Sunteți pe pagina 1din 26

Exemple de metode i bune practici

de guvernan corporativ

1 - Cadrul guvernanei corporative


Care este abordarea privind guvernana?
Conducerea i guvernana merg mn n mn ntr-o societate de succes.
Pentru ca ambele s funcioneze corespunztor este necesar o planificare clar a
ceea ce se dorete a se obine.
Exist moduri diferite de a asigura o guvernan corespunztoare:
a - ceea ce se obine n practic este la fel de important ca i structurile formale;
b - o relaie puternic ntre management i Consiliu este important, cu ncrederea,
provocrile, un scop comun i informaii corespunztoare circulnd ntre aceste structuri;
c - aplicarea nu numai de Consiliu este vorba de modul n care guvernana este
neleas i aplicat n activitate ,,de la sala de consiliu la hala de producie,,.
Preedintele companiei afirm public c societatea pe care o conduce reprezint
una dintre cele mai de ncredere mrci, fiind nevoie de un plan clar, de lideri inspirai i
de angajai motivai, care s se concentreze pe a oferi clienilor ceea ce doresc de la
societate.
De asemenea, se subliniaz c structura actual a Consiliului nu este n acord cu
cerinele Codului Combinat, deoarece actualul preedinte cumuleaz rolurile de
Preedinte i de Director Executiv, ns ngrijorarea acionarilor poate fi micorat i s se
menin o guvernan robust, cunoscnd modul de comportament al preedintelui.
Atitudinile publice ale vicepreedinilor sunt i ele n concordan cu obiectivul
societii: o guvernan robust i asigurarea c provocarea corespunztoare a
executivului este instituit, pot menine un echilibru corect.
Raportul anual expune modul n care s-a ajuns la echilibru i modul n care
guvernana societii adaug valoare afacerii.
Datele din raport au fost utilizate la analiz i la evaluarea bunelor practici
alegndu-se n majoritatea cazurilor acele metode care au tendina de generalizare i de
bun practic.

Ca urmare a acestei abordri studiile de caz vor prelua chiar i concepte ntlnite n
diverse coduri de guvernan corporativ din companii private care au optat pentru
implementarea i aplicarea respectivelor coduri.
De aceea se vor ntlni, aparent, unele reluri, dar sub forma unor interpretri
nuanate, cuprinznd practici generalizate din mediul de afaceri.
Consiliul este responsabil fa de acionarii societii pentru conducerea
corespunztoare a afacerilor societii.
Raportul expune modul n care societatea aplic principiile Codului Combinat
privind Guvernana Corporativ.
Consiliul de administratie este angajat conform celor mai nalte standarde de
guvernan corporativ i consider c aceste standarde sunt critice pentru integritatea i
performana global a afacerii.
Ce nseamn guvernana pentru societate?
Guvernana corporativ nseamn ca societatea, n practic, s se asigure c:
- activitatea este orientat n direcia corect din punct de vedere strategic;
- funcionarii executivi conductori sunt responsabili i administreaz eficient;
- societatea are instituite controalele adecvate i riscurile sunt gestionate;
- societatea face ceea ce trebuie pentru acionari i pentru prile interesate.
Cum se realizeaz obiectivul?
Administratorii nonxecutivi independeni, condui de un vicepreedinte, menin
guvernana societii sub analiz i control pentru a se asigura c sunt instituite msuri de
protecie a intereselor acionarilor.
O bun guvernan are patru componente fundamentale:
1. - conducerea clar i comunicat corespunztor;
2. - provocarea concentrat i eficient;
3. - supravegherea activ i comprehensiv;
4. - examinarea riguroas i susinut.
Pentru atingerea acestor componente, Consiliul trebuie:
2

- s demonstreze independen pentru a aduce perspective noi i pentru a ine


managementul sub observaie;
- s caute informaii complete pentru a emite preri, a examina managementul i a
lua decizii strategice;
- s acioneze n mod responsabil, pentru a se asigura c guvernana societii este
robust i c protejeaz reputaia companiei prin tot ceea ce se face.
Indicaii ajuttoare:
- aplicai principiile i prevederile Codului la circumstanele activitii
- o declaraie personalizat reflect ,,atitudinea la nivel superior,, i face ca
mesajele s fie mai interesante, reinute, eficiente
- utilizarea unui model de ntrebare i rspuns care s confere claritate.
Declaraii de conformitate
Raportul anual explic caracteristicile de baz ale structurii guvernanei societii,
modul n care sunt aplicate principiile expuse n Codul Combinat privind Guvernana
Corporativ revizuit (Codul), i msura n care Societatea s-a conformat prevederilor
Codului.
Consiliul s-a conformat n toate privinele la Codul Combinat n timpul anului, cu
excepia paragrafului care cere ca Administratorul Independent Senior trebuie s participe
la ntrunirile Consiliului cu un numr de acionari pentru c societatea are un program
cuprinztor de ntruniri i dialoguri cu investitorii instituionali.
Punctele de vedere ale investitorilor, exprimate prin intermediul acestui dialog,
sunt comunicate Consiliului prin raportul relaiilor cu investitorii.
Prin urmare, toi Administratorii pot s dezvolte o nelegere a problemelor sau
preocuprilor acionarilor principali, dac este exprimat oricare dintre acestea.
Rspunsul acionarilor sugereaz c aranjamentele de comunicare dintre Societate
i acionarii si continu s fie privite de acetia ca fiind eficiente.
Administratorul Independent Senior este disponibil permanent pentru ntlnirea cu
acionarii individuali, la cerere, pentru asigurarea c, n cadrul societii, Consiliul este
contient de preocuprile fiecrui acionar, care nu pot fi soluionate prin mecanismele de
rutin pentru comunicrile investitorilor.
3

Pe durata anului societatea s-a conformat deplin prevederilor expuse n Seciunea


1 a Codului, cu excepia prevederii care stipuleaz actualmente c nicio persoan nu
trebuie s fie numit ntr-o a doua funcie de preedinte a unei societi.
Preedintele societii a fost numit preedinte al unei alte societi desprins din
prima societate.
Consiliul consider c angajamentul i contribuia Preedintelui n Societate nu
vor avea de suferit ca urmare a acestei numiri.
Societatea confirm de asemenea c s-a conformat acestor prevederi pe durata
ntregului an, cu excepia Prevederii din Cod care cere ca cel puin jumtate din Consiliu,
exclusiv Preedintele, trebuie s conin Administratori nonxecutivi independeni.
La nceputul anului, consiliul cuprindea Preedintele, patru administratori
executivi, cinci administratori nonexecutivi independeni i doi administratori
neindependeni nonxecutivi.
Dup plecarea unuia din administratori, care ocupa funcia de administrator
Administrativ, au rmas numai trei administratori executivi.
De la mijlocul anului dup demisia altui administrator i numirea altor doi,
Consiliul a cuprins Preedintele, cinci administratori nonxecutivi independeni i trei
administratori executivi.
Consiliul este ncreztor c are balana corect de abiliti i experien, adecvate
pentru cerinele afacerii, c nicio persoan nu domin adoptarea deciziilor i c actualul
consiliu opereaz eficient pe durata anului i continu n acest mod.
Indicaie ajuttoare: Dezvluirile transparente ajut angajarea efectiv i dialogul dintre
investitori i consilii.
Societatea i filialele acesteia (Grupul) continu s se angajeze fa de
principiile guvernanei corporative coninute n Principiile Codului Combinat privind
Guvernana Corespunztoare i Codul celor mai Bune Practici (Codul) pentru care este
responsabil Consiliul.
Grupul s-a conformat pe durata anului prevederilor Codului, aa cum este
actualizat, numai n privina componenei Consiliului.
Componena Consiliului

n timpul perioadei analizate, componena Consiliului s-a modificat de mai multe


ori.
Consiliul consider c actuala componen, aa cum este condus de un
preedinte nonexecutiv, rmne adecvat pentru natura i dimensiunea Grupului.
Societatea consider c abilitile colective, experiena i abordarea desfurrii
activitii sunt adecvate pentru conducerea Grupului i atingerea scopurilor Grupului;
oricum, societatea revizuiete constant componena Consiliului pentru a se asigura c
aceasta continu s rezolve eficient necesitile Grupului.
Indicaie ajuttoare: Consiliul va prezenta perioadele de conformitate i neconformitate
sub form de tabel care confer claritate i optimizeaz transparena.
Conformarea la Codul Combinat
Consiliul continu s fie angajat n asigurarea c sunt meninute cele mai nalte
standarde ale guvernanei corporative.
Consiliul confirm c societatea s-a conformat, pe perioada aflat sub analiz,
tuturor prevederilor stabilite n Seciunea 1 a Codului.
Consiliul recunoate c este responsabil fa de acionarii Societii pentru
guvernana corespunztoare, pentru facilitarea managementului eficient i efectiv, n
scopul transmiterii valorii acionarilor pe termen lung, n parametrii de risc stabilii n
mod adecvat.
Regulile principale de guvernan aplicate societilor din Marea Britanie listate
la Bursa de Valori din Londra sunt coninute n Codul Combinat privind Guvernana
Corporativ (Codul), aa cum a fost adoptat de Consiliul de Raportare Financiar si
revizuit n 2008.
Raportul Consiliului, mpreun cu raportul Administratorilor i cu Raportul
privind Remunerarea, descrie modul n care Consiliul a aplicat principiile unei
guvernane corespunztoare, aa cum este coninut n Seciunea 1 a Codului, i caut s
demonstreze modul n care au fost aplicate aceste principii, i continu s fie aplicate pe
durata anului analizat.
Exemple de metode i bune practici
de guvernan corporativ

2 - Deciziile Consiliului
Indicaie ajuttoare: Recunoatei aspectele comportamentale ale unui consiliu de
succes
Indicaie ajuttoare: Considerai utilizarea indicaiilor privind cele mai bune practici ca
fiind un obiectiv standard care susine organizarea guvernanei.
Indicaie ajuttoare: Descriei activitile efective ntreprinse de consiliu, precum i
chestiunile care-i sunt rezervate
Indicaie ajuttoare: Asigurai-v c sunt descrise toate activitile consiliului, nu numai
ntrunirile programate
Atribuiile exclusive ale Consiliului
De obicei, la fiecare ntrunire, Directorul Executiv al Grupului i Directorul
Financiar al Grupului raporteaz Consiliului i una sau dou persoane care dein funcii
principale prezint de asemenea o actualizare privind evoluia implementrii strategiei.
Consiliul primete, de asemenea, rapoarte de la fiecare dintre Comisiile de
Conducere principale i poate s primeasc rapoarte de la Secretarul Societii n legtur
cu orice chestiuni relevante privind guvernana corporativ.
Consiliul i-a alocat timpul la edinele programate n timpul anului 2xxx dup
cum urmeaz:
- a primit rapoarte de la Directorul Executiv al Grupului privind evoluia strategic,
chestiunile avute n vedere de Comisia Executiv i activitatea competitorilor;
- a primit rapoarte de la Directorul Financiar al Grupului privind poziia financiar
a Grupului, care a inclus managementul capitalului i actualizarea lichiditii pe durata
anului;
- a primit rapoarte de la fiecare dintre Comisiile de Conducere;
- a primit rapoarte de la Directorul de Risc al Grupului privind managementul
riscului i de la Consilierul General al Grupului privind riscul juridic;
- a primit rapoarte de la persoanele deintoare de funcii privind progresul fa de
strategie,
- a aprobat rezultatele Grupului pentru tot anul i la ase luni;
6

- a primit un raport privind eficacitatea Consiliului dup analiza performanei;


- a primit rapoarte privind comparaiile n cadrul grupului ale rezultatelor dup
emiterea rezultatelor preliminare i la ase luni;
- a primit rapoarte privind problemele de guvernan i a actualizat modificrile din
legislaia societilor;
- a aprobat onorariile revizuite recomandate pentru Administratorii nonexecutivi ca
urmare a unei comparaii a performanelor fa de grupul nostru;
- a primit prezentri externe ale percepiilor acionarilor, incluznd percepii
instituionale, Strategia Grupului, Vnzarea Global i activitatea bancar comercial,
activitatea bancar de investiii i managementul investiiilor, performanele,
managementul capitalului i comunicaiile;
- a aprobat strategia i dorina de risc a Grupului;
- a primit rapoarte privind starea concesiunii i Supravegherea Opiniei Angajailor;
- a primit rapoarte privind mediul economic.

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ
7

3 - Conflictele de interese
Indicaie ajuttoare: Explicai politica consiliului i procedura de identificarea i
considerarea conflictelor de interese ale directorilor
n acest sens se vor utiliza prevederile din Reglementrile din Legea Societilor
din 2006 (Legea) privind conflictele administratorilor intrat n vigoare la data de 1
Octombrie 2008.
Aceste reglementri asigur ndatoriri statutare:
- o ndatorire de a nu accepta beneficii de la pri tere;
- o ndatorire de dezvluire a oricrui interes ntr-o tranzacie propus sau
aranjament cu societatea i o ndatorire separat i independent de a dezvlui orice
interes ntr-o tranzacie existent sau aranjament cu societatea (conflicte tranzacionale);
- o ndatorire de a evita conflictele de interese (conflictele de situaie) dac nu sunt
autorizai.
Legea permite consiliului autorizarea situaiilor conflictuale acolo unde
administratorii au puteri relevante.
Acionarii societii au aprobat o modificare a statulului pentru a permite
Consiliului s autorizeze conflictele.
n anul de raportare, administratatorilor li s-a cerut s completeze un chestionar
pentru a determina dac orice conflicte actuale sau poteniale necesit autorizarea.
Consiliul a analizat integral chestionarele completate i a observat c nu exist
niciun conflict.
Pentru orice conflicte actuale sau poteniale care apar dup revizuirea Codului
Combinat, a fost adoptat de consiliu urmtoarea procedur pentru a avea n vedere i,
dac se consider adecvat, a autoriza situaiile n care un administrator are un interes care
vine n conflict, sau poate s vin n conflict, cu interesele societii:
- administratorul va notifica Preedintele i Secretarul Societii n legtur cu
conflictul actual sau potenial;
- Comisia de Numire va avea n vedere notificarea i va determina dac trebuie ca
aceasta s fie propus la ntrunirea consiliului pentru autorizare;
- conflictul va fi dezbtut de consiliu la o ntrunire programat a consiliului.
8

Detaliile complete ale conflictului vor fi trimise administratorilor naintea


ntrunirii.
Dac exist un conflict major sau se decide c autorizarea nu trebuie s atepte
pn la urmtoarea ntrunire programat, consiliului i s-ar cere s autorizeze conflictul
prin intermediul rezoluiei scrise.
Suplimentar fa de analiza oricror conflicte notificate i propuse spre autorizarea
consiliului, Comisia de Numire monitorizeaz modificrile conflictelor notificate anterior
i orice condiii impuse.
La ase luni se fac rapoarte ctre consiliu privind conflictele tuturor directorilor, iar
directorilor li se reamintesc periodic obligaiile lor.
Se realizeaz o analiz anual a conflictelor, iar aceasta este introdus n procesul
de verificare a intereselor administratorilor de la sfritul anului.
Indicaie ajuttoare: Explicai politica consiliului i procedura de identificarea i
considerarea conflictelor de interese ale administratorilor.

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ

4 - ntrunirile Consiliului
9

Indicaie ajuttoare: Descriei activitile efective ntreprinse de consiliu, precum i


chestiunile care-i sunt rezervate
Indicaie ajuttoare: Asigurai-v c sunt descrise toate activitile consiliului, nu numai
ntrunirile programate
Indicaie ajuttoare: Indicai dac administratorii particip la ntrunirile adhoc
suplimentar fa de ntrunirile programate ale consiliului

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ

5 - Independena preedintelui i administratorilor


10

Indicaie ajuttoare: Explicai modul n care mrimea consiliului este adecvat pentru
afacere
Indicaie ajuttoare: Efectuai o analiz anual specific a independenei
Indicaie ajuttoare: Oferii justificri clare n legtur cu independena unui
administrator care a servit mai mult de 9 ani
Cum i demonstreaz Consiliul independena?
Se pune un accent deosebit pe asigurarea c analiza independenei administratorilor
executivi este eficace.
A fost consolidat rolul Vicepreedintelui de a avea preocupri pe problematica
Codului Combinat.
Acesta conduce n toate chestiunile privind guvernana, care includ angajarea
acionarilor n ceea ce privete prerile lor, prezidarea Comisiei de Numire i Guvernan
i conducerea analizei privind performanele Consiliului.
Consiliul are o majoritate clar de administratori independeni, cu ase
independeni din totalul de 10 membri.
Toi administratorii nonexecutivi numii au o durat medie a funciei de mai puin
de trei ani fiecare.
Este de asemenea o chestiune de mentalitate: Consiliul combin o gam larg de
abiliti, experien i personaliti, care asigur nivelul necesar de provocare i
ptrundere pentru intensificarea performanelor administratorilor executivi.
Administratorii nonexecutivi au oportunitatea de a influena agenda.
Un orar activ al actualizrilor executive este inut sub observaie, iar discuiile
strategice sunt evideniate pentru a rspunde climatului economic actual i necesitilor
de schimbare ale clienilor.
Comisiile de guvernan desfoar o supraveghere independent detaliat n
numele Consiliului, pentru asigurarea c sunt instituite procesele adecvate pentru
succesiune, remunerare i audit.
Administratorii nonexecutivi au acces corespunztor, direct la echipa de
management, prin prezentrile de la ntrunirile Consiliului i ale comisiilor, la sesiunea
strategic a Consiliului din Februarie i la ntrunirile adhoc, la cererea acestora.
11

Secretarul Grupului susine att Preedintele, ct i Vicepreedintele n realizarea


rspunderilor lor n legtur cu guvernana.
De asemenea, acesta se asigur c administratorii nonexecutivi primesc
informaiile i accesul la oamenii de care au nevoie.
El este susinut de grupul pentru guvernan corporativ, care se asigur c rolul
guvernanei este neles n cadrul societii.
Indicaie ajuttoare: Recunoatei importana mentalitii/comportamentelor pentru
funcionarea consiliului
Indicaie ajuttoare: Descriei planificarea succesiunii pentru a v asigura c ponderea
n consiliu este permanent adecvat
Indicaie ajuttoare: Includei declaraii personale ale administratorilor nonexecutivi
pentru a demonstra angajamentul acestora
Independena
innd cont de rolul Administratorilor Nonexecutivi, care este de supervizare n
esen, i de faptul c acetia constituie Comisiile cheie ale Consiliilor, este important ca
Administratorii nonexecutivi s poat fi considerai ca fiind independeni.
Definiia independenei administratorilor este expus n documentul intitulat
Guvernana companiei XXX.
Aceasta deriv din definiiile aplicabile utilizate n Olanda, Marea Britanie i SUA.
Toi administratorii nonexecutivi actuali sunt considerai ca fiind independeni de
compania XXX.
Consiliile au ajuns la aceast concluzie dup desfurarea unei analize integrale a
tuturor relaiilor Administratorilor Nonexecutivi i ale persoanelor nrudite sau aflate n
legtur cu acetia.
Durata funciei n baza Codului Olandez de Guvernan Corporativ este stabilit
la maxim doisprezece ani pentru administratorii nonexecutivi.
Oricum, Codul Combinat din Marea Britanie privind Guvernana Corporativ
sugereaz c durata funciei este un factor care trebuie avut n vedere n determinarea
independenei unui administrator nonexecutiv.

12

Codul Combinat din Marea Britanie prevede de asemenea c un administrator


nonexecutiv care a servit mai mult de nou ani trebuie s fie supus realegerii anuale i
unei analize deosebit de riguroase.
Practica standard este ca toi administratorii s fie realei anual.
Mai mult, analiza performanelor anuale a concluzionat c administratorul
nonexecutiv ZZZ continu s demonstreze caracteristicile eseniale ale independenei
ateptate de Consiliu.
Durata funciei sale i experiena sa rezultat i cunoaterea companiei XXX au
fost considerate de Consiliu ca fiind deosebit de valoroase, n special dat fiind msura
schimbrilor din Consiliu n ultimii ani.
Un numr de relaii, cum ar fi funcia de administrator nonexecutiv, exist ntre
diferiii administratori Nonexecutivi i societi care furnizeaz ctre compania XXX
servicii bancare, de asigurri sau de consultan financiar.
Consiliile au avut n vedere, n fiecare caz, numrul celorlalte societi care pot
furniza de asemenea sau care ar putea furniza imediat astfel de servicii ctre compania
XXX, importana serviciilor pe care aceste societi le furnizeaz ctre compania XXX,
rolurile Administratorilor Nonexecutivi n cadrul acestor societi i semnificaia acestor
roluri pentru Administratorii Nonexecutivi.
S-a concluzionat c niciuna dintre aceste relaii nu are impact asupra independenei
Administratorilor Nonexecutivi avui n vedere.
Niciunul dintre Administratorii Nonexecutivi nu a fost ales sau numit n baza
vreunui aranjament sau nelegeri cu oricare acionar important, client, furnizor sau n alt
mod.
Indicaie ajuttoare: Definii criteriile utilizate pentru evaluarea independenei.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii motivele pentru care consiliul consider c
administratorii nonexecutivi sunt independeni
Consiliul continu s considere c structura sa global rmne adecvat, innd
cont n special de independena profilului i de integritatea tuturor administratorilor si, i
de experiena i abilitile pe care le pun n slujba ndatoririlor lor.
S-au mplinit 10 ani de cnd societatea a fost listat la Bursa de Valori din Londra.
Compania XXX a fost privilegiat s pstreze serviciile ctorva administratori
13

nonexecutivi deosebii Preedintele, Lordul YYY, Dl. AAA i Dl. BBB pe ntreaga
perioad.
Ei au asigurat o stabilitate considerabil consiliului de la listarea din2XXX, iar
consiliul a beneficiat foarte mult de pe urma prezenei persoanelor care au acumulat n
timp o cunoatere de valoare a grupului, pieelor i industriei sale.
Prevederile Codului Combinat cer consiliului s aprecieze, n cazul n care un
administrator a servit pentru o perioad de mai mult de nou ani, dac acel administrator
continu s fie independent.
n legtur cu fiecare dintre cei trei administratori independeni, consiliul a apreciat
n mod specific dac durata funciilor lor le-a compromis independena.
n fiecare caz, consiliul a determinat c administratorul avut n vedere a rmas
independent ca profil i concepie i c nu exist relaii sau circumstane care ar putea s
afecteze sau care ar putea s par c afecteaz discernmntul administratorilor, i c
independena ca profil i concepie a fiecruia dintre administratorii avui n vedere nu a
fost afectat n niciun mod de durata serviciului.
De asemenea, consiliul a desfurat o analiz riguroas a performanelor i c
fiecare dintre aceti administratori are o integritate nepreuit, aduce nelepciune i
experien n consiliu i continu s contribuie pozitiv la deliberrile consiliului i ale
comisiilor.
Prin urmare, consiliul este deplin satisfcut de performanele i de independena
continu a discernmntului fiecruia dintre aceti administratori.
n baza Codului Combinat, administratorii care au servit mai mult de nou ani
trebuie s participe la realegeri anuale i, n conformitate cu determinarea prealabil a
consiliului c trebuie s procedeze astfel.
Cei trei vor participa la realegere pentru un termen de un an.
Consiliul nu consider c este n interesul societii sau a acionarilor s solicite ca
toi administratorii care au servit timp de nou ani sau mai mult s se pensioneze n
acelai timp i favorizeaz puternic asigurarea continuitii i stabilitii prin succesiune
sistematic.
Concomitent cu recunoaterea beneficiilor experienei i stabilitii aduse de
administratorii si aflai n funcie timp ndelungat, consiliul rmne angajat n nnoirea
progresiv a membrilor consiliului.
14

Indicaie ajuttoare: Dezvluii motivele pentru care consiliul consider c


administratorii nonexecutivi specificai sunt independeni
Indicaie ajuttoare: Pentru administratorii nonexecutivi aflai n funcie pentru mai
mult de 9 ani, indicai planurile viitoare de succesiune

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ

6 - Administratorii nonexecutivi
15

Administratorii nonexecutivi aduc o gam larg de abiliti i experien, precum i


o apreciere independent a strategiei, riscurilor i performanelor Societii.
Att domnul AAA, ct i domnul BBB au servit n consiliu timp de zece ani.
Preedintele a desfurat o analiz complet a fiecrui Administrator pentru a-i
aprecia independena i contribuiile n cadrul Consiliului i a confirmat c ambii
continu s fie efectiv Administratori Nonexecutivi independeni.
Domnul A aduce o experien operaional corporativ extins i cunotine despre
domeniul media i asigur conducerea Comisiei de Remuneraie.
Prin experiena sa de afaceri, domnul BBB contribuie la o dimensiune important a
Consiliului n termeni de marketing internaional, de creare a mrcii i de dezvoltare a
resurselor umane.
Amndoi se vor retrage i vor participa la realegere la Adunarea General Anual,
dup aceea, pot participa pentru realegere n fiecare an, dac atunci Consiliul i va
considera ca fiind eligibili.
Indicaie ajuttoare: Pentru administratorii nonexecutivi aflai n funcie pentru mai
mult de 9 ani, indicai planurile viitoare de succesiune.
Independena i mprosptarea Consiliului
Dup evaluare, s-a determinat c domnul AAA este independent.
Domnul BBB a fost considerat independent, n pofida faptului c n trecut a fost
angajat al unui fost consilier al Societii.
Relaiile au ncetat cu mai mult de trei ani n urm i nu sunt relevante pentru
determinarea independenei n baza Codului.
Orice legturi externe cu ceilali Administratori nu sunt considerate semnificative
i, n particular, nu duc la influen reciproc.
Dup o examinare special, s-a determinat c patru administratori servind n
Consiliu pentru mai mult de nou ani sunt independeni.
Fiecare dintre aceti Administratori continu s-i exprime punctele de vedere
personale, s dezbat problemele i s fac examinri obiective i s provoace
managementul.

16

Fiecare caut clarificare i amplificare aa cum s-a considerat necesar, inclusiv prin
accesul direct la angajaii Grupului i la consultanii extrerni.
Dup luarea atent n considerare a factorilor relevani, Consiliul a determinat c
durata funciei acestor Administratori nu le-a afectat independena sau capacitatea de
discernmnt n ndeplinirea ndatoririlor lor ca membri ai Consiliului i ai Comisiei.
Consiliul consider c experiena variat i relevant a acestor Directori
independeni se combin pentru a oferi un echilibru excepional de abiliti i experien,
necesare pentru activitate.
Succesiunea
Datorit naturii activitii sale, ateptarea Societii n legtur cu cea mai adecvat
durat a funciei unui Administrator Nonexecutiv nu este n general mai mare dect cea
prevzut n indicaiile Codului.
Societatea ntreprinde proiecte care necesit cicluri pe termen lung de la negocierea
licenei pn la prima producie, i beneficiaz din continuitatea experienei pe parcursul
procesului Programul su din alt ar are o semnificaie major pentru Societate.
Aa cum a prezentat n Raportul Anual pentru anul precedent, Societatea a
planificat o succesiune etapizat pentru a permite att mprosptarea, ct i o reechilibrare
a abilitilor cerute Consiliului, deoarece intr n faza de producie n noua ar.
Proiectul a atins acest punct la mijlocul anului curent, dar continu cu o etap mai
mare, mai complex de dezvoltare n urmtorii civa ani.
Dup evaluarea competenelor cerute de Consiliu, actualii Administratori
Nonexecutivi continu s aib un echilibru adecvat de abiliti i experien.
n plus, au obinut, ntr-un numr de ani, o cunoatere solid i detaliat a afacerilor
Societii i sunt calificai n mod unic pentru a contribui la conducerea Societii.
n consecin, o succesiune care permite o anumit mprosptare concomitent cu
maximizarea continuitii experienei este considerat ca fiind n interesul acionarilor.
Aa cum se menioneaz mai detaliat n raportul Comisiei de Numire, Societatea a
iniiat un proces pentru identificarea candidailor la funcia de Administrator Nonexecutiv
independent care pot aduga valoare Consiliului prin calificri complementare.
Se intenioneaz ca un candidat de succes s nlocuiasc Administratorul care se va
retrage la AGA viitoare.
17

Un candidat suplimentar adecvat, dac va fi identificat, va fi adugat Consiliului.


Rolurile Consiliului, inclusiv rolul de membri ai Comisiei i de Preedini, sunt
analizate n plus ca parte a acestui proces.
Noii Administratori vor fi plasai n faa acionarilor pentru alegere la prima AGA
dup numirea lor.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii motivele pentru care consiliul consider c
administratorii nonexecutivi specificai sunt independeni
Indicaie ajuttoare: Pentru administratorii nonexecutivi aflai n funcie pentru mai
mult de 9 ani, indicai planurile viitoare de succesiune.

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ

18

7 - Administratorul senior independent


Consiliul l-a numit pe domnul ZZZ ca Administrator nonexecutiv senior
independent.
Rolul principal al Administratorului nonexecutiv senior independent este susinerea
Preedintelui Grupului n rolul su, conducerea Administratorilor nonexecutivi n
supravegherea Preedintelui Grupului i asigurarea c exist o diviziune clar a
responsabilitilor ntre Preedintele Grupului i Directorul Executiv al Grupului.
Administratorul nonexecutiv senior independent este de asemenea la dispoziia
acionarilor, pentru ca acetia s-i exprime preocuprile care n-au putut fi soluionate pe
cile normale sau care ar fi neadecvate pentru acestea.
Administratorul Senior Independent este la dispoziia acionarilor pentru a-i asista
n soluionarea preocuprilor, n cazul n care cile alternative nu sunt adecvate.
Administratorul Senior Independent trebuie de asemenea s conduc discuiile n
legtur cu evaluarea eficacitii performanelor Preedintelui.
Analiza guvernanei Societii
O companie mondial de dimensiune mare cu gama de activiti comerciale
beneficiaz enorm de pe urma administratorilor pe termen lung, care sunt angajai activ n
guvernana Grupului.
Independena nu trebuie s fie determinat de un astfel de standard arbitrar ca
durata funciei, ci pe o baz de la caz la caz, cu dezvluirea integral ctre proprietarii de
aciuni a oricrei apariii de conflict cu indicaiile publicate.
Orice proprietar de aciuni care ar putea observa contribuiile administratorului
senior independent ar atesta c experiena, aprecierea i angajamentul su de timp
constituie un bun nepreuit al Grupului.
Numai un astfel de veteran dedicat poate nelege n mod curent importantele
implicaii i conexiuni din operaiile mondiale.
Provocrile regulate la opinii i propunerile exprimate n prezentrile Consiliului ar
fi binevenite numai de la un coleg respectat cu un astfel de record ndelungat de diligen
i discernmnt.
19

La un moment dat, administratorul senior independent va alege s dedice mai puin


timp Grupului i Consiliul va numi atunci un nou administrator senior independent.
Indicaie ajuttoare: Explicai clar de ce administratorul senior independent este
adecvat pentru rol incluznd orice explicaii privind independena

Exemple de metode i bune practici


de guvernan corporativ

8 - Comisia de numire
20

Indicaie ajuttoare: Descriei responsabilitile comisiei de numire n legtur cu


echilibrul consiliului, alocarea timpului i planificarea succesiunii.
Scopul principal al comisiei de numire este asistarea consiliului prin meninerea
componenei consiliului sub analiz i desfurarea unui proces riguros i transparent n
momentul n care se fac sau se rennoiesc numirile administratorilor din consiliu.
n anul de raportare, comisia a acceptat responsabilitatea suplimentar de
consultare a consiliului n legtur cu preocuparea privind conflictele de interese i
independen ale administratorilor.
La nceputul anului o comisie de numire special, condus de administratorul
senior independent a desfurat procesul care a dus la recomandrile ctre consiliu n
legtur cu numirea a trei administratori nonexecutivi.
n a doua jumtate a anului a fost revizuit componena comisiei i acum cuprinde:
preedintele, administratorul senior independent i doi administratori nonexecutivi cu cea
mai ndelungat funcie.
Comisia de numire s-a ntrunit n trei ocazii n anul de raportare.
n acest sens a avut loc o ntrunire de pregtire care s-a preocupat de cutarea unui
preedinte care s-i succead actualului preedinte.
Dup aceea, comisia special de numire menionat mai sus s-a ocupat de
chestiunile privind schimbrile din conducerea societii.
Mai trziu comisia de numire a revizuit propunerile privind numirea unui
administrator financiar i a revizuit termenii de referin existeni i eficacitatea.
n lumina componenei actuale a consiliului, nu au existat probleme de planificare
a succesiunii crora comisia s trebuiasc s le acorde atenie.
n ndeplinirea ndatoririlor sale, comisia i comisia special de numire au utilizat
serviciile consultanilor unei firme specializate de cutare.
Indicaie ajuttoare: nfiinarea unei comisii specializate de numire are beneficiul de a
face numiri cheie
Raportul Comisiei de Numire
Chestiunile principale avute n vedere de Comisie n timpul perioadei au inclus
urmtoarele:
21

- recrutarea unui administrator adiional care s ocupe funcia de Preedinte dup


anunul c Sir AAA se va retrage de la AGA din Septembrie anul viitor.
Procesul de recrutare a fost condus de Administratorul Senior Independent, cu
asistena unei societi de consultan.
Comisia consider c domnul BBB este independent ca profil i concepie la
numire i c ntrunete criteriile de independen aa cum sunt expuse n Codul
Combinat.
Sir AAA nu a fost implicat n selectarea i aprobarea reprezentantului
Preedintelui;
- numirea domnului XXX n calitate de Administrator Financiar al Grupului;
- considerarea ulterioar a planificrii succesiunii n legtur cu membrii
Consiliului i cu administratorii executivi seniori din cadrul Grupului;
- evaluarea Consiliului ntreprins n timpul anului, care a confirmat prerea
Comisiei c dimensiunea, componena i structura Consiliului i structura actualei
Comisii de Conducere au fost adecvate pentru necesitile actuale ale Grupului.
Comisia este, de asemenea, satisfcut c structura actual ofer o conducere
puternic pentru Societate, dar nu concentreaz autoritatea ntr-una sau dou persoane
cheie.
Ca parte a evalurii, Comisia a comparat Consiliul cu cel al altor societi similare;
- evaluarea angajamentului temporal cerut de la fiecare administrator nonexecutiv
i de la Preedinte n ndeplinirea rolurilor corespunztoare, recunoscnd necesitatea
pentru disponibilitate n afara orarului stabilit al Consiliului;
- analiza termenilor de referin ai Comisiei dup modificrile care reies din Legea
Societilor din 2006 i din alte legi relevante;
- considerarea termenelor de numire a celor trei administratori i recomandarea
ctre Consiliu ca aceste termene s fie prelungite cu o perioad suplimentar de trei ani;
- o analiz a politicii pentru numiri externe att pentru administratorii nonexecutivi
ct i pentru cei executivi dup schimbrile implementate de Legea Societilor din 2006
pentru recomandarea ctre Consiliu.

22

Comisia este satisfcut c actualul Consiliu se menine la curent cu dezvoltrile


din domeniul industriei prin intermediul unui amestec de studii private i prezentri ale
consultanilor interni i externi privind domeniile de importan cheie pentru Societate.
Comisia este satisfcut c administratorii care se retrag n conformitate cu Statutul
societii la viitoarea AGA sunt calificai corespunztor pentru realegere n virtutea
abilitilor i experienei i contribuiei acestora la orientarea i timpul deliberrilor
Consiliului.
Dup anunul de la AGA din Septembrie anul trecut de domnul YYY, administrator
nonexecutiv, c se va retrage, Comisia a nceput s caute un alt administrator
nonexecutiv, iar detaliile privind acest proces vor fi raportate n raportul Comisiei din
anul urmtor.
Indicaie ajuttoare: Descriei responsabilitile comisiei de numire n legtur cu
echilibrul consiliului, alocarea timpului i planificarea succesiunii.
Indicaie ajuttoare: Definii criteriile privind abilitile i experiena pentru noile
numiri n consiliu.
Timpul alocat
La numire, noilor Administratori Nonexecutivi, de la care se ateapt s aloce
Societii cel puin 24 de zile pe an, li s-a furnizat un program detaliat de instalare privind
operaiile Societii, incluznd chestiunile sociale, etice i de mediu, i s-au ntlnit cu
managementul senior ca parte a unui tur ghidat al activitilor principale ale Grupului.
Indicaie ajuttoare: Comunicai-le noilor administratori nonexecutivi alocarea de timp
ateptat.
Consiliul a fost satisfcut n timpul anului de raportare c celelalte obligaii ale
Preedintelui nu au interferat cu ndeplinirea ndatoririlor sale zilnice pentru Grup, i c a
demonstrat angajament i capacitate de a se pune la dispoziie n circumstane
neprevzute, dac apare necesitatea.
Consiliul se declar satisfcut n ceea ce privete succesorul su.
Obligaiile majore ale Preedintelui actual, inclusiv schimbrile din timpul anului,
acolo unde sunt aplicabile, sunt detaliate n biografia sa.
Administratorii nonexecutivi pot servi ntr-un numr de alte consilii, cu condiia ca
ei s fie capabili s demonstreze o alocare de timp satisfctoare rolului lor din companie,
i s discute orice numire nou cu Preedintele nainte de acceptarea acesteia.
23

Acestia asigur c nu-i compromit independena i c orice conflicte poteniale de


interese i orice probleme posibile care decurg din alocrile de timp cerute de noul rol pot
fi identificate i soluionate adecvat.
Obligaiile majore ale administratorilor nonexecutivi sunt detaliate n biografiile
lor.
Indicaie ajuttoare: Artai c preedintele este capabil s aloce timp suficient rolului
su.
Celelalte obligaii semnificative ale Preedintelui, care rmn neschimbate de anul
trecut, sunt descrise n biografia sa.
Procesul de evaluare a performanelor Consiliului a confirmat c ceilali membri ai
Consiliului sunt satisfcui c domnul propus pentru funcia de preedinte are disponibil
timpul necesar pentru a se dedica ndeplinirii adecvate a ndatoririlor sale ca Preedinte.
Politica privind numirile n alte consilii
Consiliul a aprobat o politic privind funcia de administrator n alte consilii, orice
cerere de excepie fiind avut n vedere pe baza meritelor acestuia.
Unui administrator executiv cu program integral i se va permite s dein o funcie
de administrator nonexecutiv (i s obin onorarii ca urmare a acestei numiri) n cazul n
care consiliul consider c aceasta nu-i va afecta negativ responsabilitile executive.
Politica Societii este c Preedintele i administratorii nonexecutivi trebuie s
aib timp suficient pentru a-i ndeplini ndatoririle ca atare, inclusiv prezidarea unei
comisii de conducere, dup cum este adecvat.
Un administrator nonexecutiv nu trebuie s dein mai mult de doua alte posturi
materiale de administrator nonexecutiv.
Dac acesta deine un rol executiv ntr-o alt societate listat la Bursa de Valori,
atunci respectivul administrator nonexecutiv nu trebuie s dein mai mult de alte dou
posturi materiale de administrator nonxecutiv.
Indicaie ajuttoare: Artai c preedintele este capabil s aloce timp suficient rolului
su.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii dac societatea are o politic ce limiteaz numrul
celorlalte posturi de administrator deinute de administratorii nonexecutivi.
24

Informaii i pregtire
Indicaie ajuttoare: Descriei informaiile specifice pe care le primesc membrii
consiliului.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii aranjamentele specifice pentru instalarea personalizat
i dezvoltarea profesional activ a administratorilor.
Informaii i instruire
Consiliul i comisiile sale primesc informaii complete i n timp util, inclusiv
informaii financiare detaliate, care s le permit administratorilor s-i ndeplineasc
responsabilitile.
Toi administratorii au acces la consilierea de ctre Secretarul Societii.
De asemenea, este disponibil pentru administratori consultan profesional
independent, n circumstane corespunztoare, pe cheltuiala societii, iar comisiile au
fost prevzute cu resurse suficiente pentru a-i ntreprinde ndatoririle.
Niciunul dintre administratori nu a cutat consultan extern independent prin
societate.
Secretarul Societii este responsabil pentru consilierea consiliului, prin
intermediul Preedintelui, asupra chestiunilor privind guvernana corporativ.
Dup numirea noilor administratori n consiliu, acetia sunt instruii n legtur cu
ndatoririle pe care le au ca administratori ai societii i sunt organizate programe
personalizate de instalare, care implic instruiri specifice domeniului i cuprind vizite la
punctele de lucru ale grupului i ntlniri cu managementul senior, dup cum este
adecvat.
Noii administratori sunt instruii n legtur cu controalele interne la nivel de
unitate de afaceri i sunt consiliai n legtur cu ndatoririle legale i cu alte ndatoriri pe
care le au ca administratori ai unei societi listate pe piaa bursier, precum i n legtur
cu politicile relevante ale societii i cu chestiunile referitoare la guvernan.
Societatea aranjeaz ca acionarii importani s aib oportunitatea de a se ntlni cu
administratorii nou numii.
De asemenea, societatea este angajat n dezvoltarea continu a administratorilor,
pentru ca acetia s-i poat dezvolta experiena i o nelegere din ce n ce mai detaliat a
afacerii i a pieelor pe care acioneaz societile grupului.
25

Membrii comisiilor de conducere sunt ncurajai s participe la instruirile i


cursurile interne i externe n legtur cu aspectele specializrii comisiei respective i
membrilor comisiilor i, dup cum este adecvat, membrilor consiliului li se prezint
actualizri regulate ale dezvoltrilor relevante juridice, de reglementare, de guvernan
corporativ i tehnice.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii aranjamentele specifice pentru instalarea personalizat
i dezvoltarea profesional activ a administratorilor
Politica privind numirile n alte consilii
Consiliul primete n avans, la fiecare ntrunire, documente detaliate privind
desfurarea activitii, iar membrii individuali ai Consiliului au acces direct la
administratorii seniori executivi dac doresc s primeasc informaii suplimentare despre
oricare dintre punctele de discuie.
eful fiecrei divizii de operare particip la ntrunirile Consiliului pe baz regulat,
pentru a se asigura c, Consiliul, este informat adecvat despre performanele i
problemele curente cu care se confrunt acea divizie.
Managementul ofer prezentri privind problemele curente cu care se confrunt
afacerea.
Un numr de ntruniri ale Consiliului din fiecare an se in la faa locului, la locaiile
de exploatare, permindu-se administratorilor s viziteze operaiunile Grupului i s
discute problemele cheie cu managementul operaional local i cu prile interesate.
Indicaie ajuttoare: Discutai oportunitile oferite administratorilor nonexecutivi
pentru nelegerea mai aprofundat a afacerii.
Indicaie ajuttoare: Descriei informaiile specifice pe care le primesc membrii
consiliului.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii aranjamentele specifice pentru instalarea personalizat
i dezvoltarea profesional activ a administratorilor.
Indicaie ajuttoare: Dezvluii modul n care administratorii executivi preiau roluri
nonexecutive pentru a-i intensifica experiena i dezvoltarea

26