Manual de utilizare Outlook

Cuprins

1. Utilizarea agendei (Address Book) 3

1.1. Afisarea detaliilor in Address Book 4

1.2. Cautarea persoanelor in Address Book 5

2. Crearea unui mail Error! Bookmark not defined.

2.1. Crearea unui nou mesaj Error! Bookmark not defined.

2.2. Setarea optiunilor de livrare Error! Bookmark not defined.

2.3. Modificarea aspectului mesajului Error! Bookmark not defined.

2.4. Inserarea sau atasarea de fisiere la un mesaj Error! Bookmark not defined.

3. Crearea unui mesaj de răspuns sau redirectionarea unui mesaj Error! Bookmark not defined.

3.1. Modificarea aspectului mesajului original la redirectionare si răspuns Error! Bookmark not
defined.

3.2. Restrictionarea utilizării “Răspuns tuturor” sau “Redirectionare” Error! Bookmark not defined.

3.3. Crearea unei formular particularizat Error! Bookmark not defined.

3.4. Utilizarea formularelor particularizate Error! Bookmark not defined.

4. Utilizarea semnaturilor Error! Bookmark not defined.

4.1 Crearea unei semnături Error! Bookmark not defined.

4.2. Adăugarea unei semnături la un mesaj Error! Bookmark not defined.

5. Printarea unui mesaj si/sau a unui fisier atasat Error! Bookmark not defined.

6. Răspunsul automat la mesajele primite în timp ce sunteti absent de la birou Error! Bookmark not
defined.

6.1. Activarea sau dezactivarea asistentului Absent de la birou (Out of Office Assistant) Error!
Bookmark not defined.

6.2. Utilizarea regulilor cu asistentul Absent de la birou Error! Bookmark not defined.

6.3. Editarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou Error! Bookmark not defined.

6.4. Activarea sau dezactivarea regulilor utilizate cu asistentul Absent de la birou Error! Bookmark not
defined.

6.5. Activarea sau dezactivarea unei reguli din asistent Absent de la birou Error! Bookmark not
defined.
7. Gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilorError! Bookmark not defined.

7.1. Crearea unei reguli dintr-un sablon Error! Bookmark not defined.

7.2. Crearea unei reguli de la zero Error! Bookmark not defined.

7.3. Crearea unei reguli dintr-un mesaj Error! Bookmark not defined.

7.4. Executarea periodică a unei reguli Error! Bookmark not defined.

7.5. Reguli bazate pe server si reguli doar pentru clienti Error! Bookmark not defined.

7.6. Confirmări de primire, răspunsuri la votare si anunturi de absentă de la birou Error!

Bookmark not defined.

7.7. Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate si documente Error! Bookmark not defined.

7.8. Listele de distribuire (Distribution lists) Error! Bookmark not defined.

7.9. Redistribuirea mesajelor în afara firmei (Forwarding messages outside your organization) Error!
Bookmark not defined.

7.10. Modificarea unei reguli Error! Bookmark not defined.

7.11. Importul sau exportul unui set de reguli Error! Bookmark not defined.

7.12. Activarea sau dezactivarea unei reguli Error! Bookmark not defined.

8. Utilizarea calendarului Error! Bookmark not defined.

8.1. Crearea de rezervări si evenimente Error! Bookmark not defined.

8.2. Rezervări si întâlniri din calendar Error! Bookmark not defined.

8.3. Mesaje de postă electronică, persoane de contact si activităti Error! Bookmark not defined.

8.4. Navigarea în Calendar Error! Bookmark not defined.

9. Utilizarea arhivei Error! Bookmark not defined.

9.1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007 Error! Bookmark not defined.

9.2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare Error! Bookmark not defined.

9.3 Creearea directoarelor in arhiva Error! Bookmark not defined.

9.4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare Error! Bookmark not defined.

1. Utilizarea agendei (Address Book)

La compunerea fiecarui mail se poate cauta si selecta numele destinatarilor in Address Book. Cand
scrieti un nume in campurile To, Cc, or Bcc, mesajul este trimis destinatarilor din casuta To. Destinatarii
din Cc si Bcc de asemenea primesc mesajelecu mentiunea ca numele selectate pentru Bcc nu sunt
vizibile pentru ceilalti destinatari ai mesajului trimis.

Microsoft Office Outlook verifica automat daca numele scris corespunde cu numele din agenda (Address
Book), permitandu-va sa trimiteti mesajul. Daca numele nu este identificat, apare optiunea “cauta
nume” (Check Names) care va solicita mai multe informatii. In cazul in care, dupa ce ati tastat numele,
cautarea va furnizeaza mai multe optiuni puteti selecta numele dorit din lista.

Daca numele nu este gasit, s-ar putea sa fie nevoie sa va uitati in alta agenda (Address book) sau sa
creaţi un nou contact (new contact)

Daca scrieti o adresa de e-mail si acea persoana exista in agenda (Address Book), numele va fi
completat, inlocuind ce ati introdus.

In plus, puteti folosi agenda (Address Book) si pentru a cauta si alte informatii, cum ar fi locatii birouri, si
numere telefon.

1.1. Afisarea detaliilor in Address Book

Detaliile despre o persoana din agenda (Address Book) variaza in functie de preferintele individuale si
organizatorice. In functie de aceste preferinte, puteti gasi detalii despre department, titlu, tara, adrese
e-mail, numar telefon, numar birou si locatia din Address Book.

 In bara de instrumente Standard, selectati Address Book sau folositi scurtatura

CTRL+SHIFT+B

 In lista Address Book, selectati adresa care contine numele pentru care doriti mai multe
informatii.

 In caseta dialog Search, introduceti numele dorit.

 In lista click dreapta pe nume si apoi Properties.

1.2. Cautarea persoanelor in Address Book

Pe langa colectia de agende (Address Books) pe care le puteti folosi pentru a stoca nume, adrese e-mail,
numere fax si liste distributie, agenda (Address Book) poate contine o lista de adrese globale (Global
Address List), o lista de adrese outlook (Outlook Address Book) si o lista de adrese personale (Personal
Address Book).

Pentru a stabili destinatarii mesajelor puteti cauta persoanele pe baza altor informatii, cum ar fi e-mail,
nume si prenume, locatie birou si numar telefon, daca detaliul respectiv a fost inclus in informatia de
contact a persoanei cautate.

1.2.1. Cautarea dupa nume

 In meniul Tools, selectati Address Book (scurtatura tastatura CTRL+SHIFT+B)

 Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

 In lista Address Book, selectati agenda (address book) in care doriti sa cautati numele

 In casuta Search, tastati numele, sau o parte din nume.

1.2.2. De ce nu pot vedea lista numelor in Address Book?

S-ar putea sa fi folosit optiunea de cautare More columns ultima data cand ati folosit agenda (Address
Book). Selectati Name only, langa Search, pentru a reveni la vizualizarea listei de nume.

1.2.3. Cautarea unei persoane folosind alte informatii

 In meniul Tools, selecrtati Address Book (scurtatura tastatura CTRL+SHIFT+B)

 Pe bara de instrumente Standard, selectati Address Book

 In lista Address Book, selectati agenda in care doriti sa cautati numele

 In casuta Search selectati More columns

Completati informatia, sau parte a informatiei pe care o cautati. De exemplu, scrieti un numar telefon,
locatia, sau titlul persoanei.
Observatii:

 Puteti cauta dupa mai multe criterii. Dupa fiecare cuvant, tastati o virgula iar Outlook va cauta
pentru fiecare cuvant, pe mai multe criterii.

 Puteti include in casuta Search numele persoanei, sau numele partial.