i alte documente. Avea o grmad de idei pentru articole chiar i pentru o carte dar nu le putea pune niciodat n practic fie pentru c nu avea timp, fie pentru c nu-i putea gsi notiele. Spaiul su de lucru scpat de sub control o mpingea tot mai mult la a amna. Credea cu trie c, dac ar fi reuit s fie mai organizat, ar fi putut s munceasc mai mult i s fie mai prosper. Dar currt ceea ce reuea s fac era foarte bun calitativ, mi-a mrturisit frica ei sincer c modificarea mediului i-ar putea distruge, n acelai timp, cariera. Lucrnd mpreun, am alctuit un sistem care s reflecte i s i ncurajeze creativitatea. Am creat un cod bazat pe culori care s i permit s disting vizual ntre textele n lucru, proiectele terminate i ideile de viitor. Cum creativitatea i era stimulat de munca la mai multe proiecte n acelai timp, am fcut o cutie pentru proiecte" (asemntoare cu o cutie potal) care s i permit s aib n acelai timp pe birou opt sau zece proiecte i s le alterneze fr s le ncurce. Deoarece era o persoan axat pe partea vizual, am creat i dou grafice de perete pentru biroul ei. Unul i permitea s urmreasc progresul proiectelor ei i termenele lor limit pentru fiecare lun. Cellalt o ajuta s schie/e" cartea la care visa de ani ntregi. Jenifer era uurat i ncntat. Totul era, acum, la locul lui, mintea i era limpede i putea fi mai productiv. In loc s i fie team de a intra n birou, acum i petrecea i mai mult timp acolo, deoarece devenise, n cele din urm, partenerul tcut", vizual, pe care i-1 dorise ntotdeauna pentru a-i ncrca bateriile creativitii. A fi organizat nu ngreuneaz creativitatea, ci o elibereaz, i ofer acces imediat la toate materialele de care ai nevoie pentru a fi mai eficient. Cheia este s i alctuieti un sistem simplu, amuzant i atrgtor din punct de vedere vizual, astfel nct s reflecte personalitatea ta creativ i s o hrneasc.

Obstacolul psihologic nr. 7: Nevoia de distragere a ateniei Dezorganizarea poate servi ca o preocupare convenabil pentru a evita problemele sau sarcinile cu care nu vrei s ai de a face. Altfel spus, atta timp ct ai un dulap de aranjat sau un teanc de hrtii de sortat, mintea ta este absent, netnailsnd loc pentru probleme mai grele pe care le gseti dificil de analizat. Kevin este director de vnzri la o editur, i ctigase reputaia de a avea cel mai dezordonat birou din departamentul su. Colegii nu i trimiteau acte nainte de a face copii de siguran, deoarece ferau sigur c le va pierde, i petrecea atta vreme cutnd hrtii pierdute sau rtcite i muncind n plus, nct trebuia s i piard rnulte nopi i zile libere pentru a iei la liman. Era tot timpul ngrijorat c ar fi putut uita sau pierde ceva n teancurile din biroul su. Eu i Kevin i-am oferit biroului schimbarea de care avea nevoie. Am rearanjat mobila, am folosit dosare colorate i am aranjat pe masa de lucru mai multe tvi etichetate, care s preia fluxul de documente. Totui, pe msur ce biroul su nflorea, Kevin devenea nelinitit. A nceput s anuleze ntlnirile dintre noi, a ncetat a mai sorta actele, nu a mai inut seama de sistemul de etichete i, curnd, s-a ntors la haosul n care trise atta vreme. n cele din urm, Kevin mi-a cerut din nou ajutorul. Stnd de vorb, mi-a dezvluit c nu fusese pregtit pentru eliberarea spaiului mintal oferit de un birou organizat. Brusc, mintea i se umpluse de idei mult mai nelinititoare: sigurana locului de munc, starea proast a csniciei lui, prinii si n vrst, n toi aceti ani, grijile privind dezorganizarea i abtuser, n mod convenabil, atenia de la lucrurile la care nu voia s se gndeasc. i totui, dezorganizarea devenise un pericol pentru el, att pe plan profesional ct i personal, adugndu-se anxietii, nelegnd acestea, el era acum liber s gseasc un mod mai direct de a se descurca cu stresul major din viaa sa, astfel nct s-i poat tolera i pstra biroul su organizat. Folosirea dezorganizrii ca o metod de abatere a ateniei poate fi un comportament adoptat la maturitate, atunci cnd viaa se complic sau dezvoltat din copilrie, ca un mod mintal de a scpa dintr-un mediu dificil ori de o experien traumatic. Oricare i-ar fi sursele, dac vrei s devii organizat i s creezi un sistem durabil, ai nevoie de o abordare mai direct a problemelor tale mai mari i mai importante, pe care le evii. Atunci nu vei mai avea nevoie de haos pentru a nu te mai gndi la ele.

n aceast situaie, camera, casa sau biroul tu i par prea glgioase ori prea linitite, prea mohorte sau prea singuratice, nct nu i place s fii acolo. Nu te-ai obosii s te aezi" pentru c vrei s f i i n alt parte. Nu pare s merite s i aranjezi frumos spaiul, deoarece ai sentimente contradictorii despre a fi acolo. Aa c lai lucrurile peste tot, ngrmdite pe diferite suprafee sau n cutii fr sens i fr motiv, pur i simplu pentru c nu eti inspirat s prinzi rdcini". Evident, dac i urti, cu adevrat, spaiul, primul lucru la care ar trebui s te gndeti ar fi s te mui n alt camer, n alt cas sau n alt birou, mai pe gustul tu. Dar dac acest lucru nu este posibil, nfrumuseeaz-i spaiul decorndu-1 i transmindu-i ceva din personalitatea ta. Pune nite tablouri pe perei, nite fotografii, cumpr nite plante frumoase, robuste. Dac te simi bine n spaiul tu, probabil c vei vrea s i petreci mai mult timp acolo i s pstrezi orice sistem organizatoric alctuieti. Adesea, oamenilor le este greu s renune la lucrurile nefolositoare pentru c le-au nvestit cu o mare ncrctur de semnificaii. Aceste obiecte ajung s reprezinte un alt timp, o persoan sau o alt latur a lor, despre .care ei cred c ar disprea definitiv, dac i-ar da voie. Uneori, ne proiectm personalitatea i emoiile asupra obiectelor, n funcie de persoana de la care le avem, de cine le-a deinut nainte sau de locul de unde provin. Adesea ne auzim spunnd fraze ca: Aceast jachet a vzut toat lumea cu mine" sau Cred c am s pun vaza asta acolo, pare att de singur pe raftul acela." Obiectele pot ajunge s ne defineasc. Dar proiectnd att de mult identitate asupra posesiunilor noastre, putem s ne trezim trind nlr-o de/ordine uria, nconjurai de obiecte pe care nu le folosim niciodat. Periodic, am ntlnii clieni ale cror ezitri de a renuna la trecut creaser un uimitor fenomen de stratificare" n casele i birourile lor. La suprafa, locul lor prea incredibil de dezordonat i de dezorganizat, aproape de nelocuit. Dar sub stratul superior de dezordine, exista adesea un sistem organizatoric perfect. Explicaia este c acest sistem data dintr-o perioad mai veche din viaa lor, la care nu voiau s renune. Unul dintre cele mai mictoare exemple este Suzanne. Ea locuia ntr-o cldire nalt de pe malul vestic al Manhattan-ului. Apartamentul

Obstacolul psihologic nr 8: Nu-i place spaiid

Obstacolul psihologic nr. 9: Ataamentul sentimental

ei era att de p l i n de diferite obiecte, nct fusese nevoit s se mute la un hotel din apropiere. Cutii cu hrtii, cri i reviste acopereau orice suprafa posibil, incluznd canapeaua i scaunele, cada i aragazul. Rafturi pline cu hainele ei ocupau toat podeaua, ncinairmnnd nici un loc n care s te aezi. Fascinant este c, atunci cnd am mutat cutiile pentru a m uita n dulapuri i ifoniere, le-am descoperit att de ordonate nct preau scoase dintr-un catalog de organizare. Stnd de vorb, am aflat c soul ei murise cu opt ani n urm. Nu avusese niciodat inima s distrug imaginea vieii pe care o avuseser mpreun. Ca rezultat, i construise noua via peste cea veche, depozitnd lucrurile achiziionate de curnd pe orice suprafa disponibil, crend dou straturi ale realitii, n aceeai cas. Situaia ei era una extrem, dar s-ar putea ca i tu s treci prin ceva asemntor. Dac ai lucruri ngrmdite peste tot, prin cas sau pe la birou, vezi dac ceea ce ai prin sertare i dulapuri nu cumva marcheaz o parte mai veche, trecut, a vieii tale - hrtii din liceu, de la un alt loc de munc, haine de diferite msuri, din diferite perioade ale vieii tale. Nu uita, identitatea ta vine din interior, nu din exterior. Obiectele ne pot aduce aminte cine suntem sau cine vrem s fim, dar adevrul se afl n noi i nu dispare. Cea mai mare ncercare din viaa mea a fost s arunc toate hrtiile pe care le adunasem n cariera mea din domeniul teatrului, pe care am abandonat-o acum zece ani, pentru a ncepe aceast afacere. Simeam c acele hrtii erau singura mea legtur cu acea parte a trecutului meu i mi era team c dac le aruncam a fi aruncat i o parte din mine o dat cu el. Dar ocupau prea mult spaiu, ceea ce nu mi puteam permite, n cele din urm, am reuit s le arunc cnd am neles c persoana care abandonase acea carier era nc n mine i c nu aveam nevoie de ele pentru a-mi aminti cine era acea persoan. Sunt bucuroas s afirm c acele hrtii nu mi lipsesc de loc. Elibereaz spaiu de depozitare aruncnd tot ce e vechi, i poi pstra toate amintirile despre trecut, fr s pstrezi toate obiectele de atunci. Dar dac nu eti pregtit emoional s renuni complet la aceste lucruri, mut o parte dintre ele ntr-un loc mai puin accesibil un pod, un beci sau ntr-un loc n afara casei. Aceast pas intermediar te va ajuta s rectigi controlul spaiului tu pn cnd vei fi pregtit s renuni definitiv la ele.

Adesea, dezordinea se acumuleaz pentru c oamenii refuz s se ocupe de ea pn nu au timp s o fac perfect. Prin urmare, nu ajung niciodat s rezolve problema. Sharon este director executiv la o companie farmaceutic important, cu un mare numr de angajai. Fiind o perfecionist, face parte din comitetul director al mai multor instituii majore i ine mai multe conferine, pe lng faptul c scrie cteva cri i multe articole referitoare la domeniul su. Ca rezultat al acestui stil de munc activ, se adunau grmad multe acte, reviste, pot i alte . materiale care ajungeau pe biroul ei i pentru care nu avea timp. Cnd, n cele din urm, m-a cutat, n biroul su erau puse, una peste alta, treizeci de cutii cu acte i dosare. Multe dintre ele conineau coresponden necitit, mai veche de cinci ani. Dar nu era mpcat cu gndul de a renuna la ele, pur i simplu. S-ar fi simit o ratat dac nu ar fi deschis i citit fiecare hrtie din acele cutii, lucru pentru care, bineneles, nu avea timp, deoarece muncea prea mult. Nevoia ei de perfeciune o obliga ntotdeauna s desvreasc fiecare sarcin ca la carte, mpiedicnd-o s devin o persoan organizat i fcnd-o s se simt i mai prost, cu fiecare zi n care acele cutii rmneau neatinse. Sharon nu reuea s se organizeze pentru c nevoia ei de perfeciune o mpiedica s fac vreun progres. S fac ceva, orict de imperfect, cu toat corespondena nesortat ar fi ajutat-o s evite aceast acumulare. Dar trebuia s i permit s fie imperfect", pentru a iei din aceast stare. Dac eti ntr-o continu cutare dup soluia organizatoric perfect, fii sigur c nu exist. Sunt sute de feluri de organizare, cel pe care l alegi e mai puin important dect faptul c trebuie s te ii de el. Dac nu te poi hotr asupra unuia dintre ele, ncerc s l respeci ase luni pe cel care i place mai mult. Apoi vezi dac funcioneaz. Dac da, rmi la el, chiar dac apare o versiune mai nou. Nu te lsa aa de prins n acest proces, nct s nu mai vezi rezultatele.
***

Obstacolul psihologic nr. 10: Nevoia de perfeciune

i va permite s ncepi, plin de sperane, acesta activitate. Amintete-i doar c fiecare eroare practic, realitate extern i obstacol psihologic trebuie rezolvate, pentru a susine un sistem organizatoric. Ei bine, narmat cu un nou mod de a privi organizarea i cu nite informaii mai profunde despre cauzele reale ale dezordinii, eti pregtit s nvei o nou aptitudine: procesul sigur i deosebit al organizrii pornite din interior...

Identificarea cauzelor reale ale dezordinii, pentru a gsi o soluie eficient, de durat, poate fi una dintre cele mai eliberatoare experiene pe care le vei avea citind aceast carte. Te va scpa de auto-critica ce i submineaz energia chiar nainte de a ncepe s te organizezi - i

Partea a doua

SECRETELE UNUI PROFESIONIST n ALE ORGANIZRII

3
ANALIZEAZ: CUNOATEREA PROBLEMELOR
Dac nu tii spre ce te ndrepi, cum vei ti c ai ajuns?"

Pentru a atinge un scop trebuie s l defineti. Adesea, oamenii trec peste aceast etap deoarece nu i dau seama ct de important este. Avnd n vedere c situaia fiecrui om este unic, este foarte important s ai o imagine clar a locului n care te afli i a celui spre care te ndrepi nainte de a merge mai departe. Acest lucru necesit o evaluare a nevoilor personale, astfel nct s capei toate informaiile existente pentru a-i trasa un drum sigur spre ameliorare. F-i o list cu rspunsuri pe hrtie. Dac le vezi scrise, negru pe alb, vei gndi mai clar. Fii sincer cu tine nsui i fii concret. Aceste liste vor deveni instrumentele pe care le vei folosi i la care te vei raporta pe tot parcursul procesului tu organizatoric. Sunt cinci ntrebri de baz pentru evaluarea nevoilor: 1. 2. 3. 4. 5. Ce funcioneaz? Ce nu funcioneaz? Care sunt obiectele cele mai importante pentru tine? De ce vrei s te organizezi? Care este cauza problemelor?

Pentru a avea succes, trebuie s rspunzi la aceste ntrebri pentru fiecare proiect organizatoric pe care l ncepi - fie c este vorba de tot biroul tu, de o camer din cas sau doar de un dulap. 1. Ce funcioneaz? Unul dintre cele mai bune moduri de a crea un sistem organizatoric pe gustul tu este s ncepi prin a observa ce funcioneaz.

Ce funcioneaz?!", ntrebi tu. Nimic! Viaa mea e complet scpat de sub control. De aceea citesc aceast carte!" Privete cu mai mult atenie. Indiferent de gradul de dezordine n care se afl spaiul tu, i garantez c, ngropate sub mormanul de lucruri, mai exist nite sisteme care funcioneaz perfect, pentru tine. De exemplu, s-ar putea s ai un sertar n care i pui, ntotdeauna, toate chitanele bancare ori o agend demodat pe care tii c te poi baza. S-ar putea s existe o camer n care domnete ordinea, n timp ce, n restul casei, este un haos total. Sau biroul tu este organizat, dar nu i casa. Identificarea i pstrarea a ceea ce funcioneaz i ofer multe avantaje, n primul rnd, te scutete de mult timp i mult energie pierdute. Prea des, atunci cnd oamenii intr n febra organizrii, refac totul de la capt, chiar i sistemele care funcioneaz destul de bine, fcnd eforturi considerabile n direcia greit. Aa cum se spune: Dac nu-i stricat, nu-1 repara." Nu are rost s demolezi ceva ce este eficient. Dac o faci provoci mai mult ru dect bine. n al doilea rnd, dac, atunci cnd merii, recunoti c ai fcut ceva bine i crete ncrederea n tine. Dac poi organiza un singur lucru, poi organiza orice. n cele din urm, i cel mai important, studiind ceea ce funcioneaz - ce i place la acele sisteme i de ce i este aa de uor s le pstrezi - afli ce i se potrivete ie, ca individ, i ce vrei s reproduci. Rspunsurile tale devin criteriul organizatoric pentru fiecare nou sistem creat. De exemplu, o client, pe nume Janet, avea un dulap de haine, care era, dup cum singur spunea, un dezastru". De regul, i arunca nuntru, la ntmplare, hainele, nclmintea i gentile, transformnd, n fiecare diminea, mbrcatul i cutatul lucrurilor ntr-un comar agitat, i era ruine de felul n care se purta cu hainele ei scumpe i de propria ei lips de disciplin. Interesant, totui, am observat c, n m i j l o c u l haosului din ifonierul ei, exista o singur oaz de ordine: un suport pentru curele, perfect organizat. Purta curele n fiecare zi i le punea, cu consecven, la locurile lor, special alese, aranjate i mprite pe culori i pe stiluri. Am discutat de ce acest sistem funciona att de bine pentru ea i, ca s vezi, am gsit cteva motive foarte logice, n primul rnd, suportul avea dimensiunea potrivit pentru cte curele deinea ea, astfel nct putea s le aeze pe toate n ordine, fr s le nghesuie.

n al doilea rnd, i plcea modelul modern al suportului - o bucat de lemn foarte lucioas, cu agtori rotunde - care se potrivea simului ei estetic i i crea o stare de bucurie de fiecare dat cnd l folosea. i, n al treilea rnd, suportul era montat pe interiorul uii de la dulap, care se deschidea spre camer, astfel nct era cea mai luminat parte a ifonierului. nelegnd aceste lucruri, scopul nostru a devenit s facem n aa fel ca i restul dulapului s funcioneze la fel de bine ca suportul pentru curele. Ceea ce am i fcut, numrnd i msurnd cu grij obiectele, pentru a fi sigure c vom cumpra cutiile potrivite, selectndu-le pe cele care s se potriveasc simului ei estetic i montnd un bec n dulap, pentru a vedea mai bine. O alt parte a evalurii lucrurilor care funcioneaz este cea a observrii zonelor care funcioneaz doar parial, pentru a vedea ce se poate face n privina lor. Adaptndu-te obiceiurilor tale, n loc s ncepi de la zero i ncercnd s te abii de la ce i se pare neobinuit, vei reui s i menii sistemul mai bine. S i dau cteva exemple. Unei cliente i plcea s i arunce haina, geanta i poeta de ndat ce intra n cas. Problema era c aceste obiecte sfreau strnse ntr-o grmad pe podea, deoarece dulapul era la cinci metri mai ncolo, n loc s ncercm s o reeducm s fie disciplinat" i s mearg cei cinci metri, s deschid dulapul, s scoat umeraul etc., ne-am adaptat obiceiului ei i am montat, pe peretele de lng u, un cuier cu un mic raft, astfel nct s aib un loc n care s i lase lucrurile, la intrarea n cas. Alt exemplu Cathy, o mam cu trei copii, care lucra, i ngrmdea toi pantofii lng pat, pentru c acolo i plcea ei s se ncale i s se descale. Dulapul era n alt camer, iar ea nu voia s se oboseasc s i duc pn acolo, n loc s o form s capete o nou deprindere, am cumprat un raft pentru pantofi pe care 1-am pus lng pat, ca ea s continue s fac ce i plcea, fr dezordine. Mark, un om de afaceri, i fcea ntotdeauna notie ntr-un carneel. Scria tot ce i venea n minte, inclusiv ce avea de fcut, ce telefoane avea de dat, idei pentru afacerea lui i note din timpul conversaiilor telefonice. Acest lucru l ajuta s gndeasc mai clar. Dar fiecare pagin avea att de multe informaii pe ea, nct nu le mai putea descifra. Prin urmare, trecea adesea cu vederea date capitale. Avea cam douzeci de carneele pe birou i le rsfoia constant, cutnd informaii importante, n loc de a-i cere lui Mark s i

schimbe total comportamentul, i-am sugerat s i adapteze sistemul existent, limitndu-se la un singur subiect pe pagin. Astfel, el i putea continua deprinderea de a scrie orice, dar toat informaia era separat, astfel nct reuea, cu uurin, s modifice, s citeasc sau s clasifice fiecare pagin dup subiect. Studiaz-i mediul nconjurtor pentru a-i observa obiceiurile i tendinele. Vezi dac poi lucra cu ele n loc s le combai. Un sistem construit n acest fel va fi mult mai uor de meninut. Rspunsurile la aceast ntrebare vor arta ce trebuie s corectezi. Acesta este unul dintre acele rare momente ale vieii cnd ai posibilitatea s te vaii, s te lamentezi i s te plngi ct vrei. D-i drumul. Enumera absolut tot ce te deranjeaz. Fii precis i detaliat, nu te cenzura. Este important s observi totul acum, pentru a fi sigur c i vei rezolva toate problemele, nu doar cteva. Dac remediezi doar unele dintre ele, zonele rmase dezorganizate vor ncepe, curnd, s i contamineze spaiile proaspt ordonate, fcnd ca, n scurt timp, ntregul sistem s dea gre. Completeaz urmtoarele propoziii. Dac ai mai mult de o variant pentru fiecare (probabil c aa va fi) scrie-le pe toate. Niciodat nu-mi gsesc . Nu am unde s-mi pun . Nu am loc pentru . M-am sturat . Nu pot din cauza dezordinii. Irosesc o grmad de bani pe . Dezorganizarea m face s m simt . Cnd primesc vizite, eu .

2. Ce nu funcioneaz?

M-am sturat s-mi caut tot timpul lucrurile, s uit tot timpul de ntlniri, s cheltuiesc bani pe lucruri pe care, apoi, s nu le mai gsesc, s fiu nelinitit, s pierd ocazii, s m cert cu eful, nevasta i/sau copiii. Nu pot s m concentrez, s fiu eficient, s mi ating scopurile, s m relaxez, s invit oameni la mine acas, s terg praful, s in edine la mine n birou, s nu gsesc ceva din cauza dezordinii. Irosesc o grmad de bani pe lucruri cumprate de dou ori, obiecte care se pierd sau se stric, amenzi ntrziate sau dobnzi. Dezorganizarea m face s m simt nervos, incompetent, jenat, copleit, crispat, tras napoi, scpat de sub control. Cnd primesc vizite, eu m scuz pentru cum arat casa, m simt jenat, m sperii, arunc totul n geni i dulapuri, m prefac c nu sunt acas i nu rspund la u. Acum ai o list complet a tuturor problemelor tale i o idee despre ct de mult te cost i despre ct de mult ar nsemna s le rezolvi. Lipete aceast list la vedere, pe peretele camerei n care vei lucra. Taie problemele pe msur ce le rezolvi. Astfel, te vei concentra mai bine pe parcursul procesului de organizare i vei avea un instrument nemaipomenit pentru a-i msura succesul.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Imaginea complet" Pentru a face o list complet de probleme care trebuie rezolvate, ncearc s te gndeti n spaiul pe care vrei s-l organizezi. l/ cpta rspunsuri mult mai uor, pentru c vei avea n faa ochilor semne ale problemelor tale. Alternativ, poi ine un jurnal al problemelor", timp de o sptmn. F-i un carneel special pentru a nota fiecare lucru care te deranjeaz n spaiul tu. Dup apte zile, vei avea o list complet cu tot ce trebuie s rezolvi.

IAT CTEVA RSPUNSURI OBINUITE LA ACESTE FRAZE:

Niciodat nu-mi gsesc agenda de telefoane, portofelul, cheile, contractele, fiele, programul, calculatorul, mnuile. Nu am unde s-mi pun scrisorile, ziarele i revistele, documentele la care lucrez, pantofii, curelele, hrtia pentru cadouri, valizele, jucriile. Nu am loc pentru a mnca la buctrie, hainele pe care nu le port tot timpul, dosare, cri, aspirator, haine de iarn, main n garaj.

Am promis, mai devreme, c organizarea pornit din interior nu se concentreaz pe a scpa de lucruri, ci pe a identifica ceea ce este important pentru tine i pe a gsi locuri pentru acele obiecte. Aceasta este o abordare mult mai elegant i mai practic. Dac te detaezi pentru un moment i hotrti care obiecte sunt mai importante pentru munca i pentru viaa ta, vei obine indicaii nepreuite pentru procesul de sortare i de curare de mai trziu. Vei lua mai uor decizii i nu vei fi distras sau dezorientat de ctre noile, multele descoperiri" tentante peste care vei da n munca ta de arheolog. Este mai uor s identifici ceea ce este cel mai important pentru tine dac gndeti prin prisma scopurilor tale. Trebuie s le defineti n faza de analiz pentru a fi sigur c pn la sfritul proiectului le vei fi stabilit cte un loc astfel nct s le poi gsi repede ntotdeauna i s poi realiza ceea ce crezi tu c este important. Iat cteva exemple pentru a identifica ce este cel mai important pentru tine: Trebuie s cltoresc pentru afaceri n toate zonele climaterice, aa c trebuie s am tot timpul acces la hainele de var i de iarn." Vreau s le art clienilor c m gndesc tot timpul la ei, aa c am nevoie de un loc n care s in tieturile din ziar i articolele pe care vreau s le trimit lor." Vreau s pstrez istoria bogat a familiei mele, aa c am nevoie de un loc sigur, dar accesibil, pentru fotografiile de familie, filme, scrisori i amintiri." mi place s cnt dup o zi lung de munc. Am nevoie de locuri n care s mi in chitara, penele, partiturile, CD-urile i casetele audio." Nu este ntotdeauna uor s hotrti ce este cel mai important pentru tine. Trim vremuri complicate, n care exist attea opiuni i oportuniti, nct muli dintre noi se simt trai n mii de direcii simultan i ntmpin dificulti n a-i stabili prioritile. Pentru a identifica obiectele cele mai importante pentru tine, definete-i ceea ce eu numesc Scopurile Principale". Acestea sunt cele pe care ncerci s le atingi n ntreaga ta via ori munc sau n spaiul pe care vrei s l organizezi n mod special. Cu alte cuvinte, una

3. Care sunt obiectele cele mai importante pentru tine!

peste alta, ce conteaz cel mai mult pentru tine, care este scopul vieii tale, ce i aduce cea mai mare bucurie, cea mai mare satisfacie i cea mai mare mplinire'? O dat ce ai stabilit aceste lucruri, i va fi mult mai uor s identifici obiectele pe care trebuie s le pstrezi pentru a atinge aceste scopuri. Vei nelege i te vei concentra mai bine dac, trecnd prin grmada de lucruri, l vei ridica pe fiecare i te vei ntreba: M va ajuta n ceea ce mi-am propus?". Dac rspunsul este afirmativ, pstreaz-1, dac nu, arunc-1. Uneori, ne este greu s vedem ce este cel mai important. S-ar putea s tim, n secret, rspunsul, dar s ne simim nesiguri ori s ne fie ruine de dorinele noa.stre. Nu suntem siguri dac este bine s vrem aceste lucruri. S-ar putea s difere de ceea ce i doresc colegii, vecinii sau prietenii notri. S-ar putea s fim zpcii de ceea ce credem c ar trebui" s vrem. Programul din aceast carte este alctuit n aa fel nct s i permit s fii tu nsui i s i creezi sisteme bazate pe modul n care gndeti i interacionezi cu viaa i cu munca ta. Dac te afli n conflict cu tine nsui, dac te lupi cu propriile impulsuri, spaiul tu va reflecta aceast indecizie i nici o tehnic organizatoric, din aceast carte sau din oricare alta, nu va avea efect. Procesul organizatoric te pune n contact cu ceea ce este cel mai important pentru tine i i d posibilitatea, poate pentru prima dat n via, s urmezi acel ceva. Un client a descris aceast experien ca incredibil de purificatoare". Altul a numit-o eliberatoare", iar un al treilea a spus m-a fcut s m simt de dou ori mai bun". Dac i este greu s alegi ce este esenial pentru tine, ncearc aceste exerciii: Folosete regula 80-20, care spune c utilizm aproximativ 20% din ceea ce deinem. Restul de 80 de procente sunt lucruri pe care le-am folosit odat, credem c ar trebui" s le folosim sau c le vom folosi la un moment dat". Stabilete care sunt cele 20 de procente pe care le foloseti tot timpul, nchipuiete-i c are loc un incendiu la locul tu de munc sau acas i c ai doar treizeci de minute pentru a-i salva cele mai importante obiecte i acte. Care ar fi acestea? Rspunsurile i vor spune ce conteaz cel mai mult pentru tine. Dac tot ai probleme n a identifica obiectele care se ncadreaz n cele 20 de procente, cumpr un pachet cu buline roii, adezive.

Timp de o lun, lipete cte un punct rou pe fiecare lucru pe care l foloseti, pe fiecare dosar pe care l deschizi i pe fiecare obiect de art sau bibelou care te binedispune cnd l priveti, n plus, ine un jurnal cu fiecare lucru pe care l caui i nu l gseti, n timpul acestei luni. La sfritul acestei perioade, vei ti cu siguran ce obiecte conteaz cu adevrat, iar curenia va fi floare la ureche. 4. De ce vrei s te organizezi? Acum este timpul s i ntreti motivaia de a te organiza. Oricum ai lua-o, organizarea cere timp, efort i mult concentrare. Orict de motivat te-ai simi acum, cndva, n mijlocul procesului organizatoric, vei obosi, cu siguran, s iei decizii sau vei simi tentaia altor activiti, nainte s i dai seama, vei pleca i i vei lsa proiectul organizatoric neterminat. tii la ce m refer. i s-a ntmplat de o mulime de ori. Formulnd clar ceea ce te determin s devii organizat nainte de a ncepe, atunci cnd vei atinge limita motivrii, i vei crea singur un instrument care s te susin cnd situaia se complic. ine minte c trebuie s fii mnat de propriile motive solide pentru a deveni organizat. Dac ncepi acest proces doar pentru c nevasta, eful sau copiii ti ordonai" i-au cerut-o, nu vei ajunge la final. De exemplu, directorul unei reviste m-a cutat pentru a-i organiza birourile angajailor din departamentul artistic, pe care el l considera jenant de dezordonat. Fiecare mas de lucru era plin pn n tavan cu reviste, tieturi din ziare, hrtii i mostre de produse. Totui, angajaii se simeau destul de bine organizai i productivi. tiau unde era fiecare lucru i reueau s fac treab de calitate n acel mediu, fr s depeasc termenele limit, fapt confirmat i de eful lor. Am recomandat ca, n loc s m angajeze pe mine, banii s fie folosii pentru cumprarea unor paravane care s ascund dezordinea" de ochii publicului, pentru simplul motiv c oamenii care nu simt nevoia de a se organiza (i motivat, n acest caz) nu vor reui s pstreze nici un sistem nou. Identific ce vrei s obii prin eliminarea definitiv a dezordinii din viaa ta. Iat o list alctuit din rspunsurile pe care clienii mei mi le-au oferit la aceast ntrebare. Ele reflect scopurile obinuite pe care muli oameni le au atunci cnd vor s devin organizai.

De ce vreau s m organizez? Pentru a nu mai pierde att de mult timp cutnd diferite lucruri." Pentru a fi un exemplu pentru copiii mei." Pentru a nu m mai simi copleit." Pentru a face mai multe ntr-un timp mai scurt." Pentru a m folosi mai bine de talentul i de abilitile mele." Pentru a-mi crete ncrederea n sine." Pentru a dobndi controlul." Pentru a avea o imagine mai bun n ochii clienilor, ai colegilor i ai prietenilor." Pentru a face mai muli bani." Pentru a cheltui mai puini bani." Pentru a avea mai mult timp pentru ceea ce este cu adevrat important pentru mine." Pentru a-mi mbunti relaiile familiale." Pentru a obine energie i relaxare de la spaiul meu." Pentru a reduce nivelul de stres, de frustrare i de anxietate." Pentru a-mi pune ordine n gnduri." Dup ce ai terminat, lipete aceast Fi motivaional" pe peretele zonei pe care vrei s o organizezi. La jumtatea procesului organizatoric, cnd te vei simi copleit i vei fi uitat de ce ai nceput, o scurt privire i va aminti i te va face s continui.

5. Care este cauza problemelor? Folosind instrumentele de diagnostic din capitolul 2, identific )roblemele care se afl n centrul nevoii tale de organizare. Specific ;e erori tehnice, realiti externe i/sau obstacole psihologice sunt la nijloc, pentru a fi sigur c tratezi problema corect. Amintete-i c iceasta variaz de la camer la camer, aa c trebuie s i pui aceste ntrebri pentru fiecare spaiu n care intervii. CE FAC ACUM? Dei procesul de analiz ia puin timp n plus fa de a trece lirect la treab, este cea mai mare investiie pe care o poi face icntru a-i atinge scopul final: acela de a deveni, n cele din urm, u adevrat organizat.

Dac treci peste vreuna dintre ntrebrile Analizei, triezi la alta sau nu i examinezi cinstit situaia, mai bine lai aceast carte de-o parte. Eforturile tale de a te organiza vor fi n van. Rspunsurile pe care le dai la cele cinci ntrebri ale analizei te vor ndruma spre strategii care te vor ajuta s abordezi cu succes problema organizrii, indiferent ct de insurmontabil pare. Pe de alt parte, dac eti gata s te angajezi n aceast activitate, continu s citeti.

STRATEGIA: CREAREA PLANULUI DE ACIUNE

n regul, cu analiza fcut, ai o idee despre problemele tale organizatorice i cauzele lor. Ai scos n eviden ceea ce este esenial pentru tine i tii mai multe despre felul tu de a fi. Ai neles ct te cost dezorganizarea n timp, bani i fericire i ce vei obine din ctigarea luptei cu dezordinea. Eti gata s te apuci de treab, nu? Dar stai... n timp ce priveti mormanele interminabile de dezordine, haosul monumental" din faa ta, o team veche, familiar, i face apariia, iar mintea ta ncepe s deruleze toate ntrebrile cunoscute: De unde ncep?" Ct va dura?" Cum s fac s pstrez ceea ce voi obine?" n timpul etapei de analiz, ai identificat unde te afli. Acum e momentul s nelegi spre ce te ndrepi i, mai exact, cum vei ajunge acolo. Pentru asta este nevoie de un plan de aciune. Crearea unui plan de aciune cere foarte puin timp (cam o or), dar, dac treci peste el, eti sortit eecului. Vezi dac urmtoarea situaie i se pare cunoscut. Dup cum i aminteti din capitolul 2, am crescut ca un copil extrem de dezorganizat. Camera mea era aa de dezordonat nct, de curnd, o prieten mi-a mrturisit c i era team s m viziteze, deoarece, de fiecare dat cnd o fcea, pierdea cte ceva n acel haos. Ca dansatoare i ca persoan implicat n teatru, adunam totul, de la costume, recuzit i ustensile vechi de gtit pn la cursuri, meniuri de la restaurante i afie de teatru. Acestea erau comorile mele.

Dar nu gseam niciodat nimic. Nu era zi n care s poi vedea podeaua casei mele. Dei era o podea frumoas - un parchet cu un model turcoaz cu bleu, plin de via -, pentru care i implorasem pe prinii mei, iar ei mi-1 cumpraser, n sperana c m va motiva s mi pstrez camera ordonat i accesibil. N-au avut noroc. La o zi dup ce a fost montat, parchetul era deja acoperit de lucruri inutile, fr prea multe anse de a mai fi vzut. Cam la fiecare ase luni, paharul se umplea i eram trimis n jungla" mea de la etajul al patrulea, pe durata week-end-ului, cu ordinele exprese s nu ies de acolo pn nu fceam ordine. Adevrul este c voiam s fiu organizat. Chiar voiam - pentru c era i pentru mine aproape la fel de frustrant s am camera att de rvit, pe ct era i pentru prinii mei s o vad aa. Groapa aceea de gunoi era, de fapt, o minunat colecie de amintiri, proiecte i idei. Totui, cnd voiam s fac ceva n privina lor, nu tiam de unde s ncep. Aa c serile mele de vineri debutau cu cele mai bune intenii. Dar, inspectnd dezordinea, rmneam blocat, netiind ce s fac. mi spuneam c succesul ar fi nsemnat eliminarea mizeriei. Aa c ncepeam prin a ncerca s pun undeva tot ce era mprtiat pe jos, pe birou, pe pat i pe ifonier, le puneam frumos n sertare, pe rafturi i n dulapuri. Hopa... imposibil. Toate locurile mele de depo/.itare erau deja pline ochi. Deci, dndu-mi seama c trebuia s fac loc, ncepeam s golesc toate sertarele i dulapurile, n ncercarea de a m decide ce prostii" a fi putut arunca. n timp ce sortam toate acele lucruri, redescopeream comori pierdute, pe care nu le mai vzusem de cnd ncercasem ultima dat s-mi fac ordine n camer. O, asta mi amintete de o excursie" sau Hei, pe asta a putea-o folosi, cndva" deveniser refrene obinuite, ncetinind procesul de curenie - urmate de Oh, nu, am uitat s trimit scrisoarea asta!" sau Au, n-am terminat de fcut earfa asta", ceea ce ntrerupea procesul, pentru c ncercam s termin pe loc acea sarcin. nconjurat de comorile mele dezgropate de curnd i incapabil s m despart de ele, mi revizuiam scopul, propunndu-mi ca, cel puin, s le mpart pe categorii, crend grmezi care s aib o logic. Dar, n scurt timp, se strngeau grmezi peste grmezi i pierdeam irul a ceea ce sortasem, a ceea ce nu sortasem sau unde rmsesem. Eram, din nou, dezorientat.

Timpul trecea. Noaptea de duminic se apropia cu repeziciune, n curnd, cineva avea s bat la u. Prinii mei, pregtii pentru marea inaugurare! M uitam prin camer i mi ddeam seama c, de fapt, arta mai ru dect la nceput. Cuprins de panic, strngeam toate lucrurile i le ndesam prin dulapuri, sertare i pe sub pat, fr ritm i fr sens. Venea i ciocnitul n u. Prinii mei intrau, vedeau parchetul i mi ludau eforturile. Camera arta perfect. Dar eu tiam mai bine. Desigur, de a doua zi, parchetul ncepea iar s dispar, cci grmezile se formau din nou. Pierdusem aisprezece ore de munc susinut, fr nici un rezultat vizibil: m atepta un alt maraton al cureniei! n ase luni o luam de la capt. Fr ndoial, ca adolescent aveam dorina, timpul jz hotrrea de a m organiza. Deci, ce lipsea? Nu aveam nici o strategie, asta era. Nu aveam un plan, nici concentrare, nici o idee despre cum s devin organizat. Lucram fr un model al succesului, care s m ghideze i fr nici un sens al direciei sau al temporizrii dup care s mi dozez eforturile. Ca rezultat, m aruncam cu capul nainte, m nvrteam ore n ir, fr rost i sfream exact de unde ncepusem. V sun cunoscut? A lucra fr o strategie este ca i cum ai conduce prin ar fr hart, fr s tii cum arat destinaia i fr s ai idee ct va dura cltoria. ansele de a te rtci sunt mai mari de l 000%! Acest capitol te va nva s urmezi drumul de la haos la ordine artndu-i de unde s ncepi, cum s i planifici cltoria i ct va dura pn vei ajunge la destinaie. Pentru a avea succes n alctuirea unei strategii, i ofer cele dou arme secrete" ale mele tehnici pe care te poi baza pentru a face, rapid, un plan de aciune pentru fiecare proiect organizatoric, indiferent de mrimea lui.

PRIMA ARM SECRET A LUI JULIE: MODELUL DE ORGANIZARE GRDINI"


ncepe prin a-i face o imagine clar a locului spre care te ndrepi. Acest lucru presupune s vizualizezi cum vrei s arate spaiul tu dup ce l vei fi terminat de organizat.

Dup cum am mai scris,' organizarea nu nseamn doar s scapi de dezordine i s faci locul s par ordonat". Este ceva mult mai profund. Organizarea nseamn s i modelezi spaiul n aa fel nct s reflecte cine eti i ce este important pentru tine i s i aranjezi lucrurile att de eficient i de logic, nct s i fie uor s rmi organizat. Deci, cum ar trebui s arate spaiul tu? Din ziua n care mi-am nceput afacerea, am aranjat fiecare cas, fiecare birou i fiecare program pentru toi clienii mei dup modelul unei sli de clas de la grdini. Este arma mea secret pentru abordarea oricrui spaiu, deoarece este simpl i eficient, funcioneaz ntotdeauna i reprezint esena organizrii pornite din interior.

<-

Modelul de organizare Grdini" Ce l face funcional: 1. Camera este mprit n zone de activitate. 2. Este uor s te concentrezi pe cte o activitate. 3. Lucrurile sunt depozitate acolo unde sunt folosite. 4. Este plcut s pui lucrurile la loc - fiecare are locul lui. 5. O list cu impact vizual cuprinznd ce este important. Intr n orice sal de clas din orice grdini din lume i vei avea n faa ochilor modelul perfect de organizare.

n primul rnd, camera este mprit n zone de activitate: Zona de citit, Zona de mbrcat, Zona pentru lucru manual, Zona pentru muzic i Zona pentru gustare. n al doilea rnd, este uor, pentru copil, s se concentreze pe cte o singur activitate. Fiecare zon este bine delimitat i conine tot ce este necesar, astfel nct copilul se poate concentra total asupra a ceea ce face. Nimic altceva nu i distrage atenia. n al treilea rnd, tot ce este necesar pentru fiecare activitate se afl la ndemna copilului, deoarece obiectele sunt depozitate acolo unde sunt folosite. De exemplu, n cazul n care copilul face lucru manual, toate creioanele, cariocile, vopselele, pensulele, halatele i hrtiile necesare unei lecii de creativitate sunt adunate ntr-un singur loc, la ndemn. n al patrulea rnd, ntr-o grdini este aproape la fel de amuzant s pui lucrurile la loc pe ct este s te joci cu ele. Fiecare obiect i are locul bine definit i etichetat ntr-o cutie pe msura lui. Sunt rafturi pe ine pentru puzzle-uri. Cuburi din lemn pentru foarfece (vrful n jos, mnerul n sus). Scunelele i cuierele au numele proprietarilor pe ele, poate chiar i poza. Prin urmare, rareori poi vedea o educatoare ncercnd s i dea seama unde s purt ceva sau chinuindu-se s ndese cincizeci de pensule ntr-o cutie pentru douzeci i cinci. Curenia se face uor i repede. Educatoarea sun clopoelul i, n cteva momente, camera este, din nou, curat lun. n al cincilea rnd, i cel mai important, ofer indicaii vizuale pentru tot ce este important pentru persoanele care stau n acel spaiu. Un copil poate intra n aceast sal de clas, se uit n jur i decide ce s fac i unde, pe baza unui set de semne bine definit. Frumuseea modelului grdiniei const n faptul c se poate aplica oriunde: de la o cas sau un birou ntreg pn la o singur camer sau un dulap. Urmnd acest model, i vei aranja spaiul pentru a avea acces, cu uurin, la orice obiect. Spaiul va fi atractiv i plcut de folosit i i va permite s te concentrezi pe cte o singur activitate, mprejurimile i vor oferi semne pentru ce ai de fcut, iar cnd viaa se aglomereaz i prioritile se amestec, o singur privire asupra propriului mediu te va ajuta s te concentrezi asupra a ceea ce eti i a ceea ce este important pentru tine. Hai s vedem cum ar merge modelul grdiniei ntr-o buctrie, una dintre camerele principale ale casei i, totodat, una pe care, probabil, ai aranjat-o, intuitiv, n acest fel. Zonele comune de activitate dintr-o buctrie sunt: Pregtirea hranei, Gtitut, Splatul vaselor i Depozitarea vaselor, Depozitarea

hranei, Utiliti i Documentele gospodreti. Pe msur ce identifici fiecare zon, gndete-te ce lucruri i trebuie pentru a face acea activitate i ce cutii i-ar trebui pentru a le aranja. Cum zona pentru pregtirea hranei este cea n care tai, mruneti, amesteci i garniseti mncarea nainte de a o gti, cel mai bun loc pentru aezarea ei este pe cel mai lung bufet de undeva dintre chiuvet i aragaz sau dintre chiuvet i frigider. Dulapurile de deasupra i de sub acest blat ar trebui s conin obiecte folosite la pregtirea hranei, cum ar fi toctoare, cuite, vase pentru amestecat, msuri, linguri, electrocasnice, condimente i folii de plastic. Firete, Zona pentru gtit este cel mai bine poziionat mprejurul aragazului. Aici este locul n care s ii toate oalele i tigile, ervetele, ustensilele pentru copt i pentru gtit, astfel nct prepararea mncrii s fie o sarcin uoar i la ndemn. n zonele pentru Splat i Depozitat vase ine farfuriile folosite zilnic, paharele, platourile, ervetele pentru ters vesela i detergentul ct mai aproape de chiuvet i de maina de splat vase. Astfel este mai uor s iei i s pui la locul lor obiecte din maina de splat vase sau din scurgtor, fr s mai faci drumuri prin buctrie. Zona utilitilor - pentru curenie serioas i pentru ntreinerea buctriei - poate fi sub chiuvet sau ntr-un dulap apropiat, pentru a avea la ndemn toat cantitatea de burei, crpe, mopuri, mturi, pungi de gunoi i poate chiar i lucruri pentru animalele de companie. Zona pentru depozitarea hranei este cea n care se ine mncarea i este compus din frigider, i, dac eti norocos, o cmar separat, n buctriile unde nu exist cmar, gndcte-te s pstrezi mncarea n dulapuri din preajma frigiderului, pentru ca toat hrana s fie n acelai loc i s poi strnge, cu uurin, ingredientele unei mese. Centrul pentru informaii gospodreti este acea zon a buctriei unde lai corespondena, de unde dai telefoane, unde ii cupoanele i de unde, uneori, plteti facturile. Nu toat lumea i ine actele n buctrie. Indiferent unde i ii actele gospodriei, aceast zon este att de important nct i-am dedicat un ntreg capitol. Vezi capitolul 10, Centrele pentru informaii gospodreti". Deci, cum transformi haosul actual n modelul meu de organizare tip Grdini"? Rspunsul este uor ct ai zice pete". Ai nevoie de dou coli de hrtie pentru acest exerciiu.

Modelul Grdini" al unei buctrii Activitate Obiecte Mod de depozitare

Pentru a vedea de ce zone ai nevoie, ia o coal de hrtie i mparte-o n trei coloane, n felul urmtor:

A. Definete-i zonele

Pe prima coloan, scrie toate activitile majore care au loc n spaiul pe care l organizezi. Pe a doua coloan, enumera toate lucrurile de care ai nevoie pentru a ndeplini fiecare dintre aceste activiti. Pe a treia coloan, enumera toate cutiile i dulapurile pe care le ai sau care i trebuie pentru a depozita obiectele n fiecare zon. Deja am vzut zonele pe care le ai ntr-o buctrie. Hai s mai dm cteva exemple. ntr-o sufragerie, activitile tale pot fi distracia cu prietenii, uitatul la televizor, ascultatul muzicii, cititul sau jocurile de cri sau

pe tabl, ntr-un birou, activitile pot fi lucrul la calculator, folosirea telefonului, lucrul cu actele i alctuirea corespondenei. Principalele tale activiti definesc zonele camerei. ine minte c ntr-o camer obinuit pot avea loc de la trei pn la cinci activiti. Pe a doua coloan enumera obiectele de care ai nevoie pentru a ndeplini fiecare activitate. De exemplu, pentru privitul la televizor, ai nevoie de programul TV, telecomand i casete video. Pentru ascultat muzic, i trebuie compact discuri, casete audio, crpe de curat i cti. Pentru citit, ai nevoie de cri, reviste, ziare i, poate, de ochelarii de citit i de un creion. Pentru a treia coloan, vezi ce cutii i dulapuri ai n acel spaiu i gndete-te care s-ar potrivi fiecrei zone de activitate. F inventarul tuturor sertarelor, dulapurilor, dulpioarelor i rafturilor disponibile n acel spaiu. De exemplu, n sufragerie, s-ar putea s ai cteva rafturi pentru cri, o msu pentru jocuri i dou dulpioare cu sertare, n birou, enumera toate fiierele, sertarele, rafturile, i dulapurile pe care le ai. Dac mpri n zone buctria, f o list cu toate dulapurile, dulpioarele i bufetele. n timp ce completezi aceast coloan, s-ar putea s i se par c nu ai spaii pentru depozitare adecvate - sau c nu sunt suficiente pentru unele dintre lucrurile care trebuie s-i gseasc un loc. Chiar i n acest caz, nu te apuca nc de cumprturi. Probabil c vei arunca banii pe fereastr. Noteaz-i nevoile anticipate pentru fiecare zon, dar nu te preocupa s gseti soluii pn n faza de Atac, n care s-ar putea s-i dai seama c, pn la urm, deja ai ce i trebuie. Amintete-i: poi s fii creativ dac foloseti elementele pentru depozitare n moduri neobinuite. De exemplu, dac i faci socotelile n buctrie, gndete-te s i ii hrtiile ntr-un bufet, n loc de un fiier obinuit. Iat un exemplu de completare a unei fie pentru planificarea zonelor din sufragerie: Activitate W Muzic Obiecte Telecomand Ghid W CD-uri Casete audio Crpe de curat Cti Mod de depozitare Msu pentru televizor Casete video Msu pentru casetofon (ar putea fi nevoie de mai mult spaiu)

Citit

Cri Ziare Reviste Jocuri pe tabl Ustensile pentru lucru manual Albume foto

2 dulapuri pentru cri Lad pentru ziare i reviste Ar putea fi nevoie de o metod pentru depozitare

Distracie n familie

Acum, dup ce ai stabilit zonele de care ai nevoie, este momentul s hotrti n ce parte a camerei trebuie s fie stabilit fiecare dintre ele. Pe o a doua foaie de hrtie, deseneaz o hart a spaiului i schieaz cteva idei pentru a rearanja camera n aa fel nct s creezi fiecare zon de activitate, incluznd fiecare pies de mobilier care va fi pus n fiecare zon. Nu trebuie s desenezi Ia scar, cu precizie, dar o rigl i-ar putea fi util, pentru a trasa liniile drepte. O rulet va fi, de asemenea, folositoare pentru a vedea dac un obiect anume se va potrivi ntr-un anume loc. n timp ce i planifici zonele, nu te simi ngrdit de poziia prizelor. Pentru asta exist prelungitoare. Mai trziu, dac este nevoie, poi chema oricnd un electrician pentru a-i instala prize noi. Confortul tu, logica i factorul comoditate - sunt principalele tale obiective atunci cnd i alegi zonele. Instalaiile electrice trebuie s SC adapte/e ideilor tale i nu invers. n a determina unde trebuie localizat fiecare zon, trebuie avute n vedere cteva lucruri. n primul rnd, ncearc s le construieti pornind de la obiceiurile i preferinele tale. Vezi unde este mai mult dezordine; astfel i vei da seama unde trebuie s fie anumite zone. De exemplu, dac ziarele i revistele sunt ngrmdite pe podea, lng canapea, evident, acolo i place s citeti. F n aa fel nct s i fie uor s le ici i s le pui la loc cu minimum de efort, mutnd o bibliotec i un suport pentru ziare i reviste lng canapea voil, ai obinut instantaneu o Zon pentru citit, pe care o vei putea pstra uor. Una dintre clientele mele, care lucra de acas, avea, ntotdeauna, acte i dosare ngrmdite pe masa din buctrie. Stul de faptul c nu mai avea unde s mnnce, m-a chemat s o ajut s creeze un birou n sufragerie. Am observat c masa din buctrie era aezat n

B. Harta locului

locul ei preferat, lng o fereastr mare, pe care se vedeau nite copaci frumoi, n timp ce zona din sufragerie n care voia s i construiasc biroul era privat de lumina natural i de decorul care i plceau att de mult. Am convins-o s i aeze biroul pe peretele de lng masa din buctrie (acolo unde majoritatea oamenilor i in dulapul de vase) astfel nct s poat lucra acolo unde i plcea, dar, totui, s poat cura cu uurin masa. n al doilea rnd, gndete-te la relaia dintre activiti atunci cnd hotrti unde s fie poziionat fiecare zon. De exemplu, n sufragerie, ar fi indicat s stabileti Zona pentru televizor ntr-un capt al camerei i pe cea de citit, n cellalt, pentru ca diferii membri ai familiei s poat folosi spaiul n acelai timp. Pe de alt parte, s-ar putea s vrei ca anumite zone s se afle una lng alta deoarece sunt legate ntre ele n mod firesc. De exemplu, ntr-un birou este comod ca Zona calculatorului s fie lng cea a actelor deoarece materialele dintr-una dintre aceste zone sunt, adesea, folosite mpreun cu cele din cealalt zon. Configuraiile i restriciile arhitectonice ale unei camere sunt cel de-al treilea element care trebuie luat n calcul, deoarece, uneori, ele constituie un punct de plecare n amenajarea spaiului. De exemplu, atunci cnd mpri n zone dormitorul, ar fi bine s creezi o Zon pentru mbrcat compact, mutnd toate comodele lng ifonier. Aceast aranjare i va permite s te mbraci dimineaa fr s alergi de colo-colo prin camer. Dulapurile ncastrate i cele agate pe perei pot influena, de asemenea, dispunerea zonelor, ns, dac descoperi c desfori, n mod constant, o activitate prea departe de dulapul ncastrat n care i ii lucrurile necesare pentru aceasta, ar putea fi momentul n care s te gndeti bine i s gseti o alt destinaie pentru acel dulap, n concordan cu obiceiurile tale. Dac dezordinea este prea mare, rearanjarea mobilierului nu va da roade pn cnd nu faci puin curenie. Dar, dac poi, ncepe acum s mui mobila, pentru a da via zonelor de activitate, i va oferi nite beneficii nemaipomenite. Mai nti, vei vedea unde se potrivete fiecare pies de mobilier, aa c vei ti ce modificri s aduci ideilor tale de amenajare, n al doilea rnd, i cel mai important, i va oferi un sentiment reconfortant: ai nceput procesul de organizare i deja vezi o schimbare important n mediul tu. Aceast transformare instantanee te va motiva i i va trezi entuziasmul pentru
n rlnr 1 ^ nrr\r > fcnl IQ Knn c f r c i t
(

Pentru a putea muta lucrurile mai uor, s-ar putea s fie nevoie s strngi, temporar, n cutii, obiectele ngrmdite pe podea i pe diverse suprafee. Uneori, acesta este un avantaj, deoarece, o dat ce le-ai strns, este mai uor s le sortezi. Camera devine, brusc, mai curat i mai spaioas, i te poi ocupa pe rnd de fiecare cutie, pn cnd termini. Dac spaiul tu este prea haotic pentru a ncepe s mui mobila, nu intra n panic; ateapt pn ajungi la faza de atac, atunci cnd vei avea mai mult libertate de micare.

A DOUA ARM SECRET A LUI JULIE: ESTIMEAZ DURATA


Una dintre cele mai mari greeli pe care le fac oamenii referitor la organizare este c nu sunt realiti n privina duratei procesului. Majoritatea exagereaz sau subestimeaz timpul necesar. Dac supraestimezi durata procesului, este foarte probabil s l amni la nesfrit i s nu mai ncepi niciodat. S spunem c este un proiect care dureaz trei zile, dar tu 1-ai estimat la trei l u n i . Aciunea va prea de mare anvergur, iar tu vei spune: Las! Nu merit s m apuc de asta; nu o s termin niciodat." Pe de alt parte, dac i spui: O rezolv smbt dimineaa, nainte s merg la plaj", subestimezi foarte mult timpul necesar aproape oricrui proces de organizare. Te ncadrezi n timp, dar, apoi, vznd lipsa rezultatelor, in L'iuda eforturilor talc, vei renuna chiar nainte de f i n a l , mormmd: Nu merit s m c h i n u i . E imposibil." : $ Adevrul este c majoritatea camerelor dintr-o cas necesit, n feedie, o zi, o zi i jumtate, pentru a fi organizate. Biroul obinuit, pentru o persoan, are nevoie de dou - trei zile. Unele spaii, cum ar fi bile sau dulapurile mici, ar putea lua cteva ore, n timp ce alte spaii, cum ar fi garajele sau birourile foarte aglomerate, ar putea lua o zi sau dou. ns, orice proiect organizatoric poate fi dus la bun sfrit. Secretul este c, o dat ce tii ct va dura activitatea, poi s i rezervi suficient timp pentru a te asigura c o vei termina. In Partea a treia a acestei cri, i voi oferi timpul mediu necesar pentru fiecare zon a casei i a biroului. Aceste indicaii te vor ajuta s estimezi ct va dura proiectul, astfel nct s i poi alctui un program de lucru eficient.

C. Rearanjarea mobilierului

Stabilirea u n u i program de lucru presupune s decizi cnd vei face treab i s i rezervi t i m p u l pentru aceasta. In alctuirea programului de lucru, ine cont de timpul tu liber, de ceea ce consideri urgent i de ct de repede vrei s vezi schimbrile. Ba/.ndu-te pe ceea ce te trage napoi (vezi Capitolul 1), s-ar putea s decizi c ai nevoie de timp pentru a te adapta transformrilor spaiului tu i s alegi s lucrezi ncet, cteva ore pe sptmn, timp de o lun sau dou. Pe de alt parte, poate vrei s vezi rezultatele pe loc i s decizi s lucrezi mult i s termini n cteva zile. Cea mai mare greeal pe care m u l i oameni o fac este s renune la a-i face un program. O s-o fac n timpul liber", spun ei. Aceast abordare, practic, garanteaz eecul, deoarece nu exist timp liber". Chiar dac reueti s gseti aa ceva, organizarea ar fi prima ta alegere de a-1 petrece? Nu prea cred.

Conform Asociaiei Agenilor Imobiliar, din Statul New York, mbuntirile pentru prima impresie", cum ar fi s faci ordine n dulapuri, sunt cel mai bun mod de a grbi vnzarea unei case i de a obine un pre mai bun. Arat-i angajamentul de a deveni organizat programnclu-i ntlniri cu tine nsui, pentru a face treab i scrie-i-le n calendar cu cerneal care nu se terge. Apoi respect acel angajament. Iat un exemplu de program de lucru eficient fcut pentru organizarea unei sufragerii n dousprezece ore*:
,
~1

CT VA DURA? 1. 2. 3. 4. Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz Smbt Smbt Duminic Duminic Zilnic
5 2 1 4
ore ore or ore

SFATUL PROFESIONISTULUI
Merit timpul alocat? n timp ce fe gndeti dac merit s pierzi una pn la trei zile pentru organizarea unei camere, hai s vedem ct te cost dezordinea. Conform Societii Demografice Americane, locuitorii Statelor Unite pierd nou milioane de ore pe zi cutnd obiecte rtcite. Wall Street Journal" a artat c directorul american obinuit pierde ase sptmni pe an pentru a cuta informaiile rtcite prin birourile dezordonate i prin dosare. (Asta nseamn o or pe zi!) Profesionitii n ale cureniei spun c renunarea la dezordinea excesiv ar reduce munci/e casnice cu 40%, ntr-o cas obinuit (conform Asociaiei Naionale a Spunului i Detergentului). Cumprturile de criz" aprute din cauza dezorganizrii pot costa pn la 15-20 de procente din venitul anual - achiziionarea n dublu exemplar a obiectelor rtcite sau stricate, cumprturi de ultim moment, la supra-pre i plata unor dobnzi sau amenzi inutile pentru diferite facturi.

3-5 minute

Hmm. Sorteaz, Purific... Ce nseamn toate astea?", te ntrebi. Acetia sunt paii pe care i vei urma intrnd n noua faz a procesului organizrii: Atacul! narmat cu Analiza i cu Strategia, eti gata sa te lupi cu grmezile dezordonate i s devii organizat. Acum, ntoarce pagina i hai s ne apucm de treab...

*,n cng)e/., pe verticala, se ponte cili cuvntul Spacc (Spahiu), ( n . t r . )

1. SORTEAZ
Dac spaiul tu este dezorganizat, fr ndoial ai multe obiecte, cu legtur ntre ele, mprtiate n diverse locuri. Nu numai c i este greu s le gseti, dar nici nu poi ti exact cte ai. Deci, acum este momentul s i iei la mn tot ceea ce posezi i s le pui puin n ordine. Este foarte important s pui mna pe fiecare lucru. Ridic fiecare articol vestimentar, fiecare hrtie, fiecare obiect i evalueaz-1 individual, punndu-i urmtoarele ntrebri: l folosesc? in la ci? Produce sau m cost bani? Din ce categorie face parte?" Nu amna i nici nu ignora grmezile mari de lucruri de prin coluri sau locurile mai dezordonate, care te intimideaz. Srind peste ele sau lsndu-le pentru alt dat" te va mpiedica s vezi lucrurile n ansamblu nainte de a-i alctui sistemul i va avea ca rezultat un sentiment nesatisfctor de nedesvrire, care va provoca," inevitabil, dezmembrarea sistemului tu. n timp ce sortezi, concentreaz-te pe urmtoarele idei: Identific ce este important pentru tine concentreaz-te asupra obiectelor pe care, acum, le foloseti, la care ii i/sau care produc bani, nu asupra celor care au fost importante pentru tine sau care ar putea fi importante pentru tine la un moment dat. Aceast sarcin va fi mai uor de ndeplinit dac va fi nceput ca un rezultat al rspunsurilor pe care le-ai dat n faza de Analiz. Grupeaz obiectele similare. Pe msur ce identifici lucrurile importante pentru tine, pe care vrei s le pstrezi, aaz-le, pe podea sau pe o alt suprafa, n categorii care reflect asocierile tale i nu ale altcuiva. Trebuie s aib sens doar pentru tine. Acesta este unul dintre secretele organizrii pornite din interior: crearea u n u i sistem care s fie intuitiv i firesc pentru tine, astfel nct s gseti i s pui lucrurile la loc fr s stai prea mult pe gnduri. Gndete-te la mirodenii: de exemplu, unii oameni pun la un loc amestecurile i busuiocul, deoarece ei gndesc alfabetic. Alii s-ar putea s le grupeze dup arom (oregano cu b u s u i o c u l , m a g h i r a n u l i c i m b r u l ; amestecurile cu scorioara, cuioarele, nucoara i vanilia). Pstreaz, ns, categoriile ct se poate de restrnse, pentru a i Ie aminti cu uurin i pentru a avea un numr minim de locuri n care s caui atunci cnd vei ncepe, s le atribui cte un loc. De exemplu, dac te

ATACUL: TERMIN-I TREABA

Felicitri! Ai analizat i i-ai fcut strategia, iar acum eti pregtit s te mbraci lejer, s-i sufleci mnecile i s ncepi experiena plin de satisfacii a transformrii spaiului tu. Bineneles, chiar i aceast etap presupune o abordare metodic. Pentru a-i aminti paii fazei de atac, gndete-te la cuvntul SPACE (SPAIU). Acesta se descompune dup cum urmeaz: 1. 2. 3. 4. Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

Secretul pentru a avea succes cu formula SPAIU este s treci prin fiecare dintre etape i, cel mai important, s o faci n ordine. Multe dintre aciuni s-ar putea s-i fie familiare, dar eu cred c, n trecut, le-ai fcut doar pe unele dintre ele i c nu le-ai fcut n ordine. De exemplu, n trecut, cnd te-ai simit pregtit s te organizezi, probabil c ai nceput fie cu purificarea (Am s scap de totate lucrurile nefolositoare") sau cu metodele de depozitare (M duc s cumpr cutii i alte obiecte pentru depozitare, pentru a m organi/.a"). Fcute n dezordine, aceste activiti sunt extrem de ineficiente, deoarece nu ai destule informaii pentru a lua deciziile corecte. Acum, hai s vedem fiecare pas i cum funcioneaz el.

raportc/.i la arom, ncearc s mpri mirodeniile doar n dou categorii: dulce i picant. In afar de cazul n care eti un maestru buctar i ai un numr uria de condimente, a mpri mirodeniile picante n subcategori (ierburi ntregi, ierburi mrunite, arome italieneti, chinezeti i spaniole etc.) ar fi ucigtor, ncercarea de a le pune la loc devenind ameitoare si consumatoare de timp.

LEGEA LUI JULIE PENTRU REZULTATE VIZIBILE, SPECTACULOASE


Nimic nu este mai frustrant sau mai descurajant in privina sortrii dect s investeti ore ntregi i efort fr s obii nici un rezultat vizibil. Aceast experien este urmarea aplicrii unor tehnici organizatorice proaste, dar care pot fi, cu uurin, mbuntite. Folosete urmtoarele sfaturi ale unui profesionist n ale organizrii, pentru a fi sigur c vei obine, de fiecare dat cnd lucrezi, rezultate vizibile, spectaculoase. Imaginea progresului tu te va menine interesat i hotrt s continui pn la final. Atac mai nti ceea ce este vizibil, i aminteti acele maratoane ale cureniei, pe care le fceam n adolescen? Eu fceam vechea greeal de a ataca dezordinea invizibil" - lucrurile din dulapuri, dulpioare i sertare - nainte de a m ocupa de ceea ce era la vedere. Este un impuls firesc, deoarece ai impresia c trebuie s faci loc pentru tot ce a rmas pe dinafar. Dar a lucra aa este o greeal, pentru c, n loc s reduci dezordinea, tu o mreti instantaneu i te simi descurajat de sentimentul c nu avansezi deloc - ceea ce se i ntmpl. Mai mult, este foarte probabil ca mizeria invizibil" s fie veche, chiar antic, n timp ce lucrurile vizibile" sunt mai active i mai importante pentru tine. Folosete-i explozia iniial de entuziasm i de energie pentru a organiza ceea ce are mai mult nsemntate i mai mult impact asupra vieii tale; las dezordinea invizibil" pentru mai trziu. Sortare-rapid pentru rezultate rapide. Sorta rea -rapid" este o tactic gndit s te ajute s-i pui iute ordine n lucruri, pentru c nu trebuie s i judeci fiecare decizie prin prisma a ce s pstrezi i a ce s arunci, fapt care doar ncetinete procesul i l face s fie chinuitor. Nu i poi permite s fii distrus. Trebuie s te concentrezi pe a

indentifica obiectele i a le categoriza. Dac te decizi cu uurin s arunci ceva (i se va ntmpla de multe ori), foarte bine! Dac nu, treci mai departe. (Mai trziu, i voi oferi nite sfaturi despre cum s iei decizii uor i repede.) Ct despre acele proiecte neterminate, mesaje telefonice la care nu ai rspuns i articole necitite, acum nu este timp de ele. Pune toate treburile neterminate fntr-o cutie sau un dosar pe care s scrii Aciune" i programeaz-i o ntlnire separat cu tine nsui, pentru a te ocupa de ele. Amintete-i: aceasta este o activitate de sortare, nu una de recuperare. Dac te concentrezi asupra sortrii, vei vedea rezultatele mai repede dect ai fi crezut. Evit organizarea n zig-zag". Majoritatea oamenilor fac greeala de a-i risipi eforturile organizatorice, lucrnd, n acelai timp, n mai multe camere. Asta numesc eu organizare n zig-zag", o metod care ofer, garantat, rezultate minime n maximum de timp. ncepi cu un sertar, n care gseti o carte care trebuie s stea n alt parte, te duci la bibliotec i descoperi c e aa de dezordonat, nct nu ai unde s pui cartea. Aa c renuni la sertar i te apuci s faci ordine n bibliotec. Apoi gseti nite acte rtcite printre cri, care ar fi trebuit s fie n dosar. Dar, desigur, dosarele sunt nvlmite, aa c renuni la sertar i la bibliotec i te apuci de dosare, nainte s-i dai seama, ai nceput s lucrezi n cinci, ase zone diferite, nu ai terminat cu nici una i, disperat, renuni. Opusul organizrii n zig-zag este s lucrezi, pe rnd, n cte o seciune. Asta nseamn s termini cu o camer nainte de a trece la alta, iar, n fiecare camer, s te ocupi de cte o seciune n parte. Decide sincer care col al camerei vrei s fie punctul de plecare al eforturilor tale organizatorice i termin cu acea zon nainte de a trece la alta. Dac descoperi ceva care i are locul n alt parte, pune-l, deocamdat, n faa uii pentru a te ocupa de el la sfritul sesiunii organizatorice. Lucrnd la cte o seciune pe rnd i permite s vezi progresul de asemenea, i ofer locurile fireti n care s faci pauz pentru a-i recpta energia i hotrrea. Dac ai nevoie de odihn, poi spune: n regul, termin cu colul sta i apoi beau o cafea." Cnd te ntorci n camer, primul lucru pe care l vezi este zona frumos aranjat, ceea ce te va ncuraja s continui cu urmtoarea zon i cu urmtoarea...

2. PURIFIC
n aceast etap decizi la ce s renuni i cum. ntotdeauna vei avea mai multe opiuni: s arunci, s dai, s vinzi, s pui n alt parte, s depozitezi, n faza de atac ine la ndemn cutii marcate corespunztor, n care s pui lucrurile pe care nu le mai vrei. Dac eti genul de persoan care este traumatizat sau se simte ameninat de gndul de a scpa de lucruri, amintete-i c nu trebuie s renuni la orice chiar acum. Doar organizeaz totul, pentru a fi accesibil. Dup ce ai trit un timp cu acest sentiment de satisfacie, te poi decide, mai trziu, dac vrei s mai uurezi povara." Chiar i cei care sunt pregtii s renune la lucruri pot considera aceast activitate dificil. Iat cteva sfaturi pentru a face totul mai uor: Unele lucruri vor putea fi aruncate fr probleme (pe acestea le numesc nesolicitante"). Sunt obiecte ntr-o stare att de proast i att de lipsite de importan, nct nu le-ai putea folosi nici dac ai vrea de exemplu, cuie ruginite, oj uscat, ziare veci de jumtate de an. Fiecare capitol al Prii a treia va include o seciune cu lucruri de aruncat fr probleme", pentru a te ajuta s ncepi. n alte cazuri, ar putea fi mai greu de luat o decizie. De exemplu, dup ce le-ai format n procesul de sortare, ai putea constata c anumite categorii conin prea multe lucruri. De exemplu, ai aisprezece perechi de pantofi de sport, dei tu nu foloseti dect trei. n scopul de a economisi nite spaiu de stocare i de a simplifica procesul de recuperare, pstreaz doar cteva i pe restul arunc-le. S-ar putea, de asemenea, s i fie greu s renuni la anumite obiecte pentru c tu (sau altcineva) ai dat bani buni pe ele, dei nu le-ai folosit niciodat. Poate fi un articol vestimentar cumprat pe negndite, o oper de art care nu i mai place, o drcie pentru organizare, care nu a funcionat niciodat sau un cadou pe care 1-ai primit i l mai aveai ori nu i-a plcut. Cum te motivezi pentru a scpa de aceste lucruri? Gndete-te la ce vei obine n schimb: Spaiu - pentru toate lucrurile care chiar i plac i le foloseti. Timp - economisit, pentru c nu mai caui prin toate lucrurile nefolositoare pentru a da de ceea ce este cu adevrat important pentru tine. Bani - pe care i pierzi pstrnd i ntreinnd acele lucruri. Scpnd de ele sau vnzndu-le, ai putea ctiga nite bani n plus.

Satisfacie - mparte obiectele pe care nu le mai foloseti. Cu siguran, exist oameni crora le-ar fi folositoare. Pentru a te decide ce s faci cu lucrurile la care ai renunat, dar nu vrei s le arunci, ia n calcul urmtoarele opiuni: Doneaz-le. Alege o organizaie de caritate care nseamn ceva pentru tine i care va veni s le ridice, dac nu ai timpul sau mijloacele s le duci la ei. D-le unui prieten. S-ar putea s te simi mai bine tiind c lucrurile la care ai renunat vor ajunge la cineva cunoscut cruia i-ar plcea s le aib (un prieten apropiat, o cunotin, un vecin, proprietarul casei n care stai). Vinde-le la consignaie sau la magazinele de antichiti. Depoziteaz-le. Ducnd lucrurile nefolositoare din cas sau de la birou n alt parte te va ajuta s trieti n ordine fr trauma de a te despri permanent de ele. O dat ce le-ai dus n alt parte, s-ar putea chiar s i fie mai uor s decizi ce vei pstra.

3. ATRIBUIE UN LOC
Acum este momentul s iei toate obiectele pe care le pstrezi i s decizi exact unde, n ce zon, le vei pune - pe ce raft, n ce sertar, pe ce parte a patului. Dac nu ai reuit, acum este timpul s mui mobila pentru a vedea cum arat zonele create de tine i dac toate spaiile i metodele tale pentru depozitare sunt suficiente. Evit s fii indecis sau inexact n a pune lucrurile undeva, aplicnd regula Alege unul", prin care atribui fiecrui obiect un loc unic i clar. Acesta este secretul ncrederii" n sistemul tu. Folosete urmtoarele indicaii n atribuirea locurilor: Dimensiunea potrivit. Potrivete mrimea i numrul obiectelor cu dimensiunea locului pentru depozitare pentru a evita irosirea spaiului. De exemplu, folosete un sertar mic pentru curele i unul adnc pentru tricourile cu mnec lung. Spaiu cu o singur utilizare. Nu amesteca diferitele categorii n acelai loc pentru depozitare pentru c va fi prea complicat s le mai gseti. De exemplu, dac este posibil, mai degrab pune tricourile pe un raft i pantalonii pe altul, dect s le ii la un loc.

Ordine logic. Pune grupurile de obiecte asemntoare u n u ! lng altul. Din nou, folosete propriile tale asocieri, n ifonier, de exemplu, poi s i ii hainele cu eare mergi la sal i costumele de baie pe rafturi apropiate pentru c ambele sunt legate de sport. Accesibilitate. F n aa fel nct s i fie uor s gseti i s pui la loc lucrurile pe care le foloseti frecvent. Pentru aceasta, nu ngrmdi prea multe n acelai sertar i nu le pune pe rafturi prea nalte, la care s nu ajungi. Siguran. Nu pune nimic fragil sau prea greu n locuri nalte. Te poi lovi sau poi strica lucrurile n timp ce ncerci s le iei sau s le pui la loc. Din acelai motiv, nu nghesui obiecte fragile prea aproape unul de altul pe acelai raft sau n acelai sertar. Dac ai copii, asigur-te c ii lucrurile periculoase n locuri inaccesibile pentru ei. Punnd lucrurile la locurile lor, s-ar putea s descoperi c nu ai destul spaiu de depozitare pentru ele. Poi fie s reevaluezi i s mai scapi de nite obiecte (s renuni sau s reaezi acele lucruri de care nu eti sigur), fie s mreti spaiul de stocare. Adesea exist mici spaii pentru depozitare care trebuie descoperite i moduri de a utiliza optim fiecare centimetru ptrat din i n t e r i o r u l d u l a p u r i l o r i dulpioarelor. Fiecare capitol din Partea a treia i va oferi sfaturi pentru extinderea spaiului.

n cele din urm, i cel mai important, alegerea metodelor pentru depozitare i permite s fii creativ i s te amuzi, alctuind un sistem n s t i l u l tu propriu. RMI MOTIVAT Cndva, pe parcurs, se va ntmpla, cu siguran, s oboseti s iei decizii, s fii plictisit sau atras de alte activiti. Se ntmpl tuturor. Ofer-i modaliti prin care s treci peste aceste momente grele. Alege una sau mai multe dintre urmtoarele opiuni: ine scopurile la vedere. Lipete pe un perete rspunsurile tale la cea de a patra ntrebare din Analiz (De ce vreau s devin organizat?"), n camera n care lucrezi. Cnd ncepi s te simi copleit de activitatea n care te-ai bgat, recitete-i rspunsurile, pentru a cpta impulsul de a continua. Folosete poze de dinainte i dup. F o fotografie spaiului pe care urmeaz s l organizezi i lipete-o pe perete, lng lista cu scopuri. Te va ncuraja. Apoi, f o alt fotografie a aceluiai spaiu, dup ce ai terminat i lipete-o lng cea de dinainte". Permite-i s te delectezi cu satisfacia de a fi fcut ceva bine. Recompenseaz-te. Gndete-te la activitile care i plac cel mai mult i planific s i le oferi ca recompense dup atingerea cte unui prag impus de tine. Apoi, n timp ce munceti, i poi spune: Dup ce termin cu colul sta, mi fac rezervri la teatru" sau De ndat ce termin cu biroul, ies la o plimbare". Ai grij, ns, nu amna recompensa atunci cnd i vine timpul, spunnd: Ah, sunt n mn. 0 s continuul s muncesc" Onoreaz pariul fcut cu tine nsui i ofer-i ce i-ai promis. Distreaz-te. Dac muzica i d energia necesar pentru a munci, atunci alege-i din timp nite CD-uri sau nite casete audio, ori hotrete ce post de radio vei asculta. F jocuri cu tine nsui, pentru a-i pstra motivaia. Spune: n regul, pn se termin melodia asta, termin i eu cu raftul sta de cri." F cte un raft pe melodie sau cte o parte a camerei pe CD. i nu fi dezamgit c nu ai terminat raftul pn la finalul melodiei. Dar temin-l pn la sfritul urmtoarei melodii.

4. METODE PENTRU DEPOZITARE


Diferitele metode pentru depozitare uureaz meninerea separrii categoriilor de obiecte n spaiile alocate lor, astfel nct gsirea, curenia i ntreinerea lor s fie floare la ureche. Imagineaz-i un dulpior de baie, de exemplu. Ai pierdut ore ntregi sortnd i aruncnd din ceea ce conine, iar acum ai lucrurile puse frumos pe categorii: igien dentar, spun, ngrijirea prului, prim-ajutor i alte obiecte din hrtie. Daca pui la ntmplare aceste obiecte pe rafturi, i va fi greu s deosebeti categoriile ntre ele. Dar, dac ii fiecare grup pe raft, n cte un co de plastic etichetat, i va fi foarte uor s le iei i s le pui la loc. La fel va fi i curatul rafturilor: scoi couleelc, tergi praful i pui courile la loc. ncearc s faci la fel cu optzeci de sticlue, borcane i cutii puse neglijent! Un alt mare avantaj al depozitrii prin diferite metode este c te ajut s limitezi ct de mult acumulezi n orice categorie; poi aduna doar ct i permite obiectul n care depozitezi lucrurile.

Lucreaz cu un prieten. Desigur, suferina vrea companie... dar, te ntrebi, cine ar vrea s fie prta suferina ta? Cazi la nvoial s faci echip cu un coleg sau cu un prieten care se lupt i el cu problema dezorganizrii. Lucrnd mpreun, sarcina va deveni mai uoar, mai scurt i mai plcut. \i avea pe cineva cu care s te consuli, care s aib un punct de vedere obiectiv i care s te ajute s i pstrezi concentrarea atunci cnd cazi prad autocriticii (Cum de am putut lsa lucrurile s-mi scape din mn n Stabilete s lucrai cu schimbul, cnd la tine cnd la el, ajuta unul pe altul, \feti fi uimii vznd ct de multe lucrnd mpreun i ct de satisfctoare va fi aceast aa hal?"). pentru a v putei face experien.

vorbim de pierderea de timp i de bani, dect s constai c sistemul de compartimentare pentru sertar pe care 1-ai cumprat e cu un centimetru mai nalt dect sertarul n sine. Msoar nlimea, limea i adncimea (i numrul) obiectelor pe care trebuie s le depozitezi pentru a ti ce cutie sau pies de mobilier i trebuie. Msoar nlimea, limea i adncimea fiecrui spaiu n care vor intra cutiile sau piesele de mobilier pentru a ti ce se potrivete. De exemplu, msoar raftul sau sertarul n care trebuie s pui un co. Msoar cutiile sau piesele de mobilier din magazin pentru a fi sigur c se potrivesc. Ia cu tine i o rulet, ca msur de siguran. i nu uita lista de cumprturi! Etichetarea Dup ce ai aezat toate cutiile i piesele de mobilier, este momentul s le etichetezi. Etichetele nu sunt doar pentru copii. Ele te ajut s pui lucrurile la locul lor, transform curenia ntr-o activitate rapid, uoar i nesolicitant. Etichetarea este important mai ales dac mpri spaiul cu cineva, pentru a te asigura c lucrurile vor fi puse, cu regularitate, la locurile lor. n funcie de ceea ce etichetezi, poi alege s o faci ntr-un mod vizibil sau mai subtil. De exemplu, dac o cutie trebuie s intre n dulpiorul cu medicamente, un fiier sau un dulap, e de dorit s etichetezi chiar acea cutie. Dar dac acea cutie va fi la vedere pe un raft, de exemplu e preferabil s etichetezi marginea raftului sau a suprafeei pe care va sta dect cutia n sine.
EXEMPLU DE LIST CU METODE PENTRU DEPOZITARE

Ce s urmreti:

SELECTEAZ METODELE POTRIVITE PENTRU DEPOZITARE

Estetic. Alege cutii i piese de mobilier care s-i plac. Acestea trebuie s fie plcute i s se asorteze cu decorul pe care 1-ai ales pentru spaiul tu, fie c este ic, rustic sau ultra-modern. Rezisten. Nu fi tentat s faci economii. Cutiile i piesele de mobilier trebuie s fie destul de rezistente nct s suporte o utilizare ndelungat. Nu le vei mai folosi dac se dezmembreaz, se rup sau se ubrezesc. Uurin. Cutiile trebuie s fie uor de mnuit. Dac ai de gnd s ii multe lucruri n ele, ia n calcul greutatea lor cnd vor fi pline. Dimensiune. Asigur-te c se potrivesc numrului de obiecte pe care vrei s le pui nuntru, fr s le ngrmdeti. Las i puin spaiu n plus, dar nu prea mult. Pentru a evita s faci zeci de drumuri la magazin, f-i un plan din timp. ncepe prin a alctui o list complet de cumprturi cu toate cutiile i piesele de mobilier de care ai nevoie. Eu prefer s mi fac lista de cumprturi pentru fiecare zon chiar pe plana cu mprirea pe arii, astfel nct, atunci cnd sunt la magazin (sau cotrobi prin pod), s tiu exact cum vreau s folosesc fiecare modalitate de depozitare n cazul n care trebuie s gsesc un nlocuitor. Pentru a fi sigur c alegi cutiile potrivite, msoar de apte ori nainte de a pleca la cumprturi. Nu este nimic mai enervant, nu mai

PREGTETE-I LISTA DE CUMPRTURI.

Zon Citit W/Muzic

Obiecte Cri: 200 Casete video: 65

Depozitare

Cutie necesar Rafturi (76x177 cm)

Corp de bibliotec

Compartimentare sertare Suport pentru CD-uri (30x*10 cm) Scrin {68x53 cm)

Odihn

Ptur

Orice metod ai alege, este foarte important ca etichetele s fie lizibile, curate i atractive i s se lipeasc bine. Nimeni, nici mcar tu, nu va respecta etichetele dac sunt scrise ca i cum le-ar fi zgriat pisica sau dac se dezlipesc. Cele mai bune sunt etichetele scrise cu litere groase, cu negru. Le poi scrie de mn, dar, cel mai bine, pentru a fi citite cu uurin, este s foloseti un calculator sau o main de scris. Fiecare capitol al Prilor a treia i a patra i va oferi indicii de etichetare pentru fiecare zon discutat. Gata! Ai terminat! Ei, aproape...

schimbare a nevoilor, scopurilor, posesiunilor sau prioritilor tale. Programeaz-i ntlniri cu tine nsui la intervale regulate pentru a evalua cum funcioneaz sistemul, pentru a face ajustrile necesare noilor obiecte achiziionate, pentru a scpa de lucrurile vechi, lipsite de importan i chiar cumpr-i unul dintre dispozitivele acelea atractive pentru organizare la care te tot uitai, pentru a pstra sistemul distractiv i atrgtor. Aceste mbuntiri ocazionale te vor mpiedica s te plictiseti de sistemul tu i s l abandonezi. Fiecare capitol al Prilor a treia i a patra include un program recomandat pentru ntreinere.

5. ECHILIBREAZ
Cnd conduci maina, nu ii volanul ntr-o singur poziie pn la destinaie. Prima curb ntlnit ar provoca un accident. Mai degrab observi continuu i aduci mici ajustri fireti direciei pentru a echilibra situaia i a rnerge, tot timpul, drept. La fel i cu organizarea. Cam la dou sptmni dup ce ai terminat, programeaz-i o ntlnire cu tine nsui pentru a vedea ct de bine a funcionat sistemul tu. Merge totul pe ct de uor i-ai dori? i respeci sistemul? Zonele i categoriile stabilite i se potrivesc? Exist zone neciz.elate pe care o trecere rapid n revist a evalurii nevoilor tale, din Capitolul 3, s te ajute s le corectezi? Reevalueaz-i sistemul cam la dou sptmni o dat, pn cnd eti complet mulumit cu el. O dat ce ai obinut un sistem care funcioneaz total, trebuie s creezi un program zilnic i unul periodic de ntreinere, astfel nct s devin o problem de rutin. F-1 simplu. Dac acest program de meninere dureaz prea mult i este prea complex, nu l vei respecta. F curenie i pune lucrurile la loc la sfritul fiecrei zile. Indiferent ct de mare ar fi dezordinea fcut peste zi, nu va dura dect cteva minute s faci ordine, pentru c acum totul are un loc logic, accesibil i uor de identificat. Nu renuna niciodat la curenia zilnic pentru c dezordinea se va acumula i va deveni incredibil n foarte scurt timp. Este necesar i o ntreinere continu pentru a-i menine sistemul funcional. Aceasta implic trucuri i tehnici de ntreinere simple, dar foarte eficiente, care pot fi incluse n rutina ta, fr a pierde prea mult timp. Prile a treia i a patra sunt pline de astfel de sfaturi. n ultimul rnd, dar nu i cel din urm, reglajele" periodice sunt foarte importante, astfel nct sistemul tu s in pasul cu orice

ABILITI PENTRU o VIA NTREAG


Ca i n alte cazuri, este nevoie de timp pentru a nva s fii organizat. Firete c vei face greeli i c te vei poticni, ncearc s nu intri n panic i s nu te nfurii pe tine. Relaxeaz-te, rezolv erorile i, pur i simplu, pune-te, din nou, pe linia de plutire. O dat ce ai deprins aceste abiliti, ele vor rmne tot timpul, pentru c sunt pentru o via ntreag. Aceasta este cea mai mare valoare a lor. Le poi aplica tot timpul, n aproape toate cazurile. i vor oferi un sentiment durabil de securitate, de identitate, de mndrie i de pace - o necesitate n lumea actual, din ce n ce mai complex, mai rapid i mai schimbtoare. Acum c ai nvat procesul prin care s devii organizat pornind din interior, hai s l dezvoltm, punnd n practic ceea ce ai nvat.

Partea a treia

APLIC CE AI NVAT

CUM S FOLOSETI ACEAST SECIUNE

Fiecare dintre capitolele din Prile a treia i a patra i arat cum s aplici sistemul meu imbatabil, dup formula Analiz-StrategieAtac, n zone specifice din biroul, din casa i din viaa ta. Rezist tentaiei de a te arunca asupra acestor capitole fr s fi citit i asimilat materialul din Prile nti i a doua, care i ofer contextul n care s aplici sfaturile oferite n aceste capitole practice. Prile nti i a doua sunt create s i schimbe ntreaga abordare a procesului organizatoric, astfel nct s ai, n cele din urm, succes n atacarea spaiilor importante pentru tine. Fiecare capitol urmeaz formula mea de Organizare pornit din interior, ncepnd cu Analiza i continund cu Strategia i cu Atacul. Dect s explic din nou ce nseamn fiecare etap, i voi oferi rspunsuri primite de la clienii mei (pentru a te face s gndeti singur) i sfaturi specifice fiecrei zone n care lucrezi. Exemplele nu sunt definitive i nici nu trebuie urmate ntocmai. Singurul lor scop este s i ofere idei pentru ca tu s poi crea i menine un sistem organizatoric pe gustul tu, care s se potriveasc felului tu fle a gndi, obiceiurilor tale i lucrurilor importante pentru tine.

STRNGE TOT CE AI NEVOIE


nainte de a ncepe orice proiect organizatoric, este extrem de util s aduni toate lucrurile de care ai nevoie pentru a-1 pune n aplicare. Astfel, te vei concentra asupra muncii, pentru c nu va mai trebui s caui ustensilele de curat, s te asiguri c ai destui saci de gunoi sau s reglezi casetofonul care te ajut s i vezi de treab.

Cutie compartimentat foarte util pentru a pune diferite dosare temporare, pentru a stoca actele i chiar mai mult (mulumiri Fellowes Manufacturing)

6
BIROURI TRADIIONALE I SISTEME DE NDOSARIERE

Iat lucrurile de care cred eu c ai nevoie: Saci de gunoi mari, rezisteni. Mizeria poate fi grea i voluminoas. Sacii ieftini se vor rupe, provocnd frustrare. Cutii goale pentru sortarea obiectelor, etichetate dup cum urmeaz: De dat - Folosete cte o cutie separat pentru fiecare destinaie dac intenionezi s le dai n mai multe locuri. n alt parte - Pune aici lucrurile desperecheate pentru a le pune la locurile lor la finalul sesiunii de organizare. Trebuie reparat - Folosete aceast cutie pentru a aduna obiectele pe care vrei s le pstrezi i care trebuie reparate. Scrie pe cutie un termen limit, o lun, de exemplu. Dac n acest timp nu le-ai reparat, poi s renuni la ele. Aspirator, crp i spray contra prafului, mtur i fra pentru a cura rafturile, sertarele i spaiile de podea eliberate temporar. O oportunitate rar, care nu trebuie ratat. O cutie cu dosare mari, maro pentru sortarea hrtiilor. Post-it pentru a marca temporar, n timp ce sortezi, grmezile de obiecte i grupurile de lucruri. Creion i carneel pentru a-i face notie despre diferite aciuni care ar trebui fcute n viitor, de care i dai seama pe msur ce lucrezi. Cutii din carton, compartimentate pentru a ine n ordine plicurile cu acte sortate i pentru a depozita hrtiile care trebuie stocate. Buturi rcoritoare i gustri pentru a preveni deshidratarea i pentru a-i pstra energia. De asemenea, te scutesc de drumurile la magazin, care i ntrerup munca. n regul, citete n continuare i hai s ne apucm de ordine! Termenul birouri tradiionale" se refer la birourile private, cu u, din orice firm din afara casei. Totui, acest capitol conine i cele mai detaliate informaii despre cum s realizezi un sistem uor de utilizat pentru aranjarea actelor, astfel nct oricine are un birou va putea s l citeasc.

ANALIZEAZ
1. Ce funcioneaz? Exemple: Un lucru care merge bine este sistemul meu de facturare i de contabilitate. Restul actelor sunt la ndemna tuturor, dar eu pot urmri n amnunt fluxul banilor mei." Proprietar de magazin Am un sertar n care in copiile tuturor discursurilor mele, ordonate dup dat i loc. Este uor s le revd, ori de cte ori am nevoie." Preedinte al unui consiliu de administraie 2. Ce nu funcioneaz? Exemple: In fiecare diminea m reped s rspund la telefon, arunc servieta pe birou, drm un teanc de acte, i m fac mic de fric atunci cnd aud c interlocutorul mi cere s revd ceva ce i-am trimis. tiu c

hrtia e pe undeva, dar unde? Sunt nevoit s l pclesc i s ncep s o caut. Presiunea zilnic, stresul i jena i spun cuvntul." Administrator de resurse umane Sunt att de dezorganizat, nct nu pot s m folosesc de angajaii mei. Proiecte importante stau tot timpul pe biroul meu. Asistenta mea nici mcar nu poate s le ordoneze n locul meu, pentru c nici unul dintre noi nu nelegem sistemul meu de aranjare a actelor." Vice-preedinte, companie de vnzri i de marketing Lucrez zilnic pn la orele opt, nou seara. tiu c asta se ntmpl din cauz c pierd mult timp cutnd prin mormanele de lucruri pentru a vedea ce trebuie fcut. sta este mormanul pentru azi. sta este mormanul de ieri. Cele de sptmna trecut sunt pe podea. Cele de luna trecut sunt pe comoda de calculator. M bazez doar pe memoria mea pentru a gsi ceea ce caut - i nu merge ntotdeauna!" Director financiar In departamentul meu am proasta reputaie de a pierde lucrurile. Nimeni nu mi d niciodat nimic fr s fac, mai nti, o copie. Din pcate, sunt sigur c sunt reinui i n a-mi da mai multe responsabiliti. Firea mea bine cunoscut mi saboteaz cariera." Director de publicitate 3. Care sunt lucrurile cele mai importante pentru tine? Exemple: Charlotte M., o avocat n domeniul comerului internaional la o firm important, avea nevoie de spaiu pentru slujba ei (cazuri), materiale de cercetare (articole de legislaie, informri, cri de avocatur i modele de cazuri), dosare mprumutate din arhiva principal (pentru a nu le amesteca cu propriile dosare i pentru a nu uita s le napoieze), agende de lucru, articole i prezentri pe care le scria pentru propria dezvoltare profesional. Joel K., preedintele unei firme furnizoare de articole de birotic, avea nevoie de spaiu pentru listele de preuri, promoiile lunare i cataloagele cu oferte (pentru negocierea afacerilor); cri

de vizit i ghiduri de vnzri; trei categorii de dosare (Surse de producie", Plan de afaceri" i Finane personale"); locuri separate pentru actele transmise ctre contabil i ctre asistentul administrativ. Janice Z., director pentru dezvoltare la o organizaie nonprofit, avea nevoie de spaiu pentru dosarele cu evenimentele curente; dosare cu evenimente trecute; o agend de lucru; publicitate; materiale pentru coresponden i pentru diferite aciuni de strngeri de fonduri; informaii despre donatori i cecuri pe care trebuia s le trimit la banc. 4. De ce vrei s te organizezi? Exemple: Obinerea facil a informaiilor n tot biroul." S fac ordine pentru a da o impresie mai bun clienilor, efilor i subordonailor mei." S reduc stresul provocat de pierderea informaiilor." Sa m ocup de mai multe activiti i termene limit cu mai mare uurin." 5. Care este cauza problemelor? Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii n aceste locuri: Stocare necorespunztoare, n 90% dintre birourile pe care le-am vzut, comoda pentru calculator este aezat direct n spatele mesei de lucru, n timp ce fiierul este n cellalt capt al camerei, transformnd luarea i punerea la loc a dosarelor ntr-o mare btaie de cap. Doar schimbnd ntre ele locurile acestor dou piese de mobilier vei putea ine la ndemn un numr maxim de dosare, iar ansele de a-i pstra masa de lucru ordonat vor crete cu 500 de procente! Obiecte care nu i gsesc locul. Dac hrtiile stau grmad pe biroul tu, este posibil ca tu s nu le fi atribuit niciodat un loc. Poate din cauz c noi i noi categorii de acte ajung n biroul tu, iar tu nu te-ai oprit niciodat din treab ca s creezi dosare noi pentru ele. Aa c se adun pe mas. O alt situaie des ntlnit este aceea c fiierele sunt pline cu dosarele predecesorului tu i nu ai avut niciodat ansa s le pui n ordine pentru a face loc propriului tu

sistem, n oricare dintre aceste cazuri, dac nu le atribui un loc, actele nu vor putea dect s se adune grmad. Viaa/tehnologia avanseaz rapid. Adesea, n ritmul rapid al m u n c i i actuale, oamenii nu au timp s se opreasc i s se organizeze. Iat o motivaie obinuit, venit din partea unui participant la un seminar: Orict mi-a dori un birou organizat, mi este imposibil s gsesc timpul pentru a o face fr s mi ncarc programul zilnic de lucru. Este chiar periculos; a putea depi un termen limit, rmne n urm sau pierde o afacere." Organizarea este plictisitoare. O mare parte din munca de organizare a unui birou nseamn ndosariere, una dintre cele mai urte sarcini ale vieii. Majoritatea oamenilor nici nu se gndete s i mbunteasc sistemul cu puin stil i ingeniozitate. Aa c folosesc dosare maro, etichete monotone - totul este plictisitor, plictisitor, plictisitor. Totui, informaiile din dosare sunt eseniale pentru munca ta, iar accesul facil la ele este, adesea, capital pentru obinerea succesului, n paginile urmtoare ale acestui capitol, vei gsi moduri de a aduga farmec i demnitate sistemului tu de ndosariere pentru a face lucrul zilnic cu el mai distractiv i mai atractiv.

Manuale pentru calculator Hrtie pentru imprimant Materiale de referin Cri Reviste Informri Ziare Casete video i audio Dosare de referin Comunicare Cutii Primit/Trimis interdepartamental pentru asisteni, colegi, efi Carneele. Creioane Plante i obiecte de art Diplome Trofee Cafea, ceai, zahr, cni

Rafturi de cri

Masa de lucru

ntlniri

Comod pentru calculator

STRATEGIA
Iat cteva zone obinuite ntr-un birou tradiional, mpreun cu obiectele i modurile lor de depozitare.
Activiti Acte i telefoane Obiecte Dosare Aqende telefonice Agend cu cri de vizit Hrtie, creioane, stilouri Articole de papetrie Agrafe de birou Capsator Dischete i CD-uri Cartue pentru imprimant Depozitare 2 fiiere Sertarele biroului

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILIERULUI


Folosete formele L" i U". Creeaz-i propriul centru de control aranjnd piesele de mobilier n forma literelor L" sau U", n principala ta zon pentru lucrul cu acte/telefoane. Astfel vei avea maximum de spaiu de lucru i de depozitare ocupnd ct mai puin loc. Poziia mesei de lucru, i petreci mult timp n acest loc, deci ceea ce i ofer cel mai mare confort te va face s dai cel mai mare randament. Preferi s stai cu faa la fereastr, la u, la centrul camerei sau la perete? Dac lucrezi mpreun cu alii i nu poi nchide ua biroului, ai prefera s stai cu faa la ei, nct s fii ntotdeauna deschis i atent la ce se petrece n jurul tu sau s stai cu spatele la ei pentru a fi ntrerupt ct mai puin? Fii creativ. Exist mai multe posibiliti dect crezi. ine majoritatea dosarelor la ndemn. Cea mai ntlnit greeal n majoritatea birourilor pe care le-am vzut este aezarea

PLANIFIC-I ZONELE

Calculator

Birou secundar i rafturi

fiierului prea departe de masa de lucru. De aceea se adun teancuri de hrtii pe birou. Dac e greu de pus la loc, nu o vei face. Avnd la ndemn majoritatea dosarelor, poi lucra toat ziua cu ele, lundu-le i punndu-le la locul lor, fr efort. Dar dac ai dosare la care s aib acces un asistent fr s te deranjeze, atunci ine-le lng u.
IDEI PENTRU MRIREA SPAIULUI

Planificarea zonelor pentru dosare


n locul ordinii alfabetice, care, n mod ironic, te poate ncurca uneori, dosarele pot fi i el aranjate pe zone. ntr-o aezare alfabetic, dosarele cu legtur ntre ele sunt, adesea, desprite (Contabilitate" la litera C" i Taxe" la litera T", de exemplu). Ordonarea pe categorii i permite s grupezi dosarele asemntoare i s creezi zone de activiti" nuntrul fiierelor tale. Gndete-te s i sortezi actele pe grupe, care s reflecte p r i n c i p a l e l e categorii sau responsabiliti ale muncii tale. Iat cteva exemple ale modurilor n care clienii mei i-au aranjat dosarele pe zone, pentru a avea repere vizuale ale activitilor i responsabilitilor muncii lor. Consilier pentru orientare profesional Clieni - Firme Persoane particulare Materiale pentru teste Articole de interes Prezentri Agent publicitar la o editur Mai nti i-a sortat actele astfel: Autor (manuscris, palturi, programul apariiilor, materiale publicitare i fotografii) Apoi i-a grupat proiectele astfel: Perioad (Feb. - Mai; Iunie - Sept; Oct - lan.) ine minte c, adesea, este bine s i faci aceast planificare mai nti pe hrtie (Strategie). De asemenea, este recomandat s i sortezi toate actele nainte de a lua o decizie definitiv n privina categoriilor, n cele din urm, cel mai bine este s te limitezi la 3-5 categorii clare. Dac sunt mai multe nu i le vei aminti. Totui, dac actele se mpart n mai multe categorii, iat cum a rezolvat problema un director financiar iste.

Vezi dac poi convinge compania s i nlocuiasc fiierul de perete cu dou sertare cu unul cu cinci sertare. In acest fel i vei dubla spaiul pentru dosare fr s ocupi mai mult din podea. Mut-i masa de lucru n centrul camerei sau perpendicular pe perete. Astfel vei elibera spaiu pentru un fiier n plus sau pentru o mas de calculator n spatele sau n unghi drept cu biroul tu. Mai pune un fiier mic sau un corp de bibliotec lng ua biroului pentru materialele pe care le mpri cu asistentul tu. Va putea intra i iei din birou fr s te deranjeze. Aaz-i monitorul calculatorului pe un suport n colul mesei de lucra pentru a mai elibera din spaiu. Monteaz agtori pe spatele uii biroului pentru haine i geni. Monteaz mici cutii pe pereii de lng masa ta de lucru pentru a ine la ndemn dosare urgente, coresponden sortat sau materiale de care ai nevoie. n fiierele de perete, folosete despritoarele alfabetice din fa spre spate, nu din stnga spre dreapta, n acest fel poi mri spaiul de stocare cu pn la 15 procente, ctignd nc treizeci de centimetri pentru dosare. Fiier de perete cu sertare demonstrnd aezarea din fa spre spate n contrast cu cea de la stnga la dreapta (mulumiri Meridian Inc.)

Director financiar la o companie de vnzri Probleme externe Proprietari de cldiri Productori Consultani profesioniti Probleme interne Resurse umane Finane Planificare

mine acum i pe ce vreau s mi concentre/ energiile n viitor. Am reuit s o iau de la nceput, de aceast dat avnd un sistem organizat, care s reflecte ceea ce conteaz cu adevrat pentru mine." Janet R., Director de marketing Iat cteva sugestii pentru cum s i mpri lucrurile din birou n categorii:

Moduri de a sorta lucrurile din birou


Scris (articole de papetrie, carneele, cri de vizit, plicuri, timbre) Calculator (manuale, dischete, CD-uri, cartue i hrtie pentru imprimant, accesorii pentru laptop) Activiti bancare (extrase de cont, carnet de cecuri, cecuri care trebuie ncasate) Telefon (Rolodex, agend de telefoane, cri de telefoane, cti) Obiecte de birou (creioane, stilouri, capsator, agrafe de birou, band adeziv) Echipament de birou (etichete, aparat foto, proiector, reportofon)

ESTIMEAZ DURATA
Mai jos este timpul estimat pentru organizarea unui birou tradiional:
1

CT VA DURA? Atac 1. Sorteaz 2. Purific 3. Atribuie un loc 4. Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz 16 ore 1 or 1 or 6 ore

| | i , . . ' 1 |
1

Moduri de a sorta documentele


In afar de cazul n care sistemul tu de ndosariere este eficient n proporie de 75%, i recomand s l refaci de la zero. Este un mod mai rapid i mai ngrijit de a lucra, iar cnd vei termina, vei ncepe o via nou. Pentru a face acest lucru, vei avea nevoie de o sut de dosare mari, din carton maro, un creion, una sau mai m u l t e c u t i i compartimentate i grmada ta de hrtii. Ia la mn fiecare morman, ridic fiecare coal i ntreab-te: Ce e asta?",,,De ce o mai pstrez?" i n ce circumstane a mai avea nevoie de ea?". Scrie primul cuvnt care i vine n minte pe un dosar, pune hrtia nuntru i treci la urmtoarea. Pune plicurile pline pe podea, n cutiile compartimentate, pentru a crea punctul de plecare al sistemului tu nou-nou. Dac ntr-una dintre grmezi, gseti un document pentru care exist deja un dosar

10 minute zilnic

ATAC 1. SORTEAZ
Sortarea m nspimnta, deoarece tiam c m voi confrunta cu toat dezordinea mea - termenele depite, oportunitile ratate, contactele pierdute. i totul eere mult concentrare i efort intelectual. S iei attea decizii este istovitor. Totui, o dat ce ne-am apucat de treab, am descoperit c procesul de a scpa de toate semnele fostelor mele eecuri este incredibil de eliberator. Trecnd prin toate acele grmezi mi-a devenit din ce n ce mai clar ce este important pentru

ntr-unul dintre fiiere, scoate dosarul, pune hrtia n el i integreaz-1 direct n noul sistem la care lucrezi. Vechiul dosar tocmai i-a justificat existena. Muncind n acest fel, vei descoperi care dintre dosarele din vechiul tu sistem sunt u t i l e i care nu i mai au rostul - vor fi cele rmase n sertare la sfritul procesului de sortare.

Titlu pasiv Dezvoltarea afacerii Plan financiar Articole interesante

Titlu activ Invocarea ploii Bogie Oameni fascinani

REEVALUEAZ
Dup ce ai terminat, mai verific o dat dosarele pe care le-ai alctuit i f ajustrile necesare pentru a obine un sistem simplu. Iat cele trei lucruri principale pe care trebuie s le verifici: Titlurile dosarelor, nseamn ceva pentru tine? Sunt active? Te fac s te uii nuntru? Ai mai multe dosare cu acelai nume? Dac da, unete-le, alege un titlu i pstreaz-1. De exemplu, unul dintre clienii mei ajunsese s aib un dosar numit Numere de telefon", altul, De trecut n agend" i un al treilea intitulat Contacte posibile". De fapt, toate aveau acelai subiect. Grosimea dosarelor. De exemplu, dac ai creat un dosar numit Societi de schimb", care, la final, este imens, s-ar putea s vrei s l despari n mai multe dosare, pentru fiecare societate. Pe de alt parte, dac ai cteva dosare cu cte o coal, dou nuntru, contopetele. Cu ct trebuie s caui n mai puine dosare pentru a gsi un act, cu att mai bine. Categorii. Dac ai prea multe teancuri de dosare, e posibil s ai prea multe categorii. Vezi dac Ic poi grupa n categorii mai largi - trei, maxim c i n c i . Dac ai mai multe, i va fi prea greu s i le aminteti i, de obicei, nseamn c sistemul este prea complex. Pstreaz-1 simplu. Iat cteva categorii alctuite de clienii mei: Vnztori Personal Planificare & Confidenial Proiecte externe Director financiar al unei corporaii Subiecte Surse Formulare administrative Reporter de investigaii

DENUMIREA DOSARELOR
Cum alegi acum un titlu care s i pstreze semnificaia i mai trziu? Iat cteva sfaturi: Compune titluri simple i categorii clare. Secretul pentru a gsi repede ceva este s ai ct mai puine locuri n care s caui. Exist de vnzare produse care te vor ajuta s mpri i s organizezi coninutul dosarelor (sunt numite despritoare auto-adezive, despre care voi vorbi la metode de depozitare.) Denumete dosarele pentru a le gsi, nu pentru a le stoca. Cu alte cuvinte, alege numele dosarelor n funcie de locul n care le-ai cuta dac ai avea nevoie de ele. Adesea, acesta este subiectul i nu sursa. De exemplu, dac dai peste un articol din Wall Street Journal" despre asigurrile de studii, este mai bine s o pui la Planificare financiar" dect la Wall Street Journal" sau la Tieturi din ziare". Dac pstrezi broura unui seminar despre computere, decide-te dac vrei s i-o dai cuiva sau dac intenionezi s participi chiar tu la acel seminar ori dac vrei s o foloseti ca pe un model pentru crearea unei brouri proprii. Apoi pune-o n dosarul potrivit. Folosete titluri pentru a grupa dosare similare. De exemplu, poi face o seciune numit Vnzri" care s conin dosare diferite, cum ar fi Vnzri - Interne", Vnzri - Internaionale", Vnzri - Proiecte" sau Vnzri - Contracte noi". Folosete titluri care s te incite la aciune. In loc de a pune t i t l u r i pasive, cum ar fi Facturi de completat", Facturi scadente" i Scrisori la care trebuie rspuns", ncearc titluri orientate pe aciune, greu de ignorat, cum ar fi F factura", Pltete facturile" i Spune mulumesc". Folosete titluri care s i se potriveasc. Limbajul are multe funcii; poate fi o barier sau o poart spre informaia pe care o deii. Vezi dac aceste substituiri i schimb perspectiva asupra dosarelor i a frecvenei cu care le foloseti.

Clieni
Administrativ Marketing Date financiare Financiar Proprietar de afacere
Rapoarte din partea comitetului director i programe Planificarea cltoriilor Formulare Coresponden

3. Dac ai fiierele pline cu hrtii peste care nu te-ai uitat n ultimul an, strnge-le n cutii i pune-le n alt parte, pentru a face loc noului tu sistem. Scrie pe cutiile acestea o dat, peste vreo trei luni, n care s le scoi i s le sortezi. Pn atunci te vei fi obinuit cu noul sistem i procesul se va desfura mult mai repede.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Anunuri despre produse. Reclame i scrisori despre programe pentru calculator, cataloage cu produse etc. Dac nu eti pregtit s cumperi pe loc, poi s le arunci. Bazele de date pentru coresponden sunt o form de nemurire, nu eti scos niciodat de pe ele. Orice noi anunuri i vor fi trimise, cu siguran, iar cnd vei fi pregtit s cumperi, o vei face dup cea mai nou informare. Reviste .vechi, materiale i literatur de specialitate. Dac nu le-ai mai folosit n ultimul an, arunc-le, deoarece probabil c informaia a expirat. In plus, informaii noi sau actualizate despre orice apar mai repede dect pot eu s scriu aceast fraz. A scpa de aceste lucruri poate fi chiar purificator; n plus, vei recupera instantaneu un spaiu imens pentru depozitare i micare. Materiale de cercetare i literatur de specialitate vechi. Aceste obiecte sunt voluminoase; ocup o grmad de loc i, n plus, cei mai muli dintre noi nu le mai folosesc. Pentru a economisi spaiul liber, repet-i: Pstreaz sursa, arunc hrtia." ntreine n agend o list cu surse (actuale i posibile) aranjate pe subiecte. Dac mai ai nevoie vreodat de acele materiale, i poi contacta sursa i obine versiunea cea mai nou. Documente n dublu exemplar, n general, nu este nevoie s pstrm mai mult de dou copii ale unui document. Pstreaz originalul ntr-o map de plastic pentru a nu-1 pierde i, dac trebuie, pstreaz la ndemn o copie pentru a o folosi cu uurin. Ciorne ale unor scrisori i oferte. Pstreaz doar versiunea final. Renun la celelalte; pn la urm, ele conin lucruri pe care ai decis s nu le foloseti. Obiecte. Scap de obiectele voluminoase, care ocup loc i care nu i mai trebuie. Pstreaz-i sertarele i dulapurile aerisite i ordonate pentru a observa cu uurin dac i se termin consumabilele, nainte de a ajunge la o criz. Lipete o list cu lucrurile necesare n interiorul sertarului sau pe ua dulpiorului pentru a-i aminti de ele.

Asistent administrativ

Birourile noastre sunt zilnic potopite de hrtii, iar 80% din ceea ce este ndosariat este inutil. Gndete-te la costul fiierelor folosite pentru toate aceste acte, la preul pe metru ptrat pe care toate fiierele l ocup i vei nelege ct de scump poate fi pstrarea lucrurilor nefolositoare. Iat cteva sfaturi despre cum s controlezi volumul documentelor pstrate: 1. Cere contabilului, juristului sau directorului departamentului indicaii despre actele contabile sau juridice. Dac, din motive legale, trebuie s pstrezi anumite documente, stocheaz-le. 2. Pstreaz doar informaia principal", acele materiale pe care chiar le foloseti. Pentru a decide ce este i ce nu este informaie principal, pune-i urmtoarele ntrebri pentru fiecare hrtie. Un Da" nseamn c poi s o pstrezi, un Nu", c poi s o arunci. . Aceast hrtie are legtur cu activitile principale ale muncii mele? M va ajuta s finalizez proiectul la care lucrez acum? Documentul acesta reprezint o oportunitate viabil de afaceri? Am nevoie regulat de acest act? M va ajuta aceast hrtie s fac bani? Am timpul necesar s m ocup de acest document? M oblig legea s pstrez acest act? S-ar schimba viaa/munca mea dac nu a mai avea aceast hrtie?

2. PURIFIC

LEGEA REZULTATELOR VIZIBILE, SPECTACULOASE


Evit aceste capcane obinuite: Citeti totul. A, ce s fad cu toate acele articole pe care le-ai pstrat i cu publicaiile pe care nu ai reuit s le citeti? Cum s te decizi dac s le pstrezi sau nu cnd tu nu tii despre ce vorbesc? n timp ce le rsfoieti, coninutul lor i atrage din nou atenia; cedezi i ncepi s citeti, n curnd, orele au trecut, iar tu te simi dezndjduit deoarece nu ai fcut nimic. Concentreaz-te pe a identifica, n mare, ce conin i pune-le ntr-un dosar, aranjate pe subiecte. Dac ai multe scrisori de informare sau reviste pe care nu vrei s le arunci pn nu le citeti, pune-le ntr-un co special pentru ziare sau ntr-un teanc separat i programeaz-i un moment anume din viitor pentru a le citi. ine cteva dintre ele pe un raft de lng ua biroului, n drum spre cas sau n pauza de mas ia una sau dou pentru a le citi. Acum nu trebuie s faci altceva dect s sortezi. Rezolvarea incertitudinilor". Dac dai peste o reclam mai veche la o firm de turism, pe care ezii s o arunci deoarece te intereseaz cltoriile, f un dosar intitulat Cltorii" i pune broura acolo, n final, dac sistemul de ndosariere i permite s le gseti repede i uor, este mai puin important dac unele dintre hrtii sunt n plus. Cel puin, acum toate lucrurile legate de cltorii sunt la un loc, iar tu poi oricnd, n viitor, s sortezi coninutul dosarului.

Dac fiierele sunt parte integrant a mesei de lucru, folosete-le pentru dosarele confideniale, zilnice sau personale. Dac ai dosare la care vrei s aib acces i asistentul tu fr s te deranjeze, pune-le aproape de u. Trimite dosarele pe care nu le foloseti regulat, dar la care vrei s ai acces ocazional, n fiierul asistentului sau n zona central de depozitare. Atribuie locuri i obiectelor din birou. Rezerv un sertar pentru cele necesare activitilor bancare, un altul, pentru papetrie, iar n altul pune creioane, hrtie, agrafe i foarfece. Sertarul cel mai apropiat de telefon rezerv-1 pentru agende i cri de telefon. Creeaz un index al dosarelor. Dup ce ai hotrt categoriile i titlurile dosarelor, f un index simplu, de o pagin, pentru a-i aminti unde este locul fiecruia i de ce. Acesta este un instrument nepreuit dac ai fost inconsecvent n felul n care i-ai mprit i denumit dosarele. Te face s te ii de ce ai stabilit, uurnd cutarea lor. Cnd eti nesigur unde ar putea fi o hrtie, o privire aruncat acestui index te va ajuta mai mult dect s scotoceti ntr-un sertar ntreg. Model de index al dosarelor Administrativ (Albastru) Asocieri - alfabetic Cri/Casete Plan de afaceri Documente de afaceri Clase Tieturi din ziare Consultani - alfabetic Contracte Formulare Logo Noi idei de afaceri Furnizori de articole de papetrie Vnzri/Marketing (Auriu) Reclame Articole scrise Idei Cupoane pentru premii Directive - pe industrii List de coresponden Reea Scrisori de informare Idei de publicitate Tieturi din pres Studii i statistici Discursuri

3. ATRIBUIE UN LOC
Dac ai destul spaiu n fiierul de lng scaunul de la birou, trebuie s fie destul de uor s iei decizii n privina poziionrii categoriilor, n acest caz, pune fiecare grup de dosare ntr-un sertar separat, chiar dac nu l umpli. Astfel, i va fi cel mai uor s le gseti. De exemplu, pune dosarele financiare n sertarul de sus, cele personale, n cel de la mijloc, iar pe cele administrative, jos. Dac spaiul din sertare este limitat, poi pune dou sau trei categorii mai mici ntr-un singur sertar, separndu-le n interior prin locaie (de exemplu, n fa, la mijloc, n spate).

Financiar (Vferde) Conturi bancare - alfabetic Buget Cri de credit - alfabetic Asigurri de sntate Informaii despre investiii Impozite - anul curent Impozite - anii trecui

Personal (mov)

Aplicaii - Noi Aplicaii - Respinse Angajai - alfabetic Oferte locuri de munc Cartele de ponta] Materiale de pregtire

Facturi i chitane pltite - ndosariate dup lun, ntr-un fiier separat. Pentru siguran i pentru accesibilitate, ine o copie a acestui index ntr-o map de plastic prins n faa fiierului. Dac i alii folosesc sistemul tu de dosare, d-le i lor o copie.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Pstreaz o copie a indexului ntr-un plic intitulat Dosare", n serviet, mpreun cu un Post-it. Cnd se adun acte i articole poi s le compari cu indexul i s lipeti cte un bileel pe ele, indicnd n ce categorie intr. Cnd ajungi napoi la birou, ndosarierea acelor hrtii va fi o treab uoar pentru tine sau orice alt subaltern.

Codul culorilor, n locul dosarelor simple, din carton maro, investete n dosare colorate atractiv i atribuie fiecrei categorii din sistemul tu o culoare, care s reflecte coninutul ei. De exemplu, dosarele financiare, ar putea fi verzi (culoarea banilor); dosarele de personal ar putea fi mov (culoarea inimii); dosarele de marketing ar putea fi roii (pentru a atrage atenia). Not: eu prefer dosarele colorate, cu etichete albe, n locul celor maro, cu etichete colorate. Dosarele colorate sunt mai amuzante i mai atractive i, n plus, pot fi identificate de la distan. Folosete dosare de calitate. Cumpr, cu o mic diferen de bani, dosare dintr-un carton mai gros. Acestea au marginile ntrite, ceea ce le face mai durabile dect pe cele simple, n plus, nu se ndoaie pe la coluri n fiiere, par importante i sunt plcute la atingere, conferind demnitatea potrivit informaiilor pe care le conin. Eticheteaz clar. Din anumite motive, etichetele fcute cu anumite aparate (calculator, main de scris etc.) au mai mult autorizate dect cele scrise repede de mn, cu creionul. Prin urmare, ai tendina s respeci mai mult titlurile tiprite. F-i timp s creezi etichete frumoase, scrise de mn sau la main, cu litere foarte clare, elegante, fcute cu o carioca de grosime medie i vei vedea diferena. Folosete ntotdeauna corpuri de liter groase, negre i etichete albe, pentru a fi ct mai uor de citit.

4. DEPOZITEAZ
n aceast etap adaugi ceva stil, creativitate i strlucire sistemului tu de dosare. Dar fii atent: scopul urmtoarelor tehnici de depozitare nu este doar s fac amuzant o activitate altfel plictisitoare (dei se va ntmpla i asta, cu siguran). Aceste sugestii pentru organizarea dosarelor vor aduga mult claritate sistemului tu, ceea ce va mri viteza cu care accesezi informaiile. Folosete urmtoarele tehnici de depozitare, pentru a crea un sistem pjcut de ncredere.

Cutiile pentru arhivare sunt foarte bune pentru a stoca documentele voluminoase (din partea EsseltePendaflex Corporation)

Folosete dosarele suspendate. Fundalul negru face ca dosarele colorate s ias n eviden i, cnd le iei, biblioraftul rmne n sertar, marcnd, n mod convenabil, locul.

Folosete dosarele suspendate cu burduf pentru a grupa dosarele din aceeai categorie. Dosarele suspendate cu burduf au un fund mai lat dect cele obinuite i pot ine mai multe grupuri mari de h r t i i , fr s le nghesui. De exemplu, eu in cinei dosare cu legtur ntre ele ntr-un dosar cu burduf, de 5 centimetri lime, numit Asocieri". Dintr-o privire, pol vedea toate grupurile de care m ocup i dac le dau atenie n mod egal. Folosete ndosarierea n linie dreapt. Muli dintre noi am fost nvai s alternm poziiile etichetelor dosarelor: stnga, centru, dreapta, stnga, centru, dreapta. Aceast abordare are dou inconveniente: (1) n momentul n care ai adugat sau ai eliminat un dosar, ai stricat ordinea i, n consecin, ncepi s te ntrebi ce s-ar putea ascunde n spatele altui dosar; (2) cutarea printre titluri creeaz o stare de disconfort pentru muli, un soi de vertij pe orizontal. Aezarea n linie dreapt a etichetelor dosarelor (toate etichetele n aceeai poziie, aliniat una dup alta) este mult mai linititoare i mai odihnitoare pentru ochi. Poi aduga sau arunca dosare oricnd, pstrnd tot timpul sentimentul de ordine. Folosete codul dosarelor. O dat ce ai stabilit o ordine a etichetelor n linie dreapt, poi s modifici poziiile lor, pentru a-i comunica informaii importante pentru tine. De exemplu, eu in n acelai sertar clienii actuali i planurile de viitor, aranjai n ordine alfabetic. C l i e n i i sunt n dosare cu eticheta pe partea stng, iar perspectivele, n dosare cu eticheta n partea dreapt. Astfel pot face vizual inventarul muncii mele i mi pot face planuri doar privind n

sertar. Cnd un plan se transform n client, nu trebuie dect s ntorc dosarul, pentru ca eticheta s fie pe partea dreapt. Poi aplica acelai principiu pentru investiii actuale i posibile, idei de articole i articole terminate sau material de referin i proiecte active.

METODELE MELE PREFERATE PENTRU DEPOZITARE LA BIROU


Dulpioarele i fiierele modulare permit mrirea spaiului pentru depozitarea dosarelor o dat cu creterea nevoilor tale. Dosarele din carton gros pot fi folosite n dosarele suspendate cu acces vertical. Sunt rezistente i disponibile pe mai multe dimensiuni. Prefer modelele care au aceeai culoare i pe dinuntru i pe dinafar, pentru a le putea ntoarce pe dos cu uurin i a dubla numrul de dosare etichetate pe partea dreapt sau pe cea stng. Dosarele suspendate cu acces vertical sunt bune pentru a ine dosarele. Se gsesc i cu ntrituri i din materiale reciclate. Alege unele care au i buzunare pentru dischete. C u t i i l e de arhivare s u n t b u n e pentru a ine dosare mai voluminoase sau pentru a grupa dosarele din aceeai categorie (de exemplu, dosarul meu cu Asocieri"); se gsesc cu grosimi de doi, trei sau cinci centimetri. O ram metalic pentru dosare se potrivete uor n fiier, pentru a ine dosarele suspendate cu acces vertical, dac nu exist deja una. Etichetele cu ieiri" sau bileelele Post-it sunt perfecte pentru a marca locurile de unde au fost scoase temporar, astfel lucrurile pot fi puse mult mai uor la loc. Mapele din plastic sunt sigure i rezistente pentru organizarea i transportarea dosarelor n serviet. Mapele cu buzunare sunt ideale pentru transportarea nregistrrilor financiare, a chitanelor mici i a mostrelor de materiale. Despritoarele auto-colante pentru dosare (cu sau fr buzunare) sunt foarte bune pentru compartimentarea i organizarea documentelor dintr-un dosar. O etajer n trepte, aezat pe masa de lucru, poate fi folosit pentru actele urgente sau n tranzit (de exemplu, cecuri bancare, scrisori de mulumire, date care trebuie introduse n calculator).

(mulumiri Smead Manufacturing)

Aezarea dosarelor n linie dreapt este mai simpl pentru ochi i pentru minte

Dosarele pentru clasificare, aezate pe o etajer n trepte, sunt foarte utile pentru proiectele urgente sau pentru actele despre clieni de pe biroul tu. Se vnd mpreun cu un despritor, pentru a mpri cu uurin actele. Courile mpletite/tviele pentru papetrie sunt perfecte pentru mprirea documentelor pe tipul Intrri/Ieiri sau pentru a separa comunicrile pentru diferii colegi. Sunt bune i pentru a grupa teancurile de informri i de reviste de pe rafturi. Opritoarele pentru cri sunt foarte bune pentru economisirea spaiului, pentru a pstra rafturile ordonate i categoriile separate. Suporturile pentru reviste sunt ideale pentru gruparea publicaiilor dup categorie sau dup titlu.

reflecta aceste schimbri. F noi etichete dac cele vechi s-au uzat. Dac este nevoie, rearanjeaz sertarele fiierului. i, periodic, achiziioneaz cte un nou dispozitiv pentru organizare, pentru a pstra sistemul interesant i amuzant - dar gndete-te ntotdeauna, mai nti, unde l vei ine!

5. ECHILIBREAZ
Felicitri! Biroul tu arat minunat i organizat total pornind din interior. Iat cum s l pstrezi aa. Zilnic. Sorteaz corespondena, aruncnd ce nu i trebuie. Fii foarte dur n privina a ceea ce pstrezi. Rezerv cte un sfert de or la sfritul fiecrei zile de lucru pentru a pune totul la loc. Astfel, ziua va avea o finalitate, iar dimineaa urmtoare, cu mintea limpede, te vei ntoarce ntr-un birou curat. Pe parcurs. F ordine n Rolodex, verificnd cu telefonul, n timp ce le foloseti, sorteaz dosarele. ine la ndemn cteva dosare colorate; cnd adaugi un dosar nou, scrie o etichet cu creionul i adaug-1 sistemului. Periodic, f etichete care s arate profesionist pentru toate dosarele adugate sau roag pe cineva cu scris frumos s i le fac. Ajustri anuale. La locul de munc, unde sarcinile, responsabilitile i proiectele se schimb frecvent, ntreinerea sistemului are o importan ridicat. Ateapt-te la schimbri, ncearc testul punctului". De fiecare dat cnd foloseti un dosar, f un punct cu creionul pe copert, n colul din dreapta sus. La sfritul anului, ia toate dosarele care nu au nici mcar un punct i arunc-le sau, dac au implicaii legale, pune-le n arhiv. Rezerv-i o zi ntreag pentru a-i actualiza sistemul, ca s fii n timp cu vremurile. Revizuiete-i categoriile. Arunc tot ce nu mai are relevan i arhiveaz dosarele vechi. Actualizeaz indexul dosarelor pentru a

culnd-o, i apoi refcnd-o. Nu tiu cum, dar reuesc tot timpul s rezolv totul pe ultima sut de metri, dar nu mai suport stresul." Fotograf-Scriitor-Profesor Uneori nu trimit facturi clienilor, pentru c nu gsesc documentaia i nu pot, n nici un chip, s descopr chitanele pentru calcularea impozitelor. Pierd bani!" Arhitect

AFACERILE cu SEDIUL ACAS

1. CE FUNCIONEAZ?

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: David T., consultant financiar, avea nevoie de spaiu pentru dosarele cu clienii cu care lucra, pentru cele cu perspective de afaceri, cu clieni cu care nu mai lucra, cotidiene i periodice i informaii despre diferite investiii i companii pe care s le supravegheze. Mary B., moderator pe teme motivaionale i model, avea nevoie de spaiu pentru materialele promoionale, discursuri i ciorne; echipament de prezentare i propuneri; arhiva cu casete video i audio, cri i reviste de actualitate, facturi i chitane. Marlene G., actri i cntrea, avea nevoie de spaiu pentru portofoliul ei de actri i pentru cel de cntrea, pentru casetele demo, pentru cele dou Rolodexuri (cte unul pentru fiecare carier); pentru documentele sale financiare, partituri, monologuri i scenarii i obiectele necesare ntr-un birou.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Tot timpul in pregtit un set de pachete promoionale. Cnd primesc o comand, i pot aduga iute o not explicativ, i aplic o etichet cu adresa i un timbru i l trimit." Consultant Toate cataloagele mele de produse stau pe acest raft, lng telefon i le arunc pe cele vechi de ndat ce le primesc pe cele noi. mi place s tiu c am tot timpul la ndemn cel mai nou numr." Designer de interior
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: Biroul meu a nceput ntr-un col de un metru pe un metru, din dormitor. Pe msur ce afacerea s-a dezvoltat, aa a fcut i biroul mai nti, pn la tavan, apoi n toate direciile posibile, mi nchei majoritatea zilelor de lucru cu patul acoperit de hrtii i, adesea, dorm pe canapea. Ajutor! Vreau s-mi recapt dormitorul." Orator mi pierd tot timpul lucrurile prin birou. Sptmna trecut am pierdut o propunere foarte interesant cu o zi nainte s susin prezentarea n faa unui client important. Am stat treaz toat noaptea,

Exemple: Vom putea s folosim din nou sufrageria pentru c zona mea de lucru va fi separat." Linite i calm n timpul orelor mele de munc." Acces mai bun la notele despre proiecte, dosare i idei, pentru a-mi putea dezvolta afacerea aa cum mi doresc." Nu voi mai fi ngrijorat tot timpul c am uitat ceva." Pentru a m simi bine cnd m apuc de lucru!"

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?


Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din biroul de acas: Scopuri i prioriti neclare. Adesea, oamenii nu i creeaz o zon bine definit pentru biroul de acas, bazat pe anumite prioriti. Aa c ocup o parte dintr-o camer, ceea ce face s fie greu pentru acea persoan sau pentru familia ei s despart munca de cas. Acest capitol ofer multe sugestii despre cum s defineti mai bine graniele biroului, att fizic, ct i n obiceiurile de munc i n scopuri. Stocare nepotrivit. Adesea, oamenii i alctuiesc birourile de acas fr suficient spaiu de stocare sau cu modalitile nepotrivite, alegnd piese de mobilier doar pentru c le plac sau pentru c doar pe acelea le au la dispoziie. Un client lucra la un birou de epoc, pentru avocai; era o pies foarte frumoas, dar sertarele de abia se deschideau i aveau o form n care dosarele suspendate moderne nu ar fi ncput. Nu i place spaiul. Adesea, oamenii i aleg locul pentru birou gndindu-se doar dac ar ncpea, nu i dac le-ar plcea. Cnd se dovedete c spaiul este prea aproape sau prea departe de activitile casei sau c are prea mult ori prea puin lumin sau c, pur i simplu, este neconfortabil, biroul devine un depozit pentru teancurile de acte. Acest capitol te va ajuta s decizi care este cel mai bun loc pentru biroul de acas, astfel nct s i fac plcere s stai n el. Un sistem complicat, care te ncurc. Patronii au o gam larg de interese, care evolueaz continuu. Poate fi greu s menii lucrurile simple i clare; multe dintre obiectele pe care ei le pstreaz au importan pentru alte zone ale muncii lor. Adesea, ei pun la punct sisteme extrem de complexe, cu sute de dosare, multe cu titluri care coincid ntre ele i le este foarte greu s se descurce.

Norm ntreag sau redus? Birourile de acas, folosite tot timpul, necesit mai mult munc i spaiu de stocare, pe cnd cele care sunt folosite doar uneori pot fi mai mici i mai nghesuite (sub o scar, poate). Compact sau spaios? Spaiul de care ai nevoie depinde i el de genul de munc pe care l preferi i de felul n care munceti. De exemplu, un scriitor, care i desfoar toat munca la calculator i la telefon, are nevoie de mai puin spaiu dect un artist sau un meteugar, cruia i trebuie i vrea s aib mai mult spaiu de micare, n care s se extind. ndeprtat sau central? Dac zgomotul i diferitele activiti i distrug concentrarea, alege cel mai linitit i mai intim loc din cas - subsolul sau o camer de oaspei de la etaj. Dar dac poi ignora aceste lucruri sau dac i priesc, deoarece te stimuleaz i te fac s i pstrezi atenia, atunci alege un loc mai aglomerat, cum ar fi sufrageria. Vizitatori sau nu? Dac la tine n birou vor intra clieni sau angajai, atunci vei vrea s l poziionezi mai aproape de ua de intrare, astfel nct restul casei s rmn privat. Multi-funcional? Dac spaiul va fi folosit n mai multe scopuri - de exemplu, birou ziua, dormitor, buctrie sau sufragerie, seara aceasta va avea impact asupra deductibilitii impozitelor. Parteneri sau angajai? Dac una sau mai multe persoane vor lucra cu tine, ai nevoie de spaiu pentru fiecare dintre voi i pentru lucrurile fiecruia. Cu sau fr ferestre? Unii consider c a privi pe geam te face s i pierzi atenia, n timp ce alii au nevoie de lumin natural i de decor pentru a evita sentimentele de izolare i de claustrofobie.

ALEGEREA MOBILIERULUI
Deoarece multe birouri de acas sunt nghesuite n spaii mici, este important, mai ales dac vei lucra toat ziua, s alegi mobil confortabil i ergonomic. Masa de lucru. Asigur-te c se potrivete nevoilor tale. i place acel secretar, dar este funcional? Ai grij la mesele pentru calculator, care, adesea, nu-i permit s te desfori i s lucrezi cu

STRATEGIA
Nu este neobinuit s i ncepi biroul de acas dintr-o camer i apoi s-1 mui, dup ce afli mai multe despre nevoile tale, obiceiurile familiei i preferinele personale. Decide care este cea mai bun alegere pentru biroul tu, bazndu-te pe urmtoarele indicaii, adaptate din cartea Working from Home", de Paul i Sarah Edwards.

documente. Un spaiu minim de 150x83 centimetri i va asigura destul spaiu de lucru. Scaunul. Investete ntr-un scaun de bun calitate, pentru c vei sta mult n el. Cumpr la mna a doua, pentru a economisi bani i alege-1 pe cel mai bun. Las o distan de un metru ntre masa de lucru i orice pies de mobilier aflat n spatele scaunului pentru a te putea aeza i ridica uor. Fiiere. Cumpr-le pe cele mai bune. Alege-le pe cele ale cror sertare se pot scoate cu totul, pentru a nu i zdreli minile cnd caui dosare n fundul sertarului. Fiierele ieftine se ndoaie i ruginesc repede, iar sertarele nu se mai deschid bine. Las un spaiu liber de aproximativ un metru n faa fiierelor pentru a avea acces la sertare. (Gseti mai multe despre fiiere i sisteme de ndosariere, n Capitolul 6). Lumina. Fie c este natural sau artificial, asigur-te c ai destul pentru a lucra fr s i oboseti ochii. Lmpile cu halogen sunt foarte bune pentru a oferi mai mult lumin. Reeaua electric. Pune un electrician s i verifice reeaua pentru a fi sigur c suport toate aparatele de care ai nevoie. Pentru siguran, adaug prize, sigurane i schimb firele mai vechi. Planificarea zonelor Persoanele care lucreaz acas au, de obicei, mai multe activiti: vnzri, marketing, scrisori de intenie, relaii cu clienii i altele, i poi aranja spaiul pentru a reflecta toate aceste activiti, pentru a-i aminti de care dintre ele trebuie s te ocupi. Iat cteva dintre zonele obinuite de activitate mpreun cu obiectele necesare i cu modurile de depozitare: Activitate Zona principal de lucru Obiecte Dosare Map pentru cri de vizit Bloc-notes Hrtie, creioane Articole de papetrie Mod de depozitare Fiier cu 5 sertare Mas de lucru

Zona de creaie (pentru ariti, designeri i arhiteci) Bibliotec

Materiale pentru desen Materiale de lucru Creaii Materiale de referin Cri i casete Manuale Seturi promoionale Plicuri, etichete Timbre Plicuri mari, formulare Calendar i date de programat Calculator i imprimant Manuale Dischete, CD-uri Cartue de rezerv Hrtie

Dulpior Cutii Panou de perete 3 rafturi de cri

Coresponden i literatur de specialitate

Dulap

Planificare/ programare Calculator

Perete

Mas pentru calculator

Depozitare

Rezerve pentru materialele de birou, dosare pentru arhiv

Dulap

Muli dintre cei care lucreaz acas jongleaz, de obicei, cu mai multe cariere. Face parte din firea lor creativ. De exemplu, unul dintre clienii mei era avocat i, n acelai timp, era i eful i impresarul unei formaii de jazz. Un alt client este profesor de englez, scriitor i fotograf. Dac ai mai multe cariere sau conduci mai multe afaceri din acelai birou, i sugerez s mpri spaiul n zone care s reprezinte fiecare dintre preocuprile tale. Astfel vei putea s te concentrezi pe cte o carier", chiar dac treci de la una la alta de cteva ori pe zi. Zonele independente pentru fiecare afacere i vor

mri atenia la detalii pentru fiecare parte a vieii tale i vor reduce ansele de a rata activiti importante.

Las destul spaiu liber n faa dulapurilor pentru a putea deschide uile i a avea acces la coninut.
IDEI DE LRGIRE A SPAIULUI

SFATUL PROFESIONISTULUI
Pstreaz granie clare Este foarte important s mpri spaiul n camere folosite n dou scopuri. Fr granie, biroul va cuprinde i restul camerei, o va crea de nelocuit, iar aceast lips de demarcaie i va face probleme i ie i familiei tale. lat cteva moduri de a stabili granie ntre munc i cas: Monteaz paravane. mparte camera folosind o bibliotec, un fiier sau o mas de lucru. Stabilete-i biroul ntr-o cmru care poate fi nchis cu cheia cnd termini. Stabilete-i un program de lucru i afieaz-l pentru membrii familiei. Anun-i clienii (i prietenii) cnd eti disponibil. fmbrac-te pentru munc n fiecare zi. Aloc un dulap din alt ncpere pentru materialele de rezerv. Instaleaz o linie telefonic separat, doar pentru afaceri.

Monteaz monitorul computerului pe un bra i aaz unitatea central sub birou, pentru a avea mai mult spaiu de lucru. ine materialele de rezerv ntr-un dulap din apropiere pentru a le scoate din zona de lucru. Pentru a mai ctiga spaiu de depozitare, monteaz rafturi deasupra biroului. Mergi pe vertical, montnd rafturi din podea pn n tavan. (Las un spaiu liber de cel puin 60 de centimetri n faa lor, pentru acces.)

SFATURI DESPRE REARANJAREA MOBILIERULUI Poziia mesei de lucru. Aaz biroul cu faa la fereastr sau la u, oriunde i place mai mult i este mai confortabil. Aaz restul mobilierului de jur mprejur. Folosete forme de U", L", J" sau triunghiulare, pentru a depozita ct mai mult, n ct mai puin spaiu. Aaz biroul, raftul de cri, fiierul sau masa de calculator perpendicular pe perete sau chiar mprtie-le" prin camer, pe post de despritoare ale spaiului. (Pentru mai multe sfaturi, vezi Capitolul 6.) Folosete rafturi de cri. Poi pune n ele diferite materiale, chiar i dosare i servesc drept despritoare n camerele cu dubl utilitate. ,

Accesoriile metalice pentru birou ofer un spaiu de depozitare atractiv (mulumiri Reliable Home Office)

Nu te limta s aezi mobilierul doar pe lng perei. De exemplu, dou corpuri de bibliotec puse spate n spate ofer spaiu de stocare pe ambele pri i folosesc chiar i la compartimentarea camerei - ntr-o parte crile pentru birou, n cealalt, cele pentru cas.

Dac ai u la birou, monteaz pe spatele ei rafturi i/sau crlige pentru spaiu de stocare n plus. F ceea ce recomand eu pentru buctrii (Capitolul 16): cumpr o msu pe rotile pentru a ine pe ea diferite obiecte. Cnd ai nevoie de ceva, trage msua lng birou; cnd ai terminat, mpinge-o din drum.

Sorteaz-i documentele n urmtoarele categorii i creeaz un sistem prin care s ai acces uor la ele. Dosare cu clieni. Firete, fiecare client are dosarul su. Dac munca i cere s pstrezi multe hrtii pentru fiecare client (se aplic mai ales n c a z u l consilierilor f i n a n c i a r i , al avocailor i al designerilor), mparte dosarul fiecrui client n subcategorii obinuite; de exemplu, Contracte", Facturi", Produse", Informaii" i Coresponden". Folosete culori sau poziia etichetelor pentru a indica diferena dintre dosarul principal i subcategorii. (Pentru mai multe tehnici de aranjare a dosarelor, vezi Capitolul 6). Dosare cu perspective. Eu in clienii i perspectivele de afaceri la un loc; pentru mine, se ncadreaz n aceeai categorie de relaii cu clienii, necesitnd atenie i grij egale. C l i e n i i sunt deosebii de perspectivele de afaceri prin poziia etichetelor: clienii au eticheta n partea stng, iar perspectivele, n partea dreapt. Cnd o perspectiv de afaceri se materializeaz, ntorc dosarul i reaez eticheta, trecndu-1 n categoria clienilor. Dosare cu subiecte. Acestea sunt pentru articole, tieturi din ziare, note i observaii care te in la curent cu domeniul de activitate i pe care ai vrea s le foloseti ntr-un articol, un discurs sau o propunere ori pe care ai vrea s le comunici clienilor, colegilor sau membrilor familiei. Dosare sclipitoare", n acestea intr brouri publicitare, coresponden i materiale de marketing, formulare de la alte firme de acelai tip adunate pentru a-i stimula creativitatea i pentru a-i oferi noi idei de afaceri. Chitane. Prietenul meu, Anthony, florar, a inventat cea mai simpl metod de a ine evidena cheltuielilor deductibile. Pune toate chitanele din fiecare sptmn a anului n cte un plic. La sfritul fiecrei sptmni, scrie pe plic o list cu toate chitanele din el, f suma i scrie un cec pentru aceasta. Totalul va nsemna banii de buzunar pentru sptmna urmtoare. Dac trimii chitane pentru calcularea impozitelor, sorteaz-le n plicuri dup proiect, cltorie sau dat. Notie de la seminarii i cursuri. Acestea pot fi pstrate dac le aezi ntr-un mod util. ncearc s faci un sumar al ideilor principale din fiecare curs la care ai participat, dar s nu ocupe mai mult de o pagin i pune aceste hrtii ntr-un dosar cu arc, pe care s l ii la ndemn.

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza o afacere cu sediul acas: |


1

DURATA ESTIMAT

Atac

CT VA DURA? 16 - 18 ore 3 ore 1 or 6 - 8 ore 15 minute zilnic

i | l 1
i

1. Sorteaz 2. Purific 3. Atribuie un loc 4. Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

' | 1 i
i

EVIT CAPCANELE OBINUITE Sortare i curenie ntrerupte. Oamenii care lucreaz acas, mai ales patronii, au impresia c dac nu i petrec tot timpul muncind, pierd bani. Aa c ncep procesul de organizare, dar devin nelinitii i renun nainte de a fi terminat. Aceast abordare incomplet va submina, cu siguran, orice sistem ai alctui. Nu trata la repezeal proiectul de organizare. Ftezerv-i timpul de care ai nevoie chiar acum, i vei avea beneficii imense - i aproape instantanee - n timp, bani i oportuniti.

ATACUL
Cei care lucreaz acas tind s acumuleze mult informaie care se poate dovedi util, dar nu tiu cum s o mpart pe categorii, aa c sfrete pierdut sau uitat prin diverse teancuri ori dosare.

1. SORTEAZ

Acte financiare. Sorteaz dup lun chitanele pltite i pune-le n dosare depozitate n cutii compartimentate, aezate pe ani. Idei de afaceri. Dac ai acel tip de minte care d natere ideilor pentru noi afaceri mai repede dect le poate aplica, creeaz o seciune de dosare, numit Idei pentru noi afaceri". Rezerv cte un dosar pentru fiecare idee i ine-le pe toate ntr-o cutie pentru arhivare, intitulat Idei pentru noi afaceri". Periodic, adaug note la ele i revizuiete-le pentru a vedea dac eti pregtit s faci ceva n privina lor. Sorteaz ideile de distracie. Pune cronicile restaurantelor, activitile sportive, hobby-urile i evenimentele culturale ntr-o seciune de dosare, numit Mod de via" sau Ghidul Oraului", n cazul n care cltoreti frecvent, f cte un dosar pentru fiecare ora pe care l vizitezi regulat. Sorteaz dosarele pe zone, dup rolul sau funcia lor. Iat cteva indexuri pentru dosare, ca s i faci o idee despre cum trebuie s arate. Scriitor Subiecte: Actuale Trecute Idei de subiecte Materiale de referin i surse Finane: Facturi Chitane pltite Impozite Consultant Clieni Marketing Financiar Administrativ

moment dat" sau care au avut o relevan nu fac dect s devin bariere, blocnd accesul la informaiile importante, care te ajut s faci bani. Spaiul este preios, aa c nu-1 irosi.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Informaii pe care deja le tii. Articolele care i confirm cunotinele sunt bune de citit, dar, totui, nu merit pstrate. Pstreaz doar informaiile noi, din care ai ce nva. Pliante publicitare expirate - doar dac nu le consuli des i nu poi obine versiuni noi. Amintete-i axioma: Pstreaz sursa (n Rolodex) i arunc hrtia." Articole de papetrie pe care nu le mai foloseti. Pstreaz doar unul sau dou exemplare, arunc restul. Chitane vechi, extrase de cont, dosare auto - doar dac nu ai nevoie de ele pentru taxe. ntreab-1 pe contabilul tu ct trebuie s le pstrezi. Ciorne mai vechi. Unii scriitori au obiceiul de a se consulta cu ciornele mai vechi ale proiectului la care lucreaz, pn l termin, uneori chiar i dup. Fii cinstit cu tine nsui. Pstreaz aceste ciorne doar dac le mai foloseti. Dac le utilizezi, ordoneaz-le cronologic ntr-un dosar mpreun cu versiunea final.

2. PURIFIC
Aceasta poate ridica mari probleme, mai ales pentru cei care cred c orice le trece prin mn ar putea deveni util pentru dezvoltarea afacerii lor. Dar lucrurile care ar putea deveni folositoare la un

Folosete un dulpior adnc sau chiar un raft mai nalt penru a ine dosarele prea voluminoase, crile de specialitate i plicurile pentru coresponden. ine materialele bancare ntr-un sertar, agendele de telefon, n altul. Ideal este s rezervi cte un sertar din fiier pentru fiecare categorie de dosare, chiar dac nu l umpli. Astfel i va fi mai uor s umbli la ele i te vei concentra pe cte un subiect n parte. Pune lucrurile unul lng altul n funcie de asocierile tale. De exemplu, eu in dosarele cu clieni i pe cele de marketing unul lng altul n cele dou sertare de sus ale fiierului meu deoarece sunt dou categorii principale, legate ntre ele, ale afacerii mele. Articolele de papetrie, plicurile i rezerva de hrtie stau cel mai bine lng imprimant (dac ai una) sau n tvie, pe birou. Dac achiziionezi en-gros materialele necesare pentru birou, ine o rezerv zilnic n zona principal de munc i pune restul ntr-un

3. ATRIBUIE UN LOC

dulap sau n alt parte. Dac lucrezi ore ntregi la birou, fr pauz, pune intenionat anumite obiecte la distan. Dac trebuie s te ridici pentru a ajunge la ele, i vei pstra muchii activi i sngele curgnd prin """ne i vei beneficia i de o schimbare de ritm. De exemplu, gndete-te ct de des ai nevoie s caui ceva n bibliotec. Dac o foloseti rar, pune-o n alt parte n camer, lng un scaun sau o mas. Cunosc civa oameni care i pun, n mod intenionat, faxul n partea opus a ncperii pentru a avea motiv s se ridice, din cnd n cnd, de pe scaun. Pstreaz podeaua curat, pentru a nu aluneca. Nu suprasolicita prizele. Nu lsa la ndemna copiiilor calculatorul i aparatele grele (ghilotine pentru hrtie, aparate pentru diverse meserii). Fixeaz bine rafturile pe perei. Un client a petrecut o zi ntreag organiznd cri i dosare pe nite rafturi prinse n perete, iar n toiul nopii a fost trezit de zgomotul puternic al rafturilor care cedaser din cauza greutii i se prbuiser. i-a petrecut urmtoarele trei zile fcnd curat.

Suporturi pentru reviste - ideale pentru a ine n ordine pe rafturi grupurile de acte sau de publicaii. Couri din srm pentru Intrri/Ieiri - absolut necesare pentru . a ordona corespondena, rapoartele zilnice i informrile. Rafturi mici pentru birou - foarte bune pentru a crea un spaiu de depozitare deasupra biroului, pentru a elibera locul de munc i a avea lucrurile la ndemn. Rafturi tapiate - ideale pentru a ine diferite materiale ntr-un mod atractiv. Suporturi pentru articole de papetrie - exact ce i trebuie pentru a organiza articolele de papetrie sau crile pe rafturi sau ntr-un dulpior.

4. MODURI DE DEPOZITARE
Birourile din cas sunt locurile cele mai potrivite pentru a fi creativ i expresiv n alegerea modurilor de depozitare. Fr restriciile dintr-o firm, poi folosi culori, texturi i stil pentru a crea un spaiu care s i plac.

METODELE MELE PREFERATE PENTRU DEPOZITARE LA BIROUL DE ACAS


Rastel de perete din plastic, din srm sau din lemn - perfect pentru a ine diverse materiale i dosare; nu le ai pe birou, dar, totui sunt la ndemn. Dulpior pe rotile - foarte bun pentru a ine schie sau materiale pentru birou; poi s-1 mpingi din drum sau sub mas cnd nu ai nevoie de el. Cutii pentru arhivare nemaipomenite pentru a pune mai multe dosare pe rafturi sau pentru a elibera locul din fiiere; sorteaz documentele pe categorii, folosind cte o cutie pentru fiecare categorie (de exemplu, Asigurri", Pli", Facturi"). Cutii pentru proiecte sau rafturi pentru documente - un mod atractiv de a depozita hrtiile pe birou, dup proiect; le ii n ordine i la ndemn.

Cutii pentru proiecte sau rafturi pentru documente. Foarte bune pentru persoanele creative. ine proiectele ordonate pe birou i accesibile (mulumiri Levenger Catalog)

Raft de cri montat pe perete - foarte potrivit pentru a separa materialele promoionale i literatura de specialitate, pentru a face mai repede pachete i pentru a tii cnd mai ai nevoie de ceva. Cutii galvanizate - spaiu de depozitare atractiv pentru CD-uri i dischete.

5. ECHILIBREAZ
Bun treab! Ai creat un birou de cas personalizat, care exprim personalitatea ta i care va fi confortabil i te va ajuta s munceti. Iat cum s continui: Zilnic. Rezerv-i cte un sfert de or la sfritul fiecrei zile pentru a pune totul la loc, astfel nct biroul tu s fie pregtit i

ordonat a doua zi diminea. Dac o lai pentru cnd ai timp liber", nu o vei face niciodat. Reglaje de rutin. Afacerile cu sediul n cas se dezvolt i se schimb, mai ales cele ale patronilor. Asigur-te c spaiul tu rmne adecvat cerinelor afacerii tale rezervndu-i o jumtate de zi sau o zi ntreag pe an pentru a reevalua sistemul (mai ales dosarele) i pentru a-1 actualiza, astfel nct s reflecte schimbrile scopurilor i prioritilor tale. Adaug dosare noi, renun la cele inutile i rearanjeaz dosarele privind cltoriile i problemele casnice.

BIROURILE INDIVIDUALE

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: Depozitez proiectele prea voluminoase ntr-o cutie suspendat. Astfel nu le in pe birou pn cnd sunt gata s le ndosariez." Reporter la un ziar

Am, montat pe perete, cte o cutie de Intrri pentru fiecare dintre cei trei efi ai mei. Astfel tiu mai bine ce am de fcut, n funcie de persoan. " Asistent administrativ
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: Am attea aparate pe birou, nct nu mai am unde s scriu. Sfresc prin a ine hrtiile pe genunchi." Broker Avnd doi efi, n fiecare zi sunt potopit de un volum imens de coresponden, informri, scrisori care trebuie dactilografiate i nsrcinri din partea lor. Totul se amestec i intru n panic de fiecare dat cnd trebuie s caut ceva." Asistent administrativ

Nu am nici un moment de l i n i t e n care s lucrez sau s fac ordine. Sunt tot timpul ntrerupt, pentru c nu am u la birou. i se las hrtii i informri pentru m i n e peste tot - pe mas, pe scaun, peste actele la care lucrez. Aici se pierd lucruri tot timpul." Director de asigurri

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: Alessandra A., asistent de producte pentru doi editori la o revist de mod, avea nevoie de spaiu pentru mostrele produselor cosmetice, portofoliile ageniilor de modele, cataloagele fotografilor studiourilor foto, formulare i articole de papetrie i cutii separate de Intrri i Ieiri pentru fiecare dintre cei doi efi ai ei. David R., un reporter de investigaii, avea nevoie de spaiu pentru subiectele curente (uneori erau i opt), scenarii vechi de un an, dosare cu surse, materiale de referin i o rezerv sntoas de carneele cu notie, pe care le rsfoia frenetic. Steve M., un broker, avea nevoie de spaiu pentru jurnalul cu activitile clienilor, dosarele clienilor, dosare de oferte, rapoarte financiare pe dou sptmni, ziare i Rolodex.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Mai multe lucruri dect spaiu de stocare. S recunoatem, birourile compartimentate sunt compacte, avnd prea puin loc liber. Este foarte uor s aduni mai multe obiecte dect ncap. Depozitare nepotrivit. Birourile compartimentate sunt pe msur universal", dar slujba ta poate s nu se ncadreze n modelul standard. Majoritatea acestor birouri sunt create, la origine, pentru utilizarea calculatorului, fr mult spaiu pentru hrtii. Dac munceti mult cu documente i/sau ai nevoie de mult loc pentru aparatur, diferite obiecte i produse (de exemplu, dac lucrezi n departamentul de ntreinere a calculatoarelor), vei avea probleme s le nghesui pe toate. Parteneri necooperani. A lucra ntr-un birou compartimentat nseamn a munci cu i pentru alte persoane. Este destul de obinuit s ai efi dezorganizai, colegi sau chiar vecini din acelai birou care s ignore sau s strice sistemele create de tine. Viteza vieii/tehnologiei. A lucra ntr-un mediu deschis, dintro corporaie, presupune, de obicei, lipsa de personal, ritmul alert i ntreruperi constante, care fac s i fie greu s gseti timpul necesar pentru a deveni i a rmne organizat.

STRATEGIA
PLANIFICAREA ZONELOR.
Marele avantaj al unui birou compartimentat este c deja are forma de U", cofiguraia ideal pentru un spaiu de lucru eficient, oferind maximum de loc de muc i de depozitare la ndemn. Dar tot i mai poi mpri biroul n zone, folosind diferitele seciuni ale compartimentului pentru a reflecta diferitele tale ndatoriri i responsabiliti. Unele dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare ar arta cam aa: Activiti Telefon Obiecte Cri de vizit Carneel pentru mesaje Agend de telefoane Cri de telefon Depozitare Mas de l u c r u Sertarul b i r o u l u i

Exemple: Pentru a-mi plcea mai mult munca mea!" Pentru a avea spaiu s lucrez!" ncrederea efului. Respectul colegilor." Pentru o minte limpede. Pentru abilitatea de a m concentra asupra muncii mele i nu asupra teancurilor de hrtii." Pentru a controla informaia." Pentru a face fa mai bine ritmului alert din birou." Pentru a reduce stresul i grijile create de informaiile rtcite."

Iat cteva dintre cauzele comune ale dezordinii dintr-un birou compartimentat:

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

ndosariere

Dosare de proiecte

Dosarele efului

Sertarul din dreapta a l fiierului Sertarul din stnga al fiierului Sertarul biroului

Materiale

Stilouri, creioane Capsator, capse Foarfece Calculator Diferite manuale Manuale de calculator Dicionare Pantofi de rezerv Lucruri de luat acas Periu i past de dini Pliculee de ceai, zahr, can

dect picioarele. Nu ignora i nici nu irosi aceat opiune valoroas i flexibil pentru mrirea spaiului de depozitare. Pentru a ine lucrurile n ordine, poi folosi couri mari din plastic. * Dezvolt-te pe vertical, adugnd pereilor biroului rafturi i suporturi. Folosete-i masa de lucra pentru depozitare; de fapt, uneori este inevitabil. Dar, dac eti nevoit s ii obiectele la vedere, cumpr produse care s pstreze imaginea curat i ordonat a biroului tu.

DURATA ESTIMAT
Iat timpul mediu necesar pentru a organiza un birou individual: Cutie suspendat CT VA DURA? Sub birou Sertarul biroului Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Egalizeaz

Materiale de referin

Obiecte personale

1. 2. 3. 4.

4 ore 1 or 15 minute 2 ore 10 minute zilnic

SFATUL PROFESIONISTULUI
mprirea spaiului din birourile compartimentate Dac biroul tu este folosit i de alt persoan, vei vrea, probabil, s l mpri n dou zone, cte una pentru fiecare dintre voi pentru a avea amndoi sertarele, rafturile i crligele proprii. Astfel vei reduce confuzia i posibilitatea de a v ncurca dosarele i materialele. Dac mpri locul de munc, stabilete i o Zon pentru mesaje, cu tvie de Intrri/Ieiri pentru a v transmite informri i proiecte la care lucrai i pentru a uura comunicarea.

ATACUL
1. SORTEAZ
Partea bun a unui birou individual este c nu i poi permite s acumulezi; practic, spaiul su de depozitare limitat te oblig s alegi ceea ce vrei s pstrezi - o excelent motivaie pentru a nva cum s munceti eficient" i s te concentrezi. Fii dur n deciziile pe care le iei. Spaiul este scump; pur i simplu nu i permite s ii orice obiect neimportant i inutil. Pstreaz cteva lucruri personale (fotografii de familie, opere de art, poezii sau compuneri ale copiiilor, amintiri sau diverse citate care te motiveaz). Pentru a-i personaliza biroul, adun-le ntr-o singur zon - un raft al bucuriei" sau un col. Iat o list cu moduri posibile de sortare, pentru a te ajuta s i faci propriile asocieri:

IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

Folosete zona de sub masa-de lucru; cele mai multe birouri compartimentate au destul loc dedesubt, nct s ncap i altceva

Moduri de a sorta documentele Dup funcionalitate (resurse umane, finane, formulare) Dup aciune (proiecte, materiale de referin) Dup ef sau dup subordonai Moduri de a sorta obiectele Dup categorie (hrtie, computer, telefon) Dup proiect Dup legtura cu munca sau cu angajaii

vechi acas, pentru cazul n care ar mai fi avut nevoie de ele, pstrndu-i biroul doar pentru munca actual. Pentru hrtii cum ar fi informrile, scrisorile i rapoartele zilnice pe care le-ai mai putea consulta o dat", noteaz titlul i sursa i pstreaz-Ie pe acestea n locul actelor. Amintete-i regula mea de aur: Pstreaz sursa, arunc hrtia". Verific ce reguli are firma ta pentru pstrarea documentelor juridice i contabile i trimite-le la arhiv pe cele care trebuie pstrate, n loc s le ii tu.

EVIT CAPCANELE OBINUITE Strngerea. Adesea, angajaii strng n birourile lor teancuri de documente i de dosare doar pentru a se asigura c, la nevoie, /e au la ndemn. Lenea de a merge pn la arhiva central poate fi o explicaie pentru acest comportament inacceptabil. Dar, foarte des, mai ales n firmele mari, acest comportament apare din cauza nencrederii cu care este privit organizarea arhivei i a fricii de a nu rtci acele lucruri. Caut moduri de a cpta ncredere; ine o eviden a ce ai trimis la arhiv i cnd, pentru a le gsi mai uor. Pstreaz consumabile n dublu exemplar. ine n birou provizii pentru dou sptmni i noteaz-i cnd trebuie s /e nnoieti. Sau treci sptmnal pe la camera cu materiale consumabile, pentru reaprovizionare. n acest fel nu vei intra niciodat in criz; vei fi tot timpul cu o sptmn n avans, n cazul n care stocul trebuie realimentat.

Mrete-i spaiu! de depozitare folosind ine pentru documente (mulumiri Details, divizie a Steelcase)

2. PURIFIC
Pentru a face loc n birou pentru lucrurile importante, trebuie s renuni la obiectele de care nu ai nevoie imediat. Iat cteva idei despre ce s faci cu ce prisosete. Ia lucrrile mai vechi acas i depoziteaz-le ntr-un fiier. De exemplu, un reporter de investigaii i inea toate manuscrisele

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Rapoarte periodice - mai ales dac nu le consuli niciodat; cere noi versiuni dac ai nevoie.

Ziare. Dac sunt mai vechi de o sptmn, sunt antice. F loc pentru tiri i pentru cele mai noi ediii, care apar zilnic. Reviste. Arunc-le dac sunt mai vechi de un an. Pstreaz doar colecia pe un an a oricrei publicaii n afara cazului cnd este vorba de o revist pe care o consuli frecvent.

Tot ce se gsete ntr-un birou compartimentat este deja la ndemn. Dar tot poi mbunti aceast situaie. De exemplu, dac ai o imprimant n birou, ine articolele de papetrie, plicurile i alte obiecte de-a lungul ei, pentru a fi i mai comod. Folosete cutiile suspendate pentru obiectele voluminoase, cum ar fi bibliorafturile, catalogele i casetele audio sau video. ine toate proiectele la care lucrezi n sertarul de sus al fiierului i cataloagele n cel de jos (pentru rnai multe informaii despre aezarea dosarelor, vezi Capitolul 6). Pstreaz podeaua curat, pentru a nu aluneca. Nu suprasolicita prizele.

3. ATRIBUIE UN LOC

Etichetarea Este foarte important, mai ales dac ai un coleg de birou, pentru a ti amndoi care este locul fiecrui obiect. Exteriorul multor piese de mobilier poate fi etichetat, fr a le strica aspectul i fr a aglomera" biroul. Oamenii se ateapt s vad multe etichete ntr-un birou. Totui, s-ar putea s vrei s fii mai subtil n cazul rafturilor, etichetnd suprafeele i nu marginile. La sertare, birou i dulpioare, eticheteaz zonele interioare.

5. ECHILIBREAZ
F o plecciune. Organizat pornind din interior, biroul tu compartimentat este acum un model de confort, de ordine, de eficien i este atractiv. Dar, pentru a-1 menine aa, trebuie s fii vigilent deoarece este foarte uor s acumulezi iar mai mult dect i permite spaiul limitat. Urmeaz acest plan simplu de ntreinere i te vei simi ntotdeauna bine n biroul tu. Nu vei mai fi niciodat crispat i nghesuit, i vei pstra un anumit nivel de intimitate, vei fi mai relaxat i i va crete productivitatea. Zilnic. Rezerv-i cte zece minute la sfritul fiecrei zile pentru a pune lucrurile la locurile lor, astfel nct, dimineaa, cnd te ntorci la serviciu, biroul s fie, la fel ca tine, pregtit de munc.

4. MODURI DE DEPOZITARE
Metodele mele preferate pentru depozitare la biroul de acas ine pentru documente i panouri din lemn pentru suporturi - un mod uor de a aduga tvie, rafturi i crlige pe pereii biroului. Couri din plastic puse sub birou - foarte utile pentru depozitarea proiectelor voluminoase, a materialelor i a obiectelor personale. Rafturi pentru documente - un mod ingenios pentru a ine pe birou hrtiile de la mai multe proiecte (vezi ilustraia de la pagina 121). Rafturi n trepte cu mape pentru clasificare - ideale pentru a ine proiectele la care lucrezi ordonate i la ndemn. Cadru pentru dosare - foarte bun pentru a ine pe birou un numr mare de dosare. Suporturi de perete adaug loc de depozitare fr s intervi n spaiul de lucru. Foarte bune pentru comunicarea n interiorul biroului. Cutii potale pentru Intrri/Ieiri obligatorii pentru sortarea informrilor, a corespondenei i a rapoartelor zilnice, mai ales dac ai mai muli efi.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Intimitate i coabitare n cazul birourilor individuale, intimitatea este un subiect foarte important, mai ales dac lucreaz dou persoane n ele. lat cteva sfaturi care te vor ajuta. Aga un semn cu NU DERANJAI la intrarea n birou pentru a evita ntreruperile. Dac un proiect cere concentrare, lucreaz la el n linitea bibliotecii firmei, \forbeste ncet la telefon pentru a le sugera colegilor s i respecte nevoia de linite i pentru a le respecta i lor aceeai nevoie. Dac la aceeai mas lucreaz mai multe persoane, folosete suporturi de perete pentru a comunica fiecreia stadiul proiectului. i alege un scaun de birou reglabil, pentru a sta toi confortabil.

Pe parcurs. Persoanele care i pstreaz birourile ordonate tot timpul capt obiceiul de a face cte o curenie drastic la sfritul fiecrei sptmni. Rezerv-i n fiecare vineri aproximativ treizeci de minute pentru a arunca toate rapoartele i publicaiile care luni vor fi vechi. Strnge toate dosarele cu care ai terminat i trimite-le acum la arhiv. Reglaje periodice. Deoarece nu au loc pentru obiecte n plus i pentru c rolurile i responsabilitile se schimb constant n firmele mari, cei care lucreaz n birouri i n d i v i d u a l e trebuie s i supravegheze i s i adapteze sistemul mult mai des dect omologii lor din alte birouri. La fiecare trei luni, rezerv-i cteva ore pentru a reevalua felul n care foloseti spaiul i pentru ce mai ai nevoie de loc. O responsabilitate temporar s-ar putea s fi devenit permanent, obiectele asociate acesteia necesitnd acum locuri permanente n birou. Vezi i ce noi evoluii ale firmei pot cere o reglare a sistemului tu. De exemplu: A avut loc o schimbare de personal? Ai un ef nou? mpri acum biroul cu nc cineva?

BIROURILE VALIZ"

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: De fiecare dat cnd trebuie s plec ntr-o cltorie, deschid un dosar nou, n care pun tot ce are legtur cu acea cltorie - itinerarul, biletele de avion, programul de ntlniri, actele de care am nevoie, n acest fel evit s strng lucrurile n ultima clip i s intru n panic." Avocat la o firm in toate numele i adresele ntr-o agend electronic. Este uoar, portabil, i m ajut s pstrez contactul cu prietenii, colegii i familia - chiar dac uit s mi lase numrul de telefon pe robot!" Comis-voiajor
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: Att de mare este teama c voi pleca ntr-o cltorie i c voi uita vreun dosar sau nite acte importante, nct m apuc s strng hrtiile cu trei zile nainte pentru a nu scpa nimic din vedere. Biroul meu e vraite." P^? Manager

Cltoresc sptmnal i stau acas doar o zi sau dou. Cnd sunt acas, sunt ntotdeauna copleit de cantitatea de coresponden pe care trebuie s o sortez i de lista de activiti pe care trebuie s le recuperez. Niciodat nu am timp pentru familie sau pentru viaa social." Productor TV Cea mai mare provocare este s mi dau seama cum s m descurc n locuri aa de mici i de strmte (main, aeroport, avion, camere de hotel). Fr birou i fr fiier, caut ntotdeauna un loc confortabil, ncercnd s ocup ct mai puin spaiu atunci cnd lucrez." Consultant

4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Pentru a reduce stresul i frustrrile din timpul cltoriilor deoarece voi ti exact ce iau cu mine i voi fi sigur c va ajunge ta destinaie o dat cu mine." Pentru economisi timpul prea lung pierdut cu mpachetatul i cu despachetatul." Pentru a mbunti perioada de recuperare de dup o cltorie, care este dezordonat, deoarece uit s despachetez i pierd notiele despre telefoane pe care ar trebui s le dau i scrisori pe care ar trebui s le scriu." Pentru a evita situaiile jenante n care pierd zborurile, ratez ntrevederile i ntrzii la ntlniri pentru c nu tiu unde trebuie s fiu, cnd i cum s fiu acolo."

3. CARE SUNT OBIECTELE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Mark M., Accounts Manager pentru un mare productor, avea nevoie de spaiu pentru documentele de cltorie (itinerar i bilet, paaport, bani, cecuri, cri de credit, cri de vizit, plicuri pentru chitane, acte de cltorie, rapoartele de cheltuieli), telefoane i ntlniri (cartel de telefon, telefon mobil i pager, numere de telefon importante, calendar), materiale (carneele, articole de papetrie, timbre, etichete pentru plicuri, creioane, stilouri, agrafe de hrtie, Post-it, mini-capsator). Sarah T., scriitoare i oratoare, avea nevoie de spaiu pentru actele la care lucra (dosare ale clienilor sau ale proiectelor, materiale de citit, ziare i cri adunate pe parcurs, crile de vizit ale altor persoane), materiale de prezentare (literatur de specialitate, mostre, dosare i cri de referin, plane, carioci, proiector). Susan L., agent de vnzri la o firm de programare, avea nevoie de spaiu pentru aparatul de proiecie, computer i cabluri, reportofon, casetofon portabil i casete, detepttor, mbrcminte (haine i pantofi pentru afaceri, pentru sear i de zi; pantofi i echipament de sport, mbrcminte pentru dormit, lenjerie, ciorapi, dresuri, costum de baie, medicamente i cosmetice) rezerve pentru cazuri de urgen (lantern i baterii, cabluri pentru bateria de la main, reflectoare, roat de rezerv i cric, sticl cu ap, gustri pentru cazul n care ar rmne blocat pe drum, lenjerie, bluz i dresuri de rezerv).

Iat cteva dintre cauzele comune ale dezordinii dintr-un birou valiz": Mai multe lucruri dect spaiu liber. Evident, cea mai ntlnit cauz a dezordinii de cltorie este s iei prea multe lucruri - ai mai multe lucruri dect poi s pui n bagaje. Buzunarele i valizele sunt suprancrcate i se stric. Obiectele nu au locul lor. Adesea, oamenii mpacheteaz la ntmplare, punnd de fiecare dat lucrurile pe care le iau cu ei n alte locuri, n main sau n valiz. Aceast abordare te mpiedic s vezi dintr-o singur privire ce i lipsete. Depozitare nepotrivit. Adesea, profesionitii care cltoresc mult cumpr sau folosesc valize fr s se gndeasc dac se potrivesc cu obiectele lor. Prin urmare, sfresc cu un bagaj de dimensiuni, form i spaiu nepotrivite pentru ei.

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

STRATEGIA
Persoanele care i au biroul n valiz trebuie s i stabileasc nite zone mai compacte dect ceilali, deoarece sunt tot timpul pe

PLANIFICAREA ZONELOR

dram. Nu mai poi s te ntorci s iei ce ai uitat dac eti n avion, n tren sau n main, la jumtatea drumului spre destinaie. Hai s aruncm o privire asupra unora dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare dintr-un birou mobil i cum pot fi create pentru cltoria cu avionul/trenul i pentru cea cu maina. Cltoria cu trenul sau cu avionul Activiti Munc Obiecte Dosare cu proiecte sau clieni Laptop Materiale de citit Publicaii Cri de vizit Telefon mobil Pager Cartel telefonic Numere de telefon importante Calendar Pliante publicitare Mostre Materiale de referin Plane de prezentare i carioci Proiector Folii pentru proiector mbrcminte Cosmetice Pantofi Haine Depozitare

Cltoria cu maina Activiti Munc Obiecte Depozitare

Dosare cu proiecte Cutie pentru sau clieni dosare pe Laptop scaunul din fa Materiale de citit Serviet: Publicaii Cri de vizit Telefon mobil Pager Cartel telefonic Numere de telefon importante Calendar Pliante publicitare Mostre Materiale de referin Plane de prezentare i carioci Proiector Folii pentru proiector mbrcminte Cosmetice Port-fard Pantofi Haine Serviet

Telefon Serviet

Prezentri i vnzri Buzunarul hainei

Cutie n portbagaj

Telefon

mbrcat Saco

Geant pentru haine Scaunul din spate

Prezentri i vnzri

Pentru cei a cror munc presupune multe cltorii, cel mai bun mod de a mri spaiul disponibil este s nvee s nu ia multe bagaje. Geant de mn Port-fard

IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

mbrcat

SFATURI PENTRU A CLTORI cu BAGAJE PUINE


Dac ai un calculator portabil, stocheaz n el sau pe dischete ct mai mult informaie posibil, pstrnd exemplare pe hrtie doar pentru lucrurile eseniale (contracte, pliante publicitare).

Trimite materialele de prezentare voluminoase direct la hotel sau la locul de ntlnire, nu le cra cu tine. Ia cu tine etichete gata scrise i plicuri pentru a trimite la birou actele i corespondena pe care le-ai rezolvat. Folosete un reportofon pentru a dicta rspunsuri la scrisori i trimite asistentului tu casetele prin pot, pentru a le transcrie. Limiteaz-i garderoba pentru cltorie la una sau dou culori de baz (de exemplu, alb i negru). Toate lucrurile se vor asorta ntre ele, fcnd rezerva de haine s in cteva zile i uurnd mpachetarea. Periodic, adaug cteva articole sau accesorii pentru varietate. Ta cu tine variantele mai mici, pentru voiaj, ale articolelor cosmetice preferate. Dac nu cltoreti o perioad mai lung, las acas variantele mai voluminoase. nainte de a pune n bagaj un usctor de pr sau un fier de clcat, verific la hotel dac nu cumva ofer chiar ei aceste faciliti. ine n portofel doar ce este important: carnetul de ofer, o carte de credit, o cartel de telefon, un cartona cu numerele de telefon ale companiei aeriene pe care o foloseti. E mai sigur aa! Alctuiete-i o list cu bagaje. Dac faci des cltorii, f mai multe liste pentru diferite tipuri de cltorii (o singur zi sau apte, clim cald sau rece etc.).

ATACUL
Birourile valize" te oblig s fii mai selectiv n felul n care sortezi i i grupezi lucrurile dect orice alt situaie organizatoric deoarece nu i poi permite s fii un bazar ambulant atunci cnd mergi cu trenul, avionul sau cu maina. Iat o list cu moduri posibile de sortare pentru a te ajuta s i stabileti propriile asocieri.

1. SORTEAZ

Moduri de a sorta actele


Dup contul clientului Dup ordinea cronologic a evenimentelor n timpul cltoriei Dup teritoriu sau loc Sau le poi mpri astfel: Documente legate de cltorie Documente fr legtur cu cltoria Citit Dosare cu proiecte sau cu activiti Acte de rezolvat n avion Acte de rezolvat n timpul ntlnirilor

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza un birou valiz":


i
CT VA DURA?
Atac

DURATA ESTIMAT

Moduri de a sorta pliantele publicitare


Dup felul produsului Dup dimensiuni i numr Alfabetic Dup felul clientului

i l

' l l | i

1. 2. 3. ... 4.

Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

3 ore 1 or 1 or 2 ore

Moduri de a sorta articolele de vestimentaie


Dup ocazie Dup utilitate De afaceri - obinuite pentru sport Curate - Murdare Haine - Lenjerie - Accesorii Cele care trebuie s stea pe umera mpturite - nempturite

30 minute zilnic la sfritul fiecrei cltorii

Moduri de a sorta articolele cosmetice Dup categorie (ntreinerea dinilor i a prului, splat, cosmetice, parfumuri) Dup dimensiune i greutate Importante (n poet) - obinuite (n valiz) Fragile - rezistente Moduri de a sorta aparatura Calculator Comunicaii Prezentri Moduri de a sorta documentele de cltorie Dup categorie: Dosare Bilete i itinerar Cri de credit Paaport Bani Moduri de a sorta diferite obiecte Dup categorie: Pentru scris Pentru calculator

Atac, mai nti, ceea ce este vizibil. Muli dintre cei care cltoresc mult au o colecie impresionant de geni i geamantane pline cu lucruri pe care nu le-au mai despachetat din deplasrile anterioare. Ocup-te i de acestea dup ce ai terminat cu valizele folosite n mod curent i cu maina. Este important s nu le treci cu vederea, dar va fi mai uor o dat ce ai neles cum va arta sistemul tu.

Pentru cei care au birouri valiz", aceast etap implic renunarea la obiectele n plus care nu mai sunt folosite i care s-au adunat n main, valize i serviete, dar i luarea unei decizii n ceea ce privete ce s nu ia n deplasri. Doar vrei s cltoreti cu ei ct mai puine bagaje i ct mai confortabil.

2. PURIFIC

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Pliante sau brouri publicitare - dac sunt depite, ndoite, ptate sau mototolite. Materiale de prezentare, mostre i diferite obiecte - dac nu au fost folosite niciodat. Dosare de la ntlniri anterioare - Dac nu le-ai despachetat niciodat dup acele ntlniri. Articole de cosmetic - dac nu au fost folosite niciodat, probabil c nici nu le vei folosi.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Folosete timpul n care cltoreti n mod productiv

EVIT CAPCANELE OBINUITE


Organizeaz biroul de acas. 0 parte a secretului prin care poi s rmi organizat atunci cnd eti n deplasare esfe s ai acas un birou ordonat. Pregtete-te s ataci biroul de acas dup ce termini cu cel valiz", pentru ca un sistem s l susin pe cellalt.

Adesea, cei care cltoresc n interes de afaceri spun c lucreaz cel mai bine n timpul deplasrii, cnd nu sunt deranjai de telefoane, de colegi i de clieni. Alege s te ocupi de actele cele mai importante n timpul cltoriei, n funcie de propriile obiceiuri, stil de munc i reacii la mediul n care cltoreti. Mike M. alege s fac sarcinile lipsite, de importan atunci cnd cltorete cu avionul deoarece consider deranjante ntreruperile venite din

partea echipajului i a anunurilor piloilor. Sherri G. nu ine cont de aceste ntreruperi i i rezolv n timpul zborului sarcinile cele mai dificile. Lipsa telefonului o ajut s se concentreze i folosete avionul ca pe un spaiu rezervat muncii. Alte idei pentru cum s lucrezi n timp ce cltoreti: ntre plecri, m timp ce atepi n aeroport, f-i ordine n serviet (poet), ntre zboruri, una dintre clientele mele se aaz lng cte un co de gunoi i arunc toate carneelele i erveelele folosite, creioanele rupte i revistele sau rapoartele citite. Cnd ajunge la destinaie, servieta ei este ordonat impecabil. la cu tine un dosar pe care s l citeti pentru a ine pasul cu noutile i informaiile care privesc afacerea ta. Poi s i mbogeti cunotinele ascultnd, n timp ce conduci, seminarii sau cri nregistrate pe caset. ine la ndemn un reportofon pentru a face notie verbale n timp ce asculi. Apoi trimite caseta asistentului tu, la birou, pentru a o transcrie, astfel nct, la ntoarcere, s poi aciona imediat, ine un plic mare, din hrtie groas plin cu obiecte pentru scris (articole de papetrie, carneele, plicuri, timbre, felicitri) i ocup-te de corespondena veche i de scrisorile de mulumire n timp ce eti n tren sau n avion. Pune-le la pot cnd ajungi la destinaie. Folosete un calendar sau o agend pentru a-i marca toate lucrurile pe care trebuie s le faci sau mesajele telefonice. Folosete acelai calendar i acas i n deplasare pentru a evita transcrierile.

biletul de cltorie i itinerarul, n timp ce actele le pstrez la ndemn, n portofel. Cnd trec prin poarta de mbarcare, pot s scot repede i fr probleme actele i biletul. Folosete urmtoarei indicaii pentru a hotr unde s pui fiecare lucru. Desigur, trebuie s iei decizii n funcie de propriile obiceiuri, asocieri, nevoi i confort.

Cltoria cu avionul/trenul
Buzunarul jachetei sau al poetei - obiecte pe care trebuie s le ai la ndemn i n siguran (de exemplu, bani, acte, cri de vizit, chei, pager etc.). Serviet - lucruri legate de munca ta pe care trebuie s le ai la ndemn n timpul cltoriei (de exemplu, laptop, dosare, calendar, materiale de citit, hri, obiecte de scris). Saco adiional - obiecte personale sau legate de munca ta, care sunt prea voluminoase pentru serviet, dar pe care nu i poi permite s le pierzi dac i sunt rtcite bagajele, n aeroport (de exemplu, materiale pentru prezentri, cri, pantofi de sport, sticla cu ap, gustri, perna pentru cltorie, lucruri pentru urgene, cum ar fi periu de dini, ap de colonie, lenjerie sau ciorapi de rezerv). In drum spre o vnzare important, unul dintre clienii mei s-a oprit s fac plinul la main. A reuit s i stropeasc pantofii i pantalonii cu benzin, iar dup douzeci de minute de alergat pin frig, n sperana c va scpa de miros, a intrat n cldirea clientului. Recepionistul 1-a ntrebat imediat dac se simte miros de benzin. Ce bine ar fi fost dac ar fi avut nite haine de schimb n main! Bagajul principal (cel care intr n cala avionului sau cel de mn) lucruri fr de care te poi descurca sau pe care le poi nlocui uor, dac se pierd (de exemplu, haine, pantofi, lenjerie intim, ciorapi, echipament de sport, articole de cosmetic, o geant de rezerv, punga pentru lenjerie). Trusele de toalet i de cosmetice - obiecte mici -pentru ntreinere (de exemplu, ap de colonie, ustensile pentru ras, cosmetice, deodorant, ampon, spunuri, trusa de prim-ajutor). Stabilete cte un compartiment separat pentru trusele de toalet sau

Pentru cei care cltoresc mult este foarte important s creeze locuri clare, fixe, n main sau n bagaje pentru fiecare obiect. Pentru c: Va face mpachetatul i despachetatul mult mai uoare. Ii va permite s verifici repede, dintr-o privire, dac ai tot ce i trebuie i s gseti imediat orice ai nevoie, oricnd. i va accentua ncrederea n tine i controlul n timpul cltoriei. Va mri sigurana deplasrii. Bjbiala i imaginea de distrat sau de dezordonat te pot transforma ntr-o int a infraciunilor. De exemplu, eu am n serviet un buzunar ngust n care ntotdeauna in

3. ATRIBUIE UN LOC

pentru cosmetice, nu le amesteca pe toate. ine aceste truse pregtite, pentru a nu le umple la repezeal. Cumpr cte un exemplar n plus din articolele de cosmetic pe care le foloseti regulat i ine-le lng bagaj mpreun cu o list a lor, incluznd i perisabilele" care trebuie adugate n ultimul moment (de exemplu, medicamente, vitamine, lac de unghii). Dac pleci des n deplasri, ine dou variante de truse de toalet: una cu articole cosmetice de dimensiuni mici, pentru cltoriile scurte i alta cu articole cosmetice de dimensiuni normale, pentru deplasrile mai lungi. Cltoria cu maina Pentru a-i transforma automobilul ntr-un birou mobil eficient, George Phirripidus sugereaz s te gndeti la interiorul mainii ca la o mas de lucru i la portbagaj, ca la o camer de aprovizionare i ca la un fiier. Locul de lng ofer - obiecte care ar trebui s stea pe birou, la care ai nevoie de acces rapid, uor i des (de exemplu, laptop, reportofon, calendar sau agend, dosarele clienilor). Torpedo - actele i obiectele vehiculului (de exemplu, talon, asigurare, camer foto, lantern). Buzunarul de pe portier - lucruri drepte i plate pe care trebuie s le ai la ndemn (de exemplu, hari, plicul cu chitane, carneele i creioane). Spaiul dintre scaune - obiecte voluminoase, personale sau legate de munca ta, de care ai nevoie des (de exemplu, casete audio cu muzic sau educaionale, telefon mobil, erveele). Nu pune lucruri grele pe scaunul din spate dac vei avea nevoie de ele n timp ce conduci. Cnd te ntorci dup ele poi s i provoci dureri de spate sau s faci un accident. Locul din spate - obiecte fragile sau delicate, care s-ar putea strica n portbagaj (de exemplu, materiale de prezentare, haine sau umerae). Portbagaj - lucruri de care nu ai nevoie n timp ce conduci (de exemplu, dosare mari, mostre i cri de referin, materiale i pliante promoionale, mbrcminte sau alte obiecte).

SFATUL PROFESIONISTULUI
De indat ce ajungi la hotel, rezerv-i un sfert de or pentru a despacheta i a atribui cte un loc fiecrui obiect pe care l-ai adus cu tine. n acest fel i camera ta de hotel va fi organizat, lat cum: Stabilete zone n camera de hotel. Cteva sugestii: Zona de mbrcat, Zona de ngrijire, Zona de lucru, Zona cu diverse materiale, Zona bagajelor, Zona pentru luat masa. F-i un obicei din a ine cheia camerei n acelai loc din poet sau din serviet de fiecare dat cnd iei; o vei gsi ntotdeauna. De exemplu, eu o in, de obicei, n acelai buzunar al genii n care in i cheile de la cas - locul cel mai logic i mai firesc n care caut.

4. MODURI DE DEPOZITARE
Metodele mele preferate pentru depozitare n cazul persoanelor care cltoresc Valiz extensibil - foarte potrivit dac te atepi s te ntorci cu mai multe documente dect ai plecat. Mape pentru CD-uri i pentru dischete - plicuri din piele sau din plastic pentru a proteja i a organiza datele pe drum. Dosar extensibil - perfect pentru a ordona actele cronologic, pe ntlniri, n timpul cltoriei. Asistent personal digital (PDA) - alternative uoare, subiri la agendele voluminoase, care pot fi incomode n timpul cltoriei. Te ajut s aranjezi ntlnirile, lucrurile pe care le ai de fcut i numerele de telefon. Unele dintre acestea i permit i s te conectezi la Internet. Totui, trebuie s tii s lucrezi cu calculatoarele pentru a folosi un PDA. Plic pentru chitane gata adresat - un mod uor de a ine evidena cheltuielilor i gata de a fi trimis de ndat ce te ntorci acas. Cutii portabile pentru dosare - nemaipomenite pentru organizarea dosarelor, a mostrelor i a cataloagelor n portbagaj.

Lipete bucele de psl pe fundul lor pentru a nu aluneca prin portbagaj n timpul mersului. Birou portabil - transform locul din fa al mainii ntr-o suprafa de lucru comod, pentru laptop, hrtii i diferite obiecte. Compartimentare pentru portbagaj - Un mod iste de a ine o mulime de lucruri n portbagaj - foarte bun pentru agenii de vnzri. Mape din plastic - foarte bune pentru ca documentele inute n serviet s nu se ndoaie, rup sau mprtia; sunt indestructibile. Hands-free - perfect pentru sigurana cltoriei. Lumin pentru laptop i paravan pentru computer - lumineaz discret tastatura, pentru a nu deranja pasagerii care dorm lng tine n avion. Geant care se strnge i map din piele - un supliment foarte bun pentru serviet ca s nu fii nevoit s o cari la fiecare ntlnire. Hus pentru bara de protecie - o folie de plastic cu care se acoper bara de protecie ca s nu te murdreti cnd pui i iei lucruri din portbagaj. Rucsac pentru laptop - Rucsac special pentru transportul laptopului, mparte greutatea n mod egal, previne durerile de spate. Trus de toalet cu multe buzunare - doar o agi de ua de la baia hotelului i nu mai trebuie s despachetezi i s strngi toate acele obiecte. Etichetarea Aga de fermoare mici brelocuri cu etichet, ca pentru chei, pentru a indica ce conine fiecare geant. Sau pune cte o noti n fiecare buzunar al valizei ca s tii ce trebuie s fie acolo.

foarte probabil c vei lucra cu un volum foarte mare de acte, mesaje telefonice, cereri de informaii i pot electronic acumulate n timpul cltoriei. Rezerv-i treizeci de minute zilnic pentru a face curenie. Pe parcurs. Verific mesageria vocal i rspunde din mers la ce poi. Folosete pota electronic pentru a pstra legtura i pentru a coordona proiectele ct eti n deplasare. Aranjeaz cu asistentul tu s i sorteze corespondena, astfel nct, la ntoarcere, teancurile de scrisori s nu fie prea greu de rezolvat. Fii realist n privina perioadei de recuperare" i programeaz-i cel puin o or sau dou pentru ea. n cazul n care cltoreti mult, cere-i asistentului tu s i trimit corespondena i documentele pentru a fi la zi cu munca. Cnd te afli n deplasare, dac descoperi c ai uitat un obiect de pe lista cu bagaje sau c ai luat ceva n plus, revizuiete lista chiar n acel moment. Nu atepta pn ncepi s mpachetezi pentru urmtoarea cltorie, cnd i va fi aproape imposibil s i mai aminteti ce schimbri v o i a i s faci. De cum a j u n g i acas, despacheteaz i nlocuiete tot ce ai consumat n cltorie. Astfel vei putea lucra nentrerupt, iar pregtirile pentru urmtoarea deplasare vor fi mai scurte. Reglaje periodice. Pstreaz un control strict al dezordinii curnd lunar servieta i automobilul (att interiorul lui ct i portbagajul). Arunc toate pliantele expirate, materialele, articolele cosmetice i dosarele pe care nu le mai foloseti.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Pstreaz controlul la convenii i se ntmpl ntotdeauna s te ntorci de la convenii cu tone de notie i de idei pe care nu /e despachetezi i nu /e foloseti niciodat? Acest lucru se ntmpl deoarece, dac nu i stabileti clar scopurile pentru care participi la e/e, conveniile sunt ca un magnet pentru acumularea de hrtii inutile. Pstreaz-i concentrarea participnd doar la acele seminarii sau ntlniri care te vor ajuta s i atingi scopurile, chiar dac eti acolo pentru a interaciona sau a ntlni oameni cu aceleai preocupri ca tine sau pentru a nva lucruri noi n diferite domenii. Cnd primeti cri de vizit, scrie pe spatele lor cte o mic descriere (de exemplu, tipul

5. ECHILIBREAZ
Acum, c ai nvat s controlezi admirabil biroul tu valiz", iat cum s l pstrezi aa: Zilnic. Ca i n cazul unui birou obinuit, este important s i rezervi cte un sfert de or la finalul fiecrei zile de munc pentru a strnge lucrurile i pentru a te pregti pentru ziua urmtoare. Cnd eti n deplasare, acest lucru este i mai important deoarece este

nalt i rocat, cu rs ciudat"), plus aciunea pe care vrei s o ntreprinzi (de exemplu, sun-l, scrie-i o scrisoare de mulumire sau trimite-i pliante publicitare) i pune crile de vizit fntr-un loc anume n serviet, pentru a le gsi la ntoarcerea acas. Folosete timpul n care eti n avion pentru a face, pe o foaie de hrtie, un sumar cu toate ideile bune care i-au venit n timpul conveniei i pe care intenionezi s le aplici la ntoarcere i, de ndat ce ajungi acas, pune hrtia ntr-un dosar numit Comori" (vezi Capitolul 7),

10

CENTRELE DE INFORMAII CASNICE

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: in biletele la concerte i la evenimentele sportive n sertarul de sus al bufetului deoarece tiu c acolo le voi gsi ntotdeauna." Bruce C. in toate chitanele de plat a impozitelor ntr-o map pentru c nu am prea multe i, astfel, e uor s le pun undeva. Plus c aa nu le pierd." Risa S.
2. CE NU FUNCIONEAZ? Exemple:

,,Cc s fac cu toate hrtiile astea? Bufetul din buctrie este acoperit cu acte de la coala copilului, invitaii, coresponden, chitane, ce vrei tu. Cnd vine vremea mesei, le arunc pe toate n nite pungi i nu m mai uit niciodat la ele." Alice L. Niciodat nu pltesc facturile la timp. n cea mai mare parte a timpului nici nu tiu de unde s le iau. Tot timpul pltesc penalizri i dobnzi." Libby C.

Este foarte greu s hotrti ce s pstrezi i ce s arunci. Aa c pstrez totul. Hrtiile au pus stpnire pe casa mea!" Sharon L. Pstrez o grmad de articole i de reete pentru viitor. Dar nu le gsesc niciodat cnd am nevoie de ele." Martha G.

Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii hrtiilor din cas: Obiectele nu au locuri bine stabilite. Deoarece multora nu le place s se ocupe de actele casei, rareori se gndesc s stabileasc un loc pentru a o face. Prin urmare, hrtiile importante sfresc mprtiate prin toat casa: ngrmdite pe bufetul din buctrie, pe mas sau pe podea, lng pat. Nu i place spaiul. La fel de des ntlnit i rezultat al aceleiai antipatii, este alegerea locului pentru lucrul cu documentele ntr-o camer sau ntr-o zon care este la fel de respingtoare ca i munca n sine. De exemplu, una dintre clientele mele crease un birou pentru a se ocupa de actele casei, dar era att de ntunecat i de posomort, nct ea ajungea ntotdeauna s sorteze corespondena i s i plteasc facturile din pat, pentru a putea s se uite i la televizor. Prin urmare, biroul se transformase ntr-o debara, iar noptiera era plin cu teancuri de acte. Soluia a fost s i redecoreze i s i organizeze biroul pentru a fi la fel de atrgtor ca i dormitorul. Ce nu vezi se uit. Persoanele care nu tiu cum s pun pe picioare un sistem solid pentru dosarele casei au obiceiul s lase peste tot chitane i alte documente importante ca semne pentru a-i aminti ce au de fcut. Gestul este bine intenionat, dar rezultatul este, de obicei, un eec, deoarece aceste indicii vizuale sfresc, adesea, ntr-un teanc, pierdute sau uitate. Soluia este crearea unui sistem n care s ai ncredere, n care fiecare lucru s aib un loc bine stabilit.

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE


PENTRU TINE? Exemple: Joan K., o mam cu trei copii, avea nevoie de spaiu pentru chitanele i facturile casei, dosarele colare, dosarele financiare, documente importante ale familiei, corespondena cu prietenii, informaii de cltorie i dosare pe subiecte cum ar fi creterea copiilor, distracii i perfecionare. David P., pensionar, avea nevoie de spaiu pentru chitane i facturi, dosare de impozite, extrase de cont, formulare de investiii, documente imobiliare, dosare medicale, articole de papetrie, plicuri, timbre i idei i reclame de cltorii. Janice i John R., so i soie, aveau nevoie de spaiu pentru informaii bancare i de investiii, chitane de pli i facturi, manuale i garanii de la diferite aparate electro-casnice, dosare pentru achiziionri de opere de art, numere de telefon i pliante de la restaurante.
4. DE CE VREI S DEVII ORGANIZAT?

STRATEGIA
Fie c eti cstorit sau nu, c locuieti la bloc sau la cas, c lucrezi acas ori la birou, fiecare gospodrie are propriul ei centru de informaii, un loc n care s te ocupi de toate actele i hrtiile vieii de zi cu zi, de exemplu, mesaje telefonice, liste de cumprturi, anunuri de la coal sau din partea comunitii locale i facturi. Alege un loc central, n care tu i toi cei din cas v petrecei cel mai mult timp, unde inei corespondena i de unde dai telefoane. Oriunde ar fi acest spaiu - n buctrie, n sufragerie sau lng ua de la intrare - vei avea nevoie de o suprafa de lucru (pentru a scrie scrisori, a plti facturi i a completa formulare), un loc pentru depozitarea

Exemple: Ca s pltesc facturile la timp! Ca s nu mai pierd banii pe dobnzi i penalizri." Pentru a putea s mai folosesc masa din buctrie!" Pentru a reduce tensiunea produs de toate hrtiile urte care sunt peste tot!" Pentru a m simi mai sigur pe mine i pentru a nu mi mai fi team tot timpul c am uitat ceva!" Pentru a economisi timp i pentru a scpa de stresul cutrii hrtiilor i a documentelor rtcite."

dosarelor (un fiier sau cutii pentru arhivare) i un dulap sau un co cu diferite materiale (timbre, capsator, foarfece, agrafe de birou, band adeziv). Planificarea zonelor Uneori, oamenilor le place s se ocupe de anumite acte ale casei ntr-un loc i de altele, n alt camer. De exemplu, s-ar putea s i plac s dai telefoane i s te ocupi de actele familiei n buctrie, dar s preferi s plteti facturi i s completezi declaraia de venit n dormitor, ntr-un cadru mai intim. Este bine aa, cu condiia s stabileti cte o zon sau o camer a casei pentru fiecare activitate i s le respeci. Dac mprtii, fr discernmnt, acte prin toat casa, i va fi foarte greu s tii unde este fiecare hrtie, atunci cnd ai nevoie de ea. Iat cteva zone de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare pentru un centru de informaii casnice, localizat n buctrie. Activitate Coresponden i acte Obiecte Mod de depozitare Mesaje i orar

Cereri n ateptare Cereri rezolvate Telefon Peretele buctriei Carneele pentru mesaje Liste de cumprturi Agende de telefon Sertarul bufetului Orarul familiei sau Peretele buctriei cel personal Evenimente/brouri culturale Orare colare Bilete la spectacole Hri Dosare financiare Dosare de impozite Dosare medicale Acte importante Informaii de cltorie Amintiri Hobby-uri i pasiuni Cri de bucate Reviste gastronomice Dosar cu reete Fiier

Pstrarea dosarelor

Cutie pentru scrisori Bufetul din buctrie primite (ntr-un capt) Cutie pentru scrisori de trimis Invitaii Acte colare de semnat Articole de papetrie i Sertarul bufetului carneele Facturi de pltit Dulpior de buctrie Crduri bancare i extrase de cont Cataloage Plicuri, etichete, timbre Calculator, creioane, Post-it, capsator Facturi pentru servicii Dulpior de buctrie medicale Formulare pentru asigurri

Planificarea meselor

Raft din buctrie Cutie de carton

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILEI


Dac centrul de informaii casnice se afl n buctrie, este puin probabil c vei avea ce mobil s mui. Totui, s-ar putea s fii nevoit s goleti un dulpior i unul sau dou sertare. Gndete-te s montezi un raft pe perete pentru crile de bucate sau pentru cutiile.pentru corespondena familiei. Folosete rafturile sau bufetul pentru a ine hrtiile (vezi seciunea cu modurile mele preferate pentru depozitare), dac spaiul nu i permite s ii un fiier. Aga orarul familiei i carneelul pentru mesaje pe spatele uii de la buctrie pentru a economisi spaiu.

Plata facturilor

Asigurri

Dac vrei s te ocupi de acte n dormitor, folosete un fiier cu dou sertare acoperit cu o estur frumoas, pe care s l utilizezi i ca noptier. Dac locul ales este sufrageria, folosete sertarele i dulpiorul bufetului pentru a ine actele. Las destul spaiu liber n faa fiierelor pentru a putea deschide sertarele pn la capt (aproximativ un metru). Dac ai o camer liber pe care s o foloseti pentru acest centru de informaii casnice, f-o ct mai atractiv posibil, cu plante, lumin din belug, tablouri i fotografii, astfel nct s i fac plcere s o foloseti. Altfel, s-ar putea s nu mai plteti niciodat facturile!

Moduri de a sorta actele


Dup categorie (financiare, dosare importante, de cltorie etc.) Dup nume (dosarul medical al lui John, dosarul medical al lui Mary) Dup locul n care le ii (cas, arhiv, cutia de valori)

Moduri de a sorta reetele


Dup categorie (aperitive, supe, fr grsime, garnituri etc.) Dup cele ncercate i cele care trebuie ncercate

Iat t i m p u l mediu necesar pentru a organiza un centru de informaii casnice:


CT VA DURA? Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

DURATA ESTIMAT

Moduri de a sorta fotografiile


Dup an Dup eveniment sau cltorie Dup persoan Iat cum i-a categorizat dosarele casei una dintre clientele mele i cum le-a denumit. Evit categoria Diverse". Te va tenta prea mult s o foloseti i va fi foarte greu s mai gseti ceva n ea, pentru c nimeni nu i mai amintete vreodat ce a pus acolo. Financiar Contabil Extrase de cont (pe conturi) Facturi de plat Starea crdurilor Informaii i sfaturi financiare Declaraii financiare Dosare de investiii mprumuturi i pli Taloane de plat Dosare pentru planuri de pensii Proprieti (pe locaii) Chitane Electrocasnice Art i antichiti Obiecte de colecie mbrcminte

1. 2. 3. 4.

4 4 2 6

ore ore ore ore

15 minute _

ATACUL 1. SORTEAZ
EVIT CAPCANELE OBINUITE

Cel mai probabil, ii actele adunate n diferite grmezi prin toat casa. Nu ncepe prin a strnge hrtiile de prin toate cotloanele, pentru c o s oboseti repede, ncepe cu locul n care te-ai hotrt s stabileti centrul de informaii casnice i organizeaz-l; dup una sau dou edine de lucru, acest centru va deveni funcional i vei fi pregtit s i transferi actele din celelalte camere, dup ce le sortezi.

Mobil Pentru nfrumusearea casei Reparaii Protecie social Dosare de impozite i chitane Returnri Garanii i contracte de service Dosare importante Dosare de adopie Actele mainii Certificate de natere Raportul de credit Certificate de deces Hotrrile de divor Dosare colare (dup persoan) Curiculum vitae Informaii pentru angajare (dup persoan) Inventarul casei Dosare de asigurri Dosare juridice Certificat de cstorie Dosare medicale (dup persoan) Dosare militare (dup persoan) mputerniciri Dosare religioase Inventarul cutiei de valori Inventarul lucrurilor depozitate Harta documentelor importante (vezi Sfatul profesionistului de la pag. 162) Testament Liste de adrese Cri i casete Biseric sau sinagog Cursuri Coresponden Idei pentru decoraiuni Hri Distracii

Calendarele evenimentelor Fitness Idei de cadouri Hobby-uri Umor Amintiri (dup persoan) Orare vechi Animale de cas Reete Restaurante Auto-perfecionare Cltorii - excursii Week-end Vacane Reclame primite frecvent Munc voluntar

2. PURIFIC
Cea mai important ntrebare pe care mi-o pun oamenii este Ct timp trebuie s pstrez anumite hrtii?" Este obligatoriu s te consuli cu avocatul sau cu contabilul tu nainte de a arunca documente financiare sau juridice pentru c ei tiu cel mai bine situaia ta. Acestea fiind spuse, iat un ghid general pentru ce s pstrezi i ct, adaptat dup cartea Taming the Paper Tiger" de Barbara Hemphill. Dosarul automobilului (acte, talon, reparaii) - atta timp ct eti proprietarul mainii. Agende de ntlniri (vechi) - 1-10 ani, n funcie de cum i convine i de scopul pentru care le pstrezi (impozite, referin sau amintiri). Chitane de la bancomat - cel mult ase ani, dac i trebuie pentru impozite. Extrase de cont - cel mult ase ani, dac i trebuie pentru impozite. Extrase de cont pentru crile de credit - cel mult ase ani, dac i trebuie pentru impozite, altfel, pn la eliberarea de ctre banc a extrasului anual.

Stil de via

Cataloage i reviste - pn la apariia numrului urmtor. Dosarele de plat a dividendelor - pn la eliberarea de ctre firm a dosarului anual, dup aceea doar dosarele anuale. Inventarul i evaluarea casei - doar cel mai nou. Polie de asigurare (auto, ale casei, garantate) - atta timp ct mai sunt valabile. Polie de asigurare (dizabiliti, medicale, de via, de proprietate) atta timp ct le ai. Investiii (achiziii) - dac ai. Investiii (vnzri) - cel mult ase ani pentru impozite. Adeverin de plat a ipotecii sau a mprumutului - dac ai sau cel mult ase ani dup plat. Actul de plat al casei - dac deii proprietatea. Chitane: Electrocasnioce - ct le deii. Art, antichiti, obiecte de colecie - ct timp deii respectivul obiect. mbrcminte - ct dureaz perioada n care le poi returna, n afara cazului n care le foloseti pentru a urmri cheltuielile casnice. Chitane de la bancomat - pn cnd primeti extrasul de cont i poi face comparaia. Mobil - doar ct deii obiectul, dac ai nevoie de reaparaii. mbuntirile aduse casei - ct timp deii casa ori ase ani dup ce o vinzi. Reparaii - pe toat durata garaniei sau mai mult pentru a proba calitatea serviciilor. Cumprturi majore - ct timp deii obiectul. Medicale i legate de impozite - cel mult ase ani. Chirie - este suficient doar copia cecului. Facturi la utilitile publice - factura curent i cele de pe un an n urm pentru a verifica modul de facturare. Garanii i instruciuni durata garaniei obiectului. Lipete pe spatele aparatului eticheta cu data de expirare a garaniei i cu numrul de la service. Dac se stric ceva afli imediat dac mai este n garanie fr s mai caui n dosar. Curriculum vitae - doar cel mai nou. Cheia i inventarul cutiei de valori - doar cele mai noi.

Dosare de taxe (extrase de cont, certificate de depozit, contracte, donaii, declaraie pe venit, contracte de mprumut i de nchiriere, dosare de pensii, dovezi de plat) - anul curent plus ase ani n urm. Acte importante (acte de adopie, certificate de natere i de deces, documente de cetenie, drepturi de autor, certificate de cstorie i de divor, scrisori de mputernicire pentru executorul testamentar i pentru motenitori, fie medicale, paapoarte, procuri, dosare de asisten social, testamente) - permanent.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Coresponden nesolicitat; Bonuri expirate; Programe vechi; Felicitri vechi - doar dac nu conin un mesaj important; Chitane vechi de la bcnie; Invitaii la evenimente din trecut; Garanii i contracte expirate; Instruciuni pentru obiecte pe care nu le mai deii; Polie de asigurare expirate; Reviste necitite - mai vechi de trei luni; Cataloage vechi - pstreaz doar exemplarul cel mai nou; Pliante publicitare de la bnci, pe care nu le-ai citit niciodat; Cecuri anulate - dac nu i trebuie pentru impozite; Carnete de cecuri - dac sunt mai vechi de ase ani sau dac a fost anulat contul; Chitane de la obiecte care nu se deduc din impozit; Cri de vizit ale persoanelor al cror nume nu l cunoti; Brouri turistice din cltorii mai vechi; Hri auto de care nu ai avut nevoie n ultimii zece ani; Solicitri pentru aciuni de caritate la care nu vrei s participi; Reete pe care nu le-ai ncercat n ultimii cinci ani;

Fotografii de proast calitate sau care nu i plac. Articole sau tieturi din ziare pe care nu le-ai recitit n ultimii zece ani.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Te simi vinovat pentru c arunci toate solicitrile pentru donaii pe care nu i le poi permite ntotdeauna, dei ai vrea? 0 student care a participat la unul dintre atelierele mele avea o metod foarte bun pentru a se ocupa de acestea. Pstra pliantele de la aciunile de caritate care o interesau ntr-un dosar numit Donaii anuale". Apoi, o dat pe an, de ziua ei, alegea trei societi de caritate din acel dosar i le scria cecuri, ca un cadou pentru ea nsi, care s o scape de sentimentul de vinovie.

Conturi bancare (cte o etichet pentru fiecare) Chitane: (eticheta n partea dreapt) Electrocasnice Auto mbrcminte Mncare Chirie

Declaraii
Formulare pentru declaraii bancare (eticheta n partea stng) Facturi de trimis Trimise, n ateptare, beneficiar primar (eticheta n partea stng) Trimise, n ateptare, beneficiar secundar Declaraii procesate, datorii ctre medic (eticheta n partea dreapt) Declaraii completate (n final, acestea vor intra n dosarul pentru impozite)

3. ATRIBUIE UN LOC
Dac foloseti un fiier, rezerv cte un sertar sau o parte dintr-un sertar pentru fiecare grup de acte. Aaz grupul pe care l foloseti cel mai des (de exemplu, Documente financiare") n sertarul cel mai de sus pentru un acces mai bun la el. Nu ai loc s pui un fiier n spaiul n care vrei s te ocupi de acte? Ofer-i mobilitatea de a lucra cu documentele oriunde vrei, f n aa fel nct s poi pune uor hrtiile la locurile lor i concentreaz-i energia pe cte o activitate. Pentru aceasta, folosete cutii de arhivare portabile (vezi seciunea despre modurile mele preferate de depozitare). Pune cte o categorie de acte n fiecare cutie. Folosete poziia etichetelor dosarelor pentru un plus de sens i pentru a urmri starea/fluxul actelor. (Pentru mai multe despre utilizarea etichetelor ca indicii vezi Capitolul 6.) De exemplu:

Planuri de vacan
Liniile aeriene folosite (dup companie) (eticheta n partea stng) Cupoane de cltorie Idei de cltorii: (eticheta n centru) Excursii de o zi Cltorii la sfrit de sptmn Cltorii mai lungi Vacane la bi Cltorii fcute: (eticheta n partea dreapt) Frana California Dac foloseti o cutie de valori, iat ce poi pune n ea. n afar de cazurile unde este vorba de o copie autentificat, toate documentele ar trebui s fie n original; pstrez copii ale acestora n dosarele de acas.

Facturi de pltit
Facturi de pltit n prima jumtate a lunii (eticheta n partea stng) Facturi de pltit n a doua jumtate a lunii Conturi cu cri de credit (eticheta n centru, cte una pentru fiecare)

Acte de adopie Titlul de proprietate al autoturismului Certificate de natere Acte de cetenie Copii ale testamentelor (ine originalul la notar) Lista crilor de credit i a codurilor numerice Certificate de deces Documente i acte de ipotec Certificate de divor Informaii despre istoria familiei i negative ale fotografiilor importante Inventarul i evaluarea casei (include negative de fotografii i/ sau casete video) Contracte importante Certificate de investiii Acte de leasing Polie de asigurare pe via Lista cu numerele conturilor bancare Lista cu numele i numerele polielor de asigurare Certificatul de cstorie Actele militare Paapoarte Drepturi de autor Informaii despre planul de pensii Titluri de proprietate Harta" actelor importante (vezi urmtorul Sfat al profesionistului)

documentelor importante", f n plus, f o list cu toate documentele importante i actele tale financiare, unde sunt inute plus nume i numere de contact pentru a le nlocui n cazul unui dezastru i pune-le n cutia de valori. ine o alt copie a acestei liste ntr-o map de plastic n dosarul cu Harta documentelor importante" de acas i trimite nc o copie avocatului, unui prieten sau unei rude care st la distan, deoarece un incendiu, un cutremur sau o inundaie pot distruge att dosarele de acas ct i pe ce/e de la banc.

4. DEPOZITARE
Metodele mele preferate pentru depozitarea actelor casei Fiiere din lemn cu dou sertare - de obicei este dimensiunea perfect pentru actele gospodriei. Caut modele din lemn, atractive; fiierele ieftine, din metal, se ndoaie i ruginesc repede, ceea ce face utilizarea lor prea dificil. Cutii pentru dosare - o alternativ perfect dac nu ai loc pentru un fiier. Exist modele din plastic, din nuiele mpletite i din oel galvanizat i se potrivesc uor pe orice raft. Suport pentru documente montat pe perete - foarte bun pe post de dosar de urgen, mai ales pentru cei care sufer de sindromul dac nu le vezi le uii". Couri din lemn i nuiele pentru sertare - un mod eficient de a stoca diferite obiecte pe bufet sau pe birou fr a prea dezordonat. Tvie pentru scrisori - un mod atractiv de a sorta corespondena i mesajele n funcie de persoan la intrarea n cas, pe bufet sau pe birou. Sunt din nuiele, lemn, srm i oel. Msu de telefon din nuiele sau din srm - un mod eficient de a economisi spaiul. Cutii mbrcate n hrtie un mod atractiv de a sorta i de a depozita pe rafturi chitanele, desenele copiilor i documentele bancare. Birou din ratan un mod excelent de a ine dosarele i articolele de papetrie, deghizat ntr-o mas de la capul patului. Lad pentru dosare sau pturi - foarte bun pentru inut n centrul de informaii casnice din dormitor sau din sufragerie pentru c ofer un camuflaj frumos.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Creeaz o hart" a documentelor importante 0 hart" a documentelor importante este un index al actelor tale cele mai importante pentru a le putea reface repede n cazul unei urgene - dac i-ai pierdut portofelul; dac actele sunt distruse ntr-un incendiu sau o calamitate; dac peti ceva, iar familia ta trebuie s tie unde s /e gseasc. Fotocopiaz fiecare act de identitate din portofel i ine copiile n dosarul cu Harta

Crucioare pentru dosare scoi cu uurin dosarele din spaiul n care le ii i le duci unde vrei s lucrezi (de exemplu masa din sufragerie); se gsesc modele din lemn, din metal i tapisate. Calendar de perete/centru pentru mesaje - foarte bun pentru a ine unii toi membrii familiei; adun toate informaiile importante ntr-un singur loc.

sorteze corespondena. D-i altuia responsibilitatea de a pstra la zi cataloagele i de a le arunca pe cele vechi. O dat ce ai organizat actele, cere-i soiei sau soului s se ocupe de plata facturilor, dac urti aceast sarcin n mod special. Dac vrei s menii controlul asupra f l u x u l u i continuu de documente, cel mai important este s creezi un program regulat dup care s te ocupi de ele, ca ntr-un birou. Zilnic. Rezerv-i un sfert de or pe zi pentru a te ocupa de coresponden i pentru a da telefoane. Dac o faci zilnic, nu va mai fi dezordine. Pe parcurs, n funcie de volumul lor, programeaz-i o jumtate de or pe sptmn sau la dou sptmni pentru a plti facturile. ine la ndemn multe plicuri i timbre. Dac plteti facturile de dou ori pe sptmn, ine-le, n funcie de data lor limit, n dou dosare numite Facturi de pltit ntre l i 15 ale lunii" i Facturi de pltit ntre 16 i 31 ale lunii". Acest mod de sortare va grbi procesul de plat a facturilor. Reglaje anuale. Rezerv-i o jumtate de zi pentru a face ordine n dosare, aruncnd garaniile i manualele de instruciuni ale tuturor aparatelor pe care nu le mai deii; pune extrasele de cont, chitanele i documentele pentru plata impozitelor n dosarul special i f etichete noi pentru toate dosarele pe care le-ai alctuit n timpul anului. Acord atenie special dosarului cu Stil de via" dac s-a aglomerat cu hrtii - reete, articole interesante, tieturi din ziare despre cri i casete - pe care credeai c le vei folosi, dar n-ai fcut-o. Scap de ele!

Organizatorul casei adun informaii pentru ntreaga familie (mulumiri DayRunner, Inc.)

Aceast activitate este la fel de important ca i pentru orice spaiu din birou sau din cas pentru a vedea cu uurin unde este locul dosarelor, pentru a le gsi repede i pentru a vedea care obiecte lipsesc sau nu sunt puse la loc. Pentru sfaturi privind etichetarea, vezi Capitolele 6-9. Ceea ce funcioneaz ntr-un birou se aplic i n cazul centrelor de informaii casnice. Dac i ceilali membri ai familiei vor folosi sistemul tu, asigur-te c l neleg. Explic modul de aranjare a dosarelor, unde este locul facturilor etc., astfel nct s poat gsi i pune la loc obiectele. ncurajeaz participarea delegnd celorlali membri ai familiei diferite sarcini n lucrul cu actele. Pune-1 pe unul dintre copii s

Etichetarea

5. ECHILIBREAZ

ii
PODURI, SUBSOLURI I GARAJE

Am dou dulapuri de haine n pod, n care in hainele pe care nu le port dect n anumite anotimpuri. Este nemaipomenit, mai ales c nici nu trebuie s le mai scot de pe umerae pentru a le depozita." Bella G. 2. CE NU FUNCIONEAZ? Exemple: Am att de multe lucruri n pod, nct mi este team c vor provoca un incendiu. Nici nu mai tiu ce am acolo." Ron U.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Muncii mpreun Organizarea unui pod, a unui subsol sau a unui garaj este un proiect la care se poate lucra n familie. Treaba va merge mai repede, poate fi amuzant i toi vor avea de ctigat, ncepnd cu Analiza i cu Strategia, ine o adunare de familie pentru a discuta importana organizrii spaiului din punctul de vedere al fiecruia. Asigur-te c fiecare dintre voi va avea ceva de ctigat, chiar i copiii, astfel nct s se implice toi n proiect. Pentru faza de Atac, alege o zi frumoas de primvar, var sau toamn. F provizii de gustri i d fiecruia cte o sarcin. Scoaterea lucrurilor din garaj, sortarea lucrurilor n grmezi logice, adunarea gunoiului, curenia i ordonarea obiectelor pe rafturi sunt doar cteva dintre sarcinile care pot fi mprite membrilor echipei.

Avem un garaj pentru dou automobile att de plin cu lucruri, nct n ultimii ani nici nu am mai putut s parcm acolo. Anotimpurile i spun cuvntul asupra mainilor. Ne cost o grmad reparaiile i uzura lor!" Familia Benson Am montat nite rafturi i nite suporturi, n ncercarea de a m organiza. Dar sunt attea lucruri fr rost adunate pe podea n faa lor, nct nici nu poi s ajungi la ele pentru a pune ceva. N-am mai reuit s lucrez n atelier de peste un an." Bob V. Niciodat nu reuesc s mi gsesc mnua de baseball, patinele cu rotile sau crosele de hochei. i prea multe dintre lucrurile mele se stric. Sptmna trecut, tata mi-a lovit bicicleta cnd parca maina." Tommy C. (n vrst de zece ani)

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ? Exemple: inem toate courile pentru reciclare lng ua garajului. Este uor s aruncm gunoiul din buctrie i, o dat pe sptmn, s Ic scoatem n faa porii." Stan i Sally B.

Exemple:

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?

Roberta i Rich P., a cror familie activ include cinci copii, avea nevoie de spaiu pentru apte biciclete i ctile aferente, o grmad de echipament sportiv, unelte de grdinrit, un atelier i unelte, echipament pentru mers cu cortul i la plaj, accesorii pentru bebelui i couri i cutii pentru reciclare.

Myra i Alberto R., o profesoar i un inginer cu trei copii, aveau nevoie de spaiu n pod pentru lenjerie de pal n plus, decoraiuni de srbtori, materiale i lucruri legate de coal, amintiri de familie i mobilier nefolosit. Marianne i Ron W., un cuplu cu doi copii care muncea, aveau un subsol amenajat, n care aveau nevoie de loc pentru jocurile i jucriile copiiilor, haine pentru diferite anotimpuri, o main de cusut, o mas pentru croitorie i stofe i un loc pentru splat rufe.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

STRATEGIA
Cteva dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare, ar putea fi acestea: Activitate Sporturi Obiecte Mod de depozitare

Exemple:

Pentru a-mi folosi spaiul mai bine." Pentru a avea un loc n care s mi mut dezordinea din restul casei." Pentru a redescoperi i a m bucura de amintirile de familie." Pentru a avea o camer de joac pentru copii." Pentru un atelier pentru pasiunea mea." Pentru a avea un loc de parcare pentru main - ca s o protejez de iernile aspre." Pentru a avea acces la toate lucrurile valoroase pe care le deinem." Iat cteva cauze obinuite ale dezordinii din aceste trei spaii: Lucrurile nu au locuri bine stabilite. De obicei, oamenii arunc" pur i simplu lucrurile n poduri, subsoluri i garaje fr s se gndeasc la ordine sau la aranjarea lor. n scurt timp, totul se transform ntr-o grmad i devine imposibil s mai gseti ce i trebuie sau chiar s mai tii ce deii. Ataament sentimental. Podurile, subsolurile i garajele sunt adesea locul de depozitare a multor obiecte de care nu te poi despri, chiar dac nu te uii niciodat la ele i, mai mult, dup civa ani uii de existena lor. Este bine s pstrezi lucrurile care au o valoare sentimental sau bneasc pentru tine, atta timp ct i lai un spaiu de acces la ele, organizndu-le afectiv. Dar s pstrezi ziare vechi pe care nu ai avut timp s le citeti sau piese vechi de mobilier care doar putrezesc este o metod obinuit de irosire a acestor spaii valoroase de depozitare.

Biciclete Patine Crose de hochei Rafturi Mingi Echipament de protecie Ustensile de pescuit Suporturi Obiecte pentru mers cu cortul Cear, lustru Crpe Ulei, antigel, substan desplat geamurile Piese de rezerv Unelte Rafturi metalice

Automobil

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

Grdinrit

Semine Dulpior cu cheie Ghivece rui Unelte de grdinrit ngrminte, chimicale Fotografii de familie Dulap vechi Albume cu tieturi din ziare Moteniri, desene ale copiilor i lucrri colare Amintiri de vacan Filme Mobil n plus Captul ndeprtat

Amintiri

Obiecte casnice

n plus

Lmpi Ventilatoare Umidificatoare Perdele, draperii Lenjerie de pat Accesorii pentru bebelui Conserve i bunuri ambalate Hrtie de rezerv Becuri Lad frigorific Decoraiuni Hrtie pentru mpachetat Cadouri Couri de gunoi Cutii pentru sortat Sfoar, pres pentru cutiile de conserve Detergeni Substane pentru scos petele Trus de cusut Couri pentru rufe Umerae Suport pentru rufe Haine pentru copii i aduli, sortate dup msur i anotimp

al podului

Cufr din lemn

poduri i subsoluri, s-ar putea s fii nevoit s pui temporar lucrurile n cutii, doar ca s eliberezi podeaua pentru a putea lucra, n cazul garajelor, cea mai bun metod este s scoi totul din ele i s ntinzi lucrurile pe gazon sau pe alee, pe categorii. Astfel vei avea ocazia s faci curenie n acel spaiu nainte de a te apuca s i planifici zonele i de a pune lucrurile la loc.

Cmar

Rafturi

SFATUL PROFESIONISTULUI
Cnd i mpri spaiul n zone, ia n considerare factori ca umiditatea, umezeala solului i praful pentru ca, atunci cnd vei stabili locul fiecrui obiect, s poi anticipa orice stricciune posibil pe care ar putea-o suferi lucrurile tale. De exemplu, n subsolul casei unui client am aezat zona pentru obiecte casnice n plus ct mai departe de o fereastr pentru ca, n caz de ploaie, apa s nu le ude. n alt situaie, am aezat zona pentru echipamentul sportiv chiar lng intrarea n garaj pentru ca cei mici s poat s ia i s pun la loc bicicletele, patinele, mingile ct mai uor. IDEI PENTRU MRIREA SPAIULUI

Srbtori

Trebuie depozitate

Reciclare

Rufe murdare

Rafturi

Gndete pe vertical Acoper pereii cu rafturi pn n tavan. La nivelul tavanului, monteaz un raft sau o platform nalt, ca un pod, pe care s ii obiectele folosite rar, doar n anumite anotimpuri. Monteaz, pe perei, agtori i suporturi pentru a ine uneltele, ustensilele de grdinrit, mbrcmintea etc. Monteaz pe perei sau pe tavan suporturi pentru biciclete, ustensilele de pescuit i echipamentul sportiv. Pune unul peste altul dulapuri cu sertare din plastic sau din carton ondulat. Rupe" spaiul (Aceste sugestii s-ar putea s nu se potriveasc garajului tu dac i ii maina nuntru.) Pune rafturile, bibliotecile i dulapurile perpendicular cu pereii pentru a defini zonele mai bine i pentru a mri capacitatea de stocare.

Haine pentru diferite anotimpuri

Dulap Huse din plastic

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILEI


Atunci cnd vei fi motivat s te organizezi, podul, subsolul i garajul vor fi deja prea aglomerate cu lucruri inutile pentru a mai putea mica ceva prin ele; mai nti trebuie s eliberezi spaiul. In

Aliniaz mobila i rafturile nspre centrul camerei pentru a crea insule de o parte i de alta, ca ntr-o bibliotec sau librrie. Folosete orice colior Spaiile de sub scri i niele din perei sunt locuri potrivite pentru montat rafturi. Folosete dulapurile, ifonierele i dulpioarele pe care le pstrezi pentru a ine n ele haine pentru diferite anotimpuri, hrtii, amintiri.

Grdinrit (dup categorie - unelte, semine, pmnt, ngrminte). Unelte (dup categorie - electric, i n s t a l a i i sanitare, pentru acoperi, pentru vopsit, adezivi, cuie i uruburi, unelte electrice). mbrcminte (dup persoan, dup anotimp, dup mrime). Sport (dup sport, dup persoan, dup vrst). Amintiri (dup persoan, dup an, dup eveniment). Cred cu trie n importana pstrrii amintirilor; scrisorile, fotografiile i anumite obiecte ne pot trezi amintiri care ne aduc bucurie i ne amintesc cine suntem. Secretul este ca aceste amintiri s nu devin att de voluminoase nct s ai prea multe lucruri de care s te bucuri. Fii selectiv i pstreaz-le doar pe cele care au o valoare sentimental sau financiar mare pentru tine. Apoi organizeaz-le pentru a putea s le gseti uor i s fie o plcere s te uii la ele, nu un chin. Pentru a pstra doar ce este mai bun, creeaz un centru de amintiri de familie. Protejeaz fotografiile importante, scrisorile i nregistrrile punndu-le n cutii sau albume. Pstreaz amintirile din cltoriile de familie n bibliorafturi subiri, decorative, cte unul pentru fiecare voiaj. Ia un cufr i umple-1 cu un numr limitat de tieturi din ziare sau alte lucruri pe care le preuieti i care pstreaz viu trecutul familiei. Creeaz cte o cutie cu amintiri pentru fiecare dintre copiii ti (i pentru tine), plin cu obiecte alese cu grij care satisfac acele dorine periodice de retriri ale trecutului. De exemplu, in o singur cutie decorativ, plin cu toate comorile adunate din copilria mea. Secretul este c, dei toate aceste obiecte ncap ntr-o singur cutie pentru acces i depozitare uoare, totui mi ofer toate resorturile memoriei de care am nevoie. Iat ce fel de lucruri in n ea: CUTIA CU AMINTIRI A LUI JULIE Dou caiete cu autografe din coala primar. Album foto din tabra Galii, din 1972. O sculptur fcut de mine, n clasa a patra, din lemn i cuie. Chitana de la un gramofon pe care 1-am cumprat n 1975, prima dintre antichitile"' cumprate de mine i nceputul unei mari colecii de obiecte vechi.

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza poduri, subsoluri i garaje:


r CAT VA DURA?
Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

DURATA ESTIMAT

'

1. 2. 3. 4.

16 ore 3 ore 2 ore 3 ore 5 minute zilnic

ATACUL
Podurile, subsolurile i garajele sunt pline cu o combinaie rar de obiecte de care, n mod normal, avem nevoie, lucruri pe care le-am folosit o dat i lucruri pe care credem c le-am mai putea folosi cndva. Privete-le cu atenie i pstreaz-le doar pe cele care sunt n stare bun i care au o mare valoare practic, bneasc i sentimental. Limiteaz cantitatea a tot ceea ce pstrezi, astfel nct s le poi folosi i s ai maximum de acces la ele. Sorteaz-i posesiunile n grupuri care au sens pentru tine. Iat cteva opiuni pentru a-i face o idee:

1. SORTEAZ

Fotografii de grup din clasele a treia i a patra cu cei doi profesori favorii ai mei, doamna Singer i domnul Cohen. Chitana de la un motel ciudat din Londra, n care am stat cu prietena mea Gina, cnd aveam aisprezece ani. Scrisorile favorite primite de la prieteni n cursul anilor. O fotografie cu mine i cu idolul copilriei mele, Bette Midler, n culisele spectacolului Clams on the Half Shell". Un Playbill semnat de un alt idol al meu, Katharine Hepburn. O reclamaie de la prima mea proprietreas, n care se plnge c am lsat apartamentul vraite (vezi, nu am minit n Capitolul l, cnd am spus c eram o dezordonat!).

activitile sau lucrurile pe care nu i le permitea!. Decide n avans ce vei face cu banii, cum ar fi s pleci n vacan, pentru a fi mai motivat. Mai implicat social i ecologic, nchipuie-i o imagine de sus a lumii, n care se vd toate lucrurile nefolositoare ale oamenilor, adunate n poduri, subsoluri i garaje, neatinse de ani ntregi. Ce risip de resurse ale planetei! Kepunnd aceste obiecte inactive" n circulaie pentru cei care au nevoie de ele, vei face o fapt bun.

2. PURIFIC
Va fi destul de uor s scapi de unele dintre lucrurile din pod, subsol sau garaj. Fr ndoial, exist obiecte stricate din cauza depozitrii necorespunztoare sau a condiiilor de mediu.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Cuie, unelte i echipamente ruginite. mbrcminte, draperii, covoare, lenjerie de pat i huse pentru mobil uzate sau mncate de molii.

Articole pentru bebelui pe care nu le mai foloseti. Electrocasnice i aparate electronice vechi i stricate. Felicitri vechi, hrtie i cutii vechi pentru cadouri. Cutii cu chitane mai vechi de apte ani. (ntreab-i, mai nti, contabilul.) Ziare i reviste vechi. Mobilier stricat care nu are nici o valoare. Unelte de grdinrit, ghivece i furtunuri stricate. Vopsea uscat. Caiete i manuale din coal. (Aceasta este o decizie grea pentru muli; eu nsmi m-am luptat cu ea. ncearc s fii realist, totui: crezi c te vei mai uita pe ele vreo dat? Nu este vorba de materiale vechi? Dac, totui, nu poi s te despari de toate vestigiile anilor de coal, ine o cutie cu cele mai bune lucrri ale tale i arunc restul. Te vei simi eliberat!) n regul, asta a fost partea uoar, dar, curnd podul, subsolul sau garajul, vei descoperi tone de obiecte pe care nu le mai foloseti i nu le mai vrei, ns nu poi nc renuna la ele. Iat cteva idei pentru a-i uura munca: Depoziteaz-le n alt parte. Este o opiune bun mai ales dac ai lucruri, precum piese de mobilier, pe care le pstrezi pentru o a doua cas sau pentru copii sau dac ai o afacere cu sediul acas i ai nevoie de un loc n afara gospodriei pentru a ine dosarele i actele importante. Asigur-te c ai mpachetat bine mobila i c ai etichetat bine toate cutiile, specificnd coninutul lor. Pregtete un inventar detaliat cu tot ce ai trimis la depozit i pune-1, cu numele Cutii", acolo unde ii dosarele cele mai noi. Mai are rost?-

EVIT CAPCANELE OBINUITE Podurile, subsolurile i garajele sunt pline cu o combinaie rar de lucruri pe care le mai folosim, pe care le-am folosit i pe care credem c le vom mai folosi. Gndete pozitiv pentru a lua decizii mai uor: Mai mult spaiu. Gndete-te la tot spaiul pe care l vei avea n cas pentru toate lucrurile pe care chiar le foloseti, care i plac i la care ai nevoie de accces. Mai muli bani. Gndete-te la toi banii economisii pentru c nu va mai trebui s nlocuieti obiectele stricate, la profitul pe care l vei face vnznd lucrurile sau la deducerile de impozite de care poi beneficia dac le donezi. Banii astfel obinui poi s i foloseti pentru

Doneaz lucruri pentru organizaiile caritabile - un


adpost pentru cei fr cas, o bibliotec sau un spital. Vei da o lecie important copiilor. F o vnzare de vechituri. Dac ai timp i o cantitate substanial de lucruri n bun stare, care pot fi vndute, o vnzare de vechituri poate fi o activitate amuzant pentru toat familia. Fiecare poate face bani n plus vnzndu-i propriile obiecte sau banii pot fi strni la un loc i investii n ceva pentru ntreaga familie, cum ar fi un calculator de ultim generaie, o petrecere sau un nou sistem audio ori un televizor. Totui, ine minte c te vei descurca cel mai bine ntr-un cartier n care astfel de vnzri sunt o obinuin. De asemenea, vnzrile de vechituri cer mult munc. Trebuie s fii realist n privina timpului de care vei avea nevoie. Iat o estimare a numrului de ore, n mod obinuit: Cur, trece n revist i estimeaz lucrurile F i pune semne i reclame Aranjeaz i expune bunurile Mergi la banc pentru a lua mruni Vnzarea n sine Doneaz lucrurile rmase 3 ore 1-2 zile 2 ore 4 ore l or 2 zile

grdinrit, iar jumtatea din spate poate fi utilizat pentru depozitare (haine pentru anumite anotimpuri, dosare de taxe, mobil). Accesibilitate. Confortul este esenial dac vrei s i menii sistemul. Asigur-te c nu pui cutiile una peste alta pn la o nlime prea mare i nici c nu le aezi pe prea multe rnduri, nct s nu mai vezi ce este n spate sau sa fii nevoit s mui prea multe lucruri pentru a ajunge la ce se afl dedesubt. Aranjeaz totul astfel nct s poi vedea din orice unghi tot ce se afl acolo i s ajungi la orice obiect cu minimum de efort.

4. DEPOZITAREA
Modurile de depozitare pentru poduri, subsoluri i garaje necesit o atenie special. Deoarece aceste spaii sunt mai expuse dect altele din cas (de exemplu, mai umede, mai calde, mai reci, mai murdare), trebuie s alegi moduri de depozitare care sunt mai rezistente i care i vor proteja lucrurile. Desigur, cutiile trebuie s se potriveasc nevoilor tale, dar cum aceste spaii sunt, n mare parte, utilitare, utilitatea este mai important dect estetica.

DURAT: 4-5 zile i jumtate Vinde-le cuiva. Dac ai multe obiecte vechi i valoroase, ai putea s le vinzi unui magazin de antichiti. Sau poi cere unui profesionist s estimeze valoarea acestor obiecte i s le vinzi printr-un anun ntr-un ziar sau o revist local, dedicate colecionarilor.

Metodele mele preferate pentru depozitare n pod, subsol i garaj


UNIVERSALE Rafturi i cutii metalice - soluia clasic, cea mai simpl pentru sortarea i aezarea tuturor lucrurilor, de la jucrii i echipament sportiv, la unelte, haine, ustensile de grdinrit i hrtii. ZONA SPORTIV

3. ATRIBUIE UN LOC
niruire logic. Aezarea n acelai loc a obiectelor cu legtur ntre ele este foarte important n cazul podurilor, subsolurilor i a garajelor, deoarece sunt spaii mari i toi membrii familiei trebuie s neleag logica din spatele aezrii lucrurilor pentru a respecta sistemul. De exemplu, njumtea din fa a camerei pot sta lucrurile folosite de obicei, echipamentul sportiv, uneltele i materialele pentru

Suport de perete pentru echipamentul sportiv - protejeaz bicicletele i schiurile, fr s le ii pe podea. Suport metalic pentru biciclete - rastel pentru inut bicicletele, ine n poziie vertical maximum ase, foarte util pentru modelele fr cric. Organizator pentru echipamentul sportiv - pentru a aduna i a organiza mingi, bte, patine, echipamente de protecie i chiar crose de golf ntr-un mod accesibil pentru aduli i pentru copii.

. Cuiere de haine - foarte bune pentru a ine undiele pe perete. Co de gunoi nalt - un mod uor, foarte bun, de a ine mingile, btele i eroscle de hochei. ZONELE DE GRDINRIT I DE UNELTE Dulpior cu cheie - ofer un mod de stocare sigur pentru substanele chimice. Suport de perete - ine uneltele n ordine i accesibile. Traseaz conturul fiecrei unelte pentru a-i ti locul. Suport vertical pentru unelte - ine greble, lopei i cazmale, dac nu le poi monta pe perete. Cutiue cu capac - pentru obiecte mici, cuie i uruburi. Suport pentru baterii - suportul de perete poate ine, testa i ncrca pn la patruzeci de baterii. Cutie extensibil - cutie de scule extensibil care poate fi folosit i ca banc de lucru. . Suporturi de perete mici - pentru a sorta i aranja plicurile cu semine. BUNURI CASNICE DE REZERV Dulapuri portabile i suporturi de haine - perfecte pentru a depozita i a proteja hainele de pe umerae. Cutii mari din plastic - protejeaz hainele mpturite i aternuturi le de mucegai i de umezeal. Suport pentru valize - poi depozita valizele pe perei.

AMINTIRI I ACTE Cutii compartimentate - pentru dosarele de taxe, desenele copiilor, dar nu le ine pe podea (vezi ilustraia de la pagina 86). Cufr din lemn - protejeaz diferite amintiri, inclusiv haine i hrtii. Cutii pentru fotografii - pentru a sorta i a proteja fotografiile. Le poi aeza dup an, eveniment sau persoan. CENTRUL PENTRU RECICLARE Cutie cu suport pentru sfoar - te ajut s aduni i s mpachetezi revistele i ziarele. Pres pentru cutii metalice - te ajut s striveti cutiile pentru reciclare; economiseti spaiu. Suport pentru sacii de gunoi - ine sacii pe perete, la ndemn.

5. ECHILIBREAZ
Ce minunie, nu mai trebuie s i faci griji c tavanul s-ar putea prbui sub greutatea lucrurilor din pod. Nu mai trebuie s foloseti un detector de metale ca s i faci loc prin subsol. i nu doar una, ci ambele maini au loc n garaj! Nu irosi tot efortul depus. Pentru a pstra fiecare spaiu n felul n care arat acum, f urmtoarele: Zilnic. Curenia ar trebui s dureze doar 3-5 minute dac este fcut n fiecare zi. Dac i copiii folosesc acel spaiu, nu le permite s amne curenia (i soiile sau soii lenei pot fi vinovai de acelai lucru!); dezordinea va reveni curnd. Reglaje anuale. Probabil c, n timpul anului, vei acumula alte lucruri pentru depozitat n aceste spaii, aa c pregtete-te s i actualizezi sistemul i s i aduci schimbri. S-ar putea s ai de fcut o nou rund de sortare i de purificare, dar, de data aceasta, va merge mai repede i mai uor, deoarece tot timpul anului a existat o ntreinere zilnic. Programeaz-i ca aceste reglaje s aib loc ntr-o perioad anume a anului. De exemplu, chiar nainte sau dup srbtori este un moment potrivit pentru a revizui volumul de decoraiuni pe care le-ai adunat.

Suportul pentru reciclat ziare te ajut s mpachetezi hrtiile (mulumiri Lillian Vernon Ca ta log s)

Fii ngduitor cu tine i cu ceilali atunci cnd organizai aceste spaii dificile. Toi membrii familiei deprind o nou abilitate i este nevoie de timp.

12

SLILE DE BAIE

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: Am un crlig n baie, montat pe peretele de lng chiuvet, pentru usctorul de pr. Este foarte comod, pentru c l folosesc n fiecare zi." Zoe A. Folosesc un cod de culori pentru periuele de dini i prosoapele copiilor, pentru a evita confuziile. Ale lui John sunt albastre, ale lui Mike, verzi, iar ale Sarei, galbene." Debbie B.
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: Baia aceasta este prea mic, nu am loc pentru nimic - prosoape, halate, cosmetice sau accesoriile pentru brbierit! E att de incomod!" June S. Cheltuiesc o avere pe dubluri ale articolelor cosmetice deoarece nu gsesc niciodat ceea ce mi trebuie. Mi-e ruine s i art ce este sub chiuvet!" Laurie B.

Sunt attea lucruri adunate pe chiuvet, pe capacul rezervorului de la toalet i n jurul czii, nct nici nu pot face curenie ca lumea n cad!" Audrey K.

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: Shirley F. i soul ei aveau nevoie de spaiu pentru ampon, spun, burei i perii, casc de baie, accesorii pentru ras i prosoape. Valerie S. i familia ei aveau nevoie de spaiu pentru halatele lor, perii i accesorii, geluri de pr i deodorante, articole din hrtie, accesorii pentru ntreinerea danturii i cosmetice. Raymond G. avea nevoie de spaiu pentru medicamentele recomandate de medic, remediile mpotriva rcelii, alifii, uleiuri medicinale i produse pentru prim-ajutor.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Pentru a economisi timp i a nu mai avea necazuri atunci cnd m spl i m pregtesc pentru munc, n fiecare diminea." Pentru a nu mi mai fi ruine atunci cnd am musafiri." Pentru a nu mai arunca bani pe articole n dublu exemplar." Pentru a reduce tensiunile din familie, aprute din cauza dezordinii i a obiectelor rtcite." Pentru a crea senzaia de spaiu larg; vreau s m simt bine dimineaa, n timp ce m aranjez."

i l o i u n i pentru pr deoarece, adesea, u i t m ce avem i cumprm ntotdeauna mai multe. Organizarea bii n aa fel nct s poi face un inventar rapid i poate limita cumprturile. Lucrurile nu i au locuri bine definite. Datorit spaiului de depozitare l i m i t a t din majoritatea bilor, adesea oamenii i adun articolele de toalet i alte obiecte oriunde au loc - apoi habar nu mai au unde s le caute. Soluia este s atribui cte un loc anume fiecrei categorii de obiecte, astfel nct s gseti lucrurile n acelai loc, ntotdeauna. Spaiul limitat. Muli oameni nu tiu cum s foloseasc optim spaiul limitat i cu form ciudat pe care, de obicei, l au la dispoziie n bi. Ideile pentru lrgirea spaiului i pentru moduri de depozitare prezentate n acest capitol te vor ajuta s depeti aceste probleme. Parteneri necooperani. Dac baia este folosit de mai multe persoane, este foarte probabil ca, de fiecare dat cnd alctuieti un sistem, celelalte persoane s l strice. Folosete indicaiile pentru moduri de depozitare i pentru etichetare oferite n acest capitol pentru a te asigura c toat lumea nelege i se implic n sistemul tu.

STRATEGIA
Sala de baie este un laborator" nemaipomenit pentru a-i cizela abilitile organizatorice deoarece este una dintre cele mai folosite ncperi din cas i, totodat, una dintre cele mai mici i mai aglomerate pe centimetru ptrat. Acest lucru ne pune la ncercare capacitile de a ine la ndemn tot ce ne este necesar. ntr-o baie utilizat de mai multe persoane, ncearc s mpri zonele de activitate dup persoan - n funcie, bineneles, de numrul celor care folosesc baia i de spaiul pe care l ai la dispoziie, n acest fel, dac tu, soul ori soia ta, copiii sau colegul de camer avei idei diferite depre ce nseamn ordine i curenie" (aud cumva rsete?), fiecare dintre voi i poate aranja propria zon aa cum i place. Acestea sunt cteva dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare pentru sala de baie.

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?


Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din slile de baie: Mai multe lucruri dect spaii de stocare. Bile sunt unele dintre acele locuri n care tindem s pierdem controlul asupra a ct acumulm. Se adun o mulime de cutii i cutiue cu ampoane i spunuri lichide, ap de gur, past de dini, articole pentru machiaj

Activitate Baie

Obiecte ampon Spun i spumant Burete Casc de du Prosoape Halate Pentru dini Accesorii pentru ras Pentru pr Pentru unghii Cosmetice

Mod de depozitare Suport pentru du

Dulpior nalt lng cad Dulpior de medicamente Dulpior de perete

ntreinere

Folosete, n jurul czii, dulpioare de perete sau cu picioare ori rotile. Monteaz rafturi sau dulpioare deasupra scaunului de toalet. Monteaz crlige i/sau rafturi lng cad pentru prosoapele i lucrurile fiecruia. ine prosoape curate ntr-un dulpior din apropiere sau chiar ntr-un sertar liber de la dulap. Monteaz un raft de jur mprejurul bii pentru prosoape sau obiecte decorative, pentru a economisi spaiul i a-1 face mai frumos. Monteaz o perdelu care s mascheze spaiul de sub chiuvet unde poi depozita diferite obiecte i chiar coul pentru rufe.

DURATA ESTIMAT

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza ala de baie: CT VA DURA? Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz
1

Medicamente

Prim-ajutor Unguente Remedii contra rcelii Reete Substane pentru curenie Burei Crp Hrtie igienic de rezerv

Dulap pentru lenjerie 1. 2. 3. 4.


1

Curenie

Sub chiuvet

3 ore 30 ore 15 ore 3 ore 5 minute zilnic


i

ATACUL
Co de nuiele

Rufe

1. SORTEAZ
n baie obinuim s strngem un numr imens de obiecte de mici dimensiuni, iar pe multe dintre ele abia dac le folosim vreodat. De exemplu, odat am ajutat o client s fac ordine n vila prinilor ei, plin vrf cu lucruri strnse ntr-o via. Intr-o baie de la nivelul trei, am gsit un dulpior de medicamente cu pastile, pudr i produse cosmetice, toate datnd din anii '50. Expiraser de mult; de fapt, cele mai multe dintre aceste produse nici nu se mai fabricau. Din punct de vedere antropologic, era o descoperire fascinant. Dar nimic din ce am gsit n acel dulpior nu mai avea nici o valoare practic i, din pcate, nici nu puteau fi vndute la magazinele de antichiti

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILEI Dei mare parte dintre obiectele din baie (cad, chiuvet, etc.) nu pot fi mutate fr un efort major, unele dintre ele, cum ar fi courile, msuele sau suporturile pentru materialele de citit, pot fi micate uor (sau chiar mutate).
IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

Folosete cutii i couri sub chiuvet; astfel, poi tripla capacitatea de stocare.

- deoarece toate fuseser deschise i folosite parial. Amintete-i, de obicei, obiectele de colecie au valore doar dac sunt nc n ambalajul lor original.

Pstreaz doar acele obiecte pe care le foloseti regulat sau de care vei avea nevoie n caz de urgen. Dac achiziionezi cantiti mari de produse, ine doar o parte dintre ele n baie, iar restul, ntrun dulpior sau o debara din apropiere.

SECRETELE UNUI ORGANIZATOR PROFESIONIST


Dubluri pe care vrei s le pstrezi, mpacheteaz produsele cosmetice i de toalet de care nu te poi despri fntr-o geant de mn pe care s o ii lng valize, pregtit de plecare. Astfel reduci dezordinea, foloseti dublurile i scurtezi timpul de pregtire pentru cltorii. Apoi reaprovizioneaz geanta de fiecare dat cnd te ntorci din voiaj. Trusa de prim-ajutor a familiei. Multe persoane m ntreab ce lucruri s in la ndemn, n trusa de prim-ajutor, mai ales n cazul gospodriilor n care sunt i copii, lat-le pe cele mai importante, cu care vei fi pregtit pentru majoritatea urgenelor, aa cum le recomand Academia American de Pediatrie. ine doar cte un articol din fiecare! aspirin, mpotriva durerilor (cu aprobarea medicului) antihistaminice pentru alergii i nepturile de albin vomitiv (trebuie nlocuit anual) bandaj triunghiular pentru rni sau pentru a face un garou legturi elastice pentru luxai i pungi cu ghea de unic folosin diferite dimensiuni de leucoplast band adeziv foarfece cu vrfuri rotunjite ace de siguran penset spun antibacterian alifie unguent antibacterian alcool pentru frecie vat medicinal termometre, i oral i rectal o rol de tifon plus fae sterile pentru pansarea rnilor un pliant sau o carte despre acordarea primului ajutor

Moduri de sortare
Dup categorie: Igien dentar (periue de dini, past de dini, ap de gur, a dentar). ngrijirea prului (geluri de par, fixative, perii, piepteni, usctoare de pr, ondulatoare, ampoane, balsamuri). Accesorii pentru pr (bentie, agrafe, elastice). Cosmetice (farduri, fond de ten, rujuri, pudre). Articole pentru curarea tenului (loiune pentru gomaj, mti, creme). ngrijirea unghiilor (ustensile pentru manichiur, pile de unghii, lac de unghii, dizolvant, periu pentru unghii). Accesorii pentru ntreinere (pensete, cletiori de unghii, forfecue). Medicamente (reete, diferite remedii, alifii i ungueni, pansamente). Articole pentru splat (spumant, spunuri, perie de du). Accesorii pentru ras (lame, spum de ras, loiuni de dup ras).

2. PURIFIC
Scap de toate dublurile produselor de nfrumuseare sau de ntreinere pe care le-ai cumprat, dar nu i-au plcut. De exemplu, prietena mea, Zoe, care este adepta unei viei eficiente, i aduce adesea fiicei mele, Jessi, mici geni cu bunti" pline cu produse de nfrumuseare cumprate n dublu exempar, iar lui Jessi i place s le probeze, n acelai timp, i lui Zoe i place s aib pe cineva asupra creia s i verse cumprturile n plus, astfel nct acestea nu se irosesc i nici nu i aglomereaz baia.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Medicamente expirate - sau orice remedii n exces pe care le foloseti foarte rar sau deloc.

Sticle goale pe jumtate - de ampon, produse pentru ngrijirea prului sau orice altceva ce a fost deschis i abandonat. Cletiori de unghii, pensete i foarfece ruginite - sau orice altceva prea uzat. Lac de unghii care nu i mai place - sau orice alte articole cosmetice care nu te mai atrag. Periue de dini vechi - nlocuiete-le o dat la 3-6 luni pentru a le pstra eficiena. Tuburi nfundate, rsucite, ndoite - de past de dini, unguente sau orice altceva care a fost folosit att de des nct nu mai funcioneaz i mai arat i urt. Prosoape uzate - sau orice altceva ce este prea folosit sau prea ptat.

Usctoare de pr, ondulatoare, accesorii pentru pr n dublu exemplar. Cte i trebuie?

3. ATRIBUIE UN LOC
n dulpiorul de medicamente, decide ce categorii s stea pe raftul de sus, pe cel din mijloc i pe cel de jos. mprejurul czii i al chiuvetei, decide cum vei separa jucriile de spunuri i crpele, ampoanele i balsamurile de accesoriile pentru brbierit. Gndete-te s ii medicamentele n dulapul pentru lenjerie, nu n cel pentru medicamente. In afara cazului n care urmezi un tratament, de ce s iroseti acel loc extrem de avantajos din centrul chiuvetei cu obiecte rar folosite? Este mult mai practic i mai convenabil s pstrezi lucrurile de care ai nevoie zilnic, cum ar fi accesoriile pentru brbierit, n dulpiorul pentru medicamente. In funcie de mrimea familiei i de preferinele personale, pune couri pentru rufele murdare n dormitorul fiecruia (unde, de obicei, te dezbraci) sau pune un singur co ntr-un loc central al bii, pentru uzul tuturor, n ambele cazuri, ncearc s foloseti couri separate pentru lucrurile albe i cele negre. De asemenea, gndete-te s ii n baie un co, mpreun cu nite detergent lichid, pentru lucrurile care trebuie splate de mn; de fiecare dat cnd faci du, poi spla, n acelai timp, cteva articole de mbrcminte. (Un co lng u ar putea servi la sortarea lucrurilor pentru dus la spltorie.)

EVIT CAPCANELE OBINUITE

tiu c i va fi cosmetice, tonice, avere, chiar dac s faci. Gndete

foarte greu s te despari de toate acele articole ampoane i remedii pe care ai cheltuit o mic nu le foloseti niciodat. Dar exact asta trebuie pozitiv:

Vfai economisi bani. Reducnd excesul de aspirine, sirop de tuse, articole pentru ntreinerea prului efc, vei vedea mult mai uor ce deii deja i te va ajuta s nu mai cumperi, pe viitor, lucruri de care nu ai nevoie. U)i reduce timpul pentru curenie. Dac ai mai puin din toate, baia ta va fi ordonat i i va fi mult mai uor s o pstrezi curat. Vo\ arta mai adunat". Dac, de exemplu, ai acces la toate articolele de ntreinere, nu vor mai exista cutrile nebuneti, de ultim minut, dup o penset, gelul de pr sau un pieptene, care te fac s ntrzii i s iei n goan pe u, artnd ca un slbatic". M voi simi mai relaxat. Dac i transformi baia ntr-un loc atractiv i funcional, n care s te relaxezi, unde s i ncarci bateriile i s te ngrijeti corespunztor, gndete-te ct de sczut va fi tensiunea ta.

Bandaje inutile - cum ar fi cele elastice care sunt prea ntinse sau i-au pierdut forma.

Sertare din plastic, lad cu capac i dispozitiv pentru reciclarea pungilor care ncap sub chiuveta

Ofer fiecrui membru al familiei un prosop, o periu de d i n i i un pahar de culori diferite pentru a evita confuziile. De asemenea, ofer fiecrui membru al familiei cte un port-fard sau o geant de mn, pentru a duce i a aduce de la baie articolele de ntreinere n fiecare diminea i sear, pentru a evita confuziile i dezordinea.

4. DEPOZITAREA
Cnd alegi modurile de depozitare pentru un spaiu special, cum este baia, ine minte urmtoarele. Portabilitate. Pentru a ctiga spaiu, pentru a reduce dezordinea i pentru mai mult confort, adesea este bine ca toi cei care folosesc baia s i in articolele cosmetice n alte camere i s Ie aduc n baie doar cnd au nevoie de ele. Practic, ine minte c umezeala din baie poate strica lemnul. Cutiile i courile din nuiele sau din stof nu vor fi afectate atta timp ct vor sta ntr-un loc uscat. Dac nu se poate, folosete plasticul, cromul, sticla i aa mai departe.

Suport pentru usctorul de pr - se monteaz uor pe perete sau pe interiorul uii de la dulap. . Sertare din plastic - ideale pentru organizarea lucrurilor sub chiuvet. Suport de perete pentru ziare - foarte bun pentru cei care folosesc baia pe post de bibliotec; poate fi montat lng scaunul de toalet, astfel nct revistele s fie la ndemn, dar s nu stea n drum. Etichetarea Din motive estetice, probabil c nu vei dori s pui etichete pe exteriorul dulpioarelor, pe marginile vizibile ale rafturilor i cutiilor, pentru a nu le vedea musafirii. Gsete locuri mai discrete pentru etichete, cum ar fi interiorul dulpiorului de medicamente sau suprafaa raftului pe care vor sta obiectele.

5. ECHILIBREAZ
n fine: o baie organizat! i nici nu a durat chiar aa de mult, nu? Dar cum s pstrezi aspectul actual al bii pe toat durata anului, mai ales dac nu eti singura persoan care o folosete? Zilnic. Chiar dac baia i va mai scpa de sub control uneori, s o readuci la forma iniial nu dureaz mai mult de 3-5 minute atta timp ct ntreinerea zilnic este o rutin i nu o excepie. Pe parcurs. Poi evita posibilele probleme urmnd regula de a nu cumpra produse sau lucruri noi pentru baie nainte ca cele vechi s se fi uzat sau terminat. Ajustri periodice. La fiecare dou luni, programeaz-i o jumtate de or pentru a face puin ordine. Scap de toate articolele cosmetice sau de alte produse pe care nu le mai foloseti i de medicamentele expirate.

Metodele mele preferate pentru depozitare n baie


Cutii din crom sau din sticl - ideale pentru pstrat tampoanele de vat pe capacul rezervorului de toalet sau n dulpiorul de medicamente. Recipieni din acrii - foarte buni pentru a pstra n ordine fardurile i accesoriile pentru ras din dulpiorul de medicamente. Compartimentri rectangulare pentru sertare - perfecte pentru a ordona lucrurile pe rafturile din dulpiorul de medicamente. Compartimentri obinuite pentru sertare - foarte bune pentru a organiza articolele cosmetice i pentru ras ntr-un dulpior pentru toalet. Cutii cu capac - ideale pentru a ine sub chiuvet lucruri care, uneori, trebuie mutate. Cutii modulare - foarte bune pentru a ordona medicamentele pe rafturile dulapului. Couri glisante, pe dou rnduri - perfecte pentru a ine lucrurile sub chiuvet. Suporturi rotative - foarte bune pentru a ine medicamentele, fardurile i lacurile de unghii sub chiuvet, n dulapuri sau dulpioare.

13

DORMITOARELE

ifonierul meu este vraite. Cravate, chitane, butoni pentru manete, mruni din portofel... arunc totul acolo i se rtcete. Pierd o jumtate de or pe zi doar pentru a cuta lucrurile de care am nevoie." Chris M.

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE


PENTRU TINE? Exemple:

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: Mi se face frig noaptea, aa c in pturile de rezerv ntr-o lada la picioarele patului. Este minunat s te poi ntinde i apuca una n miezul nopii." Bonnie N. in un carneel i cteva creioane n noptier pentru a-mi nota ideile i chiar visele pe care le am cnd stau n pat." Isaac S.
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Sharon D. de obicei mpturea i cosea hainele n timp ce se uita la televizor i, de aceea, avea nevoie de spaiu pentru rufe i pentru trusa de cusut, dar i pentru ghidul TV. Cathy M. avea nevoie de spaiu lng pat pentru cri i reviste, lumnri, ochelarii de citit, loiunea pentru mini, ceasul detepttor, telefon i paharul cu ap. Cari M. i completa facturile n dormitor n timp ce asculta muzic i avea nevoie de spaiu pentru acte, plicuri i obiecte de scris, dar i pentru casete audio.
l
u

l
l

NOT: Vezi Capitolul 14 pentru sfaturi privind organizarea hainelor si a accesoriilor n dulapurile din dormitor.

.
l

Exemple: Niciodat nu m pot relaxa n dormitor deoarece acolo mi abandonez toate sarcinile casnice pn cnd m pot ocupa de ele. Cu siguran, asta m ajut s mi fac ordine n restul casei, pentru musafiri, dar mi este groaz s intru noaptea n dormitor." Amy B. Partea de lng pat este catastrofal. De abia reuesc s fac loc pe noptier pentru un pahar cu ap. Am pe podea teancuri de ziare, cri, osete, pantofi de sport, articole de papetrie i carnete de cecuri. Dezordinea m nnebunete. Cred c din aceast cauz nu pot dormi noaptea." Frank S.

4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Pentru a avea un refugiu linitit!" Pentru a dormi mai bine noaptea." Pentru a avea un sentiment de control." Pentru a citi mai mult."

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?


Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din dormitor: Depozitare nepotrivit. Dormitoarele au devenit camere multifuncionale. Nu mai sunt doar un loc n care s dormi i s te

mbraci, dar i locuri n care ne uitm la televizor, facem treab, ba chiar i exerciii fizice. Totui, de regul, nu sunt destul de mari nici pentru a ine cele mai obinuite l u c r u r i dintr-un dormitor. Soluia este s faci un inventar al obiectelor pe care le vei ine n aceast ncpere i s gseti moduri de depozitare adecvate. Scopuri i prioriti neclare. Adesea, oamenii cred c, din moment ce dormitorul nu este o camer public", nu are nevoie de aceeai atenie pentru detaliu i pentru frumos ca restul camerelor. Aa c este amnat i devine un loc lipsit de confort. Urmrete indicaiile din acest capitol pentru a-i transforma dormitorul ntr-un loc destinat relaxrii i bunei dispoziii.

Facturi Creioane, stilouri Timbre Acte ba n ca re Felicitri

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILIERULUI


Dac obinuieti s citeti, s scrii sau s te uii la televizor din pat, adapteaz-te obiceiurilor tale i mut lucrurile n aa fel nct s ai totul la ndemn. Dac primul lucru pe care vrei s l vezi cnd intri n dormitor este ifonierul, scaunul favorit sau patul, atunci mut-le corespunztor. Golete ifonierele i birourile dinainte, pentru a-i uura munca. Adun pe pat coninutul lor i tot ce mai este mprtiat pe podea, pentru a putea muta mobila.
IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

STRATEGIA
Acestea sunt cteva dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare pentru dormitor: Activitate Citit Obiecte Reviste Cri Ochelari de citit Perii Bijuterii Accesorii Casete video CD-uri Casete audio GhidTV Telecomenzi Pturi de rezerv Perne Mti pentru ochi Papetrie Mod de depozitare Noptier

ine lenjeria de pat n plus, hainele pentru anumite anotimpuri i chiar revistele sub pat.

EVIT CAPCANELE OBINUITE ntreinere Msu de toalet mprtierea mobilierului. Multe persoane i ntind ifonierele i birourile prin camer doar pentru a acoperi pereii. Dar nu este comod. Ce dac se vd pereii? ine ifonierele i birourile la un loc, astfel nct s nu ai prea mult de mers pentru a te mbrca i a pune lucrurile la loc. Dormitoare comune. Dac partenerul tu de camer nu este la fel de ordonat ca i tine (o situaie obinuit), definete clar zonele fiecruia dintre voi. Pstreaz-le pe ale tale aa cum i place i las-i partenerul s i le ntrein pe ale lui aa cum vrea. Una dintre clientele mele a reuit acest lucru aranjndu-i camera n aa fel nct partea ei ordonat de pat era nspre u, iar partea dezordonat a partenerului ei (cu ziare, reviste, pantofi de sport i haine aruncate pe podea) nu se vedea.

TV/muzic

Msu pentru televizor

Noptier Raft n dulap Noptier Noptier

Dormit

Lucrul cu actele

Cumpr mobilier pentru pus lng pat n care s poi depozita. De exemplu, eu am, pe o parte a patului, un raft mic pentru cri i reviste, iar pe cealalt, un dulpior pentru j u r n a l u l meu, materialele pentru scris, loiunea de mini etc. Pune o pnz frumoas pe masa de la capul patului pentru a avea loc de depozitare i dedesubt, dar fr a se vedea. . ine lenjeria de pat n plus la picioarele patului ntr-o lad sau un cufr. . Monteaz, deasupra sau lng pat, rafturi pentru cri, reviste i detepttor. Dac ai mai multe, folosete ifonierele n mod creativ. De exemplu, rezerv nite spaiu ntr-unul dintre ele pentru casete video, acte, trusa de cusut i alte obiecte. Folosete spaiul de depozitare ignorat adesea flancnd, de sus pn jos, uile i ferestrele cu rafturi, dulapuri i dulpioare. Pervazurile pot fi folosite i ele pentru depozitare; adaug o not elegant camerei.

Nu este nici o problem s i foloseti dormitorul pentru a face diferite treburi, dar mparte-i lucrurile n diferite categorii i atribuiei fiecreia cte un loc. Dac vrei s i i n dormitor casete video, CD-uri i cri, este bine s alegi anumite categorii pe care s le ai n dormitor. De exemplu, Rebecca C. citea cri de proast calitate nainte de culcare, aa c inea doar astfel de cri n dormitor. Literatura clasic i studiile erau inute n biblioteca din sufragerie. Casete video - dup categorie: comedii, de aciune, de dragoste, drame, SF, clasice Materiale de citit - dup fel:'reviste, cri, tieturi din ziare Accesorii - dup categoric: curele, cravate, bijuterii, poete, portofele i chei, earfe Diferite lucruri - dup categorie: loiune pentru mini, ochelarii de citit, paharul cu ap Munc - dup categorie: acte, rufe, marf pentru returnat, cusut, meteuguri

Moduri de sortare

DURATA ESTIMAT
Iat timpul mediu necesar pentru a organiza un dormitor:
CT VA DURA?

2. PURIFIC
ine prea multe n dormitor i valoarea prezenei lor se pierde. Nu poi gsi lucrurile, nu poi ajunge la ele i, mai mult, nu le poi folosi. Limiteaz-te la ce ai nevoie i scap de restul. Poate c unele lucruri pe care le ii n dormitor, cum ar fi hainele pentru diferite anotimpuri sau valizele, ar putea fi depozitate ntr-o debara sau n alt camer, elibernd, astfel, spaiul din dormitor pentru nevoile tale. ine-i actele n dormitor doar dac acesta este locul n care te ocupi de ele. De exemplu, una dintre clientele mele avea o mas de lucru care i ocupa spaiul din dormitor, dei lucra n buctrie. Adaptndu-ne obiceiurilor ei, am creat n buctrie un spaiu mare de depozitare pentru toate hrtiile ei i am luat toate documentele de pe masa din dormitor pe care am transformat-o ntr-o msu de toalet pentru bijuteriile, fardurile i produsele ei pentru ntreinerea prului.

1. 2. 3. 4.

Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

4 ore 1 or 1 or 3 ore

10 minute zilnic

ATACUL 1. SORTEAZ
Dac, asemenea lui Shanon D., i foloseti dormitorul ca pe un depozit pentru a pstra restul casei curat i pregtit de oaspei, i furi singur cciula. Amintete-i c, dei dormitorul este camera cel mai puin public din cas, calitatea i n t i m i t i i conteaz.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Curele, geni, cravate, earfe pe care nu le-ai mai purtat de cel puin doi ani.

Lenjerie de pat care este att de veche sau de uzat, nct nu mai poate fi reparat sau pe care nu o mai foloseti. Cri i reviste pe care nu le citeti niciodat.

3. ATRIBUIE UN LOC
Nu folosi un sertar mare pentru bijuterii sau curele; pierzi prea mult spaiu; n schimb, folosete-1 pentru bluze mpturite sau chiar pentru poete. ine accesoriile mai mici ntr-un sertar mai puin adnc n care nu trebuie s scotoceti ca s Ic gseti. ncearc s foloseti raftul de sus al ifonierului pentru lenjeria intim, un altul, pentru osete i ciorapi, altul, pentru osetele de sport, altul, pentru echipamentul sportiv i pe cel de jos, pentru pijamale. Dac ai dou ifoniere, ncearc s foloseti u n u l pentru articolele vestimentare pe care le pori tot timpul anului (osete, lenjerie intim, echipament sportiv etc.) i pe cellalt, pentru mbrcmintea de sezon (bluze, pantaloni, tricouri, pantaloni scuri). O alt opiune: folosete un ifonier pentru echipamentul sportiv i pe cellalt, pentru hainele de zi cu zi. Pstreaz rafturile foarte nalte ale dulapurilor din dormitor pentru hainele pe care nu le pori dect n anumite anotimpuri, amintiri sau lucruri valoroase de care nu ai nevoie zilnic. Una dintre clientele mele folosea partea din spate a dulapului adnc din dormitor pentru a ine argintria i cutiile vechi de plrii, care nainte ocupaser spaiul din dormitor. (Pentru mai multe despre dulapuri, vezi Capitolul 14.) Pentru ca bijuteriile s nu se ncurce, pune-le ntr-o cutie compartimentat, nu grmad. Nu ine casetele audio i video sau CDurile prea aproape de sursele de cldur. Televizoarele, videocasetofoanele i instalaiile audio care stau ntr-un dulap trebuie s aib o bun ventilaie. Iar dac ai copii mici care intr n dormitor, asigur-te c articolele de cosmetic i de toalet sau parfumurile nu se afl la ndemna lor.

Suporturile pentru bijuterii - in n ordine cerceii, brrile i colierele pe msua de toalet; este ca i cum ai avea propria vitrin pentru bijuterii. Dulpior din nuiele, cu trei sertare - foarte bun pentru a fi folosit ca noptier sau pentru a ine casete video, articole pentru ntreinere etc. Cutii pentru pus sub pat - perfecte pentru a depozita lucrurile sub pat; poi s le scoi repede i uor. Cutii din piele, metal sau materiale textile - foarte bune pentru a ine monede i alte mruniuri pe msua de toalet.

Suport rotativ, ptrat, expune i pstreaz n ordine cerceii, ocupnd puin loc (mulumiri Ginny's Ea r Nes t)

4. DEPOZITAREA
Metodele mele preferate pentru depozitare n dormitor Cutii de bijuterii - compartimentele lor mbrcate n catifea protejeaz bijuteriile i le pstreaz n ordine n sertare mici.

Paravane textile sau din hrtie - ideale pentru a a ascunde privirii echipamentul sportiv, diferite obiecte sau biroul la care munceti uneori. Cutii mari din plastic - excelente pentru hainele mpturite, folosite pentru anumite anotimpuri, pe care s le depozitezi n alt parte n dormitor, cum ar fi un dulap adnc sau un raft; le scoi din ifonier, dar le poi schimba, n funcie de sezon, ntr-o clipit. Hus pentru haine - ideal pentru a ascunde hainele lsate pe podea din cauza spaiului limitat din dulap.

Etichetarea Evident, nu vrei s exagerezi cu etichetele, mai ales cu cele externe, pentru c vei strica aspectul camerei. Dar etichetarea anumitor lucruri v va ajuta pe tine i pe cel cu care mpri dormitorul s respectai sistemul pn cnd acest lucru devine un obicei. Eticheteaz interiorul sertarelor i suprafeele rafturilor. Poi eticheta pe exterior lucruri precum cutiile de bijuterii, unde este de mare ajutor s compui descrieri pe marginea din afara cutiei.

14

DULAPURILE

5. ECHILIBREAZ
Fii mndru! i-ai eficientizat dormitorul, astfel nct tot ce i place i foloseti este depozitat atractiv i convenabil. Pentru a pstra camera aa, f urmtoarele lucruri: Zilnic. Un dormitor bine organizat nu ar trebui s necesite mai mult de cinci minute pentru a fi aranjat, orict de dezordonat ar ajunge pe parcursul zilei sau al serii. Cum patul este, de cele mai mute ori, piesa central a camerei, f-i un obicei din a-1 strnge n fiecare diminea pentru ca primul lucru pe care l vei vedea cnd vei intra n dormitor dup o zi obinuit s nu fie o treab neterminat, ci un simbol al noilor tale abiliti organizatorice. Pe parcurs. ine o cutie n alt camer (poate o debara din apropiere) pentru obiecte cum ar fi haine, bijuterii, cri i reviste pe care, pe parcurs, hotrti c nu le mai doreti i vrei s le dai. Cnd se umple cutia, du-o unde voiai i ncepe s umpli una nou. Ajustri periodice. Fr ndoial c, n decursul timpului, vei acumula n dormitor mai multe accesorii, articole de ntreinere, cri, casete i aa mai departe. la-le la mn o dat pe an i decide ce arunci. De fapt, s-ar putea s vrei s o faci de dou ori pe an, cnd se schimb anotimpurile, pentru a coincide cu rotaia hainelor de sezon.

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: mi in toate hainele de sear ntr-un dulap, la etaj, deoarece le port rar i nu m deranjeaz c nu le am la ndemn." Becky M. mi ag pijamalele i tricourile pe interiorul uii de la dulap. Le port foarte des i e mai uor s le iau de acolo dect s deschid un sertar." Gwen T. mi in echipamentul sportiv ntr-o cutie din dulapul cu haine de la intrare, mi place s l am lng u." Bill M.
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: ntotdeauna mi rtcesc lucrurile prin dulapuri. Nu gsesc ce mi trebuie urgent i pierd o grmad de timp cutnd, ncep fiecare zi n grab, sunt n ntrziere i cu nervii ntini." Dolores R.

mi este fric s deschid uile i f o n i e r u l u i . Tot t i m p u l se prbuesc lucruri peste mine. E periculos!" Fred S. Dulapurile mele sunt aa de rvite, nct nici nu mai tiu ce am n ele. M cost bani, deoarece m duc i cumpr lucruri noi pentru a evita chinul de a cuta ceea ce mi trebuie." Perry M. Nu am destul loc pentru toate pardesiele. Pe unele le in la etaj, pe altele la parter i niciodat nu tiu unde s caut ce mi trebuie." Agnes D.

Atribuie fiecrui dulap cte o categorie, gndindu-te la funcia ei i nu la cum se potrivesc. Poi combina categoriile mi -un dulap (de exemplu, mbrcminte, amintiri, valize), dar funcii ca Diverse" sau Depozit general" sunt inutile; i va fi foarte greu s mai tii ce s pui n ele sau ce vei gsi n acel dulap i totul va duce la haos i la confuzie, n cteva sptmni. Acest plan general de depozitare este flexibil. Se poate, i chiar o va face, s necesite cteva schimbri minore cnd vei ncepe s faci ordine n fiecare dulap. De exemplu, s-ar putea s descoperi c ai mai multe obiecte ntr-o categorie i mai puine n alta dect ai anticipat sau s-ar putea s dezgropi o nou categorie pe care nici nu o luasei n calcul. Aa c este n regul s adaptezi planul din mers. Obiectivul principal al acestuia este s i ofere un punct de plecare pentru munca ta.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: nainte de a organiza cte un singur dulap, i sugerez s faci un Plan General pentru Depozitare i s iei n calcul toate lucrurile pentru care ai nevoie de spaiu n dulapurile din cas. Cum s creezi un Plan General pentru Depozitare Cum n cas exist, de obicei, patru tipuri de dulapuri - ifonier, cel pentru aternuturi, debara i cel de la cuier - este o greeal s organizezi cte unul fr s te gndeti i la celelalte. Este foarte important s lucrezi cu toate laolalt, pentru ca lucrurile tale s aib locuri alese logic. Este ca i cum ai rezolva un puzzle; toate piesele trebuie s se potriveasc. Folosete urmtorul plan de lucru pentru a avea o imagine de ansamblu a nevoilor tale de depozitare i a spaiului liber din dulapuri. Te va ajuta s te pregteti pentru a te folosi optim de fiecare dulap atunci cnd vei ncepe s te ocupi de ele pe rnd. Noteaz pe planul de lucru toate categoriile de obiecte (mbrcminte, aternuturi, amintiri, valize etc.) pentru care ai nevoie de spaiu. Mergi din camer n camer i f un inventar al dulapurilor pe care le ai la dispoziie pentru depozitare i al numrului rafturilor, agtorilor i spaiilor din ele.

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?

Exemple:

Pentru a ctiga controlul asupra garderobei mele." Pentru a avea ncredere c voi gsi ceea ce caut/' Pentru a cheltui mai puin pe dubluri." Pentru a-mi folosi mai bine spaiul de depozitare. Pentru a face loc s strng toat dezordinea din cas." Pentru a avea un acces mai bun la lucrurile mele." Pentru a avea loc s pun hainele musafirilor."

MRIREA SPAIULUI DE DEPOZITARE 1. Lista lucrurilor pentru care ai nevoie de loc:


mbrcminte - pe umera mbrcminte - mpturite Haine/Pelerine Pantofi i geni Bijuterii Artieolc de toalet Aternuturi, pturi Vali/.c Cri Colecii Amintiri Albume foto Casete video/ audio, CD-uri Echipament sportiv Jocuri i jucrii Hobby/Lucru manual Vesel, pahare Oale i tigi Vase pentru servit Artieolc de bcnie Articole pentru curenie Articole pentru animale de cas Centru pentru lucruri care merg afar Spltorie

Decoratului de srbtori Dosare Coresponden (primit)

Centru pentru cadouri Centru pentru reparai Centru pentru u t i l i t i / aparatur

Rufe Pot, pachete Reciclare

2. Inventar pe camere:
Camer Mod de depo/.ilare Funcie (List de cumprturi) Compartimentri necesare

mult ndemnare pentru a utiliza optim fiecare centimetru ptrat. Acest capitol i va oferi multe idei despre cum s faci acest lucru. Un sistem complex, neclar. O alt greeal pe care o fac oamenii este s nu atribuie o funcie clar fiecrui dulap, rezultnd multe dulapuri universale". Urmarea este, de obicei, un sentiment neplcut: tiu c 1-am pus undeva s nu-1 pierd, dar unde?" Depozitare nepotrivit. Proiectarea nepractic a spaiilor este o alt problem care creeaz dezordine n dulapuri; ine minte aceast realitate extern atunci cnd evaluezi ce nu funcioneaz. Cu respectul cuvenit pentru toi arhitecii i constructorii din lume, dar, atunci cnd proiecteaz dulapurile, rareori se gndesc i la cum triesc oamenii cu adevrat. Configuraia cu o singur bar pentru umerae a majoritii dulapurilor de haine este lipsit de sim practic i irosete mult spaiu de depozitare. Unele dulapuri sunt create s fie de dou ori mai adnci, cu o a doua bar de umerae aezat n spatele primeia, dar, pentru cele mai multe persoane, hainele din spate sunt prea greu de accesat i sunt uitate, n plus, multe dulapuri mari au ui att de nguste, nct nu poi vedea i nici ajunge la jumtate din spaiul de stocare din interior. Iar rafturile din dulapuri sunt, adesea, prea departe unul de altul, prea adnci sau prea nalte pentru a fi practice, i voi oferi imediat cteva sugestii despre cum s compensezi proiectarea defectuoas a dulapului i cum s utilizezi optim fiecare centimetru ptrat din interior.

3. Planul etajului
Foaie de lucru pentru Planul General de Depozitare Acces mai facil la lucrurile mele. Spaiu pentru hainele invitailor.

STRATEGIA
PLANIFICAREA ZONELOR
De fapt, n dulap, nu ai activiti", dar ai categorii clare de lucruri, descrise n Planul General de Depozitare. Stabilete ce va intra n fiecare dulap, pe baza funciei acestuia, n estimarea tuturor modurilor de depozitare, numr toate rafturile i locurile pentru agat disponibile n fiecare dulap. Ia n calcul orice pies de mobilier din apropiere n care ai putea ine excesul de lucruri. De exemplu: Activitate Dulapul de haine Obiecte Mod de depozitare 2 bare 2 metri o bar 1,5 metri

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?


Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din dulapuri: Spaiul limitat. Oamenii nu tiu cum s-i folosesc la maximum spaiul de depozitare din dulap. Lucrurile sunt aruncate la ntmplare, irosind mult loc, multe colioare i unghere, i trebuie

Haine scurte pe umera Haine lungi pe umera

Pantaloni mpturii Bluze Halate i pijamale Pantofi Cravate i curele Dulap pentru aternuturi Cearafuri Prosoape Aternuturi Articole de toalet Haine lungi Jachete Hainele musafirilor Mnui, plrii, earfe Ghete Echipament sportiv Geni

Dulap cu ase rafturi Ua interioar Podeaua dulapului Ua interioar ifonier

de pe umerae i coboar bara de care este atrnat pn la doi centimetri de podea. Pune pe jos o carpet cu peri scuri sau un covora pentru a proteja hainele de praf i monteaz un raft sau dou, pentru pantofi i accesorii, deasupra barei pentru haine. Dac uile dulapului sunt att de nguste nct ascund privirii un numr semnificativ de articole de mbrcminte, le poi lrgi, bineneles, dar o soluie mai simpl este s mui bara pentru umerae din fa n spate, n acest fel poi mri spaiul de depozitare de pn la patru ori. 2. Scoate barele pentru umerae

Dulap de la cuier

Bara din dreapta Bara din stnga Rafturi

Debara

Unelte Cuier pe u Prelungitoare pentru prize Baterii Materiale pentru curenie Hrtie de rezerv Band adeziv, lipici, sfoar Hrtie de mpachetat

Dac ai nevoie de mai mult spaiu pentru hainele mpturite, nlocuiete barele pentru umerae cu rafturi sau pune n spaiul de sub bar un dulpior cu sertare. Dac ai mai multe bare de umerae puse una n spatele celeilalte, folosete-o pe cea din spate pentru hainele pentru anumite anotimpuri, i pe cea din fa, pentru cele de sezon. Sau scoate bara din fa; monteaz, n locul ei, rafturi pentru bluze, pantofi, geni, haine mpturite i accesorii i pstreaz bara din spate pentru umerae. Dac ai cteva dulapuri att de nguste, nct hainele lungi de pe umerae stau piezi, fiindu-i greu s le vezi i s le aranjezi, atunci folosete-le pentru tricouri. Sau scoate bara i monteaz rafturi pentru a ine mbrcmintea mpturit. 3. Ridic sau coboar rafturile Dac spaiul dintre rafturi este mai mare dect necesar, poi aduga un numr de rafturi n plus, micornd distana dintre ele. Dac nu se poate, exist cutii i couri pentru a dubla spaiul disponibil (vezi Pasul 5). 4. Folosete uile i pereii pentru depozitare Poi crea spaiu de depozitare de a crui existen nici nu tiai montnd agtori, rafturi i bare pe uile i pereii dulapurilor. Folosete-le pentru a ine halatul de baie, pijamalele etc., pentru a aga hainele pentru spltorie ori costumul pentru a doua zi sau pentru hainele copiilor, n camerele lor sau n dulapul de la cuier.

IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

1. Repoziioneaz barele pentru umerae Dac ai multe haine scurte (jachete, pantaloni, costume) care trebuie s stea pe umerae, i poi dubla spaiul de depozitare, punnd pe fiecare umera cte dou articole vestimentare. Dac podeaua dulapului n care i ii pantofii i accesoriile este ntunecat i inaccesibil, msoar cel mai lung obiect vestimentar

5. Rearanjeaz mbrcmintea Dac hainele pentru anumite anotimpuri oeup prea mult spaiu necesar pentru cele de sezon, mut-le n alt parte, cum ar fi podul, subsolul sau garajul (vezi Capitolul 11). Hainele folosite doar ocazional pol fi i ele mutate n alt parte. Una dintre clientele mele folosea un cufr din pod pentru mbrcmintea de sear, purtat rar. Dac grupezi articolele lungi de pe umerae ntr-un capt al barei i pe cele scurte, n cellalt, vei obine un spaiu semnificativ pe podea, sub hainele scurte. Pune acolo un dulpior sau un raft pentru pantofi, ca s mreti spaiul de depozitare. Umeraele nefolosite ocup mult loc. Pune-le ntr-un co, pe podeaua dulapului, ca s le ai la ndemn.

uite la acel dulap, acum curat, ordonat i funcional, tiind c dac ea reuise s l fac aa, atunci putea s transforme i restul casei. i a nceput s fac acest lucru.

1. SORTEAZ
Pe msur ce scoi lucrurile din dulap, sorteaz-le pe pat sau pe podea n categorii logice pentru tine, pe baza asocierilor tale.

EVIT CAPCANELE OBINUITE


Dei dulapurile sunt mici, n comparaie cu alte spaii dezorganizate, pot ncepe s semene cu Marele Canion, atunci cnd vine vorba s faci ordine fn e/e. Este uor s cazi n numeroasele capcane care ngreuneaz sau opresc acest proces, lat-le pe cele mai importante dintre e/e i cum s /e evii. Faci treaba incomplet. Curenia ntr-un dulap este o munc grea, fizic i psihic, deoarece implic atta crat, ntins i decizii greu de luat. Multe persoane renun dup ce au fcut trei sferturi din treab pentru c sunt prea obosite s mai continue. Dac i impui un ritm, munca va avansa mai repede, te vei simi mai puin atras s ignori locurile greu accesibile i vei face o treab mai temeinic.

DURATA ESTIMAT
r

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza un dulap:


CT VA DURA? 1. 2. 3. 4. Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 3 ore 1 or 30 minute 3 ore 5 minute zilnic

5. Echilibreaz

, i

ATACUL
Partea frumoas a dulapurilor este c le poi rezolva repede. Sentimentul de satisfacie pe care l obii cu un efort att de mic i poate oferi impulsul s te apuci i de alte zone ale casei. De exemplu, una dintre clientele mele avea o vil cu cinci dormitoare, care dovedea att de mult nevoie de organizare, nct ne-a luat aproape un an s terminm treaba. Dar prima zon de care ne-am ocupat a fost dulapul de la cuier, pentru c voiam ca ea s vad rezultatele imediat, n mai puin de o zi am transformat haosul din acel dulap ntr-o ordine perfect, atribuind cte un loc fiecrei jachete, haine, mnui, plrii i umbrele. Clienta mea s-a simit uurat, a prins aripi. Orict de descurajator ar fi fost restul proiectului, tot ce avea de fcut era s se

Pstrezi mai mult dect i permite spaiul. Chair dac spaiul poate fi mrit, multe persoane nu sunt realiste n privina a ct pot ndesa n dulap i continu s pstreze lucruri, creznd c au destul loc pentru e/e. Aceasta este o reet sigur pentru o existen dezordonat i aglomerat. Dac faci cumprturi n cantiti mari, mparte costurile i excesul cu un prieten. Pstrezi lucruri nefolosite pentru c ai dat muli bani pe ele. Ce s faci cu acel costum scump pe care nu l-ai purtat niciodat sau cu maina de cusut pe care nu ai folosit-o niciodat? Acestea sunt ntrebri grele. Dac renuni la e/e, te simi ca i cum ai arunca banii pe fereastr. Dar ine minte ct fe cost fn spaiu irosit, n frustrare cauzat de faptul c nu gseti ce i trebuie pentru c dulapul este plin de lucruri care nu i trebuie i n sentimente de vinovie pe care le ai de fiecare dat cnd vezi acele cumprturi greite". F-i o favoare: scoate-i-le din dulap i din minte.

Moduri de sortare
Haine - dup fel (pantaloni, tricouri, jachete, costume) dup culoare, anotimp, utilizare (munc, elegante, obinuite, sportive) Accesorii - dup categoric (curele, earfe, pantofi) dup anotimp (var, iarn) Obiecte -dup categorie (becuri, unelte, adezivi, casnice obiecte din hrtie, articole de toalet) Aternuturi -dup mrime set culoare sau model.

Substane pentru curenie nefolosite de un an. Unelte, cuie, crlige, uruburi ruginite. Baterii vechi. Vopsea uscat, veche.

2. PURIFIC
Inevitabil, vei descoperi multe surprize n dulap - printre ele, obiecte care sunt, n mod clar, lipsite de orice valoare i utilitate. Nu ezita s scapi de ele. Pune imediat urmtoarele lucruri n coul de gunoi sau n cutia pentru obiecte de dat.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Haine care nu te mai ncap. (Dulapurile multor oameni sunt pline cu haine de diferite mrimi din cauza schimbrilor frecvente de greutate. Dac vrei s pstrezi cteva msuri diferite, ca s fie", pstreaz n dulap doar mrimea pe care o pori acum. Pe restul pune-le n cutii i depoziteaz-le sub pat, n pod, n subsol sau n garaj.) Haine, prosoape i aternuturi ptate - sau lucruri prea rupte ca s mai fie reparate. Pantofi care te jeneaz. Ciorapi i osete tocite sau gurite. Orice lucru cu elasticul ntins. Orice este stricat i nn a fost reparat de mai mult de doi ani. Hrtie pentru mpachetat, panglici i cutii pentru cadouri mototolite. Electrocasnice vechi, care nu mai funcioneaz. Exemplarele n plus de la orice nu este consumabil.

Pe msur ce grupe/i obiectele asemntoare, s-ar putea s fii surprins de ct de multe exemplare ai din unele dintre ele. Una dintre clientele mele a fost uimit cnd am descoperit aisprezece bluze negre aproape identice, mprtiate prin dulapuri. Cum de strnsese att de multe? De fiecare dat cnd intra ntr-un magazin i nu tia ce s cumpere, se gndea Mi-ar prinde bine o bluz neagr, simpl" i i cumpra una. Pur i simplu, nu tia c avea att de multe. Ca i ea, ai putea redescoperi lucruri pe care nu le-ai mai vzut de ani ntregi, chiar dac nu le-ai simit lipsa i s-ar putea s i fie greu s te despari de ele pentru c sunt ntr-o stare foarte bun. Gndete-te la dulapuri ca la nite locuri din care iei" lucruri, nu n care depozitezi". Aceast mic schimbare mintal poate fi esenial pentru deciziile tale privind ce s pstrezi (lucrurile pe care le foloseti) i ce s arunci (cele pe care nu le foloseti). Iat cteva moduri de a te simi bine atunci cnd renuni la acele lucruri n perfect stare, nefolosite i pe care nu le mai vrei. Adopt un prieten. D-le cuiva la care ii i care le va folosi i se va bucura de ele. De exemplu, prietena mea Judy, creia i place s cumpere haine noi, i face loc regulat n dulap pentru noile achiziii dndu-ne mie i altor cteva prietene geni pline cu haine i nclminte frumoase, de firm, pe care nu le mai dorete. i eu fac ordine frecvent n dulap dnd lucrurile pe care nu le folosesc prietenei mele, Eneida, i celor dou fiice ale ei. Este o bucurie pentru toat lumea; mie mi pare bine c lucrurile pe care am dat bani vor mai fi purtate, ele primesc multe haine frumoase, iar dulapurile rmn ordonate. F un schimb anual de haine. Prietena mea, Valerie, a stabilit tradiia foarte plcut de a invita, anual, cte un grup de prietene la ea acas pentru o gustare i pentru un s c h i m b distractiv de mbrcminte nepurtat. Fiecare invitat aduce hainele pe care nu le mai poart, nu le mai vrea sau care nu i se mai potrivesc i, dup nite pateuri i o cafea, totul este rsturnat pe podea pentru ca fiecare

s-i poat alege cte ceva. Invitatele probeaz hainele i fiecare pstreaz ce-i place. Nimeni nu se ceart, totul se desfoar n linite. La sfritul n t l n i r i i , tot ce nu a fost ales de cineva este donat, ncearc i tu cu hainele tale i/sau ale familiei.

3. ATRIBUIE UN LOC
Amintete-i c, pentru a putea folosi un obiect, trebuie ndeplinite dou condiii: trebuie s l poi vedea i s poi ajunge la el. n afara cazului n care intenionezi s le depozitezi pe termen ndelungat (cum ar fi dosarele vechi de taxe), lucrurile inute n strfundurile dulapului sunt ca i pierdute pe vecie. ntr-o debara, ncearc s pui toi adezivii" (band adeziv, lipici, sfoar etc.) la un loc. n dulapul de haine, s-ar putea s vrei s ii hainele pentru munc ntr-o zon, iar pe cele de zi cu zi, n alta. n dulapul pentru aternuturi, ai putea stabili cte un loc clar pe fiecare raft pentru feele de pern, cearafurile de pat i cele plic. Sau grupeaz lenjeria de pat pe seturi, n funcie de dormitorul n care este folosit.

Lamp cu bec pentru dulap - se monteaz uor pe peretele interior, ajutndu-te s vezi mai bine. Compartimentri pentru rafturi - indispensabile pentru a separa teancurile de bluze, pantaloni, sau geni ca s nu se amestece ntre ele.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Msoar corect Cnd adaugi sau scoi bare pentru umerae i rafturi pentru a mri spaiul din dulapul de haine, este important s tii ct loc vor ocupa articolele de mbrcminte. Msoar nlimea fiecrui teanc de haine mpturite (pantaloni, bluze etc.) pentru a ti de ct loc ai nevoie ntre rafturi. (Limiteaz nlimea fiecrui teanc la maximum 30 de centimetri.) Msoar i lungimea tuturor pantofilor, deoarece unele suporturi pentru nclminte sunt fcute pentru pantofi de dimensiuni mari, iar cei mici ar putea cdea din ele. Numr hainele lungi i scurte de pe umerae i rezerv cte unu sau doi centimetri pe bar pentru fiecare umera. Astfel vei afla de ct spaiu ai nevoie pentru umerae. Cutii din pnz - foarte bune pentru a ordona frumos pe rafturi accesoriile, costumele de baie i plriile. Couri pentru rafturi - perfecte pentru a ine lenjerie intim, osete i ciorapi. Suporturi pentru pantofi i geni - bune pentru a ine pantofii n ordine pe podea, perete sau pe u. Suport pentru earfe - funcioneaz ca un cuier pom, expunnd earfele ntr-un mod atractiv, inndu-le la ndemn i fr s le ifoneze. Couri pentru podea - foarte bune pentru rufele care merg la spltorie i pentru echipamentul sportiv. Suport rotativ - mrete spaiul pentru umerae n dulapurile foarte adnci sau n camerele pentru haine. Umerae rigide, din lemn sau din plastic - umeraele din srm se ndoaie uor. Umeraele rigide sunt mai frumoase i te ajut s pstrezi forma hainelor.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Spaiul din dulap folosit de mai multe persoane Dulapurile de haine. Atribuie fiecrei persoane cte o parte a dulapului pentru a-i ine hainele i accesoriile. Extinde acest model i la sertare. Dulapurile de la cuier. Adapteaz-te obiceiurilor familiei n loc s te lupi cu ele. F inventarul tuturor obiectelor lsate peste tot i a locurilor unde sunt aruncate - coresponden, chei, haine, geni de umr, echipament sportiv - i asigur-te c fiecare are un loc bine stabilit i accesibil.

4.

DEPOZITAREA

Metodele mele preferate pentru depozitare n dulapuri DULAPUL DE HAINE Dulpior mic din lemn, carton sau plastic - pentru pus n dulapuri, n spaiul de sub hainele scurte de pe umerae.

DULAPUL DE LA CUIER Cutii modulare din plastic - perfecte pentru a depozita rezerva de mnui i plrii a fiecrui membru al familiei. Rafturi nguste - foarte bune pentru a ine pe ui rnduri de plrii, earfe i mnui, pstrndu-le la ndemn. List laminat - exact l u c r u l de care au nevoie membrii familiei pentru a-i aminti ce mai trebuie s ia cu ei nainte de a iei din cas (de exemplu, chei, portofel, geant, serviet). Dulpior de hol - bun pentru a ine obiectele care trebuie duse la pot, la reparat sau care trebuie returnate. Cutii mari - bune pentru echipamentul sportiv. Suport pentru pantofii/ghetele murdare - perfect pentru a ine nclmintea murdar departe de dulapurile curate.

DULAPUL PENTRU ATERNUTURI I DEBARAUA Suporturi rotative - ideale pentru rafturi; aduce obiectele spre tine cu o micare a minii. Cutii din plastic - ideale pentru a ine separate i pentru a gsi uor grupurile de obiecte (trusa de cusut, articole pentru ngrijirea prului, pentru baie, medicamente). Rafturi adiionale din srm - pune unul pe un raft pentru a dubla capacitatea de depozitare pentru aternuturi, prosoape i articole de toalet. Gentue - foarte bune pentru a organiza pe u articolele de toalet i produsele din hrtie, pstrnd spaiul de pe rafturi pentru aternuturi i prosoape. Compartimentri din srm sau acrii pentru rafturi - indispensabile pentru a mpiedica teancurile de prosoape i cearafuri s cad unele peste altele. Sertare din plastic sau srm - foarte bune pentru a ine ordonate i separate articolele pentru curenie i pe cele din hrtie. Cutii pentru hrtia de mpachetat - ideale pentru a ine la un loc, protejate i ordonate toate rolele scumpe de hrtie pentru cadouri i articolele asemntoare. Cutii de lapte - exact lucrul de care aveai nevoie pentru a grupa pe podea sau pe rafturi, uneltele, articolele electrice sau pentru vopsit etc. Cutii din plastic - foarte bune pentru a ine separate rezervele de baterii, lumnri, becuri, articole pentru curenie. Cutie extensibil pentru scule - rezistent i foarte practic; lipete pe capacul ei o list cu uneltele de baz, de care ai tot timpul nevoie.

Etichetarea
Etichetarea cutiilor, marginilor i suprafeelor rafturilor din debara, din dulapul pentru aternuturi i chiar din cel de la cuier este important pentru ca toi cei care folosesc aceste spaii s i neleag sistemul i s l urmeze, n propriul tu dulap, s-ar putea s nu vrei s fii att de direct, pentru a nu-i strica aspectul. Iat cum s faci: n locul etichetelor, folosete umerae din plastic colorat pentru a diferenia hainele pentru munc de cele de zi cu zi, hainele elegante de cele obinuite sau ce alte categorii mai doreti. Codul culorilor uureaz mbrcatul de diminea; de asemenea, i arat dac

Cutiile cu capac organizeaz obiectele pe rafturile dulapului (mulumiri Rubbermaid).

Umerae din lemn ideale pentru hainele grele i pentru cele ale musafirilor deoarece suport o greutate mare i nu se ndoaie.

garderoba ta este dezechilibrat (de exemplu, prea multe lucruri de un fel, prea puine de alt fel) ca s tii ce s cumperi. Leag o panglic de umeraele cu costume bleumarin ca s le deosebeti de cele negre. Lipete pe partea din fa a cutiilor cu pantofi cte o fotografie cu coninutul lor ca s nu le mai deschizi pentru a vedea ce este nuntru.

15

CAMERELE COPIILOR

Uau! Privete dulapurile. Nu-i mai cad lucrurile n cap. Nu mai eti frustrat c nu gseti ce i trebuie. i nu te mai simi vinovat c ai dat banii pe lucruri pe care nu le foloseti. Deja simi c deii controlul asupra vieii tale, nu? Pentru a pstra acest sentiment i dulapurile aranjate, f urmtoarele: Zilnic. Pune lucrurile la loc pe msur ce le foloseti; aga-le pe umera n fiecare sear. Pe parcurs. ine o cutie pentru lucrurile de dat pe podeaua dulapului de la cuier sau a celui de haine. Cnd ai obiecte pe care nu le mai doreti sau care nu i mai trebuie, pune-lc n cutie; odat la ase luni d lucrurile nedorite prietenilor care i le-ar dori sau doneaz-le. Ajustri periodice. Orice sistem are nevoie de ajustri ocazionale deoarece noi lucruri se adun lun de lun. Rezerv-i o jumtate de zi pentru a face, din cnd n cnd, cte o revizie n dulapuri. O dat pe an, ia la mn debaraua, dulapul de aternuturi, pe cel de la cuier i pe cel pentru haine i arunc tot ce este vechi i nefolositor pentru a face loc lucrurilor noi i valoroase. Pentru dulapurile de haine recomand dou astfel de revizii pe an. Leag-le de schimbarea anotimpurilor, oportunitatea perfect pentru a nlocui ntre ele hainele pentru anumite anotimpuri.

5. ECHILIBREAZ

ANALIZA SFATUL PROFESIONISTULUI


Lucrai mpreun Cheia organizrii cu succes a unei camere de copii este s implici copilul n proiect ct mai mult. Orict de mare ar fi tentaia de a te furia nuntru cu un co de gunoi pentru a cura toat mizeria", succesul pe termen lung vine doar prin a-i permite copilului s participe la alctuirea, transformarea i pstrarea propriului spaiu. Copiiilor le place s rezolve probleme - i la asta se reduce organizarea. i, dac rmi calm i nelegtor, n loc s fii critic, copilul se va bucura de atenia ta special i de timpul petrecut mpreun. A lucra mpreun i ofer, de asemenea, oportunitatea de a pstra legtura cu personalitatea n formare a copilului tu. Observndu-i i ajutndu-i copiii n luarea deciziilor privind ce s pstreze i ce s arunce, vei nelege cum gndesc i care sunt valorile lor. l/ afla care sunt noile puncte de interes i ce s-a demodat. i, mpreun, vei crea o camer care s reflecte cine sunt ei cu adevrat i ce este important pentru ei. 1. CE FUNCIONEAZ? Exemple: inem toate cuburile ntr-un co de nuiele. Lui Billy i este uor s le scoat, s se joace cu ele i s le pun la loc." Diane W., mama unui copil de patru ani

Folosim o scrie de cuiere de perete, n care agm colcia imens de jucrii de plu a lui Jennifer. Le folosete rar i, astfel, nu le ine pe pat sau pe jos." Loni S., mama unui copil de ase ani
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Erin, n vrst de doisprezece ani, avea nevoie de spaiu pentru crile de coal i computer, pentai trasa de cusut, jocuri video, articole de papetrie, timbre i agend i cri i reviste de citit n pat.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Ca s nu m mai cert cu mama." Ca s mi pot chema prietenii la mine mai uor." S nu mai am jucrii stricate sau pierdute." S primesc mai muli bani de buzunar." (Este normal s le oferi copiilor recompense.) S fac ordine mai repede." S am note mai mari la coal."

ntreab-i copilul cu ce probleme se confrunt, pentru a face o list bazat pe frustrrile lui i nu pe ale tale. Pune, cu grij, ntrebri care privesc nevoile i preocuprile copilului, astfel nct el s aib propriile motive pentru a se ocupa de acest proiect. Hai s comparm dou liste diferite, cu lucrurile care nu merg. Frustrrile printelui E o cocin!" M-am sturat s strng dup tine." Pn la urm, cineva o s i rup gtul aici." Cheltuim prea muli bani pe haine i jucrii pe care le pierzi." E jenant s vad lumea aa ceva."

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?


Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din camera unui copil: Organizarea este plictisitoare. Mai ii minte modelul slii de clas de la grdini? Dac nu este distractiv s strngi, copiii nu o vor face, chiar mai mult dect adulii. Totui, copiiilor le place s pun lucrurile n tot felul de spaii frumoase. (Privete-i o dat cum se joac.) Dac modurile de depozitare sunt atractive i potrivite pentru ce trebuie s stea n ele, adesea copiilor le va plcea s fac ordine. Lucrurile nu au locurile lor bine stabilite. Copiii acumuleaz lucruri noi mai repede dect pot ine pasul cu ele. Este greu s gseti spaii n care s pui toate aceste obiecte i, foarte des, ei nici nu le atribuie cte un loc. Firete, dac nu ai unde s pui lucrurile, nici nu te poi atepta ca un copil s le strng. Depozitare nepotrivit. Adesea, depozitarea n camera unui copil este dificil i ineficace, punnd bee n roate chiar i celor mai bune intenii organizatorice. Rafturile sunt prea sus, sertarele, prea mici, dulpioarele sunt prea departe de locul n care sunt folosite obiectele. Un sistem complex, neclar. Camerele copiilor sunt, adesea, aranjate conform ideilor altcuiva (adic ale prinilor), care poate nu se potrivesc cu ale copiilor. Folosete metodele din aceast carte

Frustrrile copilului Jucriile mele preferate se stric." Nu pot s joc jocurile mele preferate pentru c s-au pierdut piesele." Am probele la coal pentru c mi pierd tot timpul temele." Nu am loc s m joc cu prietenii mei." E prea greu s fac curenie. Nu tiu unde s pun toate lucrurile."

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: Lauren, n vrst de opt ani, avea nevoie de spaiu pentru materialele de lucru manual i pentru evalet, haine, csuele de ppui, jucriile de plu i pentru ppuile Brbie i accesoriile lor. am, n vrst de cinci ani, avea nevoie de spaiu pentru colecia lui de dinozauri, pentru consola de jocuri, machete, cri i pentru colecia de muzic.

pentru a-i ajuta copilul s creeze un sistem potrivit logicii l u i . Astfel, va fi mai uor pentru el s pstreze acel sistem.

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILIERULUI


n cazul n care copilul citete nainte de culcare, mut un corp de bibliotec lng pat. Creeaz o zon de mbrcat/ntreinere potrivit, aeznd msua de toalet lng ua d u l a p u l u i . Sau, i mai bine, mut msua de toalet n dulap, dac este destul spaiu. n loc s aliniezi mobila pe lng perei, folosete-o pentru a mpri camera n zone, ntorcnd perpendicular cu peretele msua de toalet, corpul de bibliotec sau chiar patul.
IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

STRATEGIA
PLANIFICAREA ZONELOR
Teoretic, camera copilului ar trebui s reflecte personalitatea, ideile i aspiraiile lui - s fie un loc n care s se dezvolte, s gndeasc, s nfloreasc, dar i un loc l i n i t i t i plcut, n care s doarm i s munceasc. Cteva dintre zonele de activitate obinuite, cu obiectele i modurile lor de depozitare pentru camera copilului, sunt: Activitate Dormit Obiecte Ptur, perne Jucrii de plu Cri Ghiozdan Hrtie Creioane, stilouri Manuale Puzzle-uri Jocuri pe tabl Ppui Cuburi Hrtie Creioane colorate, carioci Acuarel Pensule Lipici, band adeziv Haine Pantofi Perie, pieptene Mod de depozitare Pat Bibliotec mic Birou

coal

locuri i jucrii

2 rafturi

Folosete spaiul pe vertical pentru obiectele utilizate mai rar. Monteaz de jur mprejurul camerei, la nlimea tavanului, un raft pentru obiectele decorative sau cu ncrctur sentimental, pe care copilul le folosete rar, dar nu se poate despri de ele, cum ar fi colecii speciale, multe jucrii de plu, obiecte decorative sau suveniruri. Monteaz pe spatele uilor i n interiorul dulapurilor suporturi, rafturi sau mici buzunrae. n cazul n care copilul nu are prea multe haine pe umerae, monteaz rafturi n dulap pentru a depozita jocuri i jucrii. Folosete spaiul de sub pat pentru depozitarea jocurilor i jucriilor, a lenjeriei de pat i a hainelor pentru diferite anotimpuri. n cazul n care camera este mic, construiete un pat suspendat. Astfel, eliberezi mult spaiu de depozitare sub el, pentru un birou sau o zon dejoac.

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza camera unui copil: 1 raft
1 |
Atac ' 1. Sorteaz 2. Purific 3. Atribuie un loc 4. Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz 12 ore 2 ore 1 or 4 ore 5 minute zilnic CT VA DURA?

DURATA ESTIMAT

Lucru manual

mbrcat i ntreinere

Msu de toalet

| i

ATACUL
1. SORTEAZ
Grupeaz obiectele n funcie de asocierile copilului, pentru a-i fi mai uor, mai trziu, s le gseasc i s le pun la loc. Dar nu te teme s oferi sugestii. Gndete-te la urmtoarele: Moduri de sortare pentru camera bebeluului Jucrii interactive Jucrii muzicale Jucrii de plu Schimburi Moduri de sortare pentru camera unui copil de ase ani Jocuri i puz/.le-uri Seturi educaionale (.tiin, art) Seturi de jucrii (soldei, case de ppui) Haine, geni, bijuterii Jocuri pentru computer EVIT CAPCANELE OBINUITE
Eti critic. Amintete-i: scopul este s fi faci pe copil s se implice n procesul organizatoric - nu s-l sileti s fac ordine pentru c nu mai supori tu dezordinea. Acest lucru cere mult diplomaie i tact. Cnd lucrezi cu copilul tu, devii Consultantul organizatoric. Trebuie s pui ntrebri pentru a afla ce va funciona pentru clientul" tu. pne cont de ct de copleitor poate fi proiectul. Treaba ta este s ghidezi, s motivezi i s susii - nu s fii critic.

Cri pentru coal Cri i reviste pentru citit nainte de culcare CD-uri i casete audio Jucrii vechi, din copilrie

2. PURIFIC
Inevitabil, vei da peste jucrii care nu se mai potrivesc vrstei, lucruri stricate sau uzate, cadouri primite, dar niciodat folosite, obiecte care nu-i mai au locul. Totui, muli copii (i prini!) se nconjoar cu amintiri i le este greu s renune la ele. Pstreaz cele mai bune dintre aceste amintiri i ctig spaiu fcnd urmtoarele: Creeaz o cutie cu amintiri ale copilriei. Alege o cantitate limitat de haine pentru sugari, jucrii i cri favorite i pune-le ntr-o cutie de carton. Poi s mai adaugi lucruri n decursul anilor, dar, ntotdeauna, limiteaz-te la spaiul oferit de aceasta. Vei crea o caset a timpului care, la un moment dat, va putea fi mutat cu uurin n primul apartament al copilului. Alctuiete o arhiv colar i artistic. Cele mai bune lucruri colare i artistice ale copilului pot fi, i ele, pstrate ntr-o cutie compartimentat (vezi ilustraia de la pagina 86), cu cte un compartiment pentru fiecare an de coal. Pe parcursul anului, toate potenialele opere ale copilului tu pot intra ntr-o cutie din plastic, n dulap. Apoi, n iunie, petrece o or sau dou sortndu-le, alegnd doar attea lucrri cte vor ncpea ntr-un dosar. La sfritul liceului, vei avea o istorie a dezvoltrii copilului tu. Alctuiete un album de amintiri, n ceea ce privete acele comori aflate la limit, dar pe care te hotrti, n final, s le arunci, i poi mulumi copilul fcndu-le fotografii pe care s le pui ntr-un album. Acest lucru este foarte util mai ales dac ai un copil creativ, productiv, care fabric mai multe obiecte tridimensionale dect ai tu loc s expui. Las-i copilul s compun texte explicative i s dea crii un titlu ca Cele mai bune construcii ale lui Phillip" sau Creaiile artistice ale lui Alice". Creeaz o cutie pentru rotaie. Pentru a economisi spaiul, pentru a-i fi uor s faci curenie, pentru a preveni supra-stimularea i pentru a-i permite copilului s se bucure de posesiunile sale,

Moduri de sortare pentru camera unui copil de doisprezece ani Manuale Caiete de teme Materiale

gndete-te s ii doar un numr limitat de obiecte n camera copilului. Restul pune-1 n dulap ntr-o cutie pentru rotaie". O dat pe lun, cnd copilul a nceput s-i piard interesul pentru acele lucruri, poi s scoi noi obiecte din cutie i s lenlocuieti cu cele devenite familiare.

3. ATRIBUIE UN LOC
Nu este destul s spui Acestea sunt hainele" i s le vri ntrun dulap. Atribuie un sertar anume pentru osete, un altul, pentru bluze i aa mai departe. In bibliotec, ai putea s grupezi toate crile pentru coal pe un raft, cele de poezii i de poveti, pe altul, i cele de colorat i educaionale, pe cel de jos. Dac vrei s dezvoli responsabilitatea copilului tu pentru lucrurile sale, este foarte important s le pui n locuri la care s poat ajunge i el, nu numai tu. Nimic nu este mai frustrant pentru un copil dect o jucrie care poate fi tras de pe un raft de la nlime, dar care nu poate fi pus la loc. Pentru mai multe sfaturi privind organizarea hainelor i a dulapului, vezi Capitolul 14.

culori care s-1 atrag pe copil i care s se asorteze cu deconil camerei, fie c optezi pentru cutii de plastic, couri mpletite sau cutii de carton mbrcate cu autocolant. Cteva lucruri la care s te gndeti: Cutiile pe care le alegi pentru copil trebuie s fie foarte rezistente i durabile. Nu te lsa tentat s faci economii cumprnd cartoane subiri, care se vor dezintegra n cteva luni. Cutiile trebuie s fie uor de mnuit pentru un copil, de preferat s aib i nite mnere. De asemenea, ia n calcul i greutatea cutiei pline. Copilul trebuie s trag uor cutia de pe raft, s o rstoarne i s se joace cu ce este nuntru, s umple cutia i s o pun la loc. Codul de culori al cutiilor (de exemplu, rou pentru jucrii, albastru pentru lucru manual) l poate ajuta pe copilul tu s respecte sistemul, dar ncearc s evii cutiile multicolore sau prea pestrie. Chiar i dac sunt organizate, camerele copiilor sunt locuri aglomerate; cutiile n culori uniforme pot liniti spaiul. Metodele mele preferate pentru depozitare ntr-o camer de copil Hamac pentru jucriile de plu - un mod inteligent de a ndeprta animalele de plu de pe podea. Cutii transparente, din plastic - foarte bune pentru a ine jucriile pe raft. Exist modele atractive, portabile, pentru minile micuilor; capacele se nchid i se deschid cu uurin, pentru a proteja lucrurile de praf. Cutiue pentru obiecte mici - ideale pentru a pstra colecii ca bile, monede, accesorii Brbie, mainue. Pungi din plastic, transparente, pentru pantofi - aga-le pe interiorul uii pentru a organiza frumos materialele pentru lucru manual; crile de colorat, creioanele colorate, cariocile, plastilina, acuarelele i pensule ncap n buzunrae, rmnnd, totui, la vedere. Co de baschet deasupra coului pentru rufe murdare ncurajeaz copiii s strng rufele murdare de pe jos, transformnd curenia ntr-o activitate distractiv. Cutie cilindric mare, din plastic - folosete-o pe raft, pentru a aduna i a ine crile cu cotor plat cu faa n sus, astfel nct copiii s le poat lua la mn i s vad ce dein. Suport pentru reviste - pune-1 pe un raft pentru a separa revistele de crile mprumutate de la bibliotec pentru a fi mai uor pentru copil s le gseasc pe cele din urm atunci cnd trebuie s le returneze.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Cutiile pentru jucrii n general, nu mi plac cutiile pentru jucrii. Pe de-o parte, uureaz foarte mult curenia - arunci totul n ele. Pe de alt parte, este un comar s gseti ceva n ele. Jucriile se pierd, se stric, sunt uitate. Dac vrei ca fiul sau fiica ta s foloseasc o cutie pentru jucrii, atribuie-io funcie anume, ca s nu devin universal". De exemplu, pune n ea o categorie de obiecte foarte mari, cum ar fi mingi, pturi, console de jocuri sau cuburi.

4. DEPOZITAREA
Cutii i alte moduri de depozitare pentru camerele copiiilor se gsesc peste tot: n magazinele de unelte i de articole casnice sau de articole pentru birou i pentru arte, n cataloage, n propriul pod sau subsol. Materialul pe care l alegi este o chestiune de gust; alege texturi i

Grdule alb din ipci - ofer un mod practic i atractiv de a aga plrii, ghiozdane i chiar jucrii de plu. Tvie pentru papetrie - folosite pe un raft sau pe birou, pentru a separa i a depozita diferite hrtii pentru lucru manual i pentru teme. Suport pentru articolele de curenie - cutie din plastic pentru uz zilnic, perfect pentru a transporta cariocilc, creioanele colorate i lipiciul. Tvie din lemn pentru puzzle - copilul le folosete zilnic la grdini; folosete-le i tu acas. ine fiecare puzzle n cte un compartiment pentru a fi mai uor s l scoi i s l pui la loc. Srm i crlige de rufe - ntinde sfoara la nlime, ntr-un col, pentru a expune desenele copiilor.

Etichetarea In cazul copiilor mici, mai ales al precolarilor, fiecare cutie, sertar i raft trebuie etichetate. Folosete i poze. Combinaia dintre imagini i cuvinte i va ajuta s identifice c o n i n u t u l cutiilor uor, dar i va nva i s citeasc! Hrtia autocolant groas, n culori aprinse, poate fi decupat n diferite forme i lipit pe sertare i pe cutii pentru a descrie ce se afl nuntru. Copiilor mai mari s-ar putea s nu le plac etichetarea prilor exterioare ale sertarelor, dar amintete-le c etichetele transform curenia ntr-o activitate amuzant, ncurajeaz-i s-i fac singuri etichetele; este posibil s vrea chiar ei acest lucru, pentru a nu vedea etichetele tale ca pe o expresie deranjant a autoritii printeti.

5. ECHILIBREAZ
Tu i copilul tu v putei bucura acum de rezultatele muncii voastre. Dar pot fi ele pstrate? Rspunsul este da" deoarece atunci cnd o camer de copil a fost organizat pornind din interior, ntreinerea ei devine o urmare fireasc. Desigur, noile obiceiuri nu se deprind peste noapte. Secretul este s creezi un plan de ntreinere uor, realist, cu care tu i copilul tu s v descurcai. Prinii trebuie s accepte faptul c trebuie s rmn implicai i dup terminarea procesului organizatoric i n i i a l , pentru a-i ajuta pe copii s deprind aceste noi obiceiuri. Copiii au nevoie de impulsuri blnde, dar continue, i de ajutor periodic la reajustarea spaiului pentru a ine pasul cu schimbarea nevoilor. F urmtoarele: Zilnic. Cere-i copilului s fac ordine n fiecare zi, fie nainte de cin, fie nainte de culcare i nu amna niciodat pe a doua zi. Orict de mare ar fi dezordinea, curenia ntr-o camer de copil nu ar trebui s dureze mai mult de 3-5 minute, n cazul copiilor mici, ajut-i la nceput, stabilind o or anume pentru curenie i lucrnd mpreun cu e i . . I n s t i t u i e o atmosfer amuzant, transformnd curenia ntr-un joc sau o curs. Pune nite muzic i vezi dac putei termina amndoi nainte s se termine melodia - dar nu lsa nerbdarea de a-i nfrnge pe Tai sau pe Mami s tenteze copilul s trieze. O dat ce copiii prind ritmul, treaba ta mai este doar s programezi curenia i s le oferi un impuls blnd, dar ferm. Adesea, copiii nu percep trecerea timpului atunci cnd se joac sau se

Buzunraele atrnate de u creeaz spaiu adiional pentru depozitarea jucriilor (muumiri Lillian Vernon Ca ta log s)

concentreaz asupra temelor; dac i atenionezi cu zece minute nainte de nceperea cureniei, vor avea destul timp s termine ceea ce fceau i s treac la treab.

16

SFATUL PROFESIONISTULUI
Susine-i Amintete-i c orice copil va face greeli, provocnd reapariia haosului. E n regul. Cu calm, pune ntrebri pentru a determina cauza dezordinii i ofer posibile soluii. El sau ea i-a descoperit o nou pasiune care a provocat o invazie de lucruri care nc nu-i au locul? S-a schimbat ceva n programul familiei care a transformat ora cureniei ntr-un ritual uitat? Ceva din ce ai fcut tu trebuie modificat pentru c nu a ieit aa cum trebuia? (Ni se ntmpl tuturor.) Poate copilul se plictisete s fac ordine i are nevoie ca procesul s fie mai distractiv. Oricare ar fi cauza, nu o lua ca pe un afront personal. ine minte rolul tu de Consilier organizatoric i ajut-i clientul'1 s revin pe drumul cel bun.

BUCTRIILE

ANALIZA
Exemple:
1. CE FUNCIONEAZ?

Paharele din care bem n fiecare zi sunt n dulpiorul de lng chiuvet. Este uor s iei un pahar cu ap." Stella G. in sub chiuvet dou couri de gunoi, unul pentru gunoiul obinuit i altul pentru reciclare." Lilly K.
2. CE NU FUNCIONEAZ? Exemple:

Reglaje periodice. Cel puin o dat pe an, rezerv-i o zi pentru a actualiza camera mpreun cu copilul tu. Copiii cresc i se schimb tot timpul, iar o revizie anual este necesar pentru a ine camera n pas cu firile lor n schimbare, n plus, posesiunile au un mod de multiplicare ca al seminelor, iar o curenie anual este necesar, ncearc s programezi aranjatul anual chiar dup ziua de natere a copilului sau dup srbtorile de Crciun, cnd noi jucrii invadeaz camera. Arunc obiectele pe care copilul nu le mai dorete i atribuie cte un loc pentru fiecare lucru nou. Dac trebuie, cumpr i monteaz noi cutii, dei este foarte probabil c vei putea s le refoloseti pe cele pe care deja le ai.

Cheltuiesc o avere pe mncare, cumprnd aceleai i aceleai lucruri deoarece nu pot s vd ce am n frigider sau n cmar." Jeanne C. Dulapurile mele sunt att de pline, nct nu mai pot fi folosite. i eu i soul meu am mai fost cstorii nainte. Avem multe seturi de orice - ustensile, oale ciobite, vesel, pahare, oale i tigi, prjitoare de pine, ce vrei i ce nu vrei. Avem prea multe lucruri!" Marian C. n dulapurile mele sunt ngrmdite vase, pahare, oale i tigi. Sunt prea greu de scos i sparg cel puin un obiect pe sptmn. " Fran B.

Buctria mea este att de dezordonat, nct ideea de a gti ceva m copleete. Sfrim prin a lua cina n ora sau prin a comanda acas cinci zile pe sptmn! Ce piedere de bani." Rose K. Mi-ar prinde bine o mn de ajutor la strnsul mesei, dar nimeni nu tie unde este locul fiecrui lucru. Copiii chiar trebuie s m ntrebe unde sunt gustrile lor." Suc N.

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: Sara M. Avea nevoie de spaiu pentru oale i tigi, dou seturi de farfurii, pahare pentru ap, pahare pentru vin, tvi pentru prjituri i gustrile copiilor (la ndemna lor). Melissa E., care avea puin loc pe bufet, avea nevoie de spaiu pentru mirodenii, robotul de buctrie, cuptorul cu microunde, prjitorul de pine, filtrul de cafea, vitamine, cartea de telefoane, carneel i creioane i actele casei. Ric M. avea nevoie de spaiu pentru formele de copt, oala sub presiune, storctorul de fructe, hrana pentru animaie, conserve i ustensilele pentru curenie.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

obiectele mari" ntr-o parte, obiectele mici, n alta i cele m i j l o c i i , n alt parte. Problema este c lucrurile legate de aceeai activitate sunt mprtiate prin toat camera i poate fi destul de greu s i aminteti unde este fiecare. Mai multe lucruri dect spaiu de depozitare. Buctria este unul dintre acele spaii n care acumulm multe obiecte pe care nu le folosim niciodat. Strngem mari cantiti de cni, farfurii, pahare, mncare, oale i tigi, platouri, ustensile vechi i cutii de plastic fr capac, dar rareori avem loc s le depozitm pe toate. Nevoia de abunden. Unul dintre motivele pentru care adunm aa de mult este c acest fapt ne poate crea un sentiment de mplinire", de bogie". Ne simim confortabil i n siguran tiind c suntem pregtii pentru orice - pentru zece persoane care s vin pe neateptate la cin, pentru a fi nchii n cas timp de cteva luni fr a putea ajunge la un magazin sau pentru ca paharul, farfuria sau tigaia preferat s se sparg - pentru c avem rezerve.

STRATEGIA

PLANIFICAREA ZONELOR
Aranjeaz-i zonele n funcie de cursul firesc al activitii din buctrie, folosind mobilierul existent. Cteva sugestii: Zona pentru pregtirea hranei. Pentru aceast zon, alege cel mai lung spaiu nentrerupt de pe bufet, fie dintre chiuvet i frigider, fie dintre chiuvet i aragaz. Astfel, vei avea destul loc pentru splatul, tiatul, amestecatul i condimentatul implicate n prepararea hranei, cu acces uor la ap, mncare i aragaz. Zona pentru gtit zilnic. Firete, aceast zon trebuie stabilit lng aragaz. Folosete bufcrul sau sertarele din preajm pentru ustensilele de gtit i pentru ervete. Zona pentru vesela folosit zilnic. Stabilete aceast zon ct mai aproape de maina de splat vase i chiuvet pentru ca farfuriile, paharele i platourile folosite zilnic s poat fi splate i puse la locul lor cu minimum de efort. Zona pentru servirea mesei. Folosete dulpioarele de lng locul n care mnnc de obicei familia (de exemplu, masa din buctrie sau din sufragerie) pentru a avea acces uor la fee de mas, ervete, suporturi, couri de pine, sare i piper, zaharni i tacmuri.

Exemple:

Pentru a gti i a face curenie mai repede." Pentru a primi mai mult ajutor din partea familiei la gtit i la curenie." Pentru a-mi mbunti sntatea gtind mai des acas." Pentru a-mi satisface musafirii mai bine." Pentru a nu mai pierde banii pe cumprturi n dublu exemplar." Pentru a nu mai strica lucrurile."

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din buctrie: Un sistem complex, neclar. Foarte des, lucrurile sunt puse unde au loc, nu acolo unde sunt folosite. Aa c ajungi s ai toate

Zona pentru depozitarea hranei. Este alctuit d i n frigider i, dac ai noroc, o cmar separat. Dac nu ai o cmar, exist cteva opiuni diferite pentru mncare, n funcie de spaiul liber i de ce este logic pentru tine. Ai putea folosi dulpioarele aflate cel mai aproape de frigider pentru a ine alimentele la un loc sau ai putea folosi dulpioarele din zona pentru prepararea hranei pentru acces uor atunci cnd gteti. Zonele tale de activitate, obiectele i modurile lor de depozitare ar putea arta astfel: Activitate Prepararea hranei Obiecte Toctoare, cuite, castroane, mirodenii, ambalaje, roboi de buctrie, msuri i linguri Oale, tigi, ustensile pentru gtit, suporturi pentru oale, tvi Reete, cri de bucate Vasele de zi cu zi, boluri, cni, pahare, platouri Detergent, ervete de vase, burei, perii Servirea mesei Platouri, ervete, fee de mas, tacmuri, couri de pine, sare i piper, sfenice Mod de depozitare Pe i n bufetul cel mai mare Locul pentru cuptorul cu microunde

Alte zone ale unei buctrii ar mai putea fi: Lucru manual, n familiile cu copii mici, este un lucru obinuit rezervarea unui dulpior sau dou, lng masa din buctrie, pentru creioane colorate, acuarele, pensule i plastilin, astfel nct copiii s poat face aceste activiti acolo unde este mai uor de fcut curat. Gtitul ca hobby. Dac i place s faci prjituri sau paste, pentru care ai nevoie de multe ustensile speciale, ai putea crea o zon anume doar pentru aceast activitate, astfel nct tot ce i trebuie s fie adunat ntr-un singur loc, la ndemn.

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILIERULUI


De obicei, nu prea ai ce mobil s miti n buctrie, dar s-ar putea s ai o mas sau un dulpior pe care s le mui n zonele lor i s vezi puzzle-ul prinznd form.
IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

Gtitzilnic

Dulpior lng aragaz

Raft Deasupra chiuvetei 2 sertare Dulpior sub chiuvet

Vfesela zilnic

Bufet

Depozitarea hranei

Conserve, sticle, hran Dulap pentru conserve ambalat i produse din hrtie

Monteaz rafturi pentru crile de bucate, expunerea holurilor mai frumoase i a veselei, a oalei sub presiune, a vazelor i a courilor. Etaleaz oalele i tigile montnd un suport de perete sau unul agat de tavan deasupra aragazului. Aceast opiune merge cel mai bine dac i ii oalele i tigile ct mai curate i n ct mai bun stare. Pentru a elibera spaiul de pe bufet, monteaz modele pentru folosit n dulap ale electrocasnicelor cum ar fi filtre de cafea, prjitoare de pine, cuptoare cu microunde i roboi de buctrie. Monteaz benzi magnetice deasupra chiuvetei pentru a aga cuite i ustensile de gtit - o idee european foarte utilizat. Monteaz, ntr-un col sau sub o fereastr, un dulap pentru conserve sau nite rafturi pentru a ctiga spaiu fr s ocupi prea mult din podea. Cumpr un crucior cu rotile, cu un toctor deasupra i loc de depozitare dedesubt, pentru a-1 folosi drept Zon mobil de preparare a hranei (poi ine mirodenii, castroane, msuri i linguri); cnd nu ai nevoie de el, mpinge-1 din drum. Monteaz suporturi, rafturi i crlige pe interiorul uilor bufetului sau al uii de la intrarea n buctrie pentru a mri considerabil spaiul de depozitare.

Mut rafturile pentru a elimina spaiul liber dintre ele, pe care l iroseti i pentru a mai aduga un raft sau dou. Dac rafturile dulpioarelor nu se pot muta, vezi seciunea Depozitare" a acestui capitol pentru suporturi din srm care se pun pe rafturi i dubleaz spaiul de stocare. Pune un toctor peste chiuvet pentru a mri spaiul n timpul preparrii hranei. Pentru a elibera spaiul din dulpioarele de buctrie, mut n sufragerie vesela i tacmurile folosite doar la ocazii; mut conservele n plus pe un raft din subsol sau din garaj.

Furculie Cuite Linguri Lingurie Oale i tigi (capacele sunt inute separat) Cratie Tigi Oale Caserole dreptunghiulare Caserole ptrate Tvi de copt Ustensile

DURATA ESTIMAT
1

Iat timpul mediu necesar pentru a organiza o buctrie:

CT VA DURA? Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

1. 2. 3. 4.

6 2 1 2

ore ore ora ore

Ustensile pentru gtit Ustensile pentru amestecat Ustensile pentru servit Alimente Supe Paste i orez Gustri Buturi Lactate Fructe i legume Mirodenii Aromate (oregano, busuioc, cimbru) Dulci (scorioar, ghimbir, vanilie)

15 minute zilnic

ATACUL 1. SORTEAZ
Cnd sortezi obiectele, grupeaz-le pe categorii care au sens pentru tine. Iat cteva sugestii: Vesel i tacmuri . . Farfurii Platouri Boluri pentru cereale Boluri pentru sup

2. PURIFIC
Aceasta este partea cea mai grea. Desigur, zecile de oale i tigi din seturi diferite, cele optzeci i apte de cni, aizeci i dou de pahare, dou seturi i jumtate de farfurii i grmezile de cutii din plastic (cu i fr capace) i dau un sentiment de bogie i de mplinire. Dar gndete-te cum aceast abunden" te priveaz de

spaiu, timp, bani, linite i control. Concentreaz-te pe a pstra doar ce foloseti i ce i place, iar la restul renun. Doneaz-le sau d unui prieten ceea ce i prisosete - red-le lumii!

Aparate electrocasnice stricate sau nefolosite. Conserve pe care nu le-ai cutat de un an. D-le unui adpost pentru cei fr cas sau unei cantine.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Farfurii, pahare i cni sparte sau ciobite. Seturi n dublu exemplar, mai ales dac sunt incomplete. Oale, tigi, ustensile i tvi arse sau ruginite. Vesel urt chiar dac sunt cadouri de nunt; intenia conteaz. Pahare n exces - cte pahare ai folosit cu adevrat n ultimii cinci ani? Renun la restul. Pahare i cni urte. Pahare din plastic, dac au crescut copiii. Pstreaz cteva ca amintire sau pentru cnd vin nepoii n vizit.

3. ATRIBUIE UN LOC
Cnd atribui obiectelor locuri n diferite zone, ine cont de urmtoarele sfaturi: Rezerv spaiul nalt din dulap pentru cutiile mari, cum ar fi cele de cereale. Folosete sertarele puin adnci pentru platouri, mirodenii, ambalaje i pungi, sfenice i ervete de vase. Folosete sertarele adnci pentru accesoriile voluminoase, oale i tigi sau sau farfurii mari. Redu stricciunile innd vesela i obiectele fragile, cum ar fi paharele, n dulpioarele de sus; cele de jos sunt mai expuse loviturilor. Pentru a ine cuitele n siguran n sertare, monteaz n interior un arc mare i pune fiecare cuit ntre dou spire. n gospodriile cu copii mici, folosete un zvor pentru dulapurile joase n care ii obiecte fragile, materiale pentru curenie, detergeni, saci de gunoi, burei etc. Folosete dulapurile suspendate pentru lucruri uoare, iar dulapurile de jos pentru lucruri grele, cum ar fi mixere, platouri mari, oale i tigi. Dac ai rezervat un dulap anume pentru tvile de copt i i-a mai rmas puin loc liber, rezist tentaiei de a-1 umple cu lucruri fr legtur, cum ar fi erveele de hrtie de rezerv. O astfel de aezare este ilogic i i va fi foarte greu s le mai gseti. Grupeaz obiectele n funcie de asocierile tale. De exemplu, cafeaua, ceaiul i zahrul pot fi inute lng filtrul de cafea i lng ceainic deoarece acolo le foloseti sau n cmar pentru c le consideri alimente. In timpul unui seminar despre organizarea buctriei, am mprit clasa n patru grupe i le-am cerut s decid unde ar pune n buctrie diferite obiecte. Cele patru grape au oferit patru soluii logice diferite pentru locul filtrului de cafea. Grupa l a spus Lng chiuvet pentru a-1 umple mai uor cu ap." Grupa 2 a spus Lng intrarea n buctrie pentru a fi mai comod de pornit i pentru a ne aminti s-1 oprim." Grupa 3 a spus Lng mas pentru a ne servi mai uor n timpul micului dejun." Grupa 4 a spus n Zona pentru prepararea hranei, la un loc cu alte aparate mici."

EVIT CAPCANELE OBINUITE Cnd te gndeti la ce obiecte s renuni, urmtoarele impulsuri i-ar putea ngreuna misiunea. Fantezie. Muli dintre noi ne imaginm cum pregtim pentru familie mese rafinate sear de sear, numai s avem timpul necesar s devenim marele buctar care credem noi c am putea i c ar trebui s fim. De aceea am pstrat toate tvile i formele pentru copt pe care de abia le folosim, oalele i tigile exotice, storctoare de fructe, platouri speciale, mirodenii cu nume ciudate i cri de bucate neobinuite pe care le-am cumprat cu bune intenii. Recunoate, dac nu ai gsit nc timpul necesar este din cauz c preferi s l investeti n alte activiti, mai importante pentru tine. Accept acest lucru i arunc sau doneaz toate aceste obiecte. Sentimentalism. Cu toii motenim vesel, argintrie i pahare pe care, din motive sentimentale, vrem s le pstrm pentru totdeauna, chiar dac nu le folosim niciodat. E n regul. Dar nu vei necinsti amintirea nimnui dac pui aceste lucruri ntr-o cutie n pod sau n debara, n loc s le ii n dulpioarele n care ar trebui s stea obiectele des utilizate.

n loc s aezi paharele nalte n spatele celor mici, ceea ce te face s te ntinzi peste un rnd pentru a ajunge la cellalt, ncearc s pui paharele de diferite nlimi n coloane, din faa spre spatele dulapului. Acest sistem este folosit de restaurante i de baruri i i ofer acces din primul rnd la toate dimensiunile de pahare. ine farfuriile i castroanele de mrimi diferite n grmezi separate pentru a nu fi nevoit s ridici un teanc pentru a ajunge la cellalt. Pentru a economisi spaiul, ncearc s aezi oalele i tigile pe tipuri (tigi, cratie, oale adnci). Grupeaz toate capacele ntr-o cutie sau un suport din apropiere. Este de ajutor mai ales pentru cazurile n care trebuie s gseti capacele mai multor oale de aceeai dimensiune. Folosete rafturile de sus din cmar i din dulap pentru obiectele folosite mai rar i pentru dublurile de care nu te poi despri. Una dintre clientele mele avea cte trei exemplare din mai multe feluri de mirodenii, la care nu putea renuna. Am pus cte un exemplar din fiecare ntr-un dulap din Zona pentru prepararea hranei i pe restul le-am aezat ntr-un dulap suspendat chiar deasupra acestei zone, ca ea s tie de unde s le ia, la nevoie.

Suport pentru pungi de plastic - ine n ordine pungile pentru a le refolosi. Se monteaz pe interiorul uii de la dulap. Suport din lemn ine n poziie vertical tvile i formele de copt pentru a economisi spaiu. Compartimentri pentru sertare - foarte bune pentru a ine n sertar ustensilele i obiectele mici n ordine, separate, i pentru a mri spaiul. Suport pentru pacheele ideal pentru a pstra punguele cu mirodenii i concentrate n dulap, fr s te ncurce.

Suport din lemn pentru a pstra n ordine formele de copt (mulumiri Container Store)

4. DEPOZITAREA
Metodele mele preferate pentru depozitare n buctrie
Suporturi din srm pentru mrirea spaiului pe rafturi dubleaz spaiul pe fiecare raft. Suport pentru mirodenii montat pe u - ine condimentele la ndemn, elibernd spaiul de pe bufet. Couri culisante - foarte bune pentru a organiza sub chiuvet materialele pentru curenie, astfel nct cele din spate s fie accesibile. Suporturi rotative - perfecte pentru organizarea pe rafturi a mirodeniilor, a conservelor i a paharelor; scot la iveal tot ce se afl n fundul dulapurilor. Co pentru capacele oalelor - o soluie simpl pentru a ine la un loc toate capacele i pentru a putea depozita oalele mai uor. i permite s gseti imediat orice capac. Suport pentru capace din plastic - ideal pentru a ine la un loc toate capacele diferite i pentru a economisi spaiul de depozitare a caserolelor.

Sertare din nuiele - foarte bune pentru a ine corespondena, facturile, cheile de rezerv n ordine, ntr-un singur loc accesibil. Suport n trepte, cu dosare - un mod foarte bun pentru a pstra n buctrie actele des folosite (de exemplu, lucrri colare, liste de telefoane, invitaii, meniuri, cupoane pentru cumprturi). Etichetarea Desigur, nu vrei s etichetezi exteriorul dulpioarelor din buctrie, dar ar trebui s etichetezi marginile i suprafeele rafturilor, marginile sertarelor i toate cutiile care stau nuntrul dulapurilor pentru ca familia ta s neleag i s poat respecta sistemul tu. De exemplu, dup ce ai etichetat marginile rafturilor din cmar cu ce

feluri de alimente i aveau locul acolo (dulciuri, sratele, buturi, orez/paste, conserve), una dintre clientele mele a putut s traseze soului i copiilor sarcina de a pune alimentele n cmar fr s mai fie nevoie s le dea indicaii de fiecare dat.

17

5. ECHILIBREAZ
Bravo! Buctria nu mai este aglomerat i dezordonat, ci un model de eficien. Iat cum s o pstrezi aa. Zilnic. Secretul pentru a-i pstra buctria organizat este de a pune lucrurile n acelai loc, de preferin pe msur ce le foloseti. Obinuiete-te s faci curat n buctrie dup mas. Nu lsa vasele murdare n chiuvet pn a doua zi de diminea. S te trezeti ntr-o buctrie curat este un dar pe care l vei aprecia. Desigur, splatul vaselor este o treab plictisitoare, ncearc s mai faci ceva mai interesant n acelai timp, pentru a-i fi mai uor. De exemplu, poi Spla i nva" - ascult nite muzic sau nva o limb strin de pe caset n timp ce speli vasele. Sau poi Spla i sta de vorb" eu vorbesc cu prietenii la telefon n timp ce spl vasele. S-au obinuit s aud apa curgnd i cu zdrngnitul vaselor atunci cnd i sun. M ajut s pstrez legtura cu ei, s treac timpul mai repede i mi ofer ceva la care s m gndesc. Ajustri periodice. Programeaz-i o zi pe an naintea srbtorilor sau n timpul primverii pentru a inspecta dulapurile i pentru a scoate toate vasele, oalele, crile de bucate i excesul inevitabil de pungi de plastic. Arunc, d, pune n alt parte sau recicleaz. Mrete spaiul de depozitare acolo unde se poate, dac ai mai multe lucruri de pstrat.

CAMERELE DE zi

SECRETELE UNUI PROFESIONIST


Lucrai mpreun /Adesea, oamenii m ntreab cum s i fac i pe ceilali membri ai familiei s respecte i s pstreze sistemul pe care ei l-au alctuit. Soluia este s i implici pe toi n proces, ncepe prin a face o edin de familie i cere-le tuturor s se gndeasc la rspunsurile celor cinci ntrebri din Analiz. Dac toi membrii familiei i vor gsi propriile motive pentru ca sufrageria s fie organizat, fiecare va avea de ce s o pstreze aa. l/ fi surprins s afli c pn i membri ai familiei pe care, de obicei, nu-i deranjeaz dezordinea, i deranjeaz tensiunea i frustrarea pe care le creeaz; n plus, le pas de timpul i de banii irosii pe obiectele pe care le pierd n mod frecvent.

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple: Rafturile mele de cri sunt destul de bine organizate. Sunt grupate pe categorii, n mare - romanele la un loc, autobiografii, clasici. Nu este perfect, dar pentru mine este de ajuns." John R.

in ghidul TV pe msu. Cnd apare cel nou, pe cel vechi l arunc. Nu le pstrez." Sharon P.
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple:

Pentru a reduce timpul alocat cureniei." (Profesionitii n curenie spun c reducerea dezordinii reduce munca n cas cu 40 de procente.) Pentru a avea ncrederea de a spune da musafirilor venii pe neateptate, fr s intru n panic i s arunc totul n debara." Pentru a citi i a asculta muzic mai des." 5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR? Acestea sunt cauzele obinuite ale dezordinii din sufragerie: Lucrurile nu au locuri bine stabilite. Sufrageriile sunt, de obicei, camere multifuncionale, unde petrecem timpul cu familia i cu prietenii, ne satisfacem pasiunile, ne uitm la televizor, ascultm muzic, ne ocupm de acte, ne ntreinem musafirii i chiar clcm rufele. Cu att de multe lucruri care trebuie depozitate i cu dorina de a pstra spaiul n bun stare, adesea nu stabilim locuri bine definite pentru multe obiecte, spernd c noi i familia noastr le vom duce n alt parte. Sau strngem att de multe, nct rmnem fr spaiu pentru ele. Provocarea este s gseti spaii de depozitare care nu doar s se potriveasc decorului camerei, ci s i i permit s depozitezi fiecare lucru acolo unde l foloseti. Ataamentul sentimental. Sufrageriile sunt, adesea, depozite pentru un mare numr de cri, CD-uri, casete video i audio i nimicuri. i, dei muli sunt de acord cu regula 80-20 (adic folosim doar 20% din ceea ce deinem), totui nu pot renuna la ele. Unii par s dea o importan enorm acestor obiecte i simt, adesea, nevoia de a pstra totul, ca un mod de a se defini pe ei nii sau de a-i crea imaginea pe care cred ei c trebuie" sa o aib. Nevoia de abunden. De ce pare o nelegiuire s scpm de cri, casete sau CD-uri, chiar dac nu le folosim niciodat? Pentru c u n i i dintre noi i-au dezvoltat credina c aceste obiecte reprezint cunoaterea pe care o avem ntotdeauna la dispoziie. Vrem s fim siguri c vom avea tot timpul ceva de citit, de ascultat sau de fcut n cazul n care nu am putea iei din cas o perioad.

Camera este ntotdeauna aa de rvit, c mi este ruine s invit pe cineva, ncep s nu mai am via social." Jerry S. Cnd m ntorc de la munc, vreau s am un loc linitit n care s m relaxez. Dar cnd intru n sufragerie, nu vd dect mormane de mizerie care mi strig Cur-m! Cur-m! Nu m pot relaxa." Sally M. Camera este aa de plin cu tot felul de nimicuri, nct este, practic, imposibil s faci ordine, mi ia ore ntregi s terg praful i chiar nu am atta timp liber." Ramona B. 3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE? Exemple: Familia Clark, o familie de muzicieni, avea nevoie de spaiu pentru o colecie mare de partituri, CD-uri i casete; o mare varietate de instrumente muzicale i cutiile lor i albume foto i cri. Mary B., o mam singur creia i place tricotatul i cititul, avea nevoie de spaiu pentru ziare, reviste, cri, ochelari de citit, suluri de ln, andrele, proiecte n lucru i caietele i crile f i u l u i ei. Familia Bell, o familie cu cinci persoane, cu doi copii mici, avea nevoie de spaiu pentru casete video i audio, CD-uri, trei telecomenzi, jucrii, jocuri de familie i cotidiene.
4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple:

STRATEGIA
PLANIFICAREA ZONELOR Sufrageria prezint mari provocri pentru c este una dintre cele mai vizibile camere ale casei, d tonul pentru restul cminului i

Pentru a avea un loc n care s m simt bine mpreun cu familia." Pentru a-mi reface viaa social. Pentru a primi mai des vizite!"

spune multe despre felul nostru de a fi. Este locul n care ne jucm cu copiii, se adun familia cu ocazia srbtorilor i primim musafiri, dar ne i relaxm. Cum s gsim loc pentru att de multe lucruri diferite, dar fr s stricm aspectul camerei i fr s provocm certuri i nemulumiri n familie? Zonele tale de activitate, obiectele i modurile lor de depozitare ar putea arta astfel:

SFATURI PENTRU REARANJAREA MOBILIERULUI


Mut scaunele pentru a fi cu faa spre fereastr, emineu sau intrarea n camer. Pune o canapea sau un birou perpendicular pe perete sau n centrul camerei pentru a despri camera n dou. Pune dou corpuri de bibliotec spate n spate pentru a separa zona de zi de cea de luat masa. ine crile n partea de zi; vazele, vesela i obiectele decorative, n partea pentru luat masa. Pune msue lng scaune sau canapea pentru ca oamenii s i poat pune buturile, mncarea i ochelarii de citit. Nu te simi ngrdit de lipsa de prize. Poi folosi ntotdeauna prelungitoare.
IDEI PENTRU LRGIREA SPAIULUI

Activitate Citit

Obiecte Cri, reviste, ziare, ochelari de citit Jocuri pe tabl, cri de joc, albume foto, caiete cu amintiri Casete video i audio, telecomenzi, ghidul TV cti, substane i crpe de curat Perne i pturi .

Mod de depozitare Rafturi ncastrate

Jocuri de familie/ Odihn

Dulap

W/Muzic

Centru de distracii

Somn Musafiri

Lad .Consol

Vesel, erveele pentru dineu, fee de mas, lumnri i chibrituri, pahare, amestecuri, gustri

Folosete mobil care poate avea i rol de spaiu de depozitare (msue pentru cafea, msue, taburet etc.). Pune n valoare spaiul, de obicei trecut cu vederea, dintre i de sub ferestre; este ideal pentru rafturi de cri. Folosete spaiul din spatele canapelei pentru un dulpior sau un corp de bibliotec mic; nu vor ocupa mult loc. Flancheaz intrrile i ferestrele cu mobilier ncastrat, cum ar fi biblioteci pn n tavan, dulapuri sau vitrine. Folosete pervazurile pentru depozitare; dac nu ai, pot fi construite i vor aduga o not elegant. Monteaz rafturi sau dulapuri suspendate. Modific rafturile pentru a nu mai exista spaii libere ntre ele; astfel, vei avea loc s mai adaugi un raft sau dou. Sacrific o fereastr, o u sau un calorifer dac ai prea multe (aa cum se ntmpl n casele vechi.)

DURATA ESTIMAT
Iat timpul mediu necesar pentru a organiza o sufragerie:
l | l |

Fii creativ n folosirea neobinuit a spaiilor de depozitare existente. De exemplu: Folosete un dulpior sau un bufet pentru a ine acte, dosare sau materiale pentru hobby-urile tale. Ce ar fi s foloseti un corp de bibliotec pentru a expune colecia ta i s adaugi i nite lumini pentru a scoate n eviden obiectele?

CT VA DURA?

|
1

Atac 1. Sorteaz 2. Purifica

5 ore 1 or

| ' l

3. Atribuie un loc 4. Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

30 minute 3 ore 5 minute zilnic

i . ' i

F o list cu crile, casetele video i CD-urile pe care le-ai dat i cui; dac vei mai avea nevoie de ele vei ti de unde s le iei.

LISTA LUI JULIE cu LUCRURI DE ARUNCAT


Cri - care sunt prea vechi sau pe care le-ai citit i nu mai vrei s le reciteti. Casete nregistrate - la care nu te-ai mai uitat n ultimii doi ani. Carcase de casete video goale - mai ales dac sunt sparte sau ndoite. CD-uri i casete pe care le ai de mai mult de un an i pe care nu le-ai ascultat niciodat sau de prea puine ori. Mobilier neimportant - pstreaz doar piesele eseniale, mai ales dac sufrageria este mic. Vesel - spart, ciobit, demodat. Pahare n plus - care nu au mai fost folosite n ultimii cinci ani. Fotografii - neclare, plictisitoare, n care subiectul arat urt sau dubluri. Ziare vechi sunt tiri vechi. Reviste - mai vechi de un an, doar dac nu faci colecie. Ghiduri TV vechi - ce poate fi mai inutil? Jocuri - cu care tu i familia ta nu v-ai mai jucat de civa ani sau din care lipsesc piese.

ATACUL
1. SORTEAZ
Moduri de sortare a crilor Dup dimensiune, subiect sau autor Dup copert cartonat i necartonat Moduri de sortare a CD-urilor/casetelor Dup gen (clasic, jazz, coloane sonore, rock etc.) Alfabetic dup artist Dup stare (ritmat i linitit)

Moduri de sortare a obiectelor de art i a coleciilor


Dup aspect, textur, origine

2. PURIFIC
Fiecare obiect pe care l deii crete timpul necesar cureniei i tersului prafului i ocup spaiu preios, de care ai nevoie pentru lucruri mai folositoare i mai valoroase. Dac nu foloseti un lucru, scap de el. Nu nclci nici o regul. Iat cum: Creeaz-i propriul club de prieteni ai crii, trimind pachete cu cri pe care le-ai citit rudelor ndeprtate sau prietenilor crora crezi c le-ar plcea. mprtete plcerea unei cri bune, donndu-le pe cele pe care le-ai citit cminelor de btrni, colilor, bibliotecilor sau spitalelor.

3. ATRIBUIE UN LOC
Nu folosi un sertar adnc pentru casete audio; iroseti prea mult spaiu, n schimb, folosete sertarele adnci pentru obiecte voluminoase, cum ar fi cablurile i ctile i 'pune casetele ntr-un sertar mai mic sau, dac nu ai aa ceva, ntr-un suport special, montat pe perete sau pe un raft. Dac aranjezi crile pe categorii i albumele de art ocup un raft i jumtate, pune n locul nefolosit un opritor frumos sau un obiect decorativ i ncepe cu biografiile de pe raftul urmtor. Similar, n bufet sau n dulpior ine vesela de zi cu zi ntr-o parte i cea pentru musafiri, n cealalt.

EVIT CAPCANELE OBINUITE Lupta cu preferinele personale, n efortul de a face ordine, adesea ncercm s luptm mpotriva proastelor noastre obiceiuri obligndu-ne s facem totul diferit, chiar dac este mpotriva firii i a preferinelor noastre. Nu merge aa. Este ca i cum ai ncerca s bagi nuca n perete. Dac i place s citeti n sufragerie, dar i ia zile ntregi s parcurgi ziarele sau s termini o carte, nu ncerca s te forezi s citeti mai repede sau n alt parte. Folosete un co de nuiele sau un scrin n care s ii materialele de citit, n cazul n care copiilor ti le place s se joace n sufragerie pentru a fi cu tine, ine un co sau o cutie pentru cteva jucrii, n loc s mui toate jucriile n camera lor. Aaz lucrurile legate ntre ele unul lng altul, n funcie de propriile asocieri. De exemplu, eu mi grupez CD-urile dup starea pe care mi-o provoac, punnd muzica relaxant (jazz calin, soft rock, vocaliti) pe primele trei rafturi ale suportului i muzica ritmat (dance, coloane sonore i world-beat), pe cele trei de jos. Rafturile de sus ale bibliotecii ar trebui rezervate pentru clasici i crile citite mai rar, iar cele de jos, pentru crile folosite zilnic i pentru romane. La fel, pune vesela de srbtori pe rafturile superioare sau n spatele dulapurilor, iar cea de zi cu zi, la ndemn. Fixeaz de perete corpurile de bibliotec, dac par instabile. Nu ine casetele video, audio i CD-urile prea aproape de o surs de cldur. Asigur-te c dulapul n care vrei s ii televizorul, videocasetofonul sau sistemul audio are destul aerisire.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Depozitarea crilor Dac ai o bibliotec mare, f o list cu volumele pe care le ii pe rafturile de sus, la care ajungi mai greu; astfel, vei putea s le iei i s le pui la loc mai repede. Cnd termini de citit o carte, lipete-i un punct mic pe cotor pentru a indica acest lucru. Mai trziu, cnd vei cuta ceva nou de citit vei ti dintr-o privire ce s alegi, fr s te mai ntrebi Am citit-o sau nu?" Una sau dou cri mai mari re pot mpiedica s apropii mai multe rafturi ntre ele pentru a ctiga spaiu. Dect s iroseti acest loc, ncearc s le aezi culcate, pe un raft doar pentru ele, astfel nct s poi micora distana dintre celelalte rafturi. Cutie galvanizat un mod atractiv de a ascunde CD-urile pe un raft. Suporturi pentru CD-uri/casete audio - foarte bune pentru a pune multe CD-uri sau casete audio ntr-un spaiu mic. Suporturi modulare pentru diferite suporturi media - poate ine o colecie imens de CD-uri, casete audio i video; compartimentrile culisante i permit s le mpri pe categorii. Lad i scaun din nuiele ideale pentru a ascunde pturile, ziarele i revistele atunci cnd nu sunt folosite. Dulpior amuzant pentru CD-uri - perfect pentru CD-uri; modelele sunt pictate manual, ntr-un stil excentric. Suport pentru albumele foto un mod minunat de a stoca mari cantiti de fotografii i diapozitive. Couri din nuiele foarte bune pentru a depozita n sufragerie jucrii, pturi i ziare i reviste. Etichetarea Eticheteaz cutiile care intr n sertare i dulpioare, dar pune etichetele exterioare doar pe marginile/suprafeele rafturilor din dulpioare i pe marginile sertarelor. Plcuele din alam, pentru biblioteci, sunt un mod elegant de a indica ce categorie de cri se afl pe fiecare raft.

4. DEPOZITAREA
Metodele mele preferate pentru depozitare n buctrie
Suport mascat pentru casete - un mod iste de a ine casetele video n bibliotec, astfel nct s arate ca nite cri. Suport din lemn pentru telecomand - locul perfect pentru ghidul TV i pentru mai multe telecomenzi.

Nu-i vine a crede, nu? Dar iat oaza de ordine pe care i-ai dorit-o ntotdeauna n tot haosul l u m i i : Uite cum s o pstrezi aa. Zilnic. Regula casei: programeaz curenia nainte de cin sau de culcare. Va dura doar cteva minute i, n fiecare diminea, vei fi ntmpinat de un loc minunat, relaxant.

5. ECHILIBREAZ

SFATUL PROFESIONISTULUI
Fiica mea i face temele n sufragerie i se obinuise s lase dezordine n urm. Deoarece pentru mine este important ca aceast camer s rmn ntotdeauna un refugiu ordonat i linitit, am nceput s o taxez cu cte 2 dolari pentru fiecare diminea n care pleca de acas fr s strng n urma ei. Am numit-o taxa pentru menajer". Ea i-a spus jaf la drumul mare". Dar, n felul acesta, s-a terminat foarte repede cu dezordinea.

Pe parcurs. ine ntr-o debara din apropiere o cutie pentru cri, CD-uri i casete pe care, pe msur ce trece timpul, nu le mai vrei. Cnd se umple cutia, d-le cuiva i ncepe s umpli una nou. Sptmnal, programeaz o edin de familie pentru a v ocupa de albumele foto neterminate. Apoi, pe msur ce se adun noi fotografii de familie, programeaz o duminic pe lun pentru a ine pasul. Ajustri periodice. Programeaz-le chiar nainte de srbtori sau n timpul cureniei de primvar. Ia Ia mn toate crile, fotografiile, casetele video i audio i f ordine din nou. Mrete spaiul de depozitare dac s-au nmulit semnificativ obiectele pe care vrei s le pstrezi.

Cutiile modulare organizeaz fotografiile ntr-un mod plcut i accesibil (mulumiri Exposures Catalog)

Partea a patra

ABORDAREA TIMPULUI

18
CUM S NVINGI TIMPUL

Timpul e ca un circ, ntotdeauna strnge i pleac mai departe." Ben Hecht, 1957 Am lsat organizarea timpului pentru aceast parte a crii din dou motive, n primul rnd, cred c este obligatoriu s i organizezi mai nti spaiul i actele deoarece, desigur, asta i ofer mai mult timp liber. De abia dup aceea vei ti ct timp i mai rmne. n al doilea rnd, n propria mea cltorie de la haos la ordine, timpul a fost ultimul lucru pe care am nvat s l organizez. Cred c multe persoane dezorganizate pesc la fel. Timpul este mult mai evaziv dect spaiul i hrtia. Nu-1 poi vedea sau ine n mn. Nu este ceva care se adun n grmezi i pe care s-1 poi muta. Dar este timpul att de intangibil? Jerry Seinfeld spunea ntr-unul dintre monologurile sale Care este conceptul economisirii timpului, pn la urm? Adic, dac economiseti o or pe zi, timp de cinci ani, i se prelungete viaa?" Rspunsul este, firete, nu deoarece, de fapt, timpul este mult mai finit dect pare. Timpul poate fi msurat i primim cu toii aceeai cantitate: 24 de ore pe zi, 7 zile pe sptmn, 365 de zile pe an. Prin urmare, nu timpul trebuie s l organizm, ci activitile cu care l umplem. Cea mai mare revelaie am avut-o cnd mi-am dat seama c organizarea timpului este exact la fel cu cea a unui dulap. Aceleai principii i tehnici pot fi aplicate n ambele cazuri. Hai s comparm un dulap dezordonat cu un program dezorganizat. Ambele sunt: Limitate, fie n privina spaiului, fie n cea a orelor.

Aglomerate cu mai multe lucruri dect ar ncpea n mod normal. Aranjate la ntmplare, cu lucruri i activiti aprnd n locuri diferite tot timpul. Ineficiente n utilizarea mijloacelor organizatorice. Vestea cea bun este c formula mea infailibil i piesa ei de rezisten, Organizarea de tip grdini, funcioneaz i pentru timp i pentru dulapuri, n ambele cazuri, faci ordine prin a defini funcia spaiului sau a perioadei de timp i apoi organizezi coninutul" pentru a reflecta scopurile tale. Aplicnd aceleai tehnici pe care le-ai folosit n organizarea casei sau a biroului, poi transforma un program haotic, scpat de sub control, ntr-unul care s te lase s conduci, care s aib un sens i s te fac s te simi mplinit la sfritul zilei.

Este foarte greu s mi pstrez un echilibru n via, ntre slujb, copii, soie, prieteni i propria persoan, sunt n continu micare, dar am ntotdeauna sentimentul c uit ceva important." Deaigner de interior Afacerea mea se dezvolt cu repeziciune, aa c am angajat o asistent. Problema este c nu am timp s o pregtesc!" Patron Nu pot s fac sport pentru c sunt tot timpul blocat la birou, ncercnd s in pasul. Mi-am pierdut forma fizic i se vede. Nu m simt bine, dar nu-mi pot face timp nici s m duc la medic." Agent imobiliar

ANALIZA
1. CE FUNCIONEAZ?

Exemple:

3. CARE SUNT LUCRURILE CELE MAI IMPORTANTE PENTRU TINE?


Exemple: Theodore H., un inginer care voia s i dezvolte cunotinele de afaceri i s i pstreze nivelul de ctig, avea nevoie de timp pentru a urma diferite cursuri, pentru a participa la conferine, pentru citit, pentru studiu i pentru a-i crea portofoliul de investiii. Sheila K., o mam care muncea i pentru care copiii i gospodria erau foarte importante, avea nevoie de timp pentru treburile casnice, pentru a-i ajuta copiii la teme, pentru a-i duce la evenimente culturale, pentru sport, pentru munc i pentru momente de intimitate cu soul ei, ca s pstreze o relaie plcut. Albert G., un pensionar care voia s rmn activ, avea nevoie de timp pentru not, pentru a-i petrece timpul cu nepoii, pentru a urma cursuri de fotografie, pentru a merge la cursuri inute la muzeu, pentru citit i pentru a se ocupa sptmnal de acte. Peggy S., efa unei agenii prospere de asistente, avea nevoie de timp pentru a se ocupa de acte i a da telefoane, pentru a scrie propuneri de afaceri i discursuri, pentru a se ntlni cu angajaii, pentru a rezolva crizele i pentru a participa la ntlniri cu parteneri strategici de afaceri.

Atta vreme ct timpul este structurat, m descurc. Ore de lucru, ntlniri, edine. Cu timpul nestructurat am eu probleme." Banker Ziua mea favorit din sptmn este duminica. Fr stres, fac orice vreau, mi place s mi aranjez casa, s repar diferite lucruri, s lucrez n atelier." Agent comercial
2. CE NU FUNCIONEAZ?

Exemple: Zilele mele sunt un vrtej de activiti fr oprire, dar totul pare att de neimportant: lucruri plictisitoare, pe care trebuie s le fac i care nu mi mai las timp i pentru proiectele sau oamenii de care chiar mi pas." Scriitor n mod constant, alctuiesc liste cu lucruri pe care trebuie s le fac, dar, n majoritatea zilelor, nici nu m uit la ele. Sunt prea ocupat cu situaiile urgente sau de criz. Simt c nu mi pot controla timpul." Broker

4. DE CE VREI S TE ORGANIZEZI?

Exemple: Pentru a avea timp liber pe care s l petrec cu familia." Pentru a-mi crete baza de date cu clieni. Pentru a-mi mri venitul." Pentru a face mai multe lucruri n mai puin timp." Pentru a m simi mplinit la sfritul fiecrei zile." Pentru a simi c fac ceva care s merite." Pentru a termina cu amnrile." Pentru a reduce stresul. Pentru a simi c dein controlul." Pentru a-mi urma visul de a ncepe propria afacere." Pentru a face tot ce-i mai bun n via." Acestea sunt cauzele obinuite ale programelor de lucru dezorganizate: Mai multe lucruri dect spaiu de depozitare. Una dintre cele mai evidente cauze ale problemelor legate de administrarea timpului este c, pur i simplu, ncercm s introducem n programul nostru mai multe lucruri dect ne permite timpul. Acest capitol este axat pe modul n care s elimini activitile inutile din programul tu. Nevoia de refugiu, n ultima vreme, s-a scris mult despre cum ne folosim de munc pentru a fugi de problemele personale - o cstorie care nu merge bine, relaii dificile. Un program ncrcat te poate proteja, fizic i mental, de problemele pe care nu eti gata s le nfruni. Cuceritorul haosului. Subcontient, m u l i oameni las lucrurile pe ultimul moment sau i ncarc programul la extrem doar pentru c le place s depeasc imposibilul". De fapt, dac au prea mult timp liber, devin lipsii de scop i neproductivi i pot pierde o zi ntreag ncercnd s fac un singur lucru. Astfel de persoane trebuie s nlocuiasc dezordinea din programele lor cu activiti care s aib un sens, s creeze la fel de mult timp pentru relaxare ca i pentru munc i s i impun termene limit pentru a rmne stimulai, dar i n via. Scopuri i prioriti neclare. Una dintre cele mai mari cauze ale unui program rvit este nesigurana n privina scopurilor i prioritilor tale. Poate c, n epoca vitezei, i este greu s alegi

cteva scopuri asupra crora s te concentrezi. Sau, asemenea u n u i client recent de al meu, poate c ncerci s faci ceva de care nu eti total convins. Lui i era greu s i organizeze timpul pentru a cuta de lucru deoarece nu era hotrt ce loc de munc i dorea. Pentru alctuirea unui program logic, trebuie s fii sigur n privina scopurilor i prioritilor tale.

STRATEGIA PLANIFICAREA ZONELOR


Frumuseea Organizrii de tip grdini (vezi Capitolul 4) este c o poi folosi i pentru organizarea timpului. Programul tu trebuie mprit n zone de activitate care s i permit s i atingi scopurile pe care le ai n diferitele domenii ale vieii. Enumera activitile principale de care ai nevoie pentru a-i atinge scopurile. Hai s folosim drept exemplu o mam cstorit, care muncete. Cteva zone tipice: Timp pentru propria persoan. (Sport, ntreinere medical, citit, baie, coafor i manichiur, vizitarea prietenilor, hobby-uri.) Timp pentru familie. (Cine, evenimente culturale, ajutorul oferit copiilor la teme, vacane, citit, baie, treburi casnice.) Timp pentru munc. (Acte, edine, citit pentru afaceri, seminarii i convenii, vizite de lucru, planificare strategic, scris, alctuirea de rapoarte.) Timp pentru relaie, (ntlniri" cu soul, stat mpreun n fiecare sear, plecri la sfrit de sptmn.) Timp pentru finane. (Plata facturilor, studierea investiiilor, completarea formularelor de impozitare.) Timp pentru comunitate. (Voluntariat, mers la biseric.) Timp pentru educaie. (Citit, urmrit tirile, urmat cursuri, nvarea unei limbi strine, nvat s cni la un instrument muzical.) Cnd este vorba de organizarea timpului, modurile de stocare sunt orele n care eti treaz. Pe o coal de hrtie, alctuiete un program al zilei dup cum urmeaz, ncepnd cu trezirea n fiecare diminea i terminnd cu ora de culcare, seara, incluznd mesele regulate. Tot ce este ntre aceste momente reprezint timpul pe care l ai la dispoziie.

5. CARE ESTE CAUZA PROBLEMELOR?

7 a. m. Amiaz 7 p. m. 11:30 p. m.

Trezire Prnz Cin Somn

Trezire Prnz Cin Somn

Trezire Trezire Prnz Prnz Cin Cin Somn Somn

Trezire Prnz, Cin Somn

Trezire Prnz Cin Somn

Trezire Prnz Cin Somn

Acest tabel este ceea ce eu numesc Harta timpului". Aloc anumite spaii n programul tu pentru diferitele activiti de baz din viaa ta. Servete drept fundaie de la care s pleci pentru a descoperi ce te mpiedic s obii un echilibru n via, oferindu-i tot timpul de care ai nevoie pentru a-i atinge scopurile. Detaliile privind ce s faci n fiecare spaiu sau zon vor fi dezvoltate n faza de Atac, dar ai mai sus un exemplu: o Hart a timpului completat de unul dintre clienii mei.

IDEI PENTRU LRGIREA" TIMPULUI


Activiti suprapuse, ncearc s atingi mai multe scopuri n acelai timp combinnd activitile n mod logic. De exemplu, dac unul dintre scopurile tale este s obii un anumit venit, ceea ce presupune ca o or pe zi s o consumi cu drumul spre munc, iar alt scop este s nvei limba francez, combin drumul spre serviciu cu ascultatul leciilor de francez pe caset. Combin dezvoltarea abilitilor tale de a face prezentri de afaceri cu performane mai bune la birou oferindu-te s conduci, o dat pe lun, una dintre edinele sptmnale. Combin pstrarea legturilor cu prietenii cu pstrarea cureniei casei sunnd pe cte cineva n fiecare sear, n zimp ce speli vasele. Combin timpul petrecut cu copiii dndu-le lecii de via cu alimentaia sntoas pregtind n fiecare sear cina. Crete preurile. Acest sfat se potrivete patronilor de afaceri care dein controlul asupra preurilor pentru serviciile pe care le ofer, dar se poate aplica i angajailor care i pot crete valoarea pe piaa muncii. Una dintre clientele mele era scriitoare de succes, care lucra 12-14 ore pe zi, 6-7 zile pe sptmn, pentru a ine pasul cu cerinele muncii ei. Era extenuat i frustrat pentru c nu mai avea timp pentru soul, pentru sntatea ei sau pentru nite proiecte independente le care visa de ani ntregi. Evident, munca era la mare pre; o dovedea programul ei ncrcat. Dar nu cerea atia bani ct i-ar fi permis piaa muncii din domeniul ei. Dublndu-i preurile a reuit s ctige la fel de mult de dou ori mai repede i s elibereze 36 de ore preioase pe sptmn (ase ore pe zi), pe care le-a umplut uor, urmrind alte scopuri.

Adaug ceva amuzant pentru a-i pstra energia. Orict de ocupat ai f i , dac a d a u g i ceva p l c u t p r o g r a m u l u i tu, productivitatea va crete - ceea ce, n final, i va mri timpul pentru celelalte activiti. Am descoperit personal acest lucru cu civa ani n urm cnd am adugat dansul programului meu ncrcat. tiind c n fiecare duminic m atepta o activitate distractiv, aveam mai mult energie toat sptmna i puteam face mai m u l t e i la munc i cu fiica mea; era uimitor. Amn anumite scopuri. Nu trebuie s i atingi toate scopurile dintr-o dat. ncearc s le mpri n timp. Concentreaz-te s atingi u n u l luna asta, un altul, luna viitoare. Prietenul meu Gordon, pentru care dobndirea de noi cunotine este un scop important, alege cte un subiect diferit pe care s l studieze n fiecare an. ntr-un an este istoria jazzului, n altul, programul spaial, anul urmtor, poezia american. Fii realist n privina scopurilor pe care le poi atinge i ine minte c poi pstra pentru viitor unele proiecte i activiti pentru a-i elibera din timpul de acum. Gsete scurtturi. Dac vorbeti mai repede dect scrii, dicteaz informrile i scrisorile n loc s le aterni pe hrtie. Organizeaz-i spaiul (dac nu ai fcut-o nc) pentru a-i face sarcinile mai simple, mai confortabile i mai rapid de rezolvat. De exemplu, ine fiierele la ndemn n loc s le pui n alt ncpere (pentru mai multe sfaturi, vezi diferitele capitole din aceast carte privind organizarea spaiilor din cas i birou.) Schimb activitile. Pentru a combate plictiseala i perfecionismul - cele dou mari consumatoare de timp - planific-i s schimbi activitile la fiecare interval de treizeci de minute pn la dou ore. Vei rmne alert i vei face mai multe lucruri.

CAT VA DURA? Atac Sorteaz Purific Atribuie un loc Cutii/alte metode pentru depozitare 5. Echilibreaz

| ' '

' l l l l l | i

1. 2. 3. 4.

1 sptmn 1 sptmn 2 ore 2 sptmni 15 minute zilnic '^

_ _

l i l l | i

ATACUL
Ei bine, acum, dup ce ai alctuit pe hrtie programul ideal, transpune Harta timpului n realitate i folosete-o pentru a sorta, categoriza, purifica i aranja activitile i sarcinile cu care eti bombardat zilnic. Te va ghida n luarea deciziilor privind ce s faci, cnd s faci i ce s refuzi. Va dura o vreme pn cnd i vei cizela Harta timpului i te vei obinui cu uneltele de administrare a timpului pe care le vei nva n acest capitol, aa c i sugerez s desfori munca pe o perioad de o lun sau dou, rezervndu-i cte o or pe sptmn pentru a evalua i adapta proaspetele unelte i pentru a te obinui cu noile obiceiuri pe care le capei. Trecerea de la un program haotic la unul organizat poate fi o schimbare imens care trebuie integrat gradat, necesitnd o perioad de adaptare.

1. SORTEAZ
ine o copie a Hrii timpului lipit pe peretele biroului sau pe o hrtie n portofel sau n geant. Consult-o de fiecare dat cnd i planifici anumite activiti care trebuie fcute sau cnd primeti cte o rugminte neateptat de a face ceva n locul altcuiva. ncearc s pui fiecare activitate la locul ei n program. Dac te decizi s mergi s i cumperi pantofi mpreun cu copiii, planific s o faci n duminica urmtoare, n Timpul pentru sarcini". Dac cineva i d un raport pe care vrei s l revezi, pune-1 n coul pentru citit pentru a te ocupa de el mai trziu, dup-amiaza, n Timpul pentru citit". Dac tocmai ai descoperit c trebuie s scrii o propunere,

DURATA ESTIMAT
Programul necesar pentru organizarea timpului este puin diferit de ceea ce am folosit pentru spaiu deoarece ne ocupm de ceva mai puin concret. Dac n cazul spaiului este, adesea, de dorit s lucrezi ct mai repede, n cazul timpului, recomand ntotdeauna s o iei mai ncet. Lucrnd gradat, pe parcursul unei luni, eti n cea mai bun poziie pentru a nlocui vechile obiceiuri cu noi moduri de gndire i de comportament. Iat timpul mediu necesar pentru a duce treaba la bun sfrit.

ncadreaz-o n Timpul pentru scris" mai trziu n acea sear sau n timpul sptmnii. Dac lucrezi acas i primeti un telefon de afaceri n Timpul pentru familie", las robotul s rspund i returneaz apelul n Timpul pentru munc". Dac apare ceva urgent, care nu poate atepta, este acceptabil s faci o schimbare temporar ntre zonele din program, dar acum vei ti ce ai pierdut i vei fi mai bine pregtit s recuperezi timpul irosit. O Hart a t i m p u l u i i ofer controlul, astfel nct s iei decizii bine gndite, bazate pe informaii, n privina a ceea ce vei face i cnd, permindu-i s vezi i imaginea n ansamblu. Dac te confruni zi de zi cu crize" care intervin constant n activitile planificate de tine, s-ar putea s ai nevoie s creezi o Hart special a timpului pentru administrarea crizelor, care s cuprind mult timp liber pentru a rezolva aceste crize pe msur ce apar, permindu-i i s te ocupi de celelalte sarcini. Urmtoarea hart a Timpului a fost alctuit pentru eful unei divizii de marketing global al unei bnci, o persoan care conduce un grup de douzeci de oameni i care trebuia tot timpul s jongleze cu telefoanele, edinele i urgenele neateptate pe care i le prezentau subordonaii si. I-a permis s i ating toate scopurile, avnd un loc n care s direcioneze toate activitile zilei, fr ca vreunul dintre subordonai s atepte mai mult de treizeci de minute pentru a primi atenie din partea sa.

2. PURIFIC
Harta timpului i permite s evaluezi fiecare sarcin care i cere timp, comparnd-o cu scopurile tale. nainte de a face automat o activitate, acum te poi ntreba dac merit. I se cuvine acelei sarcini un loc n programul tu? Dac nu, scap de ea. Vei fi uimit cte lucruri faci din obinuin i care nu au nici o legtur cu scopurile tale actuale. Cel mai probabil, in de un scop mai vechi, care nu mai este important pentru tine. Una dintre clientele mele, directoarea de marketing naional a unei bnci mari, i-a dat seama, dup ce i-a creat Harta timpului, c un proiect special, la care lucrase n u l t i m i i patru ani, nu mai era relevant pentru scopurile companiei. A renunat imediat la proiect, ctignd trei luni pline de munc pe an. La salariu, a descoperit c economisise mai mult de 50 000 de dolari, din banii firmei, anual.

O Hart a timpului i arat ct de limitat este timpul tu pentru c se ntinde pe toate zonele vieii i muncii tale. Aceast contientizare te va face s fii mai selectiv n privina sarcinilor pe care alegi s le pstrezi i n d e p l i n e t i . Totui, purificarea nu nseamn ntotdeauna s arunci la gunoi. Uneori nseamn s dai altcuiva" activitile, adic s le delegi". S-ar putea s descoperi c, dei unele dintre activitile tale te ajut s i atingi scopurile, ele ar putea fi la fel de bine fcute, mai repede i mai uor, de subordonaii ti sau de un alt membru al familiei. Cele mai cunoscute exemple de sarcini pe care ai putea s le delegi sunt gtitul, curenia sau completarea facturilor. Astfel, vei fi mai liber s te ocupi de treburile pe care doar tu le poi face, cum ar fi s le citeti copiilor, s i petreci timpul cu soul sau cu soia sau s te ngrijeti mergnd la sala de sport. Fii cinstit cu tine nsui atunci cnd determini care sunt aceste activiti. Vei fi surprins ct de multe l u c r u r i i n u t i l e preiei, doar pentru a arta ct de indispensabil" eti.

3. ATRIBUIE UN LOC
Pn acum, ai lucrat cu Harta timpului o sptmn sau dou i este momentul s reevaluezi locul anumitor zone i activiti din programul tu. De exemplu, s-ar putea s fi descoperit c o anumit perioad, pe care ai alocat-o pentru dat telefoane, nu se potrivete. Sau c nu i-ai rezervat destul timp pentru scris. Acum este momentul s ajustezi i s cizelezi locurile diferitelor activiti din programul tu, pentru a reflecta mai bine realitile vieii tale. Gndete-te la urmtoarele indicaii atunci cnd atribui diferitelor activiti cte un loc bine definit: Grupeaz sarcinile similare. Aa cum grupezi obiectele asemntoare ntr-un dulap (de exemplu, toate jachetele la un loc, toi pantalonii, la un loc), poi grupa activitile n programul tu pentru a economisi timp i pentru a reduce ansele de a le pierde" sau de a le trece cu vederea. Comisioanele, telefoanele i ntlnirile sunt candidatele pentru a fi grupate i pentru a fi fcute deodat. Msoar ct dureaz lucrurile. O greeal comun pe care o fac oamenii, atunci cnd i alctuiesc programul, este s nu fie realiti n ceea ce privete durata activitilor. Cei care sunt buni administratori ai timpului au o capacitate mare de estimare, astfel nct i rezerv ntotdeauna timpul necesar pentru fiecare activitate. Pentru a-i

mbunti abilitile de estimare, ine, timp de o sptmn sau dou, un jurnal al duratei fiecrei sarcini ndeplinite. Aceste informaii te vor ajuta s i planifici mai bine zilele i s caui scurtturi; i va fi de folos atunci cnd vei decide ce activiti poi s delegi. Adapteaz-te bioritmului tu. De exemplu, dac pentru tine este important s faci exerciii fizice i te trezeti n fiecare diminea viguros i plin de energie, dar n fiecare sear te ntorci acas stors de puteri, atunci stabilete-i s faci exerciiile dimineaa, imediat dup ce te-ai trezit, cnd eti motivat, n bun form i gata s dai totul. Programele altora. S-ar putea s fii nevoit ca n programul tu s ai anumite activiti care trebuie potrivite cu disponibilitatea i orarul altor persoane. De exemplu, dac eti o persoan care lucreaz noaptea, iar restul membrilor familiei lucreaz ziua, programeaz Timpul pentru familie" la nceputul serii i ntoarce-te la treburile tale cnd ceilali s-au culcat. Cutnd cea mai bun perioad a zilei n care s scriu aceast carte fr s mi rpesc din timpul destinat conducerii afacerii mele, am alocat Timpului pentru scris" intervalul 7 a.m. - 10 a.m., care mi lsa o zi de lucru ntreag pentru ntlniri i telefoane de afaceri.

4. DEPOZITAREA
In termeni de administrare a timpului, depozitarea implic evaluarea i selectarea mijloacelor de administrare a timpului, nvarea proprietilor lor i adaptarea lor la stilul tu de via. Desfoar i acest pas pe o perioad mai lung. Cel mai simplu mod de depozitare, esenial pentru orice sistem de administrare a timpului, este agenda zilnic, n ea aduni i urmreti toate ntlnirile, lucrurile care trebuie fcute, telefoanele i informaiile importante pentru conducerea afacerii i vieii tale. Exist att de multe stiluri, mrci i modele pe pia, nct alegerea poate fi foarte grea. Aplic regula mea Selecteaz doar una". Nu ncerca s te asiguri mpotriva unei decizii greite cumprnd dou sau trei agende diferite. Alege una singur, folosete-o n toate ocaziile i rmi la ea cel puin trei luni, pentru a-i oferi o ans. A jongla cu mai multe agende sau a face constant vizite la magazin pentru a o gsi pe cea perfect" sunt moduri sigure de a pierde informaiile, de a uita ntlnirile, de a trece cu vederea lucrurile importante i de a-i zdrnici singur planurile. Nu exist cea mai bun agend".

Secretul este s ai una cu care s te descurci pentru c se potrivete f e l u l u i tu de a gndi i care s te ajute s i conduci viaa i munca. Deci cum alegi agenda potrivit? Mai nti, trebuie s te decizi dac vrei una pe hrtie, una electronic sau una pentru calculator. Expertul canadiana n administrarea timpului, Harold Taylor, a scris un articol excelent n care compar diferite agende. Iat cteva dintre ideile sale. Agendele pe hrtie. Sunt printre cele mai uor de folosit i cele mai ieftine. Poi s le foloseti oriunde, notnd ntlnirile cnd stai la coad sau adugnd lucrurile care trebuie fcute pe msur ce i vin n minte. Exist modele de diferite dimensiuni, de la formate de buzunar, uoare i foarte portabile, pn la cele mari, pentru birou, care i ofer mult loc de scris i se pot folosi rapid. O micare din ncheietur i orice pagin din calendar i este la ndemn. Nu trebuie s porneti nimic, deci nu crap". Ii ofer un rezumat al programului tu din sptmnile trecute i din cele viitoare, i permit s rsfoieti paginile repede i uor i nu reprezint o ameninare pentru cei care se bazeaz pe metoda tradiional, de a-i scrie, cu creionul pe hrtie, gndurile i ntlnirile, n plus, pot fi arhivate asemenea dosarelor, la sfritul anului, pstrndu-i toate activitile trecute pentru a le putea consulta, la nevoie. Agendele electronice. Acestea sunt foarte portabile i pot pstra o cantitate imens de informaii ntr-o form mic, foarte uoar. Sunt foarte potrivite pentru persoanele care cltoresc mult i care trebuie s ia cu ele multe informaii ntr-un mod compact. Spre deosebire de agendele pe hrtie, pot muta activitile nendeplinite de la o sptmn la alta. O singur nregistrare poate programa edine repetate pe tot parcursul anului i trece notiele despre zile de natere, aniversri i alte evenimente speciale de la un an la altul. Poi programa alarme care s i aminteasc de o ntlnire important, s dai un telefon sau s i iei medicamentele. Poi cuta numele i adresele alfabetic, dup ora sau dup categorie - client, perspectiv de afaceri, prieten, vnztor. Majoritatea agendelor electronice pot transfera informaiile la i de la calculator, ajutndu-te s economiseti timp. Sunt ideale pentru cei care prefer lucrul cu o interfa electronic. PDA-urile (asistent personal digital), care sunt operate cu un fel de creion, nu cu tastatur, le permit adepilor scrisului pe hrtie s lucreze aa cum sunt obinuii. Multe agende electronice servesc i drept mijloace de comunicare, permindu-ne, printr-un

modem ncorporat, primirea i transmiterea mesajelor i a potei electronice i descrcarea de fiiere. Dezavantajele acestui tip de agend sunt c nu poi vedea dect o afiare o dat, ceea ce nu i permite o imagine de ansamblu a programului tu trecut i viitor; nu le poi arhiva pe un raft pentru a le consulta mai trziu; i, desigur, se mai stric, din cnd n cnd. Dar poi micora pierderile dac faci zilnic o copie de rezerv n calculator sau dac investeti ntr-un al doilea aparat, de rezerv, pe care l poi ine pregtit, pentru cazurile de urgen. Agendele pentru calculator. Acestea sunt, de obicei, integrate n pachetele de programe, fie n forma unui Manager de informaii personale (PIM), fie sub cea a unui Program de management al contactelor. Diferena dintre cele dou este c primul i organizeaz activitile n funcie de natura lor i de cnd trebuie ndeplinite, n timp ce al doilea este mai mult un instrument de vnzri, organizndu-i activitile n funcie de persoanele cu care faci afaceri. Agendele pentru calculator au multe dintre avantajele celor electronice, ns au mai mult putere. Pe scurt, o agend pentru calculator face multe lucruri n locul tu. Totui, funcioneaz doar dac munca ta se desfoar, n mare parte, n faa calculatorului, deoarece programul trebuie s fie deschis i disponibil tot timpul. Altfel vei scrie mereu notie, cu buna intenie de a le introduce mai trziu n calculator, dar vei uita de ele cu uurin. Agendele pentru calculator fac adesea echip bun cu cele electronice n cazul persoanelor care cltoresc mult, dar trebuie s faci din transferarea informaiilor un ritual zilnic.

Alte consideraii privind alegerea unei agende:


Perspectiva ta asupra timpului, n alegerea formatului agendei, ine cont de modul n care vrei s vezi informaiile: n linie, pe vertical sau pe orizontal sau ntr-un tabel. Ct de mare sau de mic vrei s fie imaginea programului tu: pe un an, pe un trimestru, pe o lun sau pe o sptmn? S-ar putea s ai nevoie de dou formate, unul lunar, pentru imaginea de ansamblu, unul zilnic sau sptmnal, pentru detalii. Cantitatea de informaie. Cu ct vrei s nregistrezi mai multe informaii sau activiti pentru o zi sau o sptmn, cu att mai mult spaiu i trebuie. De exemplu, un proprietar de afacere ocupat, cu trei sau patru ntlniri la care particip, cu zeci de telefoane

Dar pentru a pstra acest program, este nevoie de vigilen. F urmtoarele: Zilnic. Rezerv-i un sfert de or n fiecare sear pentru a trece n revist activitile zilei urmtoare, innd cont de prioriti n cazul alternativelor aflate n conflict (de exemplu, s duci copiii la muzeu mine contra s lucrezi la acea propunere de afaceri important). Chiar i aceast mic pregtire din timp te va ajuta s te descurci cu diferitele probleme pe care trebuie s le nfruni zilnic. Pe parcurs. ine-i scopurile la vedere; lipete-le pe frigider sau pe birou. Treci prin urmtorul filtru orice ntrerupere, distragere, cerere sau rugminte punndu-i urmtoarea ntrebare: M va ajuta s mi ating scopul?" Dac rspunsul este nu, gsete o modalitate de a evita ntreruperile i distragerile, refuz politicos cererile i rugminile i rezist tentaiilor. Urmeaz regula adaug una, scade una". Recunoate c, atunci cnd adaugi o activitate la programul tu ncrcat, o poi face doar renunnd la alta. Acest lucru te va face s te gndeti bine la ce activiti s mai ncepi. Chiar vor merita timpul tu? Avizierul cu locuri pentru etichete permite organizarea cu uurin a sarcinilor (mulumiri Time Wise) de dat i ase activiti pe zi, va avea nevoie, probabil, de un format cu dou pagini pentru fiecare zi, n timp ce o persoan cu acelai numr de ntlniri, telefoane i activiti pe sptmn ar putea folosi un format cu cte o sptmn pe pagin. Aspectul. Ca i n cazul celorlalte instrumente organizatorice, asigur-te c i place cum arat agenda pe care o alegi, fie c este pe hrtie, electronic sau pentru computer. Facilitile ei nu vor mai conta dac nu te atrage s o foloseti, ntreab-te dac agenda reflect imaginea ta: elegant, clasic, sportiv, vivace, profesionist, ptrunztor, i plac aspectul, culoarea, literele? i plac coperta, forma i materialul din care este fcut coperta? Doar vrei s o poi scoate cu mndrie i s i plac s o foloseti zilnic.

SFATUL PROFESIONISTULUI
Folosete agenda la maximum Folosete codul culorilor pentru nregistrrile din agend (de exemplu, rou pentru familie, albastru pentru munc) pentru a vedea dintr-o privire dac i pstrezi sau nu echilibrul n via. Trateaz activitile i telefoanele ca pe nite ntniri pentru a fi sigur c vor fi ndeplinite i pentru a nu avea ateptri exagerate de la tine nsui. Pentru fiecare sarcin sau telefon, pune-i urmtoarele trei ntrebri: n ce zon se ncadreaz?", n ce zi o voi face?" i Ct va dura?", apoi noteaz durata direct n agend. nva ct de mult te poi concentra pe o singur activitate i rupe proiectele mai mari n etape cu care s te poi descurca. Programeaz-le pornind napoi de la data la care trebuie terminate, lsnd o marj de eroare, pentru cazurile n care dureaz mai mult. Cnd i notezi ntlniri n agend, adaug i toate adresele i numerele de telefon legate de ele, pentru a le avea la ndemn.

5. ECHILIBREAZ
Felicitri! Ai reuit s mblnzeti timpul, despre care se spune c este intangibil, transformndu-1 n ceva concret: un program care i se potrivete.

De asemenea, asigur-te c programezi i durata drumului la i de la ntlnire, un lucru adesea trecut cu vederea, Noteaz un mic /", ncercuit, n dreptul tuturor ntlnirilor, evenimentelor sau edinelor la care trebuie s iei cu tine materiale" (de exemplu, un dosar, o invitaie sau instruciuni). Cu aceast noti vei fi sigur c vei ajunge cu tot ce i trebuie. Rezerv cte o pagin de agend pentru fiecare persoan important de la munc sau din familie. Folosete aceste pagini pentru a nota tot ce ai de vorbit cu aceste persoane, pe msur ce i vin idei. n timpul urmtorului telefon sau al urmtoarei ntlniri, vei avea la ndemn lista complet. Pregtete-te s profii de timpul liber aprut pe neateptate ine, n agend, o list cu activiti scurte (cinci pn la cincisprezece minute), dar importante, care s umple acest timp n mod productiv.

Ajustri periodice. Reanalizeaz-i scopurile i activitile cel puin de dou ori pe an, dar, de preferin, mai des (poate de dou ori pe lun) pentru a lua n calcul toate schimbrile de prioriti, responsabiliti i interese. Apoi revizuiete-i Harta timpului pentru a te asigura c reflect ceea ce este mai important pentru tine. Aceasta este tot ce i trebuie pentru a-i face din timp un prieten i nu un duman un aliat care te va ajuta s i atingi cel mai important scop: s i trieti viaa aa cum vrei tu, n funcie de programul tu i nu al altcuiva.