http://ctrl-d.

ro/tips-and-tricks/organizarea-de-evenimente-activitate-de-baza-in-pr/#public

Cuprins:
Avantajele organizrii de evenimente n scopul promovrii

1. Stabilirea obiectivelor
2. Stabilirea publicului int
3. Alegerea tipului de eveniment pe care vrei s l organizai
4. Alegerea conceptului evenimentului
5. Stabilirea spaiului i momentului pentru desfurarea evenimentului
6. Stabilirea programului evenimentului
7. Stabilirea indicatorilor de performan
8. Alegerea canalelor de promovare

Definiia din DEX explic evenimentul ca fiind o ntmplare important, fapt de mare
nsemntate. n relaiile publice ns, nu este absolut necesar ca evenimentul n sine s fie
nemaipomenit, conteaz n schimb s tii cum s l ambalai. Astfel, o ntmplare aparent banal,
precum o aniversare sau un proces de recrutare, dac este abordat original i inventiv, poate
egala sau chiar ntrece n percepia publicului un eveniment mai important ca i coninut, dar
livrat ntr-o form necorespunztoare.
.
Avantajele organizrii de evenimente n scopul promovrii
nainte s trecem la detalii privind planificarea i organizarea de evenimente, s vedem la ce v
poate ajuta evenimentul, ca instrument de relaii publice.
1. Evenimentele creeaz o relaie personal cu publicul
Fie c organizai un eveniment adresat angajailor sau unul dedicat publicului larg, acesta va
presupune un contact direct ntre cei care particip la eveniment i organizaia pe care o
reprezentai.
Brandului i este atribuit o fa uman, fapt care influeneaz pozitiv felul n care va fi perceput
de public. Acest lucru este valabil chiar i pentru mai recentele evenimente desf urate strict
online, cu ajutorul unor tehnici precum live streaming, live chatting pe canale dedicate
evenimentului .am.d.
 2. Brandul va fi vedeta evenimentului
Un alt mare avantaj al evenimentelor folosite ca instrument de promovare este c direc ioneaz
toat lumina reflectoarelor ctre brandul promovat. De la elementele de decor, la atmosfera i
programul evenimentului, toate vor fi impregnate, ntr-o msur mai mic sau mai mare, cu
simboluri care in de identitatea brandului respectiv.
Vizibilitatea ctigat nu va crete deci doar cantitativ, ci i calitativ, deoarece vei putea alege cu
precizie maxim ce aspecte ale imaginii de brand s integra i n eveniment i ce s lsa i pe
dinafar, ce valori s exploatai i n ce manier.
3. Evenimentele v permit un control total asupra mesajelor emise
Ca orice gazd a unui eveniment, avei control absolut asupra a tot ce se ntmpl n cadrul
acestuia. Voi vei hotr conceptul din spatele evenimentului, execu ia sa creativ, decorul,
programul artistic i mesajele emise. Cu alte cuvinte, voi ve i da tonul atmosferei din cadrul
evenimentului i vei decide modalitatea n care dorii s fie receptat.
Voi vei alege cnd s vorbii i ce s spunei, iar invitaii vor juca dup regulile voastre. De
aceea este foarte important ca acestea s fie stabilite cu foarte mult grij. Sunt pu ine ocazii n
care avei un control la fel de mare asupra mesajelor voastre ca n cazul evenimentelor, a a c
este pcat s nu le exploatai la maxim.
.
Etape n planificarea unui eveniment
Dei evenimentele par a fi simplu de organizat, este foarte important s nu le trata i cu
superficialitate i s nu le organizai intuitiv, dup ureche, dac vrei s fie eficiente.
Orice eveniment trebuie s aib n spate o planificare atent, pentru c un singur detaliu neluat
n seam poate transforma un eveniment reuit ntr-un dezastru cu consecine pe termen lung.
.
1. Stabilirea obiectivelor
Ca i n cazul planificrii unei campanii ample de comunicare, primul lucru care trebuie fcut
este stabilirea obiectivelor care se vor a fi atinse prin intermediul evenimentului repectiv. Adic
ce reacii vrei s obinei i de la cine. Exist mai multe obiective pe care le pute i realiza prin
organizarea unui eveniment, voi aminti mai jos doar cteva mai des ntlnite:
Anunarea cu fast, ntr-un cadru personal, a unei informaii importante (lansarea unui nou
produs, extinderea companiei, un moment important n viaa liderului companiei etc.);
 Crearea unei legturi strnse cu publicul (poate fi vorba despre un eveniment de
divertisment adresat publicului larg concert, concurs sau unui eveniment adresat publicului
intern teambuilding, petrecere privat);
Creterea vizibilitii brandului;
mbuntirea relaiilor cu presa (prin organizarea de evenimente dedicate exclusiv
persoanelor din mass-media testri n premier ale produselor, vizitarea unui nou sediu de
firm etc.);
Atragerea unor publicuri noi;
mbuntirea imaginii companiei (evenimentele pot fi instrumente eficiente i n
gestionarea comunicrii post-criz);
Informarea/educarea publicurilor cu privire la anumite produse, procese, schimbri
(seminarii, mese rotunde, workshopuri).
.
2. Stabilirea publicului int
Persoanele de la care vrei s obinei reaciile menionate n obiective reprezint publicul vostru
int. n cazul unui eveniment, publicul nu l reprezint n mod necesar doar acei oameni care
particip efectiv la acesta, ci pot fi, dup caz, i cei care aud despre eveniment, l promoveaz, l
boicoteaz .a.m.d. Oricare ar fi situaia, trebuie s cunoatei foarte bine fiecare grup cruia v
adresai i felul n care v poate afecta atingerea obiectivelor.
.
3. Alegerea tipului de eveniment pe care vrei s l organizai
Aa cum spuneam n introducere, nu trebuie s ateptm s ni se ntmple lucruri extraordinare
pentru a putea organiza un eveniment atrgtor pentru public. Putem pune n scen un eveniment
reuit i dac nu avem de comunicat o informaie de importan major. Tipul evenimentului pe
care l vei organiza va depinde n primul rnd de obiectivele pe care vrei s le realiza i, de
publicul cruia v adresai i de bugetul pe care l avei la dispoziie.
Astfel, n funcie de aceti trei factori, vei decide mai nti dac vei merge pe varianta unui
eveniment offline unde gazda i invitaii au un contact direct, fa n fa, aflndu-se n acelai
spaiu fizic sau un eveniment online, unde interaciunea se va face prin intermediul unei
conexiuni la internet. Aa cum probabil intuii, evenimentele din prima categorie sunt mai
 costisitoare i mai dificil de organizat din punct de vedere logistic, n vreme ce evenimentele din
cea de-a doua categorie necesit o investiie mai mic de timp i resurse.
Din categoria evenimentelor offline, cele mai populare sunt urmtoarele:
Evenimente de divertisment: concerte, concursuri, competiii sportive, petreceri private,
spectacole de teatru/magie;
Evenimente tip anun: lansri de produs, conferine de pres;
Evenimente de informare/educare: seminarii, traininguri, workshopuri, mese rotunde,
dezbateri publice.
Din categoria evenimentelor online, cele mai ntlnite variante sunt urmtoarele:
Webinars (discuii educative pe anumite subiecte, de obicei interactive, transmise n real-
time, cu o durat medie de 30-60 de minute)
Evenimente de tipul live streaming (evenimente care au loc i offline, dar sunt disponibile
i celor care nu sunt prezeni fizic acolo prin transmisiunea live de la faa locului i posibilitatea
interaciunii via chat)
.
4. Alegerea conceptului evenimentului
Ca i n cazul conceptului unei campanii, evenimentul pe care l organizai trebuie s aib o
identitate aparte, care s l diferenieze din noianul de evenimente similare. Conceptul unui
eveniment trebuie s aib elemente comune cu identitatea brandului i s mprteasc aceleai
valori cu acesta.
Mai mult dect att, conceptul unui eveniment trebuie s se regseasc n toate detaliile
organizrii, de la decor i muzic, la vestimentaie i atmosfer. Fii creativi i inovativi i
ncercai pe ct posibil s evitai clieele.
.
5. Stabilirea spaiului i momentului pentru desfurarea evenimentului
Odat ce ai stabilit conceptul evenimentului, obiectivele i publicul avut n vedere, alegerea
locului de desfurare va fi destul de uoar. Spaiul trebuie s fie potrivit pentru atmosfera pe
care vrei s o obinei i s contribuie la atingerea obiectivelor. Nu alegei un local ntunecos, cu
scaune incomode pentru un training, ori o sal de edine pentru un spectacol de magie. Pare
firesc, dar greeli de genul acesta se comit mai frecvent dect v imaginai.
Acelai lucru e valabil i pentru momentul de ncepere a evenimentului i durata acestuia.
Calculai foarte bine timpii pentru fiecare moment al evenimentului vostru, astfel nct s nu
plictisii i s nu dai nici oamenii afar cnd le e lumea mai drag. Programul evenimentului
trebuie planificat la minut, astfel nct s nu existe timpi mori i pauze de linite stnjenitoare.
.
6. Stabilirea programului evenimentului
Indiferent c este vorba despre o petrecere privat sau de un webinar, voi va trebui s ti i exact
ce se va ntmpla n fiecare moment al evenimentului. Care sunt invitaii, care sunt speakerii,
care sunt reprezentanii presei i ce rol are fiecare dintre acetia n cadrul evenimentului.
Programul ales va depinde de natura evenimentului i obiectivele acestuia.
Momentele unui eveniment trebuie s fie coerente i s se lege armonios, astfel nct experien a
de ansamblu a participanilor s fie una plcut. Evenimentele nu trebuie s nuceasc i s
creeze confuzii, ci trebuie s ncnte i s seduc.
Chiar i n cazul n care evenimentul organizat de voi este unul informal, cu un program lejer,
lejeritatea trebuie s fie resimit doar de invitai i nu s semnifice lips de organizare. Cu alte
cuvinte, chiar i pauzele lungi de networking trebuie planificate.
.
7. Stabilirea indicatorilor de performan
Nu ncepei munca de organizare a unui eveniment pn nu tii ce o s msura i la final. n
funcie de obiectivele stabilite, trebuie s vedei ce elemente v vor arta msura n care a i atins
sau nu respectivul obiectiv. Poate fi vorba despre numrul de participani la eveniment, despre
cantitatea i calitatea apariiilor n mass media sau despre atitudinea publicului fa de brandul
promovat.
.
8. Alegerea canalelor de promovare
Odat ce ai trecut prin toate etapele de mai sus, rmne de vzut cum o s promova i
evenimentul vostru. Din nou, alegerea canalelor de difuzare a mesajelor va depinde de obiective
i de publicul int.
Ca regul general, dac este vorba despre un eveniment dedicat publicului larg, comunicarea
trebuie s se fac att ante i post-eveniment, ct i n timpul acestuia. Profita i de tehnologiile
existente i exploatai-le beneficiile la maxim. Evenimentele sunt prin excelen sociale, deci nu
ezitai s interacionai cu publicul vostru, fie c o facei printr-un simplu album cu poze publicat
pe Facebook, un hashtag al evenimentului pe Twitter sau o aplicaie de mobil dedicat
evenimentului.