UNIVERSITATEA LUCIAN BLAGA DIN SIBIU

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE SIBIU

Specializare Management - Sibiu

PROIECT LA DISCIPLINA COMUNICAREA DE

AFACERI

Profesor indrumator:
Rotariu Ilie

Student:

Comunicarea interna si cu exteriorul a unei institutii publice

Comunicarea in instituii este un proces bilateral care presupune atat transmiterea

ordinelor,informatiilor si sfaturilor la un centru de decizii, cat si transmiterea deciziilor luate de
la acest centruin alte parti ale institutiei.
Inainte de toate, trebuie sa precizam ca, astazi cea mai dezvoltata in cadrul organizatiilor
publice o reprezinta comunicarea institutionala. Este un instrument eficient utilizat de
catreorganizatiile publice (si nu numai) pentru:
-

reusita
crearea unei imagini publice pertinente
traversarea unei crize
crearea unui climat favorabil in cadrul organizatiei
schimbarea comportamentului uman fata de serviciile oferite pe piata si, nu in ultimul
rand,apararea/atacarea concurentei prin mijloace legale

Cmpul comunicrii instituionale se ntinde de la comunicare, intern pn la a comunicarea

de prestigiu, de la comunicarea financiar pn la comunicarea despre imaginea instituiei, a
echipeimanageriale sau performanelor organizaiei. Comunicarea instituional are ca obiect
prezentareaansamblului de activiti ale organizaiei, a modului de afirmare a identitii i
imaginii, ea nsoindn general politica instituiei. Este vorba despre o comunicare global care
nu poate fi inut serios nfru dect dac i asum adecvat preocuprile comunicrii cu
exteriorul i n acelai timp pe cele alecomunicrii interne. Astfel, marile institutii publice au
departamente specializate pe aceasta tema si isi mentinimaginea publica datorita unei politici si
unor activitati sustinute. Comunicarea insoteste activitatea institutiilor publice, contribuind la
realizarea in bune conditii a acesteia. Ea raspunde, totodata nevoii organizatiilor din sectorul
public de a-si afirma rolul specific, aducand la cunostinta cetatenilor obligatiile de asumat si
prerogativele de care dispun.Spatiul comunicational se creeaza si dezvolta in functie de
specificitatea domeniului public incare se manifesta. Progresul comunitatii umane induce
implicit si la dezvoltarea sa institutionala dinnevoia de a se crea cadrul propice comunicarii cu
opinia publica. Astfel se constituie un segment noual stiintei comunicarii comunicarea publica.

Comunicarea publica reprezinta forma de comunicare ce insoteste activitatea institutiei

publice in vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informatii de
utilitate publica. Prin comunicarea publica se urmareste sa se faca cunoscute cetatenilor modul
defunctionare si atributiile acestei institutii, legalitatea si oportunitatea deciziilor adoptate.
Totodata, prin comunicarea publica se urmareste cunoasterea nevoilor si dorintelor
populatiei pentru cainstitutiile publice, prin rolul si atributiile pe care le detin, sa vina in
intampinarea acestora, realizandastfel un interes general.Comunicarii publice ii revine rolul de a
convinge, ca prin politicile institutionale realizate, precum si prin deciziile publice adoptate, se
urmareste un interes general, obtinandu-se astfeladeziunea cetatenilor.Cetateanul trebuie sa fie
informat cu privire la existenta si modul de functionare a serviciilor publice, trebuie ascultat
cand

isi

exprima

nemultumirea,

trebuie

sa-i

fie

luate

in

considerare

dorintelesi

nevoile.Comunicarea externa a institutiei publice contribuie la notorietatea si imaginea

organizatieiin societate. Ea indeplineste astfel, totodata, functia de promovare a institutiei publice
a statului si aunitatilor administrativ-teritoriale.
In ultima perioada s-au dezvoltat si canalele de comunicare cu mediul exterior, cu lumea
deafaceri, oferind avantaje atat mediului public cat si celui privat (contribuabili, entitati
economice private, cetateni, grupuri de interese). Formele principale prin care se concretizeaza
acest tip particular de comunicare sunt:

publicitatea pin intermediul mass-media sau propriile materiale publicitare

sponsorizarile finantarea activitatilor culturale sau sportive
mecenatul ajutor financiar sau logistic acordat artistilor, organizatiilor umanitare sau

non- profit
articole care prezinta organizatia in publicatii de specialitate
organizarea de standuri la targuri si forumuri
organizarea de zile ale portilor deschise
actiuni de consiliere si ajutoare a altor institutii similare

Exista, asadar, o multitudine de forme de promovare a imaginii, valorilor sau serviciilor

specifice institutiei publice. Cea mai eficienta si cea mai ieftina forma de promovare este insa,
cel mai adesea, ignorata. Ea se afla la indemana tuturor functionarilor si consta in reliefarea
permanentaa aspectelor pozitive ale organismului public din care fac parte, cu ocazia tuturor
contactelor cumediul extern, fie acestea personale sau profesionale. Ideea este ca fiecare
3

functionar public isi poate asuma fara probleme rolul de comunicator extern, mesajul sau fiind
centrat pe seriozitatea, eficientasi calitatea de care da dovada institutia. Acest lucru presupune
insa ca functionarul public sa stie(ceea ce tine de eficienta comunicarii interne), sa creada (este
vorba de coerenta dintre discursul pecare il afiseaza si actiunile sale concrete) si sa vrea (adica sa
simta nevoia sa vorbeasca despreinstitutia de administratie publica, ceea ce trimite la ideea de
motivatie).
Ca orice organizatie, insitutiile publice trebuie sa-si dezvolte sistemele interne de
comunicareastfel incat partile sale componente sa lucreze impreuna, ca un tot unitar, nu izolat.
Prin intermediul unui sistem informational intern informatiile generale si reglementarile
sunttransmise si comunicate (disponibile) in cadrul intregii sale structuri, iar cele speciale sunt
transmise doar celor interesati clasic sau electronic. Informatia poate fi bazata pe fapte,
sentimente, valori, opinii. Pentru ca o informatie sa aibavaloare ea trebuie sa fie relevanta,
exacta, prezentata clar, actuala. In administratia publica este foarte obisnuit fenomenul disonantei
cognitive. Astfel, cand seconstituie un grup pentru a discuta diferite probleme, constatam ca
fiecare gaseste grupul unde siceilalti au aceeasi viziune asupra problemelor respective. Cand
membrii grupului isi expun opiniile personale, ei aud propriile puncte de vedere prezentate in
cuvinte diferite si pleaca intariti inconvingerile lor initiale, asemanatoare cu ale
celorlalti.Totodata, in randul functionarilor publici se manifesta un mecanism psihologic
careactioneaza in sensul respingerii si al deformarii informatiilor ce nu sunt in concordanta cu
propriile convingeri.
In orice structura informatia poate circula in sus (este caracteristica unui raport sau
unuirezumat informativ prezentat superiorilor, ca raspuns la o cerere sau ca o cerere; canalele
folositeinclud rapoarte verbale, intalniri cu o persoana sau grup, rapoarte scrise etc.), in jos
(informatiinecesare personalului din subordine; canale folosite: reuniuni verbale, rapoarte
specializate, manualede instruire, informari pentru o persoana sau grup), orizontal (informatii
transferate intre departamente si persoane, la acelasi nivel in cadrul organigramei; canalele
folosite includ rapoarteleverbale si scrise, rapoarte specializate) sau pe diagonala (asemanatoare
cu informatia pe orizontala;nu exista obligativitatea de a o transmite decat in cazuri speciale).
Natura informatiei, canaleleutilizate pentru transmiterea ei sunt caracteristice pentru fiecare flux.
Stilul mesajului trebuie adaptat nevoilor celui care primeste informatia.
4

Exista si canale neoficiale de informatie care se bazeaza pe relatiile personale si sunt,

ingeneral, verbale. Informatiile schimbate sunt contextuale si se bazeaza mai mult pe opinii decat
pefapte, pe zvonuri.Drumurile pe care le parcurg informatiile prin organizatie pot fi reprezentate
ca retele cuforme caracteristice (lant, cerc, roata, stea, hibrid). Daca aceste drumuri devin mai
lungi, posibilitatea deformarii si manipularii deliberate ale informatiei cresc. Pot apare
distorsiuni sidatorita barierelor de comunicatii (principala bariera este neindemanarea
persoanelor implicate - motive: neacordarea sau neprimirea "feedback"-ului necesar, neacordarea
importantei cuvenitemesajului, netransmiterea informatiei, manipularea informatiei in scop
personal atunci cand linia decomunicare trebuie sa treaca printr-o singura persoana), ca si
consecinte ale relatiilor dinamice dincadrul grupurilor de lucru. Zgomotul din liniile interne de
informare poate fi cauzat si de personalitatile si perceptiile persoanelor implicate. Comunicarea
cea mai eficienta are loc in cadrul grupurilor de lucru ai caror membri au un comportament de
grup si care evita comportamentulorientat catre sine. Identificarea cu grupul inseamna mult mai
mult decat simpla recunoastere ca face parte din el.
Omul trebuie sa adopte obiectivele si valorile grupului si sa lucreze pentru
obiectivelegrupului, si nu pentru altele. Comportamentul orientat catre activitati de grup poate
cuprinde:definirea problemelor, alcatuirea propunerilor, acordul privind solutiile, realizarea
sarcinilor cerute. Comportamentul de mentinere al grupului poate include incurajarea
angajamentelor, reducereatensiunii intre membrii grupului, sustinerea propunerilor, actiuni
sociale cu ceilalti membri, oferirea de feedback. Comportamentul orientat catre sine promoveaza
tensiuni si conflicte intre membrii grupului, nevoia recunoasterii permanente pentru contributiile
proprii, retragerea si refuzul participarii la discutii, ironizarea contributiilor celorlalti.
In concluzie, comunicarea este absolut esentiala pentru organizare. Este evidentca fara
comunicare nu poate fi organizare, caci atunci nu exista posibilitatea ca grupulsa influenteze
comportamentul individului. Pe langa aceasta, disponibilitatea anumitor tehnici de comunicare
va determina, in mare parte, modul in care functiile de luare adeciziilor pot si trebuie distribuite
in institutie.

Bibliografie
1. P. Zemor La Comunication Publique, Presses Universitaires de France, Paris, 1995
2. Bernard Mige Societatea cucerita de comunicare, Iasi, Editura Polirom, 2000
3. Prof.univ.dr. Angela Rogojanu; Prof.univ.dr. Alexandru Tasnadi; Lect.univ.dr. Diana
Andreia Hristache Comunicare Institutionala
4.http://www.impozitelocale1.ro 20