Audit n marketing

CAPITOLUL 6

AUDITUL PERSONALULUI SECTORULUI DE

ACHIZIII

6.1.

RECRUTAREA
Demersul auditorului

6.2. CUNOATEREA POLITICII DE RECRUTARE

Natura recrutrii

Nivelul minim de pregtire

Experiena personal

Competena lingvistic

6.3. EXAMENUL CRITIC AL POLITICII DE RECRUTARE

6.4. TESTAREA APLICRII EFECTIVE A POLITICII DE RECRUTARE
6.5.

FORMAREA PERSONALUL

6.5.1. Indicatori posibili de analizat

Mrimea cheltuielilor

Ponderea cheltuielilor de pregtire a achizitorilor n cadrul

celtuielilor globale de pregtire

Indicatorii finali
6.5.2 Primirea noilor lucrtori n domeniul achiziiei
Calitatea primirii.
Etapa de informare
6.5.3. Pregtirea de baz a achizitorului
Prevederile manualului de achiziii
Negocierea
Contractele comerciale
Clauze particulare
Reamintirea
6.5.4. Perfecionarea suplimentar a personalului
6.6. REGULI DE ACIUNE
168

Audit n marketing

6.6.1 Refuzul cadourilor sau al gratificaiilor

6.6.2. Eliminarea profitului personal
6.6.3 Evitarea conflicelor de interese
6.6.4. Conduita n interiorul grupului profesional
6.7. ELEMENTE DE CONTROL INTERN
6.7.1. Descrierea postului
6.7.2 Limitele exercitrii autoritii
6.7.3. Rotaia pe post
6.7.4. Mijloacele de lucru

169

Audit n marketing

Capitolul 6
ANALIZA PERSONALULUI SECTORULUI DE ACHIZIII
Cunoscut fiind faptul c procedurile de cumprare, cele administrative,
conceperea imprimatelor, circuitul acestora, etc. sunt executate cotidian de brbai
i femei, devine normal ca nceputul controlului cumprrilor s se fac prin
analiza personalului nsrcinat cu realizarea acestor activiti.
Se va examina succesiv recrutarea acestui personal, formarea sa
profesional, regulile care trebuie s-i ghideze activitatea iar n final se vor
prezenta regulilor de control intern necesare a fi respectate n materie de
cumprri.

6.1

Recrutarea
Demersul auditorului

Acesta poate s urmeze demersul clasic n materie de analiz ("audit"):

se ia cunotin de politica de recrutare aa cum este ea prezentat de direcia
achiziiilor;
se examineaz din punct de vedere teoretic cu nelegere dar i n spirit critic n
acelai timp, pentru a distinge incoerenele evidente dintre aceast politic i
cele ce auditorul cunoate despre ntreprindere;
verific prin teste dac aceast politic de recrutare este efectiv aplicat.

6.2

Cunoaterea politicii de recrutare

Asemenea demers presupune bine neles ca Direcia de achiziii, s-i fi

definit deja politica n acest domeniu. Auditorul se va mulumi cu o prezentare
verbal din partea managerilor acestei direcii evitnd a solicita un document sau
un regulament scris.

170

Audit n marketing

El nu trebuie s insiste n mod special asupra unor compozante ale politicii

de recrutare.

Natura recrutrii

n aceast analiz, va trebui s se rspund la ntrebrile: Direcia de

achiziii prefer o recrutare intern, extern sau mixt? Aceast hotrre concord
cu politica preconizat de Direcia cu personalul? n afar de aceasta, pentru
fiecare nou angajare, care sunt criteriile reinute pentru a decide ntre o recrutare
a personalului din interiorul ntreprinderii sau din afara ei?

Nivelul minim de pregtire

n continuare, pentru analiza personalului angajat, auditorul va trebui s se

edifice asupra urmtoarelor aspecte: ntreprinderea recruteaz un personal
autodidact, un personal cu bacalaureat i 2 ani de colegiu, economist cu 4 ani de
facultate sau un inginer? Asemenea nivele de pregtire sunt compatibile cu natura
achiziiilor ce se vor efectua ? De exemplu, este normal ca un cumprtor avnd
bacalaureatul i 4 ani de facultate s fie nsrcinat cu achiziionarea furniturilor de
birou? Nu devine prea scump aceast funcie? Pe de alt parte, este normal ca o
achiziie a unui produs industrial complex s fie efectuat de alt cineva dect un
inginer, tiindu-se faptul c un alt nlocuitor se va situa ntr-o poziie de inferioritate
tehnic fa de vnztor?

Experiena profesional

Auditorul va trebui s se edifice i asupra aspectului, dac noilor lor

angajai li se solicit o experien anterioar n domeniu. n caz afirmativ, aceast
experien trebuie obinut n interiorul ntreprinderii, sau ea poate fi obinut n
afara ei? n practica ntreprinderilor anglo-saxone, se prefer recrutarea de
absolveni, prin definiie neexperimentai. Angajai la sfritul adolescenei, atunci
cnd personalitatea nu le este pe deplin format ei "pot fi educai n spiritul firmei",
devenind promotori ai intereselor acesteia.

171

Audit n marketing

n alte ntreprinderi, din contr, se consider c rolul lor nu este acela de a

se substitui universitii, ei prefernd s nu cheltuiasc nimic cu formarea
(pregtirea) cadrelor, optnd pentru recrutarea profesionalitilor cu experien
formai de ctre alte ntreprinderi.
Auditorul va putea s examineze mijloacele, cile posibile ca noii achizitori
s dobndeasc competena ce le lipsete dac cea din momentul angajrii este
insuficient. El trebuie s rspund la ntrebrile:
- Va putea ntreprinderea s se mulumeasc cu pregtira practic
anterioar a angajrii?
-

Sunt considerate interesante i alte mijloace ca cele descrise n

subcapitolul 6.8?

n afar de inadaptarea flagrant, auditorul nu va avea posibiltatea de a

formula ntrebri cu privire la politica de recrutare decis de nivelul ierarhic
competent din cadrul firmei.

Competena lingvistic

Dac ntreprinderea are unul sau mai muli furnizori importani ntr-o ar
strin, devine necesar cunoaterea n condiii bune a limbii rii respective. Aa
dup cum, un autor nu poate fi cu adevrat neles dect atunci cnd este citit n
original i nu n traducere, tot aa cunoaterea limbii partenerului i permite
achizitorului s stpneasc n condiii mai bune diversele situaii din cadrul
negocierii i apoi n cadrul derulrii afacerii.
n toate cazurile ns, indiferent de ara de origine a furnizorului, achizitorii trebuie
s cunoasc obligatoriu limba englez, unanim recunoscut ca limb pentru
afaceri.
n privina aspectului lingvistic, auditorul

va solicita explicaii asupra

criteriilor de apreciere asupra cunoaterii limbii strine respective.

ntreprinderea poate recurge la aprecierea pe care ar face-o un strin
vorbitor nativ al limbii cerute. Ea poate de asemenea s foloseasc testele cel mai
riguros elaborate pentru aprecierea cunoaterii acelei limbi. De exemplu, testul
Toefl este unanim recunoscut pentru limba englez. Pentru limba german
Institutul Goethe din Paris, iar pentru limba spaniol institutul Spaniol Neuilly-Sur172

Audit n marketing

Seine. ntreprinderea se poate ncredina asupra nivelului de cunoatere al limbii

prin simpla acceptare a afirmaiilor candidatului. Auditorul ns va trebui s testeze
obligatoriu adevratul nivel al candidailor. Este destul de neplcut pentru
ntreprindere atunci cnd un numr mare de candidai declar c tiu limba
englez perfect, iar n realitate nu au dect un nivel mediocru de cunotine. n
acest sens, experiena unei societi multinaionale este relevant. Ea a efectuat
angajrle pe baza declaraiilor candidailor n cunoaterea limbii engleze pentru
care s-a acordat i o prim. O parte dintre acetia au declarat c posed o
excelent stpnire, iar n alt parte, mai modeti, au declarat o bun
stpnire. Dup civa ani, prin testul efectuat, s-a constatat c numai 30% dintre
aceti candidai aveau un nivel care le permitea s primeasc o asemenea prim.

6.3 EXAMENUL CRITIC AL POLITICII DE RECRUTARE

Prin prisma aspectelor prezentate, devine evident faptul c, practica de
recrutare a pesonalului trebuie s ie coerent cu ea nsi i cu politica definit de
ctre dircia general.
Cteva exemple de non-coeren intern pe care auditorul va trebuie s le
analizeze sunt:
-

orientarea funciei de achiziii spre o mai intens prezen a achizitorilor

la furnizorii cu care se deruleaz afacerile la un moment dat, fr s se
aib n vedere necesitatea depistrii i a altor furnizori poteniali
descperii prin voiaje profesionale scurte i frecvente;

n funcie de caracterul de complexitate tehnic a achiziiilor grilele de

salarizare ale tehnicienilor nu corespund cu remunerarea acestora pe
piaa muncii;

dorina ntreprinderii de a activa pe piaa mondial concomitent cu

recrutarea de achizitori care vorbesc doar limba matern;

existena unei exigene stricte a cunoaterii uneia sau mai multor limbi
strine atunc cnd acest competen este rar necesar. Dac este
prezentat ca esenial la angajare i nu este pus niciodat n practic
creeaz la cel angajat un sentiment de frustrare. n plus, aceast
competen inutilizabil devine ntre timp pltit: va exista deci o

173

Audit n marketing

utilizare proast a resurselor financiare ale firmei, ceea ce este la fel de

grav pentru o direcie de achiziii.
n ceea ce privete lipsa de coeren cu politica general a ntrepriderii,
apar o serie de aspecte precum cele din cadrul ntreprinderilor mari cu un sistem
de control insuficient, unde unele direcii descentralizate i impun autonomia i n
consecin propria politic care va putea fi conform sau nu cu cea oficial definit
de Direcia grupului. n acest caz, nu devine o responsabilitate a auditorului s
judece, dar el va trebui s aduc acest aspect la cunotiina managerului firmei.
-

n ipoteza unu, un holding face cunoscut cadrelor cu pregtire

superioar ct i celor din subordinea acestora, c n condiiile noii
orientri inevitabile a firmei, ele devin inapte de a se adapta acestei
schimbri, impunndu-se nlocuirea personalului existent cu un personal
din exterior mai tnr i mai dinamic. Una dintre direciile de personal a
unei filiale a uitat s aplice politica general cutnd sa evite o
eventual tensiune cu partenerii sociali, alegnd n mod sisematic noi
achizitori din cadrul personalului filialei.

n ipoteza a doua, conducerea holdingului, din contr, este angajat n

meninerea prin toate msurile posibile a folosirii depline a minii de
lucru din snul grupului. Totui, o direcie de achiziie a unei filiale a
recrutat din exterior achizitorii de care avea nevoie, fr s se consulte
cu celelalte filiale din grup pentru a se informa asupra politicii generale
de recrutare a personalului n cadru societii. n asemenea cayuri pot
aprea situaii cnd persoanele propuse pentru angajare nu au
competena necesar i nici o formare apropiat pentru a fi suficient n
exercitarea atributelor.

6.4. TESTE PENTRU APLICAREA EFECTIV A POLITICII

DE RECRUTARE
n practic pot aprea frecvent nenelegeri ntre cerinele teoretice ale
managerilor i veridicitatea argumentelor aduse de ctre candidai. Auditorul va
trebui s verifice aceste aseriuni ale candidailor.
174

Audit n marketing

Nivelul de pregtire pentru exercitarea activitilor specifice funciei de

achiziii va fi verificat mpreun cu direcia de personal. Comunicatele
Direciei personalului vor fi mai obiective dac vor proveni direct de la
cei interesai, cu condiia s le fie cerute i copiile dup diplomele care
s ateste asemenea afirmaii. Dar i aceast precauie nu este de
fiecare dat suficient. n unele ri exist aa-numiii productori de
diplome (de exemplu, n Anglia, SUA, Italia, etc. diplomele false de
liceu, de colegiu i chiar de doctorat sunt eliberate fr nici un control
asupra cunotinelor de ctre unele centre de afaceri contra unei sume
de bani i care, deseori, dispar fr urm.

Experiena profesional anterioar poate fi controlat mpreun cu

direcia de personal. Aadar, dac practica n achiziii este pretins de
angajator i considerat de el ca o condiie esenial a angajrii, atunci
candidatul va trebuie s fac dovada acestei experiene prin contractele
semnate cu alte firme unde i-a exercitat activitatea. De exemplu, n
Frana, angajatorul anterior este obligat n virtutea Codului Muncii s
elibereze o copie dup cartea de munc n care s se menioneze
natura postului sau, dac este cazul, posturile succesiv ocupate, i de
asemenea, perioadele n care a fost angajat pe acele posturi.

Dac n domeniul gradului de cunoatere a limbii strine respective nu

exist un alt mijloc de evaluare i dac nici auditorul nu stpnete
acest limb, el poate proceda la efectuarea unui test de felul urmtor.
Se procur o ediie bilingv, se d un test unic n limba strin solicitat
de ctre auditat, rspunsul acestuia fiind apoi comparat cu testul n
limba sa matern. Auditorul va trebui s aleag un test simplu, de
exemplu, unele aspecte ale vieii curente. n aceste condiii, un
asemenea test, un pic derutant pentru persoana testat permite ca
anumitor cunotine de bilingvism uor exagerate s fie puse n balan
cu adevratul nivel de competen deinut de candidat.

175

Audit n marketing

6.5

FORMAREA PERSONALULUI

Indicatori posibili de analizat

Evaluarea formrii profesionale pe baza unor informaii cuantificabile se
poate face innd cont de indicatorii redai mai jos:
Mrimea cheltuielilor
n mod normal, n capitolul de cheltuieli al programului de activitate al
firmelor, devine obligatorie o prevedere privind alocartea unui anumit procent din
fondul de salarii pentru finanarea aciunilor de pregtire profesional.
Pentru a putea respecta aceast obligaie legal este necesar urmrirea
evoluiei cheltuielilor destinate pregtirii profesionale efectiv realizate i sumele
vrsate la trezorerie n vederea organizrii stagiilor viitoare de pregtire. n
general, auditorul nu va avea dificulti n obinerea informaiilor. El va putea, fr
un efort deosebit, s obin informaii asupra cheltuielilor n acest domeniu din
anul precedent i din cel prezent, precum i asupra bugetelor asociate. Prin simpla
analiz a acestor sume din bugetul prevzut n anii n i n-1, el va putea viziona
existena unor anumite anomalii.
De exemplu, o abatere bugetar important i repetitiv poate indica faptul
c pregtirea profesional, iniial prevzut i bugetat la un nivel corect a fost
apoi n mod continuu amnat sau transferat. Explicaia organelor de decizie
este de altfel ntotdeauna aceeai: obligaiile de serviciu nu permit s consacrm
timp pentru pregtire. Acest argument poate s nu fie dect un alibi i acesta
trebuie verificat.
Auditorul poate s-i fac o prere despre nivelul ncrcrii lucrtorilor cu
ajutorul ctorva indicatori: numrul de contacte cu furnizorii firmei, durata
prezenei sptmnale n cadrul ntreprinderii, cifra de afaceri realizat de
achizitori, durata negocierilor cu distribuitorii, frecvena telefoanelor n interes
personal i chiar durata comentariilor asupra unor evenimente cotidiene (filme,
manifestri sportive).
Dac ncrcarea personalului este prea mare raportul prezentat de
176

Audit n marketing

auditeur va avea cel puin rolul de a face cunoscut acest lucru nivelelor de decizie.
n cazul n care activitatea nu este foarte ncrcat, auditorul va recomanda timpul
destinat pregtirii personalului.
Nu va trebui acordat ncredere deplin motivaiilor achizitorilor de genul:
necesitatea unei ntrevederi urgente, o vizit neprogramat la furnizori, efectuarea
unei anchete suplimentare, toate acestea marcnd de multe ori rutina i lenea
intelectual i chiar o doz de orgoliu. A refuza completarea formrii profesionale
nseamn a pretinde c se tie totul.
De asemenea, se va da atenie tendinei efilor de sectoare de a refuza
colaboratorilor lor orice ieire, orice deplasare. Aceast atitudine este adeseori
mascat prin fraze frumoase de genul: Sunt clar partizanul perfecionrii. Dac a
dispune de resurse suficiente mi-ar plcea s-i vd pe subalterni mbuntindu-i
pregtirea chiar n strintate i s revin napoi pentru a face ntreprinderea s
progreseze. Dar, din nefericire, cu atta treab i att de puini oameni, acest
lucru nu este posibil. De multe ori realitatea este contrar celor afirmate, de acea
devine important manifestarea unei atitudini rezervate n faa unor astfel de fraze
fr acoperire. Aceste afirmaii ale efilor vor fi confruntate cu cele ale
colaboratorilor i verificate pe baza unor documente scrise.
Ponderea cheltuielilor de pregtire a achizitorilor n cadrul celtuielilor
globale de pregtire
Auditorul va trebui s analizeze, s compare realitatea destinaiei fondurilor
de perfecionare n cadrul funciilor ntreprinderi. El va trebui s aib n vedere
faptul c anumite specialiti sau funcii sunt mari consumatoare de perfecionare,
ca de exemplu lucrtorii n domeniul informaticii, domeniu n care evoluia tehnicii
este foarte rapid.
Pe de alt parte, o anumit funcie poate s aib momentan o mare nevoie
de perfecionare a lucrtorilor n domeniu. Acesta a fost cazul necesarului de
contabili autorizai n momentul n care a intrat n vigoare noul sistem de
contabilitate. Poate apare i necesitatea perfecionrii personalului tehnic atunci
cnd se vor modifica substanial anumite procedee de fabricaie.
Prin comparaia acestor ponderi, dac cea destinat funciei de achiziii
este prea sczut, raportul auditorului va servi ca semnal de alert pentru Direcia
177

Audit n marketing

general asupra acestui aspect cruia i se acord de obicei prea puin atenie.
Indicatorii finali
Auditorul ideal ar trebui s-i cuantifice analiza n urmtorii indicatori:
- numrul de zile de perfecionare / achizitor / an;
- numrul de zile de perfecionare / vechimea n stagiu a achizitorilor;
- numrul de achizitori care au urmat un curs de perfecionare n ultimii doi ani.

6.6. Primirea noilor lucrtori n domeniul achiziiei

Calitatea primirii
Modul de primire, mai ales de ctre responsabilul de compartiment, pentru
un salariat la nceputul carierei va marca dezvoltarea i performana sa ulterioar,
eficacitatea sa profesional. Se poate subnelege uor ce va simi un tnr
salariat dac eful serviciului su nu i acord dect cteva minute sau l primete
ntre dou convorbiri telefonice indicndu-i lapidar biroul unde va lucra, preciznd:
Instalai-v, vi se va spune ce avei de fcut!
Ideal ar trebui ca n cursul unei scurte reuniuni de serviciu, eful serviciului
s-l prezinte viitorilor si colegi, preciznd cine este aceast persoan, de unde
vine, ce anume a fcut pn acum pentru a-l pune n valoare, apoi s indice ce
sarcini va avea de ndeplinit, iar n final s-i ureze bun venit.
eful serviciului ar trebui s-l conduc pe noul angajat prin toate birourile,
prezentndu-i activitatea colegilor, cine i ce anume face.
Auditorul poate s-i formeze o imagine asupra calitii primirii noilor
angajai, ntrebnd achizitorii care sunt amintirile pstrate din perioada angajrii n
serviciu.
Dificultatea pentru auditor va consta n delimitarea ntre o prezentare
senin a realitii i noianul de detalii i ranchiune care ncarc o amintire.
Etapa de informare
Devine de recomandat a se prevedea o perioad de timp n care noul
178

Audit n marketing

salariat s dubleze persoana care va prsi postul. Asemenea msur, deseori

omis din lips de resurse umane, ar uura mult preluarea obligaiilor de serviciu,
deci reuita noului angajat. Este necesar, cel puin, ca nainte de a-l lansa n
vrtejul afacerilor s i se lase timpul necesar pentru familiarizarea sa cu noiunile
de baz pentru exercitarea obligaiunilor din cadrul postului repectiv.
Dup ce va lua cunotin cu procedurile n vigoare, cu istoricul relaiilor cu
furnizorii, mediul economic i profesional n care va munci, achizitorul va fi deplin
capabil s gireze corect furnizorii care i vor fi ncredinai i cu nivelele ierarhice
ale firmei.

6.7. Pregtirea de baz a achizitorului

De regul, se consider c orice achizitor trebuie s stpneasc cel puin
domeniile constitutive ale acestei funcii:
Prevederile manualului de achiziii
Aa cum s-a artat manualul regrupeaz principii de baz ale procesului de
achiziie a resurselor materiale necesare firmei care devin obligatoriu de cunoscut
i aplicat de ctre toi achizitorii.
Negocierea
Aceasta reprezint unul dintre momentele cheie ale relaiei cumprtorvnztor, cum s-a artat n capitolul introductiv, aceast relaie este studiat n
detaliu sub aspectul vnzrii i mai puin sub aspectul cumprrii. Mijloacele puse
la ndemna vnztorului fiind mult mai numeroase dect cele destinate s
narmeze pe cumprtor. Obligaia auditorului va fi aceea de a verifica mijloacele
puse la dispoziia achizitorului, astfel nct s nu fie obligat s se bazeze pe
talentul su nnscut n cadrul ntrevederilor sale cu vnztorii supraantrenai.
Contractele comerciale
Angajarea de noi lucrtori n domeniul achiziiilor i, n special, a celor cu
formare pur tehnic, lipsii de cunotine n domeniul dreptului comercial, impune
179

Audit n marketing

necesitatea contientizrii lor asupra naturii i importanei principalelor clauze

contractuale care angajeaz ntreprinderea pe plan juridic.
Clauze particulare
n practica activitii achiziiilor apar situaii n care noii angajai sunt obligai
s respecte anumite restricii. De exemplu, Direcia financiar a firmei poate s
precizeze ca plata furnizorilor s se efectueze la o dat ndeprtat fa de data
intrrii facturii. Aceast clauz nseamn o ncorsetare att pentru furnizori, ct i
pentru achizitor. Ei nu vor putea modula parametrul de timp n cadrul negocierilor.
Se subnelege c o asemenea precizare la acea dat se datoreaz unor dificulti
cronice de trezorerie n cadrul firmei. n asemena situaii, nivelele ierarhice ale
firmei vor trebui s explice c aceast prevedere este determinat de efortul
investiional de a crete ponderea pe pia
Reamintirea
Perfecionarea este destinat n primul rnd achizitorilor nou angajai.
Exist ns i pericolul ca veteranii n domeniu s se fi plafonat, s uite primele
noiuni sau reguli. n acest sens, dictonul: cnd totul s-a spus, dar nimeni nu
ascult trebuie luat totul de la nceput.
Angajaii cu stagii prelungite nu sunt ntotdeauna receptivi la nou, se
acomodeaz mai greu la schimbrile de activitate, la modificrile mediului extern.
Totul se schimb: negocierea se face altfel n ultima perioad, dreptul comercial
evolueaz, jurisprudena - i mai accentuat. De aceea, devine necesar ca i vechi
achizitori s beneficieze cel puin o dat la cinci ani de o injecie de reamintire.
Asemenea msur are menirea de a asigura un nivel omogen de cunotine n
cadrul echipei de achizitori.

6.8. Perfecionarea complementar a personalului

Muli responsabili ai achiziiilor consider i declar deschis c pregtirea
profesional a personalului su este o pierdere de timp. n consecin,
comportamentul lor se materializeaz n amnarea la infinit a ciclurilor de
180

Audit n marketing

perfecionare proiectat. O explicaie ar fi i aceea c ei se tem c astfel i pot

pierde prestigiul pe care l dein fa de colaboratorii lor.
n realitate, perfecionarea se constituie ca o investiie intelectual, i deci,
ca orice investiie, va avea un termen de recuperare. Din nefericire nu exist vreun
instrument satisfctor de msur care s cuantifice performana n domeniul
pregtirii complementare.
n general, auditorii vor trebui s se mulumeasc cu aprecierile fcute de
achizitorii nii cu privire la cursurile lor recente de perfecionare sau prin
completarea chestionarului n cadrul anchetei privitoare la aceste cursuri de
perfecionare dup cteva luni de la terminare, cnd entuziasmul s-a mai calmat.
Aceste dou surse de informare i vor permite achizitorului s-i formeze o prere
asupra utilitii perfecionrii profesionale.
Nici un demers al auditoriului nu va putea ns stabili care ar putea fi
coninutul i calitatea programului de pregtire al achizitorilor. Totui, n cadrul
rilor membre ale UE sunt organizate seminarii periodice privitoare la teoria i
practica achiziiilor cu tematici, ca de exemplu:
-

Auditul intern al funciei de achiziii (2 zile);

Strategia de negociere a afacerilor (3 zile);

Achiziiile bunurilor industriale (2 zile);

Marketingul i strategia achiziiilor (5 luni intensiv, din care 7 sptmni,

stagiu practic).

6.9. REGULI DE ACIUNE

Regulile de aciune sunt principii de moral a afacerilor i de comportament
care trebuie respectate de ctre toi achizitorii. Cu riscul repetrii, se consider c
acest respect al regulilor devine cu att mai strict cu ct va constitui obiectivul
principal al cursurilor de perfecionare ale achizitorilor, n special injecia de
reamintire pentru angajaii cu vechime (subcap 2). Multe ntreprinderi aplic reguli
etice severe n ceea ce privete rigoarea moral n afaceri, dar n majoritatea
cazurilor acestea sunt de origine anglo-saxon.

181

Audit n marketing

Refuzul cadourilor sau al gratificaiilor

n etica afacerilor este condamnabil primirea unor cadouri sau acceptarea
de gratificaii, fie c sunt acceptate direct de achizitor, fie de unii membri ai familiei
lor (vezi subiectul tratat n cap. 15 subcap. 4 despre relaiile cu furnizorii).

Eliminarea profitului personal

Orice relaie de afaceri este stabilit ntre dou societi: firma furnizoare i
firma pe care o reprezint achizitorul. Achizitorul, ca persoan fizic, nu trebuie s
beneficieze de niciun profit personal. De exemplu, un achizitor nu trebuie s
accepte a beneficia de ceva pentru achiziiile pe care el le efectueaz n numele
firmei sale. De asemenea, nu trebuie s accepte remize sau avantaje n cazul n
care furnizorul nu acord acelai lucru tuturor achizitorilor firmelor cliente .

Evitarea conflictelor de interese

Pot surveni conflicte ntre interesele ntreprinderii achizitoare i cele ale
achizitorului. Este cazul n care achizitorul suport din fondurile personale o serie
de cheltuieli pentru realizarea afacerii cu furnizorul. De asemena, unii furnizori
care vor s cumpere achizitorul i propun acestuia o slujb de genul: consilieringiner, consultant, consilier pentru un domeniu sau altul etc.
Asemenea situaii sunt n interesul vnztorului-furnizor i tentante pentru
achizitor. Dar a ceda n faa unor asemena situaii este un fapt condamnabil,
nsemnnd o abatere de la etica profesional i care va trebui sancionati .
Asemenea situaii sunt uor de enunat, dar dificil de pus n practic din
dou motive: n primul rnd nivelele ierarhice ale sectorului de achiziii nu-i prea
sancioneaz pe ai lor din spiritul de breasl, iar organele de decizie ale firmei
tiu c nu este singurul care s fi greit n acest sens, mai ales c i alte persoane
din firm au procedat la fel.
n ceea ce privete situaia financiar, auditorul poate chestiona un
eantion de furnizori printre care s figureze i aceia asupra crora planeaz o
oarecare bnuial de inconsecven n respectarea clauzelor interesndu-se la
grefiera tribunalului de comer care este statutul acestor societi. Se poate afla
182

Audit n marketing

astfel care sunt deintorii pachetului de aciuni.

n ceea ce privete o remunerare primit de un achizitor, procedeul cel mai
eficace este provocarea unei discuii libere cu ceilali membri ai sectorului. Dac
un achizitor s-a lsat cumprat, arareori faptul rmne necunoscut. Talentul
auditorului va consta n a lsa mrturisirile s parvin i a tria ntre ceea ce este
brf i ceea ce este interes profesional.

Conduita n interiorul grupului profesional

Se ntmpl deseori ca achizitorii s devin membri ai unor grupuri sau
organizaii profesionale (comitete de normalizare, asociaii pentru promovarea
activitii, sindicat profesional etc). Cum timpul petrecut la reuniunile acestor
grupuri este o parte a timpului de lucru al achizitorului, iar cotizaia este suportat
de ntreprindere, devine normal c aceasta din urm are drept de supervizare a
ceea ce se ntmpl n aceste grupuri.
n aceast calitate, ea este ndreptit s-i avertizeze achizitorii de
riscurile care pot exista n cursul reuniunilor grupului. Aceasta cu att mai mult cu
ct achizitorii firmei pot ntlni aici partea advers: vnztorii (posibili furnizori).
Mai grav este posibilitatea de a-i ntlni acolo pe ali achizitori ai firmelor
concurente care, cu aceast ocazie, devin colecionari de informaii asupra unui
furnizor.
Subiecte care ar putea fi cel mai uor divulgate fr a se sesiza n timpul
unei discuii pot fi, de exemplu:
- previziuni asupra preurilor sau comenzilor;
- anumite condiii de achiziie;
- prile de achiziii cu furnizorii actuali ai firmei.
i acest aspect este dificil de analizat. Dar obiectivul auditeurului nu este
numai cercetarea abaterilor. El trebuie s caute n primul rnd posibilitile de
ameliorare a securitii firmei astfel nct riscul oricrei abateri s fie mai mic. n
acest scop se va recomanda nivelelor de decizie s adreseze celor implicai n
achiziii o scrisoare care s le reaminteasc obligaia lor de a fi discrei. O
asemenea recomandare nu este pe deplin eficace atunci cnd un achizitor
intenioneaz s-i provoace un ru patronului su, dar este preferabil n faa
183

Audit n marketing

unei lsri n voia soartei.

n cazul n care asigurarea securitii nu este realizat, intervenia scris va
constitui elementul de argumentare a faptului c nivelele ierarhice sunt interesate
de activitatea lor.

6.9. ELEMENTE DE CONTROL INTERN

Regulile de control intern trebuie aplicate i respectate n toate sectoarele
ntreprinderii, dar mai ales n domeniul achiziiilor, tiindu-se c riscurile n aceast
activitate sunt mai mari. Principalele elemente sunt:

Descrierea postului
Achizitorii, ca toi salariaii ntreprinderii, trebuie s posede n scris
descrierea postului pe care l ocup, adic, ce lucrri i ce activiti vor trebui
realizate. Unul din avantajele acestui document este acela c reduce partea de
subiectivitate n relaiile dintre membrii personalului i superiorii lor ierarhici.
Astfel, n momentul evalurii performanelor profesionale ale unui
colaborator nu va mai fi posibil s i se reproeze c nu a executat o lucrare sau
activitate dac acestea nu au fost menionate n cadrul documentului scris.
De asemenea, colaboratorul ar putea justifica o sarcin nendeplinit
amintind faptul c, spre exemplu, ar fi trebuit pentru aceasta s urmeze un stagiu
de perfecionare, dar cu toate demersurile ntreprinse de el pentru aceasta au fost
anulate sau amnate.
Descrierea postului nu suprim eventualele nenelegeri, dar constituie
documentul de introducere a criteriilor de obiectivitate n relaiile interpersonale.
Auditorul va putea analiza ansamblul descrierilor de post din cadrul seciunii
aprovizionare (achiziii) ale Regulamentului de organizare i funcionare a
ntreprinderii. El va examina mai nti data ntocmirii lor, le va putea compara apoi
cu prevederile precedente. Pentru aceasta este suficient s i solicite achizitorului
analizat detalii asupra a ceea ce face el n mod curent i ce i s-a precizat prin
descrierea oficial a postului n momentul ncadrrii.

Limitele exercitrii autoritii

184

Audit n marketing

n contextul exercitrii activitii lor, achizitorii angajeaz firma fa de tere

persoane sau firme cu care trateaz cumprarea prin semnturile lor nscrise pe
comenzi sau contracte.
Fiecare Direcie general de achiziii i fixeaz anumite limite valorice de
angajare n funcie de ncrederea pe care o are fa de achizitorii si i n funcie
de poziia lor ierarhic.
Asemenea limite ar putea fi:
- achizitorul din cadrul serviciului: 75 mil. u.m;
- responsabilul grupei de materiale: 150 mil. u.m;
- inginerul n domeniul achiziiilor: 300 mil. u.m :
- eful serviciilor achiziii: 600 mil. u.m ;
- directorul Departamentului de achiziii: peste 600 mil. u.m.
Auditorul va verifica mai nti dac limita maxim fixat achizitorului prin
angajament corespunde nivelului su de responsabilitate. Dac nu apar anomalii
flagrante, el nu trebuie s intervin pentru modificarea acestor limite. Auditorul
este n acest caz n poziie funcional, el neputnd s decid n locul
responsabililor prin ierarhia firmei. Rolul su este acela de a verifica dac alegerile
acestor responsabili sunt fcute n cunotin de cauz, sunt formalizate i nu sunt
contrare regulilor de funcionare a ntreprinderii. Deciziile rmn de competena
directorilor operaionali.
Auditorul va analiza apoi cum se desfoar activitatea n timpul absenei
achizitorului nominalizat n cazul n care acesta nu este la postul su (deplasare la
furnizori, boal, concedii etc), perioad n care comenzile vor trebui totui
semnate. El va trebui s cunoasc care achizitor are autoritatea de angajare la
acelai nivel.
Pn la gradul de ef de serviciu, competena nu pune probleme deosebite.
Cnd ns responsabilul grupei de produse sau eful serviciului de achiziii i
prsete postul, nu este indicat a se transmite comenzile unui alt ef de serviciu
sau direciei achiziii. n asemenea caz, la ntoarcere, responsabilul ar putea s
contrasemneze comenzile care au fost aprobate de un altul dect el nsui.
O asemenea practic devine necesar deoarece prin aceasta s-ar putea
185

Audit n marketing

stopa diveri achizitori nclinai spre abateri.

eful de serviciu achiziii poate da n scris mandate de semntur, acestea
fiind valabile numai pe durata absenei sale, n caz contrar, suprimndu-se
plafoanele de autorizare n achiziii n funcie de nivelul de responsabilitate deja
stabilit.
Este recomandabil ca o copie a delegaiei scrise s fie trimis
compartimentului de control al gestiunii. Asemenea procedur are i avantajul
precizrii personajului numrul doi al serviciului, acesta fiind pregtit pentru
responsabilitile care i vor reveni n momentul n care eful i va prsi postul
(din diverse motive), dac nu cumva, nivelele de decizie superioare vor parauta
un alt personaj n locul acestuia.

Rotaia pe post
Nu este recomandabil ca relaia dintre achizitor i furnizorii din competena
s fie de lung durat. Aceasta, deoarece, pe de o parte, un vnztor cunoscnd
foarte bine achizitorul i va prinde slbiciunile, avnd posibilitatea s negocieze
cu mai mult eficacitate. Pe de alt parte, durata mare a unor astfel de relaii
favorizeaz uneori nelegeri necinstite. Devine necesar ca furnizorii s nu
conlucreze prea mult vreme cu acelai achizitor al ntreprinderii. Se recomand
schimbarea acestora cel puin o dat la trei ani. Chiar dac un achizitor nu i
schimb locul de munc, el nu va trebui s conlucreze pe o durat mai mare de
trei ani cu acelai furnizor.
Independent de aspectul securitii evocat mai sus o asemenea rotaie n
interiorul funciei va evita rutina achizitorului n ceeea ce privete obinuinele
sale de munc. Este tiut faptul c, ntr-un nou post, titularul depune interes s-i
exploateze imaginaia, s inoveze sau s renoveze.
Se ntmpl adesea ca dup cteva luni rutina s se instaleze
atotputernic. Se impune ca Directorul achiziiilor s vegheze la pstrarea unui
echilibru permanent ntre competen i eficiena dat de experien pe de o parte,
i pericolul rutinei sau al coliziunii pe de alt parte. O durat mai mare de trei
ani va nsemna pentru auditor un semafor pe rou.
Auditorul va putea verifica cu uurin rotaiile pe post, chiar dac atribuiile
186

Audit n marketing

n cadrul funciei nu sunt formulate. n asemenea caz i este suficient s ia not de

semnturile de pe notele de comand sau contract.

Mijloacele de lucru
Principalele mijloace de lucru necesare exercitrii funciei de achiziii sunt:
Manualul de achiziii (descris n cap. 10 subcap. 2);
Glosarul termenilor tehnici:
Imprimate:
1. cererea de achiziie (cap. 13 paragraf 2.2), n cazul n care utilizatorii (secii,
ateliere, sectoare) nu dispun de aa ceva;
2. comenzile ctre furnizori;
3. raport asupra alegerii furnizorului (cap. 14 paragraf 2.4);
- Accesul la rezultatul cercetrilor efectuate (cap.12 paragraf 1).

187