O bază de date este o colecție de date elementare sau structurate care răspunde unui

ansamblu coerent de subiecte, datele fiind organizate într-o modalitate utilă.

În Excel noțiunea de bază de date se confundă cu noțiunea de tabel

Nume câmp
Elemente de terminologie pentru definirea unei baze de date

Înregistrare

Câmp
Câmp
Sortarea rapidă presupune selectarea unei singure celule de pe câmpul în funcție de care se sortează baza de date și aleger
A to Z sau Sort Z to A de pe tabul Data, grupul de comenzi Sort & Filter.

Sortarea după mai multe câmpuri presupune selectarea unei celule din baza de date și acționarea comenzii Sort de pe tabu
comenzi Sort & Filter.
La Sort by se alege câmpul care stă la baza sortării, din Sort On se alege tipul sortării iar la Order se precizează ordinea de s
sau descrescător)
Adăugarea unui nou câmp se realizează de pe butonu Add Level

Cod Localitate Nr zile

Nume Client Adresa Nr factură Data facturii
Client Client graţie
101 Client1 Constanta Str. A 456,853 ### 20 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,859 Thu 25 August 2011 20 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,856 Sat 22 January 2011 20 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,858 Wed 17 February 2010 10 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,854 Sat 6 February 2010 -
102 Client2 Bucuresti Str. B 456,855 Sat 22 October 2011 30 zile
102 Client2 Bucuresti Str. B 456,861 ### 15 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,852 Sun 19 February 2012 15 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,857 Thu 12 January 2012 -
104 Client4 Cluj Str. D 456,860 Sun 11 March 2012 -
104 Client4 Cluj Str. D 456,862 Mon 5 March 2012 8 zile
104 Client4 Cluj Str. D 456,864 Sun 8 January 2012 3 zile
105 Client5 Arad Str. E 456,865 Fri 10 February 2012 17 zile
105 Client5 Arad Str. E 456,867 Tue 10 January 2012 7 zile
105 Client5 Arad Str. E 456,866 Thu 5 January 2012 5 zile
106 Client6 Timisoara Str. F 456,869 Sun 4 March 2012 9 zile
106 Client6 Timisoara Str. F 456,868 Sat 4 February 2012 -
107 Client7 Buzau Str. G 456,863 Thu 5 April 2012 30 zile
107 Client7 Buzau Str. G 456,871 Tue 3 April 2012 6 zile
107 Client7 Buzau Str. G 456,870 Sat 31 March 2012 14 zile
de care se sortează baza de date și alegerea comenzii Sort

te și acționarea comenzii Sort de pe tabul Data, grupul de

rii iar la Order se precizează ordinea de sortare (crescător

Data scadenţei Valoare Plătit

### 12,520 lei DA

### 38,060 lei NU
Fri 18 February 2011 8,360 lei DA
Wed 3 March 2010 13,000 lei NU
Sat 6 February 2010 15,600 lei NU
Fri 2 December 2011 46,766 lei NU
Fri 7 October 2011 3,900 lei NU
Fri 9 March 2012 14,005 lei DA
Thu 12 January 2012 87,056 lei NU
Sun 11 March 2012 19,500 lei DA
Thu 15 March 2012 12,505 lei DA
Wed 11 January 2012 8,706 lei DA
Tue 6 March 2012 45,000 lei DA
Thu 19 January 2012 3,600 lei NU
Thu 12 January 2012 2,284 lei DA
Thu 15 March 2012 12,200 lei NU
Sat 4 February 2012 18,732 lei NU
Thu 17 May 2012 56,100 lei NU
Wed 11 April 2012 81,000 lei NU
Thu 19 April 2012 14,780 lei DA
Filtrarea unei baze de date presupune extragerea din baza de date a acelor înregistrări (linii) care
corespund unuia sau mai multor criterii. Excel oferă permite fitrarea bazelor de date prin două metode:
-metoda filtrului standard
-metoda filtrului avansat

Metoda filtrului avansat

Utilizarea filtrului avansat presupune existența următoarelor elemente
sursa de date (baza de date)
câmpul de criterii
câpul de rezultate (opțional)

Definirea câmpului de criterii

Câmpul de criterii cuprinde condițiile de extragere a datelor și este format din minimum 2
linii
Prima linie conține, de regulă, numele câmpurilor ale căror valori sunt utilizate pentru precizarea
criteriilor de filtrare. În situația în care criteriul de filtrare este precizat ca o formulă în locul
numelui câmpului poate fi o celulă vidă sau orice text care nu coincide cu numele vreunui câmp.

A doua linie conține criteriile de selecție (filtrare) a înregistrărilor. Acestea se pot prezenta sub
forma unor 1)criterii simple în cadrul cărora se utilizează un operator de comparație (=;<;>;<=;<>)
urmat de valoarea de comparație sau 2)criterii calculate exprimate prin intermediul unor
formule care returnează TRUE sau FALSE și care conțin referințe ale primei înregistrări din baza
de date (prima linie situată sub capul de tabel).

Exemple criteriu simplu

Nume Nr zile Localitate
Nr factură
Client graţie Client
Client1 >20 <>456854 Constanta

Exemple criterii calculate

Facturile din anul 20111 Facturile care înca nu au ajuns la scadență

0 0

Criterii care utilizează metacaractere (wildcard) pentru a găsi valori text care au în comun
doar unele caractere

Metacaracter Semnificație

? Înlocuiește un singur caracter

* (asterisc) Înlocuiește un număr oarecare de caractere necunoscute
~ (tilda) urmată de ?, * sau Permite precizarea unor criterii în care textul folosit pentru
~ comparație conține unul din caracterele ?, *, ~

Exemple criterii care utilizează metacaractere

Clienții din localități a căror denumire începe cu litera C

Localitate
Client
C* 1
Clienții al căror nume începe cu "Client" după care urmează un singur caracter
Nume Client
Client?

Clienții al căror nume conține caracterul *

Nume Client
*~**
Criteriile multiple se obțin prin combinarea criteriilor simple sau calculate.
atunci când mai multe criterii sunt plasate pe aceeași linie, între ele există operatorul logic AND
(trebuie îndeplinite în același timp)
atunci când mai multe criterii sunt plasate pe linii diferite, între ele există operatorul logic OR
(este suficentă îndeplinirea unei singure condiții)

Exemple criterii multiple

Facturi cu valoarea peste 10000 emise către clienții din București
Localitat
Valoare
e Client
>10000 Bucuresti

Facturile emise în luna curentă

0 0
Facturi cu valoarea peste 10.000 emise către clienții din București și Brașov

Localitat
Valoare
e Client
>10000 Bucuresti
>10000 Brasov
Definirea câmpului de rezultat

Pentru a selecta doar o parte a câmpurilor din baza de date originală se poate crea un câmp de
rezultat (un cap de tabel) care va conține doar numele câmpurilor dorite. În situația în care se
dorește reținerea tuturor câmpurilor, câmpul de rezultat va fi format dintr-o celulă vidă.
Câmpul de rezultat este zona din foaia de calcul care marchează începutul zonei în care se va
realiza extragerea datelor care corespund criteriilor. Prin urmare ceea ce se gasește sub
câmpul de rezultat va fi suprascris, iar operația Undo nu mai este disponibilă în urma unei
filtrări avansate.

Nume Data
Cod Client Valoare
Client facturii
 Cod Nume Localitate Nr Nr zile
Adresa Data facturii
Client Client Client factură graţie
101 Client1 Constanta Str. A 456,853 11/24/2013 20 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,854 2/6/2010 -
 101 Client1 Constanta Str. A 456,856 1/22/2011 20 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,852 3/19/2009 15 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,857 1/9/2009 -
104 Client14* Cluj Str. D 456,860 3/12/2009 -
104 Client14* Cluj Str. D 456,862 3/6/2009 8 zile

104 Client14* Cluj Str. D 456,864 1/8/2009 3 zile

Realizarea efectivă a filtrării:

1) Se plasează mouse-ul în cadrul bazei de date ce urmează a fi filtrate
2) Se alege comanda Advanced din grupul Sort & Filter al tabului Data
3) Se completează opțiunile disponibile pe această fereastră astfel:
a) se bifează modul de realizare a filtrării alegând între Filter the list in-place (filtrează baza de d
originală ascunzând înregistrările care nu corespund criteriilor de selecție) și Copy to another location
(copiază într-o altă zonă liniile care corespund criteriilor). Alegerea opțiunii Copy to another location
impune completarea casetei Copy to.
b) se specifică din caseta List range adresa bazei de date care urmează a fi filtrată. De cele mai m
ori plasarea mouse-ului în cadrul bazei de date înainte de începerea operației de filtrare va avea ca ef
selectarea corectă a întregii baze de date. Dacă adresa bazei de date necesită modificări, se șterge ad
care apare în caseta List range și se selectează cu mouse-ul baza de date.
c) se plasează mouse-ul în caseta Criteria range după care se selectează adresa câmpului de crit
d) dacă s-a ales anterior opțiunea Copy to another location se plasează mouse-ul în caseta Cop
se alege câmpul de rezultat. Dacă acesta nu a fost definit se va alege o singură celulă vidă.
e) dacă se dorește eliminarea din setul de înregistrări care rezultă în urma filtrării, a înregistrări
duplicat se va bifa opțiunea Unique records only

Cod Nume Localitate

Adresa
Client Client Client
 Data scadenţei Valoare Încasată

Thu 22 December 2011 12,520 lei DA

Sat 6 February 2010 15,600 lei NU
 Fri 18 February 2011 8,360 lei DA
Thu 9 April 2009 14,005 lei DA
Fri 9 January 2009 87,056 lei NU
Thu 12 March 2009 19,500 lei DA
Wed 18 March 2009 12,505 lei DA

Tue 13 January 2009 8,706 lei DA

Nume Client
Client1

in-place (filtrează baza de date Nume Localita Nr

Cod Client Adresa
și Copy to another location Client te Client factură
i Copy to another location
101 Client1 Constanta Str. A 456,853
ză a fi filtrată. De cele mai multe
101 Client1 Constanta Str. A 456,854
ției de filtrare va avea ca efect
ită modificări, se șterge adresa 101 Client1 Constanta Str. A 456,856
104 Client14* Cluj Str. D 456,860
ază adresa câmpului de criterii 104 Client14* Cluj Str. D 456,862
ază mouse-ul în caseta Copy to și
gură celulă vidă.
urma filtrării, a înregistrărilor 104 Client14* Cluj Str. D 456,864

Nume Localita
Cod Client Adresa
Client te Client
101 Client1 Constanta Str. A
101 Client1 Constanta Str. A
104 Client14* Cluj Str. D

Nume Localita Nr
Cod Client Adresa
Client te Client factură

101 Client1 Constanta Str. A 456,853

 Data
Data Nr zile
scadenţe Valoare Încasată
facturii graţie
i
### 20 zile ### ### DA
2/6/2010 - ### ### NU
1/22/2011 20 zile ### ### DA
3/12/2009 - ### ### DA
3/6/2009 8 zile ### ### DA

1/8/2009 3 zile ### ### DA

Data
Data Nr zile
scadenţe Valoare Încasată
facturii graţie
i
### 20 zile ### ### DA
Funcții database
Funcțiile database realizează un calcul pe un câmp al unei baze de date luând în considerare doar
valorile de pe liniile care corespund unor criterii de selecție.

Criteriile de selecție se obțin urmând aceleași reguli ca și în cazul filtrării avansate

Sintaxa generală a unei funcții database este următoarea
NumeFunctie(baza_de_date, câmp, criterii)
baza_de date reprezintă o referință către baza de date pe care se efectuează calculul (adresa bazei de date,
inclusiv numele câmpurilor)

câmp reprezintă câmpul pe care se realizează calculul. Acesta poate fi precizat astfel
1) numele câmpului (introdus de la tastatură încadrat de ghilimele sau adresa celulei care conține numele
câmpului)
2) un număr care reprezintă poziția câmpului în cadrul bazei de date: 1 pentru primul câmp (coloană), 2
pentru al doilea câmp etc.

câmp_criterii reprezintă o plajă de celule care conține restricțiile de selecție a înregistrărilor (aceeași
semnificație ca la filtrarea avansată)

Funcții database
DSUM-returnează suma valorilor care îndeplinesc criteriile
DMIN-returnează cea mai mică valoare dintre valorile care îndeplinesc criteriile
DMAX-returnează cea mai mare valoare dintre valorile care îndeplinesc criteriile
DAVERAGE-returnează media valorilor care îndeplinesc criteriile
DCOUNT-returnează numărul de valori numerice dintre valorile care îndeplinesc criteriile
DCOUNTA-returnează numărul de valori alfanumerice dintre valorile care îndeplinesc criteriile

Cod Nume Localita Nr Nr zile

Adresa Data facturii
Client Client te Client factură graţie
101 Client1 Constanta Str. A 456,853 Thu 21 November 2013 20 zile
101 Client1 Constanta Str. A 456,854 Sat 4 February 2012 -
101 Client1 Constanta Str. A 456,856 Thu 19 January 2017 20 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,852 Fri 17 March 2017 15 zile
103 Client3 Brasov Str. C 456,857 Fri 7 January 2011 -
104 Client14* Cluj Str. D 456,860 Thu 10 March 2011 -
104 Client14* Cluj Str. D 456,862 Fri 4 March 2011 8 zile
104 Client14* Cluj Str. D 456,864 Thu 6 January 2011 3 zile

Exemple

Valoarea totală a facturilor încasate în anul curent Err:504

Cea mai mare valoare de factura din ultimele 6 luni Err:504

Numărul de facturi emise către clienții din

Constanța și București în anul curent

Valoarea medie a facturilor emise în zilele de week-

end
e luând în considerare doar

rii avansate

uează calculul (adresa bazei de date,

precizat astfel
adresa celulei care conține numele
pentru primul câmp (coloană), 2

ecție a înregistrărilor (aceeași

linesc criteriile
plinesc criteriile

are îndeplinesc criteriile

rile care îndeplinesc criteriile

Data scadenţei Valoare Încasată

Thu 19 December 2013 12,520 lei DA

Sat 4 February 2012 15,600 lei NU
Thu 16 February 2017 8,360 lei DA
Fri 7 April 2017 14,005 lei DA
Fri 7 January 2011 87,056 lei NU
Thu 10 March 2011 19,500 lei DA
Wed 16 March 2011 12,505 lei DA
Tue 11 January 2011 8,706 lei DA

Încasată

DA 0
 0

15600 0