SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

BAZE DE DATE ACCESS

Structura cursului:
Baze de date ACCESS
Obiecte
Operaii
Creare (deschidere), nchidere baz de date
Tabel
Creare
Structur
Proprietile coloanelor
Gestiunea datelor ntr-un tabel

Coninutul unei baze de date

In sistemul Access o baz de date este format din apte mulimi de elemente, care se
numesc obiecte. Cele apte tipuri de obiecte sunt: tabele, interogri, forme, rapoarte, macro-
uri,pagini i module. O baz de date n Access se identific printr-un nume i se memoreaz ntr-un
fiier nume.MDB.
Obiectele dintr-o baz de date trebuie descrise: se precizeaz structura unui tabel i se includ
date n conformitate cu aceast structur, se "deseneaz" o form sau un raport cu diferite
"controale" i se scriu proceduri care rspund la anumite evenimente, etc. n conformitate cu tipul
obiectelor, ele pot fi supuse unor operaii de gestiune: se pot copia n clipboard-ul sistemului
Windows (pentru a fi folosite n aceeai sau n alt aplicaie) sau n alt baz de date, se pot
redenumi, modifica sau terge. Anumite obiecte din baza de date, sau cele care vor fi construite de
utilizator prin instruciunile pe care limbajul Access Basic le pune la dispoziie, pot s aib
proprieti (prin care se precizeaz cum se va desena obiectul pe ecran sau imprimant, sau cum
lucreaz obiectul), metode (prin care se specific operaiile pe care le pot efectua obiectele) i
anumite colecii de obiecte asociate (numai pentru anumite obiecte).
O aplicaie Access folosete obiecte din una sau mai multe baze de date. Aplicaia este
controlat de evenimente - aciuni pe care le efectueaz utilizatorul. Atunci cnd apare un
eveniment (se schimb o valoare, se acioneaz asupra tastaturii sau asupra mouse-ului, etc.),
aplicaia trebuie s tie ce are de fcut, deci trebuie s aib un rspuns la eveniment.
Spre deosebire de un program clasic n sistemul DOS, care e format dintr-un program
principal ce apeleaz diferite subprograme, o aplicaie Access nu mai are aceast structur. Ea are n
general o form principal (o fereastr pe ecran), pe care se pot afla controale i un meniu cu
diferite opiuni. In funcie de sarcinile pe care le are de rezolvat utilizatorul, el alege o opiune din
meniu sau acioneaz asupra unui control. n funcie de modul n care aplicaia tie s rspund la
aceast aciune, se va executa o procedur precizat de utilizator sau se va alege un mod standard de
rezolvare. In acest fel aplicaia va continua pn ce se alege un control sau o opiune care termin
execuia acesteia.
Dup ce sistemul Access a fost lansat n execuie i a aprut ecranul iniial Access (dat n
figura 1), trebuie s se precizeze baza de date cu care se dorete s se lucreze. Din meniul File se
poate alege New Database - pentru a ncepe lucrul la o baz de date nou, sau Open Database -
pentru a se lucra pe o baz de date existent.

Figura 1 1
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

Pentru fiecare dintre aceste opiuni va trebui s se precizeze, n ferestrele de dialog ce vor
apare, numele bazei de date (pentru o baz de date existent numele se va putea alege cu ajutorul
ferestrei Open Database).
Dup ce s-a precizat baza de date, pe ecran apare fereastra Database, asa cum este dat n
figura 2, care permite gestiunea individual a fiecrui tip de obiect inclus n baza de date, i un
meniu asociat cu mai multe opiuni. Asa dup cum se observ, pe partea stng a ferestrei apar
categoriile de obiecte posibile ntr-o baz de date: Table, Query, Form, Report, Macro, Page i
Module. Prin alegerea unui tip de obiect ( pe figur s-a ales Table ) se permite afisarea listei cu
obiectele de acest tip existente, din care se poate selecta un obiect. n partea de sus a ferestrei apar
butoane, care precizeaz actiunile pe care utilizatorul le poate efectua asupra obiectului selectat
(Open - pentru unele categorii de obiecte, sau Run - pentru celelalte, care deschide sau lanseaz n
executie obiectul, respectiv Design - care permite modificarea descrierii obiectului selectat),
sau crearea unui nou obiect din clasa aleas (prin alegerea butonului New). In funcie de butonul
ales (operaia pe care dorim s o efectum), n continuare vor apare diferite ferestre de dialog, de
editare a unei descrieri, sau de execuie. Dup ce s-a terminat lucrul cu baza de date este necesar
salvarea modificrilor efectuate i nchiderea acesteia prin folosirea butonului de nchidere a
ferestrei Database, sau prin alegerea optiunii Close Database din meniul File.
Figura 2.

2
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

n continuare vom da o descriere sumar a tipurilor de obiecte care sunt memorate ntr-o
baz de date, precum i alte informaii necesare ntelegerii modului n care se efectueaz anumite
sarcini.

Tabel
Tabelul este un obiect dintr-o baz de date unde se memoreaz o colecie de date de acelai
tip. El este format din coloane sau cmpuri (atribute) i linii (nregistrri). Toate datele dintr-o
coloan sunt de acelai tip. Relativ la un tabel, n baza de date trebuie s fie memorate dou
categorii de informaii: structura tabelului (numele i tipul fiecrei coloane, precum i diferite
proprieti ale fiecrei coloane sau ale ntregului tabel) i mulimea de date de tipul precizat de
structura tabelului. Pentru a se preciza cele dou tipuri de informaii exist dou moduri de descriere
a unui tabel: un mod care permite stabilirea sau modificarea structurii, i un al doilea mod unde se
pot introduce, terge, sau modifica date din tabel.

Crearea unui tabel

Pentru crearea unui tabel se alege butonul New din fereastra Database. In continuare se
poate alege una dintre variantele:
a) Prin folosirea unor asisteni pentru tabele ( Table Wizard ), care pun la dispoziia utilizatorului
o list cu tabele deja create. Plecnd de la un tabel existent, se pot efectua diferite modificri
pentru a se ajunge la un tabel cu o structur dorit. Aceast metod este indicat pentru
nceptori.
b) Se pleac de la un tabel vid, la care se adaug coloane noi. Aceast variant are mai multe
posibiliti dect precedenta i se folosete atunci cnd se cunoaste exact structura tabelului
(rezultat n urma etapei de analiz a domeniului pentru care se construiete baza de date).
In momentul crerii sau modificrii structurii unui tabel se pot efectua urmtoarele
operaii:
adugarea de noi coloane
tergerea coloanelor existente
rearanjarea ordinii coloanelor n tabel
modificarea descrierii coloanelor ( schimbarea numelui, a tipului i lungimii ). La
schimbarea tipului unei coloane, vechile valori se pot pierde dac noul tip pentru valori
nu este compatibil cu vechile valori.
preciza, schimba, sau sterge cheia primar sau o cheie oarecare asociat tabelului
Pe timpul stabilirii structurii unui tabel pe ecran este activ fereastra Table, care are forma

Figura 3.
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

dat n figura 3 (aceast fereastr este desenat pentru un tabel cu numele "Clieni").

In partea superioar a ferestrei apare un tabel cu trei coloane unde se precizeaz numele
coloanelor ( Field Name ), tipul valorilor din coloane ( Data Type ) i o descriere a acestor
informaii, Description (un comentariu). In partea de jos a ferestrei se precizeaz cteva proprieti
(care depind de tipul coloanei, n figur apar propriettile pentru coloana "nume", care este un sir de
caractere). In functie de valoarea ce urmeaz s fie precizat, n partea dreapt-jos este dat i un
scurt "help".

Stabilirea structurii unui tabel

Relativ la stabilirea structurii unui tabel n continuare vom da cteva explicaii.

1. Numele coloanei (cmpului) este format din maximum 64 caractere (litere, cifre, spaii
i unele caractere speciale)
2. Tipul coloanei (deci a datelor din coloana respectiv) poate fi: Text, Memo, Number,
Date/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Object, Hyperlink i Lookup
Wizard . Pentru tipurile Text i Number apare proprietatea Size - care specific
dimensiunea coloanei.
3. Description un comentariu pentru descrierea cmpului.
Tipul diferitelor coloane (cmpuri) poate fi:
Text: se folosete pentru valori ce sunt iruri de caractere cu lungimea ntre 1 i 255 ''
Memo: iruri de maximum 64000 caractere
Number: numere ntregi sau reale pe 1, 2, 4, 8 sau 16 octei. Tipul valorii este precizat de
proprietatea Size i poate fi:
Byte (1 octet): valori ntregi ntre 0 i 255
Integer (2 octei): valori ntregi ntre -32768 i 32767
Long Integer (4 octei): valori ntregi ntre 231 i 231-1

Single (4 octei): numere fractionare n simpl precizie, cu max.7 cifre semnificative,
cu valori ntre -3.4*1038 i 3.4*1038
Double (8 octei): numere fractionare n dubl precizie, cu max.15 cifre
semnificative, cu valori ntre -1.797*10308 i 1.797*10308
Replication ID identificatorul global unic (Globally unique identifier (GUID)) pe
16 octei
Decimal valori de la -1028 pn la 1028 , precizie 28 de zecimale, pe 12 octei

Date/Time: pentru a memora o dat calendaristic i un timp n cadrul acesteia, pe 8 octei

Currency: numere fracionare n virgul fix, cu 15 cifre pentru partea ntreag i 4 pentru
partea fracionare, memorate pe 8 octei. Valorile posibile sunt n domeniul de valori de la
-922,337,203,685,477.5808 la 922,337,203,685,477.5807 (marca zecimal este punctul,
iar virgula s-a folosit pentru separare a cte 3 cifre din partea ntreag)
AutoNumber: valori numerice ntregi pe 4 octei, care se incrementeaz automat la
fiecare nregistrare nou adugat n tabel
Yes/No: valori logice (booleene), memorate pe un octet. Valoarea False se memoreaz prin
0 iar valoarea True prin 1
OLE Object: obiecte OLE (grafic, text, sunet, etc.), memorate pe max. l Gb
4
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

Hyperlink : cmp care poate memora hyperlink-uri. Poate fi calea ctre un fiier sau un
URL. ( iruri de maximum 64 000 de caractere )
Lookup Wizard : d posibilitatea alegerii tipului de date pentru alt tabel dintr-o list.

Proprietile coloanelor unui tabel

Semnificaia proprietilor coloanelor este urmtoarea:
Pentru datele numerice : Number( single, double ) i Currency, proprietatea Decimal
Place specific numrul de zecimale cu care se vor afia valorile.
Valoarea implicit cu care se iniializeaz coloana la adugarea unei noi nregistrri este
specificat de proprietatea Default Value. Aici poate apare o expresie ce are max. 255
caractere.
Dac proprietatea Required are valoarea Yes, atunci trebuie s se dea o valoare pentru
coloan (deci coloana poate rmne fr valoare, n varianta c mai trziu va fi oricum
precizat). Pentru un cmp valoare null precizeaz c el nu are valoare.
Coloanele de tipul Text i Memo pot avea ca valoare iruri de lungime zero (""), dac
proprietatea Allow Zero Length are valoarea Yes. Valoarea null i irul de lungimre nul
sunt diferite ( una reprezint faptul c nu s-a atribuit valoare, cealalt c s-a atribuit o
valoare ).
O prim validare a valorii introduse este fcut prin tipul coloanei. O validare
suplimentar se poate preciza prin proprietatea Validation Rule. Prin lipsa unei astfel de
condiii toate datele introduse sunt considerate corecte.
Dac eventuala regul de validare precizat de proprietatea Validation Rule nu este
ndeplinit, atunci se poate afia un mesaj de eroare precizat de proprietatea Validation
Text.
Cu proprietatea Format se poate specifica un format utilizator de afiare a valorii
coloanei. Valoarea proprietii este un ir de caractere.
Proprietatea Input Mask se folosete pentru a preciza o masc (ablon) de introducere a
datelor. n ablonul din aceast proprietate apar caracterele:
Caracter Semnificaie
0 cere o cifr care trebuie introdus obligatoriu
9 cere o cifr care nu e obligatorie
# cere cifr, +,-, sau spaiu
L cere o liter obligatoriu
? cere o liter care nu e obligatorie
A cere obligatoriu o liter sau o cifr
a cere o liter sau cifr care nu e obligatorie
& cere obligatoriu un caracter sau un spaiu
C cere un caracter (sau spaiu) care nu e obligatoriu
.,:;-/ separatori pentru marca zecimal
< conversia literelor la litere mici echivalente
> conversia literelor la litere mari echivalente
! umple zona
\ caracterul ce urmeaz a fi extras, chiar dac are semnificaie n ablon
alt caracter apare n ablon

Proprietatea Caption precizeaz un ir de caractere care se ataeaz coloanei i care

apare ca i cap de coloan (n locul numelui coloanei).
Proprietatea Indexed se refer la crearea unui index pentru o coloan. Valorile posibile
pentru aceast proprietate sunt: No- nu se creaz index; Yes (Duplicates OK ) se

5
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

creaz index i sunt permisae duplicri ale valorilor din coloan; Yes (No Duplicates) -
se creaz index i nu sunt permisae duplicri ale valorilor din coloan.

Gestiunea datelor unui tabel

Dup ce structura tabelului a fost stabilit, se poate face o gestiune a liniilor (nregistrrilor)
din tabel: aduga noi linii, modifica liniile existente, tergerea unor linii. Pentru aceste operaii este
necesar deschiderea tabelului prin selectarea lui n fereastra Database i alegerea butonului
Open. Dup efectuarea acestor operaii va apare o fereastr de forma dat n figura 4 cu coninutul
tabelului (initial vid, iar mai trziu cu nregistrrile existente).

Figura 4.

Pe figur se observ c n tabelul "Clieni" exist trei nregistrri, iar coninutul celor patru
coloane se vede pentru fiecare nregistrare. Operaiile utile n lucrul cu datele din tabel se pot
efectua simplu cu ajutorul mouse-ului i a meniului sistem.
Dintre aceste operaii amintim: schimbarea dimensiunii diferitelor linii i coloane,
schimbarea fontului i a dimensiunii caracterelor, ascunderea sau afiarea unor coloane, schimbarea
ordinii coloanelor, ordonarea liniilor cresctor sau descresctor dup valorile uneia sau a mai multor
coloane selectate, etc. Se pot de asemenea folosi operaii obinuite de lucru cu clipboard-ul:
selectarea unor valori, mutarea n clipboard, copierea din clipboard. Dac se dorete adugarea
unei noi nregistrri, atunci se face deplasarea la ultima nregistrare din tabel (care are un asterisc
n fa) i se ncepe completarea valorilor pentru coloanele din tabel. Pentru a modifica valoarea
unui cmp dintr-o anumit nregistrare, atunci se face deplasarea la zona ce conine valoarea dorit
i se editeaz valoarea.
Pe timpul ct o nregistrare este ntr-un proces de modificare n fata acesteia apare un semn
care precizeaz c nregistrarea s-a modificat i nc nu s-au salvat modificrile (pe figur acest
semn apare n fata nregistrrii a treia). Prin apsarea tastei Esc nainte de salvarea nregistrrii se
cere ca modificrile fcute n nregistrarea curent i care nu au fost salvate s se anuleze. 0 valoare
care se introduce va fi acceptat (deci este corect din punctul de vedere al aplicatiei) dac este
compatibil cu tipul cmpului curent i dac verific eventuala regul de validare asociat
cmpului.
Pe timpul lucrului cu un tabel la el poate s aib acces i alt utilizator (prin acces concurent
la aceeasi baz de date). Unul dintre utilizatori poate bloca o nregistrare, sau ntregul tabel, i
atunci alt utilizator nu poate modifica acea nregistrare sau tabel pe perioada ct blocarea este
activ. In partea de jos a ferestrei apar mai multe controale cu ajutorul crora ne putem deplasa la
6
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

prima nregistrare din tabel, la precedenta, la urmtoarea, sau la ultima. Pentru a ne deplasa la o
anumit nregistrare, pentru care se cunoaste pozitia n tabel, se selecteaz numrul nregistrrii
curente i se modific acest numr la valoarea dorit. Pentru stergerea unei nregistrri se selecteaz
ntreaga linie (click pe zona din fata nregistrrii) i se apas tasta Del.
Pentru deplasarea n tabel se poate folosi usor mouse-ul i butoanele de pe linia sau coloana
suplimentar de scroll aflate la marginea ferestrei (deoarece tabelul din figur este de dimensiune
mic, aceste butoane nu apar). Cu tastatura deplasarea la liniile precedente sau urmtoare se poate
face cu tastele marcate cu sgeti, PgUp, sau PgDn, iar pentru deplasarea la alt coloan din aceeasi
nregistrare se pot folosi tastele Tab i Shift/Tab.
Asa dup cum se observ din cele descrise mai sus, un tabel poate fi deschis n dou moduri:
pentru stabilirea sau modificarea structurii, mod numit Design view
pentru gestiunea datelor memorate n tabel, mod numit Datasheet view
Pentru a se face trecerea dintr-un mod de lucru n altul se pot folosi i controalele de pe
toolbar (date n figura 5).

Figura 5.

Sistemul Access poate s foloseasc date din alt tabel n urmtoarele feluri: copierea unui
tabel (tabelul se selecteaz, se mut n clipboard, din clipboard se poate prelua ntr-o baz de date),
importarea datelor, ataarea la un tabel.
Un tabel dintr-o alt baz de date (construit cu Access, FoxPro, dBase, Paradox, Btrieve,
SQL) poate fi folosit pentru vizualizarea coninutului i actualizarea datelor din el prin ataarea la
el din baza de date curent (avem deci un tabel extern bazei de date). Pentru ataare se poate folosi
opiunea Attach Table din meniul File. Datele folosite rmn n tabelul surs. Dac se dorete s se
transfere datele dintr-un tabel surs ntr-un tabel Access trebuie s se foloseasc o operaie de
import de date, obinut prin opiunea Import din meniul File. Se pot importa date din tabele sau
fiiere de diferite feluri: Access, fiiere text (cu valori separate prin virgul, tab, alte caractere),
fiiere cu format, Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 sau 1-2-3/W, Paradox, FoxPro, dBase, Btrieve,
SQL. Pentru fiecare tip de tabel (sau fiier) surs exist anumite convenii ce trebuie cunoscute de
cei care vor folosi aceast facilitate. Datele dintr-un tabel Access se pot exporta spre o anumit baz
de date sau mediu de programare (cele amintite mai sus la operaia de import) prin opiunea Export
din meniul File.

7
SISTEME INFORMATICE UTILIZATE N ACTIVITATEA DE EVALUARE I ADMINISTRARE IMOBILIAR MASTER EAI

).