Sunteți pe pagina 1din 21

PROCEDURA DE LUCRU

SIVADOC
CU REGISTRUL GENERAL DE INTRARI -
IESIRI

Versiune Document: 0.2


Creat: 20.08.2015
Ultima actualizare: 27.01.2016

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 1 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
SIVECO Romania SA

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 2 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
1. CUPRINS

1. Cuprins...................................................................................................................... 2
2. Lista de figuri............................................................................................................ 3
3. Scop.......................................................................................................................... 4
4. Operatiuni in cadrul fluxului de operare in SIVADOC.................................................4
4.1. Accesul si autentificarea in sistem.................................................................................4
4.2. Prezentarea generala a sistemului.................................................................................4
4.3. Adaugarea unui dosar in Registrul General de Intrari - Iesiri..........................................8
4.4. Modificarea unui Dosar de corespondenta...................................................................11
4.5. Cautarea unui Dosar de corespondenta.......................................................................14
4.6. Sortarea unei liste cu dosare de corespondenta.........................................................16
4.7. Exportul in Excel a unei liste cu dosare......................................................................17

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 3 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
2. LISTA DE FIGURI

Fig. 1 Autentificarea in sistem..................................................................................... 4


Fig. 2 Pagina principal a sistemului...........................................................................5
Fig. 3 Accesarea Modulului Registratura.....................................................................5
Fig. 4 Zona de lucru adaugarea unui nou dosar.......................................................8
Fig. 5 Tip de document implicit Dosar Corespondenta.............................................9
Fig. 6 Exemplu de completare a campurilor dintr-un Dosar de corespondenta...........9
Fig. 7 Crearea unui nou Dosar de corespondenta pasul final butonul Creare. . .11
Fig. 8 Accesarea numarului de Dosar de corespondenta dorit..................................11
Fig. 9 Accesarea optiunii de Editare a Dosarului de corespondenta..........................12
Fig. 10 Modificarea Dosarului de corespondenta......................................................12
Fig. 11 Salvarea modificarii Registrului de corespondenta........................................13
Fig. 12 Accesarea tabului de Istoric al modificarilor..................................................13
Fig. 13 Evidentierea in istoricul documentelor a campurilor si a valorilor modificate14
Fig. 14 Zona de cautare in lista dosarelor de corespondenta....................................14
Fig. 15 Butonul de filtrare/cautare rapida dupa numarul Dosarului de corespondenta15
Fig. 16 Afisarea rezultatelor cautarii dupa un numar de dosar de corespondenta....15
Fig. 17 Resetarea filtrului de cautare in vederea afisarii listei complete...................15
Fig. 18 Accesarea butonului de filtrare/cautare avansata.........................................15
Fig. 19 Completarea criteriilor de cautare dorite si apasarea butonului de Filtrare...15
Fig. 20 Lista dosarelor de corespondenta dupa filtrare.............................................16
Fig. 21 Sortare crescatoare (dupa data inregistrarii) intr-o lista cu dosare...............16
Fig. 22 Sortare descrescatoare intr-o lista cu dosare................................................16
Fig. 23 Alegerea optiunii de deschidere sau salvare a unei liste cu dosare..............17
Fig. 24 Rezultatul exportului in Excel a unei liste cu dosare.....................................17

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 4 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
3. SCOP

Acest document reprezint fluxul de operare in cadrul aplicatiei SIVADOC


Registrul General de Intrari Iesiri.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 5 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
4. OPERATIUNI IN CADRUL FLUXULUI DE
OPERARE IN SIVADOC

4.1. Accesul si autentificarea in sistem

Pentru acces in sistemul SIVADOC, utilizatorul trebuie sa navigheze,


folosind un browser web (preferabil Google Chrome sau Mozilla Firefox) catre
adresa Web precizata la etapa de instruire.

O alta modalitate de accesare mai rapida a aplicatiei o constituie


efectuarea unui dublu-click pe pictograma de accesare rapida a aplicatiei sau pe
scurtatura configurata in meniul navigatorului web.

In momentul accesarii adresei de mai sus sau prin intermediul pictogramei


(scurtaturii), utilizatorului i se va afisa meniul de autentificare in sistem.

Autentificarea in sistem se face folosind numele utilizatorului si parola:

Fig. 1 Autentificarea in sistem

Dupa introducerea numelui de utilizator si a parolei, se apasa butonul


Conectare.

4.2. Prezentarea generala a sistemului

Dac numele i parola au fost recunoscute ca aparinnd unui utilizator


autorizat, sistemul va afia pagina principal.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 6 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 2 Pagina principal a sistemului
Fiecare utilizator SIVADOC va avea o parola de acces.
Din aceast pagin utilizatorul poate accesa modulele pentru:
- Registratura
- Documente primite
- Documente Iesite
- Rapoarte
Pentru a accesa direct modulul Registrul general intrari iesiri,
utilizatorul va efectua click pe denumirea modulului din zona Registratura, asa
cum este prezentat in Fig.3:

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 7 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 3 Accesarea Modulului Registratura

Pentru accesarea cat mai usoara a Registrului General de Intrari Iesiri, se


poate aplica un filtru in campul de filtrare (1). Aceasta operatiune nu este
obligatorie, dar ajuta mult.

In ecranul de mai sus se observa ca este diponibil numai registrul general.

Observatie: Campul Filtru nu este key-sensitive (se poate scrie cu litere


majuscule sau minuscule). Atentie! Cuvantul trebuie scris exact cum este in
denumirea respectiva.

Se acceseaza registrul, apasand pe denumirea registrului electronic (scrisul


albastru se comporta ca un hiperlink). Registrul se va afisa in lista.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 8 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 4 Registrul general intrari - iesiri

Dupa accesarea Registrului general de intrari iesiri, programul va deschide


ecranul de mai sus (Fig.4):

In partea superioara, pe zona gri, se observa calea de lucru, aceasta corespunde


cu pozitia in structura arborescenta a documentelor (meniul din stanga).

Observatie: Este foarte important sa utilizati aceasta cale, actiunile de


navigare se realizeaza cel mai usor din bara de navigare (revenirea in lista de
afisare a inregistrarilor).

In acest ecran, sistemul va afisa doua zone: Panoul de navigare in structura


dosarelor (in partea stanga) si Lista de documente din sistem (in partea
dreapta).

Practic, in coloana din partea stanga a ecranului, sistemul va afisa lista primelor
5 dosare din sistem la care utilizatorul are acces. In mijlocul ecranului, in zona de
lucru, se va afisa lista primelor 20 de dosare.

Partea din stanga ce afiseaza structura de dosare / documente se poate


ascunde, lista se va prezenta extinsa ca in imaginea urmatoare (Fig.5):

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 9 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 5 Lista primelor 20 de dosare registratura
Lista dosarelor se poate extinde selectand numarul acestora din selectorul din
partea dreapta-sus (maxim 60 de inregistrari pe pagina). Cand sunt mai multe
pagini, se navigheaza (defileaza) inainte sau inapoi, pana la pagina dorita.
Pentru regasirea cat mai usoara a unei inregistrari, se recomanda sa utilizati
functionalitatile de sortare si de filtrare.

4.3. Adaugarea unui dosar in Registrul General de Intrari - Iesiri

Pentru a adauga un dosar in registrul general de intrari - iesiri, din lista de


registre se apasa pe butonul Adaug, butonul este disponibil in partea stanga-
sus a ecranului.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 10 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 4 Zona de lucru adaugarea unui nou dosar

Sistemul va propune automat tipul de document Dosar Corespondenta.

Fig. 5 Tip de document implicit Dosar Corespondenta

Se efectueaza click pe aceasta denumire (Dosar corespondenta ) pentru a


trece la pasul de completare a datelor. Utilizatorul va completa campurile
necesare in cadrul dosarului, asa cum se prezinta in imaginea urmatoare:

Ecranul aplicatiei s-a modificat si prezinta campurile (atributele)


necesare/posibile a fi completate de catre utilizator.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 11 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 6 Exemplu de completare a campurilor dintr-un Dosar de corespondenta

Sa consideram ca vom completa astfel:

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 12 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
La finalul completarii formularului, se apasa butonul de Creare si dosarul va fi
salvat in aplicatie.

Dupa creare, ecranul a comutat in afisare Sumar al documentului electronic.

Se observa titlul pe care l-a primit automat acest dosar de corespondenta 10


din 27-01-2016, a concatenat numarul dat conform secventei de registratura si
a concatenat cu data de inregistrare completata de utilizator.

Observatie:
Daca ieri ati rams in urma si din varii motive, in SIVADOC nu ati efectuat
inrestrarile la zi, in ziua urmatoare, incepeti efectuarea inregistrarilor in
SIVADOC de unde ati ramas. Inregistrarile din ziua curenta pentru ziua
anterioara se efectueaza primele, in ordinea registrului scriptic!!!

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 13 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 7 Crearea unui nou Dosar de corespondenta pasul final butonul Creare

Metadatele reprezinta atributele documentului electronic (in acest caz a


dosarului de corespondenta).

Daca constatati ca este necesara operarea unei modificari, redeschideti


documentul (dosarul de corespondenta) apasand pe tabul Editare.

4.4. Modificarea unui Dosar de corespondenta

Pentru a modifica un dosar de corespondenta, se efectueaza click pe numarul de


dosar de corespondenta care se doreste a fi modificat.
Accesarea modului Editare este necesara cand din considerente de business, se
completeaza alte informatii, de exemplu, la transmiterea unui raspuns pe acelasi
numar de inregistrare cu cel de intrare sau pentru corectarea unor informatii
introduse eronat anterior.

Facem supozitia ca se completeaza Data expedierii raspunsului si Destinatarul


pentru raspunsuri.

Pentru a salva aceste informatii introduse, acum avem disponibil butonul


Salvare.
Spre exemplu, in cazul unui dosar, pentru a se modifica anumite informatii, se
face click pe numarul dosarului (evidentiat cu culoare albastra si caractere
ingrosate). Apoi se efectueaza click pe zona de editare, astfel:

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 14 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 8 Accesarea numarului de Dosar de corespondenta dorit

Fig. 9 Accesarea optiunii de Editare a Dosarului de corespondenta

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 15 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Modificarea datelor din dosarul selectat se realizeaza prin modificarea textului
din campurile dorite. Modificarea datelor se realizeaza cu ajutorul cale

endarelor.
Fig. 10 Modificarea Dosarului de corespondenta

La finalul procesului, utilizatorul va apasa optiunea de Salvare, disponibila in


partea de jos a paginii.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 16 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 11 Salvarea modificarii Registrului de corespondenta
Toate modificarile realizate se vor afisa in zona de Istoric, indicandu-se exact
campurile modificate si valorile vechi si cele noi.
Pentru a accesa zona de Istoric, se face click pe tabul Istoric.

Fig. 12 Accesarea tabului de Istoric al modificarilor

In lista de evenimente (modificari), se vor afisa coloane cu:


- Tipul actiunii (Creare, Modificare)

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 17 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
- Data actiunii
- Utilizatorul care a realizat actiunea
- Comentariu (fie introdus de utilizator, fie generat automat)
- Campuri modificate.
Pe coloana Campuri modificate se va putea vedea exact modificarea realizata,
in sensul ca se va indica valoarea veche precum si valoarea noua, impreuna cu
campul, ca in exemplul urmator:

Fig. 13 Evidentierea in istoricul documentelor a campurilor si a valorilor modificate

In exemplul prezentat, valoarea din campul Comentariu (Am modificat


continutul pe scurt) prezinta modificarea operata.

1.1. Cautarea unui Dosar de corespondenta

Pentru a cauta un Dosar de corespondenta, utilizatorul acceseaza modulul


Registratura / Registru General Intrari - Iesiri si va utiliza zona de Filtrare
disponibila in partea de sus a listei.

Fig. 14 Zona de cautare in lista dosarelor de corespondenta


Modalitatea de functionare este urmatoarea:
- Pentru o cautare rapida doar dupa numarul unui dosar de
corespondenta, se introduce numarul cautat si se apasa butonul
Filtrare

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 18 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 15 Butonul de filtrare/cautare rapida dupa numarul Dosarului de corespondenta
Dupa apasarea butonului Filtrare, sistemul va returna detaliile dosarului
care corespunde respectivului numar de inregistrare.

Fig. 16 Afisarea rezultatelor cautarii dupa un numar de dosar de corespondenta

In situatia in care utilizatorul doreste sa revina la lista completa de dosare, se


apasa butonul de Reseteaza filtru.

Fig. 17 Resetarea filtrului de cautare in vederea afisarii listei complete

- Pentru o cautare avansata dupa orice camp afisat in lista de dosare,


se apasa butonul specific de filtare care afiseaza toate campurile din
lista, astfel:

Fig. 18 Accesarea butonului de filtrare/cautare avansata

In lista de criterii, se completeaza criteriul dupa care utilizatorul doreste sa


caute. Spre exemplu, se poate completa in cuvinte cheie cu valoarea
Asistenta.

Fig. 19 Completarea criteriilor de cautare dorite si apasarea butonului de Filtrare

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 19 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
- La final, se apasa butonul Filtrare si se realizeaza cautarea dupa
criteriul completat. Se va afisa lista de rezultate care contin criteriul
completat.

Fig. 20 Lista dosarelor de corespondenta dupa filtrare

1.2. Sortarea unei liste cu dosare de corespondenta

Pentru a sorta o lista cu dosare de corespondenta, utilizatorul va efectua click pe


eticheta unei coloane de tabel. Se observa ca se activeaza triunghiul care indica
directia de sortare. Daca triunghiul este cu varful in sus intr-o coloana de tip
numeric sau data, inregistrarile sunt sortate in ordine crescatoare.

Fig. 21 Sortare crescatoare (dupa data inregistrarii) intr-o lista cu dosare

Daca triunghiul este cu varful in jos intr-o coloana de tip numeric sau data,
inregistrarile sunt sortate in ordine descrescatoare.

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 20 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri
Fig. 22 Sortare descrescatoare intr-o lista cu dosare

1.3. Exportul in Excel a unei liste cu dosare

Pentru a efectua exportul listei cu dosarele din Registrul general de intrari-iesiri,


utilizatorul va efectua click pe pictograma aplicatiei de export in aplicatia de
calcul tabelar:

Fig. 23 Alegerea optiunii de deschidere sau salvare a unei liste cu dosare

Fig. 24 Rezultatul exportului in Excel a unei liste cu dosare

SIVADOC Procedura de lucru SIVADOC Pagina 21 din 21


cu Registrul General de Intrari - Iesiri