Sunteți pe pagina 1din 6

1. Ce trebuie sa faca un soft de gestiune?

Planificarea software a resurselor unei intreprinderi (ERP Enterprise Resource Planning) nu se ridica la
nalimea acronimului su. Uitai de planificare nu face asta - i uitai i despre resurse - un termen
depit. Dar amintii-v termenul de ntreprindere. Aceasta este adevrata ambiie a ERP. ncearc s
integreze toate departamentele i funciile dintr-o companie ntr-un unic program pe computer care
servete tuturor nevoilor particulare a diferitelor departamente.

Este un lucru greu de fcut, s construieti un program care s serveasc nevoilor oamenilor de la
departamentul financiar la fel de bine ca celor de la departamentul de resurse umane i celor de la
stocuri. Fiecare dintre aceste departamente are n mod obinuit propriul su software optimizat pentru
modul de lucru particular al departamentului respectiv. Dar ERP combin toate aceste programe
optimizate ntr-un singur sistem integrat care lucreaz cu o singura baz de date astfel nct
departamentele pot s partajeze informaiile i pot comunica mult mai uor ntre ele. Aceast abordare
integrat i merit banii dac companiile instaleaz software-ul corect.

2. Cum poate softul s mbunteasc performanele unei companii?

Cea mai mare speran a sistemelor ERP pentru a i demonstra valoarea este un fel de berbec folosit
pentru a mbunti modul n care compania ta preia o comand de la un client i o proceseaz,
transformnd-o ntr-o factur i n venit proces cunoscut, de altfel, i sub numele de proces de
prelucrare a unei comenzi. Din acveast cauz, ERP este deseori menionat ca fiind un software folosit n
departamentele back-office. Nu se ocup cu procesul up-front de vnzare (cu toate c cei mai muli
productori de sisteme ERP au dezvoltat, de curnd, sisteme CRM care s se ocupe de aa ceva ); mai
degrab, ERP ia o comand a unui client i ofer o cale software de automatizare a diferitelor etape ce
trebuie parcurse pentru a o onora. Cnd un reprezentant al unui serviciu introduce o comand a unui
client ntr-un sistem ERP, trebuie sa aiba toate informaiile necesare pentru a onora comanda (reputaia
clientului i istoricul comenzilor sale, de la departamentul financiar, inventarul companiei de la stocuri i
programul camioanelor care duc comenzile la destinaie, de exemplu).

Oamenii care lucreaz n diferite departamente vd toi aceeai informaie i o pot actualiza. Cnd un
departament temin operaiile asupra unei comenzi, aceasta este trimis automat, via ERP, ctre
urmtorul departament. Pentru a afla n ce departament este o comand, la un moment dat, trebuie s
intri n sistemul ERP i s i dai de urm. n acest mod procesarea unei comenzi circul cu viteza unui
fulger n cadrul unei organizaii, i comenzile ajung la clieni mai repede i cu mai puine erori ca nainte.
Aceasta este cel puin scopul unei aplicaii ERP, realitatea este mult mai dur.

S ne ntoarcem pentru cteva clipe la acele module anterioare. Procesul poate c nu era la fel de
eficient, dar era simplu. Contabilitatea i fcea treaba ei, stocurile i fceau treaba lor i dac
intervenea vreo problem n afara departamentului nu considerau ca fiind o problem ce i privete. Cu
un soft integrat nu mai este aa. Cu ERP, reprezentantul serviciului cu clienii nu mai este o persoan
care doar introduce numele unui client n baza de date; intrefaa ERP l obliga la anumite decizii. Se
stabilete limita de credit pentru un client pentru departamentul financiar, i se stabilete nivelul de
stocuri din depozit. Va plti clientul pn la scaden? Vom fi capabili s livrm comanda la timp?

Acesta e un exemplu deciziile pe care trebuie s le ia un reprezentant al serviciului cu clienii, decizii pe


care pn acum nu le-a mai luat, iar deciziile luate afecteaz clientul i celelalte departamente din
companie. Dar nu este de ajuns ca doar reprezentanii departamentului cu clienii s se mobilizeze,
gestionarii care obinuiau s in evidena stocurilor n mintea lor sau pe fie de magazie acum este
necesar ca ei s introduc aceste informaii n sistemul integrat. Dac ei nu in o eviden exact a
stocurilor, reprezentanii departamentului cu clienii nu vor vedea care este nivelul stocurilor i vor
refuza comanda unui client, pentru c nu vd n stoc bunurile comandate.

Oamenii nu agreeaz schimbrile, dar ERP le cere ca ei s schimbe modul n care i ndeplinesc sarcinile.
Din acest motiv substana ERP-ului este att de greu de fixat. Responsabilizarea i responsabilitea i
comunicarea nu au mai fost testate n acest mod in trecut. Softwareul este mai puin important, ci
modul n care companiile i conduc activitatea. Dac foloseti ERP ca s mbunteti modul n care
oamenii iau comenzile, le livreaz i le factureaz, vei observa i valoarea software-ului. Dac doar
instalezi aplicaia i nu schimbi modul n care oamenii i ndeplinesc sarcinile, s-ar putea s nu observi
deloc valoarea aplicaiei, ntr-adevr noua aplicaie s-ar putea s-i ncetineasc activitatea prin aceea c
nlocuieti vechea aplicaie cunoscut de toi angajaii cu cea nou care nu este cunoscut.

2. Ct dureaza in medie implementarea unui soft?

Companiile care implementeaz ERP nu au o treab uoar. Nu crede ce spun cei care vnd ERP ca
aplicaie, c se implementeaz n aproximativ 3-6 luni n medie. Aceasta perioad scurt (6 luni este o
perioad scurt) de implementare are cu siguran o condiie de care depinde totul. Compania era una
de mici dimensiuni, ori implementarea s-a fcut doar pentru un departament din companie, sau
compania utiliza doar componentele financiare ale aplicaiei (situaie n care ERP nu este altceva dect o
aplicaie contabil foarte scump). Ca s implementezi un sistem ERP corect, modul n care i desfori
activitatea i modul n care lucreaz oamenii trebuie s se schimbe. i aceast schimbare nu vine fr
eforturi. Asta dac nu cumva, modul n care i desfori activitatea nu are cusur (toate comenzile sunt
livrate la timp, productivitatea este mai mare dect a competitorilor, clienii pe deplin satisfcui), caz n
care nu este necesar s implementezi/schimbi un soft ERP.

Este important s nu te gndeti la ct de mult va dura efortul de implementare (care ine n mod
normal ntre 1 i 3 ani - n medie), ci mai degrab s nelegi de ce ai nevoie de ERP i cum l vei folosi ca
s-i mbunteti activitatea.

n cursa de rezolvare a acestor probleme, companiile pierd din vedere faptul c ERP nu este altceva
dect o reprezentare a modului cum o companie normal i desfoar activitatea. n timp ce cele mai
multe pachete ERP sunt ct mai complexe i detaliate, fiecare industrie are specificul ei care o face
unic. Majoritatea aplicaiilor ERP au fost gndite s fie folosite pentru cazuri abstracte de companii de
producie (care produc lucruri ce pot fi numrate) lucru care a fcut ca acele companii cu profil de
activitate gen petrolier, chimice i companiile de servicii care i msoar producia prin flux mai degrab
dect prin uniti fizice, s nu fie acoperite de acest gen de aplicaii. Fiecare dintre aceste companii s-a
luptat cu cei care vnd aplicaii ERP s modifice i adapteze aplicaia conform cerinelor lor.

5. Se va potrivi ERP modului n care eu fac afaceri?

Este critic pentru companii s-i dea seama dac modul lor de a face afaceri se potrivite ntr-un
software standard ERP nainte de a semna cecul i de a ncepe implementarea. Cel mai obinuit motiv
pentru care companiile nu cumpr sisteme ERP de milioane de dolari este din cauz c software-ul nu
suport unul din cele mai importante procese de afacere pe care ei il implementeaz. n acest moment
se pot face dou lucruri: s schimbe procesul de afacere astfel nct s se potriveasc cu software-ul,
ceea ce nsemn modificarea unor moduri de mult stabilite i tiute de a face afaceri (care de obicei
aduc i avantaje fa de competiie) i s modifice rolurile i responsabilitile unor oameni importani
din companie (aa ceva foarte puine companii au curajul/doresc s o fac).

Alt variant este aceea de a modifica sofware-ul astfel nct s se potriveasc cu procesul de afacere,
lucru ce va ncetini procesul, va introduce erori n sistem i va face ca upgrade-ul la urmtoarea variant
de software a productorului s fie extrem de dificil, pentru ca modificrile trebuie sa fie scoase din
software i rescrise astfel nct s se potriveasc noii versiuni.

De regul, trecerea la utilizarea unui sistem ERP este un proiect al crui scop i taie respiraia iar preul
final front-end este suficient s fac i pe cel mai calm manager un pic agitat.

n afar de a trece n buget costurile de software, efii de la financiar trebuie s-i planifice s scrie
cecuri pentru consultan, retuarea procesului, testarea dup intergrarea software-ului i pentru o list
lung de alte cheltuieli nainte ca beneficiile ERP s-i fac simite prezena.

Sub-evaluarea costurilor aferente instruirii utilizatorilor noului software poate duce la un oc.

6. Ct cost de fapt ERP?

Meta Group a fcut un raport care studiaz costul total al deinerii1 (TCO Total Cost of Ownership)
unui ERP, incluznd hardware, software, servicii profesionle i costurile interne cu pregtirea
personalului. TCO include instalarea software-ului i costurile timp de 2 ani dup instalare, care sunt
adevratele costuri de mentenan, upgradare i optimizare a sistemului n funcie de afacerea ta.
Aproape 63 de companii au supravieuit incluznd companii mici, medii i mari din industrie - media
TCO a fost de 15 milioane de dolari (cel mai mult a fost 300 de milioane de dolari i cel mai puin a fost
400.000 de dolari). Deoarece este greu s tragi o concluzie din cauza variaiei de tipuri de companii i
eforturile ERP, Meta a venit cu o statistic care dovedete c ERP este scump indiferent de ce tip de
companie l folosete
7. Cnd mi vor fi rspltite eforturile din partea ERP i ct de mari vor fi beneficiile?

Nu te atepta s-i revoluionezi imediat afacerea cu ERP. studiul Meta Group pe 63 de companii a
descoperit c a trebuit s treac 8 luni dup instalarea noului sistem (32 de luni n total) pentru a vedea
beneficiile. Dar profitul mediu anual obinut de pe urma ERP a inregistrat crestere.

8. Care sunt costurile ascunse ale unui ERP?

Cei care au implementat ERP sunt de acord c anumite costuri au fost mai ales omise sau au fost
subestimate de alii. narmai cu ntelegerea afacerii, susintorii ERP voteaz urmtoarele activiti ca
fiind cele care vor duce la depirea bugetului.

1. Instruirea este aproape unanim votat, de implementatorii de ERP cu experien, ca fiind cel mai
subestimat articol din buget. Cheltuielile cu instruirea sunt mari pentru c angajaii trebuie s nvee un
nou set de procese, nu doar utilizarea unei noi interfee software. Cursurile sunt axate pe a spune
oamenilor cum s utilizeze software-ul, nu pe educarea oamenilor despre anumite particulariti ale
afacerii lor. Pregtii-v s dezvoltai o list cu diferitele procese ale afacerii care vor fi afectate de ERP.
Un manager a angajat oameni de la o coal local de afaceri pentru ajuta s dezvolte i s predea
cursuri de ERP angajailor firmei. Amintii-v c utiliznd ERP, oamenii de la financiar vor folosi acelai
software precum cei de la depozite i ambii vor introduce informaii ce vor afecta o comand. Pentru a
face acest lucru corect ar trebui s neleag mai bine cum ceilali colegi din companie i fac treaba,
nainte de integrarea sistemului ERP. Aa c luai suma care ai planificat-o pentru instruire i dublai-o
sau triplai-o. Va fi cea mai bun investiie pe care ai facut-o n ERP.

2. Integrare i testare testarea legturilor dintre pachetele ERP i alte programe software ale
companiei. O companie tipic de producie poate avea aplicaii adiionale de tip major comer
electronic i lan furnizor-cumprtor, pn la cele minore - calcularea taxelor pe vnzri i
administrarea codurilor de bare. Toate acestea necesit legturi de integrare cu sistemul ERP. Dac poi
cumpra aplicaii adiionale (gata integrate) de la vnztorul de sisteme ERP este cel mai bine. Dac
trebuie s-i construieti aceste legturi singur, ateapt-te ca lucrurile s devin urte.

Ca i instruirea, testarea integrarii ERP trebuie fcut dintr-o perspectiv orientat pe proces. Veteranii
recomand ca n loc s introducem date fictive pe care s le mutm de la o aplicaie la alta, s rulm un
proces de comand real n ntreg sistemul, de la introducerea comenzii pn la livrare i chitana de
plat ntreg procesul comand- plat - de preferat cu participarea angajailor care vor face pe urm
aceste treburi zilnic.

3. Configurarea - aplicaiile adiionale sunt doar nceputul costurilor cu integrarea ERP. Mult mai scump,
i ceva de evitat de tot, dac se poate, este configurarea efectiv a prii centrale a sistemului ERP. Acest
lucru se ntmpl cnd ERP-ul nu poate rezolva unul dintre procesele afacerii tale i te hotrti s umbli
la software-ul ERP s fac ceea ce i doreti. Te joci cu focul. Configurarea poate afecta toate modulele
ERP pentru c sunt strns legate ntre ele. Actualizarea sistemului ERP nu
este ca o plimbare n parc; n cel mai bun caz devine un comar pentru c va trebui s refaci toat
configurarea de la capt n noua versiune. Poate c va funciona, poate c nu. n orice caz, vnztorul nu
va fi acolo s te ajute. Va trebui s angajezi oameni care s fac configurarea, i va trebui s-i angajezi
pentru totdeauna pentru mentenan.

4. Conversia datelor cost s mui informaiile despre clieni, furnizori, proiectarea produsului i altele
asemntoare, din sistemele vechi n noul sistem ERP. Marea majoritate a managerilor vor admite c
cele mai multe date din vechile sisteme nu sunt de mare ajutor. Companiile neag c datele nu ar fi
exacte pn n momentul cnd trebuie s le mute n noile setup-uri client/server care sunt cerute n
pachetele ERP. n mod constant, aceste companii subestimeaz costurile cu mutarea datelor. Dar chiar i
datele corecte au nevoie de ceva corecii pentru a se potrivi cu procesul ERP.

6. Consultani la infinit - cnd utilizatorii nu reuesc s se elibereze, plile pentru consultan cresc
enorm. Pentru a evita acest lucru, companiile ar trebui s-i identifice obiectivele pe care ar trebui s le
urmreasc atunci cnd fac instruirea personalului.

7. nlocuirea celor mai buni - este acceptat ca o nelepciune faptul c succesul ERP depinde de
angajarea n proiect a celor mai buni i mai luminai angajai din departamentul business i IT. Software-
ul este prea complex i modificrile n afacere prea mari pentru a ncredina proiectul oricui. Vestea
proast este c firma ar trebui s fie pregtit s nlocuiasc oamenii cnd proiectul se termin. Cu
toate c piaa sistemelor ERP nu mai este la fel de fierbinte ca alt dat, firmele de consultan sau alte
firme care i-au pierdut cei mai buni oameni i vor vna pe ai votri cu salarii mai mari i bonusuri pe care
voi nu vi le putei permite - sau pe care politicile de resurse umane nu vi le permit. Dac i lsai s plece,
v vei grbi s i angajai pe ei sau pe alii ca ei, pe post de consultani pentru un onorariu de dou ori
mai mare dect i plteai nainte.

8. Echipele de implementare nu se pot opri cele mai multe companii au tendina de a trata
implementarea sistemului ERP ca pe orice alt implementare de software. i imagineaz, c odat
software-ul instalat, echipa de implementare va fi trimis acas i fiecare i va relua activitile de zi cu
zi. Dar dup instalarea ERP nu poi s mai pleci acas. Implementatorii sunt mult prea preioi. Din cauz
c au lucrat att de adnc n sistemul ERP tiu mai multe despre vnzri dect oamenii de la vnzri i
tiu mai multe despre procesul de producie dect oamenii de la producie. Companiile nu-i

pot permite s trimit oamenii implicai n implementare napoi la afacere pentru c sunt foarte multe
de fcut dup ce software-ul ERP este inslatat.

Doar procesul de a scrie rapoarte ce scot informaii din noul sistem ERP va ine echipa de proiect
ocupat pentru nc un an.

Din pcate, puine dintre departamentele de integrare a sistemelor plnuiesc nebunia de dup
activitatea de implementare a ERP; dintre acestea, i mai puine o planific n buget atunci cnd pornesc
proiectele ERP. Muli sunt obligai s cear mai muli bani i oameni imediat dup ce au terminat de
implementat, nainte ca sistemul ERP s-i demostreze beneficiile.
9. Ateptnd ROI (Return on Investment) - una dintre cele mai neltoare moteniri despre software-ul
tradiional de project management este faptul c firmele ateapt s ctige valoare din momentul n
care este instalat software-ul, n timp ce project managerul ateapt o pauz sau poate o btaie uoar
cu palma pe spate. Nici una dintre aceste ateptri nu se aplic la ERP. Multe dintre aceste sisteme nu-i
arat valoarea dect dup sunt utilizate o perioad mai lung de timp i se concentreaz asupra
mbuntirii proceselor de afacere care sunt afectate de sistem.

10. Depresia post-ERP - Sistemele ERP creeaz, de multe ori, pagube n firmele care le instaleaz. ntr-o
cercetare a firmei Deloitte Consulting asupra a 64 dintre companiile Fortune 500, una din patru admite
c a suferit o scdere de performan n momentul n care sistemul lor ERP a prins via. Procentajul
adevrat este fr ndoial mult mai mare.

Ce mai obinuit motiv pentru care scade performana este fapul c totul arat i funcioneaz altfel
dect arta i funciona nainte. Cnd oamenii nu-i pot face treaba cum au fost obinuii i nc nu
cunosc foarte bine noua modalitate, se panicheaz i afacerea merge mai greu.

9. De ce proiectele ERP cad att de des?

La cel mai simplu nivel, un ERP este o mulime de manevre foarte bune pentru a efectua diferite
ndatoriri n compania ta. Pentru a obine ce este mai bun din software, trebuie s-i aduci oameni n
companie care s adopte stilul de lucru al metodelor impuse de software.

Dac oamenii din departemente diferite care vor utiliza ERP nu sunt de acord c metodele de lucru din
cadrul sistemului sunt mai bune dect cele utilizate pn acum, vor opune rezisten n a utiliza noile
metode sau vor dori ca departamentul IT s schimbe software-ul astfel nct s lucreze aa cum lucreaz
ei n mod curent. Luptele politice se duc asupra faptului cum trebuie sau dac trebuie instalat noul
sofware. Departamentul IT se trezete prins n a face configurri grele la sistem pentru a se potrivi cu
dorinele de business ale patronului. Configurrile fac software-ul instabil i mai greu de ntreinut
atunci cnd ajunge s fie folosit.

Dar departamentul IT poate rezolva destul de repede bug-urile care apar, n cele mai multe cazuri. n
afar de aacest lucru, foarte putine companii mari pot evita configurarea ERP-ului - fiecare afacere este
diferit i este legat de metode de lucru unice pe care vnztorul nu le poate imagina atunci cnd
dezvolt software-ul. Greeala pe care companiile o fac este atunci cnd cred c a schimba obiceiurile
oamenilor este mai uor dect configurarea software-ul. Nu este! S determini oamenii din compania ta
s foloseasc software-ul pentru a-i mbunti modul n care i fac treaba este de departe cea mai
grea ncercare. Dac firma ta este rigid la schimbare atunci cel mai probabil ERP o s eueze.