1

ARHIVELE NATIONALE
Normativ privind caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor
i echipamentelor de depozitare i conservare a arhivelor aflate
n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv
CAPITOLUL 1. DISPOZIII GENERALE
1.1. n conformitate cu prevederile art.12 alineatul 2 din Legea nr.16/1996, noile cl diri vor
fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Na ionale, numai
dac
au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor.
1.2. Direciile judeene i Direcia Municipiului Bucureti ale Arhivelor Naionale avizeaz
astfel de construcii pentru toi creatorii de arhiv din raza lor de ac iune, cu excep ia
instituiilor
centrale ale statului i a celor de interes naional.
Condiiile ce trebuiesc ntrunite de spaiile destinate p strrii i conserv rii arhivei pentru
unitile controlate i avizate de ctre direciile teritoriale ale Arhivelor Na ionale, precum
i
formele ce sunt necesare, sunt enunate la capitolul 2 nc peri destinate p str rii arhivei,
din
prezentul normativ.
1.3. Caracteristicile tehnico-funcionale ale spaiilor i echipamentelor de depozitare i
conservare a arhivei n imobile distincte nou construite sau n sec iuni din astfel de cl diri,
realizate
de marii creatori de arhiv sunt enunate la capitolul 3 Cl diri i compartimente de arhiv
din
prezentul normativ.
Aceste construcii sunt avizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cl dirilor, comisie ce
funcioneaz n cadrul Direciei Generale a Arhivelor Naionale. Modul de desf urare a
activitii
acestei comisii, componena i atribuiile sale sunt enun ate la capitolul 4 Comisia Tehnic
de
Avizare din prezentul normativ.
CAPITOLUL 2. NCPERI DESTINATE PSTRRII ARHIVEI
2.1. ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specifica i la art.1.2. din
prezentul normativ, trebuiesc s ndeplineasc urmtoarele condi ii:
2.1.1. Nu trebuiesc amplasate, deasupra, dedesubtul sau n vecin tatea magaziilor de
substane explozibile, inflamabile, corozive, de coloran i, a nc perilor n care se lucreaz
cu foc
deschis, a ghenelor de reziduuri menajere.
2.1.2. Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n nc peri inundabile.
2.1.3. Nu se amplaseaz n construcii provizorii.
2.1.4. Prin depozitele de arhiv se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a
courilor i canalelor de fum.
2.1.5. Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuiesc confecionate din materiale
incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel nct s poat permite o evacuare rapid
a
materialului depozitat.
2.1.6. Instalaiile electrice din depozitele de arhiv trebuiesc executate, astfel nct, s poat
fi deconectate din exteriorul ncperii. Corpurile de iluminat se amplaseaz pe axul
culoarelor
dintre rafturi, la o distan de minimum 50 cm de arhiv depozitat . Corpurile de iluminat
electric
cu incandescen trebuie prevzute cu globuri de protec ie.
2.1.7. Microclimatul interior se va menine pe ct este posibil n limitele: temperatura
+15C - +25C iar umiditatea relativ a aerului ntre 40-65% pentru arhiv pe suport hrtie.
2.1.8. Depozitele ce depesc o capacitate de 100 m.l. arhiv , trebuie prev zute cu o
camer
de lucru, dimensionat n funcie de numrul de oameni ce lucreaz n acest sector.
2.2. Avizarea construciilor noi ce cuprind i ncperi de arhiv se efectueaz de c tre
direciile judeene i Direcia Municipal Bucureti a Arhivelor Naionale pe baza
urmtoarelor
documente:
- cerere aviz, care s cuprind i elementele de identificare a imobilului i a spa iilor de
arhiv;
2
- plan al ncperii (ncperilor) de arhiv cu amplasarea mobilierului specific i destina ia
ncperilor vecine (pe orizontal i pe vertical);
- chitana de achitare a taxei (fixat pentru moment la nivelul taxei pentru orice peti ie).
Acest aviz se solicit dup ce beneficiarul a obinut avizele unit ilor teritoriale ale
Comandamentului Pompierilor i Proteciei Mediului care au asemenea atribu ii (copii ale
acestor
avize se integreaz n dosarul lucrrii ce rmne la cel ce avizeaz ).
Avizul se elibereaz n termen de 30 de zile de la prezentarea documenta iei, indiferent de
natura sa (pozitiv sau negativ).
CAPITOLUL 3 . CLADIRI I COMPARTIMENTE DE ARHIV
3.1. Prin cldiri de arhiv se neleg obiecte distincte cu toate instala iile aferente destinate a
depozita materialul arhivat al instituiei respective indiferent de suportul material al acesteia,
uniti
funcionale n care se desfoar toate activitile ce intr n inciden a Legii nr.16/1996.
Prin compartimente de arhiv se neleg seciuni orizontale sau verticale din imobilul
administrativ, n care se depoziteaz arhiva de orice fel i se desf oar opera iunile
arhivistice fr
a perturba sau a fi perturbat de celelalte activit i pentru care este destinat construc ia.
n cazul n care suportul material al arhivei create este diferit (hrtie, film, benzi sonore
etc.), nu este obligatoriu ca aceste depozite s fie comasate ntr-o singur zon a imobilului
ci pot fi
dispersate, fiecare depozit avnd asigurat ns funcionalitatea i securitatea materialului
depozitat.
Principalele circuite funcionale a arhivei din depozit sunt:
a) primire, pregtire (tehnic sau arhivistic), depozit;
b) depozit, sal studiu, depozit;
c) depozit, camer de lucru, laborator restaurare, depozit;
d) depozit, camer lucru, copiere, depozit;
e) depozit, camer lucru, camer evacuare.
Este interzis ca materialul primit i netratat() n camerele de preg tire s se intersecteze cu
fluxurile b, c i d.
Prin redirecionare i restaurare se neleg operaiunile ce se desf oar ntr-un
compartiment special ncadrat i dotat prin care se asigur materialelor cu o durat mare de
pstrare
precum i celor ce urmeaz a fi predate la Arhivele Na ionale, rezisten a n timp.
Fondul de asigurare n conformitate cu prevederile art.5 paragraful e din lege, creatorii
de arhiv ce se regsesc n articolele 13 i 14, asigur documentele de baz pe microfilme
i alte
forme de reproducere adecvate, acelai lucru este valabil i pentru creatorii a c ror arhiv
nu a
putut fi preluat din lipsa spaiului i termenul de p strare la creator a fost prelungit,
conform
prevederilor art.12, alineatul 3.
Prin mijloace de protecie se neleg: dosare, mape, cutii, casete, role etc., adic mijloacele
iniiale de pstrare i identificare prin mijloacele arhivistice a materialului depozitat.
Prin mijloace de pstrare se neleg sistemele de depozitare n timp a arhivei de orice fel:
rafturi, rastele, dulapuri etc.
Prin mobilier i dotri specifice se neleg: mese depozit, mese lucru arhiv , mese sal
studiu, scri, crucioare arhiv, mese citit microfilme, aparatura laboratoarelor de restaurare
i
recondiionare, copiatoarele de orice fel inclusiv aparatura necesar microfilm rii, camerele
de
clim, aparatele de filmat, derulatoare etc.
Depozitele mai sunt dotate cu aparatur de msur i control microfilmat (termometre,
higrometre, termohigrometre etc.), materiale pentru evacuare (saci, containere etc.), mijloace
iniiale de stingere (stingtoare cu gaze inerte, CO2 i praf inert, z pad carbonic etc.),
instalaiile
de alarmare i antiincendiu i dup caz instalaii automate de stingere.
Camerele tezaur sunt seciuni n construciile cu destina ie func ional depozit de arhiv ,
destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai importante documente. Aceste
compartimente
se realizeaz de regul la nivelul cel mai de jos al construc iei cu o rezisten la oc sporit
fa de
restul ansamblului lundu-se msurile necesare pentru a nu fi inundate n cazul pr bu irii
imobilului. Se doteaz cu instalaii de stingere automat a incendiului cu gaze inerte.
3
3.2. Amplasament
Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o zon n care factorii de risc att
cei permaneni, constnd n vecinti periculoase: surse de explozie sau incendii, degaj ri
nocive
att chimice ct i biologice, terenuri instabile, zone inundabile sau cu un nivel ridicat al
apelor
freatice etc., ct i a celor ocazionali: obiective strategice att n apropiere sau n amonte; s
fie
evitate pe ct posibil.
Imobilul s fie uor accesibil celor interesai.
S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate.
S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sine st t tor.
Compartimentele de arhiv nu se vor integra n imobile n care se desf oar procese
tehnologice care implic factorii de risc enumerai.
n situaia n care acest lucru nu e posibil vor fi amplasate n tronsoane separate prin ziduri
antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu substan e toxice.
Nu se accept amplasarea acestor compartimente acolo unde exist pericolul unor explozii,
emanaii radioactive sau alte pericole similare.
3.3. Principalele elemente constructive i funcionale.
3.3.1. Structura. Proiectantul poate alege orice gen de structur o consider necesar cu
condiia de a asigura:
- rezistena la solicitrile dinamice n cazul unui cutremur n conformitate cu prescrip iile
tehnice n vigoare i cu ncrcturile mari aduse de materialul depozitat mai ales cnd
suportul
arhivei l constituie hrtia;
- construcia se ncadreaz n gradul I rezisten la foc;
- din cele dou considerente sus menionate ct i din considerente de evacuare nu se
recomand a se realiza construcii care depesc S+P+3N;
- cldirea va dispune de cel puin dou ci de evacuare pe vertical (sc ri). innd seama
c
principalul element de dimensionare la evacuare l constituie num rul de oameni (redus la
arhiv)
i c elementul ce trebuie evacuat l constituie arhiva, c ile de evacuare se vor dimensiona
innd
seama de acesta din urm.
3.3.2. Pentru a evita consumurile mari de energie necesare men inerii microclimatului n
depozite se va asigura o inerie termic ct mai ridicat a construc iei, n acest scop se
recomand:
- diminuarea la maximum a punilor termice (calculul termic va eviden ia imposibilitatea
crerii punctului de rou, n condiii de exploatare normal , n zona n care ar ridica
semnificativ
umiditatea interioar;
- alegerea adecvat a tmplriei exterioare i a unor elemente suplimentare de siguran
(storuri, jaluzele etc.);
- se recomand de asemenea ca acoperiul s fie gen arpant . n acest caz eliminndu-se i
scurgerile interioare a apelor pluviale. n cazul n care din motive arhitectonice sau de alt gen,
se
vor lua msuri de suplimentare a izolaiei hidro i termo a teraselor, iar canalizarea apelor
pluviale
se va efectua pe trasee care vor evita spaiile de depozitare.
3.3.3. Protecia antisolar se va realiza prin unele elemente enun ate la punctul anterior iar
suplimentar se vor prevede ca elemente givrate (n zona depozitelor) s fie prev zute cu cel
puin
un rnd de geamuri termoabsorbante, n interior se vor prevedea draperii de doc la toate
ferestrele.
Rafturile vor fi orientate perpendicular fa de planul ferestrelor cu maxim nsorire (est i
sud).
Iluminatul artificial se va realiza cu lmpi antiex, va urm ri axul culoarului dintre rafturi i
nu va depi 50 luxi/mp.
ntreruptoarele se vor monta la intrarea n depozit n exterior.
3.3.4. Ventilarea spaiilor se poate face natural ct i artificial.
3.3.4.1. Ventilarea natural se efectueaz n zilele n care temperatura i cantitatea de vapori
din aerul exterior se ncadreaz n parametrii de microfilmat interior i n condi iile n care
n zona
depozitului nu exist degajri nocive.
Viteza aerului se va ncadra ntre 0,1-0,3 m/s i se vor realiza 1-3 schimburi de aer/or .
3.3.4.2. Ventilarea artificial prin instalaii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de clim
va urmri meninerea permanent n limita parametrilor a temperaturii i umidit ii relative.
4
Pentru arhiv aceti parametrii sunt: temperatura ntre +15 i +24C iar umiditatea relativ
ntre 50-65%.
Pentru microfilm negativ de asigurare 182C i umiditatea 505%.
Pentru celelalte materiale, n special pentru suporturi moderne sau n curs de modernizare
se respect condiiile specificate de fabricant n fi ele tehnologice i n contractele de
livrare.
Aceste acte se vor specifica n documentaiile ce au stat la baza dimension rii instala iilor de
clim.
3.3.5. Instalaiile de for, ap, canal, termice, de alarmare, telefonice etc., se vor
dimensiona n funcie de cerinele beneficiarului i conform normelor tehnice n vigoare.
3.3.6. Este interzis traversarea depozitelor de arhiv de trasee de alimentare cu gaze
naturale.
3.3.7. Depozitele de arhiv vor fi dotate cu instalaii automate de stingere a incendiilor.
Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu ap . Sunt obligatorii instala iile de stingere
automat a incendiilor cu gaze inerte n camerele tezaur.
3.3.8. Compartimentarea depozitelor de arhiv este urmtoarea:
- Depozitele de arhiv principalul element funcional, vor cuprinde de regul arhiv cu
acelai gen de suport material pstrate n materiale de protec ie, depozitate n mijloace de
pstrare
n care vor fi dispuse dup criterii arhivistice.
De regul depozitele nu vor depi o suprafa de 400 m.p. i vor fi gestionate de o singur
persoan.
Intervalul ntre mijloacele de pstrare (rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm pentru a permite
o vitez normal de evacuare precum i circulaia scrilor, a c rucioarelor i a altor
elemente cu
care se manevreaz arhiva n depozit.
La capetele rafturilor se va menine o distan de circa 1,00 fa de elementele construc iei
(perei) dar nu mai mic de 80 cm fa de elementele ce ies n afara pere ilor (radiatoare,
evi etc.).
La intrarea n depozite aceast distan se va mri la 1,20 m pentru a permite circula ia cu
uile deschise.
Mobilierul i dotrile specifice se amplaseaz fr a diminua aceste distan e.
Depozitul va avea cel puin dou ci de evacuare.
- Camerele de lucru fiecare depozit va fi prev zut cu cca. o nc pere n
care se desfoar operaiunile arhivistice curente.
- Sala de studiu - va fi prevzut cu mobilierul i dot rile specifice fiec rui gen de arhiv
ce se d n cercetare.
- Laboratorul de reprografiere - idem funcie de specificul activit ii.
- Laboratorul de recondiionare i restaurare idem.
- Birouri director, secretariat, arhiviti.
- ncperi auxiliare: depozite de materiale i imprimate specifice,
materiale ntreinere, punct control, camer instalaie alarmare, acumulatori, camer butelii
instalaie de stingere etc.
- grupuri sanitare, coridoare, scri.
3.3.9. Criterii de dimensionare.
La dimensionarea suprafeei de depozitare necesare se va avea n vedere urm toarele:
A. Arhiva:
1.- Arhiva existent;
2.- Arhiva ce se creeaz n fiecare an;
3.- Arhiva ce se elimin anual prin operaiuni de selec ionare n conformitate cu
nomenclatorul arhivistic;
4.- Arhiva cu termen permanent de pstrare ce se creeaz anual, din care:
a)- arhiva ce poate rmne n continuare la creator conform art.14 din Legea nr.16/1996;
b) - arhiva ce urmeaz a fi predat la Arhivele Naionale conform art.13 din Legea
nr.16/1996.
B. Sistemul de depozitare preconizat cantitile de depozitare/mp suprafa depozit.
C. Incompatibiliti ce determin depozite separate
D. Perioada pentru care se construiete depozitul.
Celelalte spaii se dimensioneaz funcie de:
5
- tehnologiile i implicit dotrile i ncadrarea cu personal a
laboratoarelor;
- numrul de cercettori estimai pentru slile de studiu;
- numrul de oameni cu care va fi ncadrat depozitul;
3.3.10. Mijloacele de pstrare, mobilierul i dotrile specifice, trebuie s r spund la
urmtoarele cerine:
- s fie rezistente n timp;
- s nu fie executate din materiale combustibile;
- s nu produc n timp degajri chimice care pot duce la deteriorarea materialului
depozitat.
Deoarece puine sisteme de acest gen au fost sau s-a ncercat a fi standardizate n timp (cu
excepia celor cuprinse n ultima serie de standarde), nu se impun restric ii de utilizare a
oricrui
sistem de a rspunde cerinelor susmenionate.
Eventualele propuneri de standardizare n viitor, de oriunde ar veni, va trebui s ob in
avizul Arhivelor Naionale prin Comisia Tehnic pentru a fi promovate.
CAPITOLUL 4 . COMISIA TEHNIC DE AVIZARE
4.1. n conformitate cu prevederile Legii nr.16/1996, Legea Arhivelor Na ionale, art.12
alineatul 2, se constituie la nivelul Direciei Generale a Arhivelor Na ionale, Comisia
Tehnic de
Avizare a cldirilor n care se depoziteaz arhiva.
4.2. Comisia are urmtoarea componen:
1.- Director (Director Adjunct) - preedinte;
2.- Sef Serviciu A.T.M. - membru;
3.- ef Serviciu Restaurare - membru;
4.- ef Serviciu Informatic - membru;
5.- ef Serviciu A.T.M.A.R. - membru;
6.- ef birou Arhive Tehnice - membru;
7.- ef birou Tehnic - secretar.
Comisia se completeaz cu experi i specialiti n funcie de domeniul i specificul arhivei
pentru care se construiete obiectivul.
4.3. Comisia Tehnic de Avizare a cldirilor n care se depoziteaz arhiva are urm toarele
atribuii:
- verific pe baza normelor privind caracteristicile tehnico-func ionale ale spa iilor i
echipamentului de depozitare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor publici i priva i
de
arhiv i a referatelor ntocmite de ctre specialitii din Arhivele Na ionale, documenta iile
tehnice
trimise spre avizare;
- dispune dup caz avizarea acestora n forma propus ; avizarea acestora cu respectarea
unor recomandri sau respingerea lor;
- transmite n termen de 30 de zile de la primirea documenta iei tehnice i achitarea taxei
avizul sub una din cele trei forme susmenionate;
- documentaiile avizate (1 exemplar) se transmit Direc iilor jude ene ale Arhivelor
Naionale care vor verifica n momentul punerii n func iune a obiectivului modul n care au
fost
respectate la execuie (inclusiv recomandrile C.T.A.C.). Titularul de investi ie, proiectantul
i
constructorul sunt dup caz rspunztori de eventualele abateri fa de documenta ia pentru
care sa
obinut avizul;
- n cazul revederii de ctre proiectant a documenta iei ini iale din diverse motive legale,
avizul iniial i pierde valabilitatea i se va solicita avizarea documenta iei noi;
Comisia nu rspunde de nerespectarea altor criterii pentru care prin lege sunt abilitate alte
organe de avizare, dar n situaii n care se remarc o nc lcare flagrant a unor norme, se
specific
aceasta n avizul C.T.A.C.
4.4. Solicitantul avizului va prezenta urmtoarele documente:
A. Pentru construcii cu destinaie arhiv:
1. cerere de aviz ce va cuprinde:
- titlul proiectului
6
- nr., cod
- titular de investiie
- sursa de finanare
2. chitana de achitare a taxei de avizare;
3. documentaia ce urmeaz a se aviza:
a) memoriu tehnic care va cuprinde:
- m titlul lucrrii, destinaia
- nr.de niveluri, h nivel
- amplasament localitatea, adresa, vecin ti orientare
- structur de rezisten
- instalaii electrice, for, ap canal, termice, clim, alarmare, antifoc i
- antiefracie, stingere automat
- genul materialului ce se va depozita (suport)
- dimensionarea spaiilor utile
- compartimentri funcionale, auxiliare etc.
- sistem de depozitare (rafturi, rastele, dulapuri etc.)
- iluminare, ventilare (sisteme adoptate)
- nr. persoane ce deservesc obiectivul i locul n care i desf oar activitatea
- spaii igienico-sanitare
- ci de acces i de evacuare
- alte date pe care proiectantul le consider necesare
b) piese desenate:
- plan de situaie scara 1:500
- planurile orizontale de la toate nivelurile cu specificarea destina iei
- fiecrei ncperi i mobilarea depozitelor de arhiv
- planuri i instalaii cu trasee pe vertical i orizontal
B. Pentru construciile cu alte destinaii, dar care au ncorporate i spa ii cu destina ie
arhiv
se vor nainta documentele de la punctele 1, 2 i 3a, piesele desenate vor cuprinde:
- plan situaie scara 1:500
- plan al cldirilor cu localizarea zonei depozitului de arhiv
- planuri ale nivelului superior i inferior zonei de arhiv
- plan cu traseul instalaiilor ce trec prin depozitul de arhiv i n zona din imediata
vecintate.
4.5. Documentaia se nainteaz n 3(trei) exemplare din care dup avizare:
- 1 exemplar se restituie cu avizul C.T.A.C.;
- 1 exemplar rmne n arhiva C.T.A.C.;
- 1 exemplar se nainteaz unitii teritoriale a Arhivelor Na ionale n raza c reia i va
desfura activitatea noul obiectiv.
4.6. Pentru obinerea avizului tehnic al Arhivelor Naionale se va pl ti o tax . Pn la
aprobarea tarifelor difereniate funcie de complexitatea lucr rii ce urmeaz a fi avizat ,
cuantumul
acestei taxe se fixeaz la nivelul unei cereri obinuite (vechime, copii sentin e judec tore ti,
acte
proprietate etc.).
4.7. Avizele pentru construcii noi (cu destinaia cldiri arhive sau cu compartiment ri
pentru arhive) se acord numai de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Arhivelor Na ionale
ce
funcioneaz la sediul central.
CAPITOLUL 5. DISPOZIIUNI FINALE
5.1. Prezentul Normativ privind caracteristicile tehnico-func ionale ale spa iilor i
echipamentului de depozitare i conservare a arhivelor aflate n administrarea creatorilor
publici i
privai de arhiv, intr n vigoare conform Legii 16/1996 la 3 luni de la apari ia acesteia n
Monitorul Oficial, adic la 09.07.1996.