Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Comunicarea organiztionala
Specificul comunicarii organizationala
Funciile organizaionale ale comunicrii sunt urmtoarele:
anex
Raport neoficial de exemplu raportul informativ intern al unui departament, fr abordare rigid.
Cuprinde:
Sedintele
edinele sunt convocate n mod special, pentru un numr de oameni, ntr-un anumit loc i la o
anumit or, pentru un scop (negociere, informare, rezolvarea unei probleme, luarea deciziei,
colectarea i schimbul de idei) precizat (acetia s se poat pregti i contribui la desfurarea ei),
astfel nct rezultatul dorit (obinerea unui acord, educarea sau informarea participanilor, rezolvarea
unei probleme, obinerea unei decizii, generarea de idei i sugestii) s poat fi obinut.
edina oficial este aceea unde responsabilitatea colectiv este stabilit conform unui set de
reglementri (set de convenii i proceduri). Deciziile luate trebuie s respecte procedurile i
condiiile stabilite pentru a fi validate, conform unui regulament de funcionare. Acest cadru este
folosit astfel nct participanii s aib ncredere n modul n care au fost luate deciziile.
edinele au ca scop:
transmiterea unor informaii, opinii i/sau decizii;
culegerea unor informaii de la participani;
analiza unor probleme;
luarea unor decizii de ctre participani.
Managerul, prin modul de organizare i conducere a unei edine, comunic respectul fa de
participani i modul n care i asum responsabilitatea pentru activitatea desfurat. Acest lucru
este evident dac managerul:
organizeaz edinele numai cnd exista un scop;
cere participanilor s vin pregtii i s-i prezinte opiniile ct mai concis;
aloc timpul necesar fiecrui punct de pe ordinea de zi;
ncurajeaza exprimarea opiniilor;
evit discuiile n afara ordinei de zi stabilit;
nu permite monopolizarea discuiei de ctre o persoan;
asigur un climat de comunicare adecvat;
rezolv cu tact eventualele dezacorduri i conflicte;
asigur tragerea unor concluzii i precizarea unor msuri pentru implementarea deciziilor
luate.
Tipuri de edine:
Decizional:
conductorii stabilesc dezvoltarea organizaiei n perspectiv, modul de ndeplinire a
sarcinilor, repartizarea resurselor, etc.
De informare:
se transmit decizii adoptate de organe ierarhice de pe diferite nivele;
se transmit informaii necesare desfurrii performane a activitii;
se culeg/se transmit informaii de ctre eful direct.
De armonizare:
sunt specifice pentru managerii unor compartimente de munc ntre care nu exist nici un
raport de subordonare ierarhic;
au drept scop asigurarea cooperrii ntre diferitele compartimente att n procesul pregtirii
unor decizii ct i n implementarea lor.
De explorare:
au drept scop promovarea unor idei noi;
apeleaz la anumite tehnici ca de ex. brainstorming, Delphi, etc.;
accentul se pune pe imaginaia participanilor.
De incursiune:
participanii pornesc de la o idee bine definit pe care au sarcina s-o transforme ntr-un
proiect operaional;
Deschiderea edinei:
respectarea cu strictee a orei fixate;
formularea clar a scopului edinei;
formularea pozitiv a ideilor;
folosirea cuvintelor care s fac ideile interesante;
limitarea comentariului introductiv la 1-2 minute.
Reguli de desfurare a unei edine:
Dezbaterea propriu-zis:
dezbaterea s se aeze din primele minute pe fondul problemei;
ncurajarea participanilor de a judeca independent, prin adresare de ntrebri de genul: care
sunt alternativele? care pare cea mai buna soluie i de ce? care factori nu au fost luati n
considerare?;
calmarea momentelor de tensiune;
evitarea disensiunilor care pot s apar;
asigurarea continuitii edinei pe problemele pentru care a fost convocat;
respectarea timpului programat pentru edin.
Desfurare a unei edine tradiionale:
Comunicare este bidiriecional (ntre lider i membrii echipei, ntre membrii echipei)
Participanii discut despre modul de luare a deciziilor, despre care decizii sunt luate de lider
i care de ali membri ai echipei, n funcie de responsabiliti i competene
Liderul deleag pe cel care face agenda, colectnd subiecte de la toi membrii.
nainte de a trece la un alt subiect, liderul se asigur c echipa nu mai are nimic de spus,
ntrebat, adugat.
Este centrat i pe rezolvarea sarcinilor dar i pe proces.
Fiecare participant contribuie cu experiena i expertiza proprie, liderul e dator s scoat la
suprafa i apoi s pun cap la cap contribuiile.
Liderul ncurajeaz i folosete ideile celorlali
Liderul ajut participanii s i rezolve conflictele.
Regulile se stabilesc de comun acord de ctre participanii la edin.
Reltiile publice-definire
Relaiile publice sunt efortul direcional spre motivarea i influenarea clienilor n primul
rnd prin intermediul mijloacelor de comunicare, pentru a-l determina s gndeasc bine
despre o organizaie, s o respect i s o susin n perioadele mai dificile.
Relaiile publice constitute relativ recent ca o activitate distinct desfurat de
ntreprinderi, instituii, organisme publice .a. din rile cu o economie dezvoltat implic
din partea ntreprinderii cultivarea unor contacte directe, realizate consecvent i sistematic,
cu diferite categorii de public, cu persoane influente din conducerea altor ntreprinderi din
ar sau strintate, cu mass-media, cu reprezentani ai puterii publice, lideri de opinii, n
scopul obinerii sprijinului acestora n efortul de pstrare i dezvoltare a intereselor sale. Ca
domeniu distinct de activitate al agenilor economici, relaiile publice se nscriu ntre
instrumentele cele mai moderne ale politicii de comunicare n societatea contemporan,
ntrunind totodat i veritabile atribute promoionale.
Relaiile publice reprezint o funcie distinct de management, care ajut s se stabileasc
i s se menin un climat psihologic de comunicare, nelegere, acceptare i cooperare ntre
o organizaie i publicul su; ajut conducerea s informeze i s fie informat despre opinia
public; definete i coordoneaz responsabilitatea conducerii pentru a servi interesului
public; ajut conducerea s utilizeze n mod eficient orice schimbare, servind ns i ca un
sistem de prevedere care s sprijine tendinele ce se anticipeaz; folosete cercetarea i
tehnicile de comunicare etice ca principalele sale instrumente.
Relaiile publice
Obiectivele :
contientizarea existenei unei probleme prin care se
urmrete aducerea n atenia publicului a unor teme de
dezbateri, situaii i atitudini.
II. Analiza situaiei presupune acumularea detaliat a tuturor datelor referitoare la problema
studiat, pentru a se descoperi atitudini, opinii sau comportamente care trebuie schimbate sau
meninute la nivelul diferitelor segmente de public, precum i identificarea tipului de comunicare
cel mai adecvat, pentru atingerea obiectivelor stabilite. Analiza situaiei, cuprinde dou mari
componente:
analiza factorilor interni, care trebuie s conin declaraia de principii a organizaiei, lista
persoanelor cheie din organizaie, descrierea i istoricul programelor produselor, serviciilor
sau a altor aciuni importante, statistici referitoare la resurse, bugete, vnzri, investiii,
salarii, etc.; descrierea modurilor n care organizaia a gestionat sau gestioneaz situaii
similare; prezentarea publicului intern al organizaiei; informaii referitoare la sistemele de
n cadrul etapei se face o prezentare a tacticilor alese, respectiv descrierea pe scurt a aciunilor
prevzute n cadrul strategiilor. Pentru specialiti, tactica este acea aciune de relaii publice
proiectat s aib un efect specific asupra relaiei dintre o organizaie i o anumit categorie de
public. Tactica este un instrument n procesul de comunicare folosit cu scopul de a transmite, pe
diferite canale, mesaje pentru categoriile de public vizat.
VI. Stabilirea tacticilor
Pentru fiecare tactic trebuie oferite o serie de informaii:
descriere pe scurt a esenialului aciunii ce trebuie efectuat;
termenul final de executare a aciunii;
bugetul estimat;
cerine speciale;
numele persoanei responsabile de aciune.
Fiecare aciune planificat se adreseaz unei categorii specifice de public, rareori acelai mesaj
prezentnd acelai interes pentru toate segmentele de public. Este motivul pentru care, dup
identificarea segmentelor de public vizate, se va stabili mesajul necesar pentru fiecare categorie de
public, precum i canalul adecvat pentru transmiterea respectivului mesaj.
Evenimentele speciale sunt concepute i executate de organizaie pentru a crea relaii privilegiate
cu categoriile importante de public i pentru a fi remarcat de o serie de observatori. Succesul
organizrii unui eveniment depinde de urmtoarele caliti eseniale:
stabilirea unei legturi ntre organizaie i eveniment dac evenimentul dezvluie vocaia
public a organizaiei, interesul ei pentru ameliorarea vieii, oamenii se vor simi mai ataai
de organizaie i vor avea mai mult ncredere n ea;
impactul social evenimentele care mobilizeaz un numr important de oameni i care atrag
presa, impresioneaz publicul, devin termeni de referin n conversaiile cotidiene i sunt
inute minte mult vreme;
asocierea evenimentului cu un alt eveniment mai cunoscut aciunea din campanie
beneficiaz de proeminenta evenimentului cunoscut i rmne n memoria colectiv asociat
cu valorile i prestigiul acestuia;
legarea evenimentelor n serii mai multe evenimente plasate sub acelai generic asigur o
vizibilitate sporita organizaiei care le-a promovat;
valoarea de tire evenimentele trebuie s satisfac ateptrile ziaritilor privind calitile
unei tiri, pentru a se bucura de acoperire n mass-media i a atinge numeroase categorii de
public.
n domeniul tacticilor de relaii publice sunt recomandate o serie de aciuni specifice, n
funcie de categoriile de public vizate:
angajaii organizaiei comunicarea interpersonal, buletine, reviste de ntreprindere,
filme, rapoarte de activitate, cuvntri, evenimente speciale;
investitorii buletine, brouri, scrisori, rapoarte de activitate, vizite, comunicate de pres;
clienii organizaiei comunicate, evenimente speciale, dosare de pres, vizite n
organizaie, rspunsuri la scrisori.
comunitatea donaii, sponsorizri, cuvntri, aciuni voluntare, site-uri Internet, vizite n
organizaie, comunicarea interpersonal;
organismele guvernamentale lobby, comitete de sprijin, donaii, rapoarte de activitate;
mass-media comunicate de pres, conferine de pres, dosare de pres, documente video,
scrisori, comentarii, interviuri, documentare.
Un element important din cadrul planului programelor de relaii publice l reprezint stabilirea
momentelor de ncepere i de ncheiere a acestora, precum i a datelor la care va avea loc fiecare
aciune.
Intervalul de timp ocupat de o campanie depinde de obiectivele i natura acesteia. Astfel,
campaniile care i propun s informeze publicul despre lansarea unui nou produs trebuie s fie
rapide i energice. Cele care au ca obiectiv schimbarea unei percepii negative (sau convingerea
publicului de a accepta valori noi), se pot derula pe perioade lungi de timp. Acest lucru se justific
prin faptul c schimbarea atitudinilor este dificil, ceea ce implic stabilirea unor obiective care nu
se pot atinge dect ntr-o perioad ndelungat.
Calendarul pentru fiecare lun pe calendar sunt ncercuite datele diverselor aciuni;
alturat se adaug (cu o culoare) activitile principale i (cu alta culoare) detaliile de
comunicare, fapt ce permite coordonarea activitilor corelate.
Calendarul global este reprezentat ca o schem grafic n care anul este divizat n dou,
trei sau patru pri; pe aceast schem sunt reprezentate toate elementele strategiei, cu
intervalele de timp necesare organizrii i derulrii acestora.
Diagrama Gantt n cadrul ei, pe prima coloan sunt trecute activitile campaniei; n
dreapta, pe orizontal se trec lunile i pe vertical succesiunea zilelor, prin linii colorate se
leag numele aciunii de ziua n care aceasta a fost programat.
Calendarul povestit sunt prezentate n mod detaliat activitile care trebuie ndeplinite,
precizndu-se n dreptul fiecreia data desfurrii ei.
VIII.
Stabilirea bugetului
Limitele bugetare sunt luate n considerate nc din faza fixrii obiectivelor campaniei. Ideal ar fi ca
bugetul s fie substanial, astfel nct, prin folosirea celor mai bune metode, s creasc ansele de
succes ale campaniei. Limitrile de buget nu trebuie s fie o piedic n procesul de concepere i de
planificare a aciunilor considerate a fi cele mai eficiente n raport cu obiectivele campaniei. Atunci
cnd costurile unei campanii depesc valoarea obiectivelor propuse, rezultatul campaniei nu poate
fi considerat un succes. n situaiile n care bugetele prevzute iniial nu sunt suficiente, pot fi
stabilite evenimente care au ca scop strngerea de fonduri. Dac aceste aciuni sunt bine gndite, ele
contribuie nu doar la strngerea de fonduri suplimentare, ci i la atingerea obiectivelor propuse.
Datorit acestor aspecte se recomand ca imediat dup stabilirea obiectivului campaniei s se
contureze i un buget preliminar. Stabilirea unor costuri preliminare imediat dup fixarea
obiectivului campaniei este important deoarece se poate descoperi, nainte de a se planifica
ntreaga campanie, ca bugetul nu este suficient.
Calculul efectiv al bugetului se poate face dup ce au fost stabilite strategiile, tacticile i calendarul
campaniei. n acest fel se vor putea evalua cheltuielile pentru fiecare aciune n parte, n raport cu
totalul aciunilor planificate i timpul alocat pentru fiecare dintre acestea. n buget se include toate
costurile necesare derulrii campaniei, la care se adaug un procent suplimentar pentru cheltuieli
neprevzute i altul pentru a se putea face fa ratei inflaiei, n cazul programelor de lung durat.
Dup ce bugetul final a fost fixat, el trebuie comparat cu estimarea iniial, fiind de dorit ca ntre
acestea s nu existe deosebiri eseniale. Bugetul este apoi prezentat conducerii, mpreun cu planul
de campanie, pentru a fi aprobat.