Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
De ce arhivare electronic?
Arhivarea electronic este aciunea prin care documentul fizic de tip text sau desen, pe
hrtie sau orice alt mediu fizic sunt transformate n documente digitale (fiiere) i indexate ntr-
un fel sau altul pentru a putea fi uor regsite. Pentru regsirea i studierea rapid, documentele
pot fi incluse ntr-o baza de date sau se poate utiliza un program de management al
documentelor.
Arhivarea electronic are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de cre terea eficien ei
n manevrarea documentelor.
1. Analiza arhivei
2. Modelarea
4. Scanarea
7. Verificarea
8. ncheierea lucrrii.
Costurile realizrii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori importante,
sunt chiar cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei, de numrul i tipul de indecsi
necesari/dorii pentru documente (numerici, alfanumerici), dac informaia necesar pentru
crearea indecilor se afl pe prima pagina sau n interiorul documentului (semnturi, nume,
adrese etc.), de rezoluia i tipul scanrii (alb/negru sau color, fa-verso sau doar o fa).
Pe toata perioada aciunii de scanare se ntocmesc fie de scanare prin care se urmre te
ritmicitatea lucrrii ce se compar cu targetul zilnic. Aceasta fi mai conine informa ii despre
operator, maina utilizat, imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verific dac imaginile
scanate sunt n concordan cu documentele originale.
6. Indexare: documentele obinute n urma scanrii sunt indexate automat sau sunt
preluate la indexare de ctre operatori, completndu-se pentru fiecare tip de document schema de
indexare stabilit cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.
Fiind supuse unui flux informaional din ce in ce mai abundent, companiile caut ci mai
bune, mai eficiente de a distribui informaia att n cadrul organizaiei ct i n exterior.
2
n prezent, n majoritatea companiilor informaiile au devenit din ce n ce mai numeroase
i greu de controlat. Prea des suntem nevoii s ne confruntm cu situa ii n care documente
importante se pierd sau se gsesc dup ndelungi cutri. Studii recunoscute vin s sus in
aceasta afirmaie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regsirii
documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor
din timpul arhivrii fizice.
Pentru a evita astfel de situaii si pentru a crete eficien a i productivitatea angaja ilor
exist o soluie foarte practic, numit: arhivare electronic.
O astfel de soluie ofer de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza i accesa baza
de cunotine i documente ale unei companii. Soluiile de arhivare electronic a documentelor
presupun stocarea securizat i conversia documentelor fizice n format digital.
3
vor baza pe decizii mai bune i mai eficiente. Timpul de regsire a informa iilor dispersate se
reduce la minim, iar toate informaiile necesare i relevante sunt aduse ntr-un singur loc.
i pentru c datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma c firmele care au
ales s-i gestioneze informaiile i documentele printr-o soluie de arhivare electronic au
nregistrat costuri de arhivare mai sczute, de pn la 70%.