8 sfaturi pentru organizarea eficient a

timpului

Dac i plac articolele noastre, d-ne un like pe Facebook

Facebook
240
Gmail

Acest articol este scris de Zna Tonegaru, editor pentru

revista online dedicat femeilor Belva i blogul de
copywriting Romanian Copywriter.

Timpul este una din cele mai preioase resurse de care dispunem
astzi. i totodat una din cele mai frecvente probleme cu care ne
luptm.
Indiferent de ct de bine ncercm s ne dozm i s ne folosim
timpul, se pare c niciodat nu reuim s rezolvm toate task-urile.
Managementul timpului presupune organizarea ntr-un mod eficient a
acestuia astfel nct la sfritul unei zile s ne simim mulumii de
ceea ce am reuit s ndeplinim.
O bun organizare a timpului duce implicit i la creterea
productivitii i la rezolvarea unui numr mare de probleme.
Pentru a deveni mai bun n managementul timpului i pentru a
maximiza beneficiile fiecrei zile poi apela la sfaturile de mai jos:

1. Programeaz fiecare zi n avans

Punctul de plecare n a-i organiza eficient timpul se refer la faptul c

fiecare zi trebuie s fie organizat n avans.
Fie c faci acest lucru seara, dup ce ajungi acas, fie dimineaa
nainte de nceperea programului.

2. Folosete o agend
Cea mai bun metod de a-i organiza programul este s foloseti o
agend n care poi aduga fiecare task.
Fiecare persoan este diferit, aa c ai la dispoziie zeci de modele
din care poi alege ceea ce i se potrivete.
Poi opta pentru o agend care s i organizeze programul, dar i
numerele de telefon.

3. Ce trebuie s conin programul tu?

Nu exist un sistem de succes pentru organizarea simpl i eficient a
programului zilnic.
ns, cel mai potrivit sfat pe care l ofer specialitii n managementul
timpului se refer la faptul c atunci cnd scrii un task, acesta trebuie
s fie uor de neles i trebuie s fie ct mai clar.
Astfel c, atunci cnd ai ceva de fcut ncearc s nu fii prea concis i
s mzgleti doar: De trimis raportul lui Sebi.

Atunci cnd vei rsfoi agenda este posibil ca printre attea nebunii s
uii despre ce raport este vorba sau s uii din ce departament e Sebi.
Un program organizat trebuie s conin: descrierea exact a sarcinii,
gradul de urgen (important sau nu, eventual deadline-ul), timpul
aproximativ de realizare i eventual persoana ctre care trebuie
trimis.

4. mparte sarcinile dup prioriti

n timpul zilei este posibil s primeti zeci de lucruri pe care trebuie s
le faci. S scrii un articol, s suni un client, s trimii un comunicat de
pres, etc.
Atunci cnd se ntmpl acest lucru, cel mai bun lucru pe care l poi
face este s i organizezi sarcinile n funcie de importana lor.
Ocup-te mai nti de ceea ce este fie urgent, fie mai greu, fie dureaz
mai mult.
La nceputul programului vei fi mult mai odihnit i vei da mai mult
randament, rezolvnd cu uurin lucrurile mai dificile.

5. Las loc i pentru lucrurile neateptate

Unul din impedimentele ce apar atunci cnd vine vorba de o bun
organizare a timpului se refer la imposibilitatea de a preveni lucrurile
neateptate.

De aceea, atunci cnd i realizezi agenda pentru urmtoarea zi

adaug cteva minute n plus pentru fiecare sarcin pe care o ai de
ndeplinit.
n cazul n care totul decurge fr incidente, ai ctigat cteva minute
n plus.
Iar dac apare ceva neateptat, ai cteva minute n care poi rezolva
acel lucru, avnd totodat posibilitatea de a-i pstra programul
neperturbat.

6. Organizeaz documentele eficient

Un birou haotic, plin de hrtii i diverse documente poate duce la
pierderea unui timp preios.
Organizeaz documentele n mape, dosare i cutii. Noteaz pe fiecare
dosar numele acestuia i adaug o etichet cu cteva detalii despre ce
conine acel dosar.
Atunci cnd caui ceva vei ti exact unde s verifici, iar eticheta cu
detalii te ajut s nu mai pierzi minute bune rsfoind dosarul s tii
exact ce conine.
Dac mai adaugi ataamente la dosare ncearc s adaugi cte un
update pentru a-i pstra sistemul de organizare. Vei ctiga mult mai
mult timp.

7. Investete timp pentru a ctiga timp

n afaceri, mottoul Investete pentru a ctiga este foarte des folosit.
Acesta d roade i n managementul timpului. Dac doreti s ctigi
timp trebuie s investeti timp. De aceea, este potrivit s lucrezi cel
puin 2-3 ore ct mai productiv, fr ntreruperi, fr distrageri.
Dup ce simi c ai rezolvat o parte din task-urile cele mai urgente sau
cele mai importante poi face o bine meritat pauz.
Doar ai investit timp s o obii. F-i o can de ceai, ia o gur de aer,
citete 5 pagini sau f orice te relaxeaz i te ncarc cu energie.

8. Nu te lsa distras de activitile preferate

nainte de a pune n aplicare sfaturile de mai sus, ia cteva momente

i analizeaz o zi normal de lucru. Vezi unde pierzi cel mai mult timp
i cu ce activiti.
Vei vedea c pe lng task-urile pe care le ai de rezolvat, vei pierde
timp cu alte activiti: verificare e-mail personal, conturi reele
sociale, precum i alte lucruri personale pe care le poi rezolva acas.
Dac munceti fr ncetare 2-3 ore, dup care face o pauz, o s
descoperi c eti mult mai productiv dect dac faci cte o pauz la
fiecare or sau chiar mai devreme.