Locul şi rolul negocierii în administrarea afacerii

1.1. Evoluţii şi tendinţe în management

1.1.1Scurt istoric al managamentului

Preocupările privind conducerea activităţii umane au apărut odată cu primele forme de

organizare socială şi s-au amplificat pe măsura progresului material şi spiritual al omenirii.

Deşi elemente şi concepte ale managementului apar încă din antichitate, elaborarea lor ştiinţifică,
este de dată recentă, dacă privim evoluţia managementului în perspectivă istorică.

Dezvoltarea ştiinţei şi tehnicii au accelerat şi îmbogăţit gândirea umană asupra conducerii şi asupra
organizării economice.

Trebuie să spunem că managementul nu apare ca un teren virgin. Până la conceptele moderne din
zilele noastre, ştiinţa managementului a parcurs aproape un secol.

În ceea ce priveşte managementul ştiinţific ca proces (aplicarea preceptelor, tehnicilor,

concepţiilor de management în conducerea concretă a organizaţiei) putem distinge trei etape
evolutive principale:

a) Etapa managementului empiric- care caracterizează perioada în care funcţia de conducere

(managerială) era îndeplinită de proprietarii organizaţiei (firme, întreprinderi) şi se baza pe
intuiţie şi experienţă practică asumată în timp.
b) Începuturile managementului ştiinţific- sunt marcate de apariţia şi consolidarea unor
concepte de management.

Folosirea în procesul de producţie a unor mijloace de producţie de mare valoare şi randament

ridicat, introducerea mecanizării, automatizării, modificările calitative ale forţei de muncă au
determinat schimbări profunde în structura internă a proceselor de producţie.

c) Managementul ştiinţific- este etapa actuală, contemporană, în care numeroase raţionamente

apărute în prima jumătate a secolului al XX-lea s-au confruntat şi clarificat, astfel încât ele au
putut fi integrate într-un concept general, cuprinzător, de management.

Progresele în domeniul ştiinţei şi tehnicii, în general, în domeniul comunicaţiilor şi al informaticii,

al tehnicilor sistemelor, în special, au favorizat şi impus în acelaşi timp, exercitarea mai ales pe
baze ştiinţifice a managementului.
1.2. Negocierea afacerilor

Negocierea- arta compromisului în sensul bun al cuvântului- este inseparabilă de comunicarea

interumană şi în mod inevitabil este bazată pe dialog.Negocierea este un „război paşnic”.
Mecanismul negocierii de succes este colaborarea, parteneriat, şi nu adversitate.

În sens larg, negocierea apare ca o formă concentrată şi interactivă de comunicare interumană în

care două sau mai multe părţi aflate în dezacord urmăresc să realizeze un acord- un consens- pentru
rezolvarea unei tranzacţii sau a unui scop comun.

Negocierea afacerilor (comercială) este o formă particulară de negociere, bazată pe existenţa

unui produs sau serviciu, pe de-o parte, şi a unei nevoi de satisfăcut, pe de altă parte. Acordul are un
caracter comercial şi se poate concretiza într-un act de comerţ, o convenţie, o comandă, un contract
de vânzare-cumpărare, un parteneriat, un leasing,etc., sau doar în modificarea unor clauze, a unor
niveluri de preţ, a unor condiţii de calitate sau de livrare, transport etc.

Negocierea afacerilor devine necesară şi este posibilă ori de câte ori sunt îndeplinite trei condiţii:

a) Existenţa unor interese complementare între două sau mai multe părţi, între care s-au
derulat oferte şi cereri de ofertă acceptate în principiu. Cererea sau oferta făcute de una
dintre părţi nu corespunde în totalitate cu oferta sau cererea formată de celelalte părţi;
există dezacord dar nu unul de fond.
b) Existenţa dorinţei şi a interesului părţilor în obţinerea unui acord pentru care sunt dispuse să-
şi facă reciproc concesii.
c) Lipsa unor reguli şi proceduri prestabilite şi oblgatorii sau lipsa unor autorităţi aflate
deasupra părţilor în divergenţă, care să impună acordul peste voinţa acestora. Astfel, părţile
sunt nevoite să caute şi să creeze împreună condiţiile de realizare a acordului.

Negocierea afacerilor (comercială) prezintă o serie de particularităţi:

-este un proces organizat, concretizat într-un ansamblu de iniţiative, schimburi de mesaje,

contacte şi confruntări care au loc între partenerii de afaceri, cu respectarea unor reguli şi uzanţe
statornicite într-un mediu juridic, cultural,politic şi economic.

- este un proces competitiv, în care, pornind de la baza intereselor comune, părţile urmăresc
realizarea unui acord care, în paralel cu satisfacerea intereselor comune, să asigure avantaje
proprii.

- este un proces de interacţiune, ajustare şi armonizare a intereselor distincte ale părţilor, asfel
încât, dincolo de caracterul competitiv al raporturilor dintre părţi, acordurile de voinţe să devină
reciproc avantajos.

- este un procces orintat către o finalitate precisă, exprimată prin încheierea unei afaceri
concrete.

1.3. Pregătirea şi planificarea negocierilor

Negociatorii trebuie să cunoscă bine legislaţia şi uzanţele comerciale, reglementările de

politică comercială, cele financiare şi incidentele acestora, capacitatea pieţei şi delimitarea
segmentului de piaţă căruia i se adresează produsul sau produsele, posibilităţile de distribuţie,
condiţiile de promovare a vânzărilor, a modalităţilor de comercializare, de transport, etc. De
asemenea, este necesară documentarea asupra concurenţei potenţiale, atât în vederea unei
eventuale cooperări cât şi pentru combaterea unei acţiuni de concurenţă neloială.
 O mare importanţă prezintă cunoaşterea stării economice şi financiare a partenerului,
solvabilitatea şi reputaţia comercială a acestuia, identificarea surselor de finanţare.

În procesul de pregătire a negocierilor un moment distinct se referă la studierea condiţiilor şi

regulilor impuse în cazul negocierilor respective. Cunoaşterea acestor reguli va permite să se
acţioneze pe parcursul negocierilor în sensul dorit, fără riscul anulării rezultatului negocierilor din
cauza unor vicii de procedură. Cu alte cuvinte, un plan de afaceri se bazează pe următoarele trei
elemente:

- omul de afaceri – persoana care îşi asumă conştient anumite riscuri în dorinţa de a obţine
profit;

- ideea de afaceri – activităţile desfăşurate de către omul de afaceri, care consumă resurse,
dar care generează profit;

- mediul de afaceri – mediul în care omul de afaceri îşi desfăşoară activităţile sale.

Planul de afaceri este un document care:

- descrie toate aspectele afacerii;

- analizează toate problemele posibile;

- determină soluţiile alternative în scopul obţinerii de profit.

Planul de afaceri este un document analitic în care:

- sunt clar definite obiectivele companiei;

- este determinată strategia de realizare a acestora;

- este dezvăluit modul în care vor fi folosite resursele existente pentru

atingerea scopurilor.

1.4.Importanţa planificării afacerii

Foarte mulţi antreprenori consideră că planurile de afaceri servesc pentru a deschide

o afacere, a lua un împrumut sau a atrage investitori.Dar acesta este doar unul dintre
scopurile documentului în cauză. Planul de afaceri are şi sarcina de a prognoza evoluţia
firmei, de a stabili necesităţile pentru alocarea resurselor, de a accentua punctele-cheie şi de
a oferi soluţii atât pentru probleme,cât şi pentru oportunităţi.

În primul rând, este nevoie de a stabili scopul planului, de exemplu:

- a defini noua afacere;

- a defini şi a stabili obiectivele şi programele pentru atingerea acestor obiective;

- a analiza afacerea şi a stabili modalităţile de intervenţie în caz de necesitate;

- a argumenta luarea unui împrumut;

- a defini relaţiile dintre parteneri;

- a stabili valoarea afacerii pentru vânzare sau în alte scopuri legale;

- a evalua o linie de produse noi, o campanie de promovare etc.

 Planul de afaceri se utilizează pentru stabilirea obiectivelor concrete, a responsabilităţilor şi
a termenelor pentru dirijarea businessului.

2.1. PREGATIREA SI ORGANIZAREA NEGOCIERII

La baza oricarei negocieri comerciale moderne trebuie sa stea in mod obligatoriu anumite
aspecte deosebit de importante pentru desfasurarea pe viitor a relatiilor de afaceri :

• Organizarea sistemului informational si de documentare;

• Functionarea retelei externe de reprezentare si comercializare;

• Existenta unor legaturi si interdependente ale sistemului informational atat pe plan intern cat si pe
plan extern;

• Functionarea unui sistem de elaborare si editare de material tehnic documentar si de publicitate;

• Formarea si specializarea cadrelor de negociatori, inclusiv sub aspect moral, cultural si psiho-
fiziologic.

In plan secundar, in continutul pregatirii negocierii comerciale intra:

• Identificarea partenerului extern potential de afaceri si examinarea bonitatii lui;

• Stabilirea obiectivului de negociat;

• Formarea echipei de negociatori;

• Elaborarea materialului specific.

2.2 Alegerea locului de desfasurare a negocierilor si pregatirea variantelor de negociere

Locul negocierii este ales, prin consens, de cele doua parti, in functie de conditiile particulare
ale afacerii ce urmeaza sa fie perfectata.

Negocierea pe teren propriu confera unele avantaje precum:

• Posibilitatea constituirii unei echipe de negociere mai numeroase;

• Luarea mai rapida a deciziilor;

• Influentarea partenerului de afaceri prin demonstratii, expozitii, vizite in intre­prinderi;

• Pregatirea salii de negociere cu mostre, fotografi, grafice si a unor actiuni de protocol adecvate;

• Siguranta si confortul oferite de familiaritatea ambiantei.

Cu toate acestea, avantaje exista si in cazul desfasurarii negocierilor in strainatate, la sediul

firmei partenere:

• Obtinerea unor informatii directe, de piata, despre produsele si serviciile concu­rentei;

• Posibilitatea cunoasterii preturilor practicate de concurenta, canalelor de distri­butie si a formelor

de comercializare practicate;

• Formarea unei imagini directe asupra partenerului (sediul, numarul de salariati, dotari );

• Cunoasterea directa a unor uzante, reglementari, autoritati guvernamentale, alte firme potentiale;
• Posibilitatea intreruperii negocierilor in perioade de criza, sub pretextul ca nu exista mandat de
negociere pentru anumite aspecte ale problemei.

Dezavantajele cele mai mari, atunci cand negocierea are loc pe 'terenul advers', se refera la
distanta care trebuie parcursa si la faptul ca, partenerul cunoaste ca, in calitate de exportator, esti
interesat sa vinzi produsul si pe acest motiv ai facut deplasarea.

Locurile de negociere neutre, aflate in afara teritoriilor si influentelor partilor (de exemplu un targ
international), creeaza ambilor parteneri dificultati similare, eliminandu-se, teoretic, problema
avantajelor inegale.

2.3. Echipa de negociere

Amploarea operatiilor comerciale actuale, sofisticarea nivelului tehnic si de calitate al

diferitelor produse, diversitatea sortimentelor, complexitatea operatiunilor finan-ciar-bancare au
impus negocierea contractelor de vanzare-cumparare in cadrul echipei de negociere. Numai in cazuri
de exceptie (afaceri traditionale, repetative) negocierea se va realiza intre doua persoane sau prin
corespondenta.Numarul negociatorilor din echipa este, in general, 5 - 6 persoane, insa niciodata
echipa nu trebuie sa se rezume la un singur om deoarece:

• este improbabil ca va putea prezenta o argumentatie completa si convingatoare;

• ii va fi greu sa asculte, sa noteze si sa observe toate reactiile partenerului;

• ii va fi dificil sa evalueze corect evolutia parametrilor intregii afaceri, in fiecare moment al discutiei.

In practica internationala, o echipa este constituita din membrii imputerniciti sa negocieze,

care isi asuma riscurile comerciale si specialisti, inclusi in echipa pentru informatii, consultatii tehnice
si pentru a aplica deciziile comerciale adoptate.

Marimea si structura echipei de negociere depind si de diversitatea si amploarea

problematicii ce trebuie acoperita. In general, este vorba de urmatoarele domenii:

• comercial: pret, politica comerciala, livrare, transport, conservare, cheltuieli si riscuri; .

• tehnic: performante si specificatii tehnice, know-now, asistenta, piese de schimb, service, etc.

• financiar: conditii de plata, asigurari, riscuri, credite garantii, etc.

• juridic: clauze contractuale specifice, penalitati, instanta care rezolva litigiile, conditiile de reziliere a
contractului, arbitrajul, etc.

Succesul negocierilor este in buna masura asigurat daca echipele sunt conduse de negociatori
competenti. De aceea, managerul oricarei firme va acorda o atentie deosebita selectionarii si
pregatirii sefilor echipei de negocieri.

Rolul negocierii in afaceri

Mediul internaţional de afaceri, supus tendinţelor de globalizare şi schimbare rapidă,găseşte în

negociere o sursă de soluţii pentru toate problemele, o modalitate de adaptare şi ajustare şi un cadru
optim de operare.

În prezent, rolul esenţial al negocierii este amplificat de o serie de factori economici şi social-
politici:
 -existenţa unor probleme complexe, cu implicaţii globale ce derivă din nevoia decooperare
între firme şi ţări;

-adâncirea diviziunii mondiale a muncii care face să crească numărul şi diversitatea tipologică
a partenerilor de afaceri;

-mondializarea şi consecinţa imediată, creşterea puternică a contractelor de afaceri şi a

contradicţiilor între spaţii geografice şi culturale distincte;

-tendinţele integraţioniste care impun armonizări reciproce ale politicilor,legislaţiilor şi

cadrului instituţional;

-intensificarea concurenţei internaţionale;

- posibilităţi numeroase de alegere a modurilor de contractare şi derulare aafacerilor date de

dezvoltarea tehnicilor şi instrumentelor comerciale, financiare şi de management;

-terţiarizarea economiei şi internaţionalizarea serviciilor împreună cu lărgirea considerabilă a

nomenclatoarelor de produse datorită progresului tehnico-ştiinţific;

-necesitatea alocării optime a resurselor rare într-o colaborare reciprocavantajoasă;

-influenţarea puternică a cadrului general de relaţii internaţionale printripolarizarea

economiei mondiale (triunghiul puterii economice: S.U.A.,Japonia, Uniunea Europeană) şi
răspândirea modului vestic de viaţă şi gândireîn paralel cu un proces de revalorizare a tradiţiilor
culturale proprii.

2.4.Fazele procesului de negociere

Majoritatea negocierilor parcurg patru faze principale:

1) Căutarea spaţiului de negociere şi formularea agendei;

2) Stabilirea cererii şi a ofertei ;
3) Reducerea diferenţelor;
4) Ajustările finale

Faze de negociere:

 Căutarea spaţiului de negociere şi formularea agendei:

I.Tactici bazate pe competiţie:

 Se caută ca negocierile să se desfăşoare pe teren propriu;

 Se va căuta să se discute problemele aflate pe agenda proprie;
 Se va căuta să se reducă discutarea problemelor de pe agenda celeilalte părţi;
 Ignoră sau reduce solicitările celeilalte părţi;

II. Tactici bazate pe colaborare:

 Se caută ca negocierile să aibă loc pe teren neutru;

 Sunt luate in considerare problemele ce aparţin agendei celeilalte părţi şi cerinţele
formulate de aceasta;

III. Tactici bazate pe subordonare:

 Se caută ca negocierile să se desfaşoare pe terenul celeilalte părti;
 Sunt luate în considerare problemele care figurează pe agenda celeilalte părţi şi sunt
subminate celele proprii;
 Se va ceda în favoarea cerinţelor formulate de cealaltă parte;