Sunteți pe pagina 1din 12

Comunicare si relatii publice

Comunicarea organiztionala
Specificul comunicarii organizationala
Funciile organizaionale ale comunicrii sunt urmtoarele:

Control s clarifice ndatoririle, s stabileasc autoritatea i responsabilitile;

Informare s furnizeze baza deciziilor;

Coordonare s fac posibil aciunea comun eficient;

Motivare s stimuleze cooperarea i implicarea n atingerea obiectivelor;

Emoional s permit exprimarea tririlor sentimentelor etc.


Comunicarea formal. Reelele formale de comunicare sunt prescrise prin organigram, document
care reprezint organizarea funcional a activitilor i natura relaiilor de subordonare i
coordonare dintre compartimente i persoane. Derularea comunicrii formale scrise sau orale este
guvernat de o serie de reguli implicite i explicite privind coninutul (ce fel de informaie se
transmite), responsabilitatea (cine emite i cine controleaz i semneaz n cazul mesajelor scrise),
forma (oral/ scris, modul de structurare a mesajului, coninutul prii de identificare, formulele de
adresare), momentul (ocazii, termene) i destinaia mesajelor (cui sunt adresate).
Comunicarea informal. Paralel cu comunicarea formal sunt iniiate comunicri informale ntre
participani, pentru a schimba informaii care nu au o legtur direct cu activitatea. Cu timpul se
constituie reele informale de comunicare, bazate pe criterii afective simpatie/antipatie, interese
comune legate (sau nu) de organizaie; canalele folosite sunt altele dect cele formale, regulile de
comunicare sunt mai puin stricte.
Raportul scris
Un raport poate include un mesaj verbal sau cteva fraze relevante. Rapoartele de afaceri, n
form scris rspund att unor cerine speciale, dar atrag i atenia asupra unei anumite situaii.
Factorii care influeneaz felul n care un raport i atinge scopurile propuse sunt:
Autorul este catalizatorul, factorul cel mai important;
Coninutul partea care solicit cea mai mare implicare, pentru a informa cititorii ntr-un
mod concis, astfel nct cunotinele acestora s fie autentic mbogite;
Structura stabilirea coninutului care s determine un efect ct mai bun al raportului,
pornind de la o structur;
Stilul este esenial folosirea unui stil adecvat fiecrei situaii, n care: limbajul s fie
obiectiv i echilibrat, prezentare atractiv;
Cititorii atitudinea lor fa de autor i subiectul raportului pot influena modul receptrii.
Instrumente de comunicare in cadrul organizatiei

Etapele eseniale n elaborarea unui raport sunt:


nelegerea a ceea ce ncercai s realizai (scopul, cine este cititorul, ce trebuie s cunoasc
el, dac putei obine toate informaiile necesare, dac avei nevoie s formulai o opinie sau
s facei o recomandare.
Termenii de referin disponibili sau alctuii de ctre autor ei stabilesc ateptrile
cititorului ntr-un mod clar i permit autorului s fie clar, i include: o descriere scurt a ceea
ce se cere, aria general a subiectului ce trebuie tratat, orice arii specifice sau obiective ce nu
trebuie tratate, orice presupuneri care stau la baza raportului, data predrii, orice resurse care
pot fi disponibilizate de tere pri, restricii specifice de investigare sau autorizaii cerute.
Identificarea problemelor.
informaiile trebuiesc adunate i structurate, innd seama de eficien i costuri, detalii

Identificarea punctelor cheie, dup clarificarea fazei de pregtire.


Formularea concluziilor/recomandrilor; prezentarea i evaluarea informaiilor nainte de a
trage vreo concluzie este util.
Schiarea unei structuri potrivite la nceput simpl, apoi dezvoltarea acesteia.
Raport oficial cuprinde:
titlul;
rezumatul;
cuprinsul (structura);
introducerea;
cuprinsul (un numr de paragrafe cu titlu care reflect dezvoltarea logic a argumentului),
concluzii;
recomandri (numai dac este relevant);

anex
Raport neoficial de exemplu raportul informativ intern al unui departament, fr abordare rigid.
Cuprinde:

introducere (expunere sau prezentarea situaiei);

analiza (cuprinsul raportului i sub-paragrafe - dac e necesar);

concluzie (recomandri, soluii - stil direct).

Corespondenta, referatele si mesajele


Corespondena
Scrisoarea este un mediu de comunicare foarte flexibil folosit frecvent pentru solicitarea sau
confirmarea unei informaii, ntocmirea i acceptarea ofertelor sau a termenilor contractuali,
transmiterea mulumirii i nemulumirii, efectuarea comunicrilor de natur legal, stabilirea
contactelor iniiale de afaceri. Ea rmne ca document legal, orice greeli de formulare sunt pe
deplin vizibile i creeaz o imagine negativ, atenia la detalii este obligatorie.Modul de prezentare
i stilul scrisorii sunt luate ca indicii despre personalitatea celui care a compus-o.
Formatul scrisorii. Elementele standard pe care ar trebui s le poziionm corect sunt:
Antetul servete la furnizarea informaiilor standard
Referinele acestea permit ca scrisoarea s fie corelat cu corespondena anterioar.
Data
Confidenialitatea (Confidenial, Privat i confidenial, Adresat numai)
Numele destinatarului i adresa
Formula de adresare/de salut i ncheiere
Titlul, rezumnd scopul scrisorii
Cuprinsul de baz al scrisorii.
Semntura.
Numele i funcia expeditorului.
Anexe/copii cnd se trimit anexe se obinuiete s se semnaleze acest fapt, cu o referire
simpl n partea de jos a paginii.
Referatele sunt folosite pentru: a comunica instruciunile i cererile ctre subordonai, a
ncuraja i a motiva persoane sau echipe.
Faxul a devenit o dotare standard n birouri pentru c: permite transmiterea copiilor
documentelor, sunt posibile rspunsuri multiple n cadrul aceleiai zile, la distane mari. Fiecare
document este trimis cu o pagin de nsoire, care specific destinatarul, avnd spaiu i pentru un
mesaj suplimentar de nsoire. O informaie confidenial nu trebuie transmis prin fax, acolo unde
este nevoie de securitate absolut.
Mesajele. Este cea mai scurt form de comunicare scris, se poate apela la un mesaj scris de
mn, pe care-l putei lsa pe biroul cuiva, dup cum l putei da unei alte persoane, pentru a-l
transmite destinatarului.

Sedintele
edinele sunt convocate n mod special, pentru un numr de oameni, ntr-un anumit loc i la o
anumit or, pentru un scop (negociere, informare, rezolvarea unei probleme, luarea deciziei,
colectarea i schimbul de idei) precizat (acetia s se poat pregti i contribui la desfurarea ei),
astfel nct rezultatul dorit (obinerea unui acord, educarea sau informarea participanilor, rezolvarea
unei probleme, obinerea unei decizii, generarea de idei i sugestii) s poat fi obinut.
edina oficial este aceea unde responsabilitatea colectiv este stabilit conform unui set de
reglementri (set de convenii i proceduri). Deciziile luate trebuie s respecte procedurile i
condiiile stabilite pentru a fi validate, conform unui regulament de funcionare. Acest cadru este
folosit astfel nct participanii s aib ncredere n modul n care au fost luate deciziile.
edinele au ca scop:
transmiterea unor informaii, opinii i/sau decizii;
culegerea unor informaii de la participani;
analiza unor probleme;
luarea unor decizii de ctre participani.
Managerul, prin modul de organizare i conducere a unei edine, comunic respectul fa de
participani i modul n care i asum responsabilitatea pentru activitatea desfurat. Acest lucru
este evident dac managerul:
organizeaz edinele numai cnd exista un scop;
cere participanilor s vin pregtii i s-i prezinte opiniile ct mai concis;
aloc timpul necesar fiecrui punct de pe ordinea de zi;
ncurajeaza exprimarea opiniilor;
evit discuiile n afara ordinei de zi stabilit;
nu permite monopolizarea discuiei de ctre o persoan;
asigur un climat de comunicare adecvat;
rezolv cu tact eventualele dezacorduri i conflicte;
asigur tragerea unor concluzii i precizarea unor msuri pentru implementarea deciziilor
luate.
Tipuri de edine:
Decizional:
conductorii stabilesc dezvoltarea organizaiei n perspectiv, modul de ndeplinire a
sarcinilor, repartizarea resurselor, etc.
De informare:
se transmit decizii adoptate de organe ierarhice de pe diferite nivele;
se transmit informaii necesare desfurrii performane a activitii;
se culeg/se transmit informaii de ctre eful direct.
De armonizare:
sunt specifice pentru managerii unor compartimente de munc ntre care nu exist nici un
raport de subordonare ierarhic;
au drept scop asigurarea cooperrii ntre diferitele compartimente att n procesul pregtirii
unor decizii ct i n implementarea lor.
De explorare:
au drept scop promovarea unor idei noi;
apeleaz la anumite tehnici ca de ex. brainstorming, Delphi, etc.;
accentul se pune pe imaginaia participanilor.
De incursiune:
participanii pornesc de la o idee bine definit pe care au sarcina s-o transforme ntr-un
proiect operaional;

accentul se pune pe precizia tehnic a programului.


Reguli de desfurare a unei edine:

Deschiderea edinei:
respectarea cu strictee a orei fixate;
formularea clar a scopului edinei;
formularea pozitiv a ideilor;
folosirea cuvintelor care s fac ideile interesante;
limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.
Reguli de desfurare a unei edine:
Dezbaterea propriu-zis:
dezbaterea s se aeze din primele minute pe fondul problemei;
ncurajarea participanilor de a judeca independent, prin adresare de ntrebri de genul: care
sunt alternativele? care pare cea mai buna soluie i de ce? care factori nu au fost luati n
considerare?;
calmarea momentelor de tensiune;
evitarea disensiunilor care pot s apar;
asigurarea continuitii edinei pe problemele pentru care a fost convocat;
respectarea timpului programat pentru edin.
Desfurare a unei edine tradiionale:

Comunicarea este unidirecional (de obicei de la lider ctre membrii echipei)


Liderul ia deciziile. El i asum ntreaga responsabilitate a modului n care se execut o
hotrre.
Liderul face agenda
Liderul decide ct se vorbete pe un anumit subiect sau cnd s-a vorbit destul
Este centrat pe rezolvarea sarcinilor
Liderul este considerat expert
Liderul i promoveaz ideile
Liderul este cel care modereaz conflictele din grup
Liderul impune regulile

Desfurare a unei edine moderne:

Comunicare este bidiriecional (ntre lider i membrii echipei, ntre membrii echipei)
Participanii discut despre modul de luare a deciziilor, despre care decizii sunt luate de lider
i care de ali membri ai echipei, n funcie de responsabiliti i competene
Liderul deleag pe cel care face agenda, colectnd subiecte de la toi membrii.
nainte de a trece la un alt subiect, liderul se asigur c echipa nu mai are nimic de spus,
ntrebat, adugat.
Este centrat i pe rezolvarea sarcinilor dar i pe proces.
Fiecare participant contribuie cu experiena i expertiza proprie, liderul e dator s scoat la
suprafa i apoi s pun cap la cap contribuiile.
Liderul ncurajeaz i folosete ideile celorlali
Liderul ajut participanii s i rezolve conflictele.
Regulile se stabilesc de comun acord de ctre participanii la edin.

Reltiile publice-definire

Relaiile publice sunt efortul direcional spre motivarea i influenarea clienilor n primul
rnd prin intermediul mijloacelor de comunicare, pentru a-l determina s gndeasc bine
despre o organizaie, s o respect i s o susin n perioadele mai dificile.
Relaiile publice constitute relativ recent ca o activitate distinct desfurat de
ntreprinderi, instituii, organisme publice .a. din rile cu o economie dezvoltat implic
din partea ntreprinderii cultivarea unor contacte directe, realizate consecvent i sistematic,
cu diferite categorii de public, cu persoane influente din conducerea altor ntreprinderi din
ar sau strintate, cu mass-media, cu reprezentani ai puterii publice, lideri de opinii, n
scopul obinerii sprijinului acestora n efortul de pstrare i dezvoltare a intereselor sale. Ca
domeniu distinct de activitate al agenilor economici, relaiile publice se nscriu ntre
instrumentele cele mai moderne ale politicii de comunicare n societatea contemporan,
ntrunind totodat i veritabile atribute promoionale.
Relaiile publice reprezint o funcie distinct de management, care ajut s se stabileasc
i s se menin un climat psihologic de comunicare, nelegere, acceptare i cooperare ntre
o organizaie i publicul su; ajut conducerea s informeze i s fie informat despre opinia
public; definete i coordoneaz responsabilitatea conducerii pentru a servi interesului
public; ajut conducerea s utilizeze n mod eficient orice schimbare, servind ns i ca un
sistem de prevedere care s sprijine tendinele ce se anticipeaz; folosete cercetarea i
tehnicile de comunicare etice ca principalele sale instrumente.

Cuvinte cheie in definirea relatiilor:


caracter organizaional
deliberat
planificat
funcie principal a conducerii
performana
interes general
comunicare n dublu sens
funcia de management
reputaie
ncredere
efort sistematic, continuu i planificat
promovarea unei imagini proprii favorabile

Obiectivele activitatii de relatii publice:


Poziionarea companiilor, ca lideri sau experi;
Determinarea ncrederii consumatorului fa de o firm;
Introducerea noilor produse pe pia;
Revitalizarea, relansarea i repoziionarea produselor;
Comunicarea noilor avantaje ale produselor vechi;
Promovarea noilor utilizri ale vechilor produse;
Punerea n legtur a consumatorilor cu produsele existente;
Crearea sau meninerea interesului pentru o categorie de produse;
Consolidarea diferitelor piee;
Extinderea forei publicitii;
Diminuarea rezistenei consumatorului fa de publicitate;
Crearea tirilor naintea publicitii;
Completarea publicitii prin ntrirea mesajului;

Completarea publicitii prin comunicarea i a altor oportuniti ale produselor;


Prezentarea acelor produse pentru care nu se poate face publicitate;
Influenarea ideilor de opinie;
Ctigarea prestigiului altfel dect prin publicitate;
Testarea conceptelor de marketing;
ntrirea campaniilor de promovare a vnzrilor;
Identificarea firmelor i a produselor acestora pe pieele de desfacere;
Creterea prestigiului prin intermediul sponsorilor;
Delimitarea companiilor i a produselor acestora de concuren;
Crearea unei noi media i a unor noi modaliti de cucerire a consumatorilor;
Comunicarea deciziilor de marketing publicului interesat;
Aprarea produselor de riscurile comerciale;
Stimularea cererii de mrfuri i servicii.

Relaiile publice

Factorii dezvoltrii activitii de relaii publice


Diversificarea pieelor bunurilor de larg consum
Producia de mas a devenit n prezent un fenomen care ine
de istorie. Oamenii s-au schimbat, fapt ce a generat modificri n
activitatea de marketing. Dorinele publicului sunt tot mai sofisticate,
punndu-se totodat accentul pe calitate i diversitate. Consumatorii
actuali sunt tot mai puin fideli unor anumite produse, tocmai pentru c au
la dispoziie o ofert extrem de bogat. n aceste condiii, datorit
credibilitii de care se bucur, relaiile publice sunt n msur s se
adreseze unei populaii eterogene, constituind un mijloc ideal de cucerire
a consumatorului modern.
Explozia tehnologic a sistemului informaional
Societatea actual este considerat tot mai mult o societate
informaional, Tehnologia modern nu numai c a permis ca activitatea
de relaii publice s devin mai important, dar ea a revoluionat i modul
n care relaiile publice sunt practicate. Numrul telefoanelor, incluzndule pe cele fr fir sau pe cele celulare s-a dublat n ultimii 20 de ani, ele
fiind instalate peste tot, de la maina personal la avionul de pasageri..
Computerele pot transmite nu doar mesaje ci i imagini, aparatura video a
permis controlul asupra a ceea ce se dorete s se urmreasc, iar
televiziunea prin cablu permite recepionarea tirilor timp de 24 de ore pe
zi. Noile media au oferit relaiilor publice o mai mare oportunitate de a
atinge pieele vizate, mult mai repede i cu un impact mult mai mare.
Creterea competiiei
Creterea competiiei a schimbat profund modalitile de
desfurare a afacerilor. Multe companii sunt capabile s creeze sau s
imite produse de succes, oferind consumatorilor mult mai multe alternative

dect pn n prezent. n zilele noastre, pentru a fi profitabil, o companie


trebuie s foloseasc toate mijloacele, inclusiv relaiile publice, n cadrul
activitilor desfurate.
Declinul publicitii prin reelele de televiziune
Dei este nc cel mai persuasiv mediu publicitar disponibil, televiziunea
trece prin transformri radicale i rapide. Canalele de televiziune
tradiionale, prin care se transmiteau mesajele publicitare, nregistreaz o
diminuare a audienei publicului, n favoarea noilor televiziuni comerciale
i a posturilor independente de televiziune prin cablu, care au reuit n
ultimii ani s nregistreze o cretere a audienei (n perioadele de maxim
audien) de pn la 20%. . Dar, dei unele costuri s-au redus, tocmai
multitudinea posibilitilor oferite face dificil alegerea.
Impactul aparaturii video
Numrul familiilor care dein aparatur de redare video este n continu
cretere, fapt ce a determinat o diminuare a timpului alocat vizionarii
programelor de televiziune, n favoarea programelor nregistrate. Dei s-a
ncercat o contracarare a acestui fenomen, prin introducerea de mesaje
publicitare pe casetele video, aproape dou treimi din posesorii de
aparatur video obinuiesc s sar peste aceste mesaje.
Creterea costurilor publicitii la televiziune
Situaia de incertitudine din cadrul reelelor de televiziune, din punctul de
vedere al publicitii, s-a accentuat concomitent cu creterea costurilor de
difuzare a spoturilor publicitare. n prezent, costul mediu al difuzrii unui
spot publicitar de 30 secunde este de 185.000 USD. Acest fapt a condus la
reducerea duratei spoturilor pn la 15 secunde, diminund efectul
mesajului publicitar. i dac n 1990 bugetul considerat suficient pentru o
campanie de publicitate desfurat prin televiziune era de 2 milioane
USD, n prezent suma poate ajunge pn la 10 milioane dolari.
Facilitile oferite de televiziune i radio
Fragmentarea audienei la televiziune, datorit numrului tot mai mare de
posturi de emisie, are consecine nsemnate pentru activitatea de relaii
publice, ntruct a generat o modificare a structurii programelor. Tot mai
multe canale de televiziune transmit emisiuni care au la baza tiri din
diferite domenii, cu o larg audien la public; astfel, CNN (Cable News
Network) i ESPN (Entertainment and Sport Network) sunt recepionate
de 55 milioane de familii, iar FNN (Financial News Network) de 33
milioane de familii. Un canal care transmite tiri 24 ore din 24 este un
instrument ideal pentru a difuza tiri de actualitate. n medie, n cursul unei

zile, n cadrul programelor specializate de televiziune, se menioneaz 818


denumiri de firme i produse.
Facilitile oferite de pres
Tendinele nregistrate n cadrul presei scrise ofer posibiliti sporite
pentru activitatea de relaii publice. n prezent crete numrul publicaiilor
care apar la sfrit de sptmn, care sunt citite n special de cei care nu
cumpr n mod frecvent cotidienele. ntruct aceste publicaii conin
mult publicitate, ele au posibilitatea s creasc numrul de pagini i s
includ astfel articole specifice activitii de relaii publice. La aceste
tendine se adaug i explozia revistelor cu un anumit profil, ce conin, n
majoritatea lor, articole de prezentare a unor produse sau firme, permind
cititorilor s fie n permanent informai in legtur cu noile produse,
metode sau tehnologii.
Relaiile publice = Relaiile cu publicul
?

Campaniile de relaii publice


Campaniile de relaii publice reprezint eforturi ample, coordonate i
orientate ctre realizarea unor obiective specifice sau a unor ansambluri de
obiective corelate, care vor permite unei organizaii s-i ating scopurile
fixate printr-o declaraie de principii.
Clasificare :
n funcie de durata implementrii campaniilor de relaii publice:
campanii de lung durat
campanii de scurt durat
n funcie de coninutul campaniilor de relaii publice:
campanii cu teme de mare amploare
campanii cu teme limitate
n funcie de publicul campaniilor de relaii publice:
campanii restrnse la publicul intern al organizaiei
campanii extinse la nivelul unor mari categorii de public
n funcie de obiectivele urmrite de campaniilor de relaii publice:
campanii de relaii publice strategice
campanii de relaii publice

Obiectivele :
contientizarea existenei unei probleme prin care se
urmrete aducerea n atenia publicului a unor teme de
dezbateri, situaii i atitudini.

informarea publicului atunci cnd se dorete


mbogirea informaiilor, respectiv a cunotiinelor
ntr-un anumit domeniu.
educarea publicului atunci cnd se urmrete pregtirea
publicului pentru a aciona pe baza cunotiinelor
primite n conformitate cu obiectivele campaniei.

ntrirea atitudinilor care urmrete acele categorii de


public despre care se tie c susin valorile organizaiei,
iar o astfel de campanie se bazeaz pe reactualizarea
normelor, valorilor i comportamentelor diferitelor
categorii de public.

schimbarea atitudinilor care vizeaz categoriile de


public care nu mprtesc valorile organizaiei.
Etapele planificarii unei campanii de relatii publice:
I. Definirea problemelor identificarea problemelor specifice activitii de relaii
publice, se refer nu doar la aspectele negative ale activitii desfurate de ctre organizaie, ci i la
oportunitile pe care organizaia poate s le fructifice pentru atingerea obiectivelor generale. Aceste
probleme, dei foarte variate, pot fi grupate astfel:
probleme care se refer la nlturarea imaginii negative pe care o are organizaia, un produs sau un
serviciu oferit de aceasta.
probleme specifice legate de coordonarea unui proiect (ex: lansarea unui produs, strngerea
de fonduri sau promovarea unor valori specifice organizaiei).
probleme legate de implementarea sau dezvoltarea unui program de durat (ex: pstrarea
imaginii de implicare responsabil a organizaiei n viaa comunitii, meninerea
solidaritii angajailor sau furnizarea de informaii de interes pentru mass-media).

II. Analiza situaiei presupune acumularea detaliat a tuturor datelor referitoare la problema
studiat, pentru a se descoperi atitudini, opinii sau comportamente care trebuie schimbate sau
meninute la nivelul diferitelor segmente de public, precum i identificarea tipului de comunicare
cel mai adecvat, pentru atingerea obiectivelor stabilite. Analiza situaiei, cuprinde dou mari
componente:
analiza factorilor interni, care trebuie s conin declaraia de principii a organizaiei, lista
persoanelor cheie din organizaie, descrierea i istoricul programelor produselor, serviciilor
sau a altor aciuni importante, statistici referitoare la resurse, bugete, vnzri, investiii,
salarii, etc.; descrierea modurilor n care organizaia a gestionat sau gestioneaz situaii
similare; prezentarea publicului intern al organizaiei; informaii referitoare la sistemele de

comunicare intern a organizaiei.


analiza factorilor externi ai organizaiei trebuie s conin extrase din diferite publicaii care
fac referire la organizaie i la problema analizat, analiza de coninut al mesajelor massmedia, liste i informaii despre persoanele sau grupurile care susin organizaia, rezultatele
sondajelor de opinie, referitoare la organizaie i la problema n cauz, calendarul
evenimentelor speciale sau ale manifestrilor organizate, liste cu oficialiti sau instituii
care pot afecta prin deciziile lor organizaia i evoluia situaiei analizate, reglementri i
rapoarte privind situaia n cauz.
III. Stabilirea obiectivelor se realizeaz prin transpunerea problemelor n inte
cuantificabile.
Obiectivele unei campanii de relaii publice pot fi:
obiective de producie care se refer la munca realizat n mod obinuit de ctre
departamentul de relaii publice, evideniat prin comunicarea cu presa, realizarea de
prezentri, organizarea de conferine, etc.
obiective informaionale care reflect activitatea de promovare a unui eveniment, produs,
organizaie, lider, etc.
obiective atitudinale care vizeaz formarea de noi atitudini, ntrirea atitudinilor existente
sau modificarea radical a acestora.
obiective comportamentale sunt acelea care determin crearea de noi comportamente sau
ntrirea celor favorabile organizaiei i nlturarea celor nefavorabile.
obiective motivaionale care urmresc s conving publicul i s determine anumite aciuni;
acestea sunt mai greu cuantificabile.
IV. Identificarea categoriilor de public presupune cunoaterea valorilor, a
normelor de comportament, a ateptrilor, a gradului de implicare sau a posibilitilor de acceptare a
ideilor promovate prin campania de relaii publice. Scopul segmentrii categoriilor de public n
uniti mai mici este identificare grupurilor, care sunt foarte importante pentru succesul campaniei.
Stabilirea acestor segmente de public necesit alocarea de resurse materiale, financiare i umane,
astfel nct contientizarea acestora, s fie ct mai eficient.
V. Elaborarea strategiilor. Strategia campaniei de relaii publice trebuie neleas ca
o determinare a scopurilor pe termen mediu i lung, repectiv ca un sistem de definire a cursului,
activitii derulate i a alocrii resurselor necesare pentru atingerea scopului. Aceste strategii pot fi
mai ample sau mai stricte n funcie de obiectivul vizat i de categoriile de public crora se
adreseaz. Ca posibile strategii n cadrul campaniilor de relaii publice amintim:
inactivitatea strategic se refer la faptul c n anumite condiii, cea mai bun strategie este
s nu ntreprinzi nimic.
activitatea de diseminare a informaiilor care se refer la distribuirea de mesaje prin care
organizaia i prezint punctul de vedere i asigur diseminarea informaiilor relevante.
organizarea de evenimente care vizeaz transmiterea de informaii printr-o serie de
cerimonii, concursuri sau evenimente.
activitatea promoional care are ca scop impunerea imaginii organizaiei prin aciuni de
marketing, aciuni de strngere de fonduri, descoperiri tiinifice, etc.
activitatea organizaional urmresc promovarea imaginii organizaiei sau participarea la
conferine, seminarii, convenii, participarea la negocieri n diferite domenii sau participarea
la constituirea coaliiilor.

VI. Stabilirea tacticilor


Stabilirea tacticilor se ntreptrunde cu alegerea strategiilor, deoarece ultima implic i precizarea
aciunilor ce trebuie executate pentru atingerea obiectivelor. Selectarea tacticilor depinde de
cunoaterea segmentelor de public cu care se va comunic i de obiectivele propuse pentru a fi
atinse.

n cadrul etapei se face o prezentare a tacticilor alese, respectiv descrierea pe scurt a aciunilor
prevzute n cadrul strategiilor. Pentru specialiti, tactica este acea aciune de relaii publice
proiectat s aib un efect specific asupra relaiei dintre o organizaie i o anumit categorie de
public. Tactica este un instrument n procesul de comunicare folosit cu scopul de a transmite, pe
diferite canale, mesaje pentru categoriile de public vizat.
VI. Stabilirea tacticilor
Pentru fiecare tactic trebuie oferite o serie de informaii:
descriere pe scurt a esenialului aciunii ce trebuie efectuat;
termenul final de executare a aciunii;
bugetul estimat;
cerine speciale;
numele persoanei responsabile de aciune.
Fiecare aciune planificat se adreseaz unei categorii specifice de public, rareori acelai mesaj
prezentnd acelai interes pentru toate segmentele de public. Este motivul pentru care, dup
identificarea segmentelor de public vizate, se va stabili mesajul necesar pentru fiecare categorie de
public, precum i canalul adecvat pentru transmiterea respectivului mesaj.
Evenimentele speciale sunt concepute i executate de organizaie pentru a crea relaii privilegiate
cu categoriile importante de public i pentru a fi remarcat de o serie de observatori. Succesul
organizrii unui eveniment depinde de urmtoarele caliti eseniale:
stabilirea unei legturi ntre organizaie i eveniment dac evenimentul dezvluie vocaia
public a organizaiei, interesul ei pentru ameliorarea vieii, oamenii se vor simi mai ataai
de organizaie i vor avea mai mult ncredere n ea;

identificarea unui nume potrivit evenimentele cu nume descriptiv, uor de memorat,


acroant, au mai multe anse de a rmne n memoria oamenilor;

impactul social evenimentele care mobilizeaz un numr important de oameni i care atrag
presa, impresioneaz publicul, devin termeni de referin n conversaiile cotidiene i sunt
inute minte mult vreme;
asocierea evenimentului cu un alt eveniment mai cunoscut aciunea din campanie
beneficiaz de proeminenta evenimentului cunoscut i rmne n memoria colectiv asociat
cu valorile i prestigiul acestuia;
legarea evenimentelor n serii mai multe evenimente plasate sub acelai generic asigur o
vizibilitate sporita organizaiei care le-a promovat;
valoarea de tire evenimentele trebuie s satisfac ateptrile ziaritilor privind calitile
unei tiri, pentru a se bucura de acoperire n mass-media i a atinge numeroase categorii de
public.
n domeniul tacticilor de relaii publice sunt recomandate o serie de aciuni specifice, n
funcie de categoriile de public vizate:
angajaii organizaiei comunicarea interpersonal, buletine, reviste de ntreprindere,
filme, rapoarte de activitate, cuvntri, evenimente speciale;
investitorii buletine, brouri, scrisori, rapoarte de activitate, vizite, comunicate de pres;
clienii organizaiei comunicate, evenimente speciale, dosare de pres, vizite n
organizaie, rspunsuri la scrisori.
comunitatea donaii, sponsorizri, cuvntri, aciuni voluntare, site-uri Internet, vizite n
organizaie, comunicarea interpersonal;
organismele guvernamentale lobby, comitete de sprijin, donaii, rapoarte de activitate;
mass-media comunicate de pres, conferine de pres, dosare de pres, documente video,
scrisori, comentarii, interviuri, documentare.

VII. Fixarea calendarului de lucru

Un element important din cadrul planului programelor de relaii publice l reprezint stabilirea
momentelor de ncepere i de ncheiere a acestora, precum i a datelor la care va avea loc fiecare
aciune.
Intervalul de timp ocupat de o campanie depinde de obiectivele i natura acesteia. Astfel,
campaniile care i propun s informeze publicul despre lansarea unui nou produs trebuie s fie
rapide i energice. Cele care au ca obiectiv schimbarea unei percepii negative (sau convingerea
publicului de a accepta valori noi), se pot derula pe perioade lungi de timp. Acest lucru se justific
prin faptul c schimbarea atitudinilor este dificil, ceea ce implic stabilirea unor obiective care nu
se pot atinge dect ntr-o perioad ndelungat.
Calendarul pentru fiecare lun pe calendar sunt ncercuite datele diverselor aciuni;
alturat se adaug (cu o culoare) activitile principale i (cu alta culoare) detaliile de
comunicare, fapt ce permite coordonarea activitilor corelate.
Calendarul global este reprezentat ca o schem grafic n care anul este divizat n dou,
trei sau patru pri; pe aceast schem sunt reprezentate toate elementele strategiei, cu
intervalele de timp necesare organizrii i derulrii acestora.
Diagrama Gantt n cadrul ei, pe prima coloan sunt trecute activitile campaniei; n
dreapta, pe orizontal se trec lunile i pe vertical succesiunea zilelor, prin linii colorate se
leag numele aciunii de ziua n care aceasta a fost programat.
Calendarul povestit sunt prezentate n mod detaliat activitile care trebuie ndeplinite,
precizndu-se n dreptul fiecreia data desfurrii ei.

VIII.
Stabilirea bugetului
Limitele bugetare sunt luate n considerate nc din faza fixrii obiectivelor campaniei. Ideal ar fi ca
bugetul s fie substanial, astfel nct, prin folosirea celor mai bune metode, s creasc ansele de
succes ale campaniei. Limitrile de buget nu trebuie s fie o piedic n procesul de concepere i de
planificare a aciunilor considerate a fi cele mai eficiente n raport cu obiectivele campaniei. Atunci
cnd costurile unei campanii depesc valoarea obiectivelor propuse, rezultatul campaniei nu poate
fi considerat un succes. n situaiile n care bugetele prevzute iniial nu sunt suficiente, pot fi
stabilite evenimente care au ca scop strngerea de fonduri. Dac aceste aciuni sunt bine gndite, ele
contribuie nu doar la strngerea de fonduri suplimentare, ci i la atingerea obiectivelor propuse.
Datorit acestor aspecte se recomand ca imediat dup stabilirea obiectivului campaniei s se
contureze i un buget preliminar. Stabilirea unor costuri preliminare imediat dup fixarea
obiectivului campaniei este important deoarece se poate descoperi, nainte de a se planifica
ntreaga campanie, ca bugetul nu este suficient.
Calculul efectiv al bugetului se poate face dup ce au fost stabilite strategiile, tacticile i calendarul
campaniei. n acest fel se vor putea evalua cheltuielile pentru fiecare aciune n parte, n raport cu
totalul aciunilor planificate i timpul alocat pentru fiecare dintre acestea. n buget se include toate
costurile necesare derulrii campaniei, la care se adaug un procent suplimentar pentru cheltuieli
neprevzute i altul pentru a se putea face fa ratei inflaiei, n cazul programelor de lung durat.
Dup ce bugetul final a fost fixat, el trebuie comparat cu estimarea iniial, fiind de dorit ca ntre
acestea s nu existe deosebiri eseniale. Bugetul este apoi prezentat conducerii, mpreun cu planul
de campanie, pentru a fi aprobat.