Diferenta dintre o intalnire de afaceri reusita si una esuata este adesea data de modul in care

pregatim intalnirea. De aceea este foarte important sa stii cum sa te imbraci, sa pregatesti agenda si
sa lasi impresia ca esti stapan pe situatie.
Iata mai jos sfaturi pentru a avea o intalnire reusita:
1. Fa-ti temele. Informeaza-te
Printr-un simplu apel telefonic poti anticipa nevoile clientului. Invata cat mai multe despre ele.
Pregateste-te pentru intalnirea de afaceri cu clientul tau si invata cat mai multe despre compania lui.
Apoi creeza o lista care sa cuprinda toate beneficiile de care se va bucura multumita serviciilor tale.
2. Obiectivul trebuie sa fie realist.
O intalnire poate fi extreme de importanta, atat din punct de vedere al costurilor asociate cat si din
perspectiva pe care fiecare contract ti-o poate oferi. Este deci important ca fiecare intalnire sa fie
eficienta si mai ales clientul sa fie convins. Daca esti consilier de relatii publice, de exemplu, un
obiectiv realistic pentru o prima intalnire ar fi sa ajungi sa stabilesti o intalnire pentru prezentarea
detaliata a ofertei.
3. Prezinta obiecte de calitate.
Pregateste-ti documente tiparite bine, pe hartie de calitate. Trebuie sa ai tot ce se poate, de la carti de
vizita, la tabele estimative, brosuri si materiale de prezentare. Analizeaza cu atentie toate
instrumentele pe care le vei folosi in intalnirea respectiva. Materialele trebuie sa fie scrise corect, sa
fie coerente, potrivite, inteligibile si cu imagini profesioniste. Analizeaza cu atentie fiecare material
in parte. Rolul acestora este sa te ajute sa inchei contractul si sa pastrezi legatura cu clientul chiar
daca intalnirea s-a incheiat.
4. Repeta prezentarea.
Materialele nu-ti vor folosi la nimic decat daca exersezi inainte utilizarea lor. Repetarea este
necesara mai ales daca te pregatesti sa prezinti o noua afacere unui grup de oameni. Exerseaza
folosindu-te de intrumente si materiale. E de preferat sa te inregistrezi pentru ca, mai apoi, sa te poti
analiza. E un mod de a verifica daca tonul vocii tale este potrivit, daca materialele sunt eficiente, iar
abordarea potrivita.
5. Creeaza un raport pe baza observatiilor.
Imagineaza-ti ca te afli in biroul unui client. Pe birou vezi o minge de baseball cu autograf pe ea. Pe
perete e lipit un poster cu o ferma, iar pe fundal se aude cantand incet o caseta cu Beatles. Daca ai
remarcat mingea, posterul si melodia, inseamna ca ai deja trei asi in maneca. Inseamna ca ai detectat
deja trei moduri de abordare a clientului. Ii poti vorbi despre placerile comune, despre baseball,
despre copilaria de la ferma sau despre cantecul tau preferat de la Beatles. Astfel vei putea sparge
gheata si vei reusi sa creezi o relatie bazata pe intelegere si pe incredere.
6. Analizeaza-ti clientul cu atentie.
Trebuie sa fii atent la comportamentul clientului in timpul intalnirii. E bine sa observi daca iti
aproba ideile sau daca e lipsit de interes. Daca isi tine capul intr-o parte si bratele incrucisate
inseamana ca e plicitsit, dezinteresat, neincrezator, iar intre voi nu exista o conexiune. Fii atent la
semnalele fizice pe care ti le trimite clientul si ai grija sa-i raspunzi potrivit.
7. Pune intrebari calificative.
O intalnire de afaceri este o ocazie de a descoperi nevoile clientului si de a-i prezenta solutiile. Daca
discutia dintre voi nu e echilibrata si vorbesti doar tu, inseamna ca intalnirea e un esec. E important
sa stii sa pui intrebari potrivite, dar si sa stii sa asculti cu atentie raspunsurile. Sunt surse eficiente de
informatii. 8. Prezinta cazuri reale. Cazurile reale si povestile pot demonstra cu succes faptul ca ai
tinut cont de nevoile clientilor. Pregateste aproximativ 10 povesti care sa evidentieze diferite
abilitati si calitati. Pregateste-te sa discuti pe baza lor in intalnirile de afaceri. Cazurile reale si
povestile te pot avantaja fata de firmele concurente care ofera acelasi tip de servicii. Sa nu critici
niciodata direct un concurent. E de preferat sa prezinti un caz prin care sa-i vorbesti clientului
despre beneficiile pe care le au clientii si consumatorii cu care lucrezi.
9. Ofera-le solutii eficiente.
Pentru a incheia cu succes orice tranzactie, clientul trebuie sa fie convins ca serviciul pe care i-l
oferi reprezinta rezolvarea problemei lui. Totul se rezuma la parerea pe care si-o formeaza despre
produs, serviciu si despre gradul in care acesta ii va rezolva problemele si masura in care tu iti vei
respecta promisiunile. La incheiere, repeta solutiile sugerate si raspunde la intrebarile finale care il
pot determina sa ia o decizie.
10. Actioneaza !
Sa presupunem ca te-ai pregatit cate se poate de bine, ai folosit eficient observatiile, ai adresat
intrebari potrivite, ai fost un bun ascultator, ai prezentat cazuri reale si ai oferit solutii viabile.
Inseamna ca a sosit momentul mult asteptat. Acum vei putea intreba direct ceea ce te intereseaza. E
uimitor felul in care unii organizeaza o intalnire reusita dar, cand ajund la acest pas, renunta si
pleaca fara sa-si realizeze obiectivul.Daca nu te descurci foarte bine cu incheierea, inseamna ca nu i-
ai prezentat clientului suficient de multe motive de a cumpara produsul. In acest caz, e bine sa revii
la pasul sapte si sa te intrebi de ce s-a intamplat acest lucru. Daca ai urmat bine etapele de la 1 la 9,
sunt sanse ca interlocutorul tau sa te ajute sa faci incheierea. S-ar putea sa te surprinda cu o intrebare
de genul �Cand putem incepe ?�

întilnirea de afaceri eficientă necesită o pregătire serioasă și temeinică.

 Despre o întâlnire de afaceri trebuie să vă întelegeți din timp. În limitele unei regiuni, este
foarte important să negociem timp de 2-3 zile. La organizarea întâlnirii de afaceri puteți
negocia prin e-mail, prin telefon.

 Subiectul întâlnirii de afaceri. Subiectul întâlnirii de afaceri este întrebarea, problemele care
trebuie luate în considerare în timpul întâlnirii. Pe lângă întâlnirea cu scopul rezolvării
problemelor de afaceri, se organizează,și de asemenea, întâlniri în scopul cunoașterii
personale sau al dezvăluirii atenției unui partener la o anumită ocazie.

 Locul de întâlnire de afaceri. Locul desfășurării întâlnirii este important pentru părțile
implicate, deoarece poate deveni un aspect important al eficacității întâlnirii pentru una sau
toate părțile la discuții. Există următoarele opțiuni pentru alegerea unui loc de desfășurare a
întâlnirilor de afaceri: pe teritoriul său, pe teritoriul partenerului, pe un teritoriu neutru și cu
ajutorul instrumentelor de comunicare (de la distanță).


Teritoriu propriu. Majoritatea oamenilor de afaceri preferă să organizeze întâlniri pe teritoriul
lor (în sediul companiei lor).
 Întâlnirea pe teritoriul său oferă posibilitatea de a folosi în mod profitabil statutul
proprietarului.
Teritoriul neutru. Este important ca o întâlnire pe un teritoriu neutru să nu dea avantaje
niciuneia parte. Această opțiune este deosebit de eficientă în rezolvarea situațiilor de conflict.
 Materiale de discuție. Orice întîlnire vizează pregătirea preliminară a materialelor. Există
categorii relevante de documente care sunt discutate în cursul relațiilor de afaceri:
documente care reflectă poziția participanților la întâlnire cu privire la o gamă largă de aspecte și, de
regulă, conțin recomandări privind aspectele care trebuie luate în considerare; proiectele diferitelor
acorduri, acorduri de colaborare, etc.

 Pregătirea încăperii. La pregătirea camerei pentru o întâlnire de afaceri trebuie să fie

respectate următoarele cerințe de bază: curățenie, ordine, nici un zgomot, favorabil atât din
punct de vedere atît iluminat confortabil, cît și temperatura camerei.

Un element important al "stării confortabile" a participanților la întâlnire este schema de culoare ale
camerei, aleasă în mod corespunzător. Deci, culoarea albastră închisă împiedică senzația de
ușurință, maro închis și gri pot provoca anxietate, depresie și agitație roșie și anxietate. Excesul de
culoare albă cauzează boli de ochi și provoacă iritarea. Cel mai potrivit pentru întâlniri este culoarea
albastru deschis a camerei.

Un element important în pregătirea unei săli pentru o întâlnire de afaceri este echiparea meselor.

Aspectul psihologic al influenței asupra participanților la întâlnire poate fi forma mesei. Deci, în
conformitate cu australianul Alan Pisa, masa pătrată nu are nici o credibilitate și contribuie la
crearea unei atmosfere de concurență. Această formă a tabelului este potrivită pentru negocierile de
afaceri scurte. Discuțiile de masă rotundă asigură o întâlnire informală și un schimb gratuit de
opinii. O masă mică de cafea ajută la o conversație prietenoasă și servește vizite de curtuazie.

Pe mese se desfasoara pentru fiecare participant notebook-uri, stilouri, creioane, brosuri. Scaunele
sau fotolii ar trebui să fie confortabile și în cantități suficiente.

De-a lungul mesei de negocieri este obișnuit să aranjăm sticle cu apă minerală și pahare curate în
grupuri.

Este recomandabil să aveți grijă de cafea sau de ceai. Pentru acest lucru trebuie să fie furnizate pe
masa negocierilor un samovar, câteva seturi bune, ceai, cafea, biscuiți, fructe, prăjituri sau produse
de patiserie.

Dacă puneți scrumieră pe masă, este un semnal că puteți fuma, dar înainte de iluminare, cereți
permisiunea de la persoanele prezente. Dacă nu puteți fuma, trebuie să pregătiți o cameră pentru
fumat în timpul pauzei.
Pregătirea sediilor pentru întâlnirile de afaceri este de obicei gestionată fie de angajați special
angajați ai firmei, fie de specialiști invitați.

Pregătirea procesului de negociere

Desigur, cea mai importantă etapă în organizarea negocierilor este pregătirea discuțiilor în sine. În
primul rând, pentru organizarea întâlnirii, este necesar să se cunoască exact pozițiile și rangul
vizitatorilor. Ignorarea acestui fapt poate duce la subestimarea statutului negocierilor, ceea ce va
afecta în mod negativ progresul acestora. O astfel de neînțelegere poate duce chiar la refuzul de a
încheia o afacere.

În al doilea rând, să fie conștienți de faptul că delegațiile străine vin la perioada relativ scurtă de
timp - nu mai mult de cinci zile lucrătoare, prin urmare, este necesar să se efectueze întâlniri de
afaceri într-un mod intensiv. Acest lucru va fi util atât pentru partenerii străini, cât și pentru partea
rusă.

Cel mai bun moment pentru a începe negocierile este timpul între orele 10.00 și 12.30 și între orele
15.00 și 18.00. Dacă planificați o întâlnire mai târziu de ora 12.30, aceasta poate fi considerată o
invitație la sfârșitul discuțiilor de prânz și mai târziu la ora 18.00 pentru cină.
Rețineți că partea gazdă trebuie să fie asamblată cu 5-7 minute înainte de începerea timpului de
negociere programat.
Procesul de negociere include trei etape obligatorii.

Prezentarea oficială a prezentului și schimbul de cărți de vizită.

Familiarizarea oaspeților cu programul șederii lor. În acest stadiu, există un schimb de opinii și
dorințe, iar programul de ședere este în cele din urmă convenit.

Negocierile. Este recomandabil să oferiți oaspeților un program de negocieri, care a fost trimis și
agreat anterior cu partenerul de afaceri.

Timpul optim pentru o rundă de negocieri nu depășește 3 ore.

10-15 minute înainte de sfârșitul reuniunii a făcut programul de lucru operațional rafinament și
rezultatele preliminare ale lucrării, iar apoi a anunțat o pauză (Caucus). După pauză, reuniunea
revine, iar puterile conducătorului șef al unei părți sunt transferate conducătorului celeilalte părți.
Pauzele dintre întâlniri, de regulă, sunt folosite pentru a pregăti documentele necesare.

La sfârșitul delegațiilor procesului de negociere fotografiat, schimb de cadouri și să dea interviuri

mass-media, după care, de obicei, iau parte la recepție.
4.Echiparea sălii de ședințe

Există anumite cerințe pentru sala de ședințe. Este foarte util să aveți în ea informații vizuale
(standuri, mostre, broșuri etc.) despre întreprindere, produse, conexiuni în Rusia și în străinătate.
Sunt necesare și toate datele necesare privind produsele propuse spre vânzare, de preferință într-o
limbă străină. Nu uitați de eșantioanele sau documentația produsului.

Nu ar trebui să existe documente inutile pe mese. Ele pot minți doar caiete, creioane, chibrituri sau
brichete, țigări, stand scrumiera (în cazul în care se consideră că în această cameră pentru fumători
permis), sticle de apă minerală și pahare în sensul creșterii - un semn de eșec de a le folosi (ochelari
nu inversat).

În plus, mesele pot fi decorate cu flori în vase mici. înălțime buchet nu ar trebui să fie mai mare de
20-25 cm. În funcție de forma mesei, acestea sunt situate sau în centrul mesei sau pe marginile sale.
Este recomandabil să se pune pe placa de masă cu numele și inițialele membrilor delegațiilor, pentru
a evita orice tiranți în regimul de ședere înainte de începerea negocierilor și a comunicării în
continuare.

La negociere, statutul intern al partenerilor este foarte important. Este nevoie de un spirit de succes.
Acest lucru va ajuta să fie calm și colectat în timpul negocierilor. Nu uitați de regulile comunicării
non-verbale - acestea vă vor ajuta să localizați un partener pentru dvs. Fii atent, respectuos față de
partenerul tău; Arătați cât de importante sunt aceste negocieri pentru dvs. - și veți reuși.

La regulile generale ale reuniunilor internaționale, la semnarea unui tratat, următoarele acțiuni

Nu întârziați la întîlniri.
Ascultăți partenerul, cu atenție, fără a întrerupe.
În cazul unor probleme dificile și neprevăzute, răspunsuri greșite la care poate fi condus într-o
încurcătură, ar trebui spus: „Pe această problemă, trebuie să organizeze consultări cu domnul“, „Din
păcate, în acest moment eu nu sunt gata să vă dau răspunsul la această întrebare“ , etc. În orice caz,
nu trebuie să vă grăbiți să răspundeți.
Exprimați-vă gândurile pe scurt și în mod clar. Rețineți că, în construcția de fraze lungi, cuvinte mai
mult de 14, astfel se uită începutul și se reține doar sfîrșitul.
Cunoașterea unei limbi străine este de dorit.
Fiți toleranți, politicoși și punctuali, urmăriți-vă gesturile și expresiile feței.
Mai bine să zâmbiți și să fiți prietenos decât ursuz și retras.
Urmăriți cu atenție reacția, expresii faciale și gesturi ale partenerului tă.
Răspundeți la întrebări într-un limbaj profesional , fără a-și supraîncărca discursul cu o terminologie
specială.