Nota 1

Nota 2
Media

Portofoliu evaluare
Curs formare profesional pentru ocupaia
INSPECTOR RESURSE UMANE

Candidat
RUSU RAMONA MARIA

2016

I
VI.2. ADMINISTRAREA I GESTIONAREA CIRCULAIEI DOCUMENTELOR
VI.2.1. n cadrul colii Mareal Constantin Prezan sat Dumeti administrarea
documentelor i gestionarea circulaiei acestora se realizeaz cu urmtoarele
instruciuni de lucru:
Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit intern n cadrul
colii Gimnaziale Mareal Constantin Prezan sat Dumeti.
Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de
provenien extern;
Administrarea i gestionarea circulaiei documentelor cu circuit extern de
provenien intern
trimise de unitatea de nvmnt n exterior.
Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea i gestionarea
circulaiei lor are

urmtoarele scopuri:
(1) Punerea n circulaie a unor documente care permit identificarea persoanelor
care le-au elaborat i a
entitilor colii de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat
potrivit funciilor pe care le ocup n cadrul colii , a entitii care le-a pus n
circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea
unic a documentelor cu datele de emitere;
(2) Transferul controlat al documentelor att ntre entiti, ct i ntre persoane i
entiti al documentelor cu circuit intern prin nregistrarea documentelor la punerea
n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri.
VI. Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea i gestionarea
circulaiei lor are urmtoarele scopuri:
1) punerea n circulaie n cadrul colii a unor documente de provenien extern
care permit identificarea sursei care le-au elaborat i de la care provin, a
persoanelor din unitatea de nvmnt care, potrivit funciilor pe care le ocup n
cadrul colii , le-a pus n circulaie, a persoanelor sau entitilor crora le sunt
destinate, precum i asocierea unic a documentelor cu datele de intrare n coala ;
2) Punerea n circulaie a unor documente de provenien intern trimise n exterior
care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat i a entitilor colii de la
care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funciilor pe care le
ocup n cadrul unitii de nvmnt, a entitii care le-a pus n circulaie, a
persoanelor sau entitilor crora le sunt destinate, precum i asocierea unic a
documentelor cu datele de emitere;
3) Transferul controlat n coala att ntre entiti ct i ntre persoane i entiti, al
documentelor care aparin de circuitul extern prin nregistrarea documentelor la
punerea n circulaie i la primirea lor prin registrul intrri/ieiri.
VI.3. ELABORAREA, DIFUZAREA, ARHIVAREA, MODIFICAREA I RETRAGEREA UNUI
DOCUMENT
VI.3.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor
(1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de
identificare: antetul,
semntura, numrul i data de nregistrare la primire conform registrului de
intrri/ieiri.
(2) Pentru documentele redactate n coala antetul va conine numele colii, adresa
colii, numerele de telefon i fax ale colii, adres de e-mail, data punerii n

circulaie, numrul i data de nregistrare conform registrului de intrri/ ieiri, i,

dup caz, numrul de exemplare n care a fost emis.
(3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenelor
asociate funciei
ndeplinite n unitatea de nvmnt i ca reprezentani ai unei structuri de
conducere a colii, precum i semntura acestora se trec, dup caz la sfritul
documentului sau la nceputul documentului.
(4) Atunci cnd este necesar, documentul conine numele i funcia persoanei care
l-a ntocmit.
VI.3.2. Analiz, aprobare i emitere
(1) nainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura:
Adecvarea la scopul urmrit;
Bun structurare i exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizrii datei de
intrare n vigoare;
Claritate prin formulri simple, inteligibile i fr ambiguiti;
Lizibilitate pentru nscrisurile de orice form.
(2) Aprobarea unui document se face de ctre managerul sau directorul colii, dup
caz, sau de ctre
persoane delegate de acetia n conformitate cu reglementrile colii
(3) Emiterea documentelor (punerea n circulaie) se face numai dup aprobarea lor.
VI.3.3. Difuzarea i implementarea documentelor
Difuzarea:
(1) Scopul difuzrii l reprezint punerea la dispoziia personalului colii a
documentelor de interes pentru
activitatea pe care o desfoar n unitatea de nvmnt cu scopul utilizrii
informaiilor pe care le
conin sau cu scopul informrii generale.
(2) Difuzarea este gestionat de emitentul documentului i se realizeaz prin
secretara colii.
(3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile n toate locurile unde se execut activiti
eseniale pentru

funcionarea eficient a procesului descris.

(4) Se disting dou tipuri de difuzri: difuzarea controlat, caz n care fiecare
document este difuzat cu
confirmarea primirii i difuzarea necontrolat care se utilizeaz pentru
documentele destinate doar
pentru informare, fr a viza n mod expres o utilizare ulterioar.
Implementarea:
(1) Prezenta procedur distribuit conform Listei de difuzare anexate se aduce la
cunotina ntregului
personal al colii.
(2) Implementarea prezentei proceduri i a instruciunilor de lucru aferente este n
responsabilitatea
persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare i asigurarea calitii n
educaie care coordoneaz
activitatea pe linia controlului documentelor.
(3) Monitorizarea implementrii procedurii se va face periodic de ctre CEAC prin
audituri interne
organizate i desfurate conform programului anual de audit intern privind
calitatea din coala.
Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicrii procedurii i identificarea
de
oportuniti de mbuntire a controlului documentelor n coala.
Rezultatele vor fi analizate de ctre CEAC care ntocmete un raport de evaluare pe
care l
supune spre aprobare Consiliului de administraie al colii .
VI.3.4. Pstrarea documentelor
(1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlat, pstreaz aceste
documente n zona de
lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilitilor care le revin conform
postului, sau pentru
informare.

Identificarea persoanelor se face prin semntura de primire, n registrul de

intrri/ieiri.
(2) Pstrarea documentelor cu difuzare controlat se face n condiii de siguran iar
ediiile valabile sunt
nregistrate n Registrul documentelor .
VI.3.5. Arhivarea documentelor
(1) Arhiva colii este alctuit din documente arhivate care se gsesc n dosare de
arhiv i din documente care se gsesc la personalul colii i care urmeaz s fie
arhivate
(Arhiva curent).
(2) Organizarea Arhivei colii , inclusiv la nivelul arhivei curente se face, att sub
aspectul coninutului ct i al formei, prin Nomenclatorul de Arhiv al colii de ctre
secretarul unitii de nvmnt.
(3) Nomenclatorul de Arhiv al colii conine documente care sunt precizate i se
gestioneaz, inclusiv sub aspectul termenului de pstrare.
(4) Documentele arhivate se grupeaz, pe tematici (probleme), n dosare n cazul
documentelor avnd ca mediu suport hrtia, sau n colecii de documente, alctuite
tot pe principiul dosarelor, n cazul folosirii de diverse medii de stocare.
Resurse pentru inerea documentelor sub control, trasabilitate
(1) Pentru buna desfurare a activitilor referitoare la controlul documentelor sunt
necesare, n principal,
resurse informaionale, materiale i resurse pentru instruire.
(2) Resursele informaionale se refer la cunoaterea i utilizarea de ctre
personalul colii a elementelor de identificare a documentelor i la respectarea de
ctre documente a traseului stabilit. Utilizarea corect a resurselor informaionale
va facilita, atunci cnd este cazul, identificarea persoanelor responsabile de
elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea i arhivarea de documente.
(3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de ctre
conducerea colii . Ele includ materiale i echipamente de birotic, spaii adecvate
pentru pstrarea i arhivarea documentelor.
(4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara colii care se ocup
cu probleme de arhiv sau pentru personalul nou angajat care urmeaz s fie
implicat i n activiti legate de controlul documentelor.
VI.3.6. Modificarea documentelor

(1) Prin modificarea unui document se nelege aducerea de schimbri cu privire la

acesta sub forma unor noi revizii sau a unor noi ediii, fr a afecta fondul de baz i
destinaia documentului iniial.
Reviziile constau n reformulri sau abrogri ale unor articole i/sau aliniate din
documentul iniial sau
rezultat dup o revizie anterioar, iar ediiile se elaboreaz atunci cnd se aduc
completri prin noi
articole, cnd apar schimbri de responsabiliti sau atunci cnd forma rezultat n
urma uneia sau mai
multor revizii difer substanial fa de revizia 0.
(2) Personalul implicat n elaborarea, analiza i aprobarea modificrilor trebuie s
aib acces la informaii
adecvate, pe baza crora s argumenteze modificarea.
Documentele modificate vor fi analizate i aprobate de structurile i funciile de
conducere care au
analizat i aprobat n forma iniial, dac prin lege i alte reglementri nu se
specific altfel.
(3) De regul, documentele modificate n coala se pun n circulaie n versiune
complet cu indicarea documentelor nlocuite i abrogate, a datei intrrii n vigoare
a formei modificate i, dup caz, cu indicarea modificrilor fcute. n cazuri speciale,
cnd modificrile sunt pariale i uor de identificat, iar documentul are
adresabilitate restrns, se poate pstra documentul sub forma iniial i transmite
numai modificarea nsoit de toate informaiile necesare unei corecte asocieri la
documentul iniial.
(4) Punerea la zi a acestei proceduri este decis de responsabilul emitent, avnd n
vedere:
evoluia standardelor;
un audit de sistem calitate ;
cerere de modificare a procedurii;
n urma modificrii normelor legale sau a altor cerine.
VI.3.7. Scoaterea din circulaie a documentelor i arhiva curent.
(1) Scoaterea din circulaie a documentelor se realizeaz prin trecerea lor n arhiva
curent sau prin

distrugere. Arhiva curent se constituie n acord cu Nomenclatorul de Arhiv al

colii
(2) Documentele din arhiva curent sunt pstrate la compartimente un timp limitat
(un an sau doi ani, dup caz), dup care sunt transferate n arhiva colii . Ori de
cte ori este cazul, se va evita arhivarea multipl a unor documente de uz intern.
(3) Scoaterea din circulaie prin distrugere se realizeaz de secretarul colii sub
controlul conducerii entitii care a gestionat documentul.

II
Rolul secretariatului n sistemul informaional al organizaiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaii, de forma sa organizatoric, de mrimea ei, succesul depinde
n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng cunotine, experien, intuiie, o mare
valoare o are informaia. Informaia corect i obinut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n
ceea ce privete activitatea unei firme.
Organizaia este privit ca un sistem n care prile componente contribuie la ndeplinirea activitii acesteia.
Sistemul organizaional este alctuit din :

sistemul decizional sau de conducere ;

sistemul operaional sau de execuie ;

sistemul informaional ;
ntre sistemul operaional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informaional (SI). Sistemul
Informaional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele
consumatoare, canale de circulaie, proceduri i mijloace de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea
i la realizarea obiectivelor organizaiei.
Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit informaii utile n cadrul
sistemului organizaiei.
Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de copiat, telefonul,
faxul etc.).
Informaia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect starea unui sistem sau a
modului n care aceasta funcioneaz i care aduce receptorului date noi, un plus de cunoatere.
Fiecrei activiti umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund informaii specifice.
Sursele de informaie se regsesc att pe plan decizional ct i operaional. Informaia este util cuiva dac este
cerut de un consumator de informaie, indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de
complexitatea sistemului, comunicarea necesit cteva elemente eseniale :
Informaia circul ntre emitor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate fi sub form
de : date, texte, imagini fixe, secvene audio sau video etc.

Cantitatea de informaii care se vehiculeaz ntre emitor i receptor constituie fluxul informaional. Distingem un
flux de intrare de informaii i un flux de ieire de informaii. De exemplu, legtura cu alte organizaii aduce un flux
de informaii din afar (o cerere de ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informaiilor se pot ncadra diverse
forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informaiei care circul att n cadrul organizaiei ct
i ntre aceasta i exterior.
Comunicarea n cadrul unei organizaii sau n afar acesteia se desfoar n bune condiii doar n cazul n care
fluxul informaional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea i transmiterea informaiilor respect o
serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n
vederea obinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaii) prin respectiva informaie. De asemenea, un
rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informaiei. Este
un lucru recunoscut c n acest proces preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin
sarcini importante.
O secretar trebuie s tie de unde s obin informaiile solicitate, cum s obin n timp util i s le foloseasc
eficient pentru fiecare situaie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele solicit secretarei (asistentei manager)
cunotine despre utilizarea Internetului, a calculatorului i a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaiei necesit cunoaterea surselor de informaii. Sursele de informaii pot fi comenzile, minutele
diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate,
contractele cu alte organizaii, programe de activitate, serviciul de informaii teletext, Internetul, reeaua Intranet,
manuale, fie, biblioteca proprie etc.
Dup preluarea unei informaii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de transmitere a
informaiei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra informaia sau o pot transmite mai departe la
nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informaii rspuns adecvate.
Informaia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n funcie de modul de prezentare. Modalitatea de
prezentare a informaiilor transmise constituie un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei.
Indiferent ns de modul de prezentare trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor
celor care au cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coerena informaiei i canalul ales pentru transmitere. n
caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informaiei. Astfel :

dac informaia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ;

dac se impune desfurarea unei edine i pentru a reduce costurile (timp i bani) se va alege
videoconferina ;

dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explicaii suplimentare se va alege discuia fa n
fa sau telefonul ;

dac informaiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune c informaia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie :

s fie exact i complet ;

s fie furnizat la timp ;

s corespund att cantitativ ct i calitativ ;

s fie transmis pe canalul cel mai scurt ;

s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.

Secretariatul reprezint un important canal informaional, un releu intermediar i n anume condiii un emitor de
informaii. El acioneaz n ambele sensuri ale circulaiei informaiei (ascendent i descendent). Secretariatul este o
staie att n circuitul ascendent (de la sistemul operaional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la
sistemul decizional la cel operaional).
n sens ascendent al informaiei secretariatul furnizeaz conducerii informaii, unele selectate prin mijloace directe,
altele obinute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente sau uniti subordonate.
Acestei etape i sunt specifice informaii furnizate de secretariat ca:

prevederi din acte cu caracter normativ;

prezentarea notelor de comunicri telefonice;


comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anunarea unor chemri telefonice,
prezentarea unor persoane la conducere, etc.)

prezentarea programelor, a unor materiale documentare;

extrase din acte i corespondena clasat sau arhivat;

prezentarea corespondenei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situaii existente sau trecute;

prezentarea unor situaii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
Astfel de informaii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
n sens descendent al circulaiei informaiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaz n:

activitatea de redactare de ordine, dispoziii circulare, redactate uneori de secretariate;

transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le execute;

note scrise de conducere cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii asupra modului de
rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri ulterioare care s genereze
nendeplinirea sau ndeplinirea parial sau incorect a unor sarcini.
A treia etap a circuitului informaional, n care secretariatului i revin sarcini importante este din nou n sens
ascendent n cursul executrii deciziei.
n aceast etap n afar informaiilor date de compartimentele operaionale, secretariatul informeaz permanent
conducerea asupra respectrii termenelor de execuie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un
sistem de evidene operative, (scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile
conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora.
Schimbul de informaii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente. Permanentul schimb
de informaii, dei util prin operativitate poate duce uneori la frecvente ntreruperi n munca de concepie a
conducerii dar i a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare
compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este mprit n dou: o parte pentru comunicri ctre
secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informaiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
Fluxurile i circuitele informaionale
n definirea sistemului informaional se opereaz cu noiunea de flux i circuit informaional; fluxul reprezint
cantitatea de informaii vehiculate (transmise i procesate) ntre dou elemente ale sistemului, emitor i receptor,
independent de natura purttorului material i de procedeele folosite, iar circuitul informaional semnific traiectoria
pe care o parcurg aceste informaii. Fluxul de informaii este caracterizat prin coninutul i destinaia informaiei,
sensul micrii i locurile de decizie i raportare.
Fluxul informaional i circuitul informaional sunt caracterizate de: lungime, vitez de deplasare, fiabilitate, cost,
grad de ncrcare etc.
Tipologia circuitelor informaionale este structurat dup urmtoarele criterii:
A. Direcia de vehiculare, caracteristicile emitorului, i respectiv ale beneficiarului de informaii:
verticale - se stabilesc ntre nivelurile ierarhice aflate n relaie de subordonare;
orizontale - se stabilesc ntre subdiviziuni organizatorice (posturi, respectiv compartimente) aflate pe acelai nivel
ierarhic n cadrul sistemului;
oblice - se stabilesc ntre subdiviziuni organizatorice situate pe niveluri ierarhice diferite, ntre care nu exist relaii
de subordonare nemijlocit.
Procesele informaionale desemneaz, n esen, un ansamblu de elemente prin care se stabilesc modalitile de
culegere, nregistrare, transmitere i prelucrare a informaiilor, cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea
lor, a suporilor i mijloacelor de tratare a informaiilor.

Deoarece managementul nseamn n primul rnd informaie i comunicare, se poate fundamenta folosirea
informaiilor ca metod.

PLAN ACTIVITATE SAPTAMANA 07.09-11.09, ANUL

SCOLAR 2015-2016

NR.
CRT.

ACTIVITATEA/
RESURSE

IDENTIFICAREA
OBIECTIVELOR URMARITE

1.

a)pregtirea debutului
noului an colar/ELEVI

*completarea cataloagelor,
registrelor matricole, dup
examenele de corigen,
completarea Registrului de
eviden a elevilor pentru noul an
colar ;
*verificarea i nregistrarea
cataloagelor pentru noul an
colar;
*dinamica populaiei colare :
nmatricularea elevilor nou venii
(cf.cererilor de transfer
aprobate) , rezolvarea
corespondenei privind micarea
elevilor;
*ntocmirea situaiilor statistice

PROGNOSTICUL TIMPU
DE LUCRU(PERIOADA
07.09 2015

07-11.09.2015
07-11.09.2015

07-11.09.2015
07-11.09.2015
07-11.09.2015

( pe formulare tipizate) si n SIIR;

*elaborarea contractelor de
munc, deciziilor de ncadrare,
statului personal de funcii;
*situatii curente privind personalul
didactic(actualizare baze de date
unde este cazul)
*constituirea formaiunilor de
!studiu pentru unitatea
coordonatoare i stucturile
arondate;

CARENTE
*intarzieri in completarea cataloagelor, registrelor matricole, dup examenele de corigen,
completarea Registrului de eviden a elevilor pentru noul an colar ;
*intarzieri in nmatricularea elevilor nou venii (cf.cererilor de transfer aprobate) , lipsa
corespondenei privind micarea elevilor;
*ntocmirea situaiilor statistice ( pe formulare tipizate) si n SIIR;
*neelaborarea contractelor de munc, deciziilor de ncadrare datorita statului personal de
funcii incomplet;
*situatii curente privind personalul didactic(neactualizare baze de date )
MASURI DE IMBUNATATIRE A ACTIVITATII
In ajutorul efecturii cu succes a sarcinilor, secretara la dispoziie diferite mijloace i
metode de organizare a activitilor:
planificarea scris este o metod care duce la eficientizarea timpului de lucru. Secretara
trebuie s-i planifice, s-i noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat i toate
informaiile pe care le primete. De asemenea, ea nu i va planifica toate cele opt ore de
munc ale zile, ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentnd timp
tampon (perioade de timpi pentru sarcini, lucrri neprevzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corect a prioritilor este foarte important ca secretara s stabileasc corect
prioritile sarcinilor pe care le are de rezolvat ntr-o zi. Prioritile se stabilesc dup cum
urmeaz:
a) sarcini importante i urgente (se rezolv imediat);

b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);

c) sarcini nu foarte urgente i nu foarte importante (trebuie delegate pe ct posibil,
fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuie matinal cu eful asupra programului zilei;
informarea efului, atunci cnd problemele foarte urgente i importante se decaleaz sau
nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini mari consumatoare de timp;
nfiinarea unei mape personale de coresponden (pentru presortarea corespondenei
sosite dup puncte de interes);
evitarea nemulumirii de a cuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmrind cu
atenie micarea hrtiilor i a dosarelor;
notarea tuturor informaiilor importante
reactualizarea periodic a caietului cu numerele de telefoane i adresele pe care le
folosete n mod curent;
stabilirea de bune relaii de munc, att cu efii, ct i cu persoanele din subordine;
comunicarea eficient cu celelalte secretare din instituie i din afara instituiei;

1. REGULI DE COMUNICARE SI INTERACTIUNE

Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna
desfurare a relaiilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activitii in afaceri
n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener,
dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la
complicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor n cauz.
A. inuta fizic (pe strad i n societate)
B. Salutul
Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El
comport, n mimic i n inut, o serie de nuane care pot s-i modifice sau s-i completeze
sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obligaie formal.
Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de politee.
C. Prezentrile
Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, . n astfel de ocazii trebuie s se evite
ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna ,
adugndu-se, eventual, funcia sau calitatea.
D. Conversaia
n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversaii, de obicei se spune c nu este frumos s
pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. Desigur, respectul opiniei
personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn

c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas,

dar ferm, n explicarea poziiilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest
lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se susine o prere contrarie s nu se
fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile
partenerului cu exclamaii de felul: nu avei dreptate!, ce eroare! etc.
E. Convorbirea telefonic
Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente,
ct i n meninerea legturilor fireti ntre cunoscui, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice
necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens,
trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar n al doilea
rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac
indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i instituia la care
lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i funcia.
n situaia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la
telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este
recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea
persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite raiuni
pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat.
n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice
persoana care o recepioneaz, innd seama de obligaia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota
transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recepionat comunicarea. n cazul
transmiterii unei comunicri de o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se
cear citirea, pentru controlul exactitii, a notei transmise.

IV
Informaiile secrete de serviciu sunt informaiile a cror divulgare este de natur s
determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat;
Informaiile secrete de serviciu se refer la acele activiti care, fr a constitui, n nelesul
legii, secrete de stat, nu trebuie cunoscute dect pentru ndeplinirea atribuiilor de serviciu,
divulgarea lor putnd prejudicia interesul instituiei.
Conductorii persoanelor juridice de drept public sau privat sunt abilitai s stabileasc
informaiile care constituie secrete de serviciu, precum i regulile de protecie a acestora i,
totodat, s coordoneze i s controleze msurile privitoare la protecia acestora, n
conformitate cu normele stabilite prin hotrre a Guvernului.
Legea interzice clasificarea ca secrete de serviciu a informaiilor care, prin natura sau
coninutul lor, sunt destinate s asigure informarea cetenilor asupra unor probleme de
interes public sau personal, respectiv a celor de natur s favorizeze ori s acopere eludarea
legii sau obstrucionarea justiiei.

Standardele naionale de protecie a informaiilor clasificate n

Romnia, aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 585/2002, se aplic n
mod corespunztor i informaiilor secrete de serviciu n ceea ce
privete:
a) clasificarea, declasificarea i msurile minime de protecie;
b) regulile generale de eviden, ntocmire, pstrare, procesare,
multiplicare, manipulare, transport, transmitere i distrugere;
c) obligaiile i rspunderile ce revin conductorilor autoritilor i
instituiilor publice, agenilor economici i altor persoane juridice;
d) accesul cetenilor strini, al cetenilor romni care au i cetenia
altui stat, precum i al persoanelor apatride la informaii clasificate i
n locurile n care se desfoar activiti, se expun obiecte sau se
execut lucrri din aceast categorie;
e) exercitarea controlului asupra msurilor de protecie.

* Este interzis scoaterea din incinta unitii deintoare a

informaiilor secrete de serviciu fr aprobarea conductorului
acesteia.

*Funciile care presupun accesul la informaii secrete de serviciu

se stabilesc de ctre conductorii unitilor deintoare.

*Accesul cetenilor strini, al cetenilor romni care au i

cetenia altui stat, precum i al persoanelor apatride la informaii
secrete de serviciu este permis n condiiile stabilite prin Standardele
naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia, pe baza
autorizaiei speciale de acces.
*Transportul informaiilor secrete de serviciu se efectueaz
conform reglementrilor n materie, stabilite prin hotrre a
Guvernului.

* n cazul compromiterii informaiilor secrete de serviciu

conductorii unitilor deintoare vor dispune efectuarea cercetrii
administrative pentru a stabili condiiile n care s-a produs,
responsabilitile i posibilitile de recuperare sau limitare a
prejudiciilor.
* Pentru recuperarea prejudiciilor cauzate de compromiterea
informaiilor secrete de serviciu unitile deintoare se pot adresa
instanelor judectoreti.
*Nerespectarea prevederilor prezentei hotrri atrage
rspunderea penal, civil, contravenional sau disciplinar, dup caz,
n condiiile legii.

Codul muncii republicat, la art. 26 reglementeaza clauza de confidentializate, protejand

transmiterea de date sau informatii la care partile au avut acces pe parcursul derularii raportului de
munca.
Conform art. 26 alin. (1), clauza de confindentialitate presupune ca partile convin ca, pe toata durata
contractului individual de munca si dupa incetarea acestuia, sa nu transmita date sau informatii de

care au luat cunostinta in timpul executarii contractului, in conditiile stabilite in regulamentele interne,
in contractele colective de munca sau in contractele individuale de munca.
Atentie! Prin inserarea in CIM a clauzei de confidentialitate partile se protejeaza de diseminarea
unor date sau informatii de care au luat cunostinta in timpul executarii contractului.
Pentru asigurarea protectiei activitatii angajatorului, referitor la informatiile furnizate angajatului,
angajatorul poate sa insereze la incheierea contractului sau ulterior prin act aditional la contractul

Gestionarea documentelor secrete

Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatul va avea
acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera.
Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna, o coordonat
deontologic esenial n practicarea acestei profesiuni.
n general, n orice organizaie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de
explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme
similare, din considerente de sigurana naional sau n unele cazuri pentru aprarea
dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrieri etc.
Exist organizaii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu
caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.
n aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea
unitii, precum:

Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la

cunotina efului ierarhic;

Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd

contextul legal permite acest lucru;

In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informaii de

orice fel. Solicitanii vor fi ndrumai spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia.
Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ine separat, pe
baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de

nregistrare semnul Ssau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu

, dup caz.
Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unitii.
Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente
sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare.
2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite

cnd intr o ter persoan n birou;

Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier
atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n
cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran;

Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a

indigoului i sugativei dac e cazul;

Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea
se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar
utilizarea lor;

Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de
telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi nmnate

numai acestora;

Dup ncheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupra celor

discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci
cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien, precum i

obiectul audientei;

Coninutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor

din afara organizaiei;

La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape,

indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila;

Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organizaiei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i
directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete i

aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului.
Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a
aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informaii nregistrate i prelucrate
electronic.